PROCEDIMIENTOS DE GERENCIA ADMINISTRATIVA · Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y...

Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y Pensiones de

Empleados de Bancos y Afines

MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO – MECIP

GERENCIA ADMINISTRATIVA

Versión: 2.0

Revisado: Setiembre 2015 Vigencia: Noviembre 2015 Página 1 a 37

1

Elaborado por: Lic. Pablo Marin Lozano – Analista de Organización y Métodos Revisado por: Lic. Carlos Martinez – Gerencia Administrativa. Autorizado por: Lic. Carlos Martinez – Gerencia Administrativa.

PROCEDIMIENTOS DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

OBJETIVO

El objetivo del presente Manual de Procedimientos es presentar, describir y establecer los procedimientos, responsabilidades, competencias y condiciones requeridas por la Institución de acuerdo a las Reglamentaciones vigentes requeridas e implementadas por las Autoridades competentes.

ALCANCE

El presente Manual de Procedimientos es de aplicación de la Gerencia Administrativa de la Caja de Jubilaciones y Pensiones de Empleados de Bancos y Afines, y las Divisiones y Secciones que la componen.

El mismo tiene alcance para todos y cada uno de los componentes de la Estructura Organizativa de la institución.

RESPONSABILIDADES

Se consideran responsables de la aplicación del presente Manual de Procedimientos, a la Gerencia Administrativa, Unidad de conservación y Servicio, División Administrativa, División U.O.C., División de Bienes Inmobiliarios, RR.HH. y las secciones que la integran.





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2


FORMATO DE PRESENTACIÓN

El presente Manual de Procedimientos ha sido ajustado al formato del modelo estándar de Control Interno, según establece el MECIP (Modelo estándar de Control Interno del Paraguay).

Se describen en el formato los siguientes aspectos:

Macro proceso, Proceso y Subproceso. Número de orden, responsable de la actividad, tarea por actividad (descripción) y

tiempo de ejecución.

ESTRUCTURA Y CODIFICACIÓN

El Manual de Procedimientos está constituido por capítulos correspondientes al área de Gerencia Administrativa..

Manual de Procedimientos, el cual es codificado de la siguiente manera:

MPRO-GA-01-01

Dónde:

MPRO indica Manual de Procedimientos.

Donde GA indica Gerencia Administrativa.

Donde 01 indica el capítulo correspondiente.

Donde 01 indica el Procedimiento de referencia.





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GUÍA DE PROCEDIMIENTOS DE LA GERENCIA ADMINISTRATIVA

Código Procedimiento

Página

MPRO-GA-01-01 PEDIDO DE ÚTILES Y MATERIALES DE OFICINA

5

MPRO-GA-01-02

ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDADES

7

MPRO-GA-01-03

CONTRATACIONES Y PAGO A PERSONAL CONTRATADO

9

MPRO-GA-01-04

ALTAS, BAJAS Y TRANSFERENCIAS DE BIENES

11

MPRO-GA-01-05

MANTENIMIENTO GENERAL DE LAS INSTALACIONES

13

MPRO-GA-01-06

INGRESO DE BIENES, ALTA EN EL INVENTARIO Y CODIFICACIÓN

15

MPRO-GA-01-07

ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMOBILIARIOS

17

MPRO-GA-01-08

ADMINISTRACION DE BIENES ADJUDICADOS

21

MPRO-GA-01-09

LISTA DE INMUEBLES PARA LA VENTA Y CONFECCIÓN DELPLIEGO PE BASES Y CONDICIONES

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4


MPRO-GA-01-10

SISTEMA DE ENAJENACIÓN DE BIENES

26

MPRO-GA-01-11

PAGO RUBRO HONORARIO PROFESIONALES – SERVICIOS TERCERIZADOS OTROS PROFESIONALES CONTRATADOS.

28

MPRO-GA-01-12

PAGO DE OTROS BENEFICIOS SOCIALES (REFRIGERIO, BONIFICACIÓN FAMILIAR)

30

MPRO-GA-01-13

PAGO DE GRATIFICACIONES 32

MPRO-GA-01-14

SEGURO MÉDICO DE EMPLEADOS

34

MPRO-GA-01-15

ELABORACIÓN DE LA PLANILLA DE PAGO SUELDOS AL PERSONAL Y DE LA INSTITUCIÓN Y EL PAGO DE LA DIETA A LOS CONSEJEROS

36

MPRO-GA-01-16

VERIFICACIÓN DEL INFORME DE ASISTENCIA DIARIA DE LOS FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCIÓN.-

38





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Código: MPRO-GA-01-01

MACROPROCESO: GERENCIA ADMINISTRATIVA PROCESO: PEDIDO DE ÚTILES Y MATERIALES DE OFICINA SUBPROCESO:

NUM. ACTIVIDAD / RESPONSIBLE

TAREA POR ACTIVIDAD

1

Área Solicitante

Remite el pedido de útiles y materiales de Oficina al área de Administración.

2 Jefatura de División o Gerente de área

Para dar cumplimiento a los pedidos de útiles, estos deben ser autorizados como mínimo por la Jefatura de División cada área. Pudiendo ser autorizados por el Gerente del área Solicitante.

3

Auxiliar Administrativo

Recibe la Nota de Pedido con la firma del solicitante y la firma del jefe o Gerente del área.

4


Si los insumos, útiles o materiales de Oficina están disponibles en stock, el Auxiliar Administrativo procede a preparar el pedido de útiles para la entrega inmediata al área solicitante.

5


El Auxiliar Administrativo realiza la descarga del sistema en forma semanal. El volumen de pedidos estimado por período semanal es de 10 a 20 pedidos.

6

Jefe División Administrativa

El Auxiliar Administrativo hace entrega del pedido general de útiles al Jefe de la División Administrativa, para su control y firma.

7

Responsables de área

Cada día el Auxiliar Administrativo realiza el asiento diario contable de Pago a Proveedores. Estos asientos deben ser confirmados por los responsables de área.





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7

Jefe División Administrativa Gerencia Administrativa

El Jefe de la División Administrativa recibe, controla y firma el asiento, posteriormente lo remite a la Gerencia Administrativa para su verificación y VºBº.

8

Rendición de Cuentas

Una vez confirmados los asientos el Auxiliar Administrativo remite los mismos al Dpto. de rendición de Cuentas.

9

Presidencia

El pago a proveedores de útiles de oficina se efectúa al contado con el visto bueno de la Presidencia. La Compra de útiles de Oficina se realiza por reposición, cuando se identifica que el stock de útiles es insuficiente y generalmente se realiza la compra para 1 año.





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MACROPROCESO: GERENCIA ADMINISTRATIVA PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE PROPIEDADES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Asesoría Legal

Asesoría Legal procede a la adjudicación de los inmuebles y va a la cuenta de Bienes adjudicados en vía de Escrituración.

2

Jefe de Sección De Bienes Inmobiliarios

El Jefe de Sección de Bienes Inmobiliarios es el responsable de la gestión Contable referida a la Administración de Propiedades de la CJPEBA. Mediante un proceso de remate ingresan las propiedades a la Caja. Existen dos tipos de estados Contables en relación a las Propiedades: en proceso de escrituración y propiedades con título. Las propiedades de la CJPEBA se ofrecen en concesión de acciones y derechos al contado y para aquellas propiedades con título se ofrecen con financiación, previa aprobación del Consejo de Administración. Las Propiedades financiadas por la CJPEBA son instrumentadas a través de una venta con hipoteca.

3

Jefe de División De Bienes Inmobiliarios

El Jefe de Sección de Bienes Inmobiliarios informa de las operaciones relacionadas con la Administración de Propiedades al Jefe de División, este recibe el informe lo controla y lo firma para comunicación al Consejo de Administración y Presidencia.





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4

Gerencia Administrativa

El Jefe de División remite el informe a la Gerencia Administrativa para su control y VºBº, posteriormente se remite a la Secretaría Privada, para informar al Consejo de Administración y Presidencia.

5

Consejo de Administración y Presidencia

En ambos casos se presenta al Consejo de Administración la intención de compra: coordinador, Presidencia, Consejo de Administración.

6

Secretaría General

Emite una Resolución en la cual se designa el profesional encargado de realizar la Escritura de hipoteca para la firma de aprobación del Consejo de Administración y Presidencia.

7


El Auxiliar recibe la Resolución aprobada para dar curso a las operaciones de compra – venta.

8


El Jefe de Sección de Bienes Inmuebles recibe la Resolución y comunica al interesado para concretar el proceso de Compra Venta. El inmueble se vende en la condición en que está y el comprador se hace cargo de las deudas actuales del inmueble. Una vez formalizada la operación de Venta, el Jefe de Sección se encarga de ingresar a la cartera de Préstamos.

9

Centro de Desarrollo Informático/Dirección

El Director del CDI (Centro de Desarrollo Informático) realiza el proceso para la publicación en la página WEB.





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MACROPROCESO: GERENCIA ADMINISTRATIVA PROCESO: CONTRATACIONES Y PAGO AL PERSONAL CONTRATADO SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Jefe de Sección U.O.C. (Unidad Central de Contrataciones)

El Jefe de Sección U.O.C. es el encargado de planificar las actividades a ser realizadas por los Proveedores de Servicios, este lo realiza en forma mensual por diversos conceptos:

Servicio de Guardias, Personal de limpieza, Servicio de Mantenimiento de Ascensores, Proveedores ocasionales, en concepto de gastos

varios. Entre otros.

2

Proveedor de Servicios

Una vez adjudicados los Proveedores de Servicios proceden a la firma del Contrato con la Institución y cada en periodos mensuales presentan su factura para el cobro de los Servicios.

3

Jefe de Sección U.O.C. (Unidad Central de Contrataciones)

Para el proceso de pago el Jefe de Sección U.O.C. o un Auxiliar del área preparan la planilla de retención mensual de la contribución según el Contrato.

4

Sección Tesorería/ Tesorero Jefe de División de U.O.C.

Proceden a la revisión y firma de la planilla el Tesorero y el Jefe de la División de la U.O.C.





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5

Auxiliar Administrativo De Sección U.O.C.

Realiza la carga de pagos a Proveedores en el sistema informático AS400:

realiza la carga de las facturas en el sistema, carga el importe de IVA correspondiente, carga los importes por las retenciones, carga el nombre del proveedor, así como todos los

datos solicitados en el Sistema.

6

Auxiliar Administrativo De Sección U.O.C.

El Auxiliar Administrativo emite los comprobantes de las retenciones y carga en el sistema informático AS400 los datos de las Contrataciones. Posteriormente el Auxiliar genera una boleta de depósito y procede a preparar un cheque por cada pago.

7

Jefe de la Sección Administrativa

El Auxiliar Administrativo cada fin de mes prepara y envía a Contrataciones un informe de todas las retenciones en forma detallada. El Jefe de la Sección Administrativa realiza el pago de facturas a proveedores por servicios prestados a la Institución según sus correspondientes procedencias a través de asientos diarios que se derivan al sector de Contabilidad (cerrajería, teléfono, arreglo de línea, Sede Social, Desagüe de la cámara séptica, servicio de albañilería, compra de gaseosas, separadores para legajos, cafetería).

8

Jefe de la Sección Administrativa

El Jefe de la Sección Administrativa elabora la planilla de adjudicación, en forma anual: realiza la carga diariamente de los pagos realizados para obtener el saldo de lo que se utilizó. De este modo obtiene todos los datos de las empresas adjudicadas. Informa al Jefe de Sección de la U.O.C. que el saldo de una determinada compra es insuficiente para que solicite la ampliación presupuestaria. Esto se aplica para los casos de contratación de personal de Servicios (guardias, limpieza y otros Servicios Contratados).





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MACROPROCESO: PATRIMONIO PROCESO: ALTAS, BAJAS Y TRANSFERENCIAS DE BIENES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Jefe de Sección Patrimonio

El Jefe de la Sección Patrimonio realiza el ingreso de los bienes en el sistema AS400, y genera el alta en el Inventario de Bienes Inmobiliarios. El Jefe de la Sección Patrimonio asigna un código identificador en el sistema informático AS400 que no se puede cambiado.

2


El Jefe de la Sección Patrimonio es el encargado de realizar las altas, Bajas y transferencias de bienes de la institución en el sistema informático AS400.

3


El Jefe de la Sección Patrimonio emite los Reportes de altas, bajas y transferencias de bienes de la Institución en fecha del 1 al 15 de cada mes, (por los movimientos del mes vencido).

4


El Jefe de la Sección Patrimonio efectúa la depreciación e inventario para el Ministerio de Hacienda, y la Contraloría, la Superintendencia de Bancos, la Auditoría Externa, y para la Auditoría Interna.





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5

Jefe de División Administrativa Gerencia Administrativa Presidencia

El Jefe de la División Administrativa recibe el informe lo verifica y controla y procede a su firma. El Jefe de División Administrativa remite el informe a la Gerencia Administrativa, quién da su VºBº y firma el mismo. El informe es remitido a la Presidencia para su firma.

6

Centro de Desarrollo Informático/ Auxiliar

El Auxiliar del CDI realiza el proceso de revaluó en el sistema AS400, realiza un movimiento informático en sistema.

7


El Jefe de la Sección Patrimonio realiza un proceso de control forma manual en el cual cuadra el saldo contable con el saldo del inventario.





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MACROPROCESO: UNIDAD DE CONSERVACIÓN Y SERVICIOS PROCESO: MANTENIMIENTO GENERAL DE LAS INSTALACIONES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Jefe de División de la Unidad de Conservación y Servicios

El Jefe de División de la Unidad de Conservación y Servicios recibe por escrito los pedidos de las diversas áreas de la Institución, que para ser considerados, los mismos deben contar con Vº Bº del Gerente del Sector o área solicitante (por más pequeño que sea el pedido).

2

Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios

El Jefe de División de la Unidad de Conservación y Servicios remite, los pedidos de las diversas áreas de la Institución, al Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios.

3


El Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios cuenta con un Registro o Listado de Proveedores fijos adjudicados por Licitación, clasificados por rubros.- Si los servicios solicitados por las diversas áreas no están incluidos en la Planilla, el Jefe de Sección de la Unidad recurre a la búsqueda de otros Proveedores. .

4


El Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios solicita el presupuesto, correspondiente a los pedidos de las diversas áreas de la Institución.





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5


Los Proveedores reciben del Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios la solicitud de presupuesto, en base a la necesidad de los servicios requeridos por la Institución, para la cotización de los mismos. Una vez elaborados los presupuestos son remitidos al Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios.

6


El Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios prepara los informes, relacionados a los pedidos de las diversas áreas de la Institución y correspondientes a los presupuestos recibidos, y los remite al Jefe de División de la Unidad de Conservación y Servicios, para su revisión y firma.

7

Jefe de División de la Unidad de Conservación y Servicios

El Jefe de División de Conservación y Servicios remite los informes, relacionados a los pedidos de las diversas áreas de la Institución y correspondientes a los presupuestos recibidos, a la Gerencia Administrativa para su revisión y firma.

8


La Gerencia Administrativa remite los informes, relacionados a los pedidos de las diversas áreas de la Institución y correspondientes a los presupuestos recibidos, a la Gerencia General y a la Presidencia, para su Vº Bº.

9

Gerencia General y Presidencia

La Gerencia General y la Presidencia proceden a la aprobación de aquellos informes, relacionados a los pedidos de las diversas áreas de la Institución y correspondientes a los presupuestos recibidos, vinculados a los servicios que desean que sean formalizados. .

10

Jefe de División y Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios

El Jefe de División de la Unidad de Conservación y Servicios, conjuntamente con el Jefe de Sección de la Unidad de Conservación y Servicios, son los responsables de realizar el control de la ejecución de los trabajos de reparación o mantenimiento.-





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MACROPROCESO: PATRIMONIO PROCESO: INGRESO DE BIENES, ALTA EN EL INVENTARIO Y

CODIFICACIÓN SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Jefe de la Sección Patrimonio recepciona la factura y el asiento de pago por la adquisición de bienes. El Jefe de Patrimonio procede a realizar el alta en el Sistema Informático AS400 de los bienes en forma individual, teniendo en cuenta la cuenta contable, el estado del bien, su cuenta patrimonial y su vida útil.

2


El Jefe de Sección Patrimonio realiza el ingreso del bien, el alta en el inventario y la asignación de un código de inventario con el cual se identifica al bien físicamente en el sistema informático AS400.

3


Reportes mensuales El Jefe de la Sección Patrimonio realiza mediante el sistema informático AS400 de patrimonio y de acuerdo a la normativa del Ministerio de Hacienda, emite en forma mensual (mes vencido) los formularios FC04 y FC05, los cuales son remitidos al departamento de contabilidad para su envío al Ministerio de Hacienda con los demás reportes del mes.





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4


Depreciación y Revalúo El Jefe de Sección Patrimonio realiza en forma anual coincidiendo con el cierre de Ejercicio contable el proceso de revalúo de los Bienes de la Institución. El jefe de Sección Patrimonio una vez emitido el coeficiente de revalúo del año por parte del Ministerio de Hacienda, procede a emitir el informe de revalúo de los Bienes de la Institución.

5


Una vez generados y contabilizados los asientos de depreciación y revalúo el Jefe de Patrimonio verifica los saldos de inventario con el balance y actúa en consecuencia en caso de necesidad de ajustes.

6

Jefe de Sección Patrimonio Jefe de División Administrativa Gerencia Administrativa

El Jefe de Sección Patrimonio remite el informe de revalúo al Jefe de División Administrativa y a la Gerencia Administrativa para su control y VºBº

7

Gerencia General

El Jefe de la División Administrativa remite el informe de revalúo a la Gerencia General para su control y VºBº.





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MACROPROCESO: BIENES INMOBILIARIOS PROCESO: ADMINISTRACIÓN DE BIENES INMOBILIARIOS SUBPROCESO:

NUM. ACTIVIDAD / RESPONSABLE

TAREA POR ACTIVIDAD

OBJETIVO El presente manual tiene por objeto establecer las normas y procedimientos administrativos relacionados a los Inmuebles de Renta, Administración de Inmuebles rematados y los inmuebles disponibles para la venta.

SECTORES QUE INTERVIENEN o Comité de Bienes Inmobiliarios o Gerencia Administrativa o División de Bienes Inmobiliarios o Sección de Bienes Inmobiliarios

- Alquileres - Inmuebles Adjudicados - Tasación y Fiscalización


DOCUMENTOS QUE INTERVIEN EN EL PROCEDIMIENTO

Sección de Bienes Adjudicados Alquileres

o Solicitud de Alquiler acompañado de los requisitos exigidos

o Informe al Comité de Bienes Inmobiliarios sobre pedido de alquiler

o Contrato de Alquiler





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Inmuebles Adjudicados o Inventario de equipamiento de inmuebles o Solicitud de Encargado acompañado de los

requisitos exigidos o Informe al Comité de Bienes Inmobiliarios para

designar Encargado o Contrato de Comodato o Escritura de Transferencia Judicial o Informe de solicitud de autorización de pagos de

servicios básicos.

NORMAS INHERENTES AL PROCEDIMIENTO. 1. ALQUILERES Requisitos exigidos para la presentación de una solicitud de alquiler (departamento u oficina): a) Solicitud debidamente llenada y firmada, b) Certificación de Ingresos, c) Cédula de Identidad.

1

Mesa de Entrada

Mesa de Entrada recibe la solicitud de alquiler y otros documentos que acerque el solicitante. Luego remite a la División de Bienes Inmobiliarios.

2

Jefe de División De Bienes Inmobiliarios

Recepciona la solicitud y procede verificar los datos y los documentos acercados. Solícita los informes confidenciales (antecedentes judiciales y cumplimiento de pagos en sus obligaciones comerciales) y confirma los datos obtenidos telefónicamente. Procesa el pedido y eleva un informe a la Gerencia Administrativa con todos los antecedentes.

3


Analiza el informe recibido y verifica con los antecedentes acercados. Posteriormente, emite un criterio y remite al Comité de Bienes Inmobiliarios.

4

Comité de Bienes Inmobiliarios

Luego de analizar el expediente emite un parecer y remite a la Administración del Edificio respectivo.





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5

Administrador de Edificio

Se encarga de la confección del Contrato y firma del mismo. Una vez firmado el Contrato lo remite al Dpto. de Bienes inmobiliarios, entrega al Jefe de Sección.

6 Jefe de Sección de Bienes Inmobiliarios

El Jefe de Sección da ingreso en el sistema AS400, como nuevo inquilino, indicando el número de dependencia a ocupar.

7

Jefe de División Bienes Inmobiliarios

Comunicará al solicitante lo resuelto por las autoridades. Si el pedido ha sido denegado, devolverá los certificados de ingresos, la copia de la C.I. presentados- Si el pedido ha sido aceptado, procederá a la confección del Contrato de Alquiler y a la suscripción de la misma por parte del afectado y de las autoridades previo visto bueno de la Asesoría Legal.

8


Una vez firmado el Contrato de Alquiler, se exigirá el depósito de la garantía y un mes de alquiler por adelantado a los efectos de realizar la entrega de las llaves del departamento u oficina.

9


Tratamiento contable de las Expensas a recuperar y de los Alquileres Vencidos: Es responsable o encargado de la registración contable del sector, procederá a realizar diariamente los asientos contables relativos a los alquileres y expensas vencidos cobrados.

1. Proceso Contable: Expensas a recuperar. 2. Confección de Asientos: El responsable designado en la

elaboración de los asientos contables, una vez culminado el mismo elevará al Jefe de Sección para su verificación y control.

3. Reclamo en caso de atraso de Alquileres vencidos. El Administrador de cada Edificio será el responsable de realizar el reclamo al inquilino por los atrasos en el pago de alquileres. Retirando en forma quincenal los reportes de alquileres vencidos.

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Jefe de Sección Bienes Inmobiliarios

Procederá a la verificación y control del asiento contable y firmará el mismo en prueba de su conformidad, luego transferirá el documento al Jefe de División Bienes Inmobiliarios para su verificación respectiva.





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11


Verifica la imputación correcta de las cuentas contables utilizadas y luego firma en prueba de conformidad. Remite el documento a la Dirección Administrativa, quien una vez analizado el documento firmará en la casilla correspondiente y derivará a la Dirección Financiera para su proceso.

12


El Auxiliar responsable designado en la elaboración de los asientos contables, una vez culminado el mismo elevará al Jefe de Sección para su verificación y control.

13


Procederá a la verificación y control del asiento contable y firmará el mismo en prueba de su conformidad, luego transferirá el documento al Jefe de División Bienes Inmobiliarios para su verificación respectiva.

14


Verifica la imputación correcta de las cuentas contables utilizadas y luego firma en prueba de conformidad. Remite el documento a la Gerencia Administrativa, quien una vez analizado el documento firmará en la casilla correspondiente y derivará a la Gerencia Financiera para su proceso.

15


Gerencia Administrativa recibe y analiza el documento, procede a la firma. Posteriormente lo remite a la Gerencia Financiera para su proceso.





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MACROPROCESO: BIENES INMOBILIARIOS PROCESO: ADMINISTRACION DE BIENES ADJUDICADOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


Cuando la Caja de Jubilaciones y Pensiones Bancarias se adjudica un bien en subasta pública, el Jefe de Sección Bienes Inmobiliarios deberá realizar el siguiente procedimiento.

2

Asesoría Legal

La Asesoría Legal deberá comunicar por escrito a la Gerencia Administrativa – División de Bienes Inmobiliarios, la orden de posesión del bien adjudicado, adjuntando copia de los siguientes documentos relativos a la adjudicación del bien inmueble: 1 .- Informe del Comité de Postura, 2.- Aprobación del Acta de Remate y de Adjudicación del bien, 3.- Certificado de deuda a fecha de remate, 4.- Informe de rendición de gastos de remate.

3

Asesoría Legal

La Asesoría Legal debe exigir al Abogado que represente a nuestra Institución, que solicite la constitución del Juzgado en el bien inmueble adjudicado a la Caja a fin de constatar quien es la persona que se encuentra ocupando el inmueble y se labre el acta del estado de conservación del bien en cuestión.





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4

Asesoría Legal

La Asesoría Legal solicitará a la Dirección Administrativa Financiera el pago de los costos de constitución del Juzgado, debiendo imputarse dicho costo al Rubro150 “Objeto de Gasto” y Rubro 159 “Honorarios Varios”.

5 Asesoría Legal Si la propiedad subastada a favor de la Caja se encuentra libre de ocupantes el Abogado interviniente deberá gestionar la escrituración del inmueble subastado a favor de la Caja. Así mismo, y a los efectos de precautelar los intereses de nuestra Institución, el citado profesional deberá solicitar al Juzgado la "posesión provisoria" del inmueble subastado. Una vez obtenida la autorización del Juzgado para tomar posesión provisoria, el Abogado interviniente deberá comunicar tal decisión a la Asesoría Legal a fin de que se adopten las medidas pertinentes.

6 Asesoría Legal Si la propiedad subastada a favor de la Caja se encuentra ocupada, el Abogado interviniente previa escrituración a favor de la Caja, solicitará al Consejo de Administración autorización para iniciar el correspondiente juicio de desalojo y una vez obtenido el mandamiento de desalojo deberá presentarlo a la Asesoría Legal, a los efectos de su diligenciamiento. Ejecutado el desalojo, la Caja podrá tomar posesión del inmueble subastado.

7 Gerencia Administrativa

La Gerencia Administrativa y el Jefe de División de Bienes Inmobiliarios al recibir el título de transferencia Judicial, deberán contabilizar el bien inmueble en una Cuenta de activo y solicitarán a la Presidencia vía el Comité Bienes Inmobiliarios la autorización para la designación de un Encargado.

8 Asesoría Legal La Asesoría Legal deberá realizar el seguimiento y control al profesional Escribano designado para la formalización de la Escritura de Transferencia Judicial en el menor tiempo posible.





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9 Asesoría Legal Una vez obtenido el Título de propiedad del bien adjudicado, la Asesoría Legal deberá remitir dicho documento por nota a la Gerencia Administrativa – División de Bienes Inmobiliarios para su registración contable como Activo de la Caja y cancelación de la Cuenta de Orden.

10 Asesoría Legal El responsable de la registración contable, deberá contar con toda la documentación que respalde la operación a ser proveído por la Asesoría Legal.

11 División de Bienes Inmobiliarios/ Jefatura

El Jefe de División de Bienes Inmobiliarios es el responsable de la aplicación del procedimiento contable de la transferencia conforme a la Resolución N'10, Acta N'45 de fecha 02/08/2001 y su ampliación Resolución Nª7, Acta Nª82 de fecha 13/12/2001 del Consejo de Administración.

12 Jefe de Sección de Bienes Adjudicados

El Jefe de Sección de “Bienes Adjudicados a Negociar” ingresará el inmueble transferido a la lista de propiedades para la venta. El precio de venta de los inmuebles a negociar será el valor actualizado de la tasación de dicho inmueble, previa autorización del Consejo de Administración.





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MACROPROCESO: BIENES INMOBILIARIOS PROCESO: LISTA DE INMUEBLES PARA LA VENTA Y CONFECCIÓN DELPLIEGO

DE BASES Y CONDICIONES. SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

División de Bienes Inmobiliarios/ Jefatura Sección de Bienes Inmobiliarios/ Jefatura

La Jefatura de División de Bienes Inmobiliarios conjuntamente con la Jefatura de Sección de Bienes Inmobiliarios elaborarán el proyecto de la lista de inmuebles adjudicados judicialmente o en dación de pago que se encuentran disponibles para su venta; así como también el proyecto del Pliego de Bases y Condiciones y elevarán a través de un informe a la Gerencia Administrativa

2


La Gerencia Administrativa solicitará a la Asesoría Jurídica un dictamen referente al proyecto del Pliego de Bases y Condiciones y presentará el proyecto de listado para la venta a conocimiento del Comité de Bienes Inmobiliarios.

3

Comité de Bienes Inmobiliarios

El Comité de Bienes Inmobiliarios remitirá el proyecto de listado consensuado a la Gerencia Administrativa para su corrección si necesario fuere.

4

Asesoría Jurídica

La Asesoría Jurídica remitirá a la Gerencia Administrativa el dictamen correspondiente con relación al Pliego de Bases y Condiciones para la venta de los inmuebles.





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La Gerencia Administrativa presentará el informe final, acompañado del listado de inmuebles disponibles para la venta, el pliego de bases y condiciones y el dictamen de la Asesoría Jurídica y solicitará la aprobación del mismo y la autorización para la venta directa.

6 Consejo de Administración

Una vez aprobada la venta por el Consejo de Administración, la División de Bienes Inmobiliarios comunicará a la Dirección Administrativa – División de UOC para llevar adelante la publicación respectiva.

7 Jefe División de UOC

La oferta de venta de los bienes adjudicados se publicará a través de diarios de mayor circulación de la república, conteniendo las características y precio base de cada inmueble.


La Gerencia Administrativa - División de Bienes Inmobiliarios propondrá el texto de publicación a consideración del Comité de Bienes Inmobiliarios.

9 Comité de Bienes Inmobiliarios

El Comité de Bienes Inmobiliarios previa verificación del referido informe remitirá vía Gerencia Administrativa – División de UOC.


El Jefe de División de UOC presentará al Consejo de Administración el resultado del Concurso de Publicación y solicitará la aprobación del costo respectivo.


El texto a publicarse contendrá entre otros los siguientes datos: a) Número de referencia del Bien b) Número de Finca, Cta. Cíe. Ctral. o Padrón. c) Distrito, localidad y superficie. d) Valor de tasación o retasación actualizado.





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MACROPROCESO: BIENES INMOBILIARIOS PROCESO: SISTEMA DE ENAJENACIÓN DE BIENES SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

La venta de los bienes ejecutados judicialmente o en dación de pago a la Caja, podrá ser realizada por una de las siguientes formas, en este orden consecutivo:

Por Concurso de Precios; Por la contratación de empresas inmobiliarias o de servicios

de reconocida experiencia en la materia, debiendo a tal efecto contar, como mínimo, con tres ofertas y condiciones para su elección, y

Por remate público, debiendo seguirse el procedimiento establecido en el Código Procesal Civil al respecto.

2

Consejo de Administración

En el concurso de precios, el Consejo de Administración, a propuesta de la Comisión de Bienes Inmobiliarios, aprobará:

El pliego de bases y condiciones. La lista de bienes a ofertar. El precio base de cada inmueble. La Comisión Negociadora encargada de la Apertura de

Sobres. La Comisión Negociadora estará conformada por un Miembro Titular del Consejo de Administración, un representante del Comité de Bienes Inmobiliarios, la Asesoría Legal, la Auditoria Interna, la Gerencia Administrativa – División de Bienes Inmobiliarios y la Dirección Financiera.





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3

Comisión Negociadora

La Comisión Negociadora estudiará las ofertas recibidas y presentará su informe al Consejo de Administración.

4

Consejo de Administración

Solamente el Consejo de Administración podrá adjudicar o desestimar las ofertas recibidas, conforme al informe de la Comisión Evaluadora y a las reservas hechas en el Pliego de Bases y Condiciones pertinentes.

5

Empresa Inmobiliaria Adjudicada

La Venta Directa por intermedio de la Empresa Inmobiliaria adjudicada se utilizará cuando habiéndose ofertado un inmueble a través del Concurso de Precios, no se presentase ningún interesado.

6


Se otorgará a la Empresa Inmobiliaria un plazo no mayor a seis meses para la concreción de venta de los inmuebles, pudiendo prorrogarse por otro periodo igual en caso de contar con un informe positivo de las gestiones realizadas.

7


La Empresa inmobiliaria comunicará por escrito a la Caja de Jubilaciones y Pensiones Ranearías la venta de uno o más inmuebles, indicando las condiciones de venta (contado o financiado).

8

Por último, las propiedades que no pudieron ser vendidas en este proceso serán rematadas conforme a lo que establece el Código Procesal Civil. Forma de Cobro:

Contado Crédito, conforme a la Reglamentación de Préstamo vigente.

9 Comisión Negociadora

En caso de no adecuarse al Reglamento referido, la Comisión Negociadora estudiará caso por caso y elevará su parecer a consideración del Consejo de Administración.





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CÓDIGO: MPRO-GA-01-11

MACROPROCESO: RR.HH. PROCESO: PAGO RUBRO HONORARIO PROFESIONALES – SERVICIOS

TERCERIZADOS OTROS PROFESIONALES CONTRATADOS. SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1 Auxiliar de División RR.HH.

El Auxiliar de RR.HH. conjuntamente con el Jefe de Division es el encargado de recibir la resolución emitida por el Consejo de Administración, en relación a los Honorarios Profesionales o Servicios Tercerizados.- La resolución es remitida por la Secretaria General.

2 Auxiliar de División RR.HH.

Elabora el contrato de relación por la prestación de los Servicios, conforme a la vigencia de la resolución. Una vez elaborado el contrato se solicita la firma del profesional y se procede al pago según la resolución.

3 Jefe de División RR.HH.

En el caso de los cursos de capacitación, a pedido del/los interesados se elabora el informe correspondiente con todos los respaldos del caso, este se remite a la Secretaria General, quién remite al Consejo de Administración el informe para su autorización, emitiendo la Resolucion respectiva, para el pago con relación a la factura presentada por el proveedor del servicio.

4 Jefe de División RR.HH.

Verifica las liquidaciones que realiza el Auxiliar en concepto de pagos a Profesionales. Posteriormente firma conjuntamente con el Gerente del área Administrativa y remite a la Sección de Contabilidad y Presupuesto para su procesamiento.





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MACROPROCESO: RR.HH. PROCESO: PAGO DE OTROS BENEFICIOS SOCIALES (REFRIGERIO,

BONIFICACIÓN FAMILIAR, Y OTROS) SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1

Jefe de División RR.HH.

Para el pago de referencia una vez realizado el control de la asistencia y el control de las edades de los hijos/as, se procesan deducciones si existiese, se generan los importes establecidos en las Normas Administrativas Vigentes y en caso de existir saldos negativos se procede de la misma forma como para con la planilla de sueldo.-

2


Recibe la planilla el Jefe de RR.HH. para su verificación y Control. Posteriormente remite la planilla a la Gerencia Administrativa para su control y VºBº.

3

Auxiliar de División RR.HH.

Una vez verificada la nueva planilla y con las firmas correspondientes por parte de los superiores se procesa la orden de deposito generándose un listado en el cual se detallan los importes a ser acreditados en las cuentas habilitadas para el efecto, esta planilla es remitida al sector de T.C. (tarjeta de crédito) para el acreditamiento en las cuentas respectivas de los Empleados, estos datos también son remitidos por Corres Electronico al sector precitado.- .





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4


Realizar las transferencias de datos de Entrada y Salida del día anterior, concerniente al proceso de datos de RR.HH., para pasarle al Auxiliar, para preparación y elaboración del informe.

5


Posteriormente genera los recibos correspondientes y la planilla de aportes para ser remitida a la Sección Aportes, en el área de Jubilaciones.

6

Jefe de Sección Aportes

La Jefatura de Sección Aportes recibe la planilla de Aportes, para su proceso en el área.





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MACROPROCESO: RR.HH. PROCESO: PAGO DE GRATIFICACIONES A FUNCIONARIOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


Procede a realizar el cálculo por cada uno de los funcionarios, procesa los gastos deducibles si existiesen, y aplican las sanciones establecidas en el Anexo de las Normas Administrativas, si corresponden. (este proceso se realiza en forma manual ya que el sistema no está preparado para la generación de los importes de la gratificación en forma proporcional).

2


Al igual que en los casos anteriores en caso de existir saldos negativos el Auxiliar de RR.HH. procede de la misma forma.

3


El Jefe de RR.HH. verifica los diversos informes que elabora el Auxiliar de RR.HH., en caso de necesidad realiza las modificaciones pertinentes.

4


Una vez verificada la nueva planilla y con las firmas correspondientes por parte de los superiores se procesa la orden de deposito generándose un listado en el cual se detallan los importes a ser acreditados en las cuentas habilitadas para el efecto, esta planilla es remitida al sector de T.C. (tarjeta de crédito) para el acreditamiento en las cuentas respectivas de los Empleados, estos datos también son remitidos por Corres Electronico al sector precitado.- .





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5

Jefatura de División RR.HH.

Posteriormente el Jefe de RR.HH. y/o su Auxiliar generan los recibos correspondientes y la planilla de aportes para la Gerencia de Jubilaciones.

6

Jefatura de División RR.HH.

Recaba los datos necesarios y elabora los informes que guardan relación al sector, para informar posteriormente a las Gerencias y/o Consejo de Administración. Incluye entre otros los siguientes informes:

designación por sustituciones de cargos y su posterior pago,

licencias por reposo enfermedad, maternidad, o lactancia, pagos por beneficios antigüedad, titulo, hijos,

fallecimiento, nacimiento etc. todo lo contemplado en las Normas Administrativas

vigentes, pedidos de capacitación p/funcionarios, designaciones interinas).

7


Una vez generados los informes son remitidos a la Gerencia Administrativa para su control y VºBº.

8

Gerencias Afectadas y Consejo de Administración

Posteriormente se remiten los informes a las áreas afectadas y una copia al Consejo de Administración para su conocimiento.





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MACROPROCESO: RR.HH. PROCESO: SEGURO MÉDICO DE EMPLEADOS SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


Todos los días o hasta 48 horas, la Empresa proveedora del Servicio de Seguro Médico envía los listados de Empleados internados. En base al listado recibido del proveedor se solicita una cuenta parcial para realizar una auditoría y verificar las facturas recibidas, controlando que estén acorde al Contrato.

2


Verifica que se cumpla el Contrato firmado con el Proveedor. El control finaliza cuando el personal internado sale de alta y está conforme con lo que le cobraron.

3


Preparar notas de reembolsos: para casos de médicos que no están en el seguro: se solicita el reembolso y la prepaga le entrega una contraseña para que el titular pase a retirar.

4


Preparar visaciones: el funcionario entrega su orden a la Auxiliar de RR.HH.: se escanea la orden y se envía a la prepaga y ésta devuelve visada con la cobertura correspondiente.





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5


Se vuelve a verificar si la cobertura está de acuerdo al Contrato y se imprime en 2 copias (una para el funcionario y otra para archivo).

6


Preparar Planilla de descuento de la prepaga: 3 planillas pasan por correo entre el 20-24 del mes. Una vez verificado se envía la factura. Se preparan facturas individuales por seguro médico. – adherentes pagos: (hijos mayores de 23 años, suegros, nietos, hermanos hasta 50 años. Cobertura odontológica por cuenta del funcionario).

7


Firma autorización de Planilla de descuentos por Prepaga de Seguro Médico del Personal.





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MACROPROCESO: RR.HH. PROCESO: ELABORACIÓN DE LA PLANILLA DE PAGO SUELDOS AL PERSONAL

Y DE LA INSTITUCIÓN Y EL PAGO DE LA DIETA A LOS CONSEJEROS.-

SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


En el sistema se cuenta con una base de datos con todos los haberes fijos, una vez cargadas todas las deducciones, se procede a la verificación de los mismos, se procesan los datos y se emite una planilla de disponibilidades a fin de verificar los saldos.

2


En caso de existir negativos, se ajusta alguna deducción a su margen de disponibilidad de pago, nuevamente se procesan los datos y se vuelve a emitir la planilla final de haberes.

3


El Jefe de RR.HH. recibe la planilla del Auxiliar para su control y firma. Posteriormente remite la planilla a la Auditoría Interna para su control y VºBº. una vez verificada esta planilla y con la firmas correspondientes la Gerencia del área, Auditoría Interna, Gerencia General y Presidencia. Se generan los asientos de pagos y la orden de acreditamiento.





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4


genera un listado detallando los importes a ser abonados datos que son remitidos vía correo electrónico al sector de T.C. (Jefe de Sección Tarjeta de crédito) para el acreditamiento en las cuentas respectivas.-

5


Posteriormente el Jefe de RR.HH. y/o su Auxiliar generan los recibos de sueldos y la planilla de aportes para la Jefatura de Sección Aportes, en el área de Jubilaciones.

6

Jefe de Sección Jubilaciones y Pensiones

El Jefe de la Sección Aportes, dependiente de la Gerencia de Jubilaciones y Pensiones, recibe la Planilla de aportes, para dar continuidad a su proceso en el área.





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MACROPROCESO: RR.HH. PROCESO: VERIFICACIÓN DEL INFORME DE ASISTENCIA DIARIA DE LOS

FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCIÓN.- SUBPROCESO:


TAREA POR ACTIVIDAD

1


El Auxiliar de RR.HH. emite un Reporte Diario de Asistencia de los Funcionarios a la Institución, que es generado a través del Sistema informático AS400.

2


El Auxiliar de RR.HH. procede a cotejar con el reporte diario de asistencia, emitido por el sistema y lo cruza con el informe elaborado en el sector.

3


Procede a verificar la asistencia de los funcionarios a través de los mecanismos de control establecidos en la Institución, para en caso de necesidad proceder a aplicar las sanciones correspondientes si corresponden.

4


La Gerencia Administrativa recibe el informe de asistencia de los funcionarios, para su conocimiento y VºBº.

PROCEDIMIENTOS DE GERENCIA ADMINISTRATIVA · Manual de Procedimientos Caja de Jubilaciones y...

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