PROGRAMA ESPECIAL DE MEJORA DE LA GESTIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL 2008-2012 2011...

PROGRAMA ESPECIAL DE

MEJORA DE LA GESTIÓNEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL2008-2012

2011Ing. Sergio León MaldonadoDirector de Coordinación de Políticas

Objetivos del módulo

En este módulo, los participantes:

Conocerán el Programa de Mejora de la Gestión.

Identificarán los conceptos básicos en mejora de la gestión pública

Entenderán la operación del Programa de Mejora de la Gestión.

Comprenderán el concepto de proyecto de mejora y su relación con el Programa de Mejora de la Gestión.

.

Contenido

El PMG en el marco de la planeación nacional

Objetivos del PMG

Implementación del PMG

Proyectos de mejora

Plan Nacional de Desarrollo 2007 – 2012• Mandato Constitucional (Art. 26), y Ley de Planeación.

• Fija los objetivos nacionales, las estrategias y prioridades para el desarrollo integral y sustentable del país.

• Se conforma con base en consultas ciudadanas.

• En el periodo 2007-2012, se integra por 5 ejes rectores:

Estado de Derecho y seguridad

Economía competitiva y generadora de

empleos

Igualdad de oportunidades

Sustenta-bilidad

ambiental

Democracia efectiva y

política exterior responsable

1 2 3 4 5

El Plan Nacional de Desarrollo 2007 - 2012

El Plan Nacional de Desarrollo y el Programa de Mejora de la Gestión

Democracia efectiva y

política exterior responsable

5

Fortalecimiento de la

democracia

Modernización del sistema

político

Participación ciudadana

Eficacia y eficiencia

gubernamental

Transparencia y rendición de

cuentas

Programa Especial de Mejora de la Gestión en la Administración Pública

Federal 2008 - 2012

Objetivos del PMG

2. Incrementar la efectividadefectividad de las instituciones.

1. Maximizar la calidadcalidad de los bienes y servicios que presta la Administración Pública Federal.

3. Minimizar los costoscostos de operación y administración de las dependencias y entidades.

Poner al Poner al ciudadanociudadano en el centro de la en el centro de la

atención del gobiernoatención del gobierno

Principales participantes

Principales participantes:• Presidencia de la República

• Secretaría de la Función Pública

• Dependencias y Entidades de la APF

• Grupos técnicos

• Responsables PMG en instituciones

• Red de Oficiales Mayores

• Delegados y Comisarios Públicos

• Órganos Internos de Control

Proyectos de mejora

Los proyectos de mejora son el vehículo mediante el cual las instituciones transforman su gestión.

La cartera de proyectos de mejora de una institución conforman su Proyecto Integral de Mejora (PIMG).

Las características de los proyectos de mejora están definidas por la categoría de proyecto asociada.

Pueden ser:

Institucionales (Individuales)

Interinstitucionales (Varias Instituciones)

Categoría de proyecto

Proyectos Institucionales

Mejoras

Proyectos Interinstitucionales

Categorías de proyecto

• Clasifican los proyectos según su facilidad de ejecución

• Cada etapa integra actividades clave a realizar

• Homologan planes de trabajo básicos

• Cada categoría integra las categorías anteriores y sus actividades

Sistemas del PMG

Son los temas generales que se abordan en la mejora de la gestión pública.

Se incorporan en las acciones contenidas en los planes de trabajo

Alinean la definición de los indicadores de proyecto y las mediciones de los mismos

Racionaliza-ción de

Estructuras

Mejora Regulatoria

Interna

Procesos

Atención Ciudadana

GobiernoDigital

Trámites y servicios

Sistemas PMG

Indicadores

Monitoreo de avances y resultados en el PMG

Alinea

ción M

e t a s

PMG Objetivos

Indicadores PMG

Indicadores de proyecto

Indicadores de proyectoIndicadores de Proyecto

Tendencia Definición Unidad de medida

Método de Cálculo

Valor en el que se

expresa el resultado

Capacidad de la institución para

realizar procesosIncremento

Número máximo de procesos que se

concluyen en un díaProcesos

Número máximo de ciclos de un

proceso que se concluyen en un

día

Valor absoluto

Indicadores de proyecto

Elementos básicos del PMG

‘Manual de

operación del PMG

Definición y ejecución

de proyectos

Reportes de resultados

Logro de Resultados

institucionales

Guía para integrar

proyectos de mejora

Identificación de proyectos

de mejora

14

1. Datos del proyecto.Datos GeneralesEquipo de trabajo.

2. Indicadores de proyecto.

3. Análisis Categoría de proyecto Análisis de costoAnálisis de Factibilidad

1. Datos del proyecto.Datos GeneralesEquipo de trabajo.

2. Indicadores de proyecto.

3. Análisis Categoría de proyecto Análisis de costoAnálisis de Factibilidad

Plan de trabajo Categoría de proyecto.

EtapaActividadResponsable

Plan de trabajo Categoría de proyecto.

EtapaActividadResponsable

Seguimiento de proyectoEtapa y actividadResultados Indicadores

Seguimiento de proyectoEtapa y actividadResultados Indicadores

Cierre

•Resultados finales

Cierre

•Resultados finales

IniciativaIniciativa Proyecto

Herramientas de apoyo

Manual de operación del PMG

Documento anual que establece las estrategias generales para el PMG.

Guía para integrar proyectos de mejora

Metodología para identificar e integrar proyectos de mejora.

Sistema de Administración del PMG

Sistema de información a través del cuál:

Las instituciones gestionan sus proyectos de mejora.

La SFP monitorea avances y resultados de la instrumentación del PMG.

Diagnósticos de mejora de la gestión

Mecanismos para el análisis y la identificación de proyectos de mejora.

Integración de proyectos de mejora

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7

Identificar acciones de

mejora

Definir propuestas de proyectos

de mejora

Definir el impacto

Seleccionar la

categoríaEstimar el costo

Definir la factibilidad

Clasificar las propuestas de proyectos

Metodología para Integrar Proyectos de Mejora

Paso 1 Paso 2 Paso 3 Paso 4 Paso 5 Paso 6 Paso 7Identificar

acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



1. Identificar acciones de mejora

Análisis de situación, agrupado por categorías:

1. Trámites y servicios

2. Normatividad

3. Quejas y denuncias

4. Proyectos transversales

5. Procesos

6. Proyectos de mejora en ejecución

La institución identifica:

• La necesidad y conveniencia de desarrollar un proyecto de mejora• Los temas sobre los cuales desarrollará un proyecto• Los resultados que deberá alcanzar el proyecto


acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



2. Definir un proyecto de mejora

La definición de un proyecto incluye los siguientes elementos:

El nombre del proyecto

Las fechas planeadas de ejecución

Inicio y fin

El objetivo del proyecto

La descripción del proyecto

Los beneficios que se planea obtener

El alcance del proyecto

Los participantes

Los indicadores de proyecto para medición de resultados.

La categoría de proyecto

Etapas intermedias

El costo de inversión estimado.


acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



3. Definir el impacto del proyecto

Cuales son las características de los resultados del proyecto que se traducen en beneficios cuantificables

La identificación de los resultados esperados del proyecto y de su impacto permite identificar la forma de medir los resultados

Cada aspecto se relaciona con un indicador de proyecto

Medición al inicio del proyecto y como resultado del mismo


acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



4. Seleccionar categoría del proyecto

De acuerdo con el alcance y las áreas involucradas en el proyecto

La definición de una categoría establece el plan de trabajo base para el proyecto

CATEGORIAS

1. Análisis de situación

2. Regulación base cero en normas

3. Regulación base cero en trámites y servicios

4. Mejora de procesos, trámites y servicios

5. Incorporación de buenas prácticas y mejora de estándares

6. Uso de herramientas TIC

7. Atención ciudadana integral en una oficina

8. Procesos y trámites 100% en línea

9. Reingeniería

10. Proyectos transversales


acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



5. Estimar el costo del proyecto

Considera el costo de inversión del proyecto

Referencia para analizar la factibilidad de realizar el proyecto

Facilita la previsión de recursos requeridos para el proyecto


acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



6. Definir la factibilidad del proyecto

Identificación de factores de riesgo para el proyecto y la manera de controlarlos

Elemento para evaluar la conveniencia de llevar a cabo el proyecto

Identificar y evaluar que factores se presentan actual o potencialmente que pueden inhibir el desarrollo de proyecto

Definir que estrategia se prevé y se llevará a cabo durante el desarrollo del proyecto para controlar el efecto de dichos factores de riesgo


acciones de mejora

Definir propuestas

de proyectos

Definir el

impacto

Seleccionar la

categoría

Estimar el costo



7. Clasificar los proyectos

Análisis IMPACTO – ESFUERZO PARA EJECUCION de los proyectos

Permite comparar cuantitativamente

Los factores de impacto

El nivel de esfuerzo expresado como categoría de proyecto

Cuadrantes

Cuadrante 1: Alto impacto - bajo esfuerzo

Cuadrante 2: Alto impacto - alto esfuerzo

Cuadrante 3: Bajo impacto - bajo esfuerzo

Cuadrante 4: Bajo impacto - alto esfuerzo Esfuerzo para ejecución(Categoría de proyecto)

Imp

acto

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