Propuesta de servicios

Como Elaborar y Presentar una

Propuesta de Servicios

Presentado por:

Marcus Sullivan, MBA, CVA

Sullivan Consulting, Inc.

18 de octubre de 2013

© 2013 Sullivan Consulting, Inc.

¿Qué son Propuestas?

˃ Presentación de servicios y soluciones de negocios a clientes potenciales

˃ En su gran mayoría son propuestas business-to-business dirigidas algún área del negocio en particular

˃ Se solicitan cuando existe algún interés por parte del cliente para hacer negocios

˃ Cuando son no-solicitadas, se genera por una iniciativa para captar nuevos clientes

˃ Deben ser personalizadas y dirigidas a personas con poder decisional dentro de la empresa

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¿Por qué son Importantes las Propuestas?

˃ Presentar nuestros servicios de forma integrada y costo-efectiva

˃ Exponer soluciones a sus problemas y crear necesidad

˃ Demostrar experiencia, conocimiento y entendimiento de la situación actual

˃ Poner por escrito el objetivo, alcance, costos, responsabilidades y expectativas

˃ Aclarar cualquier duda antes de comenzar el proyecto

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Aspectos Tangibles

4

Presentación

Formato Entrega

Documentos


Aspectos Intangibles

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Interés

Expectativas

Personalización Seguimiento

Solución

Entendimiento


¿Qué queremos lograr?

˃ Tener visibilidad en la industria

˃ Presentar la información que sea fácil de entender y que invite a leer al cliente

˃ Alcanzar un equilibrio entre texto, fotos y gráficas

˃ Promover una imagen seria

˃ Captar el interés de clientes

˃ Destacarnos y diferenciarnos de la competencia

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¿Qué debemos evitar?

˃ Presentar información errónea o incorrecta

˃ Hacer falsas representaciones

˃ Información incompleta

˃ Prometer cosas que no podemos cumplir

˃ Lucir desesperados o inseguros

˃ Demostrar falta de experiencia y conocimiento

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Elementos de las Propuestas

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Portada

Carta de presentación

Cuerpo de la propuesta

Conclusión


Portada

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˃ Deberá incluir:

Nombre del Negocio

Nombre del representante autorizado

Dirección de la Empresa/a

Número de teléfono, email y/o pagina web

Fecha


Carta de Presentación

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˃ Definir a quien va dirigido

˃ ¿Qué se pretende informar?

˃ ¿Qué acuerdos pretende establecer?

˃ ¿Qué información vamos a incluir?

˃ ¿Cuáles son las siguientes acciones a tomar?


Ejemplo de Carta (propuesta solicitada)

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1 de octubre de 2013

Sr. Juan Pérez

Presidente

ABC Corp

Estimado Sr. Pérez:

Gracias por la oportunidad de considerar los servicios de nuestra empresa para el proyecto

XYZ. Según solicitado, adjunto la propuesta de consultoría para su análisis y consideración.

Como lideres de la industria con más de 20 años de experiencia y con un equipo de trabajo

dedicado y capacitado, podemos ser de valor para su empresas y contribuir al logro de sus

objetivos.

Estamos preparados para comenzar el proyecto el 1º de junio y tenemos los recursos

certificados y disponibles para iniciar el mismo.

En caso de tener alguna pregunta no dude en contactar al (787) 123-4567.

Atentamente,


Ejemplo de Carta (propuesta no-solicitada)

12

7 de septiembre de 2013

Sr. Jose Otero

VP Finanzas

XYZ Corp.

Estimado Sr. Otero:

Somos una firma de consultoría que ofrece servicios de asesoría financiera al sector privado

en PR. Nos especializamos en ayudar a lograr financiamiento a empresas para que puedan

disponer de capital de trabajo. Tenemos más de 10 años de experiencia y con un equipo de

trabajo dedicado y capacitado, podemos ayudarle a ser .

Nos gustaría tener la oportunidad de reunirnos con Usted a su conveniencia para presentarle

nuestros servicios en detalle y ver de que forma le podemos agregar valor.

Gracias por su tiempo e interés.

Atentamente,


Cuerpo de la Propuesta

˃ Representa la parte más importante y crítica de la propuesta

˃ Es donde hay más sustancia, detalle y contenido

˃ Se detalla toda la información necesaria y relevante para que el cliente pueda tomar la decisión de contratación

˃ Representa información confidencial y privada que debe de ser manejada con mucho cuidado

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¿De qué se Compone el Cuerpo de la Propuesta?

˃ Introducción

˃ Descripción general de nuestra firma

˃ Descripción de los servicios a ofrecer

˃ Objetivos y metas

˃ Necesidades del cliente

˃ Alcance de la propuesta (responsabilidades)

˃ Experiencia en proyectos similares

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¿De qué se Compone el Cuerpo de la Propuesta?

˃ Recursos

˃ Metodología

˃ Tiempo de ejecución

˃ Honorarios y forma de pago

˃ Confidencialidad y no divulgación

˃ Información de contacto

˃ Conclusiones

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Conclusiones

˃ Representa la parte final de la propuesta

˃ Es donde resumimos los puntos más importantes

˃ Demostramos al cliente que tenemos el interés, la experiencia necesaria y capacidad para satisfacer su necesidad

˃ Debe de existir un “click” de parte del cliente

˃ Debemos lograr que el cliente nos seleccione

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¿Qué tipos de

Propuestas Existen?

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Solicitadas

No solicitadas


Propuestas Solicitadas

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˃ El cliente conoce de antemano el problema y busca una solución inmediata

˃ Se describen las necesidades y lo que se logra atender

˃ Se define el presupuesto, tiempo, lugar y recursos deseados (RFP)

˃ Se logra parear las necesidades del cliente con la experiencia y los recursos de los proveedores

˃ Se determina un tiempo para someter la propuesta

˃ Se establecen los criterios de selección y la fecha de la decisión final del comité


Request for Proposal (RFP)

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˃ Descripción exacta y por escrito de las necesidades actuales de un cliente

˃ Se utilizan mucho en el sector público

˃ Garantizan igualdad de oportunidades y participación para todos

˃ Los criterios de selección varían según la industria


Request for Proposal (RFP)

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Propuestas No-Solicitadas

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˃ Representan una oportunidad para vender nuestros servicios de manera productiva

˃ Se desconoce el presupuesto, las necesidades y el problema (si alguno) que enfrenta el cliente

˃ Deben de ir dirigidas a alguna persona/departamento en particular

˃ Conviene no abusar porque podemos dañar nuestra imagen y crear una mala imagen


Propuesta de Negocios

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Introducción Descripción de la firma

Alcance y objetivos

Descripción del servicio

Proyectos similares

Metodología

Recursos “Timeline” Honorarios


Introducción

˃ ¿Cuántos años lleva ofreciendo el servicio?

˃ ¿Cómo surge la necesidad?

˃ ¿Cuáles son sus principales ventajas competitivas?

˃ ¿Qué industria sirve?

˃ ¿Qué logros ha obtenido?

˃ ¿Cuáles son las razones de éxito?

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Descripción de la Firma

˃ ¿Qué servicios ofrecen?

˃ ¿Dónde están ubicados y cuántos empleados tienen?

˃ ¿Cómo se diferencian de la competencia?

˃ ¿Con qué clientes han trabajado o trabajan?

˃ ¿Por qué es la empresa más cualificada para realizar el trabajo?

˃ ¿Qué logros y/o historias de éxito han tenido?

˃ ¿Qué beneficios o ventajas obtendrá el cliente?

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Análisis de la Situación Actual

Realizar un diagnóstico del cliente

Identificar problemas actuales

Detectar oportunidades y retos

Establecer los servicios que podemos ofrecer y como podemos ayudar al cliente

Definir el plan y metodología de trabajo

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Alcance y Objetivos Estratégicos

˃ Definir alcance del proyecto (que incluye y que no incluye?)

˃ Establecer objetivos medibles según las expectativas del cliente

˃ Establecer responsabilidades

˃ Presentar un plan de acción

˃ Discutir el tiempo de ejecución

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Descripción de los Servicios

˃ ¿Dónde se van a ofrecer?

˃ ¿Cuáles son las ventajas o beneficios para el cliente?

˃ ¿De qué forma satisfacen sus necesidades?

˃ ¿Cómo se van a implementar?

˃ ¿Qué recursos ofrecerán el servicio?

˃ ¿Qué costos tienen?

˃ ¿Qué expectativas tiene el cliente?

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Proyectos Similares

˃ ¿En qué proyectos similares hemos participado anteriormente y cuando/donde?

˃ ¿Cuáles fueron los resultados?

˃ ¿Qué logros obtuvimos?

˃ ¿Cómo se benefició el cliente y cuál fue su “feedback”?

˃ ¿Con qué tipo de empresas/industrias hemos trabajado?

˃ ¿A quién conocemos que nos puedan servir de referencia?

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Metodología

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˃ ¿Cómo se va a desarrollar e implementar el proyecto?

˃ ¿Cuáles serán las fuentes de información?

˃ ¿Qué indicadores se utilizaran?

˃ ¿Qué pruebas se realizaran?

˃ ¿Qué procedimientos se usaran y por qué?

˃ ¿Cuáles van a ser las métricas a utilizar?

˃ ¿Cómo medimos los resultados?


Metodología (Ejemplo)

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Recursos

˃ ¿Qué recursos tiene la empresa disponibles?

˃ ¿In-house o subcontratados?

˃ ¿Cuáles son sus habilidades y destrezas?

˃ ¿Por qué han sido seleccionados para el proyecto?

˃ ¿De qué forma su perfil se adapta a las necesidades del cliente?

˃ ¿Qué experiencia relevante tienen y qué aportan?

˃ ¿Qué tareas y responsabilidades tendrán?

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Timeline

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˃ Fijar una fecha de comienzo y definir una fecha de finalización

˃ Establecer duración estimada del proyecto y ser realista

˃ Desglosar las distintas fases del proyecto y duración de cada una

˃ Identificar las fases claves que pueden afectar el desarrollo del proyecto


Timeline (ejemplo)

Area Tareas Wk 1 Wk 2 Wk 3 Wk 4 Wk 5 Wk 6 Wk 7 Wk 8 Wk 9 Wk 10

Análisis de

Necesidades

Definición Objetivos

Estratégicos

Recopilación de

Información

Revisión / Informes

de Progreso

Validación

Análisis de

Información

Redacción de

Informe

Ultimas Revisiones

Presentación

Final

Presentación de

Resultados /

Entrega de Informe

Recopilación /

Revisión

Análisis /

Validación

DESCRIPCION DE TAREAS Y TIEMPO ESTIIMADO

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Honorarios

˃ Fijar precios, márgenes y costos

˃ Definir si será por hora o por proyecto terminado

˃ Determinar si es viable incluir un retainer para cubrir los desembolsos/costos iniciales

˃ Evaluar si aplican los “out-of-pocket expenses”

˃ Costear gastos indirectos (professional liability)

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Factores a tener en cuenta en los honorarios

Cliente

Preferencia: fijo

La preferencia del cliente es presupuestar el proyecto desde el inicio y pagar contra trabajo realizado

Fijar un techo que no exceda el costo global del proyecto

No pagar por exceso de horas injustificadas o fuera del alcance

Consultor

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Preferencia: variable

No comprometerse a fijar un precio fijo sin conocer el proyecto

Hay eventos que suceden que no están en nuestro control y afectan el desarrollo del proyecto

Debe asegurarse que las horas del proyecto no se exceden

Forma de Pago

˃ ¿Como se llevará a cabo la facturación?

˃ ¿Como se realizaran los pagos? (por adelantado, al

finalizar el proyecto, por etapas, etc…)

˃ ¿Qué tipo de pagos serán aceptados además de

cheques y cash? (PayPal, VISA, etc.)

˃ ¿Que pasa cuando es un proyecto en moneda extranjera? ¿Comisiones? ¿Tipo de cambio?

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Aspectos Claves

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˃ “Timing” para entregar la propuesta

˃ “Confidentiality & Non-disclosure” (NDA)

˃ Incluir un “non-compete” (si aplica)

˃ Retenciones y aspectos contributivos

˃ Vigencia de la propuesta

˃ Si es mediante alianza estrategic o joint-venture


Conclusiones

˃ Las propuestas son una herramienta indispensable para captar clientes nuevos

˃ Mientras más personalizadas, precisas y claras, mejor

˃ Una propuesta bien hecha nos da una buena imagen y nos hace lucir más competitivos

˃ Ofrecer precios y forma de pago que sean competitivos

˃ Manejar los tiempos y costos con los recursos

˃ Evitar errores ortográficos e información incompleta o errónea

˃ Dejar siempre las puertas abiertas

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Final

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GRACIAS POR SU PARTICIPACIÓN


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Business

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