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PROCEDIMIENTO: RECOLECCION y ENTREGACORRESPONDENCIA OFICIAL INTERNA Y EXTERNA.

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REV.:3 FECHA DE EMISiÓN: 14/01/08 HOJA: 1 DE: 13N°: P. SG-8

íNDICE PÁGINA

1. OBJETIVO Y ALCANCE.1.1. OBJETIVO.1.2. ALCANCE.

222

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.2.1. NOTACIONES.2.2. DEFINICIONES.

222

3. DESARROLLO. 3

4. RESPONSABILIDADES. 94.1. JEFE DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES 94.2. TÉCNICO ESP. DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO 94.3. MENSAJEROS 9

5. REFERENCIAS. 10

6. ANEXOS. 10

GARANTIA DE CALIDADOOCUMOHO VERIFICADO yLIBERADO POR: V.GC'SGJ.o

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PROCEDIMIENTO: RECOLECCION y ENTREGA DECORRESPONDENCIA OFICIAL INTERNA Y EXTERNA.

1. OBJETIVO Y ALCANCE.

1.1. OBJETIVO.

Que el Correspondencia y Archivo dependiente del Departamento de ServiciosGenerales se encargue de recibir y distribuir entre las Unidades Administrativasdel I.N.I.N., la documentación Oficial externa y interna que le sea dirigida parasu trámite, así como establecer y operar los controles y registros requeridospara el completo seguimiento e identificación de los documentos de gestiónmanejados por el Instituto.

1.2. ALCANCE.

Las actividades contenidas en el presente procedimiento, serán aplicables atodas las Unidades Administrativas del Instituto, que envíen documentaciónpara su trámite.

2. NOTACIONES Y DEFINICIONES.

2.1. NOTACIONES.

2.1.1. AGN - Archivo General de la Nación

2.1.2 SIRA - Sistema Red de Archivos

2.1.3 SEPOMEX- Servicio Postal Mexicano

2.2. DEFINICIONES.

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2.2.1. Registro: Es el conjunto de elementos en los que se asientan datosque identifiquen los expedientes existentes en un archivo y que sirvenpara su controlo fácil localización.

2.2.2. Integración: Armar un expediente con todas sus partes.

2.2.3. Control: Verificar mediante revisiones periódicas, la documentación ylos expedientes que conforman ." acervo.

2.2.4. Selección y disposición documental: Es la determinación de losvalores primarios (valor administrativo, contable, legal)' y secundario(valor histórico), que cursan los documentos.

2.2.5. Recepción: Es la operación que conforme a los procedimientosimplantados, consiste en recibir piezas o documentos provenientes dediversas fuentes para su clasificación, guarda y despacho.

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2.2.6. Clasificación: Consiste en asignar el número identificador a cadadocumento o expediente de acuerdo al sistema de clasificaciónimplantado.

2.2.7. Archivar: Es la operación que consiste en guardar documentos en susrespectivos expedientes y estos en los archivadores, siguiendo unmétodo.

2.2.8. Custodiar: Guardar con vigilancia los expedientes de un archivo.

3. DESARROLLO. La secuencia de actividades desarrolladas se muestra en el Anexo l.

3.1 Aspectos Generales.

3.1.1 La Unidad Central de Correspondencia sólo podrá tramitar la entrega-recepción de documentos Oficiales.

3.1.2 Por seguridad de los usuarios y de la propia área, no se podrá tramitar elenvío o recepción de material radiactivo, productos químicos, solventes,artículos tóxicos, materiales irritantes, sustancias infecciosas, líquidos osólidos inflamables y maquinaria.

3.1.3 Toda la documentación que se tramite deberá elaborarse en máquina deescribir, computadora o en el formato de Control de CorrespondenciaDespachada. (Anexo 11, FP.SG-1/0/08).

3.1.4 La documentación que trámite la Unidad Central de Correspondencia,deberá dejar constancia del hecho realizado mediante una copia extrapara el expediente del Archivo de Trámite.

3.1.5 Toda la documentación deberá especificar clara y completamente losdatos del destinatario y del remitente

3.1.6 Cómo empacar sus envíos: Utilice de preferencia una caja nueva decartón corrugado libre de etiquetas y direcciones, incluya, aparte de laguía, una rotulación exterior, con los datos del remitente y deldestinatario. Indique si se trata de un envío frágil o si requiere de ciertaposición, con el fin de proteger su producto, rellene al máximo losespacios vacíos con el material especial para empaque: espuma de

. poliestireno expandido, burbuja con barrera de retención de aire o

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similares, para sellar sus paquetes, procure usar cintas especiales (porejemplo, cinta canela de 6 cm de ancho como mínimo), tratando decubrir todas las caras de la caja, especialmente la tapa y el fondo, en elcaso de paquetes pesados, se recomienda proteger las cajas con fleje,no se reciben atados de paquetes debido a que se dañan con facilidad.

3.2 Canales de recepción y despacho de correspondencia del Instituto son lossiguientes:

3.2.1 Oficialía de Partes.

a) Revisar, recibir y tramitar la documentación Oficial Interna y Externaturnada al Instituto en el desahogo de sus funciones.

b) Revisión de la Documentación.

i) Nombre, adscripción, domicilio completo y cargo (en su caso), delremitente y firma en el original y copias.

ii) Nombre, adscripción, cargo (en su caso), del destinatario y firma enel documento original y copias.

iii) Que estén completas las copias marcadas para las terceraspersonas, incluyendo una copia extra para el expediente de la Unidadde Archivo de Trámite.

iv) Que la fecha del documento coincida con la fecha de recepción.

v) Si se menciona remisión de anexos, que estos se encuentrenadheridos al documento, cuidando de que se indique la cantidad dehojas, si se trata de oficios o escritos, o por separado, de servoluminosos.

e) Recepción.

i) Después de revisar todas las piezas de entrada, se les estamparáel reloj checador y/o sello de la Unidad Central de Correspondencia(oficialía de Partes), para determinar la fecha y hora de surecepción.

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ii) Se foliarán con el mismo número a todas las piezas quepertenezcan a un mismo documento, siguiendo al efecto unanumeración sucesiva para toda la institución, en series que seiniciaran cada año, salvo en el caso de que se trate de circulares(éstas se numerarán en serie especial y se clasificarán yarchivarán ).

iii) En caso de que se trate de piezas entregadas por el servicio demensajería especializada, imprime en su caso en la facturapresentada por el responsable de la entreqa el reloj checador osello de la Unidad Central de Correspondencia (Oficialía dePartes), y/o nombre y firma a manera de acuse de recibo. Yanota en la hoja de "control de correspondencia interna" (Anexo111, FP.SG-2/08), los datos correspondientes al envío.

iv) Trámite. Clasificación de la documentación por áreasgeográficas en la "pichonera", con sus respectivas hojas de"control de correspondencia interna" para su distribución en elCentro Nuclear.

3.2.2 Mensajeros:

a) Se encargarán de efectuar la recolección y entrega de laCorrespondencia Oficial interna y Externa.

b) La recolección y entrega de Correspondencia Oficial Externa eInterna, los mensajeros la realizarán acompañadas de susrespectivas facturas, en cualquiera de los recorridos diariosdentro del "Centro Nuclear", estos se harán: El primer recorridoa las 09:00 a.m., y el segundo recorrido a las 13:00 p.m.

e) La correspondencia la depositarán en la Unidad Central deCorrespondencia para su trámite.

d) Relacionar la correspondencia, para proceder a su distribucióny recolección por ruta a los diferentes destinatarios del Instituto.

e) Los mensajeros entregan y reciben directa y exclusivamente ala entidad destinataria la correspondencia en cuestión y recabael sello y/o firma de recibido de las piezas que le confían, en lafactura correspondiente, (Anexo 11, FP-SG-1/0/08 y Anexo 111,P .SG-2/0/08)


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f) Los mensajeros ingresan a la Unidad Central deCorrespondencia las facturas de "control de correspondenciainterna" y externa distribuida y recolectada en el Instituto.

g) Los mensajeros integran en el expediente correspondiente, porUnidades Administrativas, las facturas de "control decorrespondencia interna", distribuida y entregada.

3.2.3 Mensajería (integral)

a) Recibir solicitud de envío, con firma autorizada del responsabledel área (con 24 horas de anticipación para programar elrecorrido diario).

b) Entregar dos copias extras, para el acuse de recibo y paraintegrar el expediente respectivo de la Unidad de Archivo deTrámite.

e) Sobre cerrado o paquete.

d) Nombre remitente, empresa (ININ), Dirección, Gerencia,Departamento o área.

e) Nombre destinatario, razón social del destinatario, direccióncompleta, calle, número exterior, número interior, colonia,código postal y teléfono.

f) Entregar al destinatario, la documentación respectiva y recabarel acuse de recibo correspondiente.

g) Entregar al remitente el acuse de recibo correspondiente altrámite realizado.

3.2.4 Mensajería especializada

a) Nacional (Estafeta)

i) Guía del usuario (datos del remitente y destinatario).

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ii) Nombre remitente, Instituto Nacional de InvestigacionesNucleares, Carretera México-Toluca SIN, La Marquesa,Ocoyoacac; México, C.P. 52750, Gerencia, Departamentoo área (en su caso).

iii) Nombre destinatario, dirección completa, calle, númeroexterior, número interior, colonia, código postal, ciudad,municipio o población y teléfono.

Nota: En las poblaciones que usen una nomenclaturadiferente, se deberán escribir todos los datos quefaciliten la localización del destino.

b) Internacional.

i) Información del remitente: la misma que en los serviciosnacionales.

ii) Información del destinatario: Nombre, destinatario, empresa(en su caso), departamento o área (en su caso), direccióncompleta sin P.O. Box, número exterior, punto cardinal,calle, número interior, ciudad, estado, código postal de cinconúmeros, nombre del país y teléfono (incluya código deárea).

iii) llenado de formatos: Este documento debe acompañarcualquier envío de exportación que requiera de trámitesaduanales.

iv) Incluir la siguiente información en la factura (en español y eninglés, para acelerar el trámite aduanal).

v) Información del remitente: Nombre, nombre y dirección delININ, (incluya código postal y país), número de teléfono(incluya código de área).

vi) Información del destinatario: Nombre, nombre y dirección dela empresa (incluya código postal y país), número deteléfono (incluya código de área).GAIANTI!DI

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vii) Descripción detallada del envío, incluyendo: Descripción delproducto (mencionar el material del que está hecho), valorunitario y total, carta responsiva membretada del ININ,donde especifique que no son peligrosos, flamables, nitóxicos, cuando son muestras químicas se tiene quepresentar la ficha técnica del producto (la cual se manda alDepartamento de Artículos Peligrosos de estafeta, para suanálisis y aprobación para su exportación), carta facturamembretada y nombre y firma del responsable del envío.Este documento certifica que un producto es originario delpaís que lo exporta, y debe de acompañar al embarque parael desaduanamiento de las mercancías en cualquier partedel mundo.

3.2.5 Servicios Postales: Son todos los objetos que se depositan y sereciben del Servicio Postal Mexicano (SEPOMEX), los cuales sedividen en los siguientes servicios:

a) Servicio Postal Ordinario: Toda la correspondencia que segestione para el SEPOMEX, debe ir relacionada en él Anexo 11,FP.SG-1/0/08. Consiste en el recibo, transporte y entrega de lacorrespondencia de la cual no se lleva control escrito por cadapieza por parte de SEPOMEX. Para el envío de piezaspostales, éstas deben de reunir los siguientes requisitos:nombre, adscripción, domicilio completo del remitente ydestinatario, sobre cerrado, sin grapas ni diurex.

b) Servicio Postal Registrado: Consiste en el manejodocumentado, de cada pieza desde su recibo hasta su entrega.

Las piezas postales deben de reunir los siguientes requisitos:nombre, adscripción, domicilio completo del remitente ydestinatario, sobre cerrado, sin grapas ni diurex.

e) Servicio Postal Registrado con acuse de recibo: Consisteen recabar en una tarjeta especial la firma del destinatario deun envío registrado, y dar esa tarjeta al remitente comoconstancia de la pieza, la cual será enviada dentro de los 30días hábiles siguientes a su depósito.

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Las piezas postales deben de reunir los siguientes requisitos:nombre, adscripción, domicilio completo del remitente ydestinatario, sobre cerrado, sin grapas ni diurex.

4. RESPONSABILIDADES.

4.1. Jefe del Departamento de Servicios Generales.

4.1.1. Dirigir la planeación, organización y ejecución de las acciones que realiceel personal en la Unidad Central de Correspondencia y Archivo.

4.1.2. Informar a su superior jerárquico, con la debida oportunidad de losresultados del trabajo desarrollado en la Unidad Central deCorrespondencia y Archivo.

4.1 .3. Proporcionar el apoyo y recursos necesarios para la adecuada aplicacióndel procedimiento.

4.2. Técnico Especializado de Correspondencia y Archivo.

4.2.1. Atender las solicitudes de Correspondencia Oficial interna y externa.

4.2.2. Organizar la ejecución de las acciones que realice el personal en laUnidad Central de Correspondencia.

4.2.3. Elaborar los procedimientos, manuales, instructivos, que sean requeridospara el buen funcionamiento de la Unidad Central de Correspondencia.

4.2.4. Informar a su Jefe inmediato superlor con la debida oportunidad de lasactividades desarrolladas en la Unidad Central de Correspondencia yArchivo.

4.2.5. Vigilar la apropiada aplicación de este procedimiento.

4.3. Mensajeros.

4.3.1. Atender las solicitudes de la correspondencia Oficial interna y externa.

4.3.2. Recibir y entregar la correspondencia a la Unidad Central deI ,Correspondencia, (Oficialía de Partes), para su trámite respectivo.GAIAHTIIDI

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4.3.3. Tramitar la correspondencia, asentando el número de folio y relojchecador a los documentos, sobres y turnarlos según sea el caso.

4.3.4. Relacionar la correspondencia Oficial interna y externa, en el Anexo 11,FP. SG-1/0/08, y/o Anexo 111, Ft=>.SG-2/0/08.

5. REFERENCIAS.I

5.1. Acuerdo por que se dispone que el Archivo General de la Nación, será laEntidad Central y de Consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de losArchivos Administrativos e Históricos de la Administración Pública Federal.(D.O.F. 31 agosto de 1998).

5.2. Normas para la administración de documentos de los Sistemas Red deArchivos del Gobierno Federal, Archivo General de la Nación, ejemplar 5; 2 deseptiembre de 1986, 52p.

5.3. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental. (11 de junio de 2002).

5.4. Ley General de Bienes Nacionales. Capítulo 1, Artículo 2°. ; IX.

5.5. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Históricos. Artículo 36;11.

6. ANEXOS.

ANEXO I Diagrama de Flujo.

ANEXO 11 Control de Correspondencia Postal Despachada. (FP. SG-1/0/08)

ANEXO 111 Control de Correspondencia Interna. (FP. SG-2/0/08)

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CORRESPONDENCIA OFICIAL INTERNA Y EXTERNA. 14/01/08 DE:1~

ANEXO 1Diagrama de Flujo

Unidad Central deCorrespondencia Mensajeros Unidades

(Oficialía de Partes) Administrativas

Entregar y Recibir laInicio Recolección y Entrega Documentación

~ de la Correspondencia r+ Asentando Sello y/o

1 Oficial Interna y Externa Firma como Acuse deen sus recorridos Recibo

Recibir y Revisar laDocumentación Oficial ¡Interior y Exterior para suTrámite

Depositar la ( )Fin¡ correspondencia en laUnidad Central deCorrespondencia

Estampar Reloj(Oficialía de Partes)

Chocador y/o Sello, paraDeterminar Fecha y Horade la Recepción de laDocumentación Facturar la

Correspondencia "=.;rasuDistribución yRecolección

Foliar con el Mismo "-Número a Todas laPiezas, de un MismoAsunto Entregar y Recibir la

•.... Correspondencia,Recabando Sello y/oFirma de Recibido de lasPiezas a ellos Confiadas

En caso de Mensajería 1Especializada ImprimirReloj Chocador y/oFirma y Anota lo Ingresar a la U.C.C. lasRespectivo en la Libreta Facturas de Control dede Control Correspondencia Interna

y Externa Distribuida y

---- las Integran enExpedientes

, 1Clasifica Documentaciónen Pichonera. por Areas GAiAHrJAGeográficas DI

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ANEXO nControl de Correspondencia Postal Despachada

(FP. SG-1/0/08)

INSTITUTO NACIONAL DE INVESTIGACIONES NUCLEARESCORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

Control de Correspondencia Postal Despachada

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PROCEDIMIENTO: RECOLECCION y ENTREGA DE FECHA DE EMISION: HOJA: 13CORRESPONDENCIAOFICIAL'INTERNA y EXTERNA. ; 14/01/08 DE: 13 j

ANEXO 111Control de Correspondencia Interna

(FP.SG-2/0/08)

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