Jorge Palacios

”Gestión del tiempo para incrementar tu Productividad Personal” Organización personal con GTD

Jorge Palacios

¿Qué es time management?

• Actitud proactiva-preventiva

– Tomar iniciativa!!

• Establecer objetivos -planificar

– estrategia personal, misión y visión personal

• Recordarlos!

– Perseverancia, disciplina

• No postergarlos!

– Superar miedos, desarrollar autoconfianza

• Revisión de actividades

– Diferenciar actividades a favor,

en contra e irrelevantes

• Incrementar eficiencia!

– CAMBIO DE HABITOS!!

Tener

objetivos

Llevarlos

a cabo

bien!

Encararlos!!!

Hacerse

cargo!!!

II

III

IV

I

• Iniciar un cambio personal para eliminar

actitudes y hábitos que producen derroche del

tiempo!

• ¿Es importante hacer un buen Time Management?

– Desde ya...!!!

– La buena gestión del tiempo / prioridades es esencial para el logro

de los objetivos personales!!

– Hace a la eficacia y eficiencia personal!

– Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos

personales..!!

Más allá de los Objetivos

Todos los contenidos y herramientas han sido desarrollados por Jorge

Palacios

Tenemos que Dedicar tiempo al tiempo Invertir tiempo en dominar el tiempo Tener perspectiva sobre el tiempo que gastamos Fijar y alcanzar metas que nos lleven a la realización de nuestros objetivos Establecer planes de acción que permitan que esas metas se hagan realidad

“El problema no es la escasez, sino el uso que hacemos de ese recurso”

Jorge Palacios

No gestionamos la sobrecarga de información

Organizar la información

= Gestionar las acciones

Jorge Palacios

La mente es mala memorizando, pero excelente creando Saca de tu cabeza TODO Dedica tu atención a la acción, no a recordar

Jorge Palacios

Jorge Palacios

5 pasos: 1.Decidir la tarea a realizar 2.Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos 3.Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene 4.Tomar un pausa breve (5 minutos) 5.cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

El tiempo dentro de un pomodoro

es el tiempo productivo en el que

realmente haces las cosas, ya que

lo defiendes con uñas y dientes de

las posibles interrupciones. El

tiempo fuera del pomodoro es el de

las distracciones, interrupciones,

llamadas, descansos, etc.

Pomodoro = CONCENTRACIÓN

URGENTE NO URGENTE CRISIS

- Preparaciones contra reloj - Problemas apremiantes -Trabajos cuyas fechas de finalización vencen. - Prioridad absoluta sobre el resto: hacerlas cuanto antes

ACTIVAS

- Planificar, prevenir, preparar - Plantearse nuevas alternativas - Establecer objetivos y relaciones significativas - Aprendizaje

REACTIVAS

- Interrupciones - Correo - Algunas reuniones - Algunas llamadas - Asuntos inmediatos - Marcar prioridades - Contestar emails irrelevantes

TRIVIALES

- Desperdiciadores de tiempo - Algunas llamadas -Trivialidades - emails irrelevantes - Reconvertirlas, evitarlas, enriquecerlas, ...

IMPORTANTE

NO IMPORTANTE

1

4 3

2

“Quien no administra bien su tiempo, no puede administrar bien ninguna otra cosa.” ( Peter Drucker)

Aplique la Regla de 80-20

Pasos a seguir

1. Preparar un programa antes de iniciar la jornada

de trabajo por escrito

2. Centrarse en las áreas o actividades prioritarias

3. Programar las actividades en función de los

objetivos a alcanzar

4. Agrupar los asuntos relacionados entre sí

5. Los trabajos repetitivos y que exijan poca

concentración se realizarán en las “horas bajas”

Metas del Cuadrante II

Establecer el tiempo del cuadrante II cada semana: conectar con su brújula interior

Plan de trabajo

Tomar nota del tiempo para evaluar: volver a considerar

“Afilar la sierra”

Organizarse, priorizar, ...

“No planifico porque no tengo tiempo pero no tendré tiempo hasta que planifique mejor”

5 Reglas de la Planificación del Tiempo

1. 70 – 30:

70% tiempo: Planificado 20% tiempo: Imprevistos, interrupciones, ... 10%: Tareas de vital importancia y concentración

2. Diferenciar lo importante de lo Urgente

3. Planificación realista

4. Realizar una lista diaria ordenada por prioridades

5. Persigue objetivos

Usar un plan para organizarse: HÁBITOS

1) Preparar la lista de cosas que hacer.

2) Delegue lo que corresponda.

3) considere su tiempo controlable.

4) Elabore un plan diario. Según las prioridades y

consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.

5) Señalar las actividades terminadas

6) Reprogramar las actividades no terminadas

Jorge Palacios

GTD: Una metodología para que te depures

por dentro. GTD es tu BIFIDUS

DIETA:

Tienes que capturar, aclarar,

organizar y reflexionar antes

de hacer.

Tienes que sacar todo de tu

cabeza y usar recordatorios.

Tienes que identificar cuál es la

próxima acción. ¡Ah! Y

Tienes que hacer una revisión

de tu sistema GTD ¡todas las

semanas!

Procesar Recopilar Hacer Organizar

4 “Cosas”

Jorge Palacios

C U B O S

HERRAMIENTAS DE RECOLECCION

Jorge Palacios

Procesa tu inbox a cero

Jorge Palacios

¿Cuál es la Próxima

Acción?

Listas

de

Próximas

Acciones

Listas

de

Esperando

a

Calendario(s)

A diferir (con Fecha

y/u Hora específica)

¡Hacerla ya! Menos de 2 minutos

Algún día/

Tal vez

Material de

REFERENCIA

Archivar

Incubar

Eliminar

A delegar

“COSAS”

NO

SÍ

Proyectos

1. xyz

2. tvw

Revisión para determinar Acciones

SÍ (pero,

en varios pasos)

Planificación

¿Es accionable?

A diferir (para hacer

“lo antes posible”)

Basado en el diagrama de

flujo del PROCESAR y

ORGANIZAR, publicado por

David Allen en “Getting

Things Done”

REGLA DE LOS 2 MINUTOS: Si

puedes procesar un correo en

menos de 2 minutos hazlo. De lo

contrario, PRIORIZALO.

Revisa todo

Jorge Palacios

EVALUAMOS Y ELEGIMOS

Las 2 preguntas:

1. ¿En qué contexto estoy, y qué puedo hacer con las herramientas y

recursos que tengo a mano?

Responder a esta pregunta consiste simplemente en elegir una de las listas

contextuales: oficina, casa, recados, ordenador, teléfono, etc.

Dependiendo del contexto, es posible que después de responder esta pregunta

todavía tengas muchas posibilidades entre las que elegir.

2. ¿Cuánto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin

interrupciones?

a) Etiqueta cada próxima acción con el tiempo, como por ejemplo “menos de

10 minutos”, “media hora” o “más de una hora”.

b) Importante y urgente:

a) Urgente: hacerlas tiene un precio, dejar otras cosas para más

adelante, incumpliendo otros compromisos

b) Importante: hacer un TMI (lista de 3-5 “tareas más importantes”),

comenzando nuestro día por estas tareas.

Jorge Palacios

c) Interrupciones: tendemos a asociar interrupción con urgencia. Error!

- Dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que estábamos

haciendo antes de la interrupción

- Por supuesto, para que esta forma de trabajo funcione tenemos que adquirir

el hábito

de procesar nuestras bandejas de entrada regularmente, a ser posible en

varios

momentos a lo largo del día. De esta forma siempre estaremos seguros de que

no se

quedará nada urgente traspapelado.

Jorge Palacios

4. Organizar las ideas. Es el momento de revisar y filtrar las ideas, organizar

las actividades o sub-objetivos en fases, asignarles prioridades, y decidir qué

recursos serán necesarios para hacer cada cosa.

5. Extraer las siguientes acciones. Desglosar las actividades en siguientes

acciones físicas que podamos hacer.

ACTUAMOS GESTIONANDO HÁBITOS:

La revisión operativa: Debemos hacerlo todos los días

Procesamos las bandejas de entrada a cero, es decir, hasta dejarlas vacías

Control semanal de actividades cada 7-10 días: bloquear en nuestra agenda

al

menos un par de horas todas las semanas

Jorge Palacios

Revisión semanal dividida en 10 pasos, agrupados en 3 fases claramente

diferenciadas:

Haz limpieza

1. Recolecta papeles y objetos. (5 minutos) Revisa a tu alrededor y pon en

la bandeja de entrada del escritorio todo lo que esté fuera de lugar: papeles,

facturas o cualquier objeto que represente algo por hacer.

2. Vacía tu cabeza. (5 minutos) Haz una pequeña lluvia de ideas –

brainstorm– para sacar de la cabeza cualquier ideas o asunto que sientas que

te tienen preocupado. Cuando termines, pon tus notas en la bandeja de

entrada.

3. Procesa las bandejas de entrada. (10-15 minutos) Procesa todas las

bandejas de entrada que tengas, incluido notas de voz y correos electrónicos.

Dependiendo de qué tan diligente hayas sido con tus revisiones operativas,

esta tarea puede ser muy rápida, o consumir hasta una hora. Al final, al menos

teóricamente, las bandejas deben quedar vacías –y el resultado organizado en

tus listas, el calendario y tu archivo de referencia.

Jorge Palacios

Actualiza tu sistema

4. Revisa las próximas acciones. (5 minutos) Repasa tus listas contextuales y

marca como completadas las acciones terminadas que por algún motivo

estuvieran

todavía activas.

5. Revisa el calendario. (5-10 minutos) Confirma que todos los compromisos

pasados están cumplidos, y si no, considera eliminarlos o cambiarlos de fecha –

quizá

tengas que hacer algunas llamadas para ello. Igualmente, repasa los

compromisos de

los próximos días, y registra las próximas acciones necesarias, como preparar

reuniones, comprar billetes de avión, confirmar citas, etc.

6. Revisa las cosas “a la espera”. (10-15 minutos) Marca como completado lo

que ya hayas recibido y todavía esté pendiente en tu lista. Envía correos o haz

las

llamadas de seguimiento que sean necesarias para asegurarte de que las cosas

siguen

en marcha como deben.

Jorge Palacios

7. Revisa la lista de proyectos. (20-30 minutos) Repasa cada proyecto de la

lista y asegúrate de que todos tienen al menos una próxima acción activa. Revisa la

documentación de apoyo de cada proyecto para ver si tienes que mover próximas

acciones a las listas contextuales, o añadir cosas “a la espera” o al calendario.

También

puedes mover proyectos a la lista “algún día”, si es que no quieres o no puedes

ocuparte de ellos en este momento.

8. Revisa tus listas de comprobación. (variable) Repasa otras listas que

puedas tener, como rutinas periódicas, para ver si tienes que crear más próximas

acciones. Por ejemplo, yo incluyo mi revisión financiera como parte de mi revisión

semanal, lo que genera acciones o proyectos nuevos.

Sé creativo

9. Revisa la lista “algún día”. (15 minutos) Repasa todos los elementos de ésta

lista uno a uno, y mueve a tus listas de próximas acciones y/o proyectos todo lo que

quieras activar. Pueden ser cosas que sientas que ya les ha llegado su momento, o

cosas que aparcaste temporalmente y que quieras retomar de nuevo. Elimina todo

lo

que consideres que ya no tiene interés.

10. Añade ideas locas, o no tanto. (5 minutos) Intenta generar al menos una

nueva idea o proyecto que te interese especialmente, como aprender a escalar, o

hacer un curso de escritura creativa, o crear tu propio negocio –por su naturaleza,

casi siempre van a la lista “algún día”. Date permiso para soñar y siembra. Jorge Palacios

TECNOLOGÍA

2.0

Jorge Palacios

CONCLUSIONES:

La clave para entender y aplicar GTD con eficacia es la motivación. De nada

sirve conocer las técnicas y empezar a hacer listas si no hay un verdadero

deseo de ser productivo.

Otra clave es la constancia: Dicho lo cual, espero haber dejado claro que GTD

es mucho más que una forma de tomar el control de nuestro día a día.

Es también una forma de tomar el control de nuestra vida como un todo.

Implementar y mantener listas es sólo un paso, el primero. Debe seguirle un

profundo análisis de quiénes somos, lo que queremos y cómo pensamos

conseguirlo. Cuando se alcanza a vislumbrar esto, uno se da cuenta de que las

listas, recordatorios y revisiones están supeditados a un propósito superior:

organizar nuestra vida, definir nuestras metas, actuar conforme a nuestros

principios y valores.