Proceso gestión de las comunicaciones del proyecto

ANEXO 5.

POLÍTICA DE CALIDAD PARA LA FORMULACIÓN Y GERENCIA DE PROYECTOS CON COMPONENTE DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES EN EL DISTRITO CAPITAL

1. DEFINICION E IMPLANTACION DE METODOLOGIA DE GERENCIA DE

PROYECTOS

1.9 “PROCESO GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO”

COMISIÓN DISTRITAL DE SISTEMAS

Bogotá D.C. Octubre 2008

Certificado Nº CO-SC5107-1

Gestión Disciplinar ia verbal y ordinar ia con respecto a losservidores públicos de la Secretar ía General de la AlcaldíaM ayor Alcaldía M ayor de Bogotá D.C.


Atencióny d ireccionamientode quejas, reclamos sugerencias,solicitudes de inf ormación, gestión de respuestas yseguimiento de los requerimientos sin responder, recibidos delos ciudadanos conrespectoa las Entidades Distr itales

Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195

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PROCESO GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La gestión de las comunicaciones del proyecto incluye los procesos requeridos para asegurar en forma oportuna la generación, recolección, diseminación, almacenamiento y disposición de la información del proyecto.

• Determinando la información y comunicaciones necesarias de los interesados en el proyecto.

• Haciendo que la información necesaria esté disponible a tiempo para los interesados del proyecto.

• Recolectando y distribuyendo la información de desempeño del proyecto.

• Manejando las comunicaciones para satisfacer los requerimientos de los interesados del proyecto.

1. PLANEACIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO

La planeación de las comunicaciones involucra determinar la información y comunicaciones necesarias de los actores: quién necesita qué información, cuándo será necesaria, cómo se les dará, y quién la suministrará. A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la planeación de las comunicaciones y las salidas generadas en el proceso.

Planeación de las Comunicaciones

del Proyecto

• Alcance del

proyecto

• Restricciones

• Supuestos o pre-misas

• Plan gestión decomunicaciones

Insumos Salidas

Planeación de las

Comunicaciones

Del Proyecto

Distribución de

Información del Proyecto

Reportes de

desempeño del Proyecto

Gestión de las ComunicacionesDel Proyecto

Administración de los

interesados del Proyecto

3

INSUMOS

Alcance del proyecto. El alcance contiene documentación básica para la toma de decisiones y sirve para confirmar los interesados del proyecto. Restricciones. Son limitaciones que afectarán el desempeño del proyecto.

Supuestos o premisas. Son factores que afectan los aspectos de la planeación y son parte de la elaboración progresiva del proyecto.

Es importante también considerar otros insumos para la planeación de las comunicaciones como el plan de gestión del proyecto (premisas y restricciones), los procesos organizacionales existentes (lecciones aprendidas e información histórica) y los factores ambientales organizacionales (cultura, estructura, estándares, infraestructura).

TÉCNICAS PARA LA PLANEACIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Las necesidades de información de los diferentes interesados se deben analizar para desarrollar una visión tan completa como sea posible de las mismas y determinar las fuentes de información para satisfacer aquellas necesidades.

Necesidades de informaciónInterna Externa

Elaborado por :

Observaciones:

Descripción requerimiento Tipo Formato Análisis Información

Requerimientos de comunicaciones de los interesados

Disciplinas, departamentos y especialistas involucrados en el proyecto:

Organización del proyecto e interesados:

Planeación de lasComunicaciones

del Proyecto

• Alcance del proyecto

• Restricciones

• Supuestos o premisas

4

SALIDAS

Plan de gestión de comunicaciones. Detalla los métodos que se utilizarán para recolectar y almacenar varios tipos de información. Debe contener una descripción de la información que se va a distribuir, incluyendo formatos, contenido, nivel de detalle, y definiciones o convenciones a ser utilizadas.

Propósito de la distribución de

informaciónTipo Formato Contenido Nivel de detalle

Definiciones y/o

convenciones

Fecha Inicio Distribución

Fecha Fin Distribución

Emisor Receptor

Medio de comunicación y/o

método de transmisión

Frecuencia distribución información

Método actualización

Elaborado por :

Plan de gestión de las comunicacionesEstructura de Distribución de la InformaciónInformación a Distribuir a los interesados

Observaciones :

2. DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN DEL PROYECTO

La distribución de información implica que la información necesaria esté disponible para los interesados en el proyecto de manera oportuna. A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la distribución de información del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

Planeación de las Comunicaciones

del Proyecto•Plan gestión de comunicaciones

Distribución deInformacióndel Proyecto

•Plan gestión decomunicaciones • Requerimientos

de cambios

Insumos Salidas

5

INSUMOS

El plan de gestión de comunicaciones fue explicado en el numeral anterior.

TÉCNICAS PARA LA DISTRIBUCIÓN DE INFORMACIÓN

Las habilidades de comunicación son utilizadas para intercambiar información. El remitente es responsable de hacer que la información sea clara, precisa y completa, de tal forma que el receptor la pueda recibir correctamente. El receptor es responsable de asegurarse que la información recibida está completa y es entendida correctamente.

Descripción Información Emisor Receptor Frecuencia Medio o Forma de Acceso Responsable Nivel de Seguridad

Relación Comunicaciones

Observaciones:

Gerente del Proyecto Patrocinador del Proyecto Equipo del Proyecto

Líder del equipo del

Proyecto

Dueño o responsable de la

operación

Gerente del Proyecto X X X

Patrocinador del Proyecto X

Equipo del Proyecto X X X

Líder del equipo del Proyecto X X X

Dueño o responsable de la operación X X X

Matriz de Comunicaciones (A quién)

Observaciones:

SALIDAS

Distribución deInformacióndel Proyecto• Plan gestión de comunicaciones

Distribución deInformacióndel Proyecto

• Requerimientos de cambios

6

Requerimientos de cambios. Los cambios en el proceso de distribución de información deben dar inicio a los cambios de los planes de gestión del proyecto y de las comunicaciones.

Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___

Observaciones y/o recomendaciones :

Fecha autorización

Autorizador Fecha Implementación (en caso de aprobación)

Trámite de autorización del requerimiento

Aprobado Rechazado Postergado

REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS

Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio

Fecha solicitud del cambio:Originador del cambio:

Descripción del cambio :Razón del cambio :

OtrasOrganización

Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento

Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Cronograma

Es importante también considerar como salidas dentro de la distribución de información del proyecto documentación sobre las lecciones aprendidas, registros del proyecto (memos, correspondencia) y los reportes del proyecto.

3. REPORTES DE DESEMPEÑO DEL PROYECTO

Los reportes de desempeño involucran recolectar y distribuir la información sobre el desempeño para proveer a los interesados de información sobre cómo se están utilizando los recursos para lograr el alcance del proyecto. Incluye reportes de estado, progreso y pronósticos del proyecto. A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para el reporte de desempeño del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

INSUMOS

Reportes de desempeñodel Proyecto

• Mediciones deldesempeño

• Mediciones delcontrol de calidad

• Requerimientosde cambios apro-bados

• Entregables

•Reportes dedesempeño

•Requerimientosde cambios

•Recomendaciones

Insumos Salidas

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Mediciones del desempeño. Los valores calculados para los costos de los

componentes de la estructura detallada de trabajo, especialmente los paquetes de trabajo y el control de cuentas deben documentarse y publicarse.

EPTPVP

Realizado Por :

OBSERVACIONES:

Valor Ganado

Código identificación

de la ActividadDescripción de la Actividad CPTP CPTR CRTR VC VP PVC IEC

Mediciones del control de calidad: Corresponden a los registros de las

pruebas y mediciones del control de calidad para su comparación y análisis.

Med

ició

n

Efi

caci

a

Med

ició

n

Efi

caci

a

Med

ició

n

Efi

caci

a

Calidad del

servicio

INDICADOR

Auditorías Internas de Calidad

PERIODO 1 PERIODO 2

CUANTIFICADOR (INDICE) META

Mediciones de Control de CalidadPERIODO

Contribuír al

mejoramiento

continuo de la

eficacia del

sistema

Eficacia

Cambios implementados

# cambios implementados / #

total cambios aprobados

Eficiencia

Porcentaje de indicadores

cumplidos / total indicadores

Porcentaje entregables

oportunos / total entregables

OBJETIVO

Requerimientos de cambios aprobados. Corresponde a los cambios aprobados para expandir o reducir el alcance del proyecto, modificar los costos estimados o para revisar la duración de las actividades. Entregables. Proveen información sobre el resultado del proyecto.

Reportes deDesempeñodel Proyecto

• Mediciones del desempeño

• Mediciones del control de calidad

• Requerimientos de cambios aprobados

• Entregables

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RealizaciónRevisión Calidad

Entrega Aceptación

Realizado por:

Observaciones :

Lista de EntregablesFechas de controlFase del

ProyectoNombre del Entregable

Descripción del Entregable

Criterios de Aceptación

Responsable

TÉCNICAS PARA REPORTES DE DESEMPEÑO

Para valorar el estado y/o progreso del proyecto se deben efectuar reuniones en las cuales se hagan revisiones del desempeño y se intercambie información acerca del proyecto. En cada reunión se debe elaborar el acta de la misma.

ACTA DE REUNION

Lugar : Fecha : Hora : Objetivo : ASISTENTES

NOMBRE FUNCION

SEGUIMIENTO A COMPROMISOS ANTERIORES

ACTIVIDAD / PLAN DE ACCION

RESPONSABLE FECHA PROPUESTA

FECHA DE EJECUCION

OBSERVACIONES

TEMAS NUEVOS A TRATAR

________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________

COMPROMISOS NUEVOS

ACTIVIDAD / PLAN DE ACCION FECHA

PROPUESTA RESPONSABLE RECURSOS NECESARIOS

FIRMA DE LOS ASISTENTES

NOMBRE FUNCION

SALIDAS

Reportes de Desempeño del Proyecto

• Reportes de desempeño

• Requerimientos de cambios• Recomendaciones

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Reportes de desempeño: Los reportes de desempeño organizan y resumen la información obtenida y presentan los resultados de los análisis. Los formatos de reportes incluyen barras, tablas, histogramas y curvas.

A continuación se presentan algunas ilustraciones sobre reportes de desempeño.


actividad

Logro Alcanzado

Ejecutor Cierre


actividad

Descripción de la Actividad

Logro Alcanzado EjecutorFecha Cierre

Estado Actividad


actividad


EjecutorFecha

OriginalNueva Fecha

Impacto

Elaborado por : Autorizado por:

INFORME SEMANAL DE ESTADO

Otros Temas de Interés :

Observaciones :

Actividades Cerradas durante la semana XX-XX-XX


Actividades a Cerrar durante la semana XX-XX-XX

Variaciones del Proyecto

10

-20000

0

20000

40000

60000

80000

100000

120000

140000

160000

1 2 3 4 5 6

Presupuesto

Valor Ejecutado

Costo Actual

Costo Variable

Código Identificación

Actividad


PresupuestoValor

EjecutadoCosto Actual

Costo Variable

1 Planeación comunicaciones 63000 58000 62500 -4500

2 Distribución Información 64000 48000 46800 1200

3 Elaboración documentación 23000 20000 23500 -3500

TOTALES 150000 126000 132800 -6800

Reporte en forma de tabla

Recomendaciones: Sobre acciones correctivas que incluyan cambios que

puedan mejorar el desempeño futuro del proyecto. Requerimientos de cambios: El análisis del desempeño del proyecto puede

generar requerimientos de cambios de algún aspecto del proyecto.

Es importante también considerar como salidas dentro del reporte de desempeño del proyecto los pronósticos y/o predicciones y documentación sobre lecciones aprendidas.

4. ADMINISTRACIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Hace referencia a manejar las comunicaciones para satisfacer las necesidades de los interesados del proyecto y resolver los temas pendientes con los mismos. A continuación se presenta un esquema gráfico de los insumos para la administración de los interesados del proyecto y las salidas generadas en el proceso.

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INSUMOS

El plan de gestión de comunicaciones fue tratado con anterioridad en el presente documento. Es importante también considerar como insumos dentro del proceso de administración de los interesados del proyecto, los procesos organizacionales existentes.

TÉCNICAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INTERESADOS DEL PROYECTO

Las reuniones son el medio de comunicación más efectivo para tratar y resolver temas con los interesados del proyecto, sin embargo, se deben identificar los medios más apropiados para cada uno de los interesados.

Nombre del Interesado Cargo y/o Función TeléfonoMetas del

Interesado sobre el proyecto

Método principal de comunicación

Método alterno de comunicación

Identificación del tipo de comunicaciones con los Interesados del Proyecto

Observaciones:

Administración delos Interesadosdel Proyecto

• Plan de gestiónde comunicaciones

• Requerimientos

de cambios apro-

bados

• Acciones correc-

tivas aprobadas

• Eventos resueltos

Insumos Salidas


• Plan de Gestión de comunicaciones

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SALIDAS

Requerimientos de cambios aprobados: Incluye cambios sobre cómo deben darse las comunicaciones con los interesados. Acciones correctivas aprobadas: Incluyen cambios que puedan mejorar el desempeño futuro del proyecto. Eventos resueltos: Los requerimientos de los interesados deben ser identificados y resueltos y almacenados en un registro que facilite su posterior consulta.

Resuelto PendienteEstado

Estado de los Requerimientos de comunicaciones de los interesados

Elaborado por :

Observaciones:

Descripción requerimiento Tipo Análisis Información

Es importante también considerar como salidas dentro del proceso de administración de los interesados del proyecto los procesos organizacionales y las actualizaciones al plan del proyecto.


• Requerimientos de cambios aprobados

• Acciones correctivas aprobadas• Eventos resueltos

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ANEXO 5.

POLÍTICA DE CALIDAD PARA LA FORMULACIÓN Y GERENCIA DE PROYECTOS CON COMPONENTE DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y

COMUNICACIONES EN EL DISTRITO CAPITAL

1. DEFINICION E IMPLANTACION DE METODOLOGIA DE GERENCIA DE

PROYECTOS

1.9 “PROCESO GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES DEL PROYECTO”

“FORMATOS”

COMISIÓN DISTRITAL DE SISTEMAS

Bogotá D.C. Octubre 2008


Gestión Disciplinar ia verbal y ordinar ia con respecto a losservidores públicos de la Secretar ía General de la AlcaldíaM ayor Alcaldía M ayor de Bogotá D.C.


Atencióny d ireccionamientode quejas, reclamos sugerencias,solicitudes de inf ormación, gestión de respuestas yseguimiento de los requerimientos sin responder, recibidos delos ciudadanos conrespectoa las Entidades Distr itales

Cra. 8ª No. 10 – 65 Tel. 3813000 www.bogota.gov.co Información: Línea 195

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