Programas de Microsoft Office Denisse y Jonathan

INTRODUCCIÓN Antes de describir los programas de Microsoft Office, se hace necesario conocer qué es Microsoft Office y como nos ayuda en la vida diaria. Después, se describirán los programas: Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Project, Publisher y Word en su versión 2007.

¿QUÉ ES MICROSOFT OFFICE? Microsoft Office en su versión 2007, es un conjunto completo de software de servidor y escritorio que ayuda a optimizar el modo en el que hacemos las actividades que tienen que ver con cálculo, texto, impresión y organización. Esta última versión ofrece nuevas capacidades para aumentar la productividad personal, simplificar el trabajo en equipo, optimizar los procesos y la administración del contenido empresarial y mejorar el conocimiento de la actividad en la organización. Le sirve tanto los estudiantes como en el hogar, a los negocios, incluyendo a las pymes. Los programas de escritorio de Microsoft Office 2007 son: Access Communicator Excel FrontPage Groove InfoPath

OneNote Outlook Outlook con Business

Contact Manager PowerPoint Project

Publisher SharePoint Designer Visio Word

PROGRAMAS DE MICROSOFT OFFICE Sólo se describirán a grandes rasgos Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Project, Publisher y Word, todos incluidos en la versión 2007 de Microsoft Office system. Access: Access 2007 facilita el seguimiento y la creación de informes. Tiene aplicaciones prediseñadas que puede modificar o adaptar a las necesidades. Se puede le recopilar información mediante formularios por correo electrónico o

importar datos de aplicaciones externas.

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Se crean y editan informes detallados en los que la información se ordena, filtra y agrupa de un modo que permite obtener conclusiones del análisis de los datos.

La pantalla de Introducción incluye una serie de soluciones prediseñadas de base de datos que se pueden utilizar para el seguimiento de contactos, eventos, problemas, activos, tareas, etc., o como plantillas para realizar en ellas mejoras y ajustes que se adapten al tipo de información cuyo seguimiento desea realizar y a la forma en la que desea llevar a cabo dicho seguimiento.

Y se pueden recuperar datos que se han eliminado por equivocación. Excel: Principalmente se puede usar para crear y aplicar formato a hojas de cálculo, y para analizar y compartir información para tomar decisiones mejor fundadas. La visualización de datos enriquecida y las vistas de tabla dinámica permiten crear, de un modo más sencillo, gráficos de aspecto profesional y fácil uso. Se pueden compartir datos con seguridad a través de códigos o claves. Se pueden

explorar, ordenar, filtrar e introducir parámetros, e interactuar con las vistas de tabla dinámica.

Permite importar gran cantidad de datos, trabajar con ellos y obtener un rendimiento de cálculo más rápido.

Se aplica formato a celdas y tablas rápidamente. Si mencionar que fácil es meter fórmulas de manera automática, ya no hay que

hacerlos por aparte para llegar a los resultados fácilmente Con la vista Diseño de página se puede ver cómo se imprimirá exactamente la hoja de

cálculo y agregar o editar encabezados y pies de página. Ajuste los márgenes de la página siguiendo las indicaciones visuales directas sobre los puntos en los que se truncará la página para no tener que realizar varios intentos de impresión.

Y muchas funciones que desconocemos, ya que no es uno de los programas que casi no usamos.

Outlook: Con Outlook se puede administrar el tiempo y la información, conectarse sin barreras y mantener el control de toda la información que se recibe. Presenta innovaciones que permiten realizar búsquedas rápidamente en las comunicaciones, organizar el trabajo y compartir mejor la información con otros usuarios. Se pueden enviar mensajes de texto desde Outlook como si fuese una bandeja de

correo normal como gmail o yahoo.

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Puedes organizarte con el calendario y te envía alertas sobre tus citas o eventos sin o con periodicidad.

Permite administrar los contactos, con la posibilidad de impresión sin que se pierdan los datos importantes y pueden ser buscados con mucha facilidad.

Y por último permite administrar las tareas pendientes que se tenga, es como un block de notas.

PowerPoint: Permite a quien lo usa crear presentaciones atractivas y dinámicas de volada, integrando al mismo tiempo el flujo de trabajo y maneras de compartir fácilmente la información. Las presentaciones pueden ser tan dinámicas como se quiera, y dan una mejor presentación a las conferencias o simples exposiciones en clase. Además: Se pueden crear eficaces diagramas de relación, flujo de trabajo o jerarquía. Se pueden poner dibujos para hacer las presentaciones menos aburridas o para

ejemplificar mejor la información Se pueden definir y guardar los propios diseños de diapositiva personalizados. Los colores de los temas son bonitos.

Project: Project ofrece herramientas de administración de proyectos, es funcionalidad, potencial y flexible, con el fin de administrar los proyectos con mayor eficacia y eficiencia. El que lo lleva a cabo, ya sea a nivel empresa o a nivel personal o profesional puede mantenerse informado y controlar el trabajo, la programación y las finanzas del proyecto, mantener la organización entre los miembros del equipo y mejorar la productividad. Además se integra con otros programas del sistema Microsoft Office. Publisher: Con Publisher 2007 se crean, personalizan y comparten una amplia gama de publicaciones y materiales de marketing, pueden ser internos o externos para las empresas pero también ayudan en la vida diaria. Sus capacidades nuevas y mejoradas el proceso de creación y distribución de publicaciones. Las publicaciones varían desde anuncios, boletines, calendarios, catálogos, correo electrónico, currículos, diplomas, etiquetas, folletos, formularios comerciales, importar documentos de Word, letreros, membrete, menús, pancartas, postales, programas,

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prospectos, proyectos para doblar hojas, publicaciones rápidas, sitios web, sobres, tarjetas de felicitación, tarjetas de invitación, tarjeras de presentación, tarjetas de saludo y hasta vales de regalo. Word: Office Word 2007 es un eficaz programa de creación de documentos que ofrece la capacidad de crear de forma profesional y compartir documentos mediante la combinación de muchas herramientas de escritura, los documentos son creados con mucha rapidez. Además de crear y publicar blogs directamente desde Word, usando la interfaz habitual para crear entradas de blog con imágenes, formato enriquecido, corrección ortográfica y más. Además: Cuenta las palabras activas en el documento. Sus capacidades tipográficas ofrecen listas numeradas y viñetas mejoradas, estilos de

listas numeradas y nuevas fuentes diseñadas para mejorar la lectura en pantalla. Con el Administrador de citas y el Generador de referencias se pueden agregar

referencias, pies de página, notas al final, tablas de contenido, tablas de cifras y tablas de autoridades.

El corrector ortográfico contextual es de gran ayuda Pueden agregarse gráficos bien definidos y con gran impacto.. Se pueden compartir documentos con colegas para recopilar comentarios de un

modo eficaz. Cuando tienes dos documentos iguales, puedes comparar rápidamente las dos

versiones de un documento. Aunque no sé cómo se hace, sé que puedes agregar una firma digital a los

documentos.