Proceso solicitante: Oficina Asesora de Transformación ...

ESTUDIO PREVIO PARA INVITACIÓN ABREVIADA

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Proceso solicitante: Oficina Asesora de Transformación Digital e Innovación. Vigencia: 2021 Fecha: 26/10/2021.

A continuación, presentamos el estudio previo para satisfacer la necesidad de Servicios Postales Nacionales S.A, desde ahora SPN, del inicio al proceso requerido para adelantar el proceso contractual cuyo objeto es la “adquisición de tabletas para uso en puntos de venta de aliados conformidad con los requerimientos técnicos establecidos por SPN”. 1. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD

SPN definió dentro de su estrategia la optimización del modelo de operación de giros postales, esto sumado a los cambios impuestos por la pandemia y el interés por incrementar la participación de mercado, un nuevo modelo de operación que busca garantizar el cumplimiento regulatorio y simplificar el esquema de expansión en redes de colaboradores. Entendiendo que no todos los puntos de venta cuentan con la infraestructura necesaria para operar se realizó el desarrollo de una aplicación para la imposición y el pago de giros postales que será utilizada desde los puntos de atención. Esta aplicación será instalada en tabletas, las cuales simplificaran el proceso de instalación, operación, soporte, mantenimiento y requerimientos técnicos. 2. ANTECEDENTES DE LA CONTRATACIÓN

SPN, es una sociedad pública con el carácter de anónima, vinculada al Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, cuyo objeto social se desarrolla en un entorno de alta competencia empresarial por lo que los procesos contractuales de la misma deben estar regulados de una manera clara y precisa respetando mandatos legales y constitucionales propios de la función administrativa pero permitiéndole a la vez competir en igualdad de condiciones en el mercado, para lo cual SPN tiene autonomía administrativa, patrimonial y presupuestal y ejerce sus actividades dentro del ámbito del derecho privado, como empresario mercantil, dando aplicación a las normas propias de las sociedades previstas en el código de comercio y su legislación complementaria. De igual manera y mediante el presente proceso de contratación SPN debe buscar los mecanismos que le permitan gestionar en forma eficiente los recursos, cumplir con las obligaciones inherentes a su actividad y optimizar la prestación de los servicios a su cargo, para lo cual, con sujeción al principio de la economía y la pluralidad, es necesario y conveniente encontrar ofertas más favorables, entregables técnicos y de frecuencia además de las tarifas más competitivas del mercado entre los proveedores seleccionados. Se requiere fortalecer la presencia en sitios remotos para promover la inclusión financiera simplificando los requerimientos de infraestructura y soporte con dispositivos móviles que permitan realizar las transacciones de confirmación remota y en línea.


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3. ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO O BIEN A CONTRATAR

Se requiere fortalecer el esquema de operación por medio de dispositivos móviles, a través de los cuales se pueden optimizar nuestros recursos, mejorar los niveles de satisfacción y cumplir la promesa de valor a los clientes. En consecuencia, es necesario contratar un proveedor que suministre en calidad de venta dispositivos móviles que permitan realizar las transacciones de servicios financieros en línea 3.1 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, CANTIDADES, CALIDADES DEL BIEN Y/O SERVICIO A CONTRATAR DE OBLIGATORIO CUMPLIMIENTO Las siguientes características técnicas fueron definidas para los dispositivos móviles de acuerdo con las evaluaciones de las necesidades de los procesos de servicios financieros. A continuación, se establecen las especificaciones técnicas mínimas requeridas de los dispositivos a adquirir:

Software

Sistema Operativo Android 11.0 o superior, sistema actualizable mínimo 3 años. El dispositivo debe contar con certificación GMS.

Configuración

El sistema debe poder ser editado con características especiales que se determinen para los equipos, como: - Fondo corporativo. - Bloqueo predeterminado de aplicaciones y funcionalidades.

Idioma

Español Si, como mínimo.

Procesador

Arquitectura 64 Bits

Núcleos Mínimo 1.6 GHz Octa-core (con tecnología ARM Cortex A55 o su equivalente en otra marca)

Memoria RAM

Capacidad 3 GB min

Almacenamiento Local

Capacidad 32 GB

Ranura de Expansión Mínimo 128 GB

Pantalla

Tipo Capacitivo

Multi Touch Si, mínimo 5 puntos de tacto

Tecnología IPS

Gama de colores Mínimo 70% NTSC


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Tamaño Mínimo 10.0" (pulgadas)

Resolución Mínimo 1280X800

Brillo Mínimo 300 nits

Ingreso de información Entrada con lápiz capacitivo, debe permitir manipulación con o sin guantes.

Características físicas

Peso Máximo 500gr

Protección contra ingreso

IP51 mínimo (en caso de no proveer capacidad IP en el dispositivo, debe agregarse case protector que logre proveer dicha certificación)

Cámara

Frontal Mínimo de 2MP

Trasera Mínimo de 5MP

Funcionalidad Grabación Video HD y Fotografía

Audio

Micrófono Incorporado

Parlantes Incorporado

Sensores

Acelerómetro Si

Giroscopio Si

Luz ambiente Si

Red de datos

Red de datos

El dispositivo debe ser compatible con al menos 5 operadores de telefonía móvil en Colombia y estar homologado al momento de la entrega ante la CRC.

Se debe conectar mediante un plan de datos provisto por SPN, a la red móvil del operador definido por SPN.

Conectividad Inalámbrica

Interfaz Wi-Fi Integrada

Estándar IEEE 802.11 b/g/n

Compatibilidad IPV4 / IPV6

Interfaces externas adicionales

GPS Sí, integrado: Glonass, Gallileo, Beidou o GPS

Bluetooth Mínimo Bluetooth® 4.0

Puerto USB Mínimo un puerto Tipo C, puede ser compartido para carga y datos.

Aumentar Volumen Uno (1) Botón

Disminuir Volumen Uno (1) Botón

Encendido Uno (1) Botón


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Jack de audio Uno (1)

Alimentación

Fuente de Alimentación

Siempre debe poder cargar a través del puerto USB, compatible con estándar USB 2.0 o superior. Por medio del cargador ofertado.

Tiempo de carga Menor a 6 horas

Cargador

Rango Entrada: 110 VAC @ 60Hz

Voltaje/Frecuencia Salida opción USB: 5V - 2A. o carga rápida.

Baterías Recargables Ion-Litio o Polímero-Litio. Mínimo 6000mAh. Garantizar mínimo 10 horas de autonomía.

Varios

Fabricante Un sólo fabricante / una sola referencia

Manuales de Operación y Uso

Entregar al supervisor del contrato.

Estuche Protector Si. Uno por dispositivo que facilite la portabilidad del dispositivo.

Accesorios

1 (Uno) cable de datos (puede ser el del cargador) y el adaptador de corriente.

1 (Una) correa de mano o cuello la cual puede ser parte del estuche protector.

1 (Una) película protectora para el cristal instalada, que no afecte la sensibilidad del touch, luminosidad y brillo de la pantalla.

1 (Uno) Lápiz compatible con el dispositivo.

Garantía Mínimo un año. El proveedor debe confirmar si cuenta con autorización vigente del fabricante e indicar las condiciones de garantía de las tabletas.

Nota 1: Se requieren como mínimo 686 tabletas. Nota 2: Todos los accesorios deberán ser entregados en el mismo momento que son entregados los dispositivos. Nota 3: Las especificaciones técnicas que se describieron anteriormente deberán ser ofertadas y relacionadas en las fichas técnicas actualizadas de los dispositivos las cuales deberán ser anexadas a la oferta. Nota 4: En caso de entrega de equipos de mala calidad, defectuosos, o de especificaciones diferentes o inferiores a las ofertadas, los mismos le serán devueltos al proveedor para que efectúe los cambios correspondientes, so pena de hacerle efectiva la garantía de calidad del contrato, en este evento, EL CONTRATISTA debe cambiar los bienes en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, una vez notificada la anomalía en la ciudad donde se encuentra instalada. En caso de ser necesario acudir a la garantía técnica para el dispositivo, será obligación del contratista garantizar el servicio post venta con el fabricante del dispositivo. 3.2 MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO


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El proveedor deberá presentar los costos de respectivos mantenimientos preventivos y correctivos de los dispositivos. Las solicitudes correspondientes a mantenimientos correctivos quedarán sujetas a la necesidad de SPN. 3.3 HOMOLOGACIÓN DISPOSITIVOS MÓVILES

Se deberá adjuntar certificación de que el equipo ofertado cuente con homologación de un organismo de certificación nacional o internacional de acuerdo con la Resolución 4507 de 2014 título XIII Articulo 13.1.2.1 “Certificación de homologación – conformidad para la homologación de equipos terminales. Para la homologación de equipos terminales en Colombia, se aceptarán los certificados de conformidad expedidos por los organismos de certificación y/o laboratorios de pruebas y ensayos reconocidos a nivel nacional o internacional como Organismos Acreditados, de conformidad con las condiciones señaladas en el numeral 13.1.2.7 de la presente resolución”; y de la resolución 5050 del 2016 título VII capítulo 1 articulo 7.1.1.2. “7.1.1.2.1 Certificados de homologación – Conformidad para la homologación de equipos terminales” y/o con la normatividad vigente que regule las anteriores exigencias. 3.4 CRONOGRAMA DE EJECUCIÓN

El cronograma de ejecución tiene definido un plazo máximo hasta el 31 de diciembre de 2021, para el cumplimiento de todas las actividades relacionadas en éste.

3.5 GARANTÍA ANTICIPADA

El proponente deberá obligarse, en documento suscrito por el representante legal, a entregar una garantía anticipada equivalente al dos por ciento (2%) del total del dispositivo (entiéndase como dispositivo, cargador, baterías, accesorios y estuche). La garantía anticipada debe entregarse en cajas individuales. La garantía anticipada se deberá entregar en su totalidad y NO será devuelta por parte de Servicios Postales Nacionales al proveedor adjudicatario. Esta se mantendrá en custodia durante la vigencia de la garantía, y será utilizada por Servicios Postales Nacionales según se requiera. 3.7 DISTRIBUCIÓN DE LOS BIENES El Contratista deberá entregar los dispositivos, debidamente empacados para evitar daños que alteren su buen funcionamiento, en el almacén general de SPN ubicado en la ciudad de Bogotá DC en la sede Principal: Dirección: Diagonal 25 G # 95 A 55, de acuerdo con el siguiente cuadro:

Año 2021

Entrega Única entrega

Fecha o momento Dentro de los 30 días calendario siguientes a la firma del contrato.


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Todos los dispositivos entregados al almacén serán validados. 3.8 Código de Naciones Unidas (UNSPSC).

El proyecto se enmarca en la clasificación de las Naciones Unidas así: Segmentos: [43000000] Difusión de Tecnologías de Información y Telecomunicaciones. Familias: [43210000] Equipo informático y Accesorios. Clases: [43211700] Dispositivos informáticos y de entrada de datos.

[43211500] Computadores.

4. OBJETO A CONTRATAR O BIEN A CONTRATAR

Adquisición de tabletas para uso en puntos de venta de aliados de conformidad con los requerimientos técnicos establecidos por Servicios Postales Nacionales. 5. AUTORIZACIONES, PERMISOS Y LICENCIAS NECESARIAS PARA LA CONTRATACIÓN. Teniendo en cuenta las condiciones y características en la operatividad del proyecto, no es imprescindible la relación de autorizaciones permisos y/o licencias. 6. FUNDAMENTO JURÍDICO QUE SOPORTA LA MODALIDAD DE SELECCIÓN

Modalidad de contratación: De acuerdo con lo estipulado en el Acuerdo 005 del 18 de noviembre de 2020 "Por la cual se adopta el manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A.", Capitulo II, "Etapa precontractual", la "invitación abreviada" que señala; "Procesos cuya cuantía sean igual o superior a 100 SMMLV e inferior a 1.000 SMMLV”. así mismo, las actividades que comprenden el objeto de Servicios Postales Nacionales S.A. Tipología del contrato: Compra venta Modalidad de selección: Por tratarse de un contrato tipo bolsa de bienes de características técnicas uniformes y de común utilización se determina como medio de adjudicación más favorable, la subasta ascendente presencia conforme a lo establecido en el Manual de Contratacion de SPN. 7. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Valor total del presupuesto oficial del proceso: SETESCIENTOS CINCUENTA Y UN MILLONES DE PESOS M/CTE ($751.000.000) incluido IVA, impuestos y demás costos a que haya lugar. La diferencia entre la menor oferta presentada en la subasta y el valor del presupuesto oficial garantizará la adquisición de más elementos, con ocasión a la dinámica comercial y funcional que la SPN requiera.


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8. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN 8.1 JURIDICA Los interesados en participar en el presente proceso de contratación deberán cumplir con los siguientes requisitos habilitantes:

a) Carta presentación de propuesta suscrita por el representante legal. La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del consorcio o unión temporal. En la carta de presentación, el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter (si aplica).

b) Certificado de existencia y representación legal del proponente:

Las personas jurídicas nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, que presenten propuesta para participar en el presente proceso de selección, deberán acreditar su existencia, capacidad y representación legal mediante el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de la ciudad donde se encuentre su domicilio o sucursal, que deberá haber sido emitido con una antelación máxima de treinta (30) días calendario a la fecha del cierre del presente proceso. El objeto social del oferente deberá tener relación con el objeto del presente proceso de contratación.

Se debe acreditar la vigencia de la sociedad, la cual debe ser mínimo por el plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, se deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato. Nota 1: Cuando en los documentos aportados que acreditan la existencia y representación legal de la persona jurídica extranjera no cuente con toda la información requerida, podrán adjuntar una certificación del representante legal de la sociedad extranjera con los datos que faltan, la cual se entiende formulada bajo la gravedad de juramento. Siempre deberán cumplirse todos y cada uno de los requisitos legales relacionados con la consularización o apostille y traducidos al idioma español, exigidos para la validez y oponibilidad en Colombia de documentos expedidos en el exterior y que puedan obrar como prueba, conforme a lo dispuesto en el artículo 480 del Código de Comercio de la República de Colombia. En el evento de la legalización de documentos emanados de autoridades de países integrantes del Convenio de la Haya de 1961, se requerirá únicamente la Apostilla como mecanismo de legalización, de conformidad con lo señalado en la Ley 455 de 1998.

c) Fotocopia de cédula del representante legal


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d) Certificado de Antecedentes Judiciales, de Medidas correctivas, Fiscales y Disciplinarios del Representante Legal y de la Persona Jurídica .

e) Copia del Registro Único Tributario RUT.

f) Certificación de cuenta bancaria no mayor a 90 días a la fecha de cierre del presente proceso de contratación, en el cual conste que oferente sea el titular de esta.

g) Certificación de Parafiscales. De conformidad con lo estipulado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra cumpliendo y/o a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar-, y Subsidio Familiar a que haya lugar, de sus empleados a la fecha de cierre y en los 6 meses anteriores a la misma.

La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el representante legal, y en este deberá constar que se encuentra al día en dichos pagos dentro de los últimos seis meses a la fecha de presentación de la propuesta y el termino de expedición debe ser no superior a treinta días de la fecha de presentación de la propuesta. Nota 1: El oferente deberá adjuntar la planilla única de pago del último mes, se aclara que dicha nota es condicional y el aporte de la planilla aplica para aquellos que no estén obligados a tener revisoría fiscal. A la documentación deberá anexarse copia de la tarjeta profesional, copia de la cédula de ciudadanía y el Certificado de Antecedentes Disciplinarios del Revisor fiscal con expedición no mayor a tres (3) meses a la fecha de cierre de presentación de la propuesta.

h) Garantía de Seriedad de la Propuesta.

Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los presentes Pliego de condiciones, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución de este, el proponente deberá constituir una garantía de seriedad de la propuesta, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900.062.917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del presupuesto oficial, con vigencia de noventa (90) días calendario contados a partir de la fecha prevista para el cierre del Proceso. En caso de presentarse participación de Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del consorcio o unión temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo. En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación de este, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en


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caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente, deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes pliegos de condiciones y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo la Empresa recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas. SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., devolverá, a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta, una vez se suscriba el respectivo contrato. Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, la Empresa lo requerirá para que, dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla. NOTA: En la garantía de seriedad el oferente deberá adjuntar a la misma el recibo original de caja donde conste el pago de la prima.

i) Declaración de origen de fondos y bienes. El proponente deberá presentar la declaración de origen de fondos y bienes firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo correspondiente a los pliegos de condiciones. En el anexo de declaración de origen de fondos y bienes el oferente deberá especificar el origen de los fondos o recursos, y los bienes y servicios que se ofertarán directamente a Servicios Postales Nacionales S.A.

j) Copia del Registro Único Tributario RUT.

k) Registro Único de Proponentes

Los Proponentes que pretenden participar en el presente proceso de selección, sea a título individual o como miembro de un proponente plural deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes – RUP. El Registro Único de proponentes deberá encontrarse vigente y en firme al momento del cierre del proceso de selección. La información del RUP será verificada con corte a 31 de diciembre de 2020.


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Si se trata de consorcios, uniones temporales o promesa de sociedad futura, todos deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes y acreditar el cumplimiento a cabalidad de este requisito. Nota 1: Las personas extranjeras sin domicilio o sucursal en Colombia, las cuales no están obligadas a estar inscritas en el RUP, deberán acreditar esta información de acuerdo con lo que se solicite en cada criterio y la entidad llevara a cabo la respectiva verificación. Nota 2: La certificación del RUP deberá presentarse con fecha de expedición dentro de los treinta (30) días calendario anterior al cierre del proceso contractual

l) EL CONTRATISTA interesado en participar en el presente proceso de contratación autorizará de manera escrita y en documento independiente suscrito por el representante legal o quien haga sus veces, específicamente y para el presente proceso de contratación a Servicios Postales Nacional S.A. a revisar la información de la Empresa de EL CONTRATISTA y a las personas que hacen parte de la misma, en listas SARLAFT y demás bases de datos de consulta, que permitan verificar la legalidad, suficiencia técnica, económica y jurídica de la Empresa y demás componentes que generen riesgos a LA EMPRESA o al proceso de contratación Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

8.1.1 CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES

En el evento de participación conjunta, el Consorcio o Unión Temporal debe conformarse de acuerdo con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993, lo cual acreditarán con el documento de constitución que contendrá como mínimo:

• Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal.

• La identificación clara y detallada de cada uno de sus integrantes o miembros.

• La designación de la persona que para todos los efectos legales tendrá la representación legal del Consorcio o la Unión Temporal, quien será el único canal de comunicación con LA EMPRESA. Cualquier modificación en este sentido, deberá ser notificada por escrito a LA EMPRESA

• Señalará las reglas básicas que regulen las relaciones de sus integrantes y su responsabilidad.

• Indicará la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, que deberá ser como mínimo por el lapso comprendido entre el cierre del proceso y la liquidación del contrato, y un año más.

• En el evento de conformarse Unión Temporal, además deberá indicar, los términos y extensión de la participación en la propuesta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito de LA EMPRESA.

• En caso se unión temporal y/o consorcio, cada miembro de la misma deberá presentar de forma independiente la documentación anteriormente relacionada.

Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.


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8.2 FINANCIERO 8.2 FINANCIEROS Los interesados en participar en el presente proceso deberán estar inscritos en el Registro Único de Proponentes de la Cámara de Comercio de su domicilio, para tal efecto, deberán acreditar su inscripción mediante la presentación del certificado de inscripción, calificación, y clasificación en el RUP, renovado para la vigencia 2021. Nota 1: El RUP debe estar actualizado, vigente y en firme a la fecha de cierre del presente proceso con información financiera a corte del 31 de diciembre del último cierre anual. PERSONAS NATURALES O JURIDICAS EXTRANJERAS SIN DOMICILIO O SUCURSAL EN COLOMBIA Los proponentes extranjeros deben presentar la información financiera que se relaciona a continuación, de conformidad con la legislación propia del país de origen: a) Balance General b) Estado de Resultados NOTA: Los documentos solicitados anteriormente deben estar avalados con la firma de quien se encuentre en obligación de hacerlo de acuerdo con la normativa vigente del país de origen, o en su defecto, como mínimo deberán estar acompañados de una carta de presentación firmada por el representante legal, así mismo, deben mostrar dentro de su estructura la porción corriente y no corriente del Activo y del Pasivo. En los casos en que acorde con su naturaleza corresponda la preparación y presentación de los estados financieros bajo las Normas Internacionales de Información Financiera, los mismos deberán ser presentados de esta manera. EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES: Los miembros de consorcios y/o uniones temporales deberán presentar de forma independiente la anterior documentación. Se verificará con base en la información solicitada, presentada por el interesado, el CUMPLIMIENTO de la totalidad de los siguientes indicadores financieros:

INDICADOR FORMULA REQUERIDO

ÍNDICE DE LIQUIDEZ ACTIVO CORRIENTE / PASIVO

CORRIENTE IGUAL O SUPERIOR A 1,36

NIVEL DE ENDEUDAMIENTO

(TOTAL PASIVO / TOTAL ACTIVO) * 100

MENOR O IGUAL A 0,71

CAPITAL DE TRABAJO

ACTIVO CORRIENTE - PASIVO CORRIENTE

IGUAL O SUPERIOR AL 20% DEL PRESUPUESTO OFICIAL

PATRIMONIO TOTAL ACTIVO - TOTAL PASIVO IGUAL O SUPERIOR AL 20% DEL PRESUPUESTO OFICIAL


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NOTA: Los indicadores financieros establecidos como requisito habilitante, fueron definidos a partir del comportamiento estadístico de la información financiera al corte de 31 de diciembre 2020, oficialmente publicada por la Superintendencia de sociedades, correspondiente a las empresas cuya actividad principal se enmarca en los códigos 4651 Comercio al por mayor de computadores, equipo periférico y programas de informática, 4741 Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados, 4652 Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones y 4659 Comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p. CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES En caso de consorcio o unión temporal, se determinará para cada uno de los participantes de la unión temporal y/o consorcio el indicador correspondiente, este resultado se multiplicará por el porcentaje de participación dentro de la unión temporal y/o consorcio, y posteriormente sumará aritméticamente entre todos los participantes de esta unión y/o consorcio para obtener el resultado respectivo. Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada. 8.3 TÉCNICOS El proponente deberá adjuntar a su propuesta, todos los documentos que a continuación se relacionan:

1. Carta de compromiso suscrita por el representante legal que se comprometa a cumplir con las especificaciones técnicas del numeral 3 del presente documento.

2. Experiencia general: El proponente deberá presentar hasta Tres (03) certificaciones de contratos ejecutados y/o liquidados durante los ultimos 5 años anteriores contados a partir de la fecha de cierre del presente proceso; cuyo objeto guarde relación directa con servicio de suministro, comercialización o venta de equipos de cómputo, tablets, handheld o smartphones, y cuyo valor sea la suma por lo menos del 100% del presupuesto oficial. Lo anterior en concordancia con lo expresado en la numeral descripción de la necesidad.

3. Las certificaciones allegadas para efectos de acreditar la experiencia general y específica deberán tener en cuenta los siguientes criterios:

a. Para efectos de la validación del certificado de experiencia, este deberá relacionar de forma clara y expresa que la ejecución del contrato esté a nombre del proponente.

b. Las certificaciones y/o documentación del contrato anexado deberán contener como mínimo la siguiente información:

• Nombre del contratista: debe indicarse claramente el nombre, así como la información básica de la persona natural o jurídica que desarrolló o ejecutó el contrato.


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• Nombre de la entidad contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la entidad contratante. De igual forma la documentación allegada debe venir suscrita por el quien tenga la facultad para la misma.

• Objeto: debe cumplir las características mencionadas anteriormente.

• Lugar o lugares de ejecución.

• Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar.

• Para efecto de Consorcio Uniones Temporales se podrá presentar la experiencia de forma conjunta.

• Plazo de ejecución. c. Para efectos de la verificación de esta experiencia, podrá demostrarse con certificación

de empresas del mercado a nivel nacional e internacional de empresas públicas o privadas que hagan uso de dicho dispositivo, indicando número de dispositivos en uso, marca del dispositivo y modelo del dispositivo.

d. Las certificaciones para acreditar experiencia general y específica deben estar inscritos, clasificados y calificados en el Registro Único de Proponentes – RUP de la Cámara de Comercio de su domicilio de acuerdo con el clasificador de bienes, obras y servicios de Naciones Unidas hasta el tercer nivel (clase) cuya información debe ser con corte al 31 de diciembre de 2020. Se aclara que la información del RUP debe ser con fecha de corte al 31 de diciembre de 2020. En consonancia a través de RUP – se verificará la experiencia mínima habilitante con los contratos suscritos y ejecutados por el Oferente, que consten en dicho registro; por consiguiente, la inscripción debe estar vigente y en firme a la fecha de presentación de la oferta y el certificado debe haber sido expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha del cierre del presente proceso, así:

SEGMENTO FAMILIA CLASE

[43000000] Difusión de Tecnologías de

Información y Telecomunicaciones.

[43210000] Equipo

informático y Accesorios.

[43211700] Dispositivos informáticos y de entrada

de datos.

e. En el evento que el proponente no se encuentre inscrito en el Registro Único de

Proponente (RUP), las verificaciones y/o evaluaciones necesarias para la selección del proveedor se harán conforme a documentos equivalentes que deberá adjuntar con la propuesta, tales como:

• Certificados de experiencia proferidos por personas jurídicas, privadas o públicas de nivel nacional y/o internacional, las cuales Servicios Postales Nacionales S.A se reserva el derecho a verificar, las que deberán cumplir como mínimo los aspectos señalados previamente.

f. Para aquellos proponentes que aporten el Registro Único de Proponentes (RUP)

junto con las certificaciones inscritas en dicho registro que cumplan con las reglas establecidas en el presente proceso, la evaluación y calificación correspondiente, se


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adelantará conforme a dichos documentos y no será viable aportar documentos distintos, so pena de rechazo de la oferta.

g. En caso de uniones temporales y consorcio, la experiencia será la sumatoria de las experiencias de los integrantes que la tengan, de manera proporcional a su porcentaje de participación en la asociación. No podrá acumularse a la vez, la experiencia de los socios y la de la persona jurídica cuando éstos se asocien entre sí para presentar propuesta bajo alguna de las modalidades previstas en el Artículo 7 de la Ley 80 de 1993.

h. Se solicita a los participantes que la experiencia del Registro Único de Proponentes (RUP), por medio de la cual se dará validez a lo aquí solicitado, subrayarla o resaltarla en las copias allegadas del Registro Único De Proponentes (RUP).

4. Ficha técnica y/o datasheet y/o el manual de los bienes (hoja de especificaciones),

expedido por el fabricante del dispositivo, en el cual se puedan verificar todas las características técnicas requeridas por la entidad. Se deberán poder verificar directamente por la página del fabricante vía web, para lo cual se solicita enviar link de la página web del fabricante. La página debe estar en inglés o español.

5. Certificación expedida por el fabricante o dueño de la marca del dispositivo ofertado, en la cual manifieste de manera clara y expresa que respalda al proponente, como su comercializador o distribuidor autorizado, en el presente proceso.

6. Documento expedido por el proponente, en el cual se indique el procedimiento para realizar

la restauración de fábrica del sistema operativo, desde una combinación de botones del dispositivo durante el proceso de arranque (boot) utilizando sólo los botones.

7. Certificación expedida por el fabricante o dueño de la marca del dispositivo, avalando el (los) centro(s) de servicio(s) ofertado (s) por el proponente.

8. Documento expedido por el proponente en el cual se indique el mecanismo que utilizará el

contratista para la atención y el traslado de los equipos en garantía, hacia el centro de servicio y su posterior retorno a SPN.

9. Certificación expedida por el fabricante del dispositivo donde se indique que la batería tiene

una capacidad mínima de 5.000 mAh y está fabricada de Ion-Litio o Polímero-Litio.

10. Allegar el certificado FCC (Federal Communications Commission), marcado CE (Unión Europea) del dispositivo ofertado o certificado similar del país de origen del dispositivo.

11. Allegar certificación del fabricante, indicando que cuenta con acceso a la tienda de Google,

y que el dispositivo soportará actualizaciones del sistema operativo ofertado.

12. Si el proponente es comercializador o distribuidor deberá allegar el documento suscrito por el productor de los bienes, en el sentido de dar estricto cumplimiento a la Resolución 1512 de 2010.

http://www.ingenierotraductor.com/Home/recursos-para-traductores/curso-traduccion-tecnica/declaracion-de-conformidad-ce


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13. Certificación expedida por el proponente y suscrita por el representante legal, en la cual se comprometa a cumplir, en el evento de resultar adjudicatario del proceso, con lo siguiente: a. Que los dispositivos serán de tecnología que se encuentre en producción vigente, y que

cumplen con las especificaciones técnicas exigidas por la entidad. Adicionalmente, que los dispositivos serán nuevos, sin uso, originales de fábrica, en perfecto estado de funcionamiento. ("nuevos y sin uso" significa que Servicios Postales Nacionales sea el primer usuario del dispositivo desde su fabricación).

b. Especificar claramente las condiciones ambientales y de alimentación eléctrica que permitan que la garantía cubra cualquier eventualidad.

c. Allegar certificación que indique que cuenta con mínimo un (1) centro de servicio autorizado para el trámite de la garantía, en la ciudad de Bogotá, y que esté avalado por el fabricante del dispositivo. Igualmente, el contratista deberá asumir los costos de transporte, desde las sedes regionales de SPN hacia el centro de servicio ubicado en Bogotá, por las garantías que se generen. El Proponente deberá indicar el procedimiento a seguir para la atención de la garantía.

d. El proponente que resulte adjudicatario deberá dar cumplimiento a la normatividad ambiental en el país, especialmente lo relacionado con la Resolución No. 1512 de 2010, expedida por el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial hoy Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible, “Por la cual se establecen los sistemas de recolección selectiva y gestión ambiental de residuos de computadores y periféricos y se adoptan otras disposiciones” o con la norma que la modifique o sustituya.

e. Compromiso expreso de cumplir con la atención y reparación del dispositivo por la garantía de los bienes por un término mínimo de (1) año, en hardware, cargador adaptador AC y un (1) año en la batería, todo por defectos de fabricación, contados a partir de la fecha de entrega de los bienes. Dicho documento también deberá indicar que la garantía que suministre cubrirá el reemplazo del bien o los bienes. Adicionalmente, deberá contener el compromiso expreso y claro del procedimiento a seguir para hacer efectiva la garantía en caso de ser necesario.

f. Entregar una garantía anticipada equivalente al dos por ciento (2%) del total del dispositivo (entiéndase como dispositivo, cargador, baterías, accesorios y estuche), en caso de que la cantidad de dispositivos calculados sea un número decimal, éste se deberá aproximar al entero siguiente. La garantía anticipada debe entregarse en cajas individuales.

g. Indique contar con una mesa de Ayuda Técnica para brindar soporte técnico de los dispositivos entregados por el Contratista.

8.3.1. CRITERIOS EN CASO DE CONSORCIOS Y UNIONES TEMPORALES Cuando se trate de acreditar la experiencia aquí requerida a través de la participación del proponente o uno de sus miembros, en consorcios o uniones temporales, la certificación deberá indicar clara y expresamente el nombre de los miembros del consorcio o la unión temporal y el porcentaje de participación de cada uno de ellos en dicho contrato. El porcentaje allí acreditado será la sumatoria para verificar el cumplimiento del porcentaje aquí solicitado.

SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., podrá verificar y solicitar ampliación de lo


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manifestado por el proponente. Si la verificación da como resultado NO CUMPLE, la propuesta no quedará habilitada.

8.4. CRITERIO DE SELECCIÓN Conforme a lo establecido en el Manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A. adoptado por el Acuerdo No. 005 de 2020, para los procesos de Invitación Abreviada, en los que se pretenda hacer la contratación de bienes con características técnicas, uniformes y de común utilización, se podrá adelantar la selección a través de subasta. Se relaciona a continuación tal disposición: “SUBASTA: En los procesos que se adelanten por las modalidades de invitación pública e invitación abreviada, para la adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización, esto es, aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas, con independencia de su diseño o de sus características descriptivas y comparten patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos, se podrá emplear la subasta como mecanismo para seleccionar la oferta más favorable. La subasta podrá ser electrónica o presencial. Para la subasta electrónica se podrá contratar con un operador o realizarla directamente. En el evento que se realice la subasta de manera presencial, se fijará en los términos de la invitación, la fecha y hora de realización, periodicidad de los lances y el margen de mejora de la oferta”. De conformidad con lo anterior, la subasta se realizará de manera presencial, en los siguientes términos: Verificación de las Propuestas El cumplimiento de los requisitos y de la documentación solicitada se analizará de conformidad con lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad, el estudio previo definitivo, la invitación abreviada definitiva, las adendas a que haya lugar, los principios de la contratación inmersos en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015. Factores de Evaluación Teniendo en cuenta que los bienes que se pretenden adquirir bienes de características técnicas uniformes y de común utilización y conforme en el Manual de Contratación de la Entidad, el ofrecimiento más favorable corresponde a aquel que presente la mejor relación costo-beneficio. SUBASTA PRESENCIAL Advertencias preliminares Esta contratación se realizará bajo la modalidad de invitación abreviada por subasta presencial de


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conformidad con el Manual de Contratación de la Entidad, el estudio previo definitivo, la invitación abreviada definitiva, las adendas a que haya lugar, en concordancia con las habilitaciones legales de las Leyes 1150 de 2007, 962 de 2005 y 527 de 1999 así como por lo establecido en el artículo 2.2.1.2.1.2.5 del Decreto 1082 de 2015. En ese orden ideas y de conformidad con lo señalado en el artículo antes citado, LA ENTIDAD ha establecido que para adelantar la subasta presencial utilizará como sistema los formatos establecidos para tal efecto en la audiencia de apertura de sobre económico. Justificación De conformidad con el Manual de Contratación de la Entidad, el estudio previo definitivo, la invitación Abreviada definitiva, las adendas a que haya lugar, en concordancia con las habilitaciones legales de la Ley 1150 de 2007, parágrafo 1° del artículo 2° y el Decreto 1082 de 2015 artículos 2.2.1.2.1.2.2 y siguientes, el proceso a seguir para la contratación de bienes con características técnicas es el Proceso de Selección bajo la modalidad de invitación abreviada por subasta Presencial. Por una parte, los bienes que pretende adquirir LA ENTIDAD con el presente proceso de selección son de características técnicas uniformes y de común utilización y, por otra parte, los mismos se encuentran determinados como aquellos que poseen las mismas especificaciones técnicas con independencia de su diseño o características descriptivas, compartiendo dichos elementos patrones de desempeño y calidad objetivamente definidos. Específicamente, y teniendo en cuenta lo dispuesto en el Manual de Contratación de la Entidad, por lo que ha escogido adelantar la Subasta presencial ya que este servicio ofrece altos niveles de seguridad y reduce los tiempos en la ejecución de procesos de selección al ser más dinámica. De igual manera y conforme a lo manifestado con esta modalidad de subasta se garantizará el distanciamiento social y el cumplimiento de las medidas de aislamiento. CRITERIO DE SELECCIÓN – SUBASTA INVERSA. La Subasta Presencial corresponde a una puja dinámica efectuada con la presencia física de los proponentes y por escrito, mediante el incremento sucesivo de cantidades durante un tiempo determinado o conforme al procedimiento establecido. La celebración de la Subasta Presencial será en Audiencia en el lugar, día y hora definido en la duración y plazos del proceso descrito en el presente documento. Asistirán el proponente o el representante legal cuando se trate de personas jurídicas o de Consorcio o Uniones Temporales que se encuentren habilitados, quienes presentarán el documento de identificación correspondiente.

En caso de apoderado, deberá allegar el poder respectivo en el cual se determine que está ampliamente facultado para participar en la audiencia y hacer lances para mejorar la OFERTA de arranque de la subasta la cual corresponderá a la mayor cantidad de bienes ofertado dentro de las propuestas allegadas. El poder se debe presentar con las formalidades establecidas en los artículos 74 y siguientes del Código General del Proceso – Ley 1564 de 2012, con presentación personal por tratarse de un poder especial.


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Si algún proponente llegare una vez iniciada la audiencia de subasta inversa durante el primer lance, solo podrá participar si así lo quisiere, a partir del segundo lance y así sucesivamente.

En el evento que un proponente habilitado no asista a la audiencia de subasta inversa, la entidad tomará como su oferta económica definitiva la oferta económica inicial.

Teniendo en cuenta el presupuesto establecido para el presente proceso de selección y descrito en el presente Pliego de Condiciones, la audiencia de subasta presencial se desarrollará de acuerdo con los lances que hagan los oferentes para el objeto de este proceso de conformidad con las especificaciones descritas en la ficha técnica.

La subasta iniciará con las cantidades de bienes de referencia para cada ítem señalado en la propuesta económica que se presente entre todos los oferentes que allegaron propuesta al momento del cierre del proceso siempre y cuando se encuentre habilitado para participar en el evento de subasta.

Para más ilustración, se presente el siguiente ejemplo:

ITEM OFERENTE 1 OFERENTE 2

X 684 unidades 700 unidades

De acuerdo al ejemplo presentado, el evento de subasta arrancará con las cantidades totales del el oferente No 2, toda vez que es quien ofrece las mayores cantidades entre las propuestas presentadas. Por lo cual, todos los oferentes participantes de la subasta deberán en cada uno de los lances mejorar en mínimo Cinco (5 unidades) la cantidad de arranque del evento de subasta. PROCEDIMIENTO DE LA SUBASTA INVERSA: La subasta inversa presencial se regirá por los siguientes parámetros: COMPORTAMIENTO DE LOS PROPONENTES:

• Está prohibida la comunicación con personas ubicadas fuera del recinto, bien sea a través de telefonía móvil o por acceso remoto.

• No se permitirán las conversaciones entre proponentes, o referencias a las posturas o lances efectuados o por efectuar.

• Las intervenciones en la Audiencia, en el evento en que se autorice por quien preside la misma, serán realizadas por el representante legal del proponente y/o el apoderado y estarán limitadas a la duración máxima de un (1) minuto. Se deberá guardar respeto hacia los trabajadores de LA ENTIDAD y los demás presentes en cualquier momento de la duración de la audiencia.

• En el evento que se altere el orden y correcto desarrollo de la audiencia, quien la preside podrá tomar las medidas del caso, inclusive ordenar que se retire y por ende se excluya de la subasta a quien(es) considere causantes o promotores del desorden.


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MARGEN MINIMA DE OFERTA: Para aquellos proponentes habilitados para participar en la audiencia en la cual se llevará a cabo la subasta inversa, se determina como regla del proceso que entre lance y lance debe existir un margen de mejora igual o superior a Cinco (5 unidades), frente a las cantidades más altas de la ronda inmediatamente anterior. La cantidad total de unidades sobre la cual se realizará el procedimiento de subasta no podrá superar el presupuesto oficial estimado incluidos todos los impuestos y tasas a que haya lugar. En el evento que no se cumpla lo antedicho, el lance se considerará no válido y en consecuencia no será tenido en cuenta, y no podrá continuar efectuando más lances durante el desarrollo de la subasta. NOTA 1: En el evento que solo se encuentre un oferente habilitado para participar en la subasta, este se obligará hacer un Incremento de por lo menos Diez (10) bienes adicionales a las presentadas en su oferta económica, y con la sola presentación de su propuesta acepta estos términos so pena de causal de rechazo. DESARROLLO DE LA AUDIENCIA: La audiencia pública tendrá las siguientes reglas: La Entidad, abrirá los Sobres OFERTA ECONOMICA y procederá a verificar aritméticamente las mismas conforme al valor unitario de cada uno de los bienes a adquirir, luego de lo cual se informará a los participantes cuál fue la propuesta de mayor cantidad total de bienes ofrecidos. Luego LA ENTIDAD, indicará el inicio de la Puja entregando cada uno de los proponentes habilitados el formulario subasta, en el cual deberá presentar cada uno de sus lances. En dichos formularios, el proponente deberá consignar en el campo destinado para tal fin, únicamente el lance que mejore la cantidad de bienes de la ronda inmediatamente anterior. Posteriormente, se otorgará un término común de cinco (5) minutos para recibir por parte de los proponentes su oferta haciendo uso del formulario dispuesto para ello. Vencido el término común, un trabajador de LA ENTIDAD recogerá los formularios de todos los participantes. Se dará a conocer únicamente la mayor cantidad de mejora de bienes ofertado. Sera causal de rechazo y no podrá seguir participando en el evento de subasta el oferente que en el formulario manifieste la no continuidad o que no estipule una cantidad de mejora de acuerdo a las reglas de la subasta (cantidad de mejora, lance dentro del tiempo o no hacer lance alguno). OTROS LANCES NO VÁLIDOS:


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1. Si presentan cantidades ilegibles. 2. Si el proponente presenta un formulario y éste tiene cualquier anotación adicional, que condicione su oferta. NOTA: El proponente que presente un lance no válido no podrá seguir participando en el evento de subasta. Para los efectos de este numeral una ronda empieza desde el momento en que se reciben simultáneamente los lances y termina cuando se da a conocer el mejor porcentaje ofertado en la puja. LA ENTIDAD repetirá el procedimiento descrito anteriormente, en tantas rondas sucesivas como sea necesario, hasta que no se reciba ningún lance valido de acuerdo a las reglas del evento de subasta. De la celebración de la audiencia se levantará un acta en la cual conste el desarrollo de la misma y el valor final de la subasta inversa del proponente que haya ofertado el porcentaje más alto, la cual se publicará con el acto de adjudicación

Criterios de Desempate

Se entenderá que hay empate entre dos o más Propuestas cuando presenten un número idéntico de unidades de bien en una misma Postura. En el caso que dos o más Propuestas bajo el anterior criterio hubieran arrojado el mismo resultado se aplicará lo dispuesto en el siguiente criterio desempate: Se adjudicará al Proponente que haya presentado la mayor cantidad de Bienes ofrecidos en su oferta inicial.

Descalificación de las Ofertas

Si revisadas las Posturas por parte de los Proponentes Habilitados y de conformidad con la información establecida por la ENTIDAD esta estima que la Postura Ganadora durante el evento de Subasta resulta artificialmente baja en proporcion económica al valor de cada uno de los bienes ofrecidos, el Comité Evaluador de la Entidad requerirá al Proponente para que explique las razones que avalan la cantidad conforme al valor ofertado. Oídas las explicaciones, el Comité Evaluador recomendará al ordenador del gasto la adjudicación o el rechazo de conformidad con lo establecido en la invitación abreviada definitiva y demás documentos del proceso de contratación.

Nota 01: El proponente que presentó la mayor cantidad de unidad de bienes será el adjudicatario de la subasta electrónica ascendente, y deberá dentro de los dos (02) días siguientes a la publicación del informe del evento de subasta, actualizar las cantidades de dispositivos (unidades de bien) de acuerdo al último lance presentado y objeto de adjudicación remitiéndola debidamente firmada por el Representante Legal o apoderado.


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Nota 02: En el evento que sólo se encuentre un oferente habilitado para participar en la subasta o no existan lances en el evento de subasta, el único oferente habilitado o el proponente que haya presentado la mejor cantidad de unidades de bien en la oferta inicial se obligará a ofertar una mayor cantidad de equipos como mínimo de Diez (10) unidades y con la sola presentación de su propuesta acepta estos términos so pena de causal de rechazo. FORMA DE PRESENTAR LA PROPUESTA ECONÓMICA Las cantidades de unidades de bienes se relacionarán como se señala en el formato, de tal forma que las actividades no costeadas en la misma se entienden incluidas en la oferta. El Proponente deberá presentar el Anexo “OFERTA ECONÓMICA” debidamente diligenciado. La oferta económica no deberá superar el presupuesto oficial asignado para el presente proceso, so pena de rechazo, teniéndose en cuenta que corresponden a pesos colombianos. La oferta económica deberá presentarse sin tachones ni enmendaduras y deberá ser diligenciado en su totalidad. La oferta económica deberá incluir el Impuesto al Valor Agregado (IVA), los costos directos e indirectos, así como los demás impuestos a los que haya lugar. La oferta deberá contener como mínimo Seiscientos Ochenta y Siete (687) unidades de bien para que la misma sea habilitada y no incurra en causal de rechazo y la mayor cantidad de unidades será el número de arranque de la subasta ascendente. Para el diligenciamiento y presentación de la misma el oferente debe tener en cuenta lo siguiente: La oferta deberá incluir la realización de todas las obligaciones inherentes a la ejecución del contrato resultante de la oferta, incluyendo gastos generales, costo de las garantías a entregar, beneficio o utilidad del contratista, transporte, almacenamiento, salarios, fletes, imprevistos, seguros e impuestos nacionales y el aumento de tarifas establecido por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El oferente deberá manifestar si pertenece al régimen común o simplificado. Cuando el oferente no aclare lo relacionado con los impuestos, se considerarán incluidos y a quien se le adjudique no se le reconocerá valor adicional por este concepto. Las unidades de bienes descritos en la propuesta técnica pero no costeadas en la oferta presentada, se consideran incluidos en la misma. AUDIENCIA DE APERTURA DE OFERTA ECONÓMICA. El documento de oferta económica deberá estar en un sobre independiente. La apertura de los sobres se realizará en la audiencia de apertura de ofertas económicas que se realizará en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A., en el día y hora señalado en el cronograma del presente proceso, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno de la Entidad.


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Lo anterior, con el fin de garantizar el principio de transparencia. Dentro de la audiencia de apertura de propuestas no habrá posibilidad para que los proponentes participantes presenten observaciones, pues las mismas se realizarán por escrito y se remitirán al correo de [email protected] Nota 1: Dentro del desarrollo de la audiencia se revelará la mayor cantidad de unidades, el cual será el número de arranque del evento de subasta ascendente. No obstante, si llegase a encontrarse una causal para inhabilitar al proponente porque no presentó la oferta con base en el formato (sin posibilidad de subsanar) o son precios artificialmente bajos, se le informará y a través de escrito que se publicará se comunicará la mayor cantidad de unidades que será el número de arranque 9. TÉRMINO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución será hasta el 31 de diciembre de 2021, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento, ejecución y suscripción del acta de inicio. 10. LUGAR DE EJECUCIÓN El Contratista deberá entregar los dispositivos, debidamente empacados para evitar daños que alteren su buen funcionamiento, en el almacén general de Servicios Postales Nacionales S.A de la Sede principal ubicado en la Diagonal 25 G # 95 A 55 de la ciudad de Bogotá D.C de acuerdo con el siguiente cuadro:

Año 2021

Entrega Única Entrega

Fecha o momento Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la firma del contrato.

11. ANÁLISIS DE RIESGOS

ANALISIS PRELIMINAR DE RIESGOS

CLASE DE RIESGO No.

IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO

MEDICION ANTES DE CTROL

CONTROL (PREVENTIVO)

MEDICION DESPUES DE CTROL

TRATAMIENTO (CORRECTIVO)

¿A QUIÉN SE LE ASIGNA?

ALTO MEDIO BAJO ALTO MEDIO BAJO SERVICIOS POSTALES

NACIONALES

PROPONENTE Y/O

CONTRATISTA

COMPANIA ASEGURADO

RA Y/O GARANTIA

ADMINISTRATIVO

1 Desistimiento de la oferta o no firma el contrato

X

* Analizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad/Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores

X * Afectar la póliza de seriedad * Iniciar proceso litigioso

X X

2 Declaratoria Desierta del proceso

X

* Definir las condiciones mínimas a exigir conforme a la realidad del mercado y del sector (Indicadores

X

* Revisión y modificación de los aspectos (Financieros, jurídicos, técnicos y económicos)

X

mailto:[email protected]


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CLASE DE RIESGO No.








NACIONALES

PROPONENTE Y/O

CONTRATISTA

COMPANIA ASEGURADO

RA Y/O GARANTIA

financieros, capacidad jurídica y requisitos técnicos)

que llevaron a la declaratoria de desierto, para la futura invitación.

3

Sobrevaloración o subestimación de los precios propuestos por el contratista

X

* Analizar la viabilidad de solicitar póliza de seriedad. * Adelantar un adecuado estudio de mercado y del sector * Señalar en los términos de invitación como causal de rechazo

X

* Afectar la póliza de seriedad * Rechazar la oferta con precios artificiales

X X

4

Incumplimiento de obligaciones del marco contractual y disposiciones de la propuesta

X

* Adecuada supervisión del contrato con verificaciones periódicas. * Estipular cláusulas de descuentos por incumplimiento * Solicitud de pólizas de garantías

X

* Afectar las pólizas de garantías * Aplicar los descuentos por incumplimientos pactados

X X X

JURÍDICOS – LEGALES 5

Pérdida de capacidad jurídica para la ejecución del contrato (personas naturales y jurídicas, fallecimiento, detención, extinción y liquidación de la persona jurídica, etc.)

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores/consulta de listas restrictivas y publicación en página web y Secop II * Indicadores Financieros

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. * Suspensión, terminación o cesión del contrato.

X X

FINANCIEROS 6

Insolvencia del Contratista por indebida estipulación de indicadores financieros o por aporte de información inexacta.

X

* Incluir en la invitación formal disposiciones que permitan adjudicar al contrato al segundo evaluado. * Invitación formal basado en fuentes confiables de proveedores/consulta de listas restrictivas. * Indicadores Financieros conforme a la realidad del mercado y del sector.

X

* Aplicar las cláusulas al segundo mejor calificado. * Suspensión, terminación o cesión del contrato. * Actualización y revisión periódica de los estudios que dan lugar a estipular los indicadores financieros y apoyo en documentos de consulta de CCE. * Dar traslado a las autoridades administrativas y/o judiciales competentes. * Eliminar al proveedor respectivo del directorio de la Entidad.

X X

ECONÓMICO 7

La fluctuación negativa de la moneda (TRM) o fenómenos inflacionarios.

X

* Contar con inversiones a corto plazo. * Realizar un estudio técnico y económico del impacto del

X

* Recurrir a la venta de la inversión o reestructuración del contrato que

X X


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CLASE DE RIESGO No.








NACIONALES

PROPONENTE Y/O

CONTRATISTA

COMPANIA ASEGURADO

RA Y/O GARANTIA

riesgo en la ecuación del contrato que permita definir las medidas pertinentes (adición, suspensión, prórrogas, terminación del contrato, cesión del contrato.)

garantice su viabilidad

8

Cambios en la normatividad legal vigente que genere una mayor carga impositiva

X

* Contar con inversiones a corto plazo. * Realizar un estudio técnico y económico del impacto del riesgo en la ecuación del contrato que permita definir las medidas pertinentes (adición, suspensión, prórrogas, terminación del contrato, cesión del contrato.)

X

* Recurrir a la venta de la inversión o reestructuración del contrato que garantice su viabilidad

X

TÉCNICOS

9

Incumplimiento de la cobertura de Garantías por defectos de fábrica o mantenimiento propios del bien o servicio adquirido.

X

* Darle el adecuado uso de los bienes allegados y cumplir con las recomendaciones del manual de usuario (mantenimientos preventivos y correctivos). * Estipular tanto en los términos de la invitación como en los contratos el otorgamiento de las garantías propias del bien o servicio adquirido.

X

* Aplicar las cláusulas del incumpliendo pactadas en el contrato. * Iniciar el procedimiento administrativo ante el órgano de vigilancia y control competente en el marco del estatuto general del consumidor.

X X

10

Obsolescencia en el mercado o programada de los bienes y/o servicios adquiridos

X

* Mantener una eficaz comunicación entre el supervisor, el proveedor y fabricante. * Estipular cláusulas contractuales que contemple la viabilidad del reemplazo de los bienes o servicios por iguales o mejores características técnicas.

X

* Afectar las pólizas de garantías otorgadas. * Contar con disponibilidad presupuestal para los imprevistos del contrato.

X X X

FUERZA MAYOR 11

Circunstancias de fuerza mayor, caso fortuito o imprevisibles que lleven a la paralización del contrato

X

* Contar con una adecuada planeación de las necesidades a satisfacer (mantener un stock mínimo de insumos requeridos). * Herramientas tecnológicas que permitan mantener, conservar y/o recuperar la información.

X

* Suspensión, terminación o cesión del contrato. * Restauración de Back up

X X X

12. ESTUDIO DE MERCADO Y ANÁLISIS DEL SECTOR


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La elaboración del estudio de mercado fue realizada de conformidad al acuerdo No. 005 de 2020, por el cual se adopta el manual de contratación de Servicios Postales Nacionales S.A. para su elaboración se contempló el promedio de las ofertas presentadas por los consultores contactados según listados de proveedores enmarcadas en las actividades económicas de acuerdo con los siguientes códigos CIIU relacionados: 4651 comercio al por mayor de computadores, equipo periférico y programas de informática. 4741 comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados. 4652 comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones. 4659 comercio al por mayor de otros tipos de maquinaria y equipo n.c.p. A continuación, se relacionan los proveedores los cuales enviaron su cotización:

EMPRESA ESTADO

1 TIC SAS Cotizó

2 Conviest SAS Cotizó

3 SDT SAS Cotizó

Para la elaboración del estudio de mercado de conformidad al Manual de contratación se utilizó el método de menor valor, tomando en cuenta las directrices contempladas por el Gobierno Nacional con respecto a la austeridad del gasto, además de las condiciones económicas y presupuestales actuales de la Entidad. De los proveedores mencionados en la tabla anterior, se recibieron las cotizaciones de los siguientes:

ITEM TIC SAS CONVIEST SAS SDT SAS VALOR TOTAL

PROMEDIO

Suministro de Tablet de acuerdo con los requerimientos técnicos

$935.500

$900.000

$920.000

$918.500

SUBTOTAL $918.500

IVA $174.515

TOTAL $1.093.015

Con lo que se obtuvo el valor promedio del dispositivo en $1.093.015 pesos IVA Incluido, posteriormente se dividió el presupuesto del contrato equivalente a $751.000.000 amparado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal Inversión No. Xxx del x de julio de 2021, entre dicho valor para poder obtener así un valor mínimo de dispositivos a adquirir de seiscientos ochenta y siete (687), lo cual será utilizado como cantidad inicial para la subasta.


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13. GARANTÍAS El contratista seleccionado, deberá constituir una póliza a favor de Entidades Estatales con Régimen Privado de Contratación, dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes al perfeccionamiento del contrato, a favor de Servicios Postales Nacionales S.A, en la cual consten los siguientes amparos los cuales deberán contarse a partir de la suscripción de contrato: a) De cumplimiento, de todas las estipulaciones pactadas en el contrato, en cuantía equivalente

al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.

b) De calidad de los bienes, de todas las estipulaciones pactadas en el contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución y seis (6) meses más contados a partir de la fecha de suscripción del contrato.

Parágrafo Primero: Esta garantía deberá constituirse dentro del plazo que le estipule Servicios Postales Nacionales S.A. y requiere de su aprobación para poder ejecutar el contrato. En todo caso, en los eventos de suspensión, adición o prórroga del contrato, el contratista se obliga ampliar las garantías correspondientes. Parágrafo Segundo: Si EL CONTRATISTA se negare a prorrogar las garantías o a reponer el valor cuando este sea afectado, LA ENTIDAD dará por terminado el contrato en el estado en que se encuentre, sin que por este hecho deba reconocer el pago de suma alguna en favor del CONTRATISTA. Parágrafo Tercero: En todo caso las garantías se mantendrán vigentes hasta la liquidación del contrato, ajustándose a los límites, existencia y extensión del riesgo amparado. Parágrafo Cuarto: En todos los casos el contratista deberá allegar la póliza expedida junto con el recibo que acredite el pago total de la prima.

14. INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN La supervisión del contrato será adelantada por la Oficina Asesora de Transformación Digital e Innovación, quién haga sus veces o quién el ordenador de gasto designe, de conformidad al Manual de Interventoría y Supervisión de la Entidad.

15. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL

CDP- Certificado de Disponibilidad Presupuestal: La presente contratación está amparada por el siguiente CDP- Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. 86434 del 09 de noviembre de 2021 por valor de SETECIENTOS SESENTA MILLONES DE PESOS M/CTE ($760.000.000), incluido IVA, impuestos y costos a los que haya lugar, expedido por la Jefatura Nacional de Presupuesto.


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16. FORMA DE PAGO

Se efectuará en un único pago contra la entrega de los equipos y recibo a satisfacción por parte del supervisor del contrato. PARÁGRAFO PRIMERO. - El pago será efectuado a los treinta (30) días calendario siguientes a la correcta presentación de la factura, adjuntando los siguientes documentos: a) Constancia suscrita por el supervisor del contrato, en la que se señale que EL CONTRATISTA cumplió a satisfacción de la ENTIDAD, con las obligaciones pactadas y entregables relacionados en las fases sugeridas en el presente documento. b) La certificación expedida por el Revisor Fiscal o representante Legal, que acredite que EL CONTRATISTA se encuentra a paz y salvo por concepto de pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social y de los Aportes Parafiscales a que haya lugar de los empleados a su cargo, de acuerdo con lo señalado en la Ley 789 de 2002. c) Planilla de pago de parafiscales d) Certificación bancaria no mayor a 90 días. e) Informe de Supervisión. f) Certificación y Control de Ejecución Presupuestal. PARÁGRAFO SEGUNDO. - En el evento de presentarse motivos que llegaren a generar gastos directos e indirectos en el transcurso de la ejecución del presente contrato y que no estén previstos en los documentos que forman parte integral del acuerdo negocial o en el contrato mismo, EL CONTRATISTA deberá informar y justificar detalladamente por escrito y de manera inmediata al supervisor del contrato los hechos sobrevinientes e imprevisibles que puedan ocasionar dichos gastos. Una vez se valide por parte del supervisor del contrato las circunstancias imprevisibles o sobrevinientes, y que las mismas dan lugar a un mayor valor en la ejecución del contrato a cargo de una de las partes solicitará al ORDENADOR DEL GASTO la respectiva modificación contractual, generándose los trámites administrativos y presupuestales a que haya lugar. PARÁGRAFO TERCERO. - EL CONTRATISTA no podrá adelantar actividad alguna que implique mayores gastos directos e indirectos hasta que se perfeccione la respectiva. 17. OBLIGACIONES DE LAS PARTES OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA

1. Garantizar la oportuna y eficaz prestación del objeto a contratar, respondiendo por la calidad de los bienes entregados.

2. Mantener los precios presentados en la oferta comercial durante toda la vigencia del Contrato y sus eventuales prórrogas y/o adiciones.

3. Observar las restricciones de horario y seguridad que exige la Entidad. 4. Cumplir con las obligaciones que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 (Obligación de

contratistas con entidades estatales de afiliar a sus trabajadores a la seguridad social). 5. Constituir oportunamente las garantías exigidas en el presente contrato. 6. Mantener vigentes las pólizas que amparen el cumplimiento y calidad del objeto

contractual, durante la ejecución del contrato, prorroga y/o adiciones. 7. Atender los requerimientos y solicitudes que formule el Supervisor del contrato.


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8. Radicar oportunamente la factura junto con los soportes exigidos, en las fechas y horarios estipulados por la Entidad, asumiendo las responsabilidades de todas las actividades relativas a la ejecución de las obligaciones establecidas en el contrato.

9. Garantizar que durante la vigencia de este contrato no revelará que dentro de los dos años siguientes a su expiración, información confidencial o de propiedad del contratante sin el previo consentimiento por escrito de este último.

10. Garantizar que no accederá a peticiones y amenazas de quienes actúen por fuera de la ley, con el fin de obligarlos a hacer u omitir un acto o echo.

11. Cumplir a cabalidad, todos los ofrecimientos, condiciones y términos de la propuesta presentada.

12. Establecer el plan de capacitación requerido a ejecutar, en caso de que aplique en cada uno de los talleres que establezca el proveedor.

13. Mantener indemne a LA ENTIDAD respecto de eventuales consecuencias económicas que conforme la ley o el reglamento deba asumir como consecuencia de reclamos, solicitudes de indemnización, demandas, sanciones administrativas y, en general, cualquier consecuencia patrimonial en contra de LA ENTIDAD cuya causa corresponda a un incumplimiento atribuible al CONTRATISTA.

14. Delegar una persona con la cual LA ENTIDAD pueda tener comunicación directa para todos los fines del desarrollo contractual, por consiguiente, debe suministrar los datos correspondientes tales como: Nombre, apellido, número de teléfono y correo electrónico.

15. Las demás obligaciones inherentes a la naturaleza del presente contrato. OBLIGACIONES ESPECIFICACIONES DEL CONTRATISTA

1. Cumplir con todas las especificaciones técnicas contempladas en el numeral 3. del estudio previo del presente proceso de contratación el cual hace parte integral del contrato.

2. Garantizar que en caso de que un dispositivo sea rechazado o falle tres (3) veces por la misma falla el contratista se compromete a reemplazar, en un plazo máximo de tiempo no superior a 24 (veinticuatro) horas después de la notificación.

3. Entregar los dispositivos, debidamente empacados para evitar daños que alteren su buen funcionamiento, en el almacén general de SPN ubicado en la ciudad de Bogotá DC en la sede Principal: Dirección: Diagonal 25 G # 95 A 55, de acuerdo al siguiente cuadro:

Año 2021

Entrega Única Entrega

Fecha o momento Dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la firma del contrato.

4. Garantizar durante la ejecución del contrato que los bienes entregados provienen única y

exclusivamente del fabricante allegado con su propuesta, de lo contrario dicho incumplimiento dará lugar a hacer efectiva la cláusula penal, a menos que la entidad previamente así lo autorice o sin perjuicio de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.

5. Entregar los bienes con los documentos correspondientes a la Declaración de Importación expedida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, impresos y escaneados, donde se constate la nacionalización de los bienes objeto de la compraventa.


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6. Garantizar que durante la entrega debe estar presente por lo menos uno de sus trabajadores o empleados. Actividades tales como: descarga, verificación de contenido, toma de seriales y procedimientos de control de calidad y otras actividades propias de la recepción, que determine la entidad.

7. Garantizar que el personal que designe el contratista para hacer entrega de los bienes cuente con elementos de protección personal y bioseguridad, así como afiliación al sistema de seguridad social y ARL.

8. Entregar los bienes en el horario de recepción que se acuerden con el supervisor del contrato, en las instalaciones de Servicios Postales Nacionales en la sede principal de la ciudad de Bogotá D.C.

9. Entregar el dispositivo debidamente empacado en su empaque original. 10. Producir los bienes, única y exclusivamente con el fabricante ofertado. En caso de

incumplimiento dará lugar a hacer efectiva la cláusula penal, a menos que la entidad previamente así lo autorice o sin perjuicio de situaciones de fuerza mayor o caso fortuito.

OBLIGACIONES DEL CONTRATANTE

1. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato dentro del término y condiciones pactadas, previa certificación de cumplimiento expedida por el supervisor del mismo.

2. Supervisar que el CONTRATISTA cumpla con el objeto y obligaciones del contrato dentro del término de ejecución.

3. Suministrar de manera oportuna al CONTRATISTA la información requerida para el adecuado cumplimiento de sus obligaciones.

4. Convocar a las reuniones a que haya lugar para el desarrollo de las actividades inherentes al objeto del contrato.

5. Expedir las certificaciones a que haya lugar. 6. Liquidar el contrato en el término establecido en el contrato y en la ley. 7. Las demás que se desprendan en desarrollo del contrato.

18. CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Las partes se obligan a mantener confidencialidad respecto de toda información que a partir de la fecha reciben los empleados, personal vinculado o asesores de cada una de ellas, de manera directa o indirecta en forma verbal o escrita, gráfica, en medio magnético o bajo cualquier otra forma. En consecuencia, EL CONTRATISTA deben adoptar las medidas necesarias para que la información no llegue a manos de terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para ningún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento. 19. CLÁUSULA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

En caso de que EL CONTRATISTA tenga la condición de encargado del tratamiento, de conformidad con el artículo 3 literal d) de la Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012, en adelante LEPD, en la medida que el objeto del contrato pueda implicar el tratamiento de datos personales a cargo de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. por parte de El


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CONTRATISTA, éste último se obliga y compromete, con base al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013, a una serie de aspectos identificados a continuación:

1. EL CONTRATISTA se compromete y obliga a guardar secreto de todos los datos personales que conozca y a los que tenga acceso en virtud del presente contrato.

2. Custodiará e impedirá el acceso a los datos personales a cualquier usuario no autorizado o persona ajena a su organización. Las anteriores obligaciones se extienden en cualquier fase del tratamiento que de esos datos pudiera realizarse y subsistirán aún después de terminados los mismos.

EL CONTRATISTA únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones que reciba expresamente de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., y no los destinará, aplicará o utilizará con fin distinto al que figure en el presente contrato. Así mismo, se compromete a no revelar, transferir, ceder o de otra forma comunicar los bases de datos o datos contenidos en ellos, ya sea verbalmente o por escrito, por medios electrónicos, papel o mediante acceso informático, ni siquiera para su conservación, a otras personas; salvo que previa indicación expresa de SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., comunique los datos a un Tercero designado por aquél, al que hubiera encomendado la prestación de un servicio. EL CONTRATISTA manifiesta conocer las obligaciones derivadas la ley de protección de datos personales. Así mismo, garantiza el mantenimiento de las medidas de Seguridad; así como cualesquiera otras que le fueren impuestas por parte de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., de índole técnica y organizativa, necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal. SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., previa solicitud, podrá facilitar un extracto de las medidas de seguridad que el contratista debe acatar en cumplimiento de las obligaciones descritas en esta cláusula. Finalizada la prestación del servicio contratado, los datos personales serán destruidos o devueltos a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A., al igual que cualquier soporte o documentos en que conste algún dato de carácter personal objeto del tratamiento. No procederá la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que exija su conservación, en cuyo caso deberá procederse a la devolución de los mismos garantizando a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. dicha conservación. El contratista podrá conservar, debidamente bloqueados, los datos en tanto pudieran derivarse responsabilidades de su relación con SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. En cualquier caso, el contratista comunicará a SERVICIOS POSTALES NACIONALES, S.A. cualquier incidencia que se produzca en ejecución del presente contrato, que pueda afectar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales, dentro del plazo de dos (2) días hábiles contados a partir desde la fecha en que se hubiese producido la incidencia o hubiese tenido conocimiento de la misma, para que se adopten las medidas correctivas de forma oportuna. Del mismo modo, el contratista pondrá en conocimiento del personal a su servicio las obligaciones indicadas en la presente cláusula, cerciorándose, mediante la adopción de las medidas. 20. DESCUENTOS POR NIVELES DE SERVICIO Y OTRAS OBLIGACIONES. Las partes bajo el principio de la libertad contractual y de autonomía de las partes, han establecido descuentos por niveles de servicio establecidos en el presente estudio previo numeral 26 por caso de retardo en el cumplimiento en los tiempos y términos establecidos, de incumplimiento total o de cumplimiento imperfecto de cualquiera de las obligaciones del CONTRATISTA descritas en el


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contrato, de cualquiera de las establecidas en los estudios previos o de cualquiera de sus adendas, sin justificación válida alguna, debidamente probada y por causas que le sean imputables al CONTRATISTA, el CONTRATISTA autoriza a LA EMPRESA para que le descuente una suma según lo pactado en los términos de referencia y el presente contrato a EL CONTRATISTA por cada retardo o atraso en el cumplimiento de sus obligaciones, de acuerdo con los porcentajes, actividades y tiempos de cumplimiento de los Acuerdos de Niveles de Servicio Establecidos. Para su imposición bastará el informe del Supervisor del contrato, donde se evidencia el incumplimiento del ANS y su porcentaje de acuerdo con lo establecido en el presente contrato y los términos de referencia, los cuales las partes entienden son los niveles mínimos del servicio esperado en el mes correspondiente de servicio. Se impondrán mediante el procedimiento del parágrafo siguiente, “Procedimiento Para Descontar Por Acuerdos De Niveles De Servicio – Ans”. Los descuentos o pago de las sumas señaladas no se entenderán extinguidas las obligaciones emanadas de este contrato, ni se eximirá al CONTRATISTA de la obligación de indemnizar los perjuicios correspondientes. Si no existen saldos a favor del CONTRATISTA para descontar las sumas que resulten de la aplicación de esta cláusula u otras, LA EMPRESA cobrará por vía ejecutiva, para lo cual el presente contrato prestará mérito ejecutivo. PARÁGRAFO. PROCEDIMIENTO PARA DESCONTAR POR DESCUENTOS DE NIVELES DE SERVICIO: En caso de retardo en el cumplimiento, de incumplimiento o de cumplimiento imperfecto de cualquiera de las obligaciones del CONTRATISTA, descritas en el contrato, que no se haya establecido porcentaje de descuento y/o que este establecido dentro de los Acuerdos de Niveles de Servicios - ANS, LA EMPRESA descontara un cinco (5%) del porcentaje de la facturación del servicio o bien afectado ofertado por EL CONTRATISTA. Se surtirá el siguiente procedimiento: El supervisor del contrato comunicará por escrito enviado al Representante Legal del CONTRATISTA que incurrió en una causal de incumplimiento de las obligaciones del contrato, de los términos de referencia o de las propias de este tipo de contratos y dará un plazo perentorio de cinco (5) días hábiles para: a) subsanar dicho incumplimiento, o b) para rendir las respectivas explicaciones debidamente justificadas y no imputables al CONTRATISTA. 2) El CONTRATISTA procederá a subsanar el incumplimiento dentro del término otorgado por supervisor del contrato. Lo anterior, salvo que considere que existieron causas ajenas a él que determinaron que incurriera en dicho incumplimiento, caso en el cual, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación mencionada en el numeral 1 anterior, podrá proceder a explicar al supervisor del contrato cuáles son las razones de su incumplimiento, aportando las pruebas pertinentes, a efectos de solicitar que no se efectúe el descuento correspondiente. 3) Si el CONTRATISTA no subsana el incumplimiento dentro del término otorgado por LA EMPRESA para el efecto, o las razones y pruebas allegadas por el CONTRATISTA para justificar el mencionado incumplimiento (en el evento en que haya presentado un escrito y las pruebas pertinentes dentro del término previsto en el numeral anterior) no acreditan o justifican la ocurrencia de una causal de exoneración de la responsabilidad de acuerdo con lo previsto en este contrato y en la normatividad vigente, el supervisor mediante comunicación dirigida al CONTRATISTA impondrá el descuento y descontará el monto correspondiente de los saldos insolutos y/o de la factura del mes siguiente a la fecha que señale LA EMPRESA en el mencionado escrito. Lo anterior, sin perjuicio de que LA EMPRESA, si lo estima conveniente, conceda un plazo adicional igual al relacionado en el numeral para subsanar tal incumplimiento. 4) Una vez realizado el descuento, y en el evento en que el CONTRATISTA no subsane el incumplimiento dentro del nuevo plazo otorgado por LA EMPRESA para ello (salvo que las partes acuerden por escrito un nuevo plazo), se causarán las sanciones reguladas en esta cláusula, hasta el momento en el cual el CONTRATISTA subsane


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la situación de incumplimiento o hasta que la sumatoria de las mismas alcancen la suma del 20% del valor del contrato, caso en el cual, LA EMPRESA dará aplicación a lo dispuesto a las causales de terminación del presente contrato.

21. INCUMPLIENTO GRAVE DEL CONTRATISTA. Cuando se presente un posible incumplimiento grave parcial o total del contrato o reiterado en ANS, atribuible al CONTRATISTA respecto de cualquiera de las obligaciones de este, LA ENTIDAD, deberá evacuar el siguiente procedimiento para declarar dicho incumplimiento: A) Evidenciado un posible incumplimiento de las obligaciones a cargo de EL CONTRATISTA, según conste en informes elaborados por la Supervisión o la Interventoría, LA ENTIDAD lo citará a él y al GARANTE, mediante comunicación que por escrito se remitirá al domicilio del CONTRATISTA y del GARANTE, a una audiencia para debatir lo ocurrido. LA ENTIDAD, fijara la fecha para realizar la audiencia, como mínimo al quinto día hábil siguiente a la fecha de recepción de la comunicación de citación a audiencia al CONTRATISTA y al GARANTE. En la citación, se hará mención expresa y detallada de los hechos que la soportan y por ello deberá indicar los presuntos incumplimientos contractuales atribuibles al CONTRATISTA, acompañado el informe de la supervisión o interventoría en el que se sustente la actuación y las demás pruebas que soporten la citación y enunciara las normas o clausulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para EL CONTRATISTA, de acuerdo con las estipulaciones contractuales. En la misma se establecerá el lugar, fecha y hora para la realización de la audiencia la que deberá tener lugar a la mayor brevedad posible, atendida la naturaleza del contrato y la periodicidad establecida para el cumplimiento de las obligaciones contractuales. B) En desarrollo de la audiencia, el Subgerente de Contratación, presentara las circunstancias de hecho que motivan la actuación contractual, indicara los presuntos incumplimientos contractuales atribuidos al CONTRATISTA, enunciara las posibles normas o clausulas posiblemente violadas y las consecuencias que podrían derivarse para EL CONTRATISTA, según las estipulaciones contractuales. Acto seguido se concederá el uso de la palabra al representante legal del CONTRATISTA o a quien lo represente y al GARANTE, para que ejerzan su derecho de defensa y se pronuncien sobre las imputaciones de incumplimiento, en desarrollo de lo cual podrán rendir las explicaciones del caso, solicitar y aportar pruebas y controvertir las presentadas por la entidad. C) Una vez evacuada la práctica de las pruebas o recibidos los medios probatorios aportados por los interesados, se cerrará la audiencia para que la ENTIDAD mediante decisión contractual motivada que constara por escrito, proceda a resolver sobre la exigibilidad o no de la sanción o declaratoria o no del incumplimiento. Si se resuelve que no hubo incumplimiento, se archivara la actuación contractual. Por el contrario, si se decide que hubo incumplimiento contractual, en el mismo documento, se hará la tasación de la suma a favor de LA ENTIDAD y a cargo del CONTRATISTA y/o EL GARANTE, como consecuencia del incumplimiento de acuerdo con las estipulaciones contractuales. La respectiva decisión, se informará mediante comunicación escrita que se remitirá al domicilio del CONTRATISTA y del GARANTE. EL CONTRATISTA y el GARANTE, podrán presentar por escrito de reconsideración ante LA ENTIDAD, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de adopción de la decisión que declara el incumplimiento contractual. Si declarado este ni EL CONTRATISTA, ni EL GARANTE, presentan el escrito de


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reconsideración o lo hacen en forma extemporánea, se entenderá que esa decisión se ratifica y se procede para su posterior cobro. La decisión sobre el escrito de reconsideración, si se presenta, será resuelta por LA ENTIDAD por escrito, dentro de los 15(quince) días hábiles siguientes a su recepción y remitida al CONTRATISTA y del GARANTE. El plazo anteriormente descrito podrá ser prorrogado por un término igual al inicialmente pactado. Por el contrato, si se resuelve que no hubo incumplimiento, se comunicara por escrito a los interesados y se archivara la actuación contractual. D) En todo caso, en cualquier momento del desarrollo de la audiencia contractual, el Subgerente de Contratación, podrá suspender la audiencia cuando el oficio o petición de parte, ello resulte en su criterio necesario para allegar o practicar pruebas que estime conducentes y pertinentes, o cuando por cualquier otra razón debidamente sustentada, ello resulte necesario para el correcto desarrollo de la actuación contractual. En todo caso, al adoptar la decisión, se señalará fecha y hora para reanudar la audiencia. LA ENTIDAD podrá ordenar el archivo de la actuación contractual en cualquier momento, si se prueba la cesación de situación de incumplimiento que dio lugar a este procedimiento. 22. ANEXOS Se adjuntan los siguientes anexos: 1.Cotizaciones de mercado 2.Solicitud de disponibilidad presupuestal, SDP 3.Certificado de disponibilidad presupuestal CDP 4.Cuadro comparativo de estudio de Mercado 5. Formato de Propuesta Económica 6. Lista de verificación de requisitos técnicos

21. FIRMAS

Oscar Javier Asprilla Cruz

Asesor de Transformación Digital e Innovación

Proceso solicitante: Oficina Asesora de Transformación ...

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