PROJECT - docentes.unal.edu.co · 6.9.1 Creación del calendario .....51 6.10 Determinación de los...

PROJECTUNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

UNIDAD DE INFORMÁTICA

Director: César Augusto Mendoza

Coordinadoras: Mauricio Vergara BravoOscar Javier Silva Romero

Asesores y conferencistas: Henry Martínez SarmientoCarlos Alberto Rodríguez Nestor Orlando Rojas Edison Jair Duque Oliva

MANUAL DESARROLLADO POR:OLGA CECILIA CARDENAS

DIRIGIDO POR :CESAR AUGUSTO MENDOZA

ACTUALIZADO POR:NATALIA BEJARANO NEME

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a laUnidad de Informática.Se prohibe la reproducción parcial o total de este documento, por cualquier tipode método fotomecánico y/o electrónico, sin previa autorización de la UniversidadNacional de Colombia.Las aplicaciones WINDOWS, WORD, EXCEL, POWER POINT, ACCESS, PROJECT y EXPLORERson marcas registradas de Microsoft Corporation. NETSCAPE es una marca registradade Netscape Corporation.

Manejador de Proyectos PROJECT

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIAFACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS

UNIDAD DE INFORMATICA1

INTRODUCCION

Microsoft Project, es un Software aplicativo quefacilita el proceso de planear y manejar tareas, costosy recursos permitiendo comunicar progresos y resultadosde un proyecto o sus partes. Aún si el usuario no tieneexperiencia con la administración de proyectos, Projectes un sistema de planificación versátil y de fácilutilización.

Microsoft Project 2000 es una herramienta deadministración de proyectos eficaz y flexible que puedeutilizar para controlar proyectos simples o complejos.Le ayudará a programar y realizar un seguimiento detodas las actividades para supervisar su progreso.

Ahora manejar y controlar sus proyectos a través de lared, con Microsoft Project Central, que puede instalaren la intranet de su organización o en Internet, elintercambio de información del proyecto con las personasimplicadas es muchísimo más fácil que antes.

En este manual se encuentra una guía básica paracomenzar las actividades de planificación de proyectos ylas herramientas que se pueden aprovechar de Projectpara el gerenciamiento de estos. Este texto seconstituye en una buena herramienta tanto académicacomo laboral para la realización de cualquier tipo deproyecto.




METODOLOGIA PARA CONSULTAR EL MANUAL

El manual se encuentra clasificado por temas de acuerdoa la utilización práctica del paquete así:

I. GENERALIDADESII. CREACION DE PROYECTOSIII. CONFIGURACION GRAFICA DE UN PROYECTOIV. OPCIONES DE VISUALIZACIONV. SEGUIMIENTO DEL PROYECTOVI. PROYECTOS MULTIPLESVII. ESTRATEGIAS UTILIZADAS PARA RESOLUCION DE PROBLEMASVIII. GENERACION DE INFORMES.IX. OPCIONES DE IMPRESIONX. USO DE PLANTILLASXI.

En el manual se encuentran algunas convenciones yrecursos gráficos, que persiguen la mayor claridad yentendimiento de los temas expuestos. Se utilizaron lossiguientes:

•Define y especifica algunos conceptos opalabras clave que son nombrados confrecuencia dentro del tematratado.

• Cuadro de diálogo, que explica gráficamente lasventanas que se pueden observar al ejecutar losdiferentes comandos de la aplicación.




• Recuadro que orienta sobre como profundizar endeterminado tema.

Para adquirir información sobre sucreación ver niveles de esquema yrelaciones: Ver Manejo de niveles en elproyecto.




TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION .................................................... 1METODOLOGIA PARA CONSULTAR EL MANUAL............................. 2TABLA DE CONTENIDO .............................................. 41 ALCANCE DEL PAQUETE .......................................... 62 INSTALACION Y ACCESO ............. ¡Error! Marcador no definido.2.1 Requerimientos de hardware .... ¡Error! Marcador no definido.2.2 Requerimientos de software .... ¡Error! Marcador no definido.2.3 Instalación ................... ¡Error! Marcador no definido.2.4 Acceso al programa ............ ¡Error! Marcador no definido.

3 PANTALLA INICIAL ............................................. 84 ICONOS BASICOS .............................................. 104.1 Descripción de las barras de herramientas................. 10

5 ICONOS ESPECÍFICOS .......................................... 156 CREACION DEL PROYECTO ....................................... 186.1 Definir o consultar información acerca del proyecto....... 186.2 Creación de tareas ....................................... 196.2.1 Desde la tabla de Gantt ............................... 196.2.2 Desde el Diagrama de Gantt ............................ 21

6.3 Niveles de esquema y relaciones .......................... 226.31 Relaciones ............................................. 226.3.2 Especificación de restricciones en cuanto a laterminación o el inicio ..................................... 276.3.4 Manejo de niveles en el proyecto....................... 29

6.4 Edición de tareas ........................................ 306.4.1 Zona de Detalles .................................... 306.4.2 Insertar y eliminar actividades o filas.............. 326.4.3 Mover y copiar tareas en la hoja de tareas........... 32

6.5 .......................................................... 336.6 Tipología de las tareas .................................. 336.5.1 Tareas de resumen o fases: ............................ 336.5.2 Subtareas ............................................. 346.5.3 Tareas repetitivas: .................................. 346.5.4 Hitos: ............................................... 356.5.5 Tareas críticas ....................................... 36

6.7 Asignación de recursos ................................... 366.6.1 Creación de los recursos ............................. 366.6.2 Asignación de los costos de los recursos.............. 43 Los recursos de trabajo y materiales. Costos y unidades ... 46 Prioridades .............................................. 47 Redistribución De Recursos Mejorada....................... 47

6.8 Grupos ................................................... 47




6.9 Calendario laboral ....................................... 496.9.1 Creación del calendario .............................. 51

6.10 Determinación de los costos fijos y totales de las tareas . 536.10.1 Control de la acumulación de costos.................. 546.10.2 Consulta de los costos totales del proyecto.......... 54

7 CONFIGURACIÓN GRAFICA DEL PROYECTO........................... 567.1 Cuadrícula ............................................... 567.2 Formato de fuente y barras ............................... 577.3 Formato Estilos de Barra y de texto....................... 58

8 VISUALIZACIONES ............................................. 628.1 Combinación de ventanas .................................. 628.2 Hojas desplegadas con el menú ver ........................ 648.3 Creación de tablas ....................................... 728.4 Ordenamientos ............................................ 758.5 Diagrama Pert ........................................... 768.6 Diagrama de Red .......................................... 808.7 Escala temporal .......................................... 82

9 LINEA DE BASE Y SEGUIMIENTO ................................. 8410 PROYECTOS MULTIPLES........................................ 8910.1 Subproyectos ............................................. 8910.2 Compartir recursos ....................................... 9110.3 Programar y Controlar Proyectos con Mayor Facilidad....... 9210.4 Trabajar con Más Facilidad, Rapidez y Eficacia............ 93

11 ELABORACION DE REPORTES.................................... 9511.1 Generación de reportes personalizados..................... 9511.2 Filtros .................................................. 9511.3 Generación automática de reportes ........................ 9711.4 Impresión de reportes .................................... 98

12 ESTRATEGIAS DE SOLUCION DE CONFLICTOS EN PROJECT .......... 10112.1 Eliminación de sobreasignación de recursos............... 10112.2 Reducción de costos ..................................... 10212.3 Disminución de la programación .......................... 102

13 PLANTILLAS Y ORGANIZADOR.................................. 10313.1 Generación de plantillas ................................ 10313.2 Utilización del Organizador ............................. 104

14 CONSEJOS PRÁCTICOS........................................ 10615 MANEJO DE PROYECTOS EN RED ................................ 10715.1 Comunicación A Través Del Correo Electrónico............. 10715.2 comunicación a través del web ........................... 10815.3 Project central ......................................... 111




1 ALCANCE DEL PAQUETE

Project ayuda a planificar, administrar y comunicarinformación acerca de los proyectos de manera eficaz,con la facilidad del uso de un entorno gráfico y seutiliza a lo largo de todas las actividades clave de laadministración de proyectos, como son:

v Creación de una programación: En esta etapa seintroducen las tareas que deberían realizarse, lasrelaciones lógicas entre ellas y el tiempo que setardarían. Después de introducir esta información,Project calcula automáticamente las fechas deprogramación para el mismo. Por medio de lautilización de esquemas se podrán dividir las tareasmas largas en actividades manejables.

v Adición de personal y equipamiento a la programación:También se pueden incluir los recursos a serutilizados en el proyecto y asignarlos a las tareasprogramadas.

v Ajuste de la programación: Después de introducir lainformación de la programación, esta se puedeanalizar, evaluar y ajustar según las necesidadesevidenciadas por ejemplo; si la fecha de fin nosatisface los objetivos trazados, inicialmente sepueden manipular fácilmente las tareas y los recursosasignados a las mismas, para que se ajusten a laprogramación y recalcular rápidamente la nuevaprogramación.

v Comunicación de información del proyecto: En Projectes fácil obtener el estado del proyecto y comunicarinformación del mismo clara y eficazmente de variasmaneras. Por ejemplo, se pueden presentar gruposespecíficos de tareas, o hacer que Project cree ungrupo de todas las tareas realizadas. Además con elasistente para diagramas de Gantt, de Pert o de Red,




Project puede crear gráficos que tengan el aspectodeseado. Project produce informes impresos comoprogramaciones, asignación de trabajos, presupuestosetc.

v Seguimiento del progreso: Si el plan del proyectocambia una vez empezado el trabajo real, Projectproporciona una serie de herramientas apara realizarlos cambios del proyecto de una manera eficaz. Porejemplo, se podrá introducir información acerca delprogreso de tareas específicas en el proyecto, y acontinuación comparar este progreso con el planoriginal.




2 PANTALLA INICIAL

La pantalla que se observa una vez se ha ingresado alprograma es la siguiente:

Barra menú

Barra de herramientasestándar

Barra detítulo

Zona de niveles de

Barra deformato

Zona deedición

Gráfico deGantt

Tabla de Gantt

Línea de divisiónvertical

Línea de divisiónhorizontal

Zona de Detalles

EscalaTemporal

Barra de vistas




En primer lugar se encuentra la barra de título, seguidade la barra de Menú, con las diferentes opciones que seexplicaran más adelante. Debajo aparecen dos barras deherramientas que contienen los iconos de las funcionesmás utilizadas, luego de las cuales se encuentra labarra de entrada o edición. Enseguida se muestra el áreamas grande de la pantalla denominada de trabajo, la cualestá dividida en dos partes: La tabla de GANTT y elGráfico de GANTT (Vista predeterminada de Project).

La primera permite entrar las tareas del proyecto,especificar su duración y demás características. Lasegunda permite visualizar gráficamente las tareas delproyecto a través de un diagrama de barras.

Adicionalmente esta presentación cuenta con una zonaespecial de información denominada FORMATO DE TAREAS oZONA DE DETALLES, por medio de la cual se puedenespecificar datos de la tarea seleccionada. Para activarel FORMATO DE TAREAS se ingresa por el Menú VENTANAcomando “Dividir”.

En la versión Project 2000, que aunque contiene recursosde visualización más amigables al usuario que lasversiones anteriores, presenta herramientas graficas máscomplejas, como el diagrama de Pert y el Diagrama deRed, que sirven para visualizar de manera diferente lainformación gráfica de cada una de las tareas delproyecto.




3ICONOS BASICOS

La barra de menús de Project consta de 10 opciones conlas que cuentan de manera estándar la mayoría de losprogramas de la Suite Office, estas son:

§ Archivo§ Edición§ Ver§ Insertar§ Formato§ Herramientas§ Proyecto§ Ventana§ Ayuda

3.1 Descripción de las barras deherramientas

Las barras de herramientas de Project contienen losiconos de las funciones más utilizadas por un usuario,como por ejemplo grabar, imprimir, copiar, enlazar, etc.Estas funciones aquí contenidas se pueden encontrartambién en las diferentes opciones que ofrece el menú,sin embargo, aprovechando la utilización de mouse y delambiente gráfico que caracteriza a Windows, estos iconosse convierten en una de las herramientas más importantesde Project.




ICONO NOMBRE / MODOABREVIADO

DESCRIPCION

“Nuevo”Ctrl + U

Con este botón se crea de unamanera rápida un documento, unaplantilla, un proyecto o una basede datos nueva, basándonos en laplantilla normal.

“Abrir”

Ctrl + A

Es utilizado para abrir un archivoya creado. También, cuando se abrela ventana de “abrir” es posiblebuscar archivos en las unidades dealmacenamiento que se encuentrendisponibles.

• Cuando se está trabajandocon Project, este botónsirve también para importarinformación de otro programao importar un archivo quetiene un formato de archivodiferente.

“Guardar”Ctrl + G

Guarda o salva el documento oproyecto activo con el nombre,ubicación y formato que se precisensi este no ha sido guardado conanterioridad. Posteriormente aldar clic en este botón se grabarael documento donde y como fueronasignados por primera vez sindesplegarse el cuadro de dialogoGUARDAR COMO.

• Cuando se esta utilizandoMicrosoft Access, medianteeste comando se guarda eldiseño de una hoja de datos;diseño de una tabla,consulta, formulario oinforme; o la estructura ycontenido de una macro o unmódulo.




“Imprimir”

Ctrl + P

Imprime al archivo en uso o loselementos seleccionados utilizandolas opciones de impresorapredeterminada. Cuando se requierade modificaciones en las opcionesde impresión es necesario recurriral cuadro de diálogo IMPRIMIR.

• Es necesario tener en cuentaque cuando se estáutilizando Microsoft Projectel comando “imprimir”,imprime la vista activa delproyecto. Si se encuentra enuna vista de formulario o enla vista Diagrama PERT detareas, debe seleccionar unavista diferente en el menúVER para poder imprimir.


DESCRIPCION

“VistaPreliminar”

Alt + Ctrl+ I

Muestra la apariencia de unarchivo, tal y como va a aparecercuando se imprima, Puede acercar oalejar una página o ver variaspáginas al mismo tiempo.

• Se requiere tener unaimpresora preinstalada parapoder tener disponible esteicono. Microsoft PowerPointpresenta opciones diferentesa la de vista preliminar,por lo cual no presenta estebotón.

“Ortografía yGramática”F7

Esta opción pertenece al menú“herramientas”. Revisa eldocumento activo en busca deposibles errores de ortografía,gramática y estilo de escrituramostrando sugerencias paracorregirlos. El cuadro de diálogo




“Ortografía”, básicamente es elmismo en todas las aplicacionespresentando pequeñas diferencias enalgunas de ellas.

“Cortar”Ctrl + X

Esta opción elimina el elementoseleccionado guardándolo en elportapapeles para poderlo copiar encualquier lugar.

• Al utilizar este comando enMicrosoft Excel o Projectpermite eliminar toda lafila o columna seleccionaday copiarla en otra siempre ycuando se tenga disponiblela misma área de pegado. EnMicrosoft Excel este comandosolo permite pegar una solavez el objeto cortado,mientras en las otrasaplicaciones una vez elobjeto se haya cortado ypresente en el portapapeleses posible realizarmúltiples copias del mismo.

“Copiar”

Ctrl + C

Copia el elemento que se encuentreseleccionado y lo guarda en elportapapeles. Al igual que con laopción cortar, todo aquello queeste guardado en el portapapeles seperderá al utilizar nuevamente estaopción.

• Es necesario recordar que“copiar” no elimina laselección original, como silo hace “cortar”.





DESCRIPCION

“Pegar”Ctrl + V

Una vez copiado o cortado unelemento y ubicado en elportapapeles, este comandoinserta la selección donde se leindique, remplazando lo que allíse encuentre. Si elportapapeles se encuentra vacíoeste botón se encuentradesactivado.

“Deshacer”Ctrl + Z

Permite deshacer los cambiosque se hayan realizado en undocumento que se encuentreactivo. Este comando cambia denombre dependiendo de la últimaacción que se haya realizado yque requiera revertirse.Presenta una ventana desplegableque permite invertir variasordenes anteriores, salvo enMicrosoft PROJECT y ACCESS,donde solo es posible modificarla acción inmediatamenteanterior.

• Cuando una orden no permitedeshacerse este comandocambia de nombre,produciendo mensaje “No sepuede deshacer”.




4 ICONOS ESPECÍFICOS

En la barra estándar de Project se encuentran lossiguientes iconos que tienen que son propios del

programa:

ICONO DESCRIPCION

Vincular, une varias tareas previamentemarcadas con el fin de establecer diferentestipos de relaciones entre ellas.Desvincula varias tareas previamenteseleccionadas.

Da acceso a una ventana de diálogo dividida envarias carpetas que muestra la información dela tarea o del recurso sobre la cual se estáposicionado, en cuanto a nombre, recursos,duración, tareas predecesoras, y notas.Adjunta una anotación a la tarea seleccionada,de tal forma que aparece una hoja en la parteizquierda del número de la fila de la tarea.A través de este icono se le asignan recursos auna o varias tareas seleccionadas.

Ordena las tareas del proyecto según su fechade inicio.

Aumenta la escala de tiempo de la gráfica debarras, así si está en meses la pasa atrimestres y así sucesivamente.

Disminuye la escala de tiempo.

Coloca en pantalla la barra de GANTT de latarea seleccionada




ICONO DESCRIPCIONTrae a la pantalla la barra de herramientas dedibujo con la cual se pueden trazar recuadrosde texto, líneas, flechas y otras figuras.Se activa el auto filtro, en cada una de lascolumnas de cualquiera de las tablas que seutilizan en esta aplicación.Copia la ventana activa como un objeto parapoderla llevar a cualquier otra aplicación.

Abre el cuadro de diálogo del asistente paradiagramas de Gantt, a través del cual esposible cambiar la presentación al gráfico debarras de la pantalla.

Se utiliza como filtro para ver lasdiferentes tareas de la hoja quecompartan una misma característica, comopor ejemplo que tengan un mismo recurso,que sean críticas, etc.

La barra de formato cuenta con las aplicaciones de lasiguiente barra:

BARRA DE ESQUEMAICONO DESCRIPCION

Anula la sangría a una o varias tareasseleccionadas promoviéndolas a un nivel masgeneral.Aplica la sangría a las tareas que se deseanconvertir en las subordinadas de otra tarea.

Muestra las subtareas una vez han sidoocultas con el icono siguiente.

Oculta las subtareas dejando ver únicamentelas tareas de resumen o que subordinan alas otras.




Permite ver en la pantalla todas las tareasque hayan sido ocultas.

Muestra los símbolos de esquema (+) (-).




5 CREACION DEL PROYECTO

5.1 Definir o consultar información acerca delproyecto

Para definir o consultar información acerca delproyecto:

Se selecciona menú PROYECTO⇒Información del proyecto.En esta carpeta se encuentra información relativa a lafecha de inicio y finalización del proyecto, fechaactual y el calendario que esta utilizando el proyectoen el momento.

Al seleccionar menú PROYECTO⇒Información del proyecto⇒Botón Estadísticas, se encontrará información acercadel comienzo, fin, duración, trabajo y costo, en losestadios posibles de un proyecto los cuales son: actual,previsto, real y proyección sobre lo restante, se puedeadicionalmente ver calculado el porcentaje el porcentajecompletado del proyecto con respecto a la línea de base.Por ejemplo; para el caso se iniciará la creación de unproyecto para construir un Edificio de propiedad delestado, cuya fecha de inicio es el 1 de febrero de 2001,esta fecha se aplica por el menú PROYECTO⇒Informacióndel proyecto⇒fecha de comienzo⇒1/2/01 y en el campo"programar a partir de", se debe especificar "Fecha decomienzo del proyecto".

Si se desea consultar o crear laspropiedades del archivo de trabajo sepuede acceder por la opción archivoresumen.




5.2 Creación de tareas

6.2.1 Desde la tabla de Gantt

Al crear un proyecto se especifican todas y cada una delas tareas que lo componen, sin importar que tandetallados puedan ser. La entrada de estas tareas sepuede realizar en los siguientes pasos:

Seleccionar del campo "Nombre de la tarea" el renglóndeseado dando un click y escribir allí el nombre de latarea y con un Enter o al hacer click en el visto buenode la barra de edición se acepta la introducción de la

información, o el botón de la X o tecla Esc, pararechazar la información. Las tareas se introducen alpaquete siguiendo un el orden deseado, sin embargo, estepuede ser cambiado posteriormente. Estos pasos serepiten para todas y cada una de las tareas quecomponen el proyecto.

Para definir la duración de la tarea, basta con ubicarseen el campo "Duración" al frente de la tarea a la cualse le va a especificar la duración y se digita un numeroseguido de una unidad de medida teniendo en cuenta lasiguiente notación:




CONVENCION DURACIONm Minutosh horasd díass semanasme mesesdt Días

calendario

Por ejemplo si la duración de una determinada tarea esde dos horas se escribirá 2h, si es de 5 semanas 5s, yasí sucesivamente.

Si se requiere que la tarea seleccionada sea realizadaaún en días festivos, si es necesario se adiciona una"t" a la convención de tiempo según sea el caso. Porejemplo si la actividad estudio de suelos debe serrealizada inclusive los fines de semana se coloca en elcampo tiempo de duración 2st. Esto ocasiona por lo tantouna menor fecha de terminación de la tarea frente altiempo que demoraría si se utilizara calendarioestrictamente laboral.

A medida que se van introduciendo las tareas, en laparte derecha de la hoja aparece la gráfica de barras.Una vez que se han introducido todas las tareas y susrespectivas duraciones se pueden percibir los cambios enla gráfica

Al definir todas las tareas del proyecto estas tomaráncomo fecha de inicio, la misma del proyecto, es decirtodas empezarán el mismo día. Con base en estas fechasProject calculará la fecha de terminación, dependiendodel conjunto de las tareas y del orden en que se llevena cabo y de sus vínculos.Para el cálculo de la duración de un proyecto, Projectconsidera dos tipos de tareas:




v Tareas críticas :Son aquellas que al variar su duración afectan la delproyecto completo, es posible definir una convenciónpara que en la gráfica de barras aparezcan en colorrojo.

v Tareas no críticas :Estas pueden variar su duración sin que necesariamentese modifique la fecha de término del proyecto, sinembargo, pueden convertirse en críticas si el cambio enla programación lo determina.

6.2.2 Desde el Diagrama de Gantt

Otra de las maneras por medio de las cuales se puedencrear tareas es por medio del diagrama de Gantt. Paratal fin, se sitúa el puntero en el diagrama de barras deGantt junto a una fila de tareas vacía y en la fecha enla que se desea que comience la tarea. Se Arrastra hastaque la nueva barra de Gantt represente la duracióndeseada.

Project mostrará mientras se crea la tarea, una ventanasimilar a la siguiente en la cual va indicando lasfechas de comienzo y fin de la tarea creada.




Finalmente se verá la zona de trabajo con la barra deGantt, la duración de la tarea y el usuario estará en ladisposición de asignar un nombre a la nueva tarea.

5.3 Niveles de esquema y relaciones

6.31 Relaciones

Para establecer un vínculo entre tareas se marcan lastareas haciendo click en la primera tarea a vincular yluego manteniendo click sostenido hasta la segunda (estoes aplicable a dos o más tareas). Si las tareas seencuentran de manera no consecutiva, se marcan laprimera y luego se mantiene presionada la tecla Controlo Ctrl y se hace click en la siguiente o siguiente (s)tarea (s) que se desean vincular. Posteriormente sepresiona el botón “Vincular tareas” de la barra deherramientas Estándar.

Si se desea desvincular tareas; se marcan las tareas adesvincular y se selecciona el botón “Desvinculartareas” de la barra de herramientas Estándar.Otra forma de vincular tareas consiste la selección dela barra de la tarea que se desea encadenar y se ubicael mouse hasta que aparezca el cursor en forma deestrella. Luego se arrastra el mouse hasta la barra dela otra tarea con la que se desea vincular. Por último,se suelta el botón del mouse.

El computador inmediatamente vinculará las tareas conuna relación Final Comienzo (FC), es decir, la segundatarea comienza al finalizar la primera.Para cambiar la relación existente entre dos tareas oeliminar el vínculo:

Vincular Tareas Desvincular Tareas




Ubicar el cursor del mouse sobre la flecha querepresenta la relación entre las dos tareas.Hacer doble click. Inmediatamente aparece la ventana“Dependencia de tareas” y en esta ventana el cuadro“Tipo:”. Presionar la flecha de la derecha para queaparezcan las cinco opciones que se muestran acontinuación:

Se selecciona la relación que se desea establecer entrelas dos tareas, es decir, si se desea que acaben altiempo (FF), que comiencen al tiempo (CC), que laprimera comience cuando la segunda finalice (CF) o quela segunda comience luego de que finalice la primera(FC). Si se desea eliminar el vínculo se escoge“Ninguno”.

Una vez enlazadas todas las tareas y visualizando lagráfica desde el comienzo del proyecto, la ventana debeaparecer como sigue:




Esta es la ventana de “Gráfica de Gantt”. En la parteizquierda se encuentra la numeración de las tareas,después sigue la columna de “Nombre de la Tarea”, en laque se puede digitar o editar (con la tecla de funciónF2 o directamente desde la Barra de Edición), el nombrede la tarea. En la siguiente columna “Duración” aparecela duración de cada actividad y por último, la gráficaque permite observar por medio de barras la duración dela tarea seleccionada.

Una vez enlazadas las tareas se definen relaciones entreellas, de tal forma que la tarea con el menor número deidentificación se considera como la primera a realizar yal culminar comenzará la ejecución de la siguiente tareacon el número que le sigue consecutivamente, es decir seestablece una relación Fin - Comienzo.Las relaciones que se pueden definir entre tareas enProject son:

FC Fin aComienzo

Se establece cuando se hacenecesario que termine unatarea para comenzar otra.

CF Comienzoa Fin

Se utiliza cuando senecesita que una tareacomience para que otra puedaterminar.

CC ComienzoaComienzo

Se hace necesaria cuando hayuna tarea que para queprincipie se requiere queotra comience también.

FF Fin aFin

Cuando es necesario que unatarea termine para que laotra también termine.

El primer tipo de relación describe las tareas que hande ser llevadas a cabo secuencialmente, mientras lastres siguientes tratan sobre relaciones que han de serllevadas a cabo en paralelo, de manera simultánea con




una o más tareas y se utilizan para comprimir lostiempos del proyecto haciendo uso simultáneo de losrecursos.

Para establecer éstas relaciones se toman los siguientespasos ilustrados a continuación:

Se va a tomar como ejemplo el establecer una relacióncomienzo a comienzo de la tarea 14 solicitar licenciascon la tarea 13 buscar financiación.

v Se digita doble click en la tarea a la cual se le van aestablecer relaciones con otras tareas en este caso latarea 14.

v Aparece una nueva ventana dividida en 5 carpetas, sedigita click sobre las carpetas predecesoras paratraerla al frente:

En la parte inferior de esta ventana aparece una hoja detareas donde se muestran las demás tareas que tienen unarelación de cualquier tipo con la tarea seleccionada, eneste caso solicitar licencias tiene una relación FC conla tarea buscar financiación. Si se desea cambiar eltipo de relación existente se hace click en el campo“Tipo” que está a la derecha del nombre de la tarea.




Una vez posicionados sobre este campo, en la barra deedición que está en la mitad de esta ventana aparece unaflecha que indica opciones predeterminadas para escoger,se le da un click a esa flecha y aparece la lista de lasposibles relaciones:

v Se selecciona el tipo de relación que se va a establecery para que se acepte la orden se oprime la tecla “Enter”o se hace click en el botón del visto bueno de la barrade edición. En este caso se escogió la relación CC. Detal forma que la gráfica de Gantt quedó como sigue acontinuación:

Tenga en cuenta que................

Si se necesita establecer otra relacióncon otra tarea diferente a la que apareceallí, se procede de la misma forma peroantes, en el campo Id de ésta mismaventana se escribe el código deidentificación o número de la tarea con la




cual se desea establecer la relación yluego se procede normalmente a definir eltipo de relación.Otra de las formas para establecerrelaciones entre tareas es a través delformato de tareas al cual se tiene accesocon la opción Ventana Dividir. Seprocede de igual forma, ubicándose en elcampo tipo y ubicando la relación en labarra de edición que está sobre la gráficade barras.

En el campo “Pos” (posposición) se coloca el tiempo deadelanto o posposición de una tarea con respecto a otra.Adelanto se utiliza por ejemplo cuando una tarearequiere la culminación de otra para poder empezar (FC),pero se puede iniciar un determinado tiempo antes de quela otra termine, por ejemplo 2 días, en este caso eltiempo de adelanto se incluirá en el campo “Pos” como unvalor negativo –2d. El tiempo de posposición se utilizacuando entre dos tareas existe una relación FC pero conun tiempo de retraso entre el final de una y el comienzode la otra tarea, en este caso el tiempo se introducecomo un valor positivo.

Por ejemplo, si se requieren dos días más, después debuscadas todas las opciones de financiación, paraestudiarlas a fondo, antes de solicitar las licencias,se coloca 2d en el campo “Pos”.

6.3.2 Especificación de restricciones en cuanto a laterminación o el inicio

En Project es posible asignar restricciones a las tareasde manera que se ejecuten teniendo en cuenta ciertoscriterios (restricciones).

Cuando se desea especificar que una tarea termine oempiece en cierta fecha, es necesario definir unarestricción (debe comenzar en , lo antes posible, debefinalizar en, no empezar o terminar antes o después de,etc).




Para determinar esto se siguen los siguientes pasos:Se entra a la ventana de información de la tarea,haciendo doble click sobre el nombre de la tarea opresionando el botón de la barra de herramientas:

Se llama a la carpeta titulada “Avanzado”, haciendoclick sobre ella.

En el campo tipo se selecciona la flecha para que sedespliegue una ventana con las diferentes restricciones.Después de escoger la restricción se presiona el botón“Aceptar”.

Si se selecciona restricciones como “Debe comenzar el” o“No comenzar antes del” es necesario especificar lafecha para la cual se debe cumplir la restricciónescribiéndola en el campo Fecha.

Información




La opción “tipo de tarea”, presenta tres alternativaspara definir las características de cada tarea: Duraciónfija, Trabajo fijo y Unidades fijas.

De esta manera, se le carga el trabajo a cada tarea,aquí se puede definir el comportamiento de las tareas amedida que se trabaja con su duración, sus recursos o sucarga de trabajo.

6.3.4 Manejo de niveles en el proyecto

Cuando se crea un plan general del proyecto se le puedenasignar diferentes categorías a las tareas; ya que,existen tareas que son subordinadas por otras, o tareasque se convierten en proyectos pequeños cuya ejecucióndepende del cumplimiento de varias tareas menores.

v Tarea Resúmen:Es una tarea compuesta de subtareas que recoge laduración, el costo y otro tipo de información de lastareas que subordina. Estas tareas pueden representarfases de un proyecto.

Aparecen en negrita y las barras de tarea son diferentesde sus tareas subordinadas

Las tareas subordinadas aparecen con sangría hacia laderecha, bajo la tarea resumen

Para crear el esquema de un proyecto hay que definirprimero que tareas serán subordinadas y cuáles sonsuperiores, en la hoja de tareas de la Gráfica de Gantt,se ubican de tal forma que quede primero la futura tareaprincipal y después sus subordinadas.




Una vez colocadas, se seleccionan las tareas a declararcomo subordinadas en la hoja de tareas de la gráfica deGantt, se presiona el botón de la barra de esquema quecontiene una flecha apuntando a la derecha:(Aplicarsangría)

Para cancelar esta subordinación se procede de la mismaforma, marcando primero pero se presiona esta vez elbotón con la flecha que indica hacia la izquierda:(Anular sangría)

Se puede también utilizar los esquemas para filtrar lainformación en la pantalla utilizando los botones de labarra de esquema para que solo muestre las tareasprincipales o las subordinadas o todas las tareas.

5.4 Edición de tareas

6.4.1 Zona de Detalles

Una de las opciones para observar el formato de tareas,es dividiendo la pantalla por el Menú VENTANA⇒Dividir.Aparece en la parte inferior de la pantalla un formatoque también permite capturar los datos de las tareas.

En esta nueva ventana aparece el nombre de la ventanasobre la cual se está posicionado en la hoja de tareas,además su duración la fecha de comienzo, del final, elporcentaje de culminación las tareas que se debenrealizar antes de ella, los recursos que se necesitanpara llevarla a cabo y los costos de los mismos, estosdatos pueden ser introducidos o cambiados a través deesta ventana o directamente desde la tabla de tareas.

Para acceder a las anteriores opciones se ingresa por elmenú FORMATO “Detalles” o con click derecho sobre laZona de Detalles.




En la vista detalles se puede especificar queinformación deseamos que Project nos presente, respectoa cada tarea podemos definirla de acuerdo a losrecursos, la programación o los costos, por ejemplo.

Con las teclas de flechas anterior y siguiente seobtiene acceso a las tareas que están antes y después enla lista de la hoja de tareas.

Zona deDetalles




6.4.2 Insertar y eliminar actividades o filas.

En ocasiones el proyecto puede además sufrir algúncambio, y en este momento se hace necesario insertarunas nuevas actividades; para esto, se realizan lossiguientes pasos:

Primero se debe seleccionar toda la fila de una tarea;con un click sobre el número de la tarea (parteizquierda de la ventana), o ubicada sobre ella digitarsimultáneamente SHIFT + Barra espaciadora. Si se quiereninsertar más de una fila simultáneamente, se debenmarcar tantas filas como se necesiten insertar, teniendoen cuenta que al insertarlas éstas aparecerán en laparte superior de las que se marcaron.

Luego de haber marcado tantas filas como se necesiten seselecciona el comando “Nueva Tarea”, del menú deINSERTAR, o se oprime la tecla Insert del teclado.

Para borrar una fila que contiene una tarea que no senecesite; hay que marcar la tarea y seleccionar elcomando “Eliminar Tarea” del menú EDICIÓN, o simplementese oprime la tecla Delete o Suprimir del teclado. Eneste momento, se borrará la fila y las otras tareas sereacomodaran. Si la tarea que se acabo de eliminar esnecesaria para el proyecto o fue borrada por accidente;entonces, se utiliza el comando “Deshacer” que seencuentra dentro del menú de EDICIÓN. Esto es validopara una tarea recién borrada o para cualquier orden ala que se quiera dar marcha atrás.

6.4.3 Mover y copiar tareas en la hoja de tareas

Al desarrollar el proyecto, se puede encontrar lanecesidad de cambiar de orden algunas tareas odesarrollar varias veces la misma; para esto se puedenutilizar los comandos Cortar celda, Copiar celda y Pegardel menú de EDICIÓN o los iconos correspondientes:

Para mover una tarea; hay que marcarla, luego seselecciona el comando “Cortar celda” del menú de




EDICIÓN, con esta orden se ha cortado la tarea pero seencuentra en el visor de portapapeles; luego se ubica enla fila deseada y se selecciona el comando “Pegar” delmenú de EDICIÓN, en este momento la tarea se inserta enel lugar escogido.

Para copiar tareas, elegir el comando “Copiar celda” delmenú de EDICIÓN, en este momento la tarea queda en lahoja pero también está dentro del portapapeles; luegoestando ubicados en el sitio de destino y con la opción“Pegar” del menú EDICIÓN la tarea aparece duplicada y sepuede copiar cuantas veces se desee.

Se pueden utilizar también los iconos de la barra deherramientas para realizar estas mismas operaciones así:

Cortar, se utiliza para moverinformación de un lado a otro.Copiar, permite reproducir lainformación en uno o más sitios.

Pegar, a través de este icono se pegaen el documento lo que antes fuecortado o pegado.

5.5 Tipología de las tareas

MS Project maneja 5 tipos básicos de tareas:

6.5.1 Tareas de resumen o fases:

Es una tarea compuesta de subtareas que recoge laduración, el costo y otro tipo de información de lastareas que subordina. Estas tareas pueden representarfases de un proyecto.

Aparecen en negrita y las barras de tarea son diferentesde sus tareas subordinadas o subtareas.




Para adquirir información sobre su creaciónver niveles de esquema y relaciones: VerManejo de niveles en el proyecto.

6.5.2 Subtareas

Las subtareas son las tareas subordinadas o las que sedesprender de las tareas de resumen. Aparecen consangría hacia la derecha, bajo la tarea resumen.

6.5.3 Tareas repetitivas:

Una tarea repetitiva es aquella que sucede confrecuencia, ya se diaria, semanal, mensual o anualmente.

Si se desea insertar una tarea repetitiva: Se ubica elsitio donde desea insertar la tarea. Se escoge elcomando “Tarea Repetitiva” del menú INSERTAR.

Inmediatamente aparece la ventana “Información de tarearepetitiva”:




En ésta ventana se puede escribir la información acercade su nueva tarea:

v Nombre: En este cuadro escriba el nombre de su tarea.v Duración: Cuanto dura cada una de las repeticiones.v Patrón de repetición: Con que frecuencia se repite la

acción.v Diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.

Las especificaciones de cada una de las frecuencias delas repeticiones, cambian de acuerdo a la que ustedelija.

v Intervalo de repetición: Se especifica desde que y hastaque fecha se va a realizar esta tarea, desde el Comienzo(Elige la fecha) hasta Terminar el:, eligiendo tambiénla fecha o cuantas veces se va a repetir la tarea (dandoclick en el cuadro Terminar después de y escribiendo lainformación correspondiente al número de ocurrencias).

v En el ejemplo la tarea repetitiva especificada es unaserie de pruebas, que deben hacerse cada dos lunes, conuna duración de 2h, durante dos meses, tal como lomuestra la ventana de información anterior.

6.5.4 Hitos:

Un hito es una tarea con duración de cero días (0 días)que se utiliza para identificar sucesos significativosde la programación. Si se introduce una duración de cerodías para una tarea, Project mostrará el símbolo de hitoen el diagrama de barras de Gantt al comienzo del díacorrespondiente. Por ejemplo el hito, marca el comienzode una fase en el proyecto, y para el caso tratadoexisten 2 hitos: Inicio y fin del proyecto.

Para introducir un hito:

v En el menú ver, elegir diagrama de Gantt, o desde labarra de vistas (Lado izquierdo de la pantalla inicialde Project)

v En el campo duración, de la tarea que se desea cambiar,elegir 0d.




6.5.5 Tareas críticas

Son aquellas que al variar su duración afectan la delproyecto completo, es posible definir una convenciónpara que en la gráfica de barras aparezcan en colorrojo.

La tipología de tareas se puede identificar gráficamenteen siguiente ventana:

5.6 Asignación de recursos

6.6.1 Creación de los recursos

Para asignar recursos a una o varias tareas, se marcan y

se utiliza el botón de asignación , el comandoAsignación de recursos en la Barra De HerramientasEstándar, o la ventana inferior de la pantalla cuando sedivide la zona de trabajo por el menú VENTANA. Alseleccionar cualquiera de las dos primeras opcionesaparece una caja de diálogo que permite adicionar unrecurso a la o las tareas que hayan sido seleccionadas.Por cualquiera se puede ingresar uno o más recursos yespecificar las unidades asignadas.

Tarea de resumen ofase

Tarearepetitiva

Subtarea

Hito




Cuando se ha generado una lista de recursos conanterioridad y se desea definir alguno o algunos parauna tarea específica; entonces se debe hacer click sobreel nombre del recurso en la hoja que aparece en estaventana de Asignación de recursos.

Si dentro de la lista de recursos no se encuentra ningúnrecurso o el recurso que se necesita asignar no existeentonces:

Se digita el nombre del recurso o los recursos que sevan a utilizar y se presiona la tecla Enter o el Botónaceptar que aparece en la barra de edición (Vistobueno). Cabe aclarar que se puede introducir a la listael nombre de todos los recursos que se asignarán durantetodo el proyecto.

Se pueden insertar todos los datos de nuestra base derecursos, también, a través de la “Hoja De Recursos”,en el menú VER, allí nos aparece una tabla condiferentes campos para insertar la información completade cada uno de nuestros recursos.

Barra deEdición




Los recursos que maneja Project, no son solo personas ogrupos de ellas, también una de la ventajas de Project2000, a comparación de sus versiones anteriores es elmanejo de recursos como Material, donde se puedeespecificar la utilización de recursos diferentes a laspersonas, tales como las maquinas o insumos especialesque se necesite contabilizar en el proyecto.

Al darle doble clic, sobre alguna de las casillas de losrecursos nos aparece la ventana, “Información Del

Recurso”, que también a través del iconoInformación Del Recurso, en la Barra DeHerramientas Estándar, se despliegan sus cuatro

carpetas que reúnen toda la información posible acercadel recurso.

Desde allí, se puede modificar su calendario laboral, sugrupo o insertar datos sobre el manejo de la informaciónpersonal (correo electrónico, dirección teléfono...)alinterior de la organización, consolidándose conherramientas como Project Central.




A continuación se describen los usos de cada carpeta deesta ventana:

• GENERAL: Aquí se colocan los datos básicos de losrecursos, el nombre, las iniciales, el correoelectrónico el grupo de trabajo (Por ejemplo, un grupode obreros), el tipo del recurso (Si es una persona o unmaterial), y la disponibilidad del recurso, de acuerdo acaracterísticas especiales de este, por ejemplo, unIngeniero que solamente tiene disponible para elproyecto desde el 15 de Marzo hasta la finalización delmismo. En el botón detalles se busca y consolidainformación del recurso a nivel interno en laorganización.




• HORARIO DE TRABAJO, en esta carpeta esta lainformación de la carga laboral del recurso, aquí sepuede crear un calendario laboral específico para esterecurso, con días laborables y una jornada diariasolamente para esta persona.

En el caso de ser un material, esta carpeta no seactiva, ya que no se tiene un uso válido para lascaracterísticas de este recurso.




• COSTOS: (VER 6.6.2). A través de esta carpeta seinsertan los costos especiales del recurso. Se utilizauna Tabla De Tasas De Costo, donde se pueden asignardiferentes costos al mismo recurso. En la Tasa A , estael costo predeterminado que se inserta también a travésde la Hoja de Recursos, sin embargo las Tasas B, C, D yE, permiten anexar costos estándar, de horas extra o poruso diferentes al predeterminado.

Estas tasas se utilizan en el costeo de la tarea a laque este asignado el recurso. Por ejemplo, el mismoIngeniero, tiene un costo adicional al predeterminado(Tasa A), por corregir los planos del proyecto, entoncesen esa tarea se utilizará el costo de la Tasa B. Ademásde trabajar con las tasas de asignación, aquí sedetermina la acumulación de los costos del recurso, yasea al Comienzo, Fin o Prorrateo.

• NOTAS: Project permite insertar notas o comentariosespecíficos de los recursos. Estas notas se veránen la impresión o en la tarea a la cual esteasignada este recurso. También se puede acceder aesta carpeta a través del icono “Notas del recurso”,que se encuentra en la barra de herramientas estándar.




6.6.1.1 Asignación de los recursos a las tareas

Una vez aceptado el nombre del recurso digitado, einsertado todad la información, se procede a asignarlo,para ello marca el recurso o los recursos que se va aasignar (se puede seleccionar uno o más de uno) y selleva el indicador de Mouse a la ventana principal deProject, la hoja de tareas.

En la hoja de tareas se selecciona la o las tareas a lascuales se les va a asignar el o los recursos que hansido marcados en la hoja Asignación de recursos.Una vez seleccionadas las tareas se presiona el botónAsignar del cuadro de diálogo titulado Asignación derecursos o cerrar si se quiere introducir el recurso ala lista pero no se desea asignarlo aún.

Realizados estos pasos aparece al frente de la barra ode las barras de la tarea o tareas seleccionadas, elnombre del recurso o recursos asignados.

Los botones Quitar y Reemplazar se utilizan para retirarun recurso a las tareas seleccionadas y para cambiar unrecurso asignado por otro que también se encuentradentro de la lista. El botón Cerrar quita de la pantallaeste cuadro de diálogo, sin embargo, éste se puede dejarabierto mientras se asignan o se crean todos losrecursos.

La columna unidades muestra el número de unidadesasignadas al recurso. El número representa el porcentajedel recurso que va a utilizar la tarea seleccionada. Porejemplo, el número 0,5 para el recurso Geólogo, quieredecir que el 50 por ciento del tiempo de Geólogo ( Siestá predeterminado en porcentajes, también se puedecolocar en valores decimales, por ejemplo asignar 1 o le100%), se va a emplear en la tarea seleccionada. Tambiénse puede definir la cantidad de tiempo en el que va atrabajar un recurso en determinada tarea, por ejemplopara el Geólogo, se le puede definir como unidades 2




horas (2H) o como días y dependiendo del calendarioProject le definirá el porcentaje de trabajo.

Si el número máximo de unidades del recurso es superiora 1, el número representa la cantidad de recursosasignados a la tarea, siguiendo con el mismo ejemplo silas unidades para Geólogo; son iguales a 1, significaque este recurso está asignado completamente a esa tareay si se asigna a otra u otras de la misma fecha seestará sobre asignando.

6.6.2 Asignación de los costos de los recursos

Para asignarle precios o costos de los diferentesrecursos se procede así:

Se utiliza el botón de asignación , o el comandoAsignación de recursos del menú de Insertar.

En la lista de recursos de la ventana Asignación deRecursos, se marca el recurso al cual se le va a definirsu costo.

Se hace doble click sobre el nombre del recurso, yaparece una nueva ventana:




Aparece entonces:

Nombre Es el nombre que identifica alrecurso.

Iniciales Son las iniciales que van aidentificar el recurso, estofacilita el manejo en la hoja detareas y en la gráfica Pert.

Costos Son los costos de un recurso omaterial, aplicados así:FechaEfectiva

En este campo, Projectpermite colocardiferentes fechas paralas tasas de costos enperíodos específicos,para que se hagaefectivos durante elproyecto.

TasaEstándar

Costo estándar delrecurso por unidad detiempo, en el caso de quelos recursos sean humanosse puede registrar eneste campo el salario porhora o por alguna otraunidad de tiempo.

Tasa H.extra

Costo de Sobre - tiempo(horas extras) usualmenteun recurso puede tener uncosto de sobre tiempo, esdecir su costo aumenta sise utiliza fuera deltiempo que marque suasignación.




Por uso Es el costo por el usodel recurso, se utilizaen el caso de recursosque tienen que sercomprados o alquiladospara la realización deuna tarea, es el mismocosto fijo del recurso,independiente de su costopor hora.

AcumulaciónDe costos

Se determina el momento en el cualel costo real se produce:Comienzo Se produce el costo totalen el momento en que se inician lastareas que usan este recurso.ProrrateoSe produce el costo realcuando las tareas que usan esterecurso progresan, en proporción conel porcentaje de la tarea que se hacompletado.Fin Se produce el costo total en elmomento en que se finalizan lastareas que usan este recurso.

Calendario Define el calendario que sirve comobase para hacer la distribución detiempos del proyecto. Reestructuradoy creando un nuevo calendarioespecifico para el recurso.

Grupo Este campo permite agrupar recursosde diferentes formas para facilitarsu manejo en general.

Código En este campo se especifican clavesde identificación para recursos conla finalidad de ordenarlos ofiltrarlos.

Tabla detasas decostos.

Aparecen diferentes carpetas quepermiten colocar varias tasas decostos diferentes en fechas alternaspara el mismo recurso, en diferentesperíodos durante el proyecto




ü Los recursos de trabajo y materiales. Costos yunidades

Project 2000 incluye nuevas utilidades que permitirán alusuario administrar recursos y costos con mayoreficacia, considerando ahora elementos antes ignoradospor la aplicación:

Cálculo de recursos materiales: en el campo trabajo dela hoja de recursos, es posible distinguir entrerecursos de trabajo (personas) y recursos materiales.Cuando se cataloga en este campo un recurso comotrabajo, es posible asignarle la tasa estándar, tasahoras extra y calendario. Por lo contrario, cuando sedefine para un recurso material en el campo trabajo, sepuede especificar en el campo etiqueta de material launidad de medida del mismo (litros, bultos, libras,metros, metros cúbicos), en la tasa estándar se ubicasólo el valor por unidad de medida en caso de que elrecurso tenga un costo variable, si el recurso materialtiene un costo fijo, se debe especificar dicho valor enel campo costo por uso.




A los recursos materiales no se les puede asignar tasade horas extra ni calendario, así como Project nopermite asignar una etiqueta de recurso a los recursosde trabajo.

ü Prioridades

Establecer prioridad para el proyecto, útil cuando semanejan multi-proyectos, para solucionar problemas comosobreasignación de recursos.Esta prioridad no es sólo alta, media o baja como enversiones anteriores sino ahora está representada por unnúmero entre 1 y 1000, donde 1 es la más alta prioridady 1000 la más baja. Este manejo numérico de lasprioridades permite mayor exactitud y resulta muy útilen la reasignación de recursos sobreasignados.

ü Redistribución De Recursos Mejorada

Redistribución de recursos mejorada, mediante las nuevasposibilidades de asignación de calendario a lasdiferentes tareas para poder registrar tareas que porsus características se pueden realizar en un horarioespecial que permita contemplar turnos de trabajodiferentes y de la misma manera encontrar por esta víauna nueva solución a los problemas de sobreasignación derecursos.

5.7 Grupos

Agrupar tareas o recursos es ahora posible, estopermitirá obtener más información como totales resumidospara los diferentes grupos.




Se puede agrupar tareas teniendo en cuenta elementostales como si es tarea crítica, la prioridad, el tipo dedelimitación, si ha sido completada, etc. Los recursosse pueden agrupar de acuerdo con el grupo, la tasaestándar, el trabajo y recursos materiales, etc.

Pero además de los anteriores, se puede agrupar tareas orecursos de acuerdo con criterios que no aparezcan en laopción agrupar del menú proyecto, haciendo clic en laopción más criterios o también se puede crear criteriosde agrupamiento nuevos eligiendo allí mismo la opciónpersonalizar agrupar por...

Cuando se agrupa por tareas,el Diagrama de Gantt se

visualiza de una manera máscompleja por los vínculos

entre tareas.




Para asignar horas extras a un recurso sepuede hacer por el siguiente ruta:Menú VENTANA⇒Dividir⇒Trabajo del recurso.

En la sección superior, se selecciona latarea a la que se desea asignar horasextra de trabajo. En la columna "Trabajo dehoras extra" de la Zona de Detalles seescribe el nuevo número de horas extrapara cada recurso.

Recuerdeque...............................para acceder a la Zona de Detalles tambiénlo puede hacer por el menúFormato⇒Detalles, donde podrá asignar lashoras extras requeridas.

5.8 Calendario laboral

Para que el programa acepte un calendario con díasfestivos, laborables y no laborables, hay que

Podemos agrupar tareas,por ejemplo por costos,

en las opciones depersonalizar agrupar

por...




personalizar el calendario estándar, para ello se entrapor el menú: HERRAMIENTAS⇒Cambiar calendario laboral.

Allí nos aparece una ventana con diferentes opciones,para elegir sobre que calendario base vamos a hacer lasmodificaciones. En el caso de los recursos, a través deesta ventana se modifica el calendario base para cadauno de ellos, que se utilizará más adelante en la hojade recursos.

Si por ejemplo el 1 de Mayo de 2001 es un día festivo ypor lo tanto no se toma en cuenta dentro del desarrollodel proyecto, se hace clic sobre el número 1 del mes deMayo en el calendario y se activa la opción "Periodo nolaborable".

Si los Sábados o cualquier otro día se consideran díaslaborables pero con un horario especial, se marcan conun click mas arrastre o presionando el nombre del día,de la parte superior para marcar todos los días del mes.Posteriormente en el recuadro horario de trabajo se




cambian las horas de inicio y terminación de cada una delas jornadas o se borra una jornada para únicamentedejar la otra.

A través del botón opciones se pueden predeterminar, eldía de inicio de la semana, el primer mes del añofiscal, la hora de inicio de la jornada, la hora desalida y el número de horas laborables a la semana.Si se presiona el botón Nuevo se puede generar un nuevocalendario con el cual se puede trabajar en el caso deque no se quiera utilizar el calendario estándar.

Para que el nuevo calendario se aplique al proyecto éstedebe definirse como calendario del proyecto a través delmenú PROYECTO⇒Información del proyecto⇒Calendario, enel campo calendario, se selecciona el nuevo calendariodeseado para el proyecto, ejemplo, calendario Colombia.

Para elaborar un calendario personalizado se puede haceruna copia del Estándar (el base u otro calendario),hacerle los cambios pertinentes y oprimir el botónaceptar.

6.9.1 Creación del calendario

Cuando se desarrolla un proyecto es necesario definir elcalendario de trabajo; este muestra los días en que setrabaja y la jornada laboral en que se van a utilizarlos recursos. Microsoft Project trae un calendario detrabajo definido llamado "Estándar", que toma los díaslaborales de lunes a sábado en el horario de 8:00 a12:00 y 13:00 a 17:00; este calendario muestra un mesespecífico y su definición. Sin embargo, es importanteaclarar que en Project se trabajan dos clases decalendario:

v Calendario base

Define las horas y los días de trabajo festivos ylaborales para utilizarse como base para el proyecto ocomo base para el calendario de algún recurso




específico, la forma de editar o crear un calendariobase se describe en la sección de este manual tituladoPersonalización del Calendario.

v Crear un nuevo calendario base:

Para crear un nuevo calendario base se debe acceder almenú HERRAMIENTAS⇒Cambiar calendario laboral, una vezen esta ventana se oprime el botón “Nuevo” que permiteacceder a la ventana “Crear nuevo calendario base”, enesta se elige la opción “Crear nuevo calendario base”.En la casilla “Nombre se asígna al calendario base elnombre deseado..

v Calendario de recursos:

Muestra los días y horas en que se va a utilizar unrecurso específico, cuando se crea un recursoinmediatamente se crea un calendario para él, basado poromisión en el Estándar.

Si se desea que el calendario de un recurso tenga comobase otro calendario ya creado, se especifica de estaforma en la ventana información del recurso en el cajónCal. Base. Recuerde que para acceder a esta informaciónacerca de los recursos, solo debe oprimir el botón“Información de la barra de herramientas, pero que debeestar visualizando la presentación del menú VER⇒Uso derecursos.




5.9 Determinación de los costos fijos ytotales de las tareas

Microsoft Project, permite además definir los costos delproyecto, tanto los totales como los de cada recurso ytarea. Cuando se definen los costos, se puede entrar unatasa estándar para todo el proyecto, definir tasasespecíficas para las diferentes tareas y recursos, ytasas para horas extras de utilización.

Para establecer los costos de los diferentes recursos sepuede utilizar la Hoja de recursos a la cual se tieneacceso a través del menú VER⇒Hoja de recursos, tambiénen el acceso directo de la BARRA DE VISTAS, o a travésde la ventana de información del recurso, siguiendo lasespecificaciones en cuanto a costos que ya se explicaronen la sección Asignación de costos a Recursos.

Sin embargo, algunas tareas tienen costos fijosindependientes del costo de los recursos que les fueronasignados, para establecer estos costos se procede de lasiguiente forma:

Del menú VER escoger la opción Diagrama de Gantt.Nuevamente entrar por VER pero ahora eligiendo Tabla yde allí Costo.

Aparece entonces otra forma de presentación en pantalla,allí en la columna costo fijo se puede digitar el costofijo que corresponde a esa tarea específica, este costo




puede corresponder por ejemplo al costo total demateriales que se van a utilizar en esa tarea, el pagode unos honorarios y en general esas partidas que seconocen pero que no es necesario introducirlas dentro delos recursos, pues sólo se van a utilizar una vez dentrodel proyecto. Adicionalmente a través de esta hoja sepuede consultar el costo total por tarea, calculado conbase en el costo de los recursos que le fueron asignadosy en el costo fijo de la tarea.

6.10.1 Control de la acumulación de costos.

La acumulación de costos hace referencia al cálculo delos mismos bien sea al iniciar la tarea, al finalizarlao prorrateándolos con base en el porcentaje decumplimiento de la tarea, sin embargo, existen algunasrestricciones, por ejemplo los costos fijos sólo seacumulan al final, y los costos únicos de un recursosólo se podrán acumular al inicio o al final de latarea.

Para definir la forma de acumulación se procede de lasiguiente forma: Se visualiza la “Hoja de Recursos” através del menú VER. Se selecciona el recurso al cual sele va a definir una forma determinada de acumulación decostos.

Se presiona el botón de información:

En la ventana que aparece allí se encuentra la opciónacumular se le da click a la flecha de esta opción y seselecciona la forma de prorrateo.

6.10.2 Consulta de los costos totales del proyecto.

Para conocer el costo total del proyecto se utiliza laopción “Información del proyecto” del menú PROYECTO y deallí se presiona el botón “Estadísticas”.




El costo total que aparece en esta ventana contiene lasumatoria de los costos de los recursos y los costosfijos de las tareas y se actualiza automáticamentecuando se introduce un nuevo concepto de costo o cuandose cambia algún costo ya existente.

Muestra también el costo real en el caso de que elproyecto ya haya arrancado y el restante que hace faltapara la terminación del proyecto.




6 CONFIGURACIÓN GRAFICA DEL PROYECTO

6.1 Cuadrícula

Con esta opción se puede adecuar el área gráfica paramejorar la lectura de tareas y escalas temporalespermitiendo por ejemplo agregar el color y tipo de líneade las filas de barras o de las columnas principales.Para hacer esta modificación se sigue:FORMATO⇒Cuadrícula y aparece la siguiente ventana:

En la anterior ventana se puede seleccionar, en primerlugar, que línea se desea cambiar en la zona a cambiar.Después, en el campo "normal", se puede especificar eltipo que se desea utilizar y posteriormente su color. Lazona “A intervalos”; especifica a cada cuantosintervalos se desea la línea escogida que puede ser decolor y tipo diferente, para resaltar los intervalos.

Filas deBarras

Columnasprincipales




6.2 Formato de fuente y barras

Si se desea cambiar el color y presentación a las barrasdel diagrama de Gantt, se accede al menú FORMATO⇒Barra,donde aparece la siguiente ventana:

En la carpeta forma de la barra , se puede cambiar laforma , tipo y color de la parte inicial, barra centraly parte final de la barra. En la carpeta "texto de labarra" se incluye un campo: por ejemplo los nombres delos recursos, en una de las posiciones posibles a laizquierda, derecha, arriba, abajo o dentro de la barra.Es necesario tener en cuenta que las modificacioneshechas por este comando, solo afectan la tarea o elgrupo de tareas seleccionado. Según el gráfico, a una delas tareas se le ha incluido el campo nombre de losrecursos a la derecha de la barra de Gantt, para podervisualizarlos en esta posición.




Si se requiere dar formato a la letra de las tareas enla tabla de tareas se ingresa por el menúFORMATO⇒Fuente y allí se puede modificar la fuente,estilo, tamaño y color de la letra de la tareaseleccionada.

6.3 Formato Estilos de Barra y de texto

Por medio de estas herramientas se pueden crear nuevasbarras y estilos de texto y además, asignarlas según seael caso a varias tareas al tiempo.Por ejemplo para dar un formato a la ruta crítica sedebe:

• Seleccionar la opción "Estilos de texto" del menúFORMATO.

• En el recuadro elemento a cambiar se selecciona"Tareas Críticas".

• Se escoge un color para estas tareas (Por lo generalrojo) y aceptar.

Para ejemplificar el concepto de estilos de barra, seexplicaran la creación de algunos tipos de barras que seutilizan frecuentemente: Como son: Ruta crítica, margende demora total y demora permisible.




• Identificación de la ruta crítica: Para asignar unestilo de barra a la ruta crítica se debe entrar almenú FORMATO⇒Estilos de barra y aparece la siguienteventana:

• En la columna “nombre”, se escribe en un espaciovacío el nombre de la nueva barra, que para el casoes ruta crítica.

• En la columna “aspecto”, se le da la visualizacióndeseada: se escoge en la mayoría de los casos unabarra de color rojo, que es el formato estándar parala identificación de la ruta crítica en un proyecto.

• En la columna "mostrar para tareas" se escribe Tareascríticas, o se escoge la especificación con el botónselector.

• En la columna desde se escoge con el botón selector ose escribe “Comienzo”.

• En la columna hasta se escoge “fin”.

De esta manera Project identifica la ruta crítica sobreel diagrama de Gantt.

Identificación del Margen de demora total y de demorapermisible: El Margen de demora total es la cantidad de

Botón selector




tiempo que se puede posponer una tarea antes de quesuponga un retraso por la fecha fin del proyecto.El margen de demora permisible es la cantidad de tiempoque se puede posponer una tarea antes de que suponga unretraso para otra tarea.Para visualizar en el gráfico de Gantt éstos márgenes dedemora se debe ejecutar los siguientes pasos:

• Del menú FORMATO escoger la opción "Estilos debarra".

• En la columna “nombre” escribir el nombre de la nuevabarra, ya sea demora total o permisible.

• En la columna “aspecto”, se le dará la visualizacióndeseada, se recomienda un aspecto que no recargue lazona de trabajo y que cada barra sea diferente a lasotras y preferiblemente mas delgadas, para así evitarconfusiones.

• Se deja vacía la columna de “Mostrar para Tareas”,(Para que Project por defecto muestre para todas lastareas).

• En la columna “Desde” se escoge del botón selector,la opción “fin”.

• En la columna “Hasta”, se escoge del botón selector,de acuerdo al margen de demora que se deseevisualizar así:

o Para el margen de demora total se selecciona “Margende demora total”

o Para el margen de demora permisible se selecciona“Demora permisible”.

Una vez aplicadas las dos barras mencionadas para elproyecto en mención, se observa el diagrama de Ganttasí:




Barra de demora

Barra de demora




7 VISUALIZACIONES

7.1 Combinación de ventanas

Dentro de Microsoft Project, se tiene la oportunidad decrear combinaciones de ventanas que permiten manejarmejor la información; la ventana que queda en la partesuperior contiene la información fija y la ventanainferior se utiliza para ver información relativa dealguna opción seleccionada en la ventana superior. Estose realiza a través del menú VENTANA⇒Dividir o aplicandodoble click con el Mouse sobre la línea indicada por laflecha que se presenta en las siguientes figura:

Project trae como predeterminada la vista detalles en laparte inferior de la ventana, sin embargo, usted puedecombinar todas las vistas que desee, simplemente

Haga doble clic aquí yobtendrá en pantalla la

zona de detalles




dividiendo la pantalla en dos partes, luego seleccionaruna de las dos (ya sea la superior o la inferior,depende lo que necesite), y aplicar una de las vistasque se enuncian en la siguiente sección.

Por ejemplo, usted quiere visualizar al mismo tiempo eldiagrama de Gantt y la Vista Uso de las Tareas,simplemente active una de las ventanas y aplique lavista que necesite, así:En la parte superior (Ventana activa), se aplico elDiagrama de Gantt, y en la inferior el uso de lastareas,

En el caso de los recursos, por ejemplo, Project traepredeterminadas dos combinaciones de ventanas: “Vistaasignación de Recursos” y vista “Entrada de tareas”,esta combinación le facilita al usuario la utilizaciónde información referente, al manejo de los recursos, yaque combina el Diagrama de Gantt, con el Uso de losrecursos y la Programación del recurso (Vista detalles):

Vista Uso deTareas

Diagrama de

Ventanaactiva




Esta barra de herramientas se llama Administración derecursos, y se puede mostrar con un clic derecho sobrela barra de menús, o a través del menú VER, “Barra deherramientas”, “Administración de recursos”

7.2 Hojas desplegadas con el menú ver

Se puede crear una combinación de ventanas tomando lainformación que más se utiliza, bien sea con la ventanadividida para poder ver dos hojas diferentes al mismotiempo o una hoja y una presentación, formato o gráficaespecial. Las hojas que se trabajan en Project son:

• Hoja de tareas

Esta hoja aparece dentro de la gráfica de Gantt, en ellase registra la información básica sobre las tareas. Sise quiere ampliar o disminuir el espacio devisualización de la hoja o del gráfico de barras se tomala línea de división vertical que las separa y con clicksostenido se mueve hacia la derecha o hacia laizquierda.




Para cambiar el tipo de información que aparece allí seprocede de la siguiente forma:

Cerciorarse de que se está viendo la informacióncorrespondiente a la Gráfica de Gantt, para ello seentra por el menú VER y de allí se selecciona "Diagramade Gantt", o a través de la barra de vistas (Ladoizquierdo de la pantalla inicial).

Nuevamente se entra por el menú VER pero ahora seselecciona la opción "Tabla".

De esta opción se obtienen varias formas de presentaciónde la hoja de tareas que aparece en la gráfica junto aldiagrama de barras:

TablaVariantes que sepueden obtenerdiscriminadas portareas

Costo Costo fijo.Costo totalCosto realCosto restante

Entrada (Es lapresentaciónestándar)

DuraciónFechas de comienzoy terminación.Tareaspredecesoras ynombre de losrecursos

Programación Fechas de comienzoy finLímites alcomienzo y al fin.Demoras previstas.

Resumen DuraciónFechas de comienzoy finPorcentaje




completadoCostoTrabajo

Seguimiento Fecha de comienzoy fin realesPorcentajecompletadoDuración real yrestanteCosto realTrabajo

Trabajo TrabajoVariaciónTrabajo real yrestantePorcentaje detrabajo

Variación Fechas de comienzoy finComienzo previstoFin previstoVariación en elcomienzo y en elfin.

La opción más tablas permite generar nuevas hojas peroesta vez se puede seleccionar Si se quieren lasvariantes discriminadas por tareas o por recursos:




Se pueden también crear tablas con las columnas que sequieran ver o editar las tablas existentes.

• Hoja de recursos: (Menú VER⇒Hoja de Recursos)

En esta hoja se presentan los recursos y la informaciónbásica sobre ellos como: Número de identificación,nombre, tipo, etiqueta del material (sea el caso),iniciales, grupo, capacidad máxima, tasa estándar, tasaextra, costo total, forma de acumulación, calendariobase y código.

Sin embargo esta forma de presentación por recursos sepuede variar de la misma forma que se hizo con la hojade tareas:

Nuevamente se activa la visualización de la hoja derecursos y se entra por el menú VER⇒Tabla. De estaopción se obtienen varias formas de presentación de lahoja de recursos que está activa en la pantallaprincipal:




TablaVariantes que sepueden obtenerdiscriminadas porrecursos:

Costo Costo fijo.Costo previstoVariaciónCosto realCosto restante

Entrada RecursosmaterialesRecursos detrabajoCada una de lasvistas anteriores,como una de laspresentacionesestándar.

Resumen GrupoCapacidad máximaMáximoTasa EstándarTasa ExtraCostoTrabajo

Trabajo PorcentajecompletadoTrabajoHora extraLínea baseVariaciónRealRestante

Uso TrabajoExportación Reúne todos los

campos de lasvistas anteriorespara hacer másfácil suexportación a




hojas de cálculocomo Excel, o abases de datos.

La opción "Más tablas" permite generar nuevas hojas peroesta vez se puede seleccionar si se quieren lasvariantes discriminadas por tareas o por recurso, pordefinición Project sacará la opción recursos activada:

• Hoja de uso de recursos (Menú VER⇒uso de recursos), oa través de la BARRA DE VISTAS, en el acceso directoque se encuentra en esta ubicación:




La información que se presenta en esta hoja esprácticamente la misma que se muestra en la hoja derecursos. Su importancia radica en acompañar a lainformación con un calendario que permite considerar,con respecto al tiempo, los conceptos asociados a laasignación de recursos.

• Otras formas de visualización por medio del menúFORMATO, en “Detalles”.

Estas formas individuales permiten capturar, consultar yactualizar la información sobre alguna tarea o recurso.La información presentada en esta forma es la misma queaparece en la hoja de tareas. Se usa para trabajar conlos datos de una sola tarea en particular.

• Recursos y predecesoras

Para acceder a la anterior presentación se debe estarubicado sobre la zona de detalles, luego por la opción“Detalles” del menú FORMATO se le pueden cambiar lasespecificaciones a esta ventana, en cuanto a losdetalles que se quieren ver dentro de ella. Estosdetalles son: Recursos y predecesoras, Recursos ysucesoras, Predecesoras y sucesoras de la tareaseleccionada, Calendario del recurso, Trabajo derecursos, Costo de recursos, Notas y objetos.




Para aplicar estas vistas en Detalles, no se le olvideactivar la parte inferior de la pantalla, de locontrario, no aparecerán las opciones en el menú.

También se pueden definir otro tipo de presentacionespara que aparezcan preferiblemente en la parte inferiorde la pantalla, para ello se selecciona la opción "Másvistas" del menú VER, aparece entonces una lista deposibles presentaciones:




Solo hay que escoger alguna y presionar el botónAplicar.

Recuerdeque...............................para acceder a las opciones del menú VER,también lo puede hacer por la barra devistas , donde tendrá disponibles losaccesos directos a todas las vistas deProject.

7.3 Creación de tablas

Sin embargo es posible que usted necesite informaciónespecífica sobre su proyecto que en las tablaspredeterminadas de Project, no se encuentren en loscampos ya creados, entonces debe modificar una tabla yaconformada o crear una nueva.

Para modificar o crear una nueva tabla, debe hacer losiguiente:

• Ir al menú VER ⇒ “Tabla” ⇒ “mas tablas...”, desdeaquí usted elige la opción nuevo, se despliega lasiguiente ventana:

Campos

Barra de edición




Aquí se nos presentan varias opciones que nos permitiráneditar la nueva tabla:

• Nombre: Usted elige el nombre de la tabla, de acuerdoala información que desee presentar.

• Visible en el menú: permite que su tabla tenga unacceso directo desde el menú VER, que se puedeaplicar al proyecto.

• Barra de edición: con las opciones cortar, copiar,insertar y eliminar filas puede editar y arreglar elorden de los campos que eligió para la tabla.

• Campos: Desde aquí elige los campos que desee mostraren la tabla, además de determinar las característicasde cada uno de ellos, como la alineación el titulo oel nombre.

• Formato de fecha: Puede dejar el formatopredeterminado de Project, o elegir de que maneraquiere la presentación de las fechas, de maneracorta, o completa con las horas, por ejemplo.

• Alto de columna: Desde aquí se predetermina el tamañode las filas, si se quiere de 1 (predeterminado), ode dos filas, por ejemplo, que sería el doble delque ya conocemos.

• Bloquear la primera columna: esta opción le permitedejar la primera columna de su tabla fija, esto sehace si se desea dejar una información especificatodo el tiempo visible en la pantalla. Por ejemploen la Tabla De Entrada, del diagrama de Gantt, lacolumna bloqueada es la del indicador de filas, y sereconoce por que siempre esta visible en pantalla.

Al activar la casilla de verificación Visible en elmenú, la tabla que acaba de crear solo podrá utilizarseen el proyecto en el cual este trabajando, si se quieredejar la tabla predeterminada para todos los proyectos,diríjase al menú HERRAMIENTAS ⇒ “Organizador...”, eneesta ventana al lado derecho de la carpeta TABLAS,aparecen todas las tablas utilizadas en el archivoactual, sin embargo solamente con seleccionar la tablaque acaba de crear, y dar clic en copiar, pasaráinmediatamente a la plantilla GLOBAL.MPT, quedando así




disponible para cualquier proyecto que desee trabajarcon la misma tabla más adelante.

Con las mismas opciones anteriores podemos modificar yeditar tablas ya creadas, si solamente lo que queremoses arreglar campos o insertar algunos más que nos ayudena analizar mejor las información, en cualquier tabla denuestro proyecto, ya sea para tareas o recursos.Simplemente vamos a la opción “Modificar”, y nosaparecen la misma ventana de nueva, pero con los camposya determinados, lo que se hace es simplemente cambiarlas características de la tabla ya creada.

Tenga en cuenta que................

Si se necesita entrar al organizador, nosolo lo puede hacer a través del menuHERRAMIENTAS, si no también hay un botónen la ventana de mas tablas...




7.4 Ordenamientos

Al igual que todas las aplicaciones, los ordenamientospermiten organizar la información de acuerdo a criteriosespecíficos dados por las diferentes características delas tareas o recursos. Para ordenar se ingresa por elmenú PROYECTO⇒Ordenar⇒Ordenar por.

Esta opción permite ordenamiento considerando trescriterios, el primer criterio es la primera llave deordenamiento, del cual partirán los ordenamientos desegundo y tercer criterio. Cada criterio permite serordenado ascendente o descendentemente, por ejemplo siel primer criterio de ordenamiento es el nombre demanera ascendente entonces aparecerán primero las tareasque inicien por la letra A luego la que inicien por laletra B y así sucesivamente.

Además de la manera anterior de organizar la informacióndel proyecto, se tiene en el menú PROYECTO⇒”Ordenar”,cuatro criterios predeterminados de Project, estos son:Ordenar por fecha de comienzo, fecha de fin, porprioridad, por costo y por identificador.




7.5 Diagrama Pert

Muestra la relación de las tareas del proyecto, suduración, las unidades, fecha de comienzo y final. Seusa para ver la dependencia entre tareas y la asignaciónde recursos de cada tarea.

Se pueden utilizar porcentajes de visualización de estagráfica para que aparezcan más tareas, menos tareas o elproyecto completo, a través de la opción "Zoom" del menúVER.




También se pueden definir otros detalles para esta mismagráfica utilizando la opción Diseño del menú FORMATO:

En esta ventana se le pueden definir el tipo de vínculosque existen entre una tarea y sus predecesoras osucesoras, además de opciones de visualización deflechas, saltos de página, y ajustar estos saltos conrelación al tamaño de la hoja seleccionada.Además de configurar el color y las relaciones entrecada uno de los nodos, sus vínculos y opciones dediagrama.




• Gráfica de recursos

Esta gráfica muestra la forma de asignación de losrecursos. Esta combina dos colores: el rojo que señalala parte del recurso que ha sido sobreasignado y el azulque muestra lo que fue utilizado. Esta información sepresenta para cada uno de los recursos del proyecto.Según el gráfico se ve como el Arquitecto fue asignadoel doble del tiempo para el que en realidad fueprogramado por lo que tiene asignado el doble de sujornada laboral. Las barras con tramas de líneashorizontales indican gráficamente el porcentaje detiempo sobreasignado.

Sin embargo se pueden cambiar las variables para estetipo de gráfica, a través de Detalles del menú Formato,y se pueden obtener gráficos de recursos por:o Unidades de recursos asignados.o Trabajo.o Trabajo acumulado.o Sobreasignación.o Asignación porcentual.o Disponibilidad.o Costoo Costo acumulado.




• La presentación calendario

La presentación Calendario muestra la programación enformato de calendario: una barra de tareas cubre losdías o las semanas en los que está programada cadatarea. Utilizando este formato será posible ver cuálesson las tareas programadas para días, semanas o mesesespecíficos.

El Calendario puede utilizarse para:

o Revisar las tareas programadas para días, semanas omeses específicos.

o Crear un proyecto sencillo introduciendo tareas y elperíodo de tiempo que requerirá el cumplimiento decada una de ellas.

o Asignar personal y otros recursos, de forma que sepuedan utilizar dichos recursos de la manera máseficaz posible.

Se puede acceder a través del menú VER, “Calendario”, oen el acceso directo de la barra de vistas, entonces sedespliega la siguiente ventana:

De manera muy gráfica se pueden observar las tareas quese tienen en el proyecto por día, por ejemplo, el martes16 de enero del 2001, finaliza la tarea Análisis deresultados, pero empieza el Borrador de estudio.




7.6 Diagrama de Red

Es una de las nuevas herramientas de Project 2000,respecto a sus versiones anteriores, en la vistaDiagrama de red se muestran las tareas y lasdependencias entre tareas en formato de red o de flujo.Cada tarea se representa con un cuadro (tambiéndenominado nodo) y la línea que une dos cuadrosrepresenta la dependencia entre las dos tareas. De formapredeterminada, la vista Diagrama de red muestra unalínea diagonal sobre las tareas en curso y líneasdiagonales en cruz sobre las tareas completadas, muysimilar al manejo del Diagrama de Pert.

Al dar doble clic sobre cualquiera de los nodos, sedespliega la misma ventana de información de la tareaque ya conocemos desde el diagrama de Gantt, sin embargoal colocar el mouse sobre algún cuadro se muestra unaventana con la información básica de la tarea.

El diagrama de red, permite ahora filtrar tareas de lamisma manera en que era posible anteriormente sólo enotras vistas de Project. Además, el formato de los nodos




es más flexible, permitiendo definir formas específicasde diagrama de flujo tales como procesos, decisiones,datos, documentos, etc, dejando de lado de esta maneralos rígidos nodos rectangulares de versiones anteriores,uniformes para todas las tareas. Es posible tener accesoa las mejoras en cuanto al formato de los nodos sonposibles gracias la opción de estilos de cuadro, máscompleta con respecto a otras versiones.

Esta presentación de la información puede ser modificadapor el usuario, para que muestre mas o menos datos decada uno de los nodos, se hace a través del menú FORMATO⇒ ”Estilos de cuadro”, donde se puede cambiar lapresentación de cada cuadro.

Se elige a que tareas se les quiere aplicar el nuevoorden de los nodos, se seleccionan las características yse aplica al diagrama de red. Por ejemplo, al cambiar elcolor de las tareas no críticas (tareas normales),diferente al predeterminado (azul), al aplicar solamentese modificarían las tareas seleccionadas.




La ventaja del diagrama de red y de Pert, es que nosmuestra la estructura del proyecto de manera muygráfica, siendo más claros los vínculos y las relacionesde las tareas, además que la ruta critica estaclaramente definida.

7.7 Escala temporal

El adecuar la escala de tiempo permite que las tareas yrelaciones se muestren de una forma clara dentro de lagráfica, así si el proyecto contiene tareas por horas yla escala de tiempo está en meses, apenas se verán comolíneas las duraciones de las diferentes tareas.

Para cambiarla basta con dar doble click en elcalendario que aparece en la parte superior de lagráfica de Gantt (Escala Temporal), o entrar por el menúFORMATO y de allí escoger la opción “Escala Temporal”,al hacerlo aparece la siguiente ventana:

En la carpeta Escala temporal, aparece la UnidadPrincipal se refiere a la forma como va a aparecer la




escala en la parte superior de la gráfica de barras,esta siempre debe ser mayor que la escala secundaria.La Unidad Secundaria permite un nivel más amplio dedetalle con respecto a la unidad principal.El recuadro Tamaño permite aumentar o disminuir elporcentaje de visualización de la gráfica dentro de laventana principal.Con ésta ventana no sólo se pueden cambiar las escalasmayor y menor sino también su presentación dentro de lagráfica, en cuanto a formato, líneas, porcentaje devisualización etc. a medida que se van cambiando lasopciones va cambiando también la muestra que aparece enla misma ventana, indicando como quedaría la escala encaso de que se acepte con click en Aceptar, lasmodificaciones realizadas.

Si se utiliza la carpeta Períodos no laborables de estamisma ventana se pueden manipular las barras querepresentan los días no laborables, bien seacolocándolas detrás de las barras. Adelante osimplemente no dibujándolas. Además se puede cambiar elformato en cuanto a colores y estilos para estas barras.También se pueden utilizar los botones de la Barra deHerramientas:

Aumenta la escala de tiempo de la gráficade barras, así si está en meses la pasa atrimestres y así sucesivamente.Disminuye la escala de tiempo.




8 LINEA DE BASE Y SEGUIMIENTO

La línea de base hace referencia al punto de comparacióndel cual se parte para realizar un seguimiento. Es elreflejo de lo que el diseñador del proyecto ha estimado,y su objetivo primordial es poder realizar unaevaluación de la planeación respecto a la ejecución, enun momento determinado. La línea de base es una imagendel proyecto en un momento inicial específico, a travésde la cual se logrará comparar lo que esta ocurriendocon el proyecto respecto a lo que se tenia en dichaimagen (Línea de Base).

Para ingresar seleccione del menúHERRAMIENTAS⇒Seguimiento⇒Guardar línea base.Inmediatamente aparece una ventana como la siguiente:

La línea de base se puede guardar para el proyectocompleto o solo para las tareas seleccionadas.

La opción de plan provisional se refiere a que además deguardar la línea de base, se pueden trabajar hasta diezplanes provisionales, es decir, antes de llegar a unalínea de base definitiva se pueden tener en cuenta cincodiferentes opciones. De los planes provisionales sedesprenden las opciones de “Inicio 1 , Inicio 2 ,...,




Fin 4 y Fin 5 ..., que aparecen en la creación deconvenciones.Estos planes provisionales, es a lo que generalmente seconocen como ESCENARIOS posibles de nuestro proyecto.

La linea de base es el punto decomparación que permite realizar unaevaluación entre lo planeado y lorealmente ejecutado.

Después de crear el punto de comparación, se puedeentrar a analizar el seguimiento. El seguimiento estadado por la comparación entre lo planeado y lo realmenteejecutado. Para realizar el seguimiento, Project incluyelas opciones de “Actualizar Tareas y “ActualizarProyecto en el menú HERRAMIENTAS⇒Seguimiento.

En este orden de ideas al iniciar el seguimiento delproyecto se debe iniciar la actualización de cada una delas tareas que lo componen. Dicha actualización se puederealizar de dos formas como se observa a continuación.

• Actualizar tareas:




Se puede actualizar una o más tareas de acuerdo a lasnecesidades. La actualización de tareas se puederealizar por porcentaje completado, colocando laduración que lleva hasta el momento o el tiempo quefalta para su terminación, y por último, la fecha deiniciación o terminación real de la tarea (s)previamente seleccionada.

• Actualizar proyecto:

Al actualizar el proyecto, a trabajo completado, se estahaciendo una fecha de corte, ala cual se supone quetodas las tareas a esa fecha han sido completadas, así:

û La actualización por porcentaje completado permiteregistrar el proyecto o las tareas previamenteseleccionadas con el porcentaje de cumplimiento de lastareas o el proyecto, respecto a una fecha propuesta.

û La actualización Sólo al 0% o al 100% le asignará dichoporcentaje de acuerdo a la terminación de la tarea. Siuna tarea ha terminado del todo le asigna el 100%, de locontrario le asigna el 0%.

Se puede realizar actualización de Tareaso de Proyecto:Tareas: Porcentaje completado, duraciónreal, duración restante y estado real(comienzo o fin).Proyecto: Porcentaje completado.




Existe otra opción en esta ventana llamadareprogramación del trabajo, y hace referencia a losparos que se realizan en los proyectos ya sean o nonecesarios. Cuando ocurre un cese de actividades lamanera de programarlo en Project es actualizando elproyecto hasta la fecha de inicio del paro y luego“reprogramando” a partir de la fecha de reiniciación delabores. Por ejemplo si se presenta un paro deactividades por parte del sector estatal, el día 18 deJunio de 2001, y se para la construcción del edificio,pero las actividades se reanudan el 10 de Julio de 2001,el proyecto debe ser reprogramado. Para reprogramar elproyecto con el evento presentado en Project, se procedede la siguiente manera:

• Por medio del menú FORMATO⇒ estilos de barra secrea la barra que representa el paro para que sepueda visualizar en el Diagrama de Gantt, los camposdel cuadro estilos de barra deben contener lasiguiente información.

Los campos de la ventana anterior contienen lasiguiente información:




o Nombre: Paro o el nombre deseadoo Aspecto: Barra de color y forma deseadao Mostar tareas: para todas las tareaso Desde: Detenero Hasta: Reanudar

Una vez elaborada el estilo de barra correspondiente,sigue el procedimiento así:

• Menú HERRAMIENTAS⇒Seguimiento⇒actualizar proyecto yen el campo "actualizar trabajo realizado al"; secoloca la fecha de inicio del paro que es el 18 dejunio de 2001 y se oprime el botón aceptar.

• Se ingresa de nuevo por la ruta anterior y en elcampo reprogramar trabajo de la ventana actualizarproyecto, se coloca la fecha desde la cual sereanudaron las actividades de construcción, es decirel 10 de junio de 2001, se oprime botón aceptar.

Una vez elaborado este procedimiento aparecerá en eldiagrama de Gantt la barra que se configuró para elparo y el proyecto reprogramado en su totalidad.




9 PROYECTOS MÚLTIPLES

El estudio de proyectos múltiples implica tres aspectosa tratar:

• Subproyectos• Compartición de recursos• Consolidación de recursos.

9.1 Subproyectos

Un subproyecto es un proyecto completo que hace parte deotro mayor. Por ejemplo en la construcción del edificio,que se ha trabajado hasta ahora como ejemplo, en latarea de diseño de planos, puede existir un subproyectoque contenga las tareas de realizar los planos segúnlas vistas preliminares requeridas, cada tarea será unavista. Para manejar este u otro(s) subproyecto(s) conProject es necesario crearlos en archivos aparte. Cuandose tienen los subproyectos se incluyen en el proyecto dela siguiente forma:

1. Se debe ubicar en el indicador de la tarea querepresenta o representará el subproyecto (tareaasociada).

2. Se ingresa a la ventana de "Proyecto" por el menúINSERTAR.

En esta ventana establezca la ubicación del archivo delsubproyecto, clic en aceptar, y en la celda del proyectoactual aparecerá una nueva “fase”, que contiene todaslas subtareas del proyecto insertado..




Cuando se trabaja con subproyectos, se pueden visualizaren el proyecto general, pulsando doble Click sobre latarea asociada. Enseguida se cargará en pantalla elsubproyecto. Toda modificación en el subproyecto secargará en el proyecto principal y la duración de latarea asociada, dependerá de la duración delsubproyecto.

Proyecto insertado




Estos cambios que afectan al proyecto inicial, se puedenver por ejemplo en el cambio de la ruta critica inicial,combinándose con las tareas criticas del subproyecto.

Otra posibilidad que incluye como Project como novedades el manejo de la ruta crítica: ahora se puede observarmás de una ruta crítica en un proyecto y además unaúnica ruta crítica entre proyectos insertados.

Un subproyecto es un proyectoindependiente que se asocia a una tarea deotro proyecto.Generalmente el proyectorequiere la ejecución del subproyecto parala consecucion de sus objetivos.

9.2 Compartir recursos

La opción de compartición de recursos sirve para generaruna hoja conjunta de recursos a partir de diferentesproyectos. La utilización de los recursos de uno u otroproyecto, permite al usuario estar al tanto del trabajoasignado en diferentes actividades. Para compartirrecursos se escoge la opción “Compartir Recursos” delmenú HERRAMIENTAS:




Se crea un fondo de recursos y un proyecto compartidor.El fondo es un archivo que el programa carga en memoriay una vez se ha activado la opción del menú descritaanteriormente, el proyecto activo en pantalla o proyectocompartidor podrá utilizar los recursos de archivoproyecto que contiene el fondo recursos, , por estarazón si se selecciona la opción "El fondo de recursostienen prioridad" le dará prioridad en la redistribuciónde recursos automática al proyecto que se selecciona enesta opción al utilizar primero los recursos que sedeben redistribuir.

Para que el proyecto compartidor tenga prioridad, esnecesario tener cargado en memoria el archivo proyectodel fondo de recursos, en la ventana de la ubicación delarchivo “Vínculos para compartir”. Cuando el mismorecurso tenga asignaciones en dos proyectossimultáneamente, de acuerdo a la selección, si se pide aProject redistribuir recursos, éste respeta laprogramación del trabajo en un proyecto y reprograma enel otro.

En el mismo menú HERRAMIENTAS ⇒ “Recursos” ⇒”Renovarfondo de recursos”, una herramienta que actualiza losrecursos compartidos del proyecto consolidado.

9.3 Programar y Controlar Proyectos con MayorFacilidad

Los cambios en menús ya conocidos, permiten tenermayores posibilidades para la planeación y control delproyecto:




En la información de la tarea, es posible definir laduración de la tarea como estimada, esto permitiráidentificar tareas cuya duración sea incierta ydistinguirlas de las demás. En la tabla de Gantt, latarea cuya duración es estimada tendrá en el campoduración un signo de pregunta; por defecto, todas lastareas nuevas tienen duración estimada mientras elusuario no especifique lo contrario, una vez se cambiala duración esta será exacta.

Un mayor número y tipo de campos para el manejo dedentro de las diferentes tablas lo cual permite alusuario obtener mucha mayor información del proyecto pormedio del manejo de una base de datos más compleja.

Mayor número de opciones a la hora de filtrar: en elmenú proyecto, opción filtro, se puede elegir además delos filtros tradicionales más usados, pero además, unagama más amplia en la opción más filtros, donde podemoselegir para ver las tareas o recursos cualquier tipo dedato ellos.

9.4 Trabajar con Más Facilidad, Rapidez yEficacia

Ahora Project 2000 posee opciones de edición que hacenque el manejo de las tablas se asemeje al manejomatricial de Microsoft Excel.

En la información de tarea podemosdefinir ahora una duración estimada,

no exacta.




Pero además de lo anterior, Project tiene ahora unamayor compatibilidad con los programas de la suite deOffice:

• Excel: permite la inserción de gráficos y diagramas.• Word: se puede vincular con documentos generando

actualizaciones automáticas.• Access: es posible importar y exportar datos así como

almacenar proyectos en bases de datos.• Outlook: hace posible la comunicación efectiva del

proyecto, la asignación y el seguimiento de tareas,fácilmente vía correo electrónico.

•Finalmente, si no conoce bien el programa o quiereprofundizar en el conocimiento de sus ventajas, laversión 2000 de Project trae una ayuda bastante dinámicay amigable realizada en formato web con hipervínculosque llevan al usuario de la mano en la solución de susinquietudes al estilo de una página de Internet.




10 ELABORACIÓN DE REPORTES

Los reportes en Project pueden obtenerse de dos formas.A través de las diferentes presentaciones o por medio dela generación de informes.

10.1 Generación de reportes personalizados

Cuando se quiere imprimir una presentación es necesariotener en cuenta la programación de todas las diferentesaplicaciones de Windows.

Por esto es importante asegurarse, a través de lasvisualizaciones, de que es lo que se quiere imprimir.Diagrama de Gantt, Pert y Red; Hojas de Tareas o deRecursos, Calendario diferentes tablas y porcentajes deavance etc. Al igual que las diferentes tablas yporcentajes de visualización.

De igual forma, Project ofrece utilidades que permitengenerar informes.

10.2 Filtros

Como se ha explicado en el desarrollo del manual Projectmaneja Tareas y recursos. Al aplicar filtros se puedeobtener información de ellos con base en el cumplimientode ciertos criterios. Para acceder a este servicio seingresa por el menú PROYECTO⇒Filtro para:... o por mediodel indicador de flecha de la zona de filtros en labarra de herramientas de Formato.




Desde el menú PROYECTO, se despliegan varias opcionespredeterminadas para filtrar la información por tareas opor recursos, por ejemplo filtrar por hitos, por fechasy por tipos de tareas.

Aunque la ventana que aparece es diferente, los filtrosque se pueden aplicar son los mismos. Para activarlo seselecciona cual de ellos se quiere aplicar.




10.3 Generación automática de reportes

La generación automática de informes generales dediferentes tipos e informes personalizados se realizapor medio del menú VER⇒Informes, con la cual se obtienela siguiente ventana:

Aquí se selecciona el tipo de informe que se deseapulsando click en el botón y luego en Seleccionar osimplemente doble click sobre el tipo de informe.

Dependiendo del informe seleccionado en el listadopropuesto, se pueden obtener diferentes reportes. Losinformes se refieren a Recursos (Financieros y humanos)y a las tareas (fechas, duraciones). Adicionalmente sepueden crear informes personalizados. Esta opciónpermite obtener diferentes informes según la necesidadde información que exista, son reportes prediseñados quese pueden utilizar cuando se quiera. Para su elaboraciónse puede tomar como base un informe existente y/o sepuede editar el tipo de información que debe contener.




Tanto los informes preestablecidos como lospersonalizados se muestran en pantalla con lapresentación que adquirirán una vez se hayan impreso,(presentación preliminar).

10.4 Impresión de reportes

Para imprimir los reportes a partir de la presentaciónse ingresa por el menú ARCHIVO⇒Imprimir, en este momentose abre una ventana que permite definir la impresión.Para los informes generados automáticamente opersonalizados, aparecerá un icono de impresión a travésdel cual se accederá a la misma ventana.




Aquí se especifica todo lo relacionado a la impresión.En la parte superior aparece la impresora activa en esemomento, pero es importante asegurarse de sea realmentela que se va a utilizar.

El icono “Pres. Preliminar” permite observar comoquedará la impresión de acuerdo al principio de WYSIWYG(What you see is what you geet), es decir los que ustedve es lo que realmente va a obtener. Esta visualizaciónpermite desplazarse al interior del documento aimprimir, por medio de las flechas, y acceder a algunasopciones de presentación a través del icono “Prepararpágina”. Aquí se pueden cambiar las especificaciones dela hoja en la cual se va a imprimir (márgenes,encabezados, pies de página, orientación, etc.).

Cuando se haya finalizado el proceso de arreglo de lapresentación para imprimir, se puede regresar a laventana de impresión o cerrar esta vista preliminar yvolver a Project.




Desde el menú ARCHIVO ⇒ “Configurar página”, se puedearreglar y configurar todas las páginas que se van aimprimir para el proyecto, desde las márgenes, hasta lasnotas y comentarios en cada una de las páginas.

Se pueden imprimir las diferentespresentaciones de Project o los informesautomáticos que genera.

Para tener una vista completa del proyectopara su impresión, es recomendable que sediriga al menú VER ⇒ Zoom ⇒ Proyectocompleto , de esta manera en una sola hojase pueden observar todas las tareas de suproyecto.




11 ESTRATEGIAS DE SOLUCION DE CONFLICTOS EN PROJECT

Las estrategias de solución de conflictos en Projectestán basadas en el control de tareas y recursos. Sedefinen tres aspectos a tener en cuenta: Recursoshumanos, Costos y tiempo.

11.1 Eliminación de sobreasignación de recursos

Es necesario saber como detectar los recursossobreasignados. La forma más sencilla es a través de laBarra de estado o de la hoja de recursos pero, ¿donde seencuentra la sobreasignación?. Para ayudar a detectarlas sobreasignaciones Project brinda la utilidad de labarra de “Administración de Recursos”. Para activarla seingresa por el menú VER y luego la opción Barras deherramientas .

De allí se selecciona Administración de recursos y luegoaparece una nueva Barra de herramientas como esta:

El tercer icono de la nueva barra llamado Ir asobreasignación , permite detectar las tareas en lascuales se encuentran los recursos sobreasignados.

Cuando se tienen recursos sobreasignados se puedenadoptar varias alternativas de solución, como:

• Cambio de asignación de tarea en el o los recursossobreasignados.

• Reasignación del recurso para que trabaje tiempoparcial.




• Disminución de la cantidad de trabajo asignada alrecurso.

• Cambio en la programación laboral del recurso.• Retraso en la tarea con un recurso sobreasignado

11.2 Reducción de costos

Para reducir costos es necesario tener el dominio de latabla de costos, de la hoja de recursos y un buenconocimiento de la programación. Los costos se puedenreducir por medio de 2 estrategias:

• Mediante el reemplazo de un recurso por otro.• Mediante la reprogramación del trabajo de uno o

varios recursos.

11.3 Disminución de la programación

Como es lógico suponer, la reducción de la programaciónse debe centrar en el análisis de la ruta crítica, puesuna modificación en una tarea crítica supone unavariación en la fecha de finalización del proyecto.Las estrategias que normalmente se aplican para reducirla programación son:

• Cambio de la ruta crítica• Adelanto o posposición de tareas• Disminución de la duración de tareas.• Disminución del tiempo de trabajo asignado a un

recurso.• Asignación de más recursos a las tareas que lo

requieran.• Ampliación de la programación laboral: Por ejemplo

un recurso puede trabajar inclusive los sábados.• Asignación de horas extras.




12 PLANTILLAS Y ORGANIZADOR

12.1 Generación de plantillas

Una plantilla es utilizada para lograr unificar lasdiferentes convenciones que se utilizan dentro delPaquete, para generar una plantilla se siguen lossiguientes pasos:

1. Genere todas las convenciones deseadas dentro de losEstilos de Barra en un Proyecto vacío.

2. De click en la zona global del documento y acontinuación borre el contenido con la teclasuprimir.

3. A pesar de que el contenido fue borrado lasconvenciones se mantienen. Ahora guarde el archivocomo una plantilla, para ello escoja la opción deGuardar Como del menú ARCHIVO, cuando aparezca laventana en la parte inferior campo Tipo de Archivoescoja Plantilla.

Para utilizar una plantilla de click en la zona globalde un archivo corriente, elegir la opción copiar delmenú edición y a continuación pegar sobre la plantilla,el archivo asumirá las nuevas convenciones y a su vezpodra guardarlo bajo un nuevo nombre y con lacaracterística de ser un proyecto.




12.2 Utilización del Organizador

Organizador Es el cuadro de diálogo con fichas en el quese pueden copiar presentaciones, tablas, filtros,calendarios, informes, formularios y módulos de VisualBasic para aplicaciones personalizados a otrosdocumentos y a otros usuarios. Para abrir elorganizador, se elige más presentaciones en el menú very a continuación, se selecciona el botón "Organizador".Se selecciona la ficha para el elemento que se deseacopiar.

Por ejemplo, si se crea un nuevo calendario laboral,para el proyecto “edificio”, llamado Colombia y sequiere copiar en otro archivo se utiliza el organizador,para copiar los mismas propiedades de calendario laboralColombia del archivo “edificio” al nuevo archivo Project2, como lo indica la siguiente ventana:




Para tal efecto se sigue la siguiente ruta: VER ⇒ Masvistas ⇒ calendario ⇒ organizador ⇒ carpeta calendario.En esta ventana se escoge el archivo equipo.mpp y con elbotón copiar se traslada el calendario Colombia a elarchivo Project2.mpp, se cierra esta ventana y se oprimeel botón aplicar en la ventana de mas presentaciones.Para comprobar que la operación fue bien hecha se puedeconsultar el menú archivo resumen calendario observandodisponible allí el calendario Colombia.




13 CONSEJOS PRÁCTICOS

• Recuerde que Project es una aplicación que tienemuchos detalles en el desarrollo de sus operacionesque deben ser tenidas en cuenta y que si no sepractica o se está en contacto con el paquete, confrecuencia, se puede olvidar fácilmente;

• Cuando desee ejecutar alguna de las visualizacionesrecuerde que no es igual estar en la opción menúVER⇒Diagrama de Gantt, que en la opción menúVER⇒Hoja de recursos ya que las opciones devisualización para los dos comandos es completamentediferente.

• Nunca olvide cuando requiera ver el diagrama deGantt de una tarea en la pantalla, oprimir el botón“Ir a la tarea seleccionada”, ya que es muy útilcuando el diagrama de Gantt se ha perdido enpantalla.

• Para las opciones estilos de barra, los campos“Desde”, “Hasta” y “Mostrar para tareas”, deben serllenados con las opciones disponibles, para que elestilo de barra deseado sea bien elaborado a travésdel botón.




14 MANEJO DE PROYECTOS EN RED

Poder comunicarse con otros con relación a unaprogramación es sumamente importante para el éxito delproyecto. Project permite coordinar los detalles de unproyecto con otros miembros de su equipo,independientemente del lugar donde se encuentren.

Para ello, es necesario definir un grupo de trabajo paraun proyecto que utilice un sistema de correo electrónicoen la intranet o el World Wide Web.

Una vez establecido el grupo de trabajo, eladministrador del grupo de trabajo podrá asignar tareas,solicitar informes de estado y enviar actualizaciones detareas. Además, todos los miembros del equipo de trabajopodrán aceptar o rechazar asignaciones de tareas, enviarinformes de estado, distribuir un archivo de proyectopara recibir respuestas o enviar una nota a otro miembrodel grupo con relación a una tarea.

14.1 Comunicación A Través Del CorreoElectrónico

El administrador del grupo de trabajo y sus miembrospueden tener acceso a un sistema de correo electrónicocomún y cada usuario dispone de una dirección de correoelectrónico. Los administradores del grupo de trabajoconfiguran Microsoft Project para que utilice el correoelectrónico como medio de comunicación del grupo detrabajo y se aseguran de que Microsoft Project reconozcala dirección de correo electrónico correcta de cadausuario. Los miembros del grupo de trabajo que no tenganMicrosoft Project deberán ejecutar WGsetup.exe en susequipos para que el programa de correo electrónico puedaprocesar correctamente los mensajes del grupo de trabajoque su administrador les envíe. Este programa estádisponible en el CD de Microsoft Project 2000.




Cuando el administrador del grupo de trabajo utiliceMicrosoft Project para enviar mensajes (por ejemplo,asignaciones de tareas) a los miembros del grupo, esosmensajes aparecen como nuevos elementos de correo en lasbandejas de entrada de correo electrónico de losmiembros del grupo de trabajo. Cuando los miembros delgrupo de trabajo responden a dichos mensajes, estosaparecerán como nuevos elementos de correo en la bandejade entrada del administrador del grupo de trabajo.

14.2 Comunicación a través del web

Cuando se produce una comunicación a través del Web, yasea una intranet o Internet, el administrador del grupode trabajo y los miembros de dicho grupo tienen acceso aun servidor de Web común. Cuando el administrador delgrupo de trabajo configura Microsoft Project para queutilice una comunicación Web, Microsoft Project instalaentonces la Bandeja de entrada de equipo en el servidorde Web. El administrador del grupo de trabajo podráentonces utilizar Microsoft Project para enviar mensajesde grupo de trabajo (por ejemplo, asignaciones detareas) a los miembros del grupo; los mensajes del grupode trabajo se envían a la Bandeja de entrada de equipo.

Los recursos pueden utilizar el explorador de Web paraabrir la Bandeja de entrada de equipo, del mismo modoque cualquier otro sitio Web, excepto que dicha bandejatiene una pantalla de inicio de sesión para que el sitiosea seguro. Cuando se conecten, los miembros del grupode trabajo podrán ver los mensajes que ha enviado eladministrador del grupo, organizados en una interfazanáloga a la del programa cliente de correo electrónico.




Cuando los miembros del grupo de trabajo responden a losmensajes, la Bandeja de entrada de equipo avisa aMicrosoft Project, que a su vez avisa al administradordel grupo de trabajo. El administrador del grupo detrabajo podrá ver entonces dichas respuestas enMicrosoft Project utilizando la Bandeja de entrada deWeb y actualizar la programación en consecuencia.

Por diseño, la Bandeja de entrada de equipo actúa comoun puesto remoto. Los miembros del grupo que utilizan laBandeja de entrada de equipo no utilizan MicrosoftProject para obtener acceso a ella. Sólo la utilizancomo medio para recibir y realizar un seguimiento de lasasignaciones de tareas a través de una intranet o deInternet, así como para enviar actualizaciones aladministrador del grupo.

La Bandeja de entrada de Web y la Bandeja de entrada deequipo constituyen un medio de comunicación entre eladministrador del grupo de trabajo y los integrantes delgrupo de trabajo para controlar las tareas del proyecto,ya sea a través de una intranet o del World Wide Web.Estas bandejas no se utilizan para la comunicación pormedio de correo electrónico. La secuencia defuncionamiento conjunto de estas dos bandejas de entradaes la siguiente:

• El administrador del grupo de trabajo define elgrupo de trabajo.

• El administrador del grupo de trabajo asigna tareasa los integrantes del grupo de trabajo utilizando elcomando Asignar equipo de Microsoft Project.




• Por medio de un explorador de Web, los integrantesdel grupo de trabajo se conectan a la Bandeja deentrada de equipo, reciben sus mensajes deasignación de equipo y responden al administradordel grupo de trabajo indicando que aceptan orechazan las asignaciones de tareas.

• El administrador del grupo de trabajo abre laBandeja de entrada de Web, que se encuentra enMicrosoft Project, para recibir las respuestas delos integrantes del grupo de trabajo. A partir deestas respuestas, el administrador del grupo detrabajo puede actualizar la programación delproyecto.

De forma similar, el administrador del grupo de trabajopuede enviar un mensaje de Estado del equipo oActualizar equipo, a través de una intranet o del WorldWide Web, que los integrantes del grupo de trabajorecibirán en la Bandeja de entrada de equipocorrespondiente. Las respuestas de los integrantes delgrupo de trabajo aparecerán en la Bandeja de entrada deWeb del administrador del grupo de trabajo.

Todas estas labores de trabajo en Intranet e Internetpueden ser llevadas a cabo gracias a Microsoft ProjectCentral, este es un complemento de Microsoft Project2000 que se instala por separado y permite a losmiembros del grupo de trabajo del proyecto compartirinformación por medio de la creación de una página Web,local en la Intranet o en Internet, y establecerhipervínculos con otros documentos como documentos deWord, libros de Excel o bases de datos de Access.

En resumen, Project 2000 permite simplificar lacomunicación del equipo de trabajo, crear informesespecializados individualmente que después el mismoProject Central consolida para obtener informes delproyecto completo, tener siempre una visión de conjuntodel proyecto por medio de la información detallada detodos los elementos de éste en el explorador.




14.3 Project central

Microsoft Project Central es un producto complementariode Microsoft Project que permite la elaboración de unplan en el que colaboran los miembros de un grupo detrabajo, los jefes de proyecto y otros participantes.Con Microsoft Project Central, podrá, junto con losmiembros del grupo de trabajo, intercambiar y trabajarcon información del proyecto en un sitio Web.

Project ofrece dos soluciones de grupo de trabajo: unsistema de grupos de trabajo mediante correo electrónicoy Microsoft Project Central. Un sistema de grupos detrabajo mediante correo electrónico ofrece laposibilidad de comunicar información básica sobre elproyecto, incluyendo información de asignación de tareasy actualización de tareas.

A comparación de Project Central, que ofrece másflexibilidad y ventajas adicionales que un sistema degrupos de trabajo basado en el correo electrónico,permite intercambiar informes, tareas y datos. A travésde esta herramienta por ejemplo, pueden ver las tareasen un Diagrama de Gantt, y pueden agrupar, ordenar yfiltrar dichas tareas. Cada miembro del grupo detrabajo puede ver la información más reciente para elproyecto completo, no sólo sus tareas asignadas, si notambién puede crear y enviar nuevas tareas yasignaciones por correo, al archivo del proyecto.

Una vez instalado Microsoft Project Central, puedeobtener acceso a él desde Microsoft Project por mediodel comando Bandeja de entrada de equipo en el submenúGrupo de trabajo del menú HERRAMIENTAS. Un usuario y losmiembros del grupo de trabajo también pueden obteneracceso a Microsoft Project Central seleccionando laPágina principal de Microsoft Project Central con unexplorador de Web.

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