PROYECTO FINAL

Por:Ivn Ysel Gmez Villalba

Ingeniera Industrial y de SistemasUniversidad del Valle de Mxico, Campus VillahermosaMayo de 2015

1. Antecedentes de la empresa.

Consultora y Soporte Tcnico Operativo del Sur, S.A. de C.V o SISEMHL Consultores es una empresa Mexicana, creada y establecida en la Cd. de Villahermosa, Tabasco desde 1999. Est integrada con personal altamente calificado y especializado en Sistemas de Seguridad Industrial, en el rea de Capacitacin, Productividad y Proteccin Civil.Somos un grupo de profesionales de la seguridad que por ms de 20 aos nos hemos dedicado a este medio. La capacidad de nuestro equipo, nos brinda la experiencia que nos permite exceder sus expectativas.

MISINSISEMHL CONSULTORES disea, desarrolla, mejora y provee el SERVICIO de Formacin de Capital Humano y Consultora en las reas de SALUD, SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE Y CALIDAD, apoyando a la mejora de la cultura laboral en las empresas con las que realizamos negocios. VISINConsolidarnos en el mercado, siendo la empresa lder en nuestra lnea de negocios, innovando procesos y productos, basados en el alto desempeo intelectual de nuestro personal.

Diseamos soluciones integrales en seguridad industrial, ecologa, medicina e higiene laboral.Contamos con el registro como entidad capacitadora. Nuestros programas estn reconocidos por la STPS, cumpliendo con la legislacin vigente en materia de capacitacin. EN COSTA, AFUERA O EN TIERRA NUESTRA EXPERIENCIA NOS RESPALDA

Nuestra experiencia de ms de 20 aos en la seguridad industrial, de la industria petrolera nacional en la regin marina (off Shore) en la sonda de Campeche Mxico, nos permite disear programas de reconocimiento en la anticipacin, evaluacin, control de riesgos, capacitacin, en el medio ambiente de trabajo y procedimientos especialmente para su organizacin, segn normatividad vigente.

Aportamos SOLUCIONES TOTALES bajo el compromiso fundamental de lograr la calidad en el desempeo con amplios mrgenes de excelencia.

2.- Problemtica original en el rea de Operaciones

La empresa disea soluciones integrales en seguridad industrial, ecologa, medicina e higiene laboral.Contamos con el registro como entidad capacitada. Cuenta con programas que estn reconocidos por la STPS, cumpliendo con la legislacin vigente en materia de capacitacin.El objetivo anual de la empresa es servicio de 520 consultas con un 5% esperado de rechazo, por el departamento de evaluadores, a un ritmo de produccin de 10 consultas por semana durante 52 semanas, la cual es su capacidad de produccin al 100%. Todos los trabajos de consulta realizados deben ser revisados y aprobados por los evaluadores.

Antecedentes:

La empresa cuenta con 10 personas que se distribuyen las tareas de escribir, disear, editar, gestionar y comunicar. La distribucin de tareas es de 7 escritores, 1 diseador, 3 editores, 1 gestor y 3 comunicadores, con la cual se lograron escribir 460 artculos de los 520 esperados (80.77% de la produccin anual), sin embargo slo se revisaron 288 artculos (un 62.61% de la produccin anual), se encontraron 104 artculos con correcciones menores (36.11%) y se rechazaron 18 artculos (8.11% del esperado de rechazo).Diagrama de produccin A

Problemtica

Se desconocen las razones de la problemtica por falta de documentacin en los procesos de produccin, sin embargo segn la distribucin del personal actualmente, existe un problema de cuello de botella en el flujo de produccin.

TareasArtculos por semanaProduccin semanalSemanas por aoProduccin anual

Escritores721446644

Diseadores1151546690

Editores33946414

Gestores1202046920

Comunicadores3515Cuello de botella

46690

La empresa solicita que se les ayude a identificar las razones del por qu

a) No se ha logrado completar el 100% de la produccin anual de artculos.

b) No se est alcanzando el nivel de aceptacin de artculos por parte de los editores. Ver el anexo A diagrama de flujo.

Anexo A diagrama de flujo

7 escritores1 diseador3 editores1 gestionador1 comunicador

Cuello de botella

Nota los roles de: Diseador, Gestionador y Comunicador se reparten entre los 7 escritores por falta de personal.

Qu recomendaciones tendra que seguir la empresa para poder lograr sus objetivos en el 2013?

3.- Herramientas seleccionadas para analizar y resolver el problema y como las usar.

CALIDAD SEIS-SIGMA como se define en Chase, R., Jacobs, R., & Aquilano, J. (2009).

Definir (D): Para definir el problema se utilizar un diagrama de los principales pasos del proceso de creacin para determinar los cuellos de botella. Luego se debe realizar una encuesta al pblico sobre qu temas quisieran leer, y sobre las caractersticas que deben tener los artculos. Al obtener los resultados de las encuestas, se crear un documento con las especificaciones que deben cumplir los artculos de forma que se garantice la calidad de contenido de los mismos y los objetivos. Para ello utilizaremos las dimensiones de la calidad del diseo. Medir (M): Los administradores/editores se encargaran de evaluar los artculos creados, que cumplan con las especificaciones de calidad. Se realizar graficas de control en donde se mostraran los valores de los artculos creados, artculos aprobados por edicin, las revisiones menores, y los artculos rechazados. Analizar (A): Luego de haber analizado la grfica de control y obtener los hallazgos, para determinar las causas ms probables de los defectos se seleccion el diagrama causas y efectos o de Ishikawa como lo presentan Rath & Strong. (2005). Para identificar las causas de la problemtica pasada y comparar la posible mejora. Incrementar (I): Al haber encontrado el o los problemas que estn afectando el proceso se elaborara un diagrama de flujo de oportunidades que nos permita identificar los medios que estn agregando valor a la creacin y produccin de artculos y con el fin de eliminar las causas de los defectos en el proceso . Control (C): Una vez determinadas las mejoras se crear un manual de recomendaciones de creacin de artculos, un calendario de publicaciones temticas anuales, y se compararan las mtricas de vistas y lectores en la grfica de corrida para cotejar el impacto de estas mejoras.

La importancia de documentar las mejoras prcticas hace competitivas a las empresas innovadoras. Hellriegel, D., Slocum, J. W. (2009).

4.- Beneficios de la herramienta seleccionada.

Se estima que al aplicar la metodologa de seis sigma al proceso de creacin y produccin de artculos para medios sociales, la calidad de los artculos mejorara debido a que se contara con estndares especificados de cumplimiento de los mismos y sern de gusto del pblico ya que se tomara en cuenta los temas propuestos obtenido de las encuestas y las caractersticas que deben tener, adicionalmente se podr cumplir con la meta de 10 artculos semanales an para los meses en que los escritores y editores cuentan con ms carga laboral ya que para ello se contar con un calendario y esquema de distribucin apropiado el cual se obtendr de los resultados de las herramientas a implementar que ayudara con los cuellos de botella.

Adicionalmente, se tendrn indicadores que permitirn monitorear como marcha el proceso y que los involucrados se vean comprometidos a cumplir las metas del proceso y se estar trabajando con calidad en el proceso lo que permitir distinguirse de los dems artculos que se puedan encontrar en Internet.

Bibliografa:

Chase, R., Jacobs, R., & Aquilano, J. (2009). Administracin de Operaciones Produccin y Cadena de Suministros. Duodcima edicin. Ciudad de Mxico, Mxico: Mc. Graw-Hill/Interamericana Editores S.A. de C.V.Hellriegel, D., Slocum, J. W. (2009).Comportamiento Organizacional (12va ed.).Mxico, D.F.: Cengage Learning Editores S. A. de C.V. McEachern, R. W. (2011). Experiencing a Social Network in an Organizational Context: The Facebook Internship. Business Communication Quarterly, 74(4), 486-493. doi:10.1177/1080569911423963Mora, Y. (2013). MS ALL DE SEIS SIGMA. (Spanish). Debates IESA, 18(1), 12.

5. Mtodo de aplicacin o implantacin de la herramienta.

Durante el presente proyecto se implement la metodologa de Seis-Sigma que nos definen Chase, R., Jacobs, R., & Aquilano, J. (2009)1 para mejorar la produccin de contenidos de la empresa. El calendario de trabajo general se desarroll con el orden que se muestra en la Tabla 1 Cronograma de actividadesComo punto de partida se analizaron las preguntas que Oliver Wight (1995)2 plantea como la ecuacin fundamental de la manufactura:Qu vamos a hacer?, Qu se necesita para lograrlo?, Qu tenemos?, Qu debemos obtener?

Las cuales fueron respondidas por la direccin de la empresa de la siguiente maneraQu vamos a hacer?.- Implementar un proceso de Seis-sigma para lograr identificar las reas de oportunidad del rea de produccin de contenidos de la empresa.Qu se necesita para lograrlo?.- Para lograr dicha implementacin aplicaremos la metodologa DMAIC que tendr como principales actividades las que se enumeran en la tabla 1 dentro de la columna Actividades

Qu tenemos?.- Contamos con la participacin total de las 10 personas que conforman la empresa y el grupo de consultores del ITESM que implementaran la metodologa en las siguientes cuatro semanas. La gestin de la implementacion se coordinara con el software colaborativo de Postech3.

Qu debemos obtener?.- Un incremento en la productividad y en la revisin de la calidad de los contenidos. Un manual de recomendaciones y guas para la creacin del manual de polticas y normas teniendo en cuenta las observaciones que Regli, T., & Thomas, K. (2008)4 aportan sobre lo difcil que es para los profesionistas de hoy en da estar al tanto de todos los acrnimos o tecnicismos de la tecnologa moderna.

Para que este proyecto pueda llevarse a cabo con xito se crearon 2 comisiones:La comisin de gobernabilidad encargada de la planeacin estratgica con Gonzalo Espinosa como coordinador.La comisin de creacin de contenidos (operatividad) con Ivn Gmez como coordinador.

Con estos procesos se cre el siguiente calendario de trabajo.

Tabla 1 Cronograma de actividades:

ACTIVIDADESMes 1

Definir (D) Sem 01Sem 02Sem 03Sem 04Responsable

Identificar el diagrama de flujo actual.27 de mayoComisin de gobernabilidad

Creacin del diagrama de flujo mejorado28 de mayoConsultores

Implementacin del mejoras (D)1 de junioIvan Gomez Gestor digital

Medir (M) Sem 01Sem 02Sem 03Sem 04Responsable

Crear graficas de control de los artculos para determinar la productividad.30 de mayoComisin de creacin de contenidos

Encuesta de mercado1 de junioIvan Gomez Gestor digital

Recabar encuesta14 de junioIvan Gomez Gestor digital

Analizar (A) Sem 01Sem 02Sem 03Sem 04Responsable

Crear un Diagrama de Ishikawa para analizar las razones del problema.3 de junioConsultores

Incrementar (I) Sem 01Sem 02Sem 03Sem 04

Creacin de un diagrama de flujo de oportunidades y agregacin de valor.6 de junioConsultores

Presentacin de avance I10 de junioGonzalo Espinosa

Control (C ) Sem 01Sem 02Sem 03Sem 04

Crear un Manual de recomendaciones para la creacin de contenidos.15 de junioConsultores en conjunto con la comisin de gobernabilidad

Implementacin del mejoras21 de junioIvan Gomez Gestor digital

Reporte final de la implementacin Seis-Sigma22 de junioIvan Gomez y Gonzalo Espinosa

EtapaXSeguimientoX

6. Obstculos encontrados para su aplicacin.

El primer obstculo para la aplicacin fue la logstica de tiempos para poder reunir a los coordinadores del proyecto con los consultores, dicho problema se solucion con la implementacin de sesiones grabadas de video en Google Hangouts5 en las que se les presento la problemtica encontrada a los miembros de la empresa.

El segundo problema se gest en la forma de la metodologa seleccionada. En la semana 5 de la maestra el grupo no contaba con las herramientas que se aprendieron en la semana 7 y 8, a la mitad de la implementacin del proyecto se descubri que un acercamiento al balance de cargas podra ser ms benfico, para la empresa, que el acercamiento por Seis-Sigma, sin embargo dado que el proyecto ya estaba en marcha y tras comentarlo con el tutor se decidi continuar con la metodologa Seis-Sigma y dejar el balance como parte de las recomendaciones a futuro.

El tercer problema fue que la empresa nunca haba manejado procesos de mejora continua o metodologas escritas que les permitieran identificar sus reas de oportunidad por lo que se les tuvo que impartir un curso de induccin a los conceptos de cadena de valor y produccin con calidad. Afortunadamente esta iniciativa tuvo gran aceptacin por parte de los miembros y se logr avanzar de manera muy rpida en el cambio de paradigma.

7. Resultados obtenidos y cambios generados.

La implementacin de este trabajo logro un cambio profundo y positivo en la empresa dado que la metodologa propuesta se expandi no solo a la creacin de artculos para las pginas web de los miembros sino adems dio pauta a la creacin de un libro de normas y ticas de comunicacin en medios sociales basado en las mejores prcticas descubiertas gracias a esta implementacin.

Desglosando los beneficios obtenidos:

Especializacin de los departamentos, originalmente todos los escritores rotaban al puesto de editores cada mes adems de que exista un cuello de botella en el rea de editores que era la problemtica principal de la empresa. Al solucionar el cuello de botella agregando un editor ms se increment de la cantidad de revisin de artculos. Al especializar los puestos, desapareciendo la rotacin. Se logr una mayor produccin en todos los departamentos. Con el nuevo modelo se puede llegar a la meta de produccin y revisin anual de 520 artculos propuesto por la empresa552 artculos

TareasArtculos por semanaProduccin semanalSemanas por aoProduccin anual

Escritores621246552

Diseadores1151546690

Editores431246552

Gestores1202046920

Comunicadores351546690

Lo que represent un incremento del 33% de la capacidad de revisin de artculos por parte de los editores. Este incremento tuvo un impacto positivo muy fuerte en los miembros de la empresa dado que se logr por primera vez en su historia alcanzar las metas mensuales de escritura y revisin superando las expectativas del todos los participantes. Solucionando la primer problemtica detectada: a) No se ha logrado completar el 100% de la produccin anual de artculos. Siendo la razn de este problema que la demanda de produccin de la empresa tena una alta probabilidad de artculos defectuosos por no existir parmetros de calidad escritos de manera clara para todos los miembros al final del mes de implementacin estos fueron los resultados:MayoJunio

La probabilidad de artculos aceptables =64.72%95.44%

La probabilidad de artculos defectuosos =35.28%4.56%

El segundo beneficio de este ajuste fue que al hacer la grfica de la demanda de produccin implementando un proceso de calidad de 500 palabras por artculo se determin que se tienen que escribir 545 artculos al ao para poder obtener la produccin esperada de la empresa de 520 artculos solucionando la segunda problemtica: b) No se est alcanzando el nivel de aceptacin de artculos por parte de los editores. Al establecer los lmites de control de la cantidad de palabras que un artculo breve debe contener.

LSC504.42LC500LIC495.58

99.73% por lo tanto Z=3z

z

Respuestas a las preguntas clave:Qu innovaciones se desarrollaron en la organizacin como consecuencia de implementar las herramientas seleccionadas?.- El determinar la calidad de los diversos contenidos creados por la empresa. Como primera etapa se implement en los artculos breves de 500 palabras, pero el impacto generado en la productividad motivo tremendamente a los miembros de la empresa a hacer un planteamiento total de todos sus contenidos: casos de estudio, presentaciones power point, artculos largos, videos, etc.Esta implementacin dio origen al 1er manual de polticas, normas y medidas de control en la comunicacin digital y se espera publicar dicho manual como un libro de consulta de mejores prcticas en medios sociales. Cuya importancia como menciona Torres Batista, N. D. (2011)6 radica en que A medida que transcurre el tiempo y surgen nuevos cambios enlatecnologa, se van creando nuevas dimensiones que deben ser consideradas al momentodeevaluar la calidad de una pgina web

Qu cambios organizacionales / estructurales han desencadenado la implementacin del proyecto?.- Como resultante de esta implementacin la empresa genero dos comisiones nuevas dentro de su estructura general: I. La comisin de gobernabilidad; encargada de desarrollar las estrategias, observar los procesos y crear las mtricas.II. La comisin de comunicacin digital; encargada de desarrollar materiales, contenidos y mensajes para facilitar la transmisin del conocimiento sobre medios sociales.Adems de la reorganizacin del organigrama de produccin a un modelo especializado en el que cada miembro puede concentrarse en una labor nica para mejorar la calidad.8. Conclusiones y RecomendacionesEl valor agregado que aportamos a la empresa fue el de formalizar y documentar sus procesos de creacin de contenidos, creando con esto un manual de calidad. Se reestructuraron los organigramas de la empresa y los diagramas de produccin motivando a los participantes a consolidar su compromiso con la mejora continua.Dado que la raz del problema era la falta de seriedad o compromiso con la actividad de escribir. Identificamos como componente primordial para que el problema no se repita en el futuro, la especializacin de las actividades y la definicin de los parmetros editoriales buscando implementar un Sistema de Gestin de Contenidos (SGC), como nos define Alarcn, M.,Rosario Osuna, & Gmez, E. d.,la Cruz. (2010)7:Un SGC es un sitio web integrado que permite realizar el proceso documentaldemanera completa, esto es, la adquisicin, elaboracin, difusindela informacin en formato digital y por supuesto, permite la comunicacin entre todos los usuarios del sistema.Por cuestin de tiempo, en esta implementacin quedo inconcluso el anlisis del balance de cargas quedando como una recomendacin a futuro para la segunda implementacin de esta misma metodologa que pensamos sera fundamental para la implementacin de un SGC. Con el enfoque de Digital Media Assets que como mencionan Mauthe, A., & Thomas, P. (2004)8 la complejidad del tema radica en integrar la opinin que expertos de varias industrias, con diferentes perfiles y visiones tienen sobre lo que es un contenido.En conclusin la implementacin de la metodologa Seis-Sigma probo ser de gran utilidad dentro de la empresa generando un impacto tangible en la metodologa de creacin de artculos confiamos en que dicha implementacin ha generado un impacto profundo que se establecer como una base en la forma de produccin de la empresa beneficiando no solo a sus integrantes sino tambin a todos los consumidores de sus contenidos Bibliografa.

Wight, O. (1995). The Executive's Guide to Successful MRP II. The Oliver Wight Companies. Revised Edition. Hoboken, NJ, USA: John Wiley & Sons, Inc.Postech. (2013). Main Page. [Html] Postech. Recuperado el 15 de febrero de 2013 de http://www.postech.com.mx Regli, T., & Thomas, K. (2008). DIGITAL ASSET MANAGEMENT SYSTEMS VS. WEB CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS: Do you really understand the difference?*.Infonomics,22(6), 40-42. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/751427126?accountid=150554Leon, C. (2013). Explicacin de CL para el proyecto de AOS fase 01. [Video]. YouTube. Recuperado el 5 de junio de 2013 de http://www.youtube.com/watch?v=DKRWHM_db1QTorres Batista, N. D. (2011).Modelo integral de factores que influyen en la calidad de las pginas web en el comercio electrnico.(Order No. 3478215, Universidad del Turabo (Puerto Rico)).ProQuest Dissertations and Theses,, 332. Retrieved from http://search.proquest.com/docview/903799295?accountid=150554. (prod.academic_MSTAR_903799295).

ANEXO Fase 2 Aspectos ticos1.- Histricamente dentro de la organizacin, cmo se ha pensado al momento de evaluar los resultados y beneficios de la implementacin de un proyecto de mejora?.- El grupo de profesionistas que conforman la empresa se han caracterizado por tener un modelo flexible y dispuesto a la innovacin en cualquier forma. Tradicionalmente se abordaba la creacin de contenidos como una actividad extra, tomada sin seriedad o con falta de metodologas que permitieran incrementar la calidad.Tras evaluar la importancia de la calidad Seis-Sigma dentro de su proceso de creacin de contenidos la empresa quedo sumamente satisfecha con los resultados cuantitativos y cualitativos as como todos los beneficios secundarios de la implementacin de este proyecto de mejora.2.- Define quines son las personas involucradas (otros) a lo largo de toda la cadena de suministro del proyecto de mejora seleccionado:

Nota: Al final de la implementacin se agregaron 2 personas y 2 empresas ms como apoyo para el rea de comunicadores.3.- Cmo se involucran a los otros al momento de tomar decisiones en la implementacin del proyecto de mejora y medir sus resultados?.- Cada semana se programaron reuniones generales de planeacin estratgica en las que se asignaron tareas a las comisiones respectivas, las que a su vez presentaron sus reportes de resultados en base a las estrategias planteadas.4.- Reflexin sobre la inclusin.- En nuestro caso incluir a los miembros de la empresa fue de suma importancia dado que, la resolucin de la problemtica detectada, necesitaba de un cambio de paradigma por parte de todos los miembros. Dado que la empresa se rene de manera continua con agendas muy especficas de trabajo, realizar esta inclusin no presento ningn problema para ninguna de las partes.