PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PLANES DE MEJORA · Modelo de Acreditación para Programas de...

“PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN

DE PLANES DE MEJORA”

Versión: 03 P-20

La Molina, Abril 2019

ELABORADO REVISADO APROBADO

Coordinador SGC Coordinador del PDRH Coordinador del PDRH

22.05.19 28.05.19 30.05.19

PROGRAMA DE DOCTORADO EN RECURSOS HÍDRICOS P-20

PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN DE PLANES DE MEJORA

Versión: 03

Fecha: 30.05.19

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CONTENIDO

0. CONTROL DE CAMBIOS ................................................................................................................ 3

1. OBJETIVO ........................................................................................................................................... 4

2. ALCANCE ........................................................................................................................................... 4

3. BASE LEGAL ..................................................................................................................................... 4

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES ........................................................................................................ 4

5. RESPONSABLES .............................................................................................................................. 5

6. DESARROLLO ................................................................................................................................... 6

6.1. Generalidades ................................................................................................................................... 6

6.2. Enfoque QC para solución de problemas .................................................................................. 6

6.2.1. Seleccionar el problema .................................................................................................................... 6

6.2.2. Establecer las metas .......................................................................................................................... 8

6.2.3. Planificar las actividades generales ................................................................................................ 8

6.2.4. Analizar las causas (Metodología 6M) ............................................................................................ 9

6.2.5. Considerar e implementar acciones .............................................................................................. 10

6.2.6. Verificar resultados ........................................................................................................................... 11

6.2.7. Normalizar y establecer controles .................................................................................................. 11

7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS ...................................................................................... 12

8. FORMATOS Y REGISTROS .......................................................................................................... 13



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0. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN ANTERIOR VERSIÓN ACTUAL

N° Descripción N° Descripción

1

Se ha modificado el puntaje necesario para abordar un problema, considerándose aquellos que cuenten con un puntaje mayor o igual a 200

1 Se organizaron los términos y definiciones de manera alfabética.

2

Se incluye dentro de 6.2.1 Seleccionar el problema, en el literal c:

“En caso, ninguno de los problemas identificados mediante la lluvia de ideas, logra un puntaje superior o igual a 200, entonces no se elaborará el Plan de Mejora para el año respectivo”.

3 Se incluye en el 6.2.4 Analizar las causas (Metodología 6M), una descripción de las 6 M.



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1. OBJETIVO

Establecer la metodología y las actividades a seguir para la elaboración de planes de mejora en el Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, además los responsables de la ejecución de lo planificado, las actividades para la difusión y el seguimiento correspondiente.

2. ALCANCE

El presente procedimiento es de aplicación en el ámbito estructural y organizativo del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos para el cumplimiento de sus objetivos.

3. BASE LEGAL

Norma Internacional ISO 9001:2015 Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Requisito 10: Mejora.

Modelo de Acreditación para Programas de Estudios de Educación Superior Universitaria (SINEACE Octubre 2016) – Factor 3: Aseguramiento de la Calidad – Estándar 8: Planes de Mejora.

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Coordinador PDRH: Es el más alto cargo a nivel del Programa de Doctorado en Recursos Hídricos, encargado de dirigirlo y controlarlo, por lo que también cumple el rol de Alta Dirección.

Coordinador SGC: Coordinador del Sistema de Gestión de la Calidad.

Lluvia de Ideas: Técnica que permite conocer el pensamiento creativo de un equipo para generar y aclarar una lista de ideas, problemas o asuntos.

Mejora: Cambio o progreso de una cosa que está en condición precaria hacia un estado mejor.

Metodología: Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica, un estudio o una exposición doctrinal.

Método: Modo ordenado y sistemático de proceder para llegar a un resultado o fin determinado.

Plan: Programa en el que se detalla el modo y conjunto de medios necesarios para llevar a cabo esa idea

Principio de Pareto: técnica que separa causas “poco vitales” de causas “muy triviales”

Problema: Cuestión que se plantea para hallar un dato desconocido a partir de otros datos conocidos, o para determinar el método que hay que seguir para obtener un resultado dado. Para el presente procedimiento se consideran por igual los problemas y las oportunidades.

PDRH: Programa de Doctorado de Recursos Hídricos.



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SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.

5. RESPONSABLES

Coordinador PDRH.

Administrador PDRH.

Personal Docente.

Estudiantes.



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6. DESARROLLO

6.1. Generalidades

El PDRH elabora sus planes de mejora con periodos anuales mínimamente, la elaboración de estos planes de mejora se basan en el “Enfoque QC para solución de problemas”

6.2. Enfoque QC para solución de problemas

El enfoque QC cuenta con 7 pasos para la solución de problemas, en los cuales se aplican distintas herramientas de gestión, para facilitar las decisiones a tomar, estos 7 pasos se explican a continuación:

6.2.1. Seleccionar el problema

Para esta actividad, se ejecuta una reunión general del PDRH, en la que participan mínimamente el Coordinador PDRH, el Comité Académico, el Comité de Calidad, Personal Administrativo, Alumnos y miembros del Comité Consultivo.

En dicha reunión se realiza lo siguiente:

a) Identificar y listar los problemas, en este paso se realiza una revisión general del funcionamiento del PDRH, los roles del personal, las políticas, objetivos e indicadores obtenidos; y basado en ellos, se realiza la “lluvia de ideas” con el apoyo de los asistentes de la reunión, para ello el Administrador PDRH tomará el papel de moderador e irá anotando los problemas identificados. La característica de la lluvia de ideas es que ninguna idea propuesta debe ser descartada en la primera fase, ya en la segunda fase, los problemas identificados se agrupan por características, para esto se puede utilizar el método de “diagrama de afinidades”, organizando los problemas identificados de acuerdo a la afinidad que tengan, el uso de este método se aplicará cuando la lista de problemas sea muy extensa y variada, de no ser el caso no será necesario aplicarlo.

b) Evaluar los problemas, en esta fase se revisa los datos de los problemas o tópicos de problemas identificados, y se selecciona aquellos que se considera necesario abordar, con base en los criterios definidos, para esto se utiliza la “Matriz de Selección de Problemas”, en la que se incluye todos los problemas o tópicos identificados y estos son calificados en los criterios de: recurrencia del problema, costo de la no calidad, facilidad de solución, costo de solución, indicando puntajes de: 5, 15 y 25 de acuerdo a la leyenda indicada, estas calificaciones son otorgadas basadas en la experiencia de los participantes en la reunión general, tal como se indica en el siguiente ejemplo:


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MATRIZ DE SELECCIÓN DE SELECCIÓN DE PROBLEMAS

N° PROBLEMAS /

OPORTUNIDADES

CRITERIOS

PUNTAJE TOTAL

Recurrencia

1

Costo de No Calidad

4

Facilidad de Solución

2

Costo de Solución (-)

3

Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje Calificación Puntaje

1 Altos tiempos de respuesta a consultas por distintos medios de comunicación.

5 5 15 60 25 50 25 75 190

2 Deficiente calidad de los cursos electivos.

5 5 25 100 25 50 15 45 200

3

Infraestructura inadecuada, falta de laboratorios, equipamiento, otros.

25 25 15 60 5 10 25 75 170

4 Baja capacitación de docentes.

15 15 25 100 5 10 25 75 200

5 Horarios poco flexibles para los estudiantes.

25 25 15 60 15 30 15 45 160

LEYENDA

Criterios Ponderación Bajo Medio Alto

Recurrencia 1 5 15 25

Costo de No Calidad 4 5 15 25

Facilidad de Solución 2 5 15 25

Costo de Solución (-) 3 25 15 5



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c) Seleccionar un problema o tópico, basados en la evaluación realizada y considerando que aquellos problemas que obtengan puntajes superiores o iguales a 200 son viables de abordar, se determinan los problemas a abordar, comenzando por aquellos que tienen mayor puntaje y teniendo en cuenta los recursos disponibles del PDRH, de tal forma que se pueda elaborar un plan para mejorar estos aspectos. En caso, ninguno de los problemas identificados mediante la lluvia de ideas, logra un puntaje superior o igual a 200, entonces no se elaborará el Plan de Mejora para el año respectivo.

6.2.2. Establecer las metas

a) Decidir metas y tiempos para lograrlas, se debe decidir la medida de la mejora (meta) y los tiempos para lograrlos (plazos); una meta bien establecida debe:

Producir beneficios que sopesen el costo y el esfuerzo.

Ser suficientemente altas para motivar (retadoras).

Ser alcanzables.

Susceptibles de medición.

Tener aceptación de los involucrados y creer en ellas.

Estimular el deseo y la acción.

Ser acordes con las políticas de la organización.

Para esta actividad nos podemos apoyar en tres preguntas importantes:

¿Qué queremos mejorar?

¿Para cuándo lo queremos mejorar?

¿En cuánto queremos mejorarlo?

Una vez llegado a este punto, ya no es necesario que se continúe con la reunión general del PDRH, ya que al detectar cuales son los problemas o tópicos, las soluciones deben ser determinadas por personal competente al área, esto no restringe la participación del personal en general y de los grupos de interés.

6.2.3. Planificar las actividades generales

a) Decidir las acciones generales a realizar, se decide cómo proceder con la investigación, análisis de causas, etc.

b) Decidir el cronograma de actividades generales, determinar los plazos, fechas de inicio y fin para las actividades generales.

c) Diseñar un plan de actividades, establecer un plan de acción y se puede apoyar en un Diagrama de Gantt


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6.2.4. Analizar las causas (Metodología 6M)

Para esta actividad de análisis, es necesaria la participación del personal involucrado en el proceso al que se atribuye el problema o el tópico de problemas. Identificar cuáles son las causas de los problemas determinados y las características a abordar, se utilizará el “Diagrama Causa – Efecto” combinado con la metodología de las 6M (métodos de trabajo, mano de obra, materiales, maquinaria, medición y medio ambiente), se puede utilizar la siguiente imagen:

PROBLEMA

MANO DE OBRA

MEDICIÓN MEDIO AMBIENTE

MAQUINARIA METODO

MATERIALES

Causa 1

Causa 8

Causa 9

Causa 7

Causa 6 Causa 4

Causa 5 Causa 3

Causa 2

Causa 11

Causa 10



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Durante el análisis se deben buscar las causas del problema y asociarlas a alguna de las M de la gráfica, luego de ello ir profundizando para identificar causas raíces. Las 6 M se definen de la siguiente manera:

Mano de Obra: Se debe tener la preocupación por mantener en constante capacitación a todo el personal para ofrecer un producto o servicio con personal calificado.

Métodos: Los métodos se refieren a llevar un buen control de la documentación de los procesos, como por ejemplo ISO. Además de tener una técnica de medición de los procesos para llevar una mejora continua en los diferentes sistemas de producción o métodos de trabajo.

Materia Prima: En esta parte se debe buscar a los mejores proveedores que se adecuen a las necesidades del producto, contribuyendo a la calidad del proceso.

Maquinaria y Equipo: Se debe contar con el equipo y maquinaria adecuados a nuestro producto y proceso, además de llevar un control de mantenimiento preventivo para evitar fallas o contratiempos.

Medición: Es importante contar los recursos apropiados para realizar una medición precisa, esta M es fundamental para medir el logro de las competencias del perfil del egresado.

Medio Ambiente: Es importante contar con un buen equipo de control de calidad e instrumentos de medición precisos, para poder ofrecer un servicio de calidad y con la más próxima exactitud y sin alto rango de error.

Basados en los resultados del análisis para cada problema o tópico de problemas determinados para abordar, se detectan las causas que generan el problema y se escogen las que aportan mayor porcentaje a la solución (Principio de Pareto).

6.2.5. Considerar e implementar acciones

Luego de conocer las causas que generan los problemas o los tópicos de los problemas que se han determinado abordar, se deben considerar las acciones necesarias para eliminar estas causas.

Para esta actividad es necesaria la participación de las personas involucradas en el proceso, además pueden participar personal del proceso anterior y del proceso posterior, para que se consideren todas las posibles acciones a implementar, para ello se puede aplicar una “lluvia de ideas”.

Posteriormente, se seleccionan las propuestas de acciones que se consideren efectivas y factibles, para ello se pueden aplicar las siguientes preguntas filtro:

¿Parece solucionar el problema de manera efectiva? (Efecto)

¿Es técnicamente posible? (Factibilidad)

¿Qué tan costoso es implementarlo? (Economía)



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Basados en las respuestas conseguidas, se deben determinar las acciones a implementar y su secuencia en el tiempo (Gantt), los responsables de la implementación, y la fecha de verificación de resultados.

Adicionalmente se pueden establecer normas de trabajo provisionales (directivas, procedimientos, entre otros), que ayuden a regular el proceso a mejorar, estas normas deben ser difundidas a todos los involucrados, para que conozcan los cambios que se están aplicando de manera provisional.

Una vez que se cuente con toda esta información, se debe incluir en el PL-07 Plan de Mejora, y ser derivada al Coordinador PDRH para su aprobación final.

6.2.6. Verificar resultados

Una vez culminada la implementación, y llegada la fecha indicada para la verificación de resultados, se utilizarán los hechos para verificar el efecto de mejora cada proceso tratado.

Para ello se puede utilizar herramientas de control de calidad como Histogramas, Diagramas de Pareto, Líneas de Tendencia, entre otros.

Verificar si existe algún beneficio secundario como parte de los efectos de la implementación de las acciones de mejora.

Se comparan los resultados obtenidos con las metas determinadas en el paso 2, de ser necesario aumentar el efecto, se vuelve al paso 5 para determinar más acciones que ayuden a mejorar los resultados obtenidos.

6.2.7. Normalizar y establecer controles

Luego de que se verifica que las acciones implementadas han generado mejoras en los procesos, se aplica la normalización del proceso controlado, para ello se procede de la siguiente manera:

Oficializar aquellas normas que dieron resultados positivos y eficientes en la mejora del proceso.

Definir los métodos de control finales para cada proceso.

Difundir de manera general los controles definidos.

Capacitar y concientizar a los responsables en los nuevos métodos de trabajo.

Verificar si se mantienen los beneficios del paso 6.



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7. LISTA DE FORMATOS Y REGISTROS

CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO

PL-07 Plan de Mejora



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8. FORMATOS Y REGISTROS

1 PL-07 Plan de Mejora

N° RESPONSABLE E F M A M J J A S O N DESTADO DE

CUMPLIMIENTO

1

2

3

4

5

PROBLEMA

ANÁLISIS DE CAUSAS

Causas a

Abordar

Objetivo 4:

ResponsablesPlazo de Verificación

de Mejora

Plazo de

Actividades

Verificación de la Mejora

PLANIFICACIÓN PARA EL LOGRO DEL OBJETIVO

ACTIVIDADES A EJECUTAR

MANO DE OBRA

MEDICIÓNMEDIO AMBIENTE

MAQUINARIAMÉTODO DE

TRABAJO

MATERIALES

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