Productividad personal para el trabajo

NOMBRE PROGRAMA / Nombre profesor www.eoi.es

Organiza-te para incrementar tu Productividad

Habilidades Directivas

Año de realización: 2014

PROFESOR/AJorge Palacios

CÓMO EMPLEAMOS NUESTRO TIEMPO

• Creencias y actitudes sobre el uso del tiempo

• ¿Quién es el enemigo?: los ladrones del tiempo

• Identifica tus problemas de tiempo

• Cómo controlar los ladrones del tiempo: claves para minimizarlos

• ¿En qué empleas tu tiempo?

PLANIFICACIÓN DEL TIEMPO

• La clave para el dominio del tiempo: Planificación

• Principio del equilibrio y proactividad

• Definir metas y objetivos. Cómo fijar y alcanzar metas

•Primero, lo primero

• Plan de Agenda semanal

• Elimina actividades que no añaden valor

Programa de contenidos

1. Gestiona tu tiempo

HABILIDADES DIRECTIVAS/ Jorge Palacios www.eoi.es

1 “Gestión personal: comenzando con nuevos hábitos productivos”


¿Qué es time management?

• Actitud proactiva-preventiva– Tomar iniciativa!!

• Establecer objetivos -planificar– estrategia personal, misión y visión personal

• Recordarlos!– Perseverancia, disciplina

• No postergarlos!– Superar miedos, desarrollar autoconfianza

• Revisión de actividades– Diferenciar actividades a favor,

en contra e irrelevantes• Incrementar eficiencia!

– CAMBIO DE HABITOS!!

Tenerobjetivos

Llevarlosa cabobien!

Encararlos!!!

Hacersecargo!!!

II

III

IV

I


• Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo!

• ¿Es importante hacer un buen Time Management?– Desde ya...!!!– La buena gestión del tiempo / prioridades es esencial para el logro

de los objetivos personales!!– Hace a la eficacia y eficiencia personal!– Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos

personales..!!

Más allá de los ObjetivosMás allá de los Objetivos

Todos los contenidos y herramientas han sido desarrollados por Jorge Palacios

Tenemos que Dedicar tiempo al tiempo Invertir tiempo en dominar el tiempo Tener perspectiva sobre el tiempo que gastamos Fijar y alcanzar metas que nos lleven a la realización de nuestros objetivos Establecer planes de acción que permitan que esas metas se hagan realidad

“El problema no es la escasez, sino el uso que hacemos de ese recurso”


Jorge Palacios


Jorge Palacios

No gestionamos la sobrecarga de información

Organizar la información

=Gestionar las acciones


Jorge Palacios

La mente es mala memorizando, pero excelente creando Saca de tu cabeza TODODedica tu atención a la acción, no a recordar


Jorge Palacios


Jorge Palacios

Contra la Procastinación:

No dejes de hacer las cosas (hábitos, tareas inacabadas) Compromiso con uno mismo: decide qué hacer y hazlo Ten regularidad


Jorge Palacios


Jorge Palacios

5 pasos:

1.Decidir la tarea a realizar2.Poner el pomodoro (el reloj o cronómetro) a 25 minutos3.Trabajar en la tarea hasta que el reloj suene 4.Tomar un pausa breve (5 minutos)5.cada cuatro "pomodoros" tomar una pausa más larga (15-20 minutos)

El tiempo dentro de un pomodoro es el tiempo productivo en el que realmente haces las cosas, ya que lo defiendes con uñas y dientes de las posibles interrupciones. El tiempo fuera del pomodoro es el de las distracciones, interrupciones, llamadas, descansos, etc.

Pomodoro = CONCENTRACIÓN


2 Gestión de Prioridades

Jorge Palacios


Jorge Palacios


La lista de cosas que hacer: inventario de tareas

Descripción Prioridad TiempoImportante Urgente Estimado

Resolver la inundaciónde la oficina

� SÍ � SÍ Hacer Ya

Plan estratégiconuevos productos

� SÍ � NO Programar

... � NO � SÍ Delegar/Org.

... � NO � NO No pasa nada

Poner primero lo primero: La Perspectiva del día

L M X J V

9

10

11

12

13

14

...

METAS RECORDATORIOS

Las mil actividades que solemos anotar que tenemos que realizar en el día difícilmente se cumplen: este fracaso provoca la tentación de abandonar nuestra planificación del día.

Programamos en un día más tareas de las que podemos hacer, además de que nos olvidamos de las interrupciones e imprevistos diarios, que inevitablemente aparecen y consumen tiempo.


Pasos a seguir

1. Preparar un programa antes de iniciar la jornada de trabajo por escrito

2. Centrarse en las áreas o actividades prioritarias

3. Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar

4. Agrupar los asuntos relacionados entre sí5. Los trabajos repetitivos y que exijan

poca concentración se realizarán en las “horas bajas”

Metas del Cuadrante II

Es t a b le c e r e l t ie m p o d e l c u a d r a n t e II c a d a s e m a n a : conectar con su brújula interior

Pla n d e t r a b a j o

To m a r n o t a d e l t ie m p o p a r a e v a lu a r : volver a considerar

“ A f ila r la s ie r r a ”

O r g a n iz a r s e , p r io r iz a r , . . .

“No planifico porque no tengo tiempo pero no tendré tiempo hasta que planifique mejor”

5 Reglas de la Planificación del Tiempo

1. 70 – 30:

70% tiempo: P lanificado20% tiempo: I mprevistos, interrupciones, ...10%: Tareas de vital importancia y concentración

2. Diferenciar lo importante de lo Urgente

3. P lanificación realista

4. R ealizar una lista diaria ordenada por prioridades

5. P ersigue objetivos

Usar un plan para organizarse: HÁBITOS

1) Preparar la lista de cosas que hacer.2) Delegue lo que corresponda.3) considere su tiempo controlable.4) Elabore un plan diario.

Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes.

5) Señalar las actividades terminadas6) Reprogramar las actividades no terminadas

Ladrones de Tiempo

3


APRENDER A SER MÁS EFICACES CON SU TIEMPOInterrupciones e imprevistos

- Una de las razones por las que fallan con frecuencia las agendas es nuestra tendencia a ocuparnos de asuntos no programados. Aprende a controlar estos impulsos.

- Detenerse un momento: “¿es lo que voy a hacer más importante que lo programado?”

- Aprender a decir NO y ser asertivo- Evitarlas o reducir su número y limitar al mínimo el tiempo que

ocupan

Seguir el Plan acordado - Es un riesgo iniciar la jornada a la defensiva: resolviendo los

problemas que se vayan presentando.- Solución: iniciar el día con el programa, según agenda establecida la

víspera.- Programa primero lo más importante

Visitas inoportunas

- Establecer trincheras: que no entren en su despacho, que no se sienten, que se vayan lo antes posible.

- La sensación de estar disponible no beneficia: “tengo abierta la puerta del despacho a todo el mundo”

- Sé amable pero sincero: “NO me viene bien en este instante”: la decisión de recibir a alguien la tomo yo no el visitante.

Teléfono: recibidas y emitidas - ¿Atiendo la llamada o no?- Que me las filtren o buscar periodos preferentes- Ser conciso y céntrate en el tema y objetivo de la llamada: ve al grano- Organízate las llamadas que has decidido hacer: agrúpalas y elige el

momento- Móvil: Saber cuando debe apagarse y/o silenciarse

Realizar peticiones

• Llama a la persona por su nombre

• Expresa su petición claramente, en primera persona• Explica las razones• Invita a hacer comentarios y a sugerir soluciones

• Pregunta qué recursos se necesitan para poner en práctica la petición

• Llega a un acuerdo sobre la escala de tiempo

Decir NO

• Reconoce el derecho a la otra persona a realizar la petición• Di NO sin rodeos• Explica tus sentimientos y después expón tus razones

• Sugiere una alternativa: demuestra querer satisfacer las necesidades de la otra persona, además de las tuyas propias

Dar opiniones eficaces (Feedback)

Equilibrar tus necesidades con las de los demás.

• Expresar siempre opiniones positivas, breves y centradas

• Hazlo inmediatamente:evitar “¿Porqué no me lo has dicho antes?”

• Céntrate en puntos específicos, exponiendo hechos

• Describe el impacto del comportamiento

• Hazlo cuando la persona esté tranquila

• Expresa nuevas opiniones cuando veas mejoras

• Implica a la otra persona para encontrar causas y soluciones

• Pide opiniones de tu propio rendimiento como responsable del equipo

HABILIDADES DE LA ASERTIVIDAD


• Aprenda a comunicarse eficazmente

– Establezca objetivos para sus contactos – Mejore su forma de expresarse– Mejore su imagen– Aprenda a adaptar su comunicación a las

otras personas!!– Utilice redundancia para eliminar malos

entendidos– NUNCA asuma...– Aprenda a preguntar– Aprenda a escuchar– No prejuzgue!– Verifique siempre sus comunicaciones!!


• Aprenda a decir NO!!!– Aprenda a hacerlo sin agredir...– Sin ser desagradable...– “Te agradezco mucho la

invitación... lamentablemente no podré ir...”

– Gracias.... Pero NO....– Es increíble la cantidad de tiempo

que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!

– Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......

Aprecio mucho tu invitación

pero....

NO GRACIAS!

!!


• Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!

– Contrólese...– No agreda a nadie...– Trate bien a todos...– No critique...– Sea amable...– Salude y agradezca efusivamente...

Siempre y en todo lugar– Evite cualquier tipo de contienda

legal...– Evalúe costo-beneficio antes de generar

un conflicto...!!!

Papeleo

- Organizarlo: procesar información documental- El escritorio es el lugar donde se procesa la información, no donde se

almacena- Debe reducirse al mínimo el flujo de documentos:

- no pidas lo que no necesitas- No guardes todo lo que te llega

- Borrar es para GANAR: usa la papelera- Recuerda que “lo que no ayuda, estorba”

Informes, emails, notas ...

- Lograr una comunicación escrita eficaz implica escribir con sencillez, con frases cortas, con palabras comprensibles

Correos diarios:-Menos de 50

- Entre 50 y 100- Entre 100 y 150

- Más de 150

-¿Tiempo incurrido en contestar correos electrónicos?

-¿ Son importantes todos los correos electrónicos?

GESTION DEL CORREO ELECTRONICO

• 33% de los trabajadores estresados por la cantidad de correos recibidos• 28% cree que el número de correos recibidos es una fuente de presión• Un 50% lo revisa una vez cada hora• Otro 35% cada cuarto de hora• Algunos trabajadores entre 40 y 50 veces por hora

REGLA DE LOS 2 MINUTOS: Si puedes procesar un correo en menos de 2 minutos hazlo. De lo contrario, PRIORIZALO.

Buenas Prácticas

• Empezar a leer los correos desde los más nuevos a los más antiguos

• ¿Necesitan estar en copia tantos mails?: ellos también gestionan muchos correos

• Revisa el correo antes de enviarlo

• Sé breve en tus correos: ten en cuenta que el destinatario no podrá dedicar mucho tiempo a leerlo

• Deja que el gestor de correo te ayude a organizarte

• No olvides el teléfono: también es tu amigo

• No escribas nada que no dirías cara a cara

• Relee lo que has escrito


Jorge Palacios

Productividad personal para el trabajo

Education

Transcript of Productividad personal para el trabajo