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Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Decanato de Administracin y Contadura Coordinacin de Estudios de Postgrado

PROPUESTA DE UN PLAN NICO DE CUENTAS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS

OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA (UNELLEZ) Trabajo Especial de Grado presentado como requisito para optar al Ttulo de Especialista en Contadura, mencin Auditora Autor: Bextalia Lovera C.I: 8.142.712 Tutor: Dra. Marisol Aguirre

Barquisimeto, Abril 2006

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Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado

Decanato de Administracin y Contadura Coordinacin de Estudios de Postgrado

APROBACIN DEL TUTOR En mi carcter de tutor del Trabajo Especial de Grado, titulado: Propuesta de un Plan nico de Cuentas para la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ) presentado por la ciudadana Bextalia Lovera, C.I: 8.142.712. para optar al ttulo de Especialista en Contadura, mencin Auditora, en Convenio UCLA - UNELLEZ considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que se designe. En la ciudad de Barquisimeto, a los 15 das del mes de enero del ao 2006 _________________________

Dra. Marisol Aguirre C.I.N 3.592.592

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INDICE GENERAL pp. CARTA DE APROBACIN DEL TUTOR ii INDICE GENERAL iii LISTA DE CUADROS vii LISTA DE GRFICOS x RESUMEN xii INTRODUCCIN 1 CAPTULOS I EL PROBLEMA 5 Planteamiento del problema 5 Interrogantes de la Investigacin 7 Objetivos de la Investigacin 7 Objetivo General 7 Objetivos Especficos 8 Justificacin de la Investigacin 8 II MARCO TERICO 10 Antecedentes relacionados con la Investigacin 10 Bases Tericas 14 Universidad Ezequiel Zamora (UNELLEZ) 14 Resea Histrica de la UNELLEZ 14 Misin y Objetivos de la UNELLEZ 17 Polticas Generales de la UNELLEZ 19 Estructura Organizativa de la UNELLEZ 20 Soporte Legal de la UNELLEZ 22 Bases Legales en las que se fundamenta el Plan de Cuentas y las Actividades Administrativas y Contables 23 Marco Conceptual del Sistema Contable 27 Objetivos del Control Interno 40 Definicin de Trminos Bsicos 46 III MARCO METODOLGICO 49 Tipo y Diseo de Investigacin 49 Sistema de Variables 51 Poblacin y Muestra 58

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Poblacin 58 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos 59 Validez y Confiabilidad de los Instrumentos 62 Validez 62 Confiabilidad 65 Tcnicas de Anlisis e Interpretacin de los Datos 67 Procedimiento 68 IV PRESENTACIN Y ANLISIS DE RESULTADOS 70 Plan de Cuentas de la UNELLEZ Versus Plan Nacional de Cuentas 70 Niveles de desagregacin de los Grupos de Cuentas 72 Automatizacin de los datos 74 Homogeneidad y Confiabilidad del Plan de Cuentas 76 Provisin de Cdigo nico por Proveedor 77 Identificacin de las Instancias Emisoras de documentos 79 Frecuencia de recepcin en la Unidad de Control Previo 81 Tipos de documentos revisados en la Unidad de Control Previo 82 Normativa a la cual se ajusta el proceso de revisin en la Unidad de Control Previo 84 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad de Control Previo 86 Control del tiempo de procesamiento de la informacin recibida en la Unidad de Control Previo 87 Documentos procesados segn normas de control interno en la Unidad de Control Posterior 89 Registro de Operaciones Financieras asociadas a la Ejecucin Presupuestaria 90 Frecuencia de registro de las Operaciones Financieras en la Unidad de Control Posterior 92 Tipos de Cuentas objeto de seguimiento en la Unidad de Control Posterior 93 Comprobantes de Diario segn tipo de Transacciones 95

Frecuencia de elaboracin de los Comprobantes de Diario en la Unidad de Control Posterior 96

Aplicacin del Principio de Consistencia 98 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad

de Control Posterior 99 Conciliacin, Anlisis de Diferencias y Ajustes 101

Frecuencia de elaboracin de reportes en la Unidad de Sistemas 103 Produccin de los reportes correspondientes en las fechas Programadas 104

Revisin y Ajustes con fines de presentacin de los Estados Financieros 106

5

Registro de las transacciones contables en el mes correspondiente 107 Correcin y Registro de transacciones por errores detectados 109

Existencia de partidas destinadas para la adquisicin de equipos Software y otros elementos requeridos para la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 110 Existencia de partidas destinadas a la capacitacin y entrenamiento delos Recursos Humanos requeridos para la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 112 Disposicin del personal a recibir entrenamiento relacionado con la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 114 Conciencia de los beneficios que significa la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 115 Resumen de los Resultados Obtenidos (Diagnstico) 117 V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 118 Conclusiones 118 Recomendaciones 121 VI PROPUESTA: PLAN NICO DE CUENTAS PARA LA UNELLEZ 123 Presentacin 123 Caractersticas Generales 124 Fundamentacin Terica y Legal 125 Bases Tericas 125

Bases Legales 129 Justificacin 130 Objetivo General 131 Objetivos Especficos 131 Estrategias Metodolgicas 131

Metas 133 Plan Unico de Cuentas 134 Cronograma de Actividades 256

BIBLIOGRAFIA 257

6

ANEXOS 262

A Instrumento aplicado a personal que labora en las Unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ 263 B Matriz de Experto: Guia de Validacin del instrumento aplicado a Ex-Jefes de las Unidades de Control Previo, Control Posterior Sistemas de la UNELLEZ 271

LISTA DE CUADROS

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CUADRO

1 Identificacin y Definicin de las Variables 54 2 Operacionalizacin de las Variables 57 3 Poblacin sujeta a investigacin, discriminada por unidad

administrativa, nmero de sujetos y profesin 59 4 Plan de Cuentas de la UNELLEZ Versus Plan Nacional de Cuentas 70 5 Niveles de desagregacin de los Grupos de Cuentas 73 6 Automatizacin de los datos 74 7 Homogeneidad y Confiabilidad del Plan de Cuentas 76 8 Provisin de Cdigo nico por Proveedor 78 9 Identificacin de las instancias emisoras de documentos 79 10 Frecuencia de recepcin en la Unidad de Control Previo 81

11 Tipos de documentos revisados en la Unidad de Control Previo 82

12 Normativa a la cual se ajusta el proceso de revisin en la

Unidad de Control Previo 84 13 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad

de Control Previo 86

14 Control del tiempo de procesamiento de la informacin recibida en la Unidad de Control Previo 87

15 Documentos procesados segn normas de control interno 89

16 Registro de Operaciones Financieras asociadas a Ejeccucin Presupuestaria 90 17 Frecuencia de registro de las Operaciones Financieras en la Unidad de Control Posterior 92 18 Tipos de cuentas objeto de seguimiento en la Unidad de Control Posterior 93 19 Comprobantes de Diario segn tipo de Transacciones 95

8

20 Frecuencia de elaboracin de los comprobantes de Diario en

la Unidad de Control Posterior 96 21 Aplicacin del Principio de Consistencia 98 22 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en la Unidad de

Control Posterior 99

23 Conciliacin, Anlisis de Diferencias y Ajustes 101 24 Frecuencia de elaboracin de reportes en la Unidad de Sistemas 103 25 Produccin de los reportes correspondientes en las fechas

Programadas 104 26 Revisin y Ajustes con fines de presentacin de los Edos.

Financieros 106 27 Registro de las Transacciones Contables en el mes correspondiente 107 28 Correcin y Registro de Transacciones por errores detectados 109 29 Existencia de partidas destinadas a la logstica requerida para la

puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 110 30 Existencia de partidas destinadas a la capacitacin y entrenamiento de los recursos humanos requeridos para la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 112

31 Disposicin del personal a recibir entrenamiento relacionado con la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 114 32 Conciencia de los beneficios que significa la puesta en prctica de un Plan nico de Cuentas 115 33 Estrategias Metodolgicas para lograr los Objetivos Especficos del

Plan de Cuentas propuesto 132 34 Metas Previstas 133 35 Actividades a desarrollar en relacin con la aplicacin del Plan

nico de Cuentas 256

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LISTA DE GRAFICOS GRAFICO

1 Plan de Cuentas UNELLEZ Versus Plan Nacional 71

2 Niveles de desagregacin de los Grupos de Cuentas 73

10

3 Automatizacin de los datos 75 4 Homogeneidad y Confiabilidad del Plan de Cuentas 76 5 Provisin de Cdigo nico por Proveedor 78 6 Fuentes emisoras de documentos 80 7 Frecuencia de recepcin de documentos en Control Previo 81 8 Tipos de documentos revisados en la U. de Control Previo 83 9 Normativa a la cual se ajusta el proceso de revisin en la

Unidad de Control Previo 85

10 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en Control Previo 86

11 Control del tiempo de procesamiento en Control Previo 88

12 Documentos procesados en la Unidad de Control Posterior 89 13 Registro de Operac. Financ. asociadas a la Ejec. Presup. 91

14 Frecuencia de registro de las op. Financ. en Cont.Posterior 92

15 Tipos de cuentas objeto de seguimiento 94

16 Comprobantes de Diario para Transacc. de igual y dist.

Naturaleza 95

17 Frecuencia de elaboracin de Comprobantes de Diario 97

18 Aplicacin del Principio de Consistencia 98

19 Disponibilidad de Manual de Procedimientos en C. Posterior 100

20 Conciliacin, Anlisis de Diferencias y Ajustes 102

21 Frecuencia de elaboracin de reportes en la U. de Sistemas 103

22 Produccin de reportes segn fechas programadas 105

23 Revisin y Ajustes con fines de present. de los Edos. Financieros 106

24 Registro de Transacciones Contables en el mes

correspondiente 108

11

25 Correcin y Registro de transacciones en el mes que

corresponde 109

26 Disponibilidad para logstica requerida s/aplic.Plan nico de Cuentas 111

27 Disponibilidad para capacitar R.H. s/ Plan nico de Cuentas 113

28 Disposicin a recibir entrenamiento s/Plan nico de Cuentas 114

29 Conciencia de los beneficios de aplic. de un Plan nico de

Cuentas 116

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UNIVERSIDAD CENTRO OCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACIN Y CONTADURA COORDINACIN DE ESTUDIOS DE POSTGRADO ESPECIALIZACIN EN CONTADURIA, MENCIN AUDITORIA PROPUESTA DE UN PLAN NICO DE CUENTAS PARA LA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE LOS LLANOS OCCIDENTALES EZEQUIEL ZAMORA (UNELLEZ)

Autor: Bextalia Lovera Tutor: Marisol Aguirre

Ao: 2005 RESUMEN El tema de la investigacin realizada se ubica en dos importantes reas del conocimiento: el control interno y el sistema contable. La problemtica estudiada se refiere a la identificacin y descripcin del plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ, durante el ao 2004, y al desarrollo de las actividades administrativas y contables ejecutadas en el mismo lapso. Como objetivo general se plante realizar una propuesta sobre la aplicacin de un plan nico de cuentas para la UNELLEZ, con el propsito de contribuir a la optimizacin de las actividades administrativas y contables que se ejecutan en las unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ, la cual ser formalmente presentada a las autoridades de la institucin y al personal tcnico involucrado en la misma. El principal soporte terico en el cual se apoya la investigacin, lo constituye la conceptualizacin del sistesma contable basada en criterios de modernizacin contable adoptada por el Estado Venezolano, a travs del Ministerio de Finanzas. Legalmente, la investigacin se apoya en La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico y en el Reglamento sobre la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional as como en las resoluciones emanadas del Consejo Directivo de la institucin. Metodolgicamente, la investigacin se concibi dentro de la modalidad de proyecto factible, con apoyo en investigacin de campo. Entre las principales conclusiones, producto del anlisis e interpretacin de los datos, se destacan: la necesidad que tiene la institucin de aplicar un plan nico de cuentas que unifique las contabilidad presupuestaria con la contabilidad financiera, la necesidad de disponer de manuales de procedimientos contables en las unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas, con el propsito de generar oportunamente los reportes financieros correspondientes con la calidad y productividad esperada.

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INTRODUCCIN

En las organizaciones, tanto pblicas como privadas, generalmente se ejecuta un

conjunto de actividades que corresponden a la parte administrativa y que se relacionan

entre s desde un punto de vista contable con el propsito de generar informacin que

utiliza la gerencia para tomar decisiones, que tienen que ver con los objetivos

organizacionales.

La organizacin, de carcter pblico, objeto de esta investigacin es la Universidad

Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora (UNELLEZ). La sede

rectoral de la misma se encuentra ubicada en el municipio Barinas, capital del Estado

Barinas, este municipio cuenta con una superficie geogrfica de ochocientos cuarenta y

ocho (848) kilmetros cuadrados y con una poblacin de doscientos cuarenta y siete mil

novecientos cuarenta (247940) habitantes (OCEI,1999), y est ubicado en la Regin de los

Llanos en el centro-suroeste del pas.

La unidad de Servicios Administrativos de la UNELLEZ est conformada por varias

sub-unidades que son: Contabilidad, Compras, Bienes, Agente de Retencin y Tesorera, en

el seno de las mismas se lleva a cabo un conjunto de operaciones administrativas y

contables, que sirven de soporte al proceso de toma de decisiones.

En ese contexto, el propsito que se persigue con la ejecucin de esta investigacin

consiste en contribuir a mejorar el sistema contable de la UNELLEZ, que se ejecuta en la

Unidad de Servicios Administrativos, mediante el diagnstico del plan de cuentas actual y

su influencia en el desarrollo de las actividades administrativo-contable.

En relacin con los aportes de relevancia, que se consideran derivables de la presente

investigacin se cuentan, entre otros, los siguientes:

- Proporcionar a travs del modelo propuesto un plan de cuentas actualizado y en

completa sintona con los requerimientos exigidos por la Oficina Nacional de Presupuesto

(ONAPRE), La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, las

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Resoluciones emanadas del Consejo Directivo de la UNELLEZ y dems instrumentos

formales relacionados con la materia.

- Proporcionar al personal responsable de la Unidad de Servicios Administrativos de la

UNELLEZ, mediante el modelo propuesto, un instrumento que permita realizar el trabajo

de manera ms organizada, al facilitar la interaccin, mejorar las relaciones laborales y

aumentar la motivacin por el trabajo.

- Generar informacin oportuna y adecuada a la gerencia de la UNELLEZ para la toma

de decisiones.

- El plan de cuentas propuesto puede ser til a otras instituciones de Educacin Superior,

que se encuentran en condiciones similares, y que requieran mayor fluidez en la obtencin

de la informacin requerida para la toma de decisiones.

- Contribuir al enriquecimiento del conocimiento en el rea de la contabilidad,

especficamente del sistema contable en el rea de administracin de instituciones de

Educacin Superior.

- Disponibilidad de un soporte terico relacionado con la temtica en estudio.

- La posibilidad de plantearse serias reflexiones sobre la importancia de disponer, en la

prctica, de un plan de cuentas actualizado y en correspondencia con las exigencias del

sector oficial, que facilite el desarrollo armnico de las actividades administrativas y

contables de la UNELLEZ.

En ese orden de ideas, el presente trabajo se ha estructurado en seis (6) captulos, que se

exponen en el orden secuencial siguiente:

Captulo I: denominado El Problema, contiene el planteamiento de la situacin

seleccionada como objeto de estudio, las interrogantes formuladas, los objetivos general y

especficos que surgen de las interrogantes planteadas; y la justificacin de la investigacin.

Captulo II: denominado Marco Terico, comprende bsicamente los fundamentos

tericos en los cuales se apoya la investigacin, confirindole un marco referencial para la

interpretacin adecuada de los resultados obtenidos. Est estructurado en dos (2) partes: en

la primera se presentan los antecedentes relacionados con la investigacin, mediante la

exposicin y anlisis de un conjunto de referencias sobre trabajos desarrollados por varios

autores, que guardan relacin directa e indirecta con la presente investigacin. Y en la

segunda, se presentan las bases legales y tericas en que se fundamenta el plan de cuentas y

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las actividades administrativas y contables de la UNELLEZ, como variables principales

identificadas en esta investigacin.

Captulo III: titulado Marco Metodolgico, comprende los elementos que conforman la

metodologa seleccionada para el desarrollo de la presente investigacin, los cuales se

exponen a travs de un conjunto de contenidos relacionados con: el tipo y diseo de

investigacin seleccionado; el sistema de las variables que se estudian, incluyendo la

identificacin de las mismas, con sus correspondientes definiciones: conceptual y

operacional; la identificacin de la poblacin estudiada; la seleccin de la muestra; aspectos

vinculados a los instrumentos de recoleccin de datos; as como las tcnicas utilizadas en la

determinacin de la validez y confiabilidad de los instrumentos aplicados; el procedimiento

seguido; y las tcnicas de anlisis e interpretacin de los datos.

Captulo IV: titulado Presentacin y Anlisis de Resultados contiene, bsicamente, los

resultados del diagnstico efectuado sobre el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ

durante el ao 2004 y su influencia en el desarrollo de las actividades administrativas y

contables ejecutadas en las Unidades de Control Previo, Control Posterior y Sistemas,

durante el mismo perodo, y la factibilidad de aplicacin de la propuesta de un Plan nico

de Cuentas.

Captulo V: titulado Conclusiones y Recomendaciones contiene, en primera instancia,

un conjunto de conclusiones generadas del estudio como producto de haber retomado el

problema y establecido las relaciones correspondientes con los aportes obtenidos en cada

etapa de la investigacin, sintetizando los resultados y resaltando los aspectos ms

importantes que evidenciaron el logro de los objetivos planteados y la resolucin de las

interrogantes formuladas. Y, en segunda instancia, contiene un conjunto de

recomendaciones las cuales han sido planteadas y sugeridas en funcin de los aportes y

beneficios que se puedan generar de la aplicacin de los resultados propuestos.

Captulo VI: titulado Plan nico de Cuentas para la UNELLEZ, contiene la propuesta

que se presenta a dicha Institucin con el propsito de que, a travs de su aplicacin se

logre optimizar el desarrollo de las actividades administrativas y contables mediante la

homogeneizacin de la Contabilidad Presupuestaria y la Contabilidad Financiera, en un

marco de mayor fluidez, coordinacin y productividad y calidad de resultados.

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CAPITULO I PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Segn el Ministerio de Finanzas (1999), es comn, en los pases en vas de desarrollo,

que se de cierta debilidad en materia de informacin sobre la gestin financiera de los entes

pblicos. Debido a que la misma no est del todo sistematizada, se refleja la ausencia de

informacin apta para la toma de decisiones.

Segn el Ministerio de Finanzas (ob, cit), entre las posibles causas de esta ausencia de

informacin, destaca el hecho que los sistemas contables puestos en prctica han sido

diseados en atencin a las necesidades de los rganos de control, dejando al margen los

requerimientos de la gerencia de disponer informacin pertinente, oportuna y confiable.

Venezuela no escapa a esa problemtica y as lo evidencia la gestin realizada por un

conjunto de organismos de la administracin pblica, entre los que se destaca el Ministerio

de Finanzas, la Contralora General de la Repblica y la Superintendencia Nacional de

Control Interno y Contabilidad Pblica, quienes han evidenciado la necesidad de promover

ciertos cambios en la concepcin de los sistemas de administracin, registro y produccin

de informacin sobre la gestin financiera de los organismos pblicos. En este sentido, han

venido trabajando en la produccin de normas e instrucciones necesarias en materia de

contabilidad, a objeto de centralizar las cuentas de las dependencias oficiales y unificar la

forma de presentacin de los instrumentos contables ante los rganos de control de gestin

pblica.

En el mbito local, especficamente en el municipio Barinas, en el Estado Barinas, la

UNELLEZ no escapa a la problemtica citada. As que, tomando en cuenta un conjunto de

referentes empricos basados en la experiencia de la investigadora como empleada

administrativa adscrita a la Unidad de Control Posterior por espacio de once aos, y

actualmente en el cargo de contador jefe, con injerencia directa en el proceso de generacin

de informacin contable, al indagar sobre la situacin problema detecta un conjunto de

hechos, como los indicados a continuacin:

En el circuito administrativo-contable el personal responsable del sistema financiero

trabaja con un plan de cuentas diferente al que utiliza el personal responsable de la

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contabilidad presupuestaria, lo que refleja falta de uniformidad en el desarrollo de las

actividades; lentitud en la rutina de los procesos; demoras en la salida de algunos pagos;

quejas de algunos proveedores; e incomodidad en el personal por no haber uniformidad en

los procesos. Entre las posibles causas que pudieran generar los hechos anteriores, cabe

sealar las siguientes: cambios frecuentes del personal que ocupa los cargos gerenciales

claves (responsables por la toma de decisiones); falta de entrenamiento del personal en la

ejecucin de actividades orientadas hacia un proceso nico de accin; rotacin de personal

clave hacia otras dependencias, lo que implica entrenar nuevo personal en el puesto que

quedo vacante; falta de un acuerdo por parte de los responsables de las unidades

administrativas que consista en la ejecucin de un plan nico de cuentas.

Los hechos y causas mencionados redundan en la identificacin de una problemtica

que se formula en los siguientes trminos: la falta de ejecucin de un plan nico de cuentas

en la UNELLEZ, por parte de las instancias administrativas responsables del proceso

contable, influye en el desarrollo ptimo de las operaciones administrativas y contables

para dar respuesta satisfactoria a los compromisos contrados por la institucin.

Se estima que de mantenerse la situacin indicada como problema, se pueden generar

consecuencias como las siguientes: que la institucin se mantenga desconectada de la

realidad nacional, en este caso del ente rector que a nivel nacional dicta las pautas en

materia de Administracin Financiera Gubernamental, como lo es la Oficina Nacional de

Contabilidad Pblica (ONCP), de conformidad con lo establecido en la Ley Orgnica de

Administracin Financiera del Sector Pblico. Esta situacin a su vez, puede ocasionar la

imposicin de sanciones por incumplimiento de las normas establecidas por el estado. A

nivel del personal, se puede generar mayor grado de frustracin y desinters por el

desarrollo del trabajo, por estar consciente que la forma en que se viene realizando carece

de criterios de uniformidad, especficamente en el manejo de las cuentas. Desconfianza del

personal en la gerencia de la institucin, al no recibir lineamientos que permitan optimizar

el trabajo, actualizarlo y cumplir oportunamente con los compromisos contrados por la

institucin, con los proveedores y con su personal.

Interrogantes de la Investigacin

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El anlisis de la problemtica planteada conduce a formular un conjunto de

interrogantes, destacndose la primera de ellas como la interrogante principal que obedece

al problema planteado y el resto constituyen interrogantes complementarias:

Cmo influye el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ en el ao 2004 en el

desarrollo de las actividades administrativas y contables?

En qu consiste el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ en el ao 2004?

El plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ en el ao 2004 est en concordancia con

las disposiciones oficiales establecidas por la Ley Orgnica de Administracin Financiera?

Cmo se desarrollan las actividades administrativas y contables en la UNELLEZ?

Es factible aplicar en la UNELLEZ un plan nico de cuentas para contribuir a la

optimizacin de las actividades administrativas y contables?

El diseo de un plan nico de cuentas para la UNELLEZ puede contribuir a optimizar

el desarrollo de las actividades administrativas y contables?

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General:

Elaborar una propuesta sobre un plan nico de cuentas para la UNELLEZ con el

propsito de contribuir a la optimizacin de las operaciones administrativas y contables.

Objetivos Especficos:

1. Identificar el Plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ durante el ao 2004.

2. Verificar si el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ, durante el ao 2004, se

ajusta a las disposiciones oficiales establecidas por la Ley Orgnica de Administracin

Financiera del Sector Pblico

3. Describir las actividades administrativas y contables desarrolladas en la UNELLEZ

durante el ao 2004.

4. Diagnosticar la influencia ejercida por el plan de cuentas aplicado en la UNELLEZ,

durante el ao 2004, en el desarrollo de las actividades administrativas y contables.

5. Determinar la factibilidad de aplicacin de un plan nico de cuentas diseado para la

optimizacin de las actividades administrativas y contables de la UNELLEZ.

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6. Disear un plan nico de cuentas para la optimizacin de las actividades

administrativas y contables de la UNELLEZ.

7. Determinar un cronograma de actividades que conduzcan a la puesta en prctica del

plan de cuentas propuesto.

Justificacin de la Investigacin

Desde un punto de vista prctico, esta investigacin se justifica porque la misma est

orientada a resolver una situacin problema que afecta el trabajo que realiza el equipo de

personas responsables de la ejecucin del proceso contable en las instancias de Control

Previo, Control Posterior y Sistemas de la UNELLEZ, considerando, adems, que la

informacin que se genera de este proceso constituye un insumo bsico para la toma de

decisiones gerenciales.

Por otra parte, los resultados de esta investigacin van a generar un conjunto de

beneficios a la UNELLEZ. En ese sentido, en el mbito interno se prev contribuir a

mejorar la motivacin del equipo de trabajo responsable del proceso contable, porque con

la puesta en prctica de la propuesta de un plan nico de cuentas podrn realizar el trabajo

con mayor armona, productividad y calidad; igualmente, estarn en condiciones de generar

informacin ms precisa, concreta y confiable para la toma de decisiones gerenciales.

Por otra parte, a nivel del mbito externo, los beneficios se reflejaran en el logro de una

atencin ms oportuna a los proveedores lo cual a su vez redundar en el fortalecimiento de

las relaciones comerciales con la institucin; la captacin de nuevos clientes; y el

fortalecimiento de la imagen de la universidad en el entorno, al lograr mayor proyeccin y

credibilidad debido al cumplimiento puntual de los compromisos contrados.

Desde un punto de vista terico, la investigacin se justifica por estar fundamentada en

importantes terias y bases legales que conforman el marco terico, relativas al control

interno, los principios contables y las leyes y reglamentos que rigen la Administracin

Financiera del Sector Pblico Nacional, las cuales permiten confrontar los datos

recolectados y generar conclusiones consistentes con el deber ser.

Desde un punto de vista metodolgico, la investigacin se justifica porque dada su

naturaleza la misma se ajusta a una investigacin de proyecto factible, modalidad apropiada

20

segn Brito (2002), para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de

organizaciones, instituciones o grupos sociales. En ese sentido, se trata de resolver la

problemtica detectada en una institucin universitaria (UNELLEZ), mediante el

cumplimiento de los pasos propios de esta modalidad, como lo son: la formulacin de un

diagnstico sobre el plan de cuentas aplicado en la universidad durante el ao 2004 y sobre

las operaciones administrativo-contables, el estudio de la factibilidad de la propuesta

planteada y el diseo de la misma.

Desde el punto de vista acadmico, la investigacin se justifica porque puede servir de base o fundamento a organizaciones semejantes a la UNELLEZ, las cuales pudieran

orientar su rumbo administrativo considerando el contenido de este trabajo. Igualmente,

pudiera utilizarse para ser extendido a mbitos de carcter general relacionados con el tema

objeto de la investigacin en las distintas universidades nacionales.

CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes de la Investigacin En relacin con la problemtica objeto de la presente investigacin a continuacin se

presentan y se analizan un conjunto de trabajos relacionados directa e indirectamente con la

misma.

Segn Acosta (2000), en trabajo titulado Diseo de un Sistema de Informacin para el

Control de la Gestin Universitaria plantea que la UNELLEZ como organizacin

dinmica, que se mantiene en constante interaccin con su entorno, requiere de la

implementacin de sistemas de informacin que tengan como objeto proporcionar

informacin para la toma de decisiones y solucin de problemas que conlleven a lograr

unidad, coherencia y continuidad de la gestin institucional.

El trabajo de Acosta (ob cit), refleja que en la UNELLEZ existe una necesidad

manifiesta de implantar sistemas de informacin que faciliten la toma de decisiones y la

21

solucin de problemas y el logro de soluciones. A este respecto la problemtica planteada

en esta investigacin guarda relacin con el trabajo de Acosta, en virtud de que en la misma

se detecta falta de uniformidad en el manejo contable de ciertas operaciones, situacin que

adems de generar aumentos en los tiempos de respuesta a los usuarios que demandan los

servicios de la unidad de Administracin, ocasiona demoras en la generacin de la

informacin que requiere la institucin para tomar decisiones.

Segn Abud Consultores Gerenciales C.A (2001), en diagnstico organizacional

realizado en las unidades administrativas de la UNELLEZ, a nivel de resultados, plantea

que existen dificultades en el control de los procesos administrativos y contables; que en

buena medida el trabajo en dichas unidades se desarrolla con base a la experiencia de cada

persona que se desempea, y que trata de cumplir las funciones asignadas con voluntad de

hacer bien las tareas. Aunado a ello, la informacin de las cuentas que se manejan se ha

venido realizando sin apego a la publicacin 23 emanada de la Contralora General de la

Repblica.

En lo expresado por Abud Consultores Gerenciales C.A (ob cit), se detecta que en la

UNELLEZ existen serias dificultades que afectan el desarrollo de las actividades

administrativas y contables. Esta situacin permite corroborar lo expresado en la

problemtica objeto de estudio, por lo que representa un aporte de gran inters y

consideracin para efectos de anlisis, interpretacin, reflexin y generacin de ideas

relacionadas con posibles alternativas de solucin.

Segn el Ministerio de Finanzas (2002), en trabajo titulado Instrucciones para la

Contabilidad de los Organismos del Poder Nacional aplicables al Presupuesto de Gastos

2002 en papel de trabajo sobre las consideraciones para mantener actualizada la

contabilidad y disponer de la informacin generada en las dependencias administrativas

establece lo siguiente:

El registro en la contabilidad patrimonial de las transacciones presupuestarias debe efectuarse en los modelos de asientos incorporados en la base de datos del SIGECOF, con afectacin de las cuentas y subcuentas prescritas en el catlogo de cuentas del sistema de Contabilidad aplicable a los organismos del Sector Pblico (p.2)

22

Las consideraciones expuestas por el Ministerio de Finanzas (ob cit), prcticamente dejan por sentado una lnea de accin claramente definida en cuanto al registro de las

operaciones contables, en los organismos que conforman la administracin pblica

nacional. En ese sentido, la UNELLEZ como institucin del sector pblico nacional, debe

acogerse a esas instrucciones en el proceso de rendicin de cuentas a los organismos

contralores del nivel central, sobre el uso de los recursos recibidos en el desarrollo de sus

actividades internas y externas. Por lo tanto, las instrucciones emanadas por los organismos

contralores de la repblica constituyen un aporte fundamental para la presente

investigacin, en virtud que en la misma se plantea la ausencia de un plan de cuentas en

sintona con los lineamientos oficiales, y la revisin y adopcin de los mismos formar

parte de la propuesta que se haga como alternativa de solucin.

En el plano internacional, es importante destacar los esfuerzos realizados por un

importante grupo de pases europeos por lograr un plan contable o plan nico de cuentas de

carcter internacional. En ese sentido, segn la Enciclopedia de Direccin y Administracin

de la Empresa (1986), en un breve recorrido histrico, hace referencia al Plan de Cuentas

de Schmalembach, economista alemn y profesor de la Universidad de Colonia, publicado

en 1927. Este plan se constituy en el primero que persegua captar el proceso de

circulacin de valores en la empresa, tuvo mucha difusin en la Alemania de la poca, y

cal hondamente no solo en Alemania sino en otros pases europeos. Posteriormente, sobre

la base del trabajo de Schmalembach, en 1937 Alemania public un plan de cuentas

conocido como Plan Goering, de aplicacin obligatoria en la industria y el comercio. Con

esta medida, el Estado trat de establecer un control eficaz sobre la economa alemana, que

en aquel entonces se encontraba en trance de preparacin para la guerra. En Europa El Plan

Goering tuvo vigencia hasta finales de la Segunda Guerra Mundial.

Durante los ltimos aos de la dcada de los cuarenta, numerosos pases de Europa

tomaron la idea del plan de cuentas, bajo la concepcin filosfica de ser el instrumento

ideal de la normalizacin contable, ya que gracias a l se podra conseguir que la

informacin contable de las empresas se formulara con el requisito de la comparabilidad.

Sobre esta base, se fundamentaron las medidas tomadas por Francia, Noruega, Suecia, la

Repblica Federal de Alemania, Blgica, y aos despus Espaa, Portugal, Grecia, y otros.

23

Segn La Enciclopedia de Direccin y Administracin de la Empresa (ob cit), en

Francia se sucedieron cronolgicamente tres Planes de Cuentas, de influencia bien notoria

en varios pases europeos. El primero aprobado el 18 de septiembre de 1947, el segundo

aprobado el 11 de mayo de 1957 y el tercero aprobado el 27 de abril de 1982. Este ltimo

constituy el plan revisado que comenz a aplicarse el primero de enero de 1984, con la

revisin se persiguieron varios objetivos, entre ellos actualizar el texto de 1957, incluyendo

el progreso contable y la adaptacin a las disposiciones de la IV Directriz de la Comunidad

Econmica Europea.

El citado plan tuvo un alto nivel de aceptacin y de aplicacin en prcticamente todas la

empresas del pas y en numerosas oficinas del sector pblico, lo que dio lugar a que la

normalizacin contable francesa ocupara un lugar destacado a nivel mundial, al cumplir

con eficacia la doble finalidad microeconmica y macroeconmica que tiene atribuida.

Luego del esfuerzo de normalizacin nacional, el intento fue a nivel internacional por

medio de un plan supranacional. En este intento, se destaca el profesor francs Anthonioz,

autor del plan internacional aprobado en las Jornadas Internacionales, celebradas en Pars,

en junio de 1953.

El problema que afect la puesta en prctica del plan de normalizacin de corte

internacional fue el empleo, en la mayora de los pases, de muy diversas terminologas,

estructuras, principios o convenciones. Situacin que, segn la Enciclopedia de Direccin y

Administracin de la Empresa (ob cit), es factible de resolver mediante la aproximacin de

las legislaciones y la prcticas nacionales a travs de medidas y acuerdos armonizadores, en

lugar de emplear textos supranacionales cuya aplicacin puede resultar, por una serie de

razones, extremadamente dificultosa en muchos pases.

Finalmente, producto del anlisis efectuado al aporte de la Enciclopedia de Direccin y

Administracin de la Empresa, se destaca que el mismo constituye un antecedente que

guarda estrecha relacin con la temtica objeto de esta investigacin y que la normalizacin

contable es un proceso de gran importancia, que ha sido objeto de investigacin en el plano

internacional por renombrados y destacados especialistas, con evidencias de reconocida

aplicacin en importantes pases europeos.

24

Bases Tericas

Se da inicio a este tpico con la descripcin de la UNELLEZ, por ser la institucin en el

seno de la cual se lleva a cabo la investigacin. En razn de ello, se presenta una resea

histrica sobre la misma, su misin, objetivos, polticas generales, estructura organizativa, y

soporte legal. Posteriormente, se exponen los principios tericos que sirven de soporte a las

dos variables identificadas en esta investigacin como lo son el plan de cuentas y las

operaciones administrativo-contable, y que corresponden a la teora contable y al control

interno.

Universidad Ezequiel Zamora (UNELLEZ)

Resea Histrica de la UNELLEZ

Segn Gmez (1978), la Universidad Nacional Experimental de los Llanos

Occidentales Ezequiel Zamora, surge como producto de una serie de situaciones

concatenadas que comienzan a darse en la dcada del 70, cuando el pas empieza a

experimentar una extraordinaria expansin de la matrcula estudiantil a nivel del subsistema

de educacin superior, ocasionado por la masificacin de la educacin, en los niveles de

primaria y secundaria.

La situacin anterior indujo al gobierno nacional a crear nuevas instituciones de

educacin superior, con la intencin de dar acogida a estos nuevos estudiantes. Sin

embargo, este boom no lleg a la regin de los Llanos Occidentales, generando la

emigracin de sus bachilleres hacia otras regiones, en busca de un nivel universitario. Una

vez graduados, pocos de ellos regresaban para incorporarse al desarrollo de su regin,

ocasionando escaso apoyo a la productividad agrcola y un bajo nivel acadmico de la

poblacin.

A la situacin expuesta se unan otros elementos, tales como las caractersticas propias

de la regin de los Llanos Occidentales y su influencia en la produccin nacional a travs

de la generacin de importantes rubros agrcolas (cereales, oleaginosas, algodn y ganado).

Estos factores se convirtieron en un argumento evidente para que los niveles de decisin del

25

sector oficial y la comunidad involucrada percibieran como una necesidad urgente la

creacin de un centro universitario dedicado preferentemente al sector rural. Finalmente, el

gobierno nacional, por recomendaciones del Consejo Nacional de Universidades (CNU),

design una comisin organizadora para la creacin de la Universidad Nacional

Experimental de los Llanos Occidentales, al considerar que esta regin reuna una serie de

posibilidades para proyectos educativos del nivel superior, en funcin del desarrollo

econmico y social del pas.

La misin de dicha comisin consisti en adelantar los estudios de factibilidad,

organizacin, funcionamiento y el plan de desarrollo de la institucin proyectada. Una vez

realizados los estudios hizo entrega del informe correspondiente, en fecha 10 de abril de

1975, por intermedio del CNU al Ejecutivo Nacional, en el cual recomienda su creacin.

Hecho que se convierte en realidad por medio del decreto presidencial N 1178, de fecha

07 de octubre de 1975, y por rgano de la Ley de Universidades en su artculo dcimo.

Oficialmente se crea la Universidad Nacional Experimental de los Llanos Ezequiel

Zamora, con sede en los estados: Apure, Barinas, Cojedes y Portuguesa; cuyo fin segn

Gmez (ob cit), comprende el ensayo de nuevas orientaciones y estructura, con autonoma

dentro de las condiciones especiales requeridas por experimentacin educativa y

fundamentalmente dirigidas a facilitar los conocimientos, las tcnicas y las prcticas para

un desarrollo agrcola de la regin, con mayores niveles de produccin, productividad y

bienestar econmico para sus habitantes.

Posteriormente, el 4 de diciembre de 1975 el Ejecutivo Nacional, segn Resolucin N

414, por intermedio del Ministro de Educacin procede a designar las primeras autoridades

de la universidad, recayendo tal responsabilidad en las siguientes personas: Dr. Felipe

Gmez Alvarez, Rector; Ing. Humberto Jimnez Gonzlez e Ing. Rafael Tineo Gamboa,

como Vice-Rectores; Ing. Pedro Jos Urriola, Eco. Martn Ramrez Blanco y Eco. Juan

Rivera Galvis, como Vice-Rectores de rea.

Con la designacin de las autoridades, se emprendi de inmediato la difcil tarea de

llevar a la prctica los planteamientos vertidos por la Comisin Organizadora en su

informe, empezando con la contratacin de personal especializado para el diseo de la

planta fsica y de los programas acadmicos propuestos.

26

La filosofa, objetivos, polticas y caractersticas generales de la nueva universidad

quedaron definidos en el reglamento de creacin de la UNELLEZ, el cual fue decretado por

el Ejecutivo Nacional el 19 de mayo de 1977 y publicado en Gaceta Oficial Extraordinaria

N 2042 en el mes de mayo del mismo ao.

Segn publicaciones de la UNELLEZ (1983), en el mes de abril de 1977 en la ciudad

de Barinas se inician las actividades acadmicas con una inscripcin de quinientos un (501)

estudiantes en el Programa Complementacin, constituyendo la primera cohorte de ingreso

a la universidad; ao y medio ms tarde, en julio de 1978 se inicia el cuarto semestre en el

ciclo superior en los Vicerrectorados de Produccin Agrcola en Guanare, Infraestructura y

Procesos Industriales en San Carlos, Planificacin y Desarrollo Social en Barinas, y

Planificacin y Desarrollo Regional en San Fernando de Apure.

En el mes de mayo de 1982, egresa la primera promocin de profesionales de la

UNELLEZ, convalidndose as la actividad docente y promocionndose la investigacin, la

extensin y la cultura a fin de reafirmar los objetivos en el fiel cumplimiento de las

polticas definidas teniendo como norte el servicio a la comunidad.

De conformidad con el principio democrtico contenido en la Constitucin Nacional, y

por decreto presidencial N 2847 del 12 de marzo de 1993, se faculta a los miembros de la

comunidad de la UNELLEZ para que elijan a las autoridades universitarias por ejercicio del

voto, constituyndose en ese momento, en el acto ms significativo y democrtico hacia la

autonoma universitaria en los dieciocho aos de vida acadmica que a la fecha cumpliera

la UNELLEZ.

En cumplimiento del citado decreto, en junio del mismo ao, la comunidad universitaria

realiz sus primeras elecciones, tal como lo establece el reglamento, resultando electos

como autoridades los siguientes profesores: Lic. Clemente Quintero Rector; Lic. Jess

Merchn Snchez Secretario; Prof. Vctor Zambrano Vice-Rector de Servicios; Prof. Osmar

Buitrago, Ing. Simn Bravo, Ing. Antonio Lpez Mendibelson y Lic. Pedro Loreto Vice-

Rectores de rea en los estados Barinas, Cojedes, Portuguesa y Apure; adems, se eligieron

los jefes de programa en cada uno de los vice-rectorados y los representantes al co-

gobierno universitario. Los representantes de las jefaturas de subprogramas fueron

designados posteriormente por el rector electo, mediante seleccin de ternas presentadas

por los jefes de programa.

27

Misin y Objetivos de la UNELLEZ

Segn el artculo 2 comprendido en el Reglamento de la UNELLEZ aprobado por la

Presidencia de la Repblica (1993), la misin de la misma, est definida en los siguientes

trminos:

La Universidad Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora, es una institucin de educacin superior constituida fundamentalmente por una comunidad de intereses espirituales que rene a profesores y estudiantes en la bsqueda de la verdad y el afianzamiento de los valores transcendentales del hombre. Orientada a la realizacin de la funcin rectora de la educacin, la cultura y la ciencia, mediante actividades de docencia, investigacin y extensin puestas al servicio de la comunidad y destinadas a promover los recursos humanos que en el campo cientfico, tecnolgico y humanstico, se requieran para el desarrollo integral de la regin y del pas, enmarcados dentro de un espritu de democracia, de justicia social y de solidaridad humana y abierto a todas las corrientes del pensamiento universal. En relacin con los objetivos de la UNELLEZ, en dicho reglamento se contemplan los

siguientes:

- Desarrollar y dirigir programas que conduzcan a la formacin de un profesional suficientemente calificado, a nivel tcnico para la productividad y a nivel superior para la investigacin, docencia, extensin y planificacin. - Contribuir eficientemente al desarrollo nacional mediante el aprovechamiento racional y productivo de los recursos humanos y naturales de la regin. - Encaminar sus acciones a la satisfaccin de las necesidades de la regin, en especial del sector agropecuario. - Estimular el talento y la inventiva, a fin de alcanzar una tecnologa agropecuaria propia que congenie los logros tecnolgicos alcanzados con los requerimientos de nuestras condiciones y posibilidades econmicas y sociales. - Lograr, mediante la asesora y planificacin oportuna, la optimizacin oportuna de los recursos en la ejecucin de las metas programadas. - Realizar estudios y cooperar en programas de investigacin cientfica y tecnolgica, especialmente en los relacionados con la problemtica regional. - Estudiar, promover y desarrollar programas de experimentacin en las ramas de su competencia y divulgar los resultados obtenidos. - Divulgar los propsitos de la universidad y garantizar la evaluacin sistemtica de su actividad, as como de los resultados correspondientes conforme al carcter experimental de la misma. - Participar activamente con sus experiencias en los programas y proyectos que realicen los organismos pblicos y privados con miras al desarrollo integral de la regin. - Propender a que la accin de la universidad sea estmulo de la dinmica nacional, para contribuir a la solucin de los problemas, la formacin de los recursos humanos requeridos, y la optimizacin de stos en base a un sistema funcional y operativo.

28

- Prestar asesora a los sectores productivos en la ejecucin de programas especficos para la utilizacin racional de los recursos del pas y especialmente los de la regin. - Preservar y enriquecer el patrimonio cultural del pas, fundamentalmente el de la regin, con miras a consolidar los valores espirituales y la capacidad creativa y razonadora del hombre. Polticas Generales de la UNELLEZ En 1991, la UNELLEZ con el fin de orientar de manera global el trabajo en las

reas de docencia, investigacin, extensin y postgrado, para dar cumplimiento a

los objetivos establecidos en su Reglamento de Creacin; y, a su vez, desarrollar

polticas y estrategias ms especficas en cada una de las reas ya sealadas,

formul un conjunto de polticas generales las cuales se encuentran registradas en

el documento Polticas/Estrategias 91, y que a continuacin se citan:

- Desarrollo de una tecnologa agropecuaria apropiada a la regin. Poltica

cuyo propsito consiste en lograr el desarrollo de una tecnologa agropecuaria

propia, que comprenda desde la produccin en el campo hasta la industrializacin

y la comercializacin, a fin de armonizar los logros tecnolgicos con los

requerimientos econmicos, culturales y ecolgicos de la regin.

- Formacin y promocin del recurso humano para el desarrollo integral de la

regin. Poltica referida a la formacin del recurso humano, a nivel profesional y

tcnico para la productividad, y a nivel de postgrado para la docencia la

investigacin y la planificacin, que contribuyan al desarrollo integral que demanda

la regin.

- Aprovechamiento racional del recurso humano y natural de la regin para el

desarrollo integral de la misma. Esta poltica tiene como objeto contribuir a la

capacitacin y mejor uso del recurso humano y natural de la regin, mediante la

promocin del individuo y la comunidad. A travs del impulso de la difusin y

adopcin de tecnologa, conocimientos, valores y actitudes que conduzcan a un

desarrollo integral de la regin.

- Preservacin y enriquecimiento del patrimonio cultural de la regin. Esta

poltica tiene como fin propiciar el enriquecimiento del nivel cultural de la poblacin

regional y la preservacin e incremento de la identidad y acervo cultural de la

regin.

29

- Evaluacin y mejoramiento contino. Esta poltica tiene como propsito la

creacin de un ambiente propicio en la institucin que permita realizar en forma

permanente una evaluacin sistemtica de su actividad, con miras a mejorar el

nivel de eficiencia de su gestin, y adecuarlo a la dinmica regional. Ello no es

ms que crear una cultura de evaluacin que permita dar cabal cumplimiento al

artculo 10 de la Ley de universidades.

Estructura Organizativa de la UNELLEZ La estructura organizativa de la UNELLEZ segn Gmez (1978), se

caracteriza por ser de tipo funcional, con responsabilidades y campos de accin

muy bien definidos y delimitados, lo cual evita la interferencia de otros organismos

y la evasin de acciones a cumplir; dando lugar a una rpida ejecucin y a una

clara determinacin de responsabilidades a los distintos niveles organizacionales,

tanto acadmicos como administrativos.

En ese sentido se diferencian cuatro niveles de gestin, los cuales se

identifican a continuacin:

Nivel de poltica general: el cual corresponde a la instancia del Consejo

Superior, encargada de indicar la poltica general a seguir por la institucin,

conocer de sus planes anuales y evaluar la labor realizada por el equipo

universitario. Est integrado por doce miembros, de los cuales nueve representan

a las distintas esferas del pas y tres pertenecen a la universidad, siendo presidido

por el Rector.

Nivel directivo-ejecutivo: en el cual se ubican dos instancias, una corresponde

al Consejo Directivo, el cual constituye la mxima autoridad directiva de la

institucin, est constituido por el Rector, los Vice-rectores de rea, un

representante de los profesores, un delegado estudiantil y un representante de los

egresados. Sus funciones son netamente de carcter directivo, orientadas a

estudiar, legislar y decidir sobre la buena marcha de la institucin. La ejecucin de

las decisiones aprobadas por esta instancia, son de su absoluta responsabilidad.

30

Y la otra corresponde al rectorado, bajo la responsabilidad del rector, quien es la

mxima autoridad ejecutiva de la universidad.

Al Rector dentro de sus funciones le corresponde: el ejercicio de las

presidencias del Consejo Superior y del Consejo Directivo; llevar a dichos

organismos las proposiciones y planes que requieran su aprobacin; recibir cuenta

de los vice-rectores; y tomar las decisiones que considere necesarias para cumplir

los acuerdos y resoluciones del Consejo Directivo. Cuenta con el apoyo tcnico de

diversas oficinas asesoras.

Nivel operativo-ejecutor: al cual corresponden los Vice-rectorados, los

programas acadmicos y las unidades administrativas.

Los Vice-rectores son los asistentes inmediatos del rector para el cumplimiento

de las funciones universitarias de las respectivas reas. De esa manera, la base

de la estructura ejecutora de la UNELLEZ est constituida por cuatro Vice-

rectorados acadmicos y uno administrativo, que corresponde al Vice-rectorado de

Servicios, cuya misin consiste en coordinar y controlar la gestin administrativa

de la Institucin, manteniendo estrecha vinculacin con el resto de los Vice-

rectorados.

Los programas, constituyen la unidad organizativa bsica donde se coordina y

desarrollan las actividades de docencia (formal y no formal), investigacin y

extensin. Los programas se dividen, para su funcionamiento, en sub-programas,

stos a su vez en proyectos, y stos ltimos es sub-proyectos, donde se realizan

labores de tipo individual.

La unidades administrativas comprenden las distintas dependencias en las

cuales se desarrolla la gestin administrativa de la universidad, cada una de ellas

cuenta con un jefe o responsable de dirigir las operaciones pertinentes en materia

administrativa. La actividad administrativa es concebida como un apoyo a la

actividad acadmica.

Nivel de asesora: instancia de gestin que se encarga de realizar los estudios

tcnicos que son requeridos por la institucin, a nivel de dos instancias:

Correspondiendo la primera instancia a nivel del rector bajo la responsabilidad

de las unidades de: Contralora, Desarrollo Espacial, Asesora Legal, Recursos

31

Humanos, Secretara Ejecutiva del Rectorado, Programa Cultura, Secretara

Ejecutiva de Investigacin, Secretara Ejecutiva de Extensin, Secretara Ejecutiva

de Postgrado, Relaciones Pblicas, Planificacin Presupuestaria y Evaluacin

Institucional.

Y la otra instancia corresponde a las comisiones asesoras, que son

organismos de apoyo a los vice-rectorados, por cuyo rgano se toman decisiones

y se formulan recomendaciones que luego se presentan al consejo acadmico

para su estudio y decisin.

Las mismas estn integradas por el jefe del programa acadmico, quien la

preside, los jefes de los sub-programas, un representante profesoral, un

representante estudiantil, y un representante de los egresados y sus respectivos

suplentes. Como invitados permanentes figuran los coordinadores de

investigacin, de extensin y de postgrado.

Soporte Legal de la UNELLEZ

Las bases legales que rigen el funcionamiento de la UNELLEZ estn

comprendidas en los decretos oficiales de su creacin y aprobacin del

reglamento de funcionamiento y en los reglamentos internos aprobados por el

Consejo Directivo de la misma, tal como se citan a continuacin:

- El Decreto Presidencial N 1178, de fecha 7 de octubre de 1975, por medio

del cual se decret su creacin.

- El 12 de marzo de 1993 por Decreto Presidencial N 2847, publicado en Gaceta

Oficial N 4541 de fecha: 16-03-93, se aprob el reglamento de la UNELLEZ relativo a la

normativa sobre su organizacin y funcionamiento. El cual, posteriormente, fue sujeto de

una reforma parcial, aprobada segn Decreto Presidencial N 2.884 de fecha: 5-4-1993,

publicado en Gaceta Oficial N 35.198 de fecha: 27-4-1993.

- En fecha 19-05-1981 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, en sesin extraordinaria,

aprob el Reglamento de los Miembros del Personal Acadmico de la Universidad

Nacional Experimental de los Llanos Occidentales Ezequiel Zamora, con el propsito de

normar las actividades docentes, de investigacin y de extensin de su personal docente.

32

- En fecha 21-11-1984 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, en sesin ordinaria

aprob el Reglamento para la Seleccin e Ingreso del Personal Acadmico de la

UNELLEZ.

- En fecha 30-09-83 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, en sesin ordinaria,

aprob el Reglamento Acadmico que norma el funcionamiento de los programas,

subprogramas, proyectos y sub-proyectos.

- En fecha 30-05-1994 el Consejo Directivo, en sesin ordinaria, aprob el Reglamento

de la Comisin Asesora de los Programas Acadmicos, segn consta en Acta N 435,

Ordinaria, Punto 76.

- En fecha 11-12-1991 el Consejo Directivo de la UNELLEZ, aprob el

Reglamento de Investigacin, segn Resolucin N CD-91-1251, Acta N 378

Ordinaria, Punto N 67, el cual fue derogado por el nuevo reglamento aprobado

por el Consejo Directivo de fecha: 4-10-1994, en sesin extraordinaria, Acta N

349.

- En el mes de julio de 1988, y en el mes de febrero de 1993 el Consejo Directivo de la

UNELLEZ aprob el Reglamento de Extensin, el cual fue derogado por el nuevo

reglamento aprobado por Consejo Directivo, en fecha 25-10-1994, en sesin extraordinaria,

Acta N 441, el cual actualmente est vigente.

Bases Legales en las que se fundamenta el Plan de Cuentas y las Actividades

Administrativas y Contables

Desde un punto de vista legal el Plan de Cuentas y las Actividades Administrativas y

Contables, variables identificadas en esta investigacin, se fundamentan en la Ley Orgnica

de la Administracin Financiera, en su Reglamento Parcial N 4 y en el Reglamento sobre

la Organizacin del Control Interno en la Administracin Pblica Nacional.

A continuacin se presenta un extracto de la Ley Orgnica de la Administracin

Financiera del Sector Pblico, tomado de la Gaceta Oficial N 37.606, de fecha 09 de enero

de 2003.

Titulo V

33

Del Sistema de Contabilidad Pblica

Artculo 121.- El Sistema de Contabilidad Pblica comprende el conjunto de principios,

rganos, normas y procedimientos tcnicos que permiten valorar, procesar y exponerlos

hechos econmico financieros que afecten o pueden llegar a afectar el patrimonio de la

Repblica o de sus entes descentralizados.

Artculo 122.- El Sistema de Contabilidad Pblica tendr por objeto:

1. El registro sistemtico de todas las transacciones que afecten la situacin econmico

financiero de la Repblica y de sus entes descentralizados funcionalmente.

2. Producir los estados financieros bsicos de un sistema contable que muestren los

activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos de los entes pblicos sometido al

sistema.

3. Producir informacin financiera necesaria para la toma de decisiones por parte de

los responsables de la gestin financiera pblica y para los terceros interesados en la

misma.

4. Presentar la informacin contable, los estados financieros y la respectiva

documentacin de apoyo, ordenados de tal forma que facilite el ejercicio del control

y la auditoria interna o externa.

5. Suministrar la informacin necesaria para la formacin de las cuentas nacionales.

Artculo 123.- El Sistema de Contabilidad Pblica ser nico, integrado, y aplicable a

todos los rganos de la Repblica y sus entes descentralizados funcionalmente; estar

fundamentado en las normas generales de contabilidad dictadas por la Contralora General

de la Repblica y en los dems principios de contabilidad de general aceptacin vlidos

para el sector pblico.

La contabilidad se llevar en los libros, registros y con la metodologa que prescriba la

Oficina Nacional de Contabilidad Pblica y estar orientada a determinar los costos de la

produccin pblica.

34

Artculo 124.- El Sistema de Contabilidad Pblica podr estar soportado en medios

informticos. El reglamento de esta ley establecer los requisitos de integracin, seguridad

y control del sistema.

Artculo 132.- El sistema de control interno de cada organismo ser integral e

integrado, abarcar los aspectos presupuestarios econmicos, financiero, patrimoniales,

normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y proyectos, y estar

fundado en criterios de economa, eficiencia y eficacia.

A continuacin se presenta un extracto del Reglamento sobre la Organizacin del

Control Interno en la Administracin Pblica Nacional, especficamente los artculos 3, 6 y

7 del Decreto N 2.621 de fecha 23 de septiembre de 2003, publicados en la Gaceta Oficial

N 37.783 de fecha 25 de septiembre de 2003:

Concepcin Integral e Integrada del Sistema de Control Interno

Artculo 3. El sistema de control interno comprende el plan de organizacin, las

polticas y normas as como los mtodos y procedimientos adoptados para la autorizacin,

procesamiento, clasificacin, registro, verificacin, evaluacin, seguridad y proteccin de

los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, incorporados en los procesos

administrativos y operativos para alcanzar los objetivos generales del organismo o entidad.

El sistema de control interno abarcar los aspectos presupuestarios, econmicos,

financieros, patrimoniales, normativos y de gestin, as como la evaluacin de programas y

proyectos y estar fundado en criterios de eficacia, eficiencia y economa.

Control Interno Previo, Alcance y Obligatoriedad de su Ejercicio

Artculo 6. El control interno previo comprende los procedimientos operativos y

administrativos incorporados en el plan de organizacin, en los reglamentos y manuales de

cada ente u organismo que deben ser aplicados por los administradores, antes de la

adquisicin de bienes y servicios o a la celebracin de otros contratos que impliquen

compromisos financieros para la Repblica, con el fin de verificar el cumplimiento de las

35

normas que regulan tales actos, los hechos que los respaldan, la conveniencia y oportunidad

de su ejecucin.

El control previo de los compromisos y rdenes de pago para la ejecucin del

presupuesto estar efectiva y explicitamente incorporado en los procesos administrativos, la

verificacin y observancia de los requisitos legales de dicho control corresponde a los

propios administradores.

Control Interno Posterior, Alcance y Obligatoriedad de su Ejercicio

Artculo 7. El control interno posterior comprende los procedimientos de control

incorporados en el plan de organizacin y en los reglamentos, manuales y procedimientos

administrativos de cada entidad para ser aplicados por los responsables superiores sobre los

resultados de las operaciones bajo su directa competencia.

A continuacin se presentan los contenidos de los artculos 14, 18 y 20 del Reglamento

Parcial N 4 de la Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico, sobre

el Sistema de Contabilidad Pblica.

Artculo 14.- El acceso a los recursos de cualquier naturaleza as como a los registros

contables en el sistema, debe estar limitado a las personas debidamente autorizadas. La

responsabilidad sobre la custodia y la utilizacin de los recursos as como el control

contable de los mismos, sern definidos de conformidad con la normativa interna del

rgano.

Artculo 18.- Las transacciones de carcter financiero y las de los dems hechos

econmicos que afecten o puedan llegar a afectar el patrimonio pblico, deben estar

suficientemente documentadas. Los documentos deben contener informacin completa y

exacta de tales transacciones, de acuerdo como fueron incorporadas al sistema y ser

archivados de manera tal que estn disponibles para su examen y permitan el seguimiento

de las referidas operaciones.

36

Artculo 20.- Cada transaccin ejecutada en la administracin pblica estar justificada

por comprobantes y documentos, los cuales sern identificados mediante un nmero de

expediente con indicacin de los ejecutores responsables y el proceso especfico que le di

origen, con el objeto de facilitar el ejercicio del control y la auditora interna y externa.

Marco Conceptual del Sistema Contable

La presentacin de este marco conceptual consiste en la definicin de los fundamentos

de la modernizacin financiera, adelantado por el Ministerio de Finanzas (1999), mediante

el Sistema Integrado de Gestin y Control de las Finanzas Pblicas (SIGECOF),

especficamente en el Sistema de Contabilidad aplicable a los Organismos del Poder

Nacional cuya responsabilidad est orientada a programar, disear y efectuar las acciones

tendentes a alcanzar ese objetivo, en el marco de la normativa vigente. Es importante

destacar que la UNELLEZ como ente del sector pblico debe integrarse a este sistema,

sistematizando el desarrollo de sus operaciones administrativas y contables.

Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), el sistema de contabilidad har posible

consolidar y registrar la informacin de manera oportuna y confiable para el conocimiento

apropiado de la gestin administrativa y la situacin financiera del sector pblico, requerida

para la toma de decisiones y para las finanzas pblicas por parte de los funcionarios

responsables y para ser analizada por terceras personas interesadas.

En ese orden de ideas, a continuacin se presenta la conceptualizacin del sistema

contable, mediante un extracto textual relativo al significado de los siguientes aspectos: La

Administracin Financiera Gubernamental, los Objetivos de la Administracin Financiera

Gubernamental, Los Sistemas Integrados de Administracin Financiera, La Contabilidad

del Estado, las Convenciones aplicadas en el Diseo del Sistema Contable, los Requisitos

de la Contabilidad para operar como Sistema Integrado de Informacin, los Principios y

Requisitos Contables que satisface el Sistema y la Estructura del Plan de Cuentas.

La Administracin Financiera Gubernamental

37

La Administracin Finanaciera segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), comprende el

conjunto de elementos administrativos de las organizaciones pblicas que hacen posible la

captacin de recursos y su aplicacin en el logro de los objetivos y metas del Estado en la

forma ms satisfactoria posible.

Los elementos administrativos comprenden las unidades organizativas, los recursos y

los sistemas y procedimientos administrativos que participan en las operaciones de

programacin, gestin y control requeridas para captar y colocar los recursos pblicos en la

forma sealada.

En cuanto a las unidades administrativas del sector pblico, corresponden a las

unidades responsables de programar y evaluar el presupuesto, de operar el sistema de

recaudacin tributaria, de gestionar las operaciones de crdito pblico, de programar la

ejecucin de los presupuestos, de administrar el Tesoro y de contabilizar, tanto fsica como

financieramente, las transacciones relacionadas con la captacin y colocacin de los fondos

pblicos.

Objetivos de la Administracin Financiera Gubernamental

La modernizacin de la Administracin Financiera del sector oficial segn el Ministerio

de Finanzas (ob cit) pretende alcanzar los siguientes objetivos:

Realizar la gestin de los recursos pblicos de tal forma que permita asegurar el

cumplimiento de los objetivos de la poltica fiscal en particular y de la poltica

econmica en general.

Generar informacin oportuna y confiable para la toma de decisiones por parte

de los responsables de la gestin poltica y administrativa.

Asegurar la absoluta transparencia de las cuentas pblicas.

Interrelacionar los sistemas de administracin financiera gubernamental

integrada con los de control interno y externo, a fin de incrementar la eficacia de

estos.

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Posibilitar la implantacin de un sistema mediante el cual los funcionarios que

administren recursos pblicos deban rendir cuentas por el uso econmico,

eficiente y eficaz de los mismos.

Los Sistemas integrados de Administracin Financiera

Su objetivo segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), consiste en producir informacin

para la toma de decisiones por los diferentes niveles gerenciales de las organizaciones, esto

es, estratgicos, tcticos u operativos.

El anlisis de sistemas consiste en una metodologa del conocimiento cientfico que

permite estudiar un sistema mediante su descomposicin en sus elementos componentes:

entradas, proceso, almacenamiento, y salidas. Independientemente de la complejidad del

tipo de sistema, los elementos bsicos son funcional y operacionalmente los mismos.

Al momento de disear el sistema de informacin, el primer paso a dar consiste en

identificar los requerimientos de los centros de decisin de la organizacin, a objeto de

establecer las salidas y luego identificar los datos de entrada y el procesamiento necesario

para obtener esas salidas. Al ser identificados los componentes, es necesario

interrelacionarlos de la forma ms eficiente posible.

El procesamiento consiste en transformar el conjunto de datos de entrada en

informacin de salida y almacenar datos para su uso posterior. El proceso puede ser manual

o automatizado.

La Contabilidad del Estado

Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit) esta contabilidad se define como el conjunto de

principios, normas y procedimientos tcnicos que hacen posible el registro sistemtico de

los hechos econmicos de las organizaciones, con el fin de satisfacer la necesidad de

informacin destinada al control y al apoyo del proceso de toma de decisiones por parte de

los responsables del proceso de gestin, y para el conocimiento de terceras personas o

entidades interesadas en dicho proceso.

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Por Contabilidad Pblica se reconoce la contabilidad que se aplica en las

organizaciones pblicas donde estn presentes regulaciones de orden jurdico, normas

tcnicas y/o prcticas administrativas que las caracterizan, tales como el proceso jurdico de

aprobacin, programacin y administracin presupuestaria, el sistema legal de control fiscal

y el tratamiento en las cuentas nacionales.

En ese sentido, se concibe que la contabilidad de las organizaciones que hacen vida en

el territorio nacional, ya sean pblicas o privadas, forman parte de un macrosistema

contable, que no es ms que el sistema de contabilidad nacional o sistema de cuentas

nacionales. Cuya finalidad consiste en proporcionar la descripcin del desarrollo de la

economa del pas, y permitir as el anlisis del comportamiento de las grandes variables

macroeconmicas. De esta manera es posible consolidar las operaciones econmicas

financieras que realizan todos los agentes econmicos oficialmente identificados en un

perodo determinado.

Gracias a la contabilidad pblica se obtendrn los estados financieros necesarios para

mostrar los resultados de la gestin presupuestaria y la situacin patrimonial de las

organizaciones pblicas, todo ello de conformidad con la estructura, oportunidad y

periodicidad que las normas vigentes y los usuarios lo requieran.

La contabilidad pblica organizada como un sistema integrado permite consolidar la

informacin de las distintas organizaciones que la conforman en una unidad contable para

producir los estados financieros centrales que muestran la gestin y situacin patrimonial

del Estado.

El diseo del sistema contable integrado deja a un lado la concepcin de la contabilidad

tradicional, de ser solo un instrumento de control, para convertirse en una herramienta de

soporte para la gerencia pblica. Gracias al uso de la tecnologa, la informacin se obtendr

en el tiempo real, lo que contribuye a apoyar el proceso de toma de decisiones, tanto de los

organismos ejecutores como de los rganos rectores y de la alta gerencia pblica.

Convenciones aplicadas en el diseo del Sistema Contable

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Las convenciones consideradas en el diseo del sistema contable segn el Ministerio de

Finanzas (ob cit) son las siguientes:

La Repblica es el ente contable sujeto del sistema, por ser una unidad econmica

identificable con personalidad jurdica.

La contabilidad del ente se adapta a su naturaleza jurdica, organizacin funcional y

caractersticas operativas.

El concepto de sistema tambin se aplica en la organizacin administrativa del

sistema contable, en razn de lo cual se identifica su rgano central y los rganos

institucionales perifricos que lo componen. En ese escenario, el rgano central

rector tendr capacidad y atribuciones para reglamentar o dictar normas de su

funcionamiento y para coordinar el mismo, establecer metodologa,

procedimientos, guas de trabajo, instructivos.

El rgano central rector del sistema ser la Superintendencia Nacional de Control

Interno y Contabilidad Pblica (SUNACIC) que funciona en el mbito de la

competencia del Ministerio de Finanzas y con las atribuciones establecidas al

efecto, en las disposiciones legales y reglamentarias de su creacin.

Los organismos ordenadores de compromisos y pagos sealados en el numeral 1 del

artculo 5 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica, en lo

sucesivo denominados genricamente organismos del Poder Nacional, debern

contar con la informacin necesaria para que puedan ejecutar su accin sustantiva

en forma eficiente, administrar y controlar con eficacia los fondos pblicos y bienes

nacionales que tienen a su cargo.

Los mtodos contables tendern a permitir identificar el costo de las actividades y

proyectos que ejecutan los organismos del Poder Nacional.

El sistema contable estar estructurado de forma tal que permitir su

compatibilizacin con la informacin sobre produccin fsica que generan las

mismas reas que originan la informacin financiera, permitiendo el establecimiento

de relaciones insumo-producto y la aplicacin de indicadores de productividad y

eficiencia.

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Requisitos de la Contabilidad para operar como Sistema Integrado de Informacin

Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), para que la contabilidad opere como

sistema integrado de informacin debe cubrir los siguientes requisitos:

Universalidad del registro de las transacciones con efecto econmico-

financiero.

Registro nico de cada transaccin.

Conceptualizacin ampliada de los trminos Ingresos y Gastos.

Diseo de un sistema integrado de cuentas presupuestarias, patrimoniales y

de resultado.

Seleccin de momentos contables que permitan interrelacionar los

subsistemas de informacin presupuestaria, financiera y patrimonial.

Principios y Requisitos Contables que satisface el Sistema

La contabilidad general a ser aplicada en los organismos del Poder Nacional, diseada

siguiendo las pautas metodolgicas expuestas en la concepcin del sistema integrado, se

exponen a continuacin:

Principios Contables

Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit), a continuacin se enuncian los principios

contables:

Entidad: debe definirse claramente la entidad contable, la Repblica es el ente contable

sujeto del sistema

Continuidad: el ente contable debe realizar una actividad continua con proyeccin de

futuro.

Registro: los hechos contables deben reconocerse y registrarse oportunamente, de una

sola vez, en orden cronolgico, consecutivo, sin que existan vacos u omisiones en la

informacin y en moneda de curso legal, conforme a los sistemas, mtodos y

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procedimientos que se estimen adecuados, a fin de garantizar la coherencia de la

informacin.

Perodo contable: las transacciones deben ser registradas en la contabilidad general en

forma peridica y por lapsos iguales a un ao coincidente con el ejercicio fiscal, el cual se

inicia el primero de enero y termina el treinta y uno de diciembre; no obstante, y de

conformidad con la Ley Orgnica de Rgimen Presupuestario, los compromisos adquiridos

y no pagados al cierre de dicho perodo, se cancelarn con cargo al Tesoro durante el

perodo complementario.

Revelacin suficiente: los estados financieros deben comprender en forma clara y

comprensible toda la informacin necesaria que exprese los resultados y la situacin

econmica financiera del ente, de manera tal que facilite a los usuarios la toma de

decisiones pertinentes e igualmente, deben revelarse las polticas contables ms importantes

utilizadas por el ente contable.

Importancia relativa: la informacin procesada y presentada por la contabilidad incluir

aquellos aspectos cuya revelacin sea importante. Una partida contable tendr importancia

relativa cuando un cambio en su presentacin, evaluacin, descripcin o en cualquiera de

sus elementos pudiera modificar el anlisis o la toma de decisiones basada en los estados

financieros. La aplicacin de este principio no podr implicar en ningn caso la

transgresin de normas legales.

Prudencia: al efectuar el registro de una transaccin o hecho financiero se debe adoptar

la alternativa que ofrezca resultados ms prudentes o conservadores. Se deben contabilizar

los ingresos y gastos efectivamente realizados, as como tambin los gastos que supongan

riegos previsibles o prdidas eventuales.

Uniformidad: el registro contable y los estados financieros deben elaborarse mediante

la aplicacin en el tiempo de los mismos principios, polticas, normas y procedimientos de

contabilidad a los fines de que la informacin sea comparable. Todo cambio de importancia

ser relevado mediante nota a los estados financieros que expongan la naturaleza y razones

del mismo y cuantifiquen sus efectos.

Precio de adquisicin: los bienes, derechos y obligaciones se deben registrar al valor

original de la adquisicin, produccin, construccin o intercambio, representados por la

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suma de efectivo pactada o su equivalente como si se hubiese adquirido de contado y

pagado en efectivo.

Causado y devengado: los gastos e ingresos sern reconocidos para su registro en el

momento en que se causen o se devenguen repectivamente, haya o no movimiento de

efectivo.

Unidad y universalidad: la contabilidad fiscal o pblica constituir un sistema nico e

integral que cubra todas las operaciones financieras de los entes pblicos.

Dualidad econmica: constituir la representacin contable de los recursos de que se

dispone el ente pblico para la realizacin de sus fines y de las fuentes que originaron

dichos recursos.

Registro e imputacin presupuestaria: la contabilidad registrar de acuerdo con el plan

de cuentas que se prescriba y las normas que al efecto se dicten, la obtencin de los

ingresos y la ejecucin de los gastos autorizados en el presupuesto deben imputarse a las

correspondientes partidas presupuestarias, de conformidad con las normas y criterios que

establezca la Ofinica Nacional de Presupuesto (ONAPRE).

Correlacin de ingresos y gastos: el sistema de contabilidad debe permitir evidenciar la

relacin entre los gastos realizados y los ingresos necesarios para su funcionamiento dentro

de un ejercicio.

Principios contables supletorios: en caso de situaciones no previstas en los anteriores

principios, se tomar como marco de referencia los principios de contabilidad de aceptacin

general emitidos por la Federacin de Colegios de Contadores Pblicos de Venezuela.

Es importante destacar segn Guerra, Otto y Astorga (1985) que el principio de la

consistencia contempla que los usos de los informes contables requieren que se sigan

procedimientos de cuantificacin que permanezcan en el tiempo. Es decir, que cuando

ocurra un cambio que afecte la comparabilidad de los resultados es necesario hacer clara

advertencia en la informacin que se presenta, indicando el efecto que dicho cambio

produce en las cifras contables.

Segn los autores antes citados, el principio de consistencia implica que una vez que la

entidad econmica ha adoptado un mtodo para asentar sus operaciones, debe conservarlo

en el presente y futuros ejercicios, de all que este principio es el camino a seguir para que

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los resultados obtenidos en un perodo muestren efectivamente lo logrado y que adems

permitan las comparaciones hechas sobre datos semejantes.

Requisitos Contables

Segn el Ministerio de Finanzas (ob cit) a continuacin se definen los requisitos

contables:

Identificacin: ofrecer la informacin contable referida a entes pblicos perfectamente

definidos en cuanto a su actividad econmica, a momentos o lapsos temporales

identificados y a transacciones especficas de carcter econmico y financiero.

Oportunidad: disponer de la informacin sobre las transacciones realizadas en el

momento en que se producen.

Claridad: presentar la informacin contable en forma clara y sencilla a los fines de

facilitar su utilizacin por parte de los diferentes destinatarios.

Relevancia o pertinencia: incluir todos los datos pertinentes e informaciones

adicionales para permitir la toma de decisiones del ente pblico.

Economicidad: procesar la informacin contable que se proporcione a los destinatarios

bajo el criterio de costo-beneficio en cuanto al mayor o menor nivel de detalle.

Objetividad: pro