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MÓDULO 3. Motivar para mejorar

Propietarios y mandos

intermedios3.2 Fórmulas fáciles para la formación continua.

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3.2 Fórmulas fáciles para la formación continua Propietarios y mandos

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Módulo 3. Motivar para mejorar

Objetivos

- Identificar necesidades de formación

- Diseñar un plan de formación

- Definir indicadores de seguimiento


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Identificar necesidades de formación


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La formación en la organización

Proceso intencional

provocar aprendizajes

aplicables al P.T.

favorecer la competitividad

c

ah


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Finalidad de la formación

Desde el punto de vista de la Gestión deCompetencias, la formación está destinadaa mejorar las competencias técnicas ygenéricas de las personas en el trabajo através de enriquecer conocimientos,desarrollar aptitudes y destrezas y mejorarcapacidades.


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Proceso formativo


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Averiguando

LA DIFERENCIA NOS PERMITE PLANIFICAR

Qué sucede Qué debe suceder

Tipo: Coaching, taller, etc.

Modalidad (Presencial, e-learning)

Duración

Presupuesto


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Detección de necesidades

Una necesidad formativa existe cuando se detecta unadiferencia entre las competencias reales de las personasy las competencias requeridas para el conjunto de lasocupaciones, tanto actuales como previsibles.

La diferencia entre el nivel de cualificación de lascompetencias que los profesionales de la organizaciónaportan y el nivel de cualificación de las competenciasrequerido para el puesto, debe ser el origen de lasnecesidades reales de formación.


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Necesidades de formación

Es el “GAP” existente entre:

Competenciasreales

Competenciasrequeridas

COMPETENCIA: Conjunto de conocimientos, habilidades y actitudes necesarios -(útiles)- y puestos en práctica en

situaciones profesionales.


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Campo de detección de necesidades de formación

“Oferta”“Demanda” Estas desviaciones se traducen en accionesformativas que permitan a los trabajadores poder

llegar a desarrollarse y aportar aquello que la empresa demanda

{Desvío entre demanda y oferta}


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Métodos de detección de necesidades (I)

Análisis de indicadores de actividad y de rendimiento de la empresa.

Análisis de problemas existentes.

Consejos, sugerencias planteadas por colectivos, individuos o clientes externos (encuestas de satisfacción de clientes).

Cuestionarios adaptados al tipo de competencias y de colectivos destinatarios.

Encuesta de clima.


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Métodos de detección de necesidades (II)

Inventarios y descripción de puestos y competencias.

Contraste selectivo entre perfiles de competencias de puestos y currícula de las personas.

Entrevistas en profundidad con Dirección y Responsables.

Reuniones de grupos operativos estructurados, tipo TGN (Técnica de Grupo Nominal).

Observación permanente por parte de la unidad responsable de la formación.


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Cómo hacemos el diagnóstico de las necesidades

Concretamos las FUENTES DE NECESIDADES.

Muy importante concretar “el comportamiento profesional” queesperamos alcanzar mediante la formación.

Para ello es necesario:

a) Analizar las competencias ACTUALES Y REQUERIDASb) Determinar los GAPS afectados por la formaciónc) Determinar los parámetros de explotaciónd) Formalizar los objetivos operativos


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Objetivos de formación

Expresan las destrezas y habilidades a conseguir con la formación y que han de ponerse en práctica en las situaciones de trabajo.

Hay dos tipos de objetivos:

GeneralesEnmarcan las habilidades a

conseguir en el curso

EspecíficosDetallan los

comportamientos a adquirir


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Parámetros de explotación

Indicador medible y cuantificable que evalúa un aspecto de la realidad

Al prever una acción formativadeberemos definir los indicadoresaplicables al puesto o posición detrabajo.

Una vez finalizada la formaciónrealizaremos un seguimiento de estosparámetros para evaluar el resultado dela acción formativa.


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Diseñar un Plan de Formación


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Etapas para elaborar un Plan de FormaciónUna vez detectadas las necesidades de formación hay que elaborar un planque responda a por qué queremos iniciarlo, en qué queremos formar, a quién,cómo, cuándo y dónde, sin descuidar la evaluación del plan, que servirá deretroalimentación para avanzar en la mejora continua de los sucesivos planesde formación de la empresa.

1. Identificación de los destinatarios2. Formulación de objetivos3. Selección de contenidos4. Selección de metodología5. Determinación del momento en el que impartirlo6. Determinación del lugar donde impartirlo7. Ejecución del Plan8. Evaluación


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1) Identificación de los destinatariosSe trata de describir los grupos a los que dirigiremos la formación, tomandodecisiones acerca de si es oportuno mezclar personas con diferentesresponsabilidades o centrar la formación a personal de un mismodepartamento/función.

2) Formulación de objetivosUna correcta definición de los objetivos es imprescindible para el desarrollode las etapas posteriores y para poder comprobar finalmente si losresultados están alineados con los objetivos planteados en el momentoinicial.

3) Selección de contenidosSeleccionar aquellos contenidos que permitan alcanzar los objetivosestablecidos y que estén adaptados a los destinatarios de la formación.


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4) Selección de metodologíaQuizás el método más habitual es la formación en el puesto, pero existen otrastécnicas, como la rotación de puestos, que facilitan adquirir una visión global y unenfoque más objetivo.En otros casos puede ser una lección magistral, conferencias, congresos,videoconferencias, método del caso, juegos de rol, discusión en pequeños grupos, e-learning o outdoor training.

5) Determinación del momento en el que impartirloDecidir si la formación se dará dentro del horario laboral o fuera de él. Esta decisióndependerá de la empresa y sus circunstancias.

6) Determinación del lugar donde impartirloDecidir si será dentro o fuera de la empresa. Cada decisión tiene sus ventajas einconvenientes.


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7) Ejecución del Plan

8) Evaluación• Valoración de la satisfacción de los destinatarios• Valoración del aprendizaje• Valoración de la transferencia de la formación al puesto• Valoración de los resultados

Para la ejecución del Plan habrá que seleccionar a los formadores idóneos en cada caso.


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Indicadores de Seguimiento


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Determinación de indicadores


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Indicadores de impacto

• DUROS:– Output– Calidad– Tiempo– Coste

• BLANDOS:– Hábitos de trabajo– Ambiente de trabajo– Actitudes del trabajador– Nuevas técnicas– Desarrollo y promoción– Iniciativa


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Criterios para los indicadores

Pertinencia Coste moderado Fiabilidad Aceptabilidad Número reducido Índice bajo de contaminación


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Diferentes herramientas

Cuestionarios y/o encuestas Entrevistas Situaciones-prueba Balance oral Ficha de evaluación Protocolo de observación Metodología “Desarrollo Conceptual

por Objetivos” (D.C.O.) Pliego de condiciones


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Cuestionarios: recomendaciones

Preguntas en lenguaje inteligible

Preguntas cortas y neutras

Enunciados nunca en forma negativa

Preguntas más sencillas al principio

Claridad y organización

Las respuestas tipo escala deben ser pares

Agrupar por temas


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Entrevistas: recomendaciones

No perder de vista el objetivo

Seleccionar el tipo de entrevista

Formular preguntas abiertas y claras

Hacer una pregunta cada vez

Reformular y escuchar con atención

Establecer un clima de interés mutuo

Ser neutral, no enjuiciar

Observar y tomar notas


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Situaciones-prueba

Su objetivo es la evaluación de las capacidades profesionales o de los conocimientos en el transcurso o al término de la formación.

VENTAJASPermite evaluar la transferencia de las capacidades adquiridas a

una situación “real”

INCONVENIENTESSi el diseño no es adecuado, puede medir otras variables


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El balance oral y la ficha de evaluación

Son dos herramientas para medir “en caliente” la satisfacción por la formación realizada.

VENTAJASPermite conocer la opinión

inmediata de los participantes

INCONVENIENTESLos asistentes responden “en

caliente” y sin perspectiva.Sus valoraciones quizás no sean

las mismas semanas o meses después


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El balance oral y la ficha de evaluación

Evitar observar “en caliente”.

Observar el ritmo de los cambios previstos.

Tener en cuenta la “curva de aprendizaje”.

Registrar todos los cambios que sobrevienen y que pueden afectar al resultado de la observación.


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Desarrollo Conceptual por Objetivos (D.C.O.)EMPRESA

Realiza el marketing de la acción formativa Facilita la aplicación sobre el terreno Realiza el seguimiento de la aplicación

Informa de sus necesidades y objetivos operacionales Acepta el compromiso de implicar a la jerarquía y a los

participantes en los resultados Facilita la preparación y la realización de las acciones

formativas

Realiza un estudio de oportunidad Formula objetivos Diseña la Acción Formativa Prepara el marketing interno Informa sobre el desarrollo de la acción

formativa

Ajusta y consensua el plan personal de progreso de cada participante

Desarrolla la acción formativa actuando sobre el mix de resultados

Ayuda en la aplicación

Presenta el primer diseño del plan personal de progreso

Informa de su experiencia y dificultades de aplicación

Se compromete a la aplicación sobre el terreno

Materializa su compromiso en un plan personal de progreso

Informa de dificultades de aplicación

TRIPLEINTERCAMBIO

EFICACIA + COHERENCIA=

Resultados controlados

PARTICIPANTE CONSULTOR


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Formación disponible en el destino

Además del diseño de formación interna es importante conocer los planes formativos que ofrecen las distintas organizaciones, asociaciones

e instituciones.

¿Quiénes ofrecen cursos de formación en vuestro territorio?


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Conclusiones


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Conclusiones

- La formación está destinada a mejorar las competencias técnicas ygenéricas de las personas en el trabajo a través de enriquecerconocimientos, desarrollar aptitudes y destrezas y mejorarcapacidades.

- El primer paso es la detección de las necesidades formativas.- Las etapas a seguir para el diseño de un plan formativo son:

identificación de los destinatarios, formulación de objetivos,selección de contenidos, selección de metodología, determinacióndel momento en el que impartirlo, determinación del lugar dondeimpartirlo, ejecución del Plan y evaluación.

- Se deberán definir indicadores que permitan evaluar la formaciónantes, durante y después.


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