Productividad Personal

¿Qué entendemos por Productividad Personal?

Algunos conceptos:

Lista de tareas Rendimiento Eficacia / Eficiencia Capacidad de trabajo Crecimiento Creatividad Calidad Tranquilidad Tiempo libre Trabajar menos y rendir más

Trabajar “más y mejor” pero con menos esfuerzo

Pero nos asaltan multitud de dudas al respecto:

Tengo mil cosas que hacer Trabajo como un “burro” Necesitaría días de 25 horas No veo la luz al final del túnel. …

Y todo esto se traduce en:

Estrés Ansiedad Pérdidas de tiempo Volumen de tareas No cumplir objetivos …

Pero podemos plantear tres líneas de actuación para conseguirlo:

Tres “rincones” donde buscar:

Tareas E-mail / Redes sociales Atención / Concentración

Tareas: 5 “recetas” para mejorar las tareas:

Planificar.

Planificar por adelantado las tareas del día siguiente; foto de tu día de trabajo.Podemos dedicar 15 minutos a preparar el trabajo del dí a siguiente, eso nos dará una hora de ruta para no comenzar con tareas que no corresponden.

Tareas clave.

Debemos ser capaces de Identificar las tareas clave, seguramente no serán más de 2 o 3 cosas importantes , las que son de verdad tu trabajo y en las que debemos poner todo nuestro empeño:

Lanzar productos Preparar planes estratégicos Presentaciones a clientes o proveedores Preparación de reuniones de trabajo

“Aquí y ahora…” poner en alza nuestra mejor versión en el día a día en aquellas tareas clave.

Tareas periódicas.

Las tareas periódicas son “hipotecas” para nuestro tiempo de trabajo.Debemos definir bien si es necesario realizarlas todos los días, igual sería suficiente realizarlas cada 2 o 3 días.Esto nos dará tiempo para dedicar a las tareas clave, las verdaderamente importantes.

Rincones del día.

Podríamos decir que son aquellos “ratos muertos”, que realmente están “muy vivos”, solamente tenemos que estar preparados para detectarlos y aprovecharlos.

Detectarlos para aprovecharlos.Aprovecharlos para avanzar trabajo.Teniendo siempre preparada una serie o lista de tareas o microtareas para esos espacios de tiempo.

Ejemplos: esperas en aeropuertos, retrasos de vuelos, colas en bancos, esperas en consultas médicas, etc.

Regla del “minuto de oro”

Se basa principalmente en hacer aquellas microtareas que las podemos acabar en 1 ó 2 minutos, de forma que no se conviertan en una tarea pendiente más costosa y que nos puede entorpecer la atención en tareas claves por no zanjarla en un instante.

Contestar una llamada o contestadorAdjuntar un archivoContestar un mail fácil y breve…

“Una sola cosa a la vez, la más importante primero, empieza ahora”

En definitiva:

Conseguir tener tiempo para nuestras cosas y el trabajo importante hacerlo “muy bien”…

E-mail: 5 “recetas” para mejorar la gestión del e-mail.

No empieces el día leyendo el mail.No comiences la jornada de trabajo leyendo el mail, intenta contener esta acción durante al menos ½ hora.

En su lugar comienza por una de las tareas clave del día, pon toda tu energía de la primera hora del día en ella, seguro será mucho más efectiva.

No pasa nada por retrasar unos minutos la gestión del mail.No olvidemos que es una herramienta.

Nunca nos “medirán” por gestionar bien el e-mail.

Buscar en el e-mail

No debemos utilizar el e-mail como si fuese un disco duro donde tenemos guardada toda la información.

Se pierde mucho tiempo buscando archivos, textos, etc, en el e-mail.

Redacción del e-mail

Redactar mails tiene mucha “ciencia”…

No debemos perder mucho tiempo en largas redacciones, a veces no son ni siquiera aclaratorias. “Un párrafo mejor que dos, y medio párrafo mejor que uno”.

Los textos deben ser breves y directos, concisos y precisos.

Debemos planificar muy bien (visualizar) que queremos transmitir.

Nuestro tiempo es valioso, y el de nuestros clientes, proveedores y colaboradores también lo es, NO les hagamos perder tiempo.

Filtros y reglas

Predeterminar nuestra gestión del e-mail con filtros y reglas inteligentes nos ayudará a gestionarlo mejor.

Evitará que estemos siempre pendiente del mismo.

En todas las aplicaciones de gestión de e-mail es posible predeterminar estas configuraciones.

Su configuración y redirección a “carpetas” de trabajo nos ayudará a priorizar aquellos mail más importantes y por consiguiente los que primero deberemos gestionar.

Tenemos que conseguir diferenciar el contenido importante de la “basurilla”

Chequea menos.

Debemos concienciarnos de que no es preciso estar continuamente chequeando el e-mail, con 3 ó 4 veces al día puede ser suficiente.Para ello debemos fragmentar en franjas horarias esta actividad.

Segunda hora de la mañana Última hora de la mañana Primera hora de la tarde Última hora de la tarde

No es preciso tener abierto todo el día el mail en el ordenador… … ¿ A ver quién desenfunda más rápido?

“Emailear” no es tu trabajo. Experiméntalo por un día…

Atención - Concentración.

Estar aquí y ahora… poner lo mejor de ti mismo en ello.

Tememos el derecho y la obligación de vivir y disfrutar lo que estamos haciendo.

5 “recetas para mejorar la atención en nuestro trabajo.

1. Detecta las interrupciones (mis pensamientos, ideas, mis compañeros, el teléfono…

2. Educar a los clientes / proveedores.3. Saber decir que NO, o un Si

condicionado. Pero siempre ofreciendo tu ayuda y alternativas.

4. Piensa que “solo existe esta tarea”.5. Construye un “firewall”.

Algunas medidas que nos pueden ayudar:

Silencia el móvil Cierra las aplicaciones que no uses. Recopila información antes de empezar Bloquea llamadas Cierrra el e-mail Habla con el resto de tus compañeros

Por favor… 1-2 horas sin interrupciones. Stop distracciones.

Construye un muro.

Resultados

Excelencia

Satisfacción

Crecimiento

Calidad trabajo

Tiempo libre

Estrés

Ansiedad

Frustración

Dificultades

Mediocridad

Menos tiempo

¿ y la tecnología, nos puede ayudar?

¿Cómo utilizarla? Es imprescindible adoptar unos buenos hábitos antes de “entrar” en todas las aplicaciones. La disciplina en su utilización me dan la “libertad” para elegir mejor lo que quiero.

“La Tecnología es una gran esclava pero una pésima jefa”.

¿Cómo podemos organizar todos nuestros:

Documentos Notas y apuntes Datos Ficheros Enlaces Pdf´s Vídeos

En papel, en ficheros digitales, en la nube…

Algunas herramientas:

“Evernote” y “Dropbox” : aplicaciones que permiten almacenar y tener accesible desde internet todos tus documentos.

Práctico para reuniones de trabajo Planificar viajes / vacaciones Elaborar informes (textos, pdf,s, fotos, enlaces, videos)

La información se puede capturar desde:

Escritorio portátil / Pc Navegador Móvil E-Mail Redes sociales (twitter)

Y organizar por carpetas, etiquetas, atributos, búsquedas

Herramientas para “hacer después”

“Read it later” “Evernote” “Instapaper”

Webs favoritas.

“Evernote” “Delicious”

Si eres “móvil” , sincroniza.

E-mail Tareas Contactos Calendario Documentos

Con:

Google Plaxo Blacberry

Blogs periódicos.

Utiliza los lectores de feeds.La consulta manual provoca el consumo desmedido y su consiguiente interrupción en la tarea que estamos desarrollando.

Google reader Feedy Atajos de teclado útiles (para aplicaciones más utlilizadas.

Hacks de Productividad

Tareas “clave”. Detectar Stop distracciones / interrupciones Rincones del día Prioriza tus “prioridades” (tu eres la empresa más grande en la que jamás participes) Aprende / empieza a decir que NO, (Nunca vas a poder hacer TODO)

“Con los sueños te inspiras, con las metas te guías y con los objetivos haces”

Todo empieza con un Gesto…

Muchas gracias…

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