PROCESO DE CIERRE PRESUPUESTAL FONDOS DE SERVICIOS EDUCATIVOS ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ Secretaría...
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PROCESO DE CIERRE PRESUPUESTAL
FONDOS DE SERVICIOSEDUCATIVOS
ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁSecretaría de Educación Subsecretaría de Gestión Institucional Dirección Financiera
Oficina de Presupuesto
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE CIERRE PRESUPUESTAL
INICIO
Determinar los saldos de los compromisos
EXISTEN
Verificar los saldos de las obligaciones
Determinar las disponibilidades que no se comprometieron y que están asociadas a algún proceso
contractual.
LIBERAR SALDOS
Revisar registros presupuestales y liberación
de saldos.
Liquidar de las tarjetas presupuestales.
Determinar los pasivos exigibles, si se presentan.
LISTA DE CDP
EXISTEN
LIBERAR SALDOS
LISTA DE RP
EXISTEN LISTA DE PASIVOS
Realizar la legalización de la caja menor.
Se determinan los saldos finales en bancos
Identificar las obligaciones que se presenten al cierre de la
vigencia
EXISTEN CXP
2
1
Establecer las reservas presupuestales para la siguiente
vigencia.
EXISTEN
LISTA destinación
específica sin comprometer
Establecer los recursos con destinación específica sin
comprometer
EXISTEN
Determinar la relación de acreedores.
Definir los reconocimientos
EXISTEN
LISTA ACREEDORE
S
RESERVAS
Generar el estado de tesorería
ESTADO DE TESORERIA
FIN
3
1Y2
7
8
9
4
5
6
PROCESO DE CIERRE PRESUPUESTAL
Revisar la ejecución de cada contrato, con las Tarjetas Presupuestales, determinar los saldos pendientes de ejecución a diciembre 31 de la vigencia actual, la cual se determina hallando la diferencia entre el presupuesto definitivo por cada rubro restándole lo ejecutado del año
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 01 Y 02
• Verificar las cuentas por pagar, contabilidad (conciliación a 31 de dic), TESORERÍA (Físicas) con el saldo de obligaciones en presupuesto.
• Listar las disponibilidades pendientes de compromisos y validarlas con su respectivo rector, a fin de evidenciar si son o no, necesarias en el proceso contractual en curso
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 03
• Revisan el listado de disponibilidades y generar la liberación de las que no tienen compromisos.
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 04
• Realizar revisión de los registros presupuestales emitidos a fin de determinar si existen saldos a liberar. Verificar que todos los CDP expedidos soporten uno o varios registros presupuestales y aquellos que no lo hacen, a solicitud del ordenador del gasto que requirió su expedición, sean anulados.
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 05
• Habiendo generado los saldos reales en cada tarjeta presupuestal, deberá liquidarse y determinar el saldo por ejecutar, a fin de llevar este saldo al Acta de reporte de Excedentes Financieros (Ver guía Anexo N° 10).
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 06
• Determinar si existen deudas o reservas de la vigencia anterior. Teniendo en cuenta el procedimiento en la incorporación de los rublos 334 o 316.
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 07
• Realizar la legalización de la caja menor, de acuerdo al procedimiento establecido en la resolución de constitución de la misma y realizando el reintegro de los dineros en efectivo que se generaron como saldos definitivos. o (Ver guía ).
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 08
• Solicitar los extractos bancarios con corte a 31 de diciembre de la vigencia de las cuentas de ahorro y corriente.
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 09
• Generar las obligaciones que surjan como consecuencia de contratos de suministro de bienes, obras o prestación de servicios que sean recibidos a satisfacción antes del 31 de diciembre de 2014 y no alcancen a ser pagados en esta anualidad. (Ver guía Anexo N° 8)
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 10
FORMATO No. 1COLEGIO DISTRITAL JUAN REY
ACTA DE CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR DE LA VIGENCIA DE 2014
En Bogotá, D.C:, a los doce (12) días del mes de diciembre de 2011 se reunieron VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGO en calidad de ORDENADOR del Gasto y MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑON como Auxiliar Administrativo con funciones financieras con el fin de determinar al cierre de la vigencia la relación de los compromiso pendientes de pago, que se discriminan en la siguiente forma:
No. RPNo. ORDEN
O CONTRATO
No. ORDEN DE PAGO
NOMBRE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR
no hay cuentas por pagar 0 1.321.321 0
TOTAL 1.321.321
No siendo otro el objeto de la presente acta se firma por los que en ella intervinieron
VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGO MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑONORDENADOR del Gasto Aux. Adtivo con funciones financieras
CONCEPTO PARCIAL TOTAL
1) SALDOS A 12 DE DICIEMBRE DE 2014 EN:
(+) Caja 0,00
(+) Cuentas Corrientes 8.884.420,00
(+) Cuentas de Ahorro 7.688.572,00
(+) Inversiones Temporales 0,00
= TOTAL FONDOS DISPONIBLES 16.572.992,00
(-) Fondos con destinación específica año 2010 y anteriores 0,00
(-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 2011 1.321.321,00
(-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 2010 2.121.212,00
(-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 2015 0,00
= DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) 13.130.459,00
RESERVAS PRESUPUESTALES(2) 5.304.751,00
(-) Reservas presupuestales constituídas para el 2015 5.304.751,00
= SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) 7.825.708,00
RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2014 0,00
(+) Transferencias Administración Central 0,00
(+) Otras Transferencias de la Nación 0,00
(+) Otros Reconocimientos de Ingresos 0,00
= SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 7.825.708,00
• Comprende los compromisos que a 31 de diciembre de 2014 no se hayan cumplido por las razones imprevistas no contempladas. Esto implica que el bien no se reciba al cierre de la vigencia, o que la obra no se alcance a terminar o el servicio no se preste en su totalidad, pero el compromiso esté legalmente contraído, desarrolle el objeto de la apropiación y cuente con el respectivo registro presupuestal. (Ver guía Anexo N° 8)
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 11
FORMATO No. 2
COLEGIO DISTRITAL JUAN REYACTA DE CONSTITUCIÓN DE RESERVAS DE LA VIGENCIA DE 2011
En Bogotá, D.C:, a los doce (12) días del mes de diciembre de 2011 se reunieron VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGO en calidad de ORDENADOR de Gasto y MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑON como Auxiliar Administrativo con funciones financieras con el fin de determinar al cierre de la vigencia la relación de los compromiso pendientes de pago, que se discriminan en la siguiente forma:
CÓDIGO PPTAL
DENOMINACIÓN DEL RUBRO No. RP No. ORDEN O
CONTRATONOMBRE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO VALOR
33103Proyecto Medio
Ambiente y Prevención
71 71 GESTORES AMBIENTALES COMPRA DE BOTIQUINES 821.976
311010901 Honorarios 5 5 MARIA DE PILAR CIFUENTES R. SALDO HONORARIOS 354.375
311011001Sistematización de
Boletines 25 25 GUSTAVO ALBERTO RANGEL MANTILLA
SALDO SISTEMATIZACION DE BOLETINES 1.334.000
311020801Sistematización de
Boletines 70 70 GESTORES AMBIENTALES FUMIGACION Y LAVADO DE TANQUES 974.400
311020801Mantenimiento de la
Entidad JOSE ARMANDO BOLIVAR FORERO
REPARCHEO PATIO Y ARREGLO DE TECHO 1.820.000
SUBTOTAL 5.304.751
SUBTOTAL 5.304.751
TOTAL 5.304.751 No siendo otro el objeto de la presente acta se firma por los que en ella intervinieron
VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGO MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑON ORDENADOR del Gasto Aux. Adtivo con funciones financieras
CONCEPTO PARCIAL TOTAL
1) SALDOS A 12 DE DICIEMBRE DE 2014 EN:
(+) Caja 0,00
(+) Cuentas Corrientes 8.884.420,00
(+) Cuentas de Ahorro 7.688.572,00
(+) Inversiones Temporales 0,00
= TOTAL FONDOS DISPONIBLES 16.572.992,00
(-) Fondos con destinación específica año 2010 y anteriores 0,00
(-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 2011 1.321.321,00
(-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 2010 2.121.212,00
(-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 2015 0,00
= DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) 13.130.459,00
RESERVAS PRESUPUESTALES(2) 5.304.751,00
(-) Reservas presupuestales constituídas para el 2015 5.304.751,00
= SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) 7.825.708,00
RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2014 0,00
(+) Transferencias Administración Central 0,00
(+) Otras Transferencias de la Nación 0,00
(+) Otros Reconocimientos de Ingresos 0,00
= SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 7.825.708,00
• Son los recursos disponibles, sin comprometer, al cierre de la vigencia fiscal que se hayan recibido con DESTINACIÓN ESPECÍFICA.
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 12
CONCEPTO PARCIAL TOTAL
1) SALDOS A 12 DE DICIEMBRE DE 2014 EN:
(+) Caja 0,00
(+) Cuentas Corrientes 8.884.420,00
(+) Cuentas de Ahorro 7.688.572,00
(+) Inversiones Temporales 0,00
= TOTAL FONDOS DISPONIBLES 16.572.992,00
(-) Fondos con destinación específica año 2010 y anteriores 0,00
(-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 2011 1.321.321,00
(-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 2010 2.121.212,00
(-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 2015 0,00
= DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) 13.130.459,00
RESERVAS PRESUPUESTALES(2) 5.304.751,00
(-) Reservas presupuestales constituídas para el 2015 5.304.751,00
= SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) 7.825.708,00
RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2014 0,00
(+) Transferencias Administración Central 0,00
(+) Otras Transferencias de la Nación 0,00
(+) Otros Reconocimientos de Ingresos 0,00
= SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 7.825.708,00
FORMATO No. 4COLEGIO DISTRITAL JUAN REY
RECURSOS CON DESTINACION ESPECÍFICA SIN COMPROMETER
FECHA DE CORTE : Diciembre 12 de 2014
CONCEPTO RESOLUCIÓN EXPEDIDA SALDO TOTAL 0
VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGOORDENADOR DEL GASTO
FIRMA
MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑONAUXILIAR FINANCIERO
FIRMA
• Corresponde a los valores pendientes de pago al cierre de la vigencia a favor de la Dirección de Impuestos Distritales y la DIAN por concepto de impuestos y anticipo de impuestos, que fueron descontados del valor bruto de las órdenes de pago
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 13
FORMATO No. 5COLEGIO DISTRITAL JUAN REY
RELACIÓN DE ACREEDORESFECHA DE CORTE : Diciembre 12 de 2011
NOMBRE DEL BENEFICIARIO CONCEPTO No. ORDEN
DE PAGO No. CHEQUE ENTIDAD BANCARIA
FECHA DE EXPEDICIÓN VALOR
2.121.212TOTAL 2.121.212
VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGOORDENADOR DEL GASTO
FIRMA
MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑONAUXILIAR FINANCIERO
FIRMA
CONCEPTO PARCIAL TOTAL
1) SALDOS A 12 DE DICIEMBRE DE 2014 EN:
(+) Caja 0,00
(+) Cuentas Corrientes 8.884.420,00
(+) Cuentas de Ahorro 7.688.572,00
(+) Inversiones Temporales 0,00
= TOTAL FONDOS DISPONIBLES 16.572.992,00
(-) Fondos con destinación específica año 2010 y anteriores 0,00
(-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 2011 1.321.321,00
(-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 2010 2.121.212,00
(-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 2015 0,00
= DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) 13.130.459,00
RESERVAS PRESUPUESTALES(2) 5.304.751,00
(-) Reservas presupuestales constituídas para el 2015 5.304.751,00
= SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) 7.825.708,00
RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2014 0,00
(+) Transferencias Administración Central 0,00
(+) Otras Transferencias de la Nación 0,00
(+) Otros Reconocimientos de Ingresos 0,00
= SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 7.825.708,00
• Los reconocimientos son recursos que al cierre de la vigencia no han ingresado a la Tesorería, pero de los cuales se tiene absoluta certeza que se recibirán en una fecha posterior a la del cierre presupuestal. Los reconocimientos tendrán como soporte un Acto Administrativo o Certificación.
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PASOS 14
FORMATO No. 6COLEGIO DISTRITAL NUEVA DELHI
RECONOCIMIENTOSFECHA DE CORTE : Diciembre 12 de 2011
CONCEPTO RESOLUCIÓN EXPEDIDA MONTONO HAY RECONOCIMIENTOS TOTAL 0
VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGOORDENADOR DEL GASTO
FIRMA
MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑONAUXILIAR FINANCIERO
FIRMA
CONCEPTO PARCIAL TOTAL
1) SALDOS A 12 DE DICIEMBRE DE 2014 EN:
(+) Caja 0,00
(+) Cuentas Corrientes 8.884.420,00
(+) Cuentas de Ahorro 7.688.572,00
(+) Inversiones Temporales 0,00
= TOTAL FONDOS DISPONIBLES 16.572.992,00
(-) Fondos con destinación específica año 2010 y anteriores 0,00
(-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 2011 1.321.321,00
(-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 2010 2.121.212,00
(-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 2015 0,00
= DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) 13.130.459,00
RESERVAS PRESUPUESTALES(2) 5.304.751,00
(-) Reservas presupuestales constituídas para el 2015 5.304.751,00
= SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) 7.825.708,00
RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2014 0,00(+) Transferencias Administración Central 0,00
(+) Otras Transferencias de la Nación 0,00
(+) Otros Reconocimientos de Ingresos 0,00
= SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 7.825.708,00
• Realizar las operaciones financieras necesarias a fin de conocer el superávit o déficit financiero- valor soporte de los excedentes financieros de la vigencia. (Ver guía Anexo Nº 12), conciliar entre giros presupuestales pagos efectivos de la vigencia, cuentas por pagar y reservas presupuestales para establecer una situación fiscal y de tesorería real y definitiva, de esta manera se establece el acta de excedentes financieros.
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 15
ESTADO DE TESORERÍA YDICIEMBRE 31 DE 2014COLEGIO DISTRITAL I.E.D.
CONCEPTO PARCIAL TOTAL
1) SALDOS A 12 DE DICIEMBRE DE 2014 EN: (+) Caja 0,00 (+) Cuentas Corrientes 8.884.420,00 (+) Cuentas de Ahorro 7.688.572,00 (+) Inversiones Temporales 0,00
= TOTAL FONDOS DISPONIBLES 16.572.992,00(-) Fondos con destinación específica año 2010 y anteriores 0,00 (-) Cuentas por pagar en poder del Tesorero año 2011 1.321.321,00
(-) Acreedores Varios a diciembre 31 de 2010 2.121.212,00 (-) Matriculas y Pensiones recibidas por anticipado año 2015 0,00
= DISPONIBILIDAD NETA EN TESORERIA (1) 13.130.459,00 RESERVAS PRESUPUESTALES(2) 5.304.751,00
(-) Reservas presupuestales constituídas para el 2015 5.304.751,00 = SUPERAVIT/DEFICIT (1-2) 7.825.708,00 RECONOCIMIENTOS (CERTIFICADOS) AÑO 2014 0,00
(+) Transferencias Administración Central 0,00 (+) Otras Transferencias de la Nación 0,00 (+) Otros Reconocimientos de Ingresos 0,00 = SITUACION FISCAL Y/O EXCEDENTES FINANCIEROS 7.825.708,00 VICTOR HUGO GALINDO BUITRAGO ORDENADOR DEL GASTO Firma MARIA NOHEMI AVENDAÑO CAÑON AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES FINANCIERAS Firma
Dirección Financiera - Oficina de Presupuesto
PASOS 01 Y 02
MUCHAS GRACIAS