Propuesta de trabajo conjunto para la gestión de Egresados.

Avenida Placeres # 563 Valparaíso Fono/Fax: 32-2654848

www.exalumnos.utfsm.clContáctenos en: [email protected]



Oficina Enlace USM – AEXA

Propuesta de trabajo conjuntopara la gestión de Egresados.



Tabla

• Acerca de la Oficina de Enlace USM-AEXA.• Sobre nuestro trabajo.• Overview Plan de Desarrollo 2008-2009.• Propuesta de Trabajo Conjunto.

– Propuesta de valor para el vinculo de los ex alumnos con su Departamento.

• Apoyo eficiente en inserción laboral + USMEmpleo.

– Información y Sistema para la administración de datos de egresados.– Encuentros anuales de Graduados.

• Datos de Contacto.



SOBRE LA OFICINA DE ENLACEBreve resumen sobre nosotros…



Nuestra Misión

Nos dedicamos día a día a mantener y fortalecer los

sentimientos de amistad y compañerismo entre los distintos miembros que rodean a la Universidad Técnica Federico Santa María, sean estos alumnos, ex alumnos, funcionarios, personas y organizaciones externas conformadas por profesionales egresados de nuestra casa de estudios.

De esta forma nuestra Red de Egresados y Amigos comparte el sentimiento de pertenecer a una Universidad para toda la vida.



Acerca de Nosotros.

• Porque estamos orgullosos de pertenecer a una Universidad socialmente responsable y compartir sentimientos de amistad y solidaridad.

• Porque nos importa la situación de aquel alumno desvalido meritorio, cuyo desempeño académico es excelente, sin embargo no cuentan con los recursos necesarios para financiar sus carreras.

• Porque gracias a los aportes de nuestra Red de Egresados y Amigos Solidarios, mantenemos un Fondo de Gratitud que facilita la generación de becas para procurar el bienestar de los alumnos, prolongando el legado solidario de don Federico Santa María.

• Porque además apoyamos con inserción laboral satisfactoria a TODOS nuestros egresados incluyendo charlas de Empresas.

• Porque apoyamos proyectos estudiantiles con gestión y con auspicios para fomentar en ellos el sentimiento de solidaridad y de formación profesional propio de nuestra Universidad.

• Entre muchos otros motivos….

¡Nos encanta nuestra Red!



SOBRE NUESTRO TRABAJOBreve resumen sobre nuestros logros…



¿Qué hacemos?

Para nuestros Egresados:• Reunimos a todas las generaciones, en virtud de una causa solidaria y

responsable, generando espacios de comunicación y entretención.• Apoyamos la inserción laboral satisfactoria con personal dedicado y portal

www.usmempleo.cl y para el 2009 levantaremos una estrategia que fomente aún más este lineamiento a nivel institucional.

• Apoyamos y Desarrollamos actividades y charlas que apoyan la solidaridad y la formación profesional y humanista.

Para las empresasAbrimos las puertas de nuestra Universidad para que las empresas recluten a profesionales talentosos e innovadores recién salidos de nuestras aulas.



¿Qué hacemos?Para los alumnos Sansanos de todas las Sedes y Campus.

Reunimos recursos económicos para la creación de un Fondo de Gratitud que otorga beneficios tales como:

- Arancel total o parcial de las carreras de alumnos desvalidos meritorios- Sólo este 2008 (Agosto recién pasado) entregamos más de 53 millones por concepto de Becas

de arancel anual y matriculas para estudiantes de todas las Sedes y Campus USM. Para este 2009 incluiremos además los importantes beneficios de:

- Alimentación- Residencia- Fotocopias y materiales

- Proyectos e iniciativas estudiantiles.• Este 2008 hemos apoyado a iniciativas como: Convenio con la FET y Bolsa de Trabajo, Congreso

de Economía : Global Meeting, Workshop de Energía, Preuniversitario Solidario Santa María, Proyecto Kiosko: comida saludable, La sopita - proyecto solidario, Creando Futuro: Charlas sobre drogradicción, Concurso de Robótica, Concurso de Estructuras, Orquesta UTFSM, Paseos Estudiantiles a Regiones, Visitas a empresas, entre muchas otras…

• Próximamente: Babymatic, Incentivando la Superación, Workshop Stgo…



OVERVIEW PLAN DE DESARROLLO 2008-2009.

Breve resumen sobre nuestros lineamientos…



(cultura, identidad, formación y

reencuentro)

(cultura, identidad, formación y

reencuentro)

Colocación LaboralNetworking

Colocación LaboralNetworking

Desarrollo de R.S.EAlianzas de largo plazo y

apoyo a la Colocación Laboral

Desarrollo de R.S.EAlianzas de largo plazo y

apoyo a la Colocación Laboral

Memoria, valores e Identidad. Plan de Comunicaciones 2008-2009

Memoria, valores e Identidad. Plan de Comunicaciones 2008-2009

Partner de Enlace y mantención de

Información con Ex Alumnos

Partner de Enlace y mantención de

Información con Ex Alumnos

Metas y compromisos. Presupuestos en regla.Metas y compromisos. Presupuestos en regla.

Renovación de toda la base de

Datos y portal de EgresadosURGENTE

Renovación de toda la base de

Datos y portal de EgresadosURGENTE

Convenios.

Potenciaremos el concepto de: “BE CONNECTED”,

con la educación, con la empresa, con los contactos, con las actividades, con tu USM!

Convenios.

Potenciaremos el concepto de: “BE CONNECTED”,

con la educación, con la empresa, con los contactos, con las actividades, con tu USM!

• Apoyo en el contacto con nuestros egresados para todos los programas que lo deseen en la USM. Unidad facilitadora.

• Establecer un vinculo con cada departamento permanentemente.

• Apoyo en el contacto con nuestros egresados para todos los programas que lo deseen en la USM. Unidad facilitadora.

• Establecer un vinculo con cada departamento permanentemente.

Desarrollo de compromiso y renovación de espiritu SansanoApoyo a iniciativas estudiantiles y más Becas para estudiantes.

Desarrollo de compromiso y renovación de espiritu SansanoApoyo a iniciativas estudiantiles y más Becas para estudiantes.



PROPUESTA DE VALOR PARA EL VINCULO DE LOS EX ALUMNOS CON VUESTRO DEPARTAMENTO.

Uno para todos…y todos para uno!!!



Justificación

• El plan estratégico institucional, tiene como uno de sus ejes fortalecer el vínculo con los egresados, para que continúen estudios con la USM y a su vez fomentar el lema “universidad para toda la vida”.

• En este mismo contexto, una de las debilidades institucionales identificadas en el proceso de acreditación, fue el vínculo sistemático de la USM con el ex alumno.



Objetivos

• Generar una instancia formal a nivel institucional que articule y gestione el contacto con el ex alumno sansano.

• Facilitar a los departamentos, el procesamiento y acceso a información actualizada de los ex alumnos.

• Fomentar el compromiso solidario, coherente con el principio del fundador.



Necesidades que busca satisfacer la Oficina de Enlace USM-AEXA• Potenciar una relación fluida y oportuna con el ex

alumno– Recolección y organización de información– Base de datos actualizada y conectada con el sistema

institucional• Generar instancias de encuentro entre el ex alumno y

su departamento en la USM.• Mantener información actualizada de la condición

laboral y referencias de contacto del ex alumno• Crear el vínculo para que cada departamento pueda

recoger del ex alumno, sugerencias e iniciativas que mejoren la calidad de los estudiantes en formación



Necesidades que busca satisfacer la Oficina de Enlace USM-AEXA• Lograr contacto entre la USM y el medio profesional donde se

desenvuelven los egresados de su departamento.

• Fortalecer el vínculo entre los Departamentos Académicos y empresas que estén interesadas en profesionales del área y el trabajo colaborativo que incluya un estrecho vínculo Universidad + Empresa.

• Canalizar aún más becas hacia los actuales estudiantes de los distintos Departamentos Académicos, sumado a los esfuerzos que con las distintas AEXAs y miembros de la Red de Empresas Solidarias se vienen haciendo desde hace varios años.



SISTEMA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE DATOS DE EGRESADOS.

Propuesta de Trabajo Conjunto…



Modelo

BD Institucional Centralizada

Políticas de Uso de Información de Egresados

Departamentos Académicos

Concepto Portales

Personales

Concepto Portales

Personales

Egresados Sansanos

Crédito Universitario

Servicios USM(por suscripción)

Servicios USM(por suscripción)

Servicios de Colocación LaboralUSMEmpleo.cl

Servicios de Colocación LaboralUSMEmpleo.cl

SIGA para egresadosSIGA para egresados

Servicios de Comunicación USMPeriodico.cl

Servicios de Comunicación USMPeriodico.cl

Promoción y Marketing Programas de Postgrado

www.formacioncontinua.usm.cl

Promoción y Marketing Programas de Postgrado

www.formacioncontinua.usm.cl

Suscripción a Noticias y Boletines de Departamentos

Suscripción a Noticias y Boletines de Departamentos

Otros…Otros… Otros Servicios (por suscripción)Otros Servicios

(por suscripción)

Modulo de Redes SocialesModulo de Redes Sociales

Compañeros de GeneraciónCompañeros de Generación

Buscador de AmigosBuscador de Amigos

Otros…Otros…

Otros Modulos externosOtros Modulos externos



Concepto de Portales Personales

• Dependiendo del perfil de usuario, este tiene acceso a servicios a los que puede suscribirse o a otros que son inherentes por su calidad dentro de la USM.



Ejemplo: Egresados – Concepto de portales.

• Un egresado podrá suscribirse a servicios de la USM como:– USMEmpleo.cl el cual ofrecerá ofertas laborales según los intereses del

egresado (ejemplo: Carreras del rubro de la Ingeniería Informática).– USMPeriódico en línea: Con información del acontecer universitario nacional

e Internacional.– SIGA para egresados: Con posibilidad de obtención de todos los documentos

que actualmente se gestionan en Dirección de Estudios. (Todas las solicitudes de certificados debieran ser a través del portal de egresados ).

– Programas de Formación Continua: Con posibilidad de ver en detalle los links que sean de su interés (al igual que con USMEmpleo, pero con conexión al portal de Educación Continua de la USM).

– Boletines e información de cada Departamento: Como los boletines de la Unidad de Egresados (VER), del Departamento de Comunicaciones u otros que desarrolle cada Departamento académico, etc.

– Entre otros…



Ejemplo: Departamentos – Concepto de portales.

• Cada Departamento tendrá acceso a los datos de sus propios egresados y no tendrá acceso a los egresados de otras carreras a menos que la persona manifieste su interés de compartir datos de manera abierta. (Plataforma de gestión interno)

• Hay Departamentos que necesariamente deben tener acceso a información de contacto, como son el caso de Crédito Universitario, la Oficina de Enlace o Dirección de Estudios, el primero por asuntos evidentes de cobranzas y el segundo y tercero por ser los entes administradores, el que internamente también maneja perfiles de acceso adecuados según políticas institucionales.



Políticas de Uso de Información:

• Existirán políticas específicas para el uso y tratamiento de información confidencial o contacto de los egresados la cual responderá a acuerdos bien formalizados respecto de su uso y difusión.

• Todo egresado sabrá exactamente quiénes tendrán acceso a sus datos de contacto y a qué medios de comunicación está suscrito (los que podrá deshabilitar en cualquier momento).



¿Por qué un Sistema Centralizado?• Porque así un prospecto de egresado solamente llenará una ficha de contacto, la que quedará

inmediatamente actualizada desde el SIGA hacia los Departamentos Académicos.SIGA >> Sistema Egresados >> Actualización antes de Titulación >> Datos OK Institucionalmente

• Porque se asegura que a nivel institucional cada uno de los departamentos tendrán acceso al último dato que se gestione de sus egresados. (Acá en la oficina de Enlace tenemos datos de contacto de sus egresados, y probablemente tengamos la versión más actual y usted aún no…, o viceversa).

• Porque evita replicar esfuerzos por N, siendo N la cantidad de departamentos interesados en mantener contacto con egresados… o sea todos los departamentos y evita tener versiones de la información de un egresado.

• Porque sirve para asuntos estratégicos de Planificación Institucional, lo que de manera desagregada dificulta el accionar y la toma de decisiones. (Ejemplo: índices de colocación laboral… y muchos otros que cuesta obtener! ).

• Porque somos una Universidad Técnica, y aún no contamos con un Sistema adecuado para el manejo de información de nuestros egresados.



¿Prohibe esto que existan portales propios para egresados por cada Departamento?

• ¡No, de ninguna manera!.

• Que tengamos un sistema que transversalmente provea de una arquitectura eficiente a la Institución no implica que no se pueda crear una interfaz adecuada para cada departamento (idea de portales), y por tanto el sentimiento de pertenencia a su propio Departamento.

Al igual que en el Paradigma de las capas en programación: Es la capa de presentación la que cambia y no el núcleo. Y por tanto, si en el futuro un egresado quiere ver qué pasa en la USM desde su Iphone… o actualizar sus datos en esta interfaz, ese dato debiera estar en linea inmediatamente…



PROPUESTA DE ENCUENTROS DE EGRESADOS.y…. ¿Qué será de mis compañeros de Carrera?



Encuentros anuales de Ex Alumnos.

• La oficina de Enlace podrá preparar y gestionar reuniones anuales para los egresados de su Departamento el que incluirá:– Distintos programas a elegir (dependiendo de la fecha se pueden

tratar temáticas como: Encuentro Folclórico en Septiembre, Navideño si es a fines de año, Marino si es en Mayo, entre muchas otras que se pueden dar según su elección).

– Recopilación de información estratégica para validación y apoyo en el proceso de Acreditación de los Departamentos Académicos.

– El costo de estas actividades se autofinancia con los montos recaudados de los mismos asistentes.

– En otras palabras, nos encargamos de que estas actividades sean un problema menos por el que preocuparse…



Este es un Proyecto en desarrollo…

• Aquí caben muchas ideas y todos estan invitados a unirse…

• ¿Habrá un costo?, por supuesto, pero de ninguna manera se igualaría a tener N unidades de egresados… con mismos fines y metas y es en realidad mínimo en comparación a los beneficios que como notará se perciben.



¿ES ESTA PROPUESTA DE SU INTERÉS?Formalicemos una reunión para apoyar su trabajo con el Egresado…



Datos de Contacto

[email protected] Oficina de Enlace USM-AEXA

– 032 265 4542– www.exalumnos.utfsm.cl

Propuesta de trabajo conjunto para la gestión de Egresados.

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