PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS_Junio 10_2011

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PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

I. CAJA MENOR

1 Apertura

a) El Representante de PROFESIONALES DE BOLSA autorizará laapertura de la caja menor para uso del Fondo de CapitalPrivado – Valor Forestal, previa recepción de la solicitud escritafirmada por la Vicepresidente de Proyectos Especiales.

b) El monto máximo autorizado para la apertura de la caja menores el equivalente a $500.000

c) Una vez autorizada la caja menor, el (la) AsistenteAdministrativa debe realizar el desembolso por el monto

mencionado en el numeral c.d) Una vez hecho efectivo el monto autorizado, este debe ser

depositado en una caja segura la cual debe permanecer dentrode la oficina del proyecto.

e) El monto entregado es total responsabilidad del Vicepresidentede Proyectos Especiales, por esta razón su uso debe estarsujeto a las reglas mencionadas a continuación en el numeral 2.

f) Se debe realizar un arqueo en cualquier momento sin previoaviso al custodio el cual debe quedar registrado mediante elFormato de “Arqueo de Caja” (Anexo 1)

2. Pagos de la caja menor.

a) Ningún gasto individual podrá ser superior al equivalente a$250.000 en el momento que se ejecute el pago.

b) No podrán pagarse con fondos de caja menor los siguientes gastos:

• Honorarios• pasajes aéreos• viáticos• transporte urbano para personal ajeno al proyecto,• licores y bebidas• elementos suntuarios• muebles• uniformes, entre otros.

c) Una vez consumido el 80% de la caja menor, el Custodioenviará al Presidente de Profesionales de Bolsa, con vistobueno del Vicepresidente de Proyectos Especiales, una solicitud

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de reembolso por el monto gastado en pesos, acompañado delos recibos y facturas originales correspondientes. Dichosrecibos deben relacionarse en un formato único (Anexo 2). Losgastos se deben relacionar en los compartimentos delpresupuesto establecidas. Así mismo, las facturas deben

cumplir los siguientes requisitos:

Estar a nombre de FONDO DE CAPITAL PRIVADO VALORFORESTAL – CAUCHO 01 con número de Nit 900.368.890-3 óFONDO DE CAPITAL PRIVADO VALOR FORESTAL – CAUCHO02 con número de Nit 900.397.126-8

Número de Factura Fecha Factura membreteada con número de NIT del proveedor,

dirección, teléfono, Resolución de la DIAN En lo posible debe venir con el IVA discriminado

Facturas legibles con firmas y sellos originales

Los recibos de caja menor deben cumplir los siguientesrequisitos, así: Ciudad, día, mes, año. Nombre de Beneficiario. Concepto. Valor (en letras). Firma de Recibido con No. de identificación.

d) El Vicepresidente de Proyectos Especiales debe verificar el usode la caja menor y firmar la relación de gastos.

e) Cabe anotar que la caja menor es de uso exclusivo del Fondode Capital Privado Valor Forestal y no se podrá utilizar paragastos o prestamos personales.

f) Cualquier faltante o inconsistencia deberá ser asumida por elcustodio como responsable de la caja menor.

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Anexo 1 – Arqueo de Caja Menor

ACTA DE ARQUEO CAJA MENOR

INFORMACIÓN GENERALCIUDAD Y FECHA:PROYECTODEPENDENCIA: DESARROLLO ALTERNATIVOHORA DE INICIO DEL ARQUEO:HORA DE FINALIZACIÓN DEL ARQUEO:NOMBRE RESPONSABLE CAJA MENOR:C.C. DEL RESPONSABLE DE CAJA MENOR(A) VALOR GIRO INICIAL:

ARQUEO DE CAJA MENOR Saldo en efectivo: Valor que suman los recibos de caja:

Del No. _____ al No._____

(+) Reembolso en Trámite:(+) Valor que suman los gastos por valesprovisionales:Del No. _____ al No._____

( B ) SUMAS $ 0( C

) SUMAS( D ) SUMA TOTAL (B + C ) $ 0 ( E ) SOBRANTE O FALTANTE (A-D)Último recibo de Caja Menor Número:Fecha:Beneficiario:Valor: $

OBSERVACIONESSeguridad:

Cumplimiento de Normas:

Generalidades:

DATOS DE QUIENES INTERVINIERON EN LA PRESENTE ACTA: Nombre:Cargo:Firma:

Nombre:Cargo:

Firma:

Nombre:Cargo:Firma:

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II. SOLICITUDES DE RECURSOS DE DINERO

Estas solicitudes se utilizarán exclusivamente para los siguientes casos:

• Mantenimiento de operaciones de la oficina de campo.• Anticipos de viaje para pagos a terceros de los funcionarios que no

tienen contrato directo con el proyecto y que realicen actividadesfuera de su sede de trabajo.

• Para las actividades anteriormente mencionadas se tendrán en cuentalos siguientes requisitos:

a) Hacer esta solicitud a través de una comunicación escritainterna la cual debe ser aprobada y firmada por el/laVicepresidente de Proyectos Especiales.

b) Cuando los costos de hotel, alimentación superen los $500.000es necesario solicitar factura original con los requisitos

establecidos (Beneficiario, Nit, No. de factura, dirección yteléfono) para ser pagada por el Fondo mediante transferenciabancaria. En caso que el tercero exija un anticipo éste se puederealizar previa autorización del Gerente Técnico.

c) En el caso del pago de transporte utilizado por los funcionarios,si el costo del mismo es mayor a $200.000 (doscientos milpesos) debe solicitarse factura original o cuenta de cobro y serpagada por el proyecto mediante transferencia bancaria.

• Una vez consumido el 80% de la solicitud de Recursos, elCoordinador Técnico enviará al Asistente Administrativo del Fondo unasolicitud de reembolso por el monto gastado en pesos, acompañado

de los recibos y facturas originales correspondientes• En caso de existir algún sobrante de dinero al finalizar laactividad, el funcionario y/o contratista debe hacer la entrega delmismo, dentro de los 3 días siguientes a la terminación de la misma,al Gerente Técnico.• El monto entregado es total responsabilidad del Gerente Técnico y cualquier faltante será asumida por el mismo.

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III. PAGO DE VIATICOS

4.1 Solicitud de Pago

Esta solicitud debe ser diligenciada después que el viaje haya concluido yusado únicamente para el reembolso por este concepto. (Anexo 3)

Este formato debe ser diligenciado y firmado por el viajero. Así mismo, deben serrevisados por el Asistente Administrativo y aprobados por el/la VicepresidenteProyectos Especiales.

Para el pago de estos gastos es indispensable que el viajero presente la siguiente

documentación:

a) Tiqueteb) Pasabordos en originalc) Reicbo de Tasa Aeroportuaria en caso que exista.d) Recibos de caja menor y Recibo del Aeropuerto por concepto de los taxis Casa –

Aeropuerto, Aeropuerto – Hotel y viceversa.e) Diligenciar el Formato “Informe de Misión” (Anexo 4)

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Anexo 3 – Solicitud de Reembolso de Viáticos Nacionales

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Anexo 4 – Informe de Misión

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COMPRAS, SOLICITUDES DE AUTORIZACIONES, ÓRDENES DE SERVICIO Y DESEMBOLSOS.

El proceso de compras y contratación, tanto de bienes, servicios e insumos,debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) Toda contratación y compra debe ser autorizada por el/la VicepresidenteProyectos Especiales

b) Una vez se haya completado el proceso de selección de los proveedores yse haya preparado el cuadro comparativo entre los diferentes oferentes

(Anexo 5), el proyecto dirige la Orden de Servicios u Orden de Compra(Anexo 6) a la Vicepresidencia de Proyectos Especiales para su firma.

c) Los pagos se efectúan una vez sean entregados a satisfacción los bienes ósean cumplidos a totalidad los términos de referencia de los servicioscontratados. A menos que no sea justificado, no puede haber pagosanticipados. En el caso que se aplique esta excepción, ésta deberá estarincluida en la Orden de Servicios u Orden de Compra previamenteautorizada por el/la Vicepresidente Proyectos Especiales. Los anticipos engeneral deben ser excepcionales y nunca superar el 50%.

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Anexo 5 – Cuadro Comparativo de Oferentes

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MARCA KIA, Vehículo 4

Anexo 6 – Orden de Compra

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MARCA KIA, Vehículo 4

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Procedimiento para compras y contrataciones

Los procedimientos para compras y contrataciones varían según el tipo de

contrato y el monto del contrato.

Compras por montos menores de $1.000.000

a) Pueden ser realizadas a través de caja menor, dentro de las normasaplicables a este efecto.

b) Para poder ser legalizadas, estas compras deben ir acompañadas de lafactura original a nombre de FONDO CAPITAL PRIVADO con su NIT y queespecifique el tipo de servicio prestado o el bien adquirido, el monto y lafecha.

Compras de bienes o servicios por montos entre $1.000.001 y$70.000.000

Cuando el valor no supera el equivalente a $2.000.000, no hay necesidad desometer a concurso el proceso. En este caso se debe tener en cuenta la seriedaddel proveedor, la calidad, precio y tiempo de entrega.

Se establece que las compras deben estar precedidas de una orden de compra ode servicio formal que puede ser autorizada por el/la Vicepresidente ProyectosEspeciales.

Compras de bienes o servicios por montos entre $70.000.001 y$200.000.000

a) Para cualquier compra o servicio que supere este monto se debe hacer unainvitación directa a ofrecer, incluyendo las exigencias mínimas dentro delos Términos de Referencia, los cuales deben dar indicaciones sobreespecificaciones técnicas, tiempos, precio y condiciones de entrega, etc.

b) Los proveedores deben estar bajo la misma condición de oportunidad.c) Para llevar a cabo la evaluación del proceso se deben tener por lo menos 5

cotizaciones que estén de acuerdo a lo solicitado.

d) Verificar las cotizaciones, para saber cuáles cumplen con lo exigido.e) Elaborar cuadro comparativo de oferentes. Se debe escoger la cotizaciónque tenga el precio más bajo, teniendo en cuenta los beneficios que brinde.Esta debe ir acompañada del visto bueno de la persona que tiene autoridadpara aprobar la compra o el servicio.

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f) El Comité de Inversiones debe escoger a través de este cuadro, el oferenteque cumpla con los requisitos mínimos y que presente la oferta comercialmás baja.

g) Teniendo el oferente escogido, se elabora una orden de compra la cualdebe ser firmada por el Representante y enviarla al oferente.

Compras de bienes o servicios por montos de más de $200.000.001

a) Los contratos superiores a este monto están sujetos a un proceso delicitación ó invitación a ofrecer. Esta invitación debe incluir toda lainformación requerida para las compras hasta $200.000.000.Adicionalmente, las ofertas deben incluir en sus precios todos los costosrelacionados con los servicios prestados por el contratista u oferente, talescomo viajes y viáticos.

b) Dichos contratos están sujetos a la aprobación del Comité de compras delFondo Forestal

Formatos

La orden de compra o servicio debe tener un número consecutivo, el IVAdiscriminado, días de entrega, forma de pago y especificar si hay garantía o no.

Para el pago de la factura se debe anexar:

1. Copia de la orden de compra o servicio con el visto bueno del Coordinadordel Proyecto o de la persona que el delegue.

2. Cuadro comparativo de los oferentes soportados con las cotizacionessolicitadas.

3. Original de la factura o cuenta de cobro.

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