HOTEL SOL CÓRDOBA

*PROPUESTA PARA EL CLIENTE

Octubre, 16 al 18 2013 IV Congreso cultural

Córdoba, España

*“La integración cultural Hispano Árabe Musulmán”

*Propuesta del evento Señor Pérez hemos recibido su solicitud de

información para un evento.Queremos informarle que estaremos encantados de organizar su evento en nuestras instalaciones en la fecha indicada.A continuación le detallamos la propuesta de nuestro establecimiento.Esperamos que sea de su agrado y que recibamos noticias suyas pronto.

Atentamente, el director del hotel Sol Córdoba

Disponemos de:

-Un auditórium de 1150 metros cuadrados

-Un salón polivalente de 1075 metros cuadrados con posible subdivisión en tres salones de 300 metros

-15 salas entre 30 y 70 metros cuadrados con capacidad entre 9 y 25 personas para reuniones.

Todas las salas están totalmente equipadas con la tecnología necesaria y con suficiente luz natural.

Espacios a utilizar para el evento

Según el programa que nos envió, este sería el cronograma del congreso dónde se detalla las conferencias en sus respectivas salas.

*Cronograma del evento

Horario Miércoles Sala Horario Jueves Sala Horario Viernes Sala10:00h Apertura Auditorium 10:00h Conferencia Auditorium 10:00h Conferencia Auditorium10:30h Conferencia Auditorium Conferencia Salón polivalente Conferencia Salón

Conferencia Salón polivalente 11:15h Coffee Break 11:30h Conclusiones Auditorium11:30h Coffee Break 11:30h Conferencia Auditorium11:45h Conferencia Auditorium Conferencia Salón polivalente13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo16:00h Conferencia Auditorium 15:30h Conferencia Auditorium

Conferencia Salón polivalente Conferencia Salón polivalente17:30h Inauguración Sala 70m 16:15h Visita a la Mezquita

Conferencia Auditorium

Cronograma del evento

Desde nuestra página web haremos una entrada con el evento, desde donde se podrán acceder a las fichas de inscripción para los asistentes así como la inscripción y pago online mediante tarjeta de crédito o desde el hotel si lo desean.

También podrán contratar los demás servicios como el alojamiento, restauración y el programa de animación del evento.

Habrá además puntos de información para los asistentes en el establecimiento durante los días del evento y anteriormente desde las redes sociales.

*Control de los Asistentes

La llegada de los participantes esta prevista para el martes 15 de octubre por la tarde por ello colocaremos un stand en el hall de recepción dónde iremos recibiendo a los asistentes y se les entregará su correspondiente acreditación y material necesario con toda la información sobre el evento, así mismo se procederá a su check in.

A continuación se procederá a un cóctel de bienvenida para los participantes y los acompañantes.

*Llegada de los participantes

Finalmente el seguimiento de los asistentes se hará a través de encuestas de evaluación durante la celebración del evento para saber si todo va bien o detectar alguna posible incidencia.

También incluiremos un cuestionario de evaluación de las conferencias.

Y un cuestionario breve al finalizar el evento para ver su nivel de satisfacción que estará a disposición de los asistentes en sus habitaciones.

*Seguimiento

-Servicio de alojamiento, contamos con 1200 habitaciones totalmente equipadas.

-Servicio de restauración con 4 restaurantes buffet y dos a la carta de cocina internacional y mediterránea.

-Servicios complementarios, campo de golf, piscina exterior, climatizada, spa, gimnasio, pistas deportivas y programa de animación.

*Servicios que se ofrece

Ofrecemos:

-Contratación de los servicios necesarios para el evento

-Elaboración de material complementario, como el merchandising

Contamos con los mejores proveedores para la organización de eventos.

Le facilitaremos azafatas, servicio de traducción, medios audiovisuales, artículos de regalos o souvenirs, contratación de un seguro, catering, ornamentación, actividades animación y cartelería.

Dentro de nuestro departamento de eventos contamos con profesionales que llevaran a cabo toda la gestión del evento.

*Servicios que se ofrece

Las habitaciones de los asistentes cuentan con un ordenador portátil, conexión a wi-fi y mesa de escritorio.

*Servicios que se ofrece

A continuación le detallemos los posibles servicios externos que necesitaremos contratar para el evento:

-2 Azafatas y 2 traductores

-Artículos de regalos

-Catering de dulces, té y vinos

-Servicios de impresión

-Ornamentación

-Transporte

Le facilitaremos las entradas a la mezquita, así como las entradas del festival en el Alcázar

Para los medios audiovisuales disponemos en el establecimiento de todo el equipo necesario.

*Servicios que se ofrece

Nuestro principal proveedor es la empresa SHOCKING PRODUCTION que es una empresa productora de eventos, decoración, audiovisuales, tecnología interactiva, escenografías, presentaciones multimedia, vídeo, post producción, promociones, marketing promocional, azafatas y logística.

También la empresa Andalusí Club - Meetings & Andalusian VIP Experiences para la gastronomía, visitas culturales y fiestas tematizadas árabes.

La empresa Tapas Gourmet para la degustación de vinos y tapas.

Tesoros del Sur para regalos de productos tradicionales andaluces.

Autocares Alsa para el transporte

*Servicios externos

A continuación le proporcionamos un cronograma con las actividades para los acompañantes.

Entre las actividades están una clase de Pilates, sesión de spa para el miércoles por la mañana y por la tarde unas clases de golf. Las actividades se realizarán por grupos.

El jueves tenemos una visita al barrio de la judería y a continuación una degustación de vinos y por la tarde una visita a la mezquita.

Para el viernes disponemos de pádel y de una clase de aqua gym

*Programa de ocio para acompañantes

*Programa de ocio para acompañantesHorario Miércoles Jueves Viernes

10:00h Pilates Visita al barrio de la judería y degustación vinos

Pádel

11:00h Circuito Spa Aqua Gym

12:00h Circuito Spa  

13:00h      

16:00h Golf Visita a la Mezquita  

17:00h  

En las horas libres de los asistentes tenemos para el martes un cóctel de bienvenida y a continuación una actuación musical que forma parte de nuestro programa de animación.

Para el miércoles hemos preparado una degustación de te y dulces árabes por la tarde, una fiesta temática de estilo árabe y su cena mientras que el jueves le llevaríamos a una recepción y espectáculo en el Alcázar de Córdoba.

Para el almuerzo hemos preferido que sea de tipo buffet para todos los gustos.

*Programa de ocio para todos

*Programa de ocio para todosMartes Miércoles Jueves Viernes

20:30h Cóctel de Bienvenida

13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo 13:00h Almuerzo 

22:00h Actuación musical

19:00h Degustación de té y dulces típicos árabes

20:00h Recepción y Espectáculo en el Alcázar de Córdoba

 

  20:30h CenaRestaurante a carta

   

  22:00h Fiesta temática    

Le envío este presupuesto con unos precios estimados y le explico que:

En el apartado programa de animación se incluye los gastos de el programa de animación más los gastos por la visita a la mezquita, Alcázar, fiesta temática.

Para las visitas culturales nuestras azafatas y traductores están preparadas también como guías

Aclarar también que el catering de los gastos del evento se refiere al coffee break, mientras que el catering por los gastos personales se refiere al almuerzo, cena y desayuno.

Por último en las estimaciones de gastos personales y de ingresos he puesto los precios por persona y luego en total con 200 asistentes y unos 100 acompañantes.

*Presupuesto

*Presupuesto

Datos

EstimadoGastos Globales Gastos personales Persona Total 300 Ingresos Persona Total 200Imagen 200,00 € Alojamiento 90,00 € 27.000,00 € Cuota de inscripción 50,00 € 10.000,00 € Imprenta 300,00 € Transporte 6,00 € 1.800,00 € Patrocinio 3.000,00 € Alquiler de salas 180,00 € Catering 70,00 € 21.000,00 € venta de souvenirs 10,00 € 2.000,00 € Equipos Audiovisuales 150,00 € Programa animación 50,00 € 15.000,00 € Subvenciones 2.000,00 € Traductores 2 320,00 € Degustaciones 9,00 € 2.700,00 € Expositores 150,00 € Azafatas 2 240,00 €Ornamentación 100,00 €Seguro 500,00 €Regalos 300,00 €Catering 500,00 €Secretaría técnica 300,00 €Gasto total 3.090,00 € Gasto total 225,00 € 67.500,00 € Ingreso total 60,00 € 17.150,00 €

Presupuesto del eventoEstimadoEstimado