Projecte iConsCAT - Audifilm · iConsCAT Pàgina 2 de 47 iConsCAT-00000-MUS-01.00.doc Versió 1.00...

Projecte iConsCAT

Manual d’Usuari

iConsCAT Pàgina 2 de 47

iConsCAT-00000-MUS-01.00.doc Versió 1.00 Maig 2015

CONTROL DE VERSIONS

Versió Data Pàgines revisades Contingut de la modif icació 1.0 2015-05-12 47 Versió inicial del document d’usuari



ÍNDEX

1 DESCRIPCIÓ DEL COMPONENT .................................................... 4

2 ASPECTES GENERALS I COMUNS ................................................ 7

2.1 ESTRUCTURA DE PANTALLA I REGLES DE NAVEGACIÓ ...........................7 2.2 FUNCIONS GLOBALS......................................................................................9 2.3 ESPECIFICACIÓNS D’OPERACIONS I SEGURETAT...................................11

3 FUNCIONAMENT A CONTRACTISTES ......................................... 12

3.1 GESTIÓ D’INVENTARI ...................................................................................13 3.1.1 Alta d’Elements d’Inventari ..................................................................................13 3.1.2 Associar a l’inventari objectes gràfics o multimèdia en general............................17

3.2 GESTIÓ DEL MANTENIMENT........................................................................21 3.2.1 Alta de Comunicats de Treball .............................................................................22 3.2.2 Importació d’Incidències per Correu ....................................................................25 3.2.3 Informes de Comunicats......................................................................................27 3.2.4 Informes Parametritzables ...................................................................................30 3.2.5 Informes d’Hores Extres ......................................................................................31

3.2.5.1 Informe de “Certificació d'hores extraordinàries a pagar”..............................31 3.2.5.2 Informe de “Justificació d'hores extraordinàries a pagar” ..............................33

3.3 PROCÉS DE CERTIFICACIÓ .........................................................................35 3.3.1 Certificació amb Comunicats ...............................................................................35 3.3.2 Certificació a partir d’un Excel .............................................................................35 3.3.3 Eliminar darrera Certificació.................................................................................37 3.3.4 Informe DGCC d’una Certificació.........................................................................38

3.4 PROCÉS D’ENVIAMENT DE FASE................................................................42



1 DESCRIPCIÓ DEL COMPONENT

L’aplicació iConsCAT permet gestionar els actius urbans (béns, recursos humans i materials), l'inventari i el manteniment de qualsevol entitat, de forma geogràfica. Això vol dir, que iConsCAT li dóna: Gestió Integral de béns mobles, Gestió Georreferenciada, i Manteniment Integral.

Les funcionalitats que iConsCAT aportarà a l’entorn de la Departament de Territori i Sostenibilitat seran doncs:

Gestió d’inventari

1. Gestió d’inventari segons model GSM utilitzat per la Departament de Territori i Sostenibilitat amb tipus i classes dinàmiques.

2. Importació del GSM actual a iConsCAT com a punt de partida de dades inicials.

3. Importació del catàleg de la Departament de Territori i Sostenibilitat.

4. Establiment de catàlegs d’inventari tant de forma alfanumèrica com de forma gràfica (Definició de classes, tipus de blocs i capes).

5. Georreferència d’elements de forma lineal i puntual, col·locació en plànol de forma automàtica segons PK inici i final, correcció a la fitxa alfanumèrica de PKs si es mou la referència en el plànol.

6. Gestió documental associada a cada element d’inventari (fotografies, documents, plànols,…).

Gestió de manteniment i comunicats de treball

1. Gestió de comunicats de treball (tasques, partides, recursos utilitzats per cada una d’aquestes tasques).

2. Gestió del manteniment contractat i també del realitzat amb mitjans propis (definició operacions de conservació i unitats complementaries, planificació de tasques, relacions valorades i certificacions).

3. Agenda de l’estat i funcionament de la carretera.

4. Gestió de recursos (mà d’obra, maquinària, materials, subcontractes, gestió de manteniment de vehicles).

5. Gestió de magatzem o magatzems de materials o servei.

6. Gestió d’accidents i situació d’aquest en el plànol (visualització en cartografia o ortofoto de punts negres). Gestió documental associada als comunicats de treball i als comunicats d’accident,…

Georreferències i gestió de plànols

1. Importació a iConsCAT de cartografies, plànols i ortofotos utilitzades de suport per a integrar les dades alfanumèriques en mapes temàtics per tipologies segons GSM utilitzat en la Departament de Territori i Sostenibilitat.

2. Integració de dades de fitxes alfanumèriques en el plànol, gestió de capes, blocs i textos en els plànols.

3. Gestió d’anàlisi geogràfics…

L’actual disseny del sistema es basa en un model de 4 nivells, on hi ha uns Serveis Centrals que donen suport actualment a 6 Serveis Territorials, que a l’hora cadascun d’ells te al seu càrrec un nombre determinat d’Àmbits (Parcs de mitjans propis i Contractistes de semiintegral, integral, instal·lacions i senyalització horitzontal). Esquemàticament el model seria el següent:



Tant els Serveis Centrals com els Territorials estan connectats per línies de comunicacions dedicades formant una Xarxa Privada Virtual (VPN). A l’hora els diferents Parcs estan connectats amb els seus respectius Serveis Territorials amb línies de comunicació ADSL o similar (més bàsiques i de menor ample de banda). Analitzant la capacitat i característiques de les diferents línies de comunicació actuals es va determinar que:

• La base de dades principal s’ubicaria en Serveis Centrals. • La comunicació entre Serveis Centrals i els diferents Serveis Territorials ha de permetre un treball

d’aquests 2ons en connexió directe contra la base central. • La comunicació dels Parcs no reuneix actualment les necessitats per permetre el treball amb connexió

permanent contra la base de dades central, assegurant la connexió permanent i un correcte rendiment. • Derivat del punt anterior s’establirà que els Parcs treballaran amb una base de dades local, subconjunt de

la base central, i que s’establiran els procediments necessaris per comunicar les actualitzacions pertinents: a. Parc enviarà a Central les modificacions sobre l’inventari gestionat, informació de partes de treball i

altre informació pertinent cada cop que generin una certificació i tanquin una fase de treball. b. Serveis Centrals rebrà aquesta informació i l’incorporarà al repositori de dades central per tal que

els Serveis Territorials corresponents ho validin. c. Serveis Centrals enviarà als Parcs les actualitzacions referents a noves vies o actualitzacions de

les existents, així com actualitzacions dels quadres de preus, etc... • Els Contractistes, no connectats de cap manera a la infraestructura del DTS i llavors, a l’igual que els

Parcs, treballaran amb una base de dades local, i comunicaran les actualitzacions pertinents als seus Parcs o Serveis Territorials responsables.

En conseqüència, el programa iConsCAT s’instal·larà als ordinadors dels usuaris de tots els diferents entorns, i alguns d’ells treballaran contra una base centralitzada i altres treballaran contra una base de dades local, que s’anirà sincronitzant pels mecanismes que el propi programa integra, fent servir el correu electrònic per rebre i enviar les actualitzacions de dades corresponents a comunicats entrats, inventari modificat, etc... sense necessitat doncs d’una connexió directa o permanent contra Serveis Centrals.



En aquest senzill esquema podríem reflectir el funcionament i comunicacions del sistema:



2 ASPECTES GENERALS I COMUNS

2.1 ESTRUCTURA DE PANTALLA I REGLES DE NAVEGACIÓ Un cop entrem a l’aplicació sota qualsevol perfil d’usuari, com s’explicarà en punts posteriors, l’estructura de la pantalla serà visualment semblant per tots els usuaris, variant nomes els elements disponibles, referents a les funcions pròpies que realitzarà cadascun. La pantalla te una zona superior, on s’ubicarà la barra de menús i botons d’accés ràpid a funcions usuals. A la dreta trobarem el boto d’Edició, imprescindible al començar a treballar per desactivar el mode de nomes lectura. La part inferior també tindrà uns botons d’accions generals pels elements seleccionats. Al mig de la pantalla trobarem la zona principal de treball, on veurem els elements que conformaran el conjunt de carpetes de classificació, on apareixeran els elements d’inventari de la nostra base de dades, els procediments que podem realitzar sobre ells, informes de sortida, etc..

La navegació dins aquesta area de treball es fa amb el ratolí del nostre ordinador:

• Seleccionant i clicant amb el botó esquerre del ratolí a la columna “Resum” d’una carpeta entrem al nivell inferior que conté. Clicant amb el botó dret tornem enrere al nivell anterior. Idèntic resultat podem obtenir amb els botons “Superior” i “Inferior”.

• Clicant a la columna “Resum” d’un element d’inventari, ens apareixeran tots els elements relacionats amb ell, tant per que siguin elements de tipus descendents (ex: Carretera – tots els seus elements d’inventari que l’integren), com per que mantinguin algun altre tipus de relació.

• Clicant a la columna “Tipus” d’un element qualsevol (la que presenta l’icona gràfica), accedirem a la fitxa de propietats d’aquell element:

o Si es una carpeta de classificació simple, veurem nomes el seu nom i codi intern. o Si es una carpeta de cerca d’elements, ens indicarà la seva definició i sentencia SQL que utilitza

per filtrar els elements. o Si es un element d’inventari, ens apareixerà la seva fitxa, amb tots els seus camps, valors, fotos i

demes informació associada. o Si es un procediment o informe, podrem veure la seva configuració, paràmetres i codi intern

JavaScript d’implementació funcional. • Podem també desplegar una barra de desplaçament, que ens mostri en la part esquerra l’estructura en

arbre d’aquest conjunt de carpetes i elements, per si ens fos més còmode de desplaçar-nos així.



En qualsevol pantalla que tinguem, ens mostrarà unes columnes per defecte dels diferents elements, però clicant amb el botó dret a sobre qualsevol columna podrem fer que mostri o oculti la resta de valors o propietats dels elements existents:



2.2 FUNCIONS GLOBALS En qualsevol pantalla que estem, tindrem disponible una sortida o bolcat a Excel de totes les dades que conté, fent clic al botó amb un símbol de “X”, al costat dret de la pantalla. Això ens pot permetre a vegades extreure informació ràpida d’elements que haguem seleccionat, i que pels que haguem configurat unes columnes personalitzades que mostrar, tal com s’explicava abans:

En casos en que vulguem consultar diferents bases de dades alhora, o vulguem copiar/traslladar elements d’una base a una altre, o executar procediments d’una base auxiliar que interactuïn contra la nostra base principal, clicarem el botó “INGRID(P)”, que obrirà una 2ª finestra en paral·lel del programa, on realitzar aquestes operacions:



Aquesta estructura de carpetes de classificació i elements serien a priori configurables per part d’un usuari avançat, que podria afegir nous elements, com ara noves carpetes per cerques útils pel seu treball. Per aconseguir-ho podria seleccionar i copiar una carpeta o altre element actual i, anant al menú “Concepte – Concepte actual – Copia concepte”, en faria un duplicat de l’actual, que desprès podria modificar adaptant a les seves necessitats:

També es pot crear un nou tipus d’objecte (carpeta, element d’inventari o qualsevol altre tipologia definida a la base de dades), anant al menú “Concepte – Nou Concepte – Tipus ...”:

Tenint seleccionat qualsevol element, el botó “Imprimeix” portarà vinculats els procediments per fer un llistat específic d’aquell tipus d’element: si és un comunicat de treball automàticament ens mostrarà els tipus d’informes disponibles per aquesta classe d’objecte, si és una certificació ens permetrà seleccionar entre les sortides definides, i per altres tipus d’elements ens donarà a escollir entre informes genèrics.



2.3 ESPECIFICACIÓNS D’OPERACIONS I SEGURETAT Segons s’indicava anteriorment, es definiran diferents grups d’usuaris segons els perfils d’us definits pel Departament de Política Territorial. Els principals grups d’usuaris serien:

• Administrador total del sistema en Serveis Centrals (“Usuario1”): Amb aquest usuari, de permisos més elevats, podrem realitzar totes les tasques de creació de bases de dades pels Serveis Territorials i Parcs, gestionar els usuaris de base de dades, etc...

• Operador del sistema en Serveis Centrals (“Usuario2”):: Sota aquest perfil podrem muntar els fitxers diferencials de tancament de fase que enviïn els Parcs, per tal que els Serveis Territorials (al següent pas) ho puguin revisar i validar. Es carregaran i s’enviaran les actualitzacions de vies, inventari, contractes, nous quadres de preus, etc.. als Serveis Territorials i Parcs.

• Validadors en Serveis Territorials (“S1”, “S2”, ...”): Aquests usuaris revisaran i validaran (si son correctes) els comunicats de treball, modificacions d’inventari, etc... realitzats pels Parcs corresponents.

• Operadors en Parcs i Contractistes (“A64”, “A63”, ...): Usuaris que entraran totes les dades dels comunicats de treball diaris, canvis d’inventari, etc... i enviaran aquestes modificacions a Central per que les carregui al sistema principal.

Aquesta classificació d’usuaris per grups de treball i la gestió pròpia d’iConsCAT controlarà l’accés a les diferents parts i funcionalitats del programa, no permetent en cap cas que un usuari visualitzi, modifiqui una dada o realitzi una tasca a la qual no ha de tenir accés segons el seu perfil.



3 FUNCIONAMENT A CONTRACTISTES

El perfil de l’usuari de tipus Contractista serà el de gestor (si es que així s’ha configurat a Serveis Centrals), conjuntament amb el Parc, de l’inventari del seu sector, realitzar treballs de manteniment, intervencions d’emergència, etc... i emplenar els comunicats/partes de treball, que després enviarà al seu responsable, sigui el Parc del sector o el Servei Territorial, per validar el seu treball. Els Contractistes es divideixen en 2 grups, segons el treballs que realitzen i de qui depenen: 1) Els de tipus semi-integral, que depenen jeràrquicament d’un Parc, al que enviaran les fases per validar. 2) Els de tipus integral, que treballen directament per un Servei Territorial (sense cap Parc de per mig), i que

gestionaran tasques de senyalització horitzontal o enllumenat. El primer que farà un usuari Contractista és obrir el programa, a traves de l’icona a l’escriptori que li hauran deixat després de la instal·lació, i que per defecte ja obrirà la seva base de treball “Ann.ing”. El nom d’usuari i contrasenya coincidirà inicialment amb el nom de la seva base de dades (Ann/Ann):

En cas que no s’obrís la base de dades automàticament, l’usuari podria anar al menú “Base” i allà buscar-la a l’històric de fitxers oberts, o bé fer un “Obre Base...” i seleccionar el seu fitxer del directori on es va realitzar la instal·lació:

La pantalla principal del seu entorn li permetrà realitzar les tasques que hem indicat anteriorment que gestiona:



3.1 GESTIÓ D’INVENTARI Entrant a la primera carpeta, “Inventari”, l’usuari podrà consultar les carreteres que te el seu sector, els diferents trams en que aquestes es segmenten, i també gestionar l’inventari, si es que Serveis Centrals ha configurat que en sigui responsable, lo qual podrem consultar si fem clic a l’icona de l’Àmbit i veiem si te marcat l’opció “Propietari d’inventari:

Si fem clic a la carpeta “Elements d'inventari ordenats per classe, carretera y pk”, veurem TOTS els elements d’inventari en 1 única carpeta, ordenats pel criteri indicat. Si en canvi entrem a “Elements d'inventari per classes”, tindrem accés a l’inventari classificat per la seva tipologia, i també accés a un procés per donar d’alta nous elements.

3.1.1 Alta d’Elements d’Inventari Per donar d’alta un nou element el procediment serà fer clic al procés “NUEVO ELEMENTO DE CARRETERA”, i a continuació ens sortirà un desplegable per seleccionar el tipus d’element a generar:



A continuació ens apareixerà una pantalla per indicar el codi i descripció per aquest element d’inventari. El codi automàticament es generarà incrementant en 1 en format numèric el darrer que haguem introduït, encara que és un camp de text lliure, amb l’única restricció que no l’haguem repetit ja prèviament:

Un cop indicat codi i descripció, ens apareixerà un formulari dividit en varies pestanyes, on podrem introduir tota la informació relativa a l’element. Tots els elements d’inventari deriven d’una tipologia base anomenada “Element de via”, i que definirà informació comuna com ara la carretera on està situat (Ascendent), pk inicial i final (si es un element lineal), calçada i marge on es troba, etc... Això farà que com a mínim al formulari apareixeran 2 pestanyes: 1 pestanya a l’esquerra per indicar aquesta informació comuna, i 1 o mes pestanyes pels camps particulars de l’element d’inventari:



Els camps poden ser de tipus bàsics (text lliure, numèric, data, hora, preu, ...), i els podrem entrar amb normalitat, o bé camps que agafin el seu valor d’un conjunt d’elements predefinit. En aquest segon cas on a la seva descripció aparegui una estrella de color blau, voldrà indicar que el camp enllaça amb un altre tipus d’element d’inventari (ex: camp “Ascendent”, que indica a quina Carretera esta l’element), i si apareix una estrella groga indicarà que els valors del camp provenen d’una llista simple predefinida de valors vàlids:

Per introduir aquests valors podem indicar el codi, si el sabem de memòria, o com es veu a les pantalles anteriors, podem fer servir el caràcter asterisc “*” i el programa ens traurà una llista dels elements i valors possibles. Si fem clic amb el ratolí al botó d’aquestes icones d’estrelles podrem, en el cas d’elements d’inventari relacionats, accedir a la seva fitxa:



I en el cas de llistes de valors, fent clic a l’estrella groga, podrem visualitzar la llista de valors i inserir nous si fes falta:

Existeix un 2on mètode per donar d’alta elements d’inventari, amb funcions de creació múltiple més ràpides, que es obrint la fitxa de qualsevol element com el que volem crear, després farem clic al botó “Nou...”, que ens obrirà una finestra similar a 1ª de l’anterior procediment, però amb botons addicionals disponibles. Fent clic al botó “Nº1” podrem indicar-li de crear varis elements a la vegada, incrementant seqüencialment el codi. Si premem el botó “Copia” farem que automàticament els nous elements copiïn els valors dels seus camps de l’element que teníem seleccionat.



Desprès de definir el que farem, fem clic en “Acceptar” i el procés ens generarà ‘n’ elements, que podrem anar obrint 1 a 1 per acabar de personalitzar, si cal, les propietats i valors particulars:

3.1.2 Associar a l’inventari objectes gràfics o mul timèdia en general A qualsevol element d’inventari o comunicat de treball de la nostra base de dades, podem associar-li 1 o varis elements multimèdia, com ara fotos, fitxers de text, Excels, documents DOC, PDFs, etc... Això ens permetrà associar p.ex. fotografies realitzades als elements d’inventari, o bé documents tècnics que descriguin més en detall les seves característiques, operacions realitzades, etc... També podrem associar als comunicats de treball fotografies que documentin millor les feines realitzades, l’estat anterior i posterior a l’intervenció. Obrint la fitxa d’un element, fem clic a l’icona en forma de remolí de colors, que ens obrirà la finestra de “Gràfics”, on podrem associar tots les fotos, documents, o altres fitxers a l’element d’inventari seleccionat:



Si arrastrem a la pestanya “Gràfic” d’aquesta finestra fotos o altres fitxers que tinguem al nostre ordinador, automàticament els relacionarem amb l’element d’inventari, i es crearan unes miniatures en petita i mitja resolució, que s’utilitzaran als informes. Aquests elements es poden inserir a la nostra base de dades de 2 formes:

• Incrustats: Quan vulguem que es guardin dins la mateixa base de dades, i “viatgin” amb ella. Preferiblement nomes fitxers de molt poc tamany.

• Vinculats: Es guarda la ruta/directori on esta el fitxer original que hem relacionat, i aquest no es guarda internament a la base de dades. Aquest serà el mètode preferit quan inserim fotos, documents, o altres elements, que pel seu tamany en KB o MB podrien fer créixer excessivament la base de dades, i dificultar posteriorment l’enviament de la informació que conté a traves de correus electrònics.



A la finestra de configuració indicarem que per defecte vinculi (i no incrusti) els gràfics al importar-los, podem definir un directori on guardarem les fotos abans de vincular-les, podrem definir les mides de les miniatures que en generarà, etc...

La pestanya “Utilitats” contindrà procediments (per usuaris més avançats), per filtrar, exportar, recodificar, ... etc.

Un cop l’element d’inventari ja te associats elements multimèdia, veurem que se li afegeix una icona informativa a la columna “Info”, i a la seva fitxa apareixerà una miniatura del 1er element relacionat:



3.2 GESTIÓ DEL MANTENIMENT Entrant a la segona carpeta del menú principal accedirem a l’àrea de treball i gestió de “Manteniment”:

Les opcions a continuació ens permetran:

• Donar d’alta nous comunicats de treball.

• Consultar els ja existents per anys o mesos anteriors, del mes actual.

• Consultar tots els elements relacionats amb els comunicats de treball a entrar: quadres de preus, llistat complet de les operacions de conservació, de les unitats complementaries (recursos), materials, maquinaria.

• També a traves d’iConsCAT podem portar una gestió completa del nostre personal, tenint registrat per cadascun tota la seva informació professional i personal, especialitat a la que pertany, preus d’hores extres, gestió de vacances i calendari de treball en general.

• Finalment podrem generar tota una sèrie d’informes, que llistaran sobre consultes personalitzades informació dels treballs realitzats, o llistats referents a la certificació i justificació d’hores extres.



3.2.1 Alta de Comunicats de Treball Fent clic a l’opció “NOU PARTE DE TREBALL”, ens apareixerà una 1ª finestra on introduir un codi (automàtic d’entrada) i descripció pel comunicat:

A continuació ens apareixerà ja la pantalla principal on a la 1ª pestanya entrarem la informació dels comunicats de treball, el primer punt serà indicar quina seran les dates programades i previstes, quin serà el concepte i operació de manteniment primers o principal (encara que al comunicat desprès hi pugui haver més), grup de treball de personal (opcional):

(com a concepte de manteniment podem escollir una carretera (icona de color groc), o bé un element d’inventari) Amb aquests camps mínims obligatoris ja entrats s’activarà i podrem anar a la 2ª pestanya de “Mesures i consums”, on anirem entrant línia a línia tota la resta de treballs realitzats i que integraran aquest comunicat:



En cada línia podrem indicar-li el concepte sobre el que s’ha treballat (carretera o element d’inventari), operació realitzada, amidament referent a l’operació, pk inicial i final de l’actuació, si aquesta ha sigut derivada d’un avis d’incidència o emergència el codi d’aquesta, observacions particulars que es mostraran a l’informe. Existeixen operacions de conservació que, si així ho han definit a S.Centrals, se li han d’indicar obligatòriament un element d’inventari associat, i per això tindrem la darrera columna “Element de via”, que servirà per poder-li relacionar un. A la part inferior de la finestra tindrem diferents pestanyes, per introduir els recursos (unitats complementaries), maquinaria utilitzada, personal implicat. En aquesta secció de “Persones” anirem introduint el personal, indicant els horaris realitzats i molt important, si han estat hores normal, extres, extres festives, etc... per tal que després ens tregui tots aquests resums als informes del propi comunicats, o bé als de justificació o certificació d’hores extres del nostre centre:

Com a la majoria de pantalles, si hi ha cap columna que d’entrada no ens surt, podem clicar amb el botó dret sobre qualsevol columna, i ens apareixerà un menú per mostrar/ocultar les columnes possibles:

Un cop acabats tots els treballs sobre un comunicat, anirem a la 3ª pestanya “Dates i signatures”, on li indicarem la data i hora de tancament i acabament. Li podem escriure uns valors concrets, o bé si fem clic al check de “Acabada” o “Tancada”, agafarà els valors del moment actual.



Un cop un comunicat de treball estigui tancat, a priori no el podrem modificar ja més (a no ser que l’obrim manualment desmarcant l’opció). Els comunicats de treball tancats seran els que s’enviaran a validar al nostre responsable quan fem un enviament de fase (explicat més endavant).

Igual que havíem vist abans pels elements d’inventari en general, als comunicat de treball també podem associa’ls-hi fotografies que documentin millor les feines realitzades, i que sortiran als informes personalitzats. Anirem a la 1ª pestanya del Parte, i en pestanya inferior de “Concepte” clicarem al quadrat de la part inferior esquerra, que ens obrirà la finestra de “Gràfics” que ja varem veure anteriorment:

Si a aquesta finestra arrastrem un fitxer d’una foto, quedarà associada al nostre comunicat de treball.



3.2.2 Importació d’Incidències per Correu El flux de treball i comunicació entre els Contractistes i el seu Parc responsable, o directament Servei Territorial, permetrà que aquests 2ons li puguin enviar al 1er avisos d’incidències per realitzar, que es transformaran en treballs a realitzar dins d’un comunicat de treball . Aquests enviaments es realitzaran per correu electrònic, el Parc o Servei tindran un procés (que es veurà més endavant) per fer l’enviament i el Contractista veurà un missatge a la bústia d’entrada del seu Outlook similar a aquest:

Un cop a punt el Contractista executarà el procés “Importa Incidències enviades”, de la carpeta de “Manteniment”:

Aquest procés anirà a consultar la bústia per defecte de l’Outlook de l’usuari, mostrarà un avís demanant permís, al que li indicarem que si, i permetent l’accés durant uns minuts, per tal que no molesti cada vegada. Per si la bústia tingues molts correus, mostrarà també el número d’elements processats:



En acabat ens haurà importat l’avís d’incidència com un comunicat de treball normal, amb un prefix “INP-00000nn” al codi, i les dades del concepte de manteniment (element d’inventari) sobre el que haurem de treballar, i l’operació de conservació a realitzar:



3.2.3 Informes de Comunicats Els informes que s’han personalitzat pels comunicats de treball els podem generar des de diferents vies, la 1ª podria ser tenint obert un comunicat de treball i fer clic al botó de “Imprimeix”, que ens traurà una llista dels diferents models disponibles, i del qual triarem el “ord1a1 – Comunicat Treball. Definitiu”:

Si fem doble clic directament ens triarà l’opció per defecte, que serà presentar-nos una visualització preliminar, que després podrem enviar a imprimir (per l’impressora per defecte de l’equip) si ho veiem tot be per pantalla. Si l’informe te varies pagines, ens podem anar movent amb els botons de “Següent” i “Anterior” inferiors:

En canvi si a la finestra de selecció d’informes cliquem el botó “PDF”, ens apareixerà una pantalla per guardar l’informe que ens generà a continuació en aquest format:



Els fitxers d’informes NO els hauríem de deixar al mateix directori on tenim la nostra base de dades “Ann.ing”, per tal que l’aplicació no es confongui amb processos posteriors, que processen els fitxers d’enviaments de fase. Crearem un subdirectori propi pels informes, o els deixarem a algun altre directori de la nostra elecció. Un cop generat, podrem obrir el fitxer PDF generat, per enviar-lo per correu electrònic a algú altre, imprimir-lo, etc...

Una 2ª opció per realitzar impressions de comunicats de treball seria, sense obrir cap en concret, posar-nos a la pantalla principal del programa i seleccionat 1 o varis comunicats, fer clic al botó “Imprimeix”. Això obrirà les mateixes finestres que anteriorment, però el resultat es que farà l’impressió de varis comunicats alhora:



A continuació veurem un exemple d’informe, per tal de revisar les diferents seccions, de on del comunicat s’extreuen els diferents camps que en mostra, etc...



3.2.4 Informes Parametritzables Des de la secció de Manteniment podrem tenir accés també a un informe en sortida Excel, que indicant-li un filtre per Carretera, data d’inici, data final o codi d’operació...

...ens generarà un fitxer Excel que contindrà el detall de totes les operacions que s’han fet a aquella carretera, durant aquell període, i treballant en determinada operació de conservació:

Aquests paràmetres de filtre son opcional, si no li posem res, ens traurà detall de totes les operacio ns de tots els comunicats de treball entrats.



3.2.5 Informes d’Hores Extres De la informació que introduïm als comunicats de treball referent al nostre personal i les hores que realitza, l’aplicació ens permetrà generar automàticament una sèrie d’informes valorats d’hores extres.

Per tal que els informes contemplin bé els imports de les hores extres per cada treballador, caldrà que: • Cada empleat hagi estat assignat a una categoria o especialitat professional. • I per cada especialitat indicar els preus de les hores extres normals i hores extres en festiu o nocturn. .

A la fitxa de cada treballador haurem de tenir doncs indicada la seva categoria al camp especialitat, i si fem clic a l’estrella de la dreta podrem editar les propietats d’aquesta categoria, on a la 4ª pestanya podrem indicar els preus unitaris per cada tipus d’hora extra:

HE: Hora extra Normal HEF: Hora extra Festiu o nocturn Per donar d’alta aquests preus, caldrà indicar a la 1ª columna una “Entitat”, que ja hi trobarem definida a la nostra base de dades, i que podem contemplar com a genèrica per aquell contracte. Anirem comprovant la correcta definició de totes aquestes dades per cada categoria/especialitat i per cada empleat. Aquests 2 conjunts d’elements els trobarem a les carpetes del mateix nom dins la secció “Manteniment”:

3.2.5.1 Informe de “Certificació d'hores extraordinàries a pagar” El primer dels informes, el de “Certificació d'hores extraordinàries a pagar”, ens traurà un resum agrupat de tots els treballadors, les hores extres que han fet de cada tipus, i els costos parcials i totals.



L’informe portarà una sèrie de paràmetres configurables, per tal d’indicar els noms dels diferents directors, data de realització que hi apareixerà, e període que comptarà per realitzar els càlculs. Fent doble clic a qualsevol d’ells els hi podrem canviar els valors que hi apareixen:

Si tenim algun empleat que ja no treballarà més pel nostre centre, i que ens interessi que ja no aparegui més a aquest informe amb el total d’empleats, podem marcar la seva “Situació laboral” com “B - Baixa”:



3.2.5.2 Informe de “Justificació d'hores extraordinàries a pagar” El segon informe, el de “Justificació d'hores extraordinàries a pagar”, ens preguntarà primer pel període temporal, el nom de localitat a mostrar, i ens traurà una pagina per cada treballador que tingui hores extres fetes.

...



Igual que en l’informe anterior, a aquest tindrem una sèrie de paràmetres per definir el nom del cap del servei, el nom de la unitat, etc... que podrem canviar fent doble clic sobre qualsevol dels seus valors:



3.3 PROCÉS DE CERTIFICACIÓ Els Contractistes, segons el seu perfil de treball, podran certificar i generar l’Excel requerit de la relació valorada de 2 formes:

• Entrant a diari els comunicats de treball, i generant manualment una certificació que inclogui i sumi totes les operacions de conservació i unitats complementaries allà anotades.

• Entrant o no els comunicats de treball, però carregant un fitxer Excel auxiliar, que inclou els amidaments

totals de cada partida, i que generarà la mateixa certificació que el cas anterior, amb la que podrem igualment generar l’Excel de relació valorada.

3.3.1 Certificació amb Comunicats Al primer cas, la certificació es podrà generar manualment entrant a la carpeta “Certificacions” i executant el procés “NOVA CERTIFICACIÓ v.2.0”:

Després de demanar varies dades respecte a la data de fi de certificació i percentatge d’IVA, ens generarà una nova certificació que podrem consultar a la carpeta “Certificacions. Totes”:

La certificació també es podrà generar automàticament al enviar 1 fase, i indicant-li que SI quan així ens ho demani:

3.3.2 Certificació a partir d’un Excel Al segon cas, tindrem que per tal de certificar haurem de preparar un fitxer Excel a partir d’un model predefinit que contingui el resum d’amidaments per les operacions i unitats complementaries del període a certificar. Aquest fitxer haurà de tenir el nom exacte “Certificació.xls”, i estar guardat al subdirectori “ICertifica”, que trobarem a partir d’on tinguem la base de dades del nostre entorn:



Aquest Excel contindrà una fulla de nom “Proposta”, on a la columna “A” tindrà el codi d’operació o unitat complementaria, i a la columna “E” trobarà l’amidament absolut (no acumulat):

Un cop tinguem això preparat anem a la carpeta “Certificacions” i executem el procediment “IMPORTA CERTIFICACIÓ.Xls”, on li indicarem la data final del període de la certificació percentatge d’IVA a aplicar:



Com a resultat final tindrem una certificació creada, que podrem llistar o consultar partida a partida la valoració econòmica:

En completar correctament la carrega d’aquest fitxer Excel, aquest serà automàticament renombrat i mogut a la subcarpeta “Histórico”, per tal que no repetim per error sense adonar-nos l’importació, duplicant incorrectament certificacions:

3.3.3 Eliminar darrera Certificació

En cas que veiem que la darrera certificació ha estat mal calculada o importada, podem eliminar-la executant el procès “ELIMINAR ÚLTIMA CERTIFICACIÓ’, que trobarem a la carpeta “Certificacions”:

Aquest procediment s’encarregarà d’eliminar adequadament de forma descendent tot el desglòs d’amidaments d’operacions i unitats complementaries, calculats per cada capítol i subcapítol de la certificació a esborrar. Si en comptes d’això simplement seleccionéssim la certificació i l’esborréssim amb la tecla “Supr”, nomes estaria eliminant la carpeta del seu nom, i quedarien tots aquests objectes anteriorment indicats “orfes”, que es podrien barrejar amb les dades de la propera certificació que generéssim amb el mateix número, amb lo que obtindríem uns imports econòmics incorrectes.



3.3.4 Informe DGCC d’una Certificació

Un cop tinguem ja una certificació creada, podem generar l’informe DGC de Catalunya, que serà un Excel que contindrà 2 fulls: un de relació valorada i un altre amb una caràtula de certificació. Per executar l’informe entrem a la carpeta “Certificacions” > “Certificacions. Totes”, seleccionem una i cliquem el botó “Imprimeix”. Seleccionarem llavors el model “cer1DGCC-Acumulada - Certificació DGC de Catalunya v.2.2”, i finalment cliquem el botó “Impressora” o “Preliminar”:

El procés ens informarà on deixarà el fitxer Excel final resultant, per defecte al mateix directori de la base de dades:



Tot seguit ens demanarà si hi ha algun import que no s’acredita en aquesta certificació:

A continuació es visualitzarà la informació emmagatzemada en la fitxa de la certificació dels imports líquids que s’acrediten i es demanarà si es volen modificar. També ens demanarà si volem canviar els noms de les persones que signen l’informe (director/a general, director/a de les obres, cap del servei i contractista):

Tots aquests camps ens mostraran per defecte els valors que tinguem definits a la fitxa de la certificació o al contracte, i per tant hauríem de revisar que aquesta informació és correcta abans de començar a realitzar aquest informe. Si es modifiquen cap d’aquests valors, es guardaran a la fitxa de la certificació seleccionada, per tal de conservar la informació a nivell històric. Un cop confirmades totes les dades començarà el procés de generació de l’informe, i ens mostrarà un diàleg de progrés i un avís en acabar:



En finalitzar ens preguntarà si volem enviar l’Excel per correu al nostre responsable del Servei Territorial:

Si li diem que SI, prepararà a Outlook un correu a punt d’enviar, al que podrem adjuntar si volem l’Excel de la proposta, en cas que haguem generat la certificació a traves d’ell (punt 3.3.2 anterior):

NOTA: Si obrim aquest Excel adjunt al correu i el modifiquem abans d’enviar-lo, després l’haurem de recuperar dels elements enviats d’Outlook, si volem desar-ho allà on el procés el va guardar originalment (per defecte al mateix directori de la base de dades). Si cal modificar l’adreça a la que s’enviaran aquests Excels, podem anar a la 2ª pestanya de la finestra de “Selecció d’informes” i modificar el paràmetre d’aquest informe:



Si li diem que NO, simplement obrirà l’Excel generat, que podrem consultar o modificar abans d’enviar després manualment al nostre Parc o Servei Territorial responsable:



3.4 PROCÉS D’ENVIAMENT DE FASE La sincronització d’informació des de els Contractistes cap als seus Parcs i/o Serveis Territorials es farà a traves de processos anomenats enviaments de fase, que implicaran la sincronització dels canvis realitzats en:

• Modificacions d’elements d’inventari. • Nous comunicats de treball. • Canvis en personal, maquinaria, ... i altres elements de la base de dades.

Es detectaran tots aquests canvis efectuats des de el darrer enviament de fase, s’empaquetaran en un objecte i aquest s’enviarà cap al Parc o Servei Territorial responsable, que el podrà carregar, per tenir una copia equivalent a l’estat actual del Contractista. Finalment el Parc i/o el Servei en faran una validació o rebuig d’aquesta fase, per tal de donar per bons o no els treballs realitzats i actualitzar l’entorn de Serveis Centrals. Existeixen lleus diferències de metodologia i procediment quan és un Contractista que depèn contractualment d’un Parc (Semi-Integral) o si depèn directament del Servei Territorial corresponent (Integral). Tots els Contractistes d’Integral que treballen amb un Servei Territorial, enviaran la fase a validar directament a aquest Servei Territorial, i aquest, en 1 únic pas, respondrà amb una notificació, per validar o anular la fase. Els Contractistes de Semi-Integral que treballen amb un Parc, faran l’enviament de la fase per validar per correu electrònic primer al seu Parc, aquest farà una pre-validació i enviarà la fase al Servei Territorial, que en farà la validació final i enviarà notificació cap al Contractista i Parc alhora. En detall, el primer pas a realitzar pel Contractista es tancar tots aquells comunicats de treball que vulguem que envií en el període que li indicarem de la fase, ja que no s’enviaran comunicats oberts. Ens assegurarem també que tenim el client de correu Outlook engegat, ja que INGRID crearà i enviarà un correu en l’últim pas amb les dades corresponents. Després anant a la carpeta “Inventari”, obrirem la fitxa del Servei i seleccionarem el botó “Envia fase”:

I introduïm la data de tancament desitjada:



El procés ens demanarà si volem crear una certificació automàticament per enviar conjuntament amb aquesta fase, si som un contractista que carregarà les certificacions des de un Excel addicional (procés vist anteriorment), li indicarem que No, si som un Contractista que certificarà a traves dels comunicats de treball li direm que Si:

Per últim veurem com INGRID envia un correu utilitzant Outlook, amb destinatari el Parc o Central i amb un fitxer adjunt que contindrà les dades incrementals que s’han modificat en aquesta fase, per tal que el seu destinatari les carregui i validi si són correctes:



Quan es crea una fase es genera sota aquesta una sèrie de carpetes que contenen les modificacions fetes en el període que gestiona la fase. Les modificacions són relatives a l'inventari, parts de treball i certificacions, perquè així li sigui més fàcil al servei comprovar els treballs realitzats:

Quan es fa l'enviament de fase es realitza una comprovació de les dades, si son coherents i si es compleixen les normes definides respecte a la creació de partes i alta d'inventari. Si es detecta alguna incidència, i abans d'enviar les dades al Servei Territorial o Parc per validar, es mostrarà un avís indicant que el quequeig previ no s'ha completat i queden correccions per revisar:

En fer acceptar al missatge, la pantalla mostrarà una carpeta de nom "_inv" amb aquells elements revisats:



Si entrem, podrem revisar per cada tipus de moviment (nou inventari, modificacions, partes de treball) si hi ha cap incoherència detectada. Per fer-ho marquem la carpeta i anem al menú “Concepto > Textos”:

A aquesta pantalla de text mostrarà les correccions que hem d'aplicar, entre les quals les mes comunes poden ser:

• Crear comunicats sense indicar cap acció de manteniment i/o concepte objecte de manteniment, dades que hauríem de veure a la 1ª pestanya del comunicat.

• Elements d'inventari sense cap lligam (a nivell de descendent) contra alguna carretera. • etc..

Un cop corregides les incidències la fase ja es generarà i enviarà sense problemes. Desprès si volem podem esborrar la carpeta "_inv" per eliminar la referència a incidències detectades en enviaments de fase anteriors, i que no se'ns barregin coses que ja hem arreglat abans. Un cop enviat el correu amb la fase, haurem d’esperar que el nostre responsable la revisi i ens la validi o rebutgi, ja que fins que això no passi podrem anar entrant altres comunicats de treball, però no podrem enviar cap nova fase fins que es validi la darrera.



El Contractista podrà veure les fases que te pendents de validar anant a la carpeta “Fases” > “Fases pendents de validar”:

En cas que algun correu d’enviament de fase es perdés o no es gestionés correctament, el Contractista pot eliminar manualment la fase pendent de validar, per tal de tornar a repetir el procés i tornar a enviar la fase. Això s’aconseguiria anant a la carpeta “Fases” i executant el procés “Eliminación de última fase sin validar”:

Quan els responsables hagin revisat la fase enviada i l’hagin validat o bé rebutjat, el Contractista veurà que li arriba a Outlook un correu automàtic de l’aplicació:

Llavors podrà carregar-lo al sistema anant a la carpeta “Inventari”, obrint de nou la fitxa del Servei i seleccionant el botó “Recibe validación de fase...”:

Que llegirà de l’Outlook el correu anterior, i si la fase ha estat validada es marcarà com “Fase validada pel servei”:



Si per contra no ens l’han validat, aquesta fase s'eliminarà de la nostra base de dades així com la còpia de la base i l'arxiu incremental creats sota el directori “Fases”.

Projecte iConsCAT - Audifilm · iConsCAT Pàgina 2 de 47 iConsCAT-00000-MUS-01.00.doc Versió 1.00...

Documents

Transcript of Projecte iConsCAT - Audifilm · iConsCAT Pàgina 2 de 47 iConsCAT-00000-MUS-01.00.doc Versió 1.00...