FECEDA

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

IDENTIFICACIÓN

NOMBRE CONTROL DE REGISTROS

OBJETIVO Suministrar orientaciones para el control, creación, modificación, diligenciamiento y retención de los registros que evidencien la conformidad en el desarrollo del servicio.

ALCANCE Vincula todas las acciones de los colaboradores de la Empresa para el control, creación, distribución, disposición y almacenamiento de los registros del servicio.

DEFINICIONES

Registro: formato preestablecido (físico, digital, video, otros), brinda evidencia de conformidad y ejecución de los procesos. Tabla de inspección: Identificación que tienen los documentos al final del texto donde se determinan los nombres, firmas y cargos para controlar la elaboración, revisión y aprobación de los documentos. Disposición final: Destino final de un documento o registro que cumplió su tiempo de almacenamiento (almacenamiento histórico digital/físico, destrucción, reciclaje). Listado Maestro de Documentos y Registros: Registro donde se relacionan y controlan los documentos, documentos de referencia y registros del Sistema de Gestión de Calidad.

ANEXOS N/A

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

1 Determinar

a. Determine: ¿existen evidencias auditables de la conformidad de los procesos o de las funciones particulares del cargo? Cuando es afirmativa termina aquí el procedimiento; caso contrario, continua y se crea, controla o modifica un registro.

Colaboradores N/A

2 Presentar solicitud

a. Los colaboradores establecen la necesidad y características del registro - crear, modificar o controlar-.

b. Presentar la solicitud al Coord. de Gestión de calidad de la Empresa.

Colaboradores Coordinador gestión de calidad

Solicitud documental

3 Decidir a. Analizar y aprobar las solicitudes; cuando se objeta la

solicitud, se anota en el registro y notifica verbalmente al/la solicitante, terminando aquí el procedimiento.

Gerente Solicitud documental

4 Ejecutar decisión

b. Cuando se trate de modificaciones: recibir y ajustar el registro que debe ser modificado o creado; revisar contra el registro existente.

c. Cuando se trate de creación: consolidar el formato del registro y el medio de publicación (medios audiovisuales, impresos, digitales).

d. En el caso de las solicitudes para el control, continua con el paso siete (7).

Colaborador solicitante

N/A

5 Revisar

a. Los registros son revisados: estructura, versatilidad, oportunidad, diligenciamiento, almacenamiento; se pueden solicitar ajustes cuando haya lugar.

b. Se revisa que cuenten con la identificación de: nombre del registro, razón social de la empresa y logo corporativo.

c. En el caso de software que actúen como registro, se identificará si este lo permite.

Gerente N/A

6 Aprobar

a. El comité de Calidad aprueba los registros (creados o modificados).

b. Los registros aprobados se relacionan en el Listado Maestro de Documentos y Registros y no requieren tabla de inspección (elaboró, revisó y aprobó).

Comité de calidad Listado Maestro de Documentos y Registros

7 Controlar a. Controlar en el Listado Maestro de Documentos y Registros:

número de archivo, nombre, tipo (documento o documento Comité de Calidad

Listado Maestro de Documentos y

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PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE REGISTROS

“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.

DESCRIPCIÓN

PASO ACTIVIDADES DESCRIPCIÓN PARTICIPANTES REGISTRO/

DOCUMENTO

de referencia), área de gestión, estado (obsoleto o vigente), versión, fecha, dependencia.

Registros

7.1 Controlar registros modificados

a. Cuando son registros modificados, se anotan los cambios y da una nueva versión (número consecutivo). La versión original se identifica como OBSOLETO: identificación que se extiende al registro físico, si hay lugar.

b. Se retiran los formatos sin diligenciar de la dependencia y se almacenan; los registros obsoletos que evidencien conformidad se mantienen hasta que termine el tiempo de retención (luego se procede a destruirlos o reciclarlos).

Gerente Auxiliar de Sistemas Secretaria

Listado Maestro de Documentos y Registros

8 Disponer y distribuir

a. Ubicar en la dependencia relacionada en el Listado Maestro de Documentos y Registros.

b. Cuando el registro brinde evidencia de conformidad a otros procesos, el/la interesado/a puede solicitar una copia sin necesidad de reportarla en el listado maestro o sellarla.

c. El préstamo, para circulación interna, de los registros es responsabilidad de las personas que laboran en la dependencia. No se autoriza extraer ningún registro de la Empresa.

Colaboradores Listado Maestro de Documentos y Registros

9 Registrar

a. Disponer los formatos para el registro de información. b. Diligenciar todos los campos del registro; sin embargo,

puede anotarse con N/A (No Aplica) en los casos que no se pueda suministrar información.

c. Diligenciar manualmente, con letra legible; cuando sea digital, sin alterar los campos de los formatos.

Colaboradores N/A

10 Almacenar

a. Archivar de manera fácilmente recuperable. b. Cuando son físicos -y la dependencia cuenta con

archivador- se almacenan en carpetas identificadas. c. Cuando son digitales, se deben generar carpetas en el

ordenador ubicándolos preferentemente en el escritorio (para la plataforma Windows).

d. Almacenar y retener los registros durante el tiempo que señale el Listado Maestro de Documentos y Registros; terminado el plazo, se procede según disposición final.

Colaboradores N/A

11 Evaluar el almacenamiento

a. Por la menos una vez al año, dentro del contexto de las auditorías internas, se analizará el estado del almacenamiento, control y manejo de los registros de la Empresa.

Auditor interno Procedimiento de auditorías

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

NOMBRE BIBIANA VÉLEZ TORRES NOMBRE MAGDALENA MANRIQUE G. NOMBRE ANDRES ALFARO HERNANDEZ

CARGO COORD. GESTIÓN DE CALIDAD CARGO SUBGERENTE CARGO REP. COMITÉ DE ARCHIVO

FECHA 02 DE MAYO DE 2012 02 DE MAYO DE 2012 03 DE MAYO DE 2012

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