Programa 009 Conservación del Patrimonio Documental del...

Programa 009 Conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche

Informe de Evaluación de Desempeño 2018 IBS Consulting Group M.I.D.E. Carlos Iván Coyoc Rodríguez

Agosto 2019

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Informe de Evaluación Específica de Desempeño 2018

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INNOVATIVE BUSINESS & GOVERNMENT SOLUTIONS MX

M.I.D.E Carlos Iván Coyoc Rodríguez Director General / Consultor

C.P. Ofelia Ucán Pech

Gerente General

Ing. En S.C. Wilberth Armando Ayala Canul Unidad de Inteligencia Competitiva y Big Data

Lic. Betsabé Alejandra Ayala Canul

Analista General

T.P.A. Emiliano Ayala Canul Auxiliar de Apoyo

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IBS CONSULTING GROUP M.I.D.E. Carlos Iván Coyoc Rodríguez Director / Consultor Políticas Públicas-Gobiernos-Regiones Informe Final de Evaluación Específica de Desempeño del Programa Estatal de Conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche Innovative Business & Government Solutions Calle Tulipanes No. 21A Lomas de las Flores II CP. 24060 San Francisco de Campeche Campeche, México

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El presente documento consiste en el informe final de la Evaluación Específica de Desempeño, la cual es una valoración sintética del desempeño de los programas sociales durante un ejercicio fiscal. Esta evaluación muestra el avance en el cumplimiento de los objetivos y metas programadas de los programas mediante el análisis de indicadores de resultados, de servicios y de gestión, así como con base en una síntesis de la información entregada por las unidades responsables de los programas.

Fue diseñada para generar información útil, rigurosa y homogénea para los servidores públicos de las dependencias, unidades de evaluación y gobierno que toman decisiones a nivel gerencial.

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Contenido

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 7

OBJETIVOS ................................................................................................................................... 9

METODOLOGÍA GENERAL DE LA EVALUACIÓN ............................................................................... 10

INFORME FINAL DE LA EVALUACIÓN ............................................................................................. 14

RESULTADOS Y HALLAZGOS ........................................................................................................ 19

POBLACIÓN Y COBERTURA .......................................................................................................... 30

CONCLUSIONES .......................................................................................................................... 34

VALORACIÓN FINAL DEL PROGRAMA ............................................................................................ 35

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De acuerdo con el artículo 81 de la Ley General de Desarrollo Social (LGDS) el Consejo Nacional de Evaluación de la Política de Desarrollo Social (CONEVAL) tiene por objeto normar y coordinar la evaluación de las Políticas y Programas de Desarrollo Social que ejecuten las dependencias públicas, así como establecer los lineamientos y criterios para la definición, identificación y medición de la pobreza, garantizando la transparencia, objetividad y rigor técnico de dichas actividades. Asimismo, en el artículo 78 de la LGDS se define que la evaluación debe ser anual.

Asimismo, como parte de las evaluaciones establecidas en el Programa Anual de Evaluación (PAE) 2019, derivado del Presupuestos basado en Resultados (PBR), a través del cual se fortalecen los procesos de planeación, programación, operación y seguimiento de los programas y acciones del Gobierno del Estado de Campeche, así como el monitoreo y evaluación de sus resultados e impacto de las políticas públicas sobre la población, se estableció para el Archivo General del Estado, la Evaluación Específica de Desempeño del Programa Presupuestario denominado “Conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche”.

De acuerdo con los lineamientos generales para la evaluación de los Programas Federales de la administración pública federal, una evaluación es un “análisis sistemático y objetivo de los programas y que tiene como finalidad determinar la pertinencia y el logro de sus objetivos y metas, así como su eficiencia, eficacia, calidad, resultados, impacto y sostenibilidad”. Dentro de las diversas evaluaciones a las que se encuentran sujetos los Programas Federales, están las Evaluaciones Específicas del Desempeño, que consiste en una valoración sintética del desempeño de los programas sociales durante un ejercicio fiscal. Esta evaluación muestra el avance en el cumplimiento de los objetivos y metas programadas de los programas mediante el análisis de indicadores de resultados, de servicios y de gestión, así como con base en una síntesis de la información entregada por las unidades responsables de los programas.

Fue diseñada para generar información útil, rigurosa y homogénea para los servidores públicos de las dependencias, unidades de evaluación y gobierno federal que toman decisiones a nivel gerencial.

La Evaluación Específica de Desempeño reporta datos de un ejercicio fiscal de los programas mediante un informe y un reporte ejecutivo que integran los siguientes temas generales:

• Resultados. Avance en la atención del problema o necesidad para el que fue creado el programa.

• Productos. Avance en la entrega de bienes y servicios a la población beneficiaria y el ejercicio el presupuesto.

• Presupuesto. Cambios en los recursos ejercidos por el programa en el ejercicio fiscal evaluado y anteriores.

• Cobertura. Definición y cuantificación de la Población Potencial, Objetivo y Atendida, así como la localización geográfica de la Población Atendida.

Introducción

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• Seguimiento de aspectos susceptibles de mejora. Avance en los compromisos de mejora que definen los programas a partir de las evaluaciones.

En ese sentido, los Términos de Referencia (TDR) son de hecho la metodología que el CONEVAL ha elaborado con la finalidad de lograr evaluaciones estandarizadas de los programas de política de desarrollo social. Por lo anterior, se utilizó como documento guía los Términos de Referencia para la Evaluación Específica de Desempeño vigentes.

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Objetivo General Contar con una valoración del desempeño del Programa Estatal de Conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche y sus acciones en su ejercicio fiscal 2018, con base en la información entregada por las unidades responsables de los programas y las unidades de evaluación de las dependencias o entidades, para contribuir a la toma de decisiones.

Objetivos Específicos

1. Reportar los resultados y productos de los programas evaluados durante el ejercicio fiscal 2018, mediante el análisis de los indicadores de resultados, de los indicadores de servicios y gestión, así como de los hallazgos relevantes derivados de las evaluaciones externas y otros documentos del programa.

2. Analizar el avance de las metas de los indicadores de la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR) en 2018, respecto de años anteriores y el avance en relación con las metas establecidas.

3. Identificar los principales aspectos susceptibles de mejora de los programas derivados de las evaluaciones externas.

4. Analizar la evolución de la cobertura y el presupuesto de los programas. 5. Identificar las fortalezas, los retos y las recomendaciones de los programas.

Objetivos

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Los programas presupuestarios articulan la acción de la Administración Pública y son parte esencial del proceso de creación de valor público: relacionan el PND y los programas derivados de éste con las actividades de las dependencias y entidades, y con el presupuesto; por lo anterior, la adecuada formulación de los programas presupuestarios es clave para la creación de valor público. A su vez, la Metodología de Marco Lógico (MML) juega un papel relevante en el proceso de formulación de programas presupuestarios, por lo que este apartado se dedica a la explicación de la MML.

La MML facilita el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y evaluación de programas presupuestarios. El uso de la MML es cada vez más generalizado como herramienta de administración de programas y proyectos, pues con base en ella es posible: presentar de forma sistemática y lógica los objetivos de un programa y sus relaciones de causalidad; identificar y definir los factores externos al programa que pueden influir en el cumplimiento de objetivos; evaluar el avance en la consecución de los objetivos; y, examinar el desempeño del programa en todas sus etapas.

Es importante distinguir entre lo que es conocido como Metodología de Marco Lógico (MML) y la Matriz de Marco Lógico, si bien ambas están relacionadas de una manera muy cercana en cuanto al propósito que persiguen, la MML es un proceso más generalizado que involucra una forma estructurada de pensamiento que sirve para auxiliar en todo el proceso de diseño y planificación de programas y proyectos, mientras que la segunda es un resumen ordenado de los elementos más importantes (inclusive el presupuesto requerido) para la propuesta de soluciones específicas

La Metodología contempla análisis del problema, análisis de los involucrados, jerarquía de objetivos y selección de una estrategia de implementación óptima. El producto de esta metodología analítica es la Matriz (el marco lógico), la cual resume lo que el proyecto pretende hacer y cómo, cuáles son los supuestos claves y cómo los insumos y productos del proyecto serán monitoreados y evaluados.

Matriz de Indicadores

La introducción de la categoría Programa Presupuestario está relacionada con la aplicación de la Metodología de Marco Lógico (MML) y su resultado expresado principalmente en la Matriz de Indicadores para Resultados (MIR). La MML es una herramienta de planeación que alinea la contribución de los programas presupuestarios a: (1) los objetivos estratégicos de las dependencias y entidades; (2) los objetivos de los programas derivados del PND y del PED; y, (3) en consecuencia, los objetivos del PND y del PED. La aplicación de la MML mejora el diseño y la lógica interna de los programas presupuestarios, obliga a la definición de sus objetivos, indicadores y metas -sintetizados en la MIR- y facilita la evaluación de sus resultados. Además, coadyuva a estandarizar el lenguaje entre los actores que intervienen en los procesos de presupuestación, facilitando su comunicación.

La MIR facilita entender y mejorar la lógica interna y el diseño de los programas presupuestarios. La construcción de la MIR permite focalizar la atención de un programa presupuestario y proporciona los

Metodología General de la Evaluación

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elementos necesarios para la verificación del cumplimiento de sus objetivos y metas. Asimismo, retroalimenta el proceso presupuestario para asegurar el logro de resultados.

Estructura de la MIR

Filas

I. Fin: objetivo estratégico, de carácter superior (establecido en el PND o programas que emanan de éste), al cual el programa presupuestario contribuye de manera significativa, luego de que éste ha estado en funcionamiento durante algún tiempo.

II. Propósito: resultado o efecto logrado en la población beneficiaria cuando el programa ha sido ejecutado.

III. Componentes: productos (bienes y servicios) proporcionados a la población beneficiaria en el transcurso de la ejecución del programa.

IV. Actividades: agrupación general de acciones requeridas para producir los componentes.

Columnas

1. Resumen narrativo de los objetivos por cada nivel de la Matriz 2. Indicadores (permiten medir el avance en el logro de los resultados) 3. Medios de verificación (fuentes de información que sustentan los resultados). 4. Supuestos (factores externos que implican riesgos).

Etapas de la Intervención Etapa 1: conocimiento previo Fase de Diagnóstico

Como parte del inicio de la evaluación se recurre primero a un análisis general, es decir una familiarización con las diversas acciones y procedimientos que se llevan a cabo en los diversos programas.

Con esto se tendrá un conocimiento general de cuáles son los objetivos de la actividad, cómo van a determinar y lograr los resultados.

De esto se desprenderá el grado, alcance y oportunidad de las pruebas a aplicar, verificando el apego a lo establecido en las Normas y Lineamientos aplicables con su componente respectivo.

Actividades específicas:

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• Diagnóstico y aseguramiento de las condiciones previas para la evaluación. • Claridad en la identificación de funciones. • Determinación y conciliación de necesidades. • Preparación de los sujetos que se van a evaluar y legalización del proceso de evaluación. • Selección, elaboración y/o reelaboración de los instrumentos de trabajo. • Elaboración del plan de trabajo

Etapa 2. Estudio General

Definir las áreas críticas, para así llegar a establecer las causas últimas de los problemas. Se debe poner hincapié en los sistemas de control internos administrativos y gestión de cada programa.


• Coordinación y congruencia con los lineamientos normativos. • Asignación y manejo de recursos • Sistematización de la información • Control y seguimiento sistemático del plan de trabajo. • Controles parciales al finalizar cada período del curso. • Regulación y ajuste en función de las principales dificultades. • Entrevistas con los responsables operativos del proyecto.

Fase de análisis de control

El siguiente paso requiere la aplicación de diferentes procedimientos de revisión al desempeño para que se examinen determinadas partidas cualitativas y cuantitativas; el tamaño de esta dependerá de su propio criterio basado en el grado de confianza que sea necesario para que represente razonablemente la información de la cual se seleccionó.

Esto implicará entrevistas, revisiones documentales, revisiones físicas, o combinaciones de diversos procedimientos para obtener una opinión razonable de lo que acontece.

Etapa 3. Comunicación de Resultados

Proporcionar una opinión y evaluación independiente en relación a la materia sometida a examen, con su evidencia correspondiente.


• Sistema de evaluación y matriz de indicadores para resultados. • Análisis de los resultados • Discusión individual • Discusión colectiva • Redacción y discusión del informe entre los evaluadores y los evaluados. • Toma de decisiones.

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Fase de control e implementación de medidas

Después de la revisión correspondiente se tienen los puntos finos hallados y que requieren que se le preste la atención y cuidado debido para que se corrija y no caiga en errores involuntarios, procediendo a realizar actos de retroalimentación para que los actos observados sean los que verdaderamente correspondan.

Las observaciones se presentan de forma general resaltando en cada una de ellas las afectaciones existentes en el Control Interno, en las Operaciones y su probable impacto Financiero.

Etapa 4. Seguimiento y retroalimentación.

Validar que existan medidas preventivas a potenciales problemas o correctivas, en su caso, para que todas las observaciones sean solventadas y así tener la evidencia de que las debilidades han sido superadas o estén en proceso de solución.

Actividades especificas

Definiciones de proyecciones para la próxima etapa.

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Datos Generales del Programa

Nombre del Programa: 009 Conservación del Patrimonio Documental del Estado Unidad Administrativa: Coordinación Administrativa Titular Nombre: M.A.P. Lizely del C. Méndez Córdova Telefono: (981) 81 6 09 39 Reponsable (s) Operativo (s) del Programa Nombre: M.A.P. Lizely del C. Méndez Córdova Telefono: (981) 81 6 09 39 Correo Electronico: [email protected]

Descripción del Programa La conservación del Patrimonio no supone simplemente la permanencia de la materia de los bienes que lo integran, sino que debe conllevar ante todo la preservación de un conjunto de valores que son los que en último caso justifican su trascendencia, pues mientras que unos tienen soporte directo en su propia realidad física otros, como los históricos, simbólicos o afectivos, son en mayor o menor medida inmateriales, pero no por ello resultan menos importantes a la hora de su consideración como bienes de la sociedad. Bajo este contexto, la labor de conservación y restauración de bienes culturales es una actividad profesional dedicada a fomentar la permanencia de aquellas manifestaciones culturales y artísticas, al protegerlas y rescatarlas responsablemente de manera que, se logren transmitir a generaciones futuras al asegurar su uso actual y al respetar su significado histórico, artístico y social. La toma de decisiones en ambos casos se apoya en un proceso completo de investigación y diálogo multidisciplinario. De esta forma, la identidad cultural de un grupo o comunidad se define por diversos aspectos en los que se manifiesta como los instrumentos de comunicación, la lengua, relaciones sociales, ritos y ceremonias, comportamientos colectivos, sistemas de valores y creencias. El patrimonio cultural se refiere a todo aquello que el hombre produce con su ingenio el cual agrupa en un acervo que transmite a las generaciones futuras y que al formar un patrimonio común, son la clave para

Informe Final de la Evaluación

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distinguirse de cualquier otro grupo social, es por ello que proteger aquello que se produjo se traduce en cuidar los testimonios de su identidad. Para ello, se considera que el patrimonio cultural se divide en patrimonio cultural tangible y patrimonio cultural intangible, dentro del primero se desprenden los bienes culturales muebles y los bienes culturales inmuebles, los cuales son preocupación directa de la conservación y la restauración. Los bienes culturales muebles son aquellos que por sus características se pueden desplazar, es decir trasladarse de un lugar a otro gracias a sus dimensiones o peculiaridades de manufactura. Dentro de estos bienes se pueden encontrar diversos objetos o artefactos como obra pictórica, escultórica, gráfica, bibliográfica y hemerográfica, material fotográfico, textiles, mobiliario, objetos ornamentales, entre otros. Históricamente, el cuidado del patrimonio cultural tiene una larga historia dentro de las tradiciones de fijado y la reparación de objetos, y en las restauraciones de obras de arte individuales. Aunque las actividades de restauración de objetos se remontan a los inicios de la humanidad, como actividad pública y profesional, ésta comenzó en el siglo XIX. En el pasado se realizaron intervenciones de restauración principalmente en objetos de uso ritual, en México se han encontrado vasijas que se rompieron y después fueron unidas por medio de una costura. Plinio el Viejo ya menciona en su Historia técnicas para desprender murales, práctica común entre los romanos que de esta forma expoliaron edificios griegos. Durante la edad media y el renacimiento las labores de restauración eran realizadas por artesanos, pero con el advenimiento del concepto de artista se comenzó a delegar estas actividades a artesanos marginados. Es hasta el siglo XIX que comienzan a surgir personas sólo dedicadas a conservar, mantener y en algunos casos reconstruir objetos del pasado. Los campos de la ciencia y el arte se volvieron cada vez más interdependientes gracias a científicos como Michael Faraday quien comenzó a estudiar los efectos nocivos del medio ambiente en las obras de arte. Luis Pasteur también llevó a cabo análisis científicos sobre la pintura durante este período. Sin embargo, quizás el primer intento organizado para conservar el patrimonio cultural fue la Sociedad para la Protección de Edificios Antiguos en el Reino Unido. Influenciada por los escritos de John Ruskin esta sociedad fue fundada por William Morris en 1877. Durante el mismo período un movimiento con objetivos similares, también se había desarrollado en Francia bajo la dirección de Eugène Viollet-le-Duc un arquitecto y teórico francés al que se le puede considerar el primer restaurador. Viollet-le-Duc realizó un extenso estudio de la arquitectura gótica y se dispuso a reconstruir y completar las obras inconclusas de la época. Es también uno de los primeros en poner por escrito sus ideas y métodos; así como también es uno de los primeros en ser criticado públicamente por Ruskin. El desarrollo de la conservación del patrimonio moderna recibió un impulso en Alemania, cuando en 1888 Friedrich Rathgen se convirtió en el primer químico en ser empleado por un museo, el Museo Real de Berlín. No sólo desarrolló un enfoque científico para el cuidado de los objetos de las colecciones, si no que difundió este enfoque con la publicación de un Manual de Conservación en 1898. A lo largo del siglo XX la ciencia de conservación ha ido adquiriendo una importancia creciente para proveer información física, química, biológica, geológica, etc. sobre los materiales y el entorno de los bienes culturales, permitiendo identificar las causas del deterioro, los mecanismos de degradación y proponer metodologías para la caracterización y protección de los bienes.

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Ya en el siglo XX comienza una corriente para dar fundamento a las prácticas de rescate de los objetos del pasado, comenzando en Italia con las obras de Camillo Boito. Con la asunción de la Italia fascista se comienza una labor de restauración y reconstrucción del pasado romano y renacentista del país que crea las condiciones para que más tarde se cree el Instituto Centrale per il Restauro. En esta institución surgirá el más conocido teórico de la restauración, Cesare Brandi. La necesidad de establecer principios para regular la conservación y restauración de monumentos históricos quedó plasmada en la “Carta de Venecia” o “Carta Internacional sobre la conservación y restauración de monumentos y sitios”, suscrita en 1964. Esta concepción, considera un enfoque en el que la conservación es una disciplina profesional con carácter interdisciplinario, pues desarrolla continuamente criterios, metodologías, acciones y medidas que tienen como objetivo la salvaguarda del patrimonio cultural tangible, asegurando su accesibilidad, prolongando y manteniendo el mayor tiempo posible sin deterioro los materiales que constituyen a la obra, los valores que se les atribuyen y convierten al objeto en patrimonio cultural. Estas medidas y acciones deben respetar su autenticidad, el significado y las propiedades físicas del bien cultural, así como el valor documental, los signos del tiempo y las transformaciones propias de los materiales cuando no pongan en riesgo al objeto. La conservación es un acto crítico, conjunta términos prácticos, técnicos y teóricos en las actividades que le competen; los conservadores interpretan los valores reconocidos en el bien cultural, y crean una estrategia de trabajo delimitada por ejes éticos de la propia profesión, así como de cartas, acuerdos, documentos, convenciones, así como legislaciones locales e internacionales. La conservación esta dividida en tres campos de acción: la conservación preventiva, la conservación curativa o directa y la restauración. De esta forma, acorde con estas técnicas de conservación y reconociendo la importancia de preservar la historia y su legado a través del tiempo y las distintas generaciones, el Archivo General del Estado de Campeche (AGEC) fue establecido a través del decreto No. 329 de la LV Legislatura del Congreso del Estado, publicado el 13 de agosto de 1997; sustituyendo al Archivo Público del Estado fundado el 5 de abril de 1941 por el gobierno del Dr. Héctor Pérez Martínez. Actualmente su marco legal lo constituye la Ley de Archivos del Estado de Campeche, publicada el 6 de mayo de 2010.

El AGEC tiene por objeto recopilar, organizar, conservar y divulgar aquellos documentos de trámite concluido de las dependencias del Poder Ejecutivo, que por su valor informativo, testimonial o de evidencia, sirvan para la reconstrucción y estudio de la historia del Estado de Campeche.

Al acervo del AGEC reúne documentos textuales (manuscritos, mecanuscritos e impresos), e iconográficos (mapas, planos, fotografías, etc.), producto de las funciones de gobierno en Campeche durante los siglos XIX y XX; así como colecciones del Diario Oficial de la Federación, Periódico Oficial del Estado, periódicos y revistas de circulación local y un acervo bibliográfico sobre la historia de Campeche.

Este cúmulo de documentos está distribuido en los siguientes fondos: Gobierno, Educación, Salud, Fomento, Obras Públicas, Finanzas y Administración, Municipios, Poder Legislativo y los “Archivos

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Incorporados” que son colecciones particulares donadas.

El AGEC brinda los servicios de:

• Consulta de acervos

• Certificación de copias

• Visitas guiadas Los Museos que se ubican en el vestíbulo del mismo edificio, transporta al visitante hasta el momento de la formación del Estado de Campeche a través de audiovisuales y documentos originales exhibidos en sus tres salas llamadas: La Conformación del Estado, La Formación del Individuo y La Matria y la Patria.

El Archivo General del Estado de Campeche permite la consulta de sus acervos en la Sala de Investigaciones dispuesta para este fin y en el horario oficial establecido, siempre y cuando el usuario observe las reglas siguientes:

• Depositar en la entrada del Archivo sus portafolios, bolsas, paquetes, paraguas, etc. Solo se permite pasar hojas, tarjetas o libretas para notas y. Lápiz, así como computadora portátil y cámara digital.

• Para el préstamo en la sala de cualquier material, el usuario deberá presentar una identificación y llenar el “Control de Préstamo en Sala” que le indique el personal.

• Al ingresar a la sala el usuario deberá guardar silencio, no introducir bebidas y alimentos y evitar el uso de teléfonos celulares.

• El usuario será responsable de la integridad del material que consulta, por lo que deberá observar lo siguiente:

1. No sustraer, mutilar o escribir sobre los documentos

2. No apoyar los codos, brazos o computadoras sobre los materiales

3. Usar lápiz blando en lugar de bolígrafo

4. Utilizar guantes de algodón y cubre boca

La consulta y reproducción de documentos estarán sujetas al estado de conservación de los mismos. El material que por su deterioro no permita su fotocopiado podrá reproducirse con cámara digital.

A partir de enero de 2016 el Archivo General del Estado funciona como Órgano Desconcentrado

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que adicionalmente a su carácter de Archivo Histórico del Poder Ejecutivo del Estado se encuentra subordinado jerárquicamente a la Secretaría de Gobierno que tiene por objeto recopilar, organizar, conservar y divulgar los documentos que por su valor histórico y de transparencia sirvan para conformar el Patrimonio Documental del Estado, así como para el estudio y/o reconstrucción de la historia local, regional y nacional, con la finalidad de “Contribuir a la conservación del patrimonio cultural e histórico del Estado”.

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Resultados (Cumplimiento de objetivos) Efectos Atribuibles al Programa: 3.1 Resultado (Fin del Programa) Fin del Programa es el objetivo estratégico, de carácter superior (establecido en el PED o programas que emanan de éste), al cual el Programa contribuye de manera significativa, luego de que éste ha estado en funcionamiento durante algún tiempo. La MIR del Programa 009 “Conservación del Patirmonio Documental del Estado” 2018, establece como indicador a nivel de Fin: Porcentaje de documentos conservados y divulgados del Patrimonio Documental del Estado, cuyo desempeño puede observarse a continuación:

Hallazgo Relevante:

Se pudo identificar que el indicador a nivel de FIN contribuye de manera adecuada a los objetivos Estatales inmersos en el Plan Estatal de Desarrollo y Programa Sectorial de Gobierno, sin embargo, a pesar de ser adecuado el planteamiento de medición paramétrica entre el porcentaje de documentos conservados y divulgados que forman parte del Patrimonio Documental del Estado, se recomienda

3

6.42

0 1 2 3 4 5 6 7

2018

Porcentaje de documentos conservados y divulgados del Patrimonio Documental del Estado

Resultado Meta

Resultados y Hallazgos

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identificar y cuantificar cuál es la cifra exacta de comparación que representa el cien por ciento del total de documentos que conforman el acervo.

No obstante, el objetivo primordial de las Evaluaciones en materia de Política Pública, es orientar a los Programas Presupuestarios hacia un mejor desempeño a partir de recomendaciones factibles y viables de implementar.

En ese sentido, actualmente el Archivo General del Estado de Campeche cuenta con una sección aún no identificada, clasificada y catalogada de acervos documentales, por lo que éstos aún no pasan por ningún proceso de conservación y dadas ciertas limitaciones presupuestales, técnicas y humanas que presenta el programa, no es factible concluir con su identificación.

Sin embargo, cabe aclarar que la política actual del Ente Evaluado se basa en concluir todo el proceso de conservación y digitalización de aquellos acervos que ha han iniciado algún proceso de conservación, lo que operativamente, aumenta la eficiencia de contar con Fondos que en el mediano plazo pasarán por un ciclo completo de conservación.

Fuente: MIR 2018,

Elemento de Análisis: FIN

Valoración del Hallazgo: Inadecuado

Comentarios y Observaciones: Se recomienda identificar el cien por ciento de documentos que conforman el acervo a efecto de poder medir de forma comparativa el avance y el desempeño en las actividades de conservación.

3.2 Resultado (Propósito del Programa) Tomando como referencia el enfoque de “La Gestión para Resultados en el Desarrollo: Avances y Desafios en América Latina y el Caribe” (Garcia Lopez y Garcia Moreno, 2010) del Banco Interamericano de Desarrollo, el monitoreo es la “Función continua que utiliza la recopilación sistemática de datos sobre indicadores predefinidos para proporcionar a los administradores y a las principales partes interesadas de una intervención para el desarrollo, indicaciones sobre el avance y el logro de los objetivos asi como de la utilización de los fondos asignados” (OCDE, 2002). Asimismo, partiendo de la “Guía para la Elaboración de Matriz de Indicadores” (CONEVAL), el Propósito en sí es una consecuencia directa que se espera ocurra como resultado de los componentes y los supuestos a este nivel de objetivos, ya que de cumplirse lo anterior, se incide de manera directa en un objetivo sectorial y multifactorial de amplia dimensión, en ese sentido, la MIR del Programa 009 “Conservación del Patrimonio Documental del Estado” 2018, establece como indicador a nivel de Propóstio: Porcentaje de documentos estabilizados y conservados del Patrimonio Documental del Estado, cuyo desempeño puede observarse a continuación:

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Hallazgo Relevante:

Se pudo identificar que a nivel de Propósito el indicador pretende medir el objetivo planteado en la MIR como: “Documentos establecidos que se conservan y estabilizan de los acervos documentales del Archivo General del Estado”, por lo tanto se considera que el indicador es adecuado siempre y cuando el supuesto de medición sea bajo el contexto de contar con una identificación plena del total de documentos que conforman el acervo y que requieren trabajos de conservación.

Fuente: MIR 2018,

Elemento de Análisis: Propósito

Valoración del Hallazgo: Inadecuado

Comentarios y Observaciones: Se recomienda identificar el cien por ciento de documentos que conforman el acervo y adoptar una unidad de medida estándar a efecto de poder medir de forma comparativa el avance y el desempeño en las actividades de conservación, así como cuantificar con precisión el número de actividades específicas de conservación que son realizadas en un período de tiempo.

No obstante, una vez expuesta la valoración anterior, se recomienda como una opción factible de implementar, adecuar el indicador de Propósito en función de los Expedientes Diagnosticados, con relación a los Programados.

0.99

4.26

0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 4 4.5

2018

Porcentaje de documentos estabilizados y conservados del Patrimonio Documental del Estado

Resultado Meta

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3.3 Resultado Evaluación de la Gestión

En este capítulo se evalúan los Componentes de gestión de la MIR y sus actividades específicas que fueron realizadas por el Programa 009, los indicadores de gestión miden el avance y logro en procesos y actividades, es decir, sobre la forma en que los bienes y servicios públicos que otorga el Programa constituyen los medios para atender y dar solución a los problemas identificados y que sirvieron de base para el diseño del Programa.

Evaluación de los componentes

Los dos indicadores relacionados con Componentes de la MIR del Programa 094 en el ejercicio 2018 se conforman de:

• Porcentaje de Expedientes Clasificados, que forma parte del componente “Fondos Documentales Recopilados, Organizados y Conservados”

• Porcentaje de Documentos Difundidos, que forma parte del componente “Documentos del Archivo Histórico Difundidos”

Resultados Componente “Fondos Documentales Recopilados, Organizados y Conservados”

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Hallazgo Relevante:

El indicador es adecuado y necesario para dar cumplimiento al objetivo del Programa.

Elemento de Análisis: Componente “Fondos Documentales Recopilados, Organizados y Conservados”

Valoración del Hallazgo: Adecuado

Comentarios y Observaciones: Se recomienda que una vez que los Acervos que ya han iniciado procesos de conservación sean concluidos, iniciar las labores de identificación de aquellos acervos que aún no cuentan con ningún proceso de conservación.

18.75

100

76.56

108.89

0 20 40 60 80 100 120

2017

2018

Porcentaje de expedientes clasificados

Resultado Meta

24 de 36


Resultados Componente “Documentos del Archivo Histórico Difundidos”

Hallazgo Relevante:

El indicador es adecuado y necesario para dar cumplimiento al objetivo del Programa.

Fuente: MIR 2018,

Elemento de Análisis: Componente “Documentos del Archivo Histórico Difundidos”

Valoración del Hallazgo: Adecuado

Comentarios y Observaciones: Se recomienda que una vez que los Acervos que ya han iniciado procesos de conservación sean concluidos, iniciar las labores de identificación de aquellos acervos que aún no cuentan con ningún proceso de conservación.

100

282.95

0 50 100 150 200 250 300

2018

Porcentaje de documentos difundidos

Resultado Meta

25 de 36


2052 1587

7670

2486

9970

3611

5167

6646

3031

98028741

1891

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Documentos trabajados

TOTAL

20521587 1784

2587

4913

3611

5167

1658

3031

4657

8741

1891

0100020003000400050006000700080009000

10000

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Documentos estabilizados

TOTAL

Resultados 2018 (Evolución del Desempeño)

26 de 36


502

289209 192

412

108

885

511

338

565

265

72

0100200300400500600700800900

1000

ENER

O

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIE

MBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Expedientes trabajados

TOTAL

0 0

5886

0

5057

0 0

4988

0

5145

0 00

1000

2000

3000

4000

5000

6000

7000

ENER

O

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIE

MBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Documentos digitalizados por empresa

TOTAL

27 de 36


79

250

172

51

136 128148

122 125151

120 122

0

50

100

150

200

250

300

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Fotografías digitalizadas

TOTAL

1

0

4

1

0

1

0

2

0

2

0

1

00.5

11.5

22.5

33.5

44.5

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Cursos de capacitación realizados a los entes públicos

TOTAL

28 de 36


0 0 0

1

0 0 0 0 0 0 0 00

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Plática informativa a los servidores públicos del Archivo General en materia de igualdad de genero

TOTAL

29 de 36


CONCEPTO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

FIN: Contribuir a la conservación del patrimonio

cultural e historico del Estado

Documentos trabajados

2052 1587 7670 2486 9970 3611 5167 6646 3031 9802 8741 1891

PROPOSITO: Documentos estabilizados que se conservan y estabilizan de los acervos documentales del Archivo General del Estado

Documentos estabilizados

2052 1587 1784 2486 4913 3611 5167 1658 3031 4657 8741 1891

COMPONENTE ACTIVIDAD CONCEPTO TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL TOTAL

0034 Fondos Documentales Recopilados,

Organizados y Conservados

Expedientes trabajos

502 289 209 192 412 108 885 511 338 565 265 72

0087 Digitalización de los acervos documentales

Documentos digitalizados por empresa

0 0 5886 0 5057 0 0 4988 0 5145 0 0

Fotografías digitalizadas

79 250 172 51 136 128 148 122 125 151 120 122

088 Capacitación del personal de los sujetos obligados en la creación de sus Archivo Históricos

Cursos de Capacitación realizados a los entes públicos

1 0 4 1 0 1 0 2 0 2 0 1

1148 Acciones para la igualdad entre mujeres y homres

Plática informativa a los servidores del Archivo General en materia de igualdad de genero

N/A

N/A N/A 1 N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A N/A

0035 Documentos del Archivo Histórico

difundidos

Número de documentos consultados de los acervos documentales, hemerográficos y bibliográficos de esta institución

342 1343 963 494 1494 390 570 791 836 1115 990 745

0090 Proporcionar el acceso a los servicios y a la información histórica del acervo documental del archivo general del estado

Número de consultas realizadas a los acervos documentales, hemerográficos y bibliográficos de esta institución (usuarios

70

48 H

22 M

63

47 H

16 M

68

45 H

23 M

98

54 H

44 M

67

54 H

13 M

101

49 H

52 M

99

40 H

59 M

98

55 H

43 M

86

45 H

41 M

96

60 H

36 M

82

60 H

22 M

64

38 H

26 M

Visitas al museo

25

16 H

9M

20

12 H

8 M

24

12 H

12M

28

8 H

20 M

15

7 H

8 M

49

26 H

23 M

20

11 H

9 M

29

16 H

13 M

10

5 H

5 M

25

18 H

7 M

26

13 H

13 M

21

10 H

11 M

Registro de Usuarios

N/A 60

45 H

15 M

61

44 H

17 M

56

31 H

25 M

51

36 H

15 M

32

14 H

18 M

107

59 H

48 M

90

44 H

46 M

61

33 H

29 M

102

68 H

34 M

61

44 H

17 M

37

20H

17 M 0050 Actividades en beneficio de las personas con discapacidad

Acción N/A N/A Se reprograma

para el tercer

trimestre del año

N/a N/A N/A N/A 1 N/A 1 N/A N/A

0079 Actividades de apoyo administrativo

Incidencias, puntualidad, fondorevolvente, control de almacén, registro de usuarios, informe administrativo, plantilla de personal, archivo de documentación, adecuaciones presupuestarias, solicitudes de transparencia, reporte de personal por contrato

11 11 18 11 11 18 11 11 18 11 11 18

30 de 36


Población Potencial

a) ¿Se encuentra definida?: No

b) Unidad de Medida: Personas y /o Usuarios

c) Cuantificación: No identificada

d) Definición: Sociedad, Estudiantes e Investigadores que visitan y consultan el acervo histórico de Archivo General del Estado de Campeche

Público en general, estudiantes de nivel básico; para el caso de visitas a los museos, donde se exhiben documentos con información histórica de nuestro Estado de Campeche de mucho interés de carácter documental para recalcar y elevar la comprensión de los niños y maestros. Así también está la de los estudiantes de nivel medio, superior, de posgrado e investigadores de talla nacional como internacional. Esto a razón de la programación y calendarización de visitas al Archivo General del Estado, listas de asistencia de la sociedad y de vacacionistas nacionales y extranjeros, en donde se lleva el control diario y reportes mensuales

Valoración:

Es necesario cuantificar el total de investigadores, estudiantes y personas que pueden visitar y/o consultar los documentos que conforman el acervo histórico del Archivo General del Estado de Campeche.

Población Objetivo

a) ¿Se encuentra definida?: Sí


c) Cuantificación: 1,800 personas

Tipo beneficiario Meta anual Zona Sexo Urbana Rural Hombre Mujer

Sociedad 600 450 150 300 300 Estudiantes 1000 900 100 500 500 Investigadores 200 180 20 100 100 Personas 1,800 1,400 400 900 900

Población y Cobertura

31 de 36




Valoración:

Adecuada como meta de visitantes, sin embargo es necesario cuantificar la población potencial para poder identifcar el grado de avance anual en la cobertura del programa y en la demanda de servicios por parte de los usuarios.

Población Atendida

a) ¿Se encuentra definida?: Sí


c) Cuantificación: 1,437 usuarios registrados



Valoración:

Es necesario sistematizar el modelo de atención, servicio y seguimiento de la población atendida, así como documentar específicamente los servicios.

32 de 36


342

1343

963

494

1494

390570

791 836

1115990

745

0200400600800

1000120014001600

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Número de documentos consultados de los acervos documentales, hemerográficos y bibliográficos de esta

institución

TOTAL

7063 68

98

67

101 99 9886

9682

64

48 47 4554 54 49

4055

4560 60

38

22 1623

44

13

5259

43 41 3622 26

0

20

40

60

80

100

120

ENER

O

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIE

MBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Número de consultas realizadas a los acervos documentales, fotográficos, hemerográficos y

bibliográficos de esta institución (usuarios)

TOTAL Hombres Mujeres

33 de 36


2520

2428

15

49

20

29

10

25 2621

1612 12

8 7

26

1116

5

1813

109 812

20

8

23

913

5 713 11

0

10

20

30

40

50

60

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Visitas al museo


0

60 61 56 51

32

107

90

61

102

61

37

0

45 4431 36

14

59

4433

68

44

20

0

15 1725

15 18

48 46

29 34

17 17

0

20

40

60

80

100

120

ENERO

FEBRERO

MARZOABRIL

MAYOJU

NIOJU

LIO

AGOSTO

SEPTIEMBRE

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Registro de Usuarios


34 de 36


De manera posterior al análisis de los resultados del Programa 009 Conservación del Patrimonio Documental del Estado de Campeche, se ha podido determinar el grado de avance de manera anual.

La posición al respecto por parte del equipo evaluador, es de que el Programa ha avanzado considerablemente, principalmente a partir de su desagregación del Programa Estatal 003 Certeza Jurídica, operado por la Secretaría General de Gobierno, razón por la cual el Programa ha ido estructurándoze en los últimos dos años, definiendo metas, y un proceso de evaluación que le brinda consistencia y sentido de propósito a nivel institucional, especialmente para contribuir a la conservación del patrimonio documental en el Estado.

Actualmente el Archivo General del Estado de Campeche cuenta con una sección aún no identificada, clasificada y catalogada de acervos documentales, por lo que éstos aún no pasan por ningún proceso de conservación y dadas las limitaciones presupuestales, técnicas y humanas que presenta el programa, no es factible concluir con su identificación.

Sin embargo, cabe aclarar que la política actual del Ente Evaluado se basa en concluir todo el proceso de conservación y digitalización de aquellos acervos que ya han iniciado algún proceso de conservación, lo que operativamente, aumenta la eficiencia de contar con Fondos que en el mediano plazo pasarán por un ciclo completo de conservación.

No obstante, la valoración final del Programa se basa en una serie de observaciones principalmente orientadas hacia el proceso de estructuración de la MIR con indicadores confiables y pertinentes, influyendo de manera directa en la operación técnica de los procesos del programa, recomendando en primer grado que una vez que los Acervos que ya han iniciado procesos de conservación sean concluidos, iniciar las labores de identificación de aquellos acervos que aún no cuentan con ningún proceso de conservación.

Asimismo, se recomienda cuantificar la población potencial para poder justificar las metas del programa y medir el avance con respecto al resultado anual de la población atendida por el programa.

Lo anterior, conlleva de manera consecutiva como parte de los procesos operativos del programa, el tener que documentar los procedimientos técnicos en las diversas fases de conservación documental como procesos operativos del programa.

Se sugiere incluir las siguientes recomendaciones en el diseño de indicadores:

• Porcentaje de expedientes digitalizados consultados • Porcentaje de expedientes digitalizados con respecto de los descritos • Porcentaje de expedientes descrito con respecto a los diagnosticados • Porcentaje de expedientes diagnosticados con respecto a los programados.

Conclusiones

35 de 36


Tema de Evaluación Fortaleza y Oportunidad/Debilidad o Amenaza Recomendación

Alineación a Metas Nacionales

El programa es congruente con la política nacional, estatal y sectorial No aplica

Debilidades o Amenazas

Matriz de indicadores para resultados (MIR)

El PP009 presenta inconsistencias en los parámetros de medición

Ajustar los indicadores mencionados en el análisis del informe

Operación El programa presenta falta de sistematización y estandarización en su proceso de operación

Documentar los procesos técnicos de conservación del acervo documental para su

estandarización

Operación No se registra estadísticamente de forma automatizada los procesos de atención

Generar una base de datos del programa

Población Potencia El programa carece de una cuantificación

desagregada de las distintas poblaciones que atiende

Cuantificar de manera específica las diversas poblaciones que atiende el programa

Valoración Final del Programa

36 de 36


El Archivo General del Estado de Campeche proporcionó información suficiente para cada uno de los rubros analizados en el presente informe.

1. Instancia Evaluadora: IBS Consulting Group México 2. Nombre del Coordinador de la Evaluación: M.I.D.E. Carlos Iván Coyoc Rodríguez 3. Correo electrónico: [email protected] 4. Teléfono: (981) 81 1105790

Forma de contratación del evaluador externo: Asignación Directa

Costo de evaluación: $15,000.00

Fuente de financiamiento: Recursos propios

Datos generales del Evaluador

Contratación

Calidad y Suficiencia de la Información disponible para la Evaluación

Programa 009 Conservación del Patrimonio Documental del...

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