DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU

DIAZ ARIZA ELISA

CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA

CARVAJAL HERRERA LISBETH

JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL

LOPEZ RUIZ JULIO CESAR

CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N

BOGOTÁ D. C

2015

DESARROLLO DE SOLUCIONES EN AREAS DE APOYO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTION ORGANIZACIONAL DE LA EMPRESA

JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU

DIAZ ARIZA ELISA

CUERVO LANCHEROS JESSICA FERNANDA

CARVAJAL HERRERA LISBETH

JIMENEZ ALVAREZ ISRAEL

LOPEZ RUIZ JULIO CESAR

PROYECTO

INSTRUCTORA

DIANA PINILLA

CORPORACION UNIVERSITARIA C.U.N

BOGOTÁ D. C

2015

CONTENIDO

1. INTRODUCCION...........................................................................................4

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA...........................................................5

3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA.................................................................5

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA...............................................................5

5. OBJETIVO

3.1. OBJETIVO GENERAL............................................................................6

3.2. OBJETIVOS ESPECIFICO.....................................................................6

6. JUSTIFICACIÓN...........................................................................................7

7. CARACTERIZACIÓN ................................................................................8-9

8. CONCLUSIONES........................................................................................10

9. BIBLIOGRAFIA............................................................................................11

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1. INTRODUCCION

Este proyecto busca proponer técnicas que ayuden a la mejora de la unidad productiva del jardín infantil “MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU” la cual es objeto de estudio, identificando sus funciones, procedimientos, ubicación orgánico-funcional y dependencias.

Partiendo de reconocer a la empresa como una institución con sistema abierto y formal ya que está constituida legalmente, teniendo como actividad la prestación de sus habilidades para educarlos y destacar sus habilidades catalogándola de esta manera como una institución del sector terciario se procede a analizar su macro y micro entorno para así identificar sus fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas apoyados en las matrices EFI, EFE y DOFA.

También se analiza su manual de funciones en el que notamos que se encuentra incompleta y la cual ninguno de los trabajadores tiene clara su función en la empresa.

Este informe tendrá en cuenta modelos de apoyo administrativos sugeridos anteriormente a la organización jardín infantil mis primeros trazos aeiou. Además de todo encontraremos un pequeño pero sugerido servicio al cliente, que aunque sencillo es un método que mantiene a toda empresa en un nivel de competencia fuerte.

Se observara la forma en la que esta organización maneja la gestión documental, y de este modo se definirá la mejor manera de llevar a cabo el manejo de esta en la organización para contribuir a su conservación ya que en esta, se guarda gran patrimonio e historia de la organización y lo que se busca es poder ofrecer a las otras organizaciones un cuidado especial para dicho fin.

Como punto final se observa la función de la contabilidad en jardín infantil mis primeros trazos aeiou, y la importancia de esta para el manejo de la nómina y el control de los recursos económicos que se evidencian dentro de la organización. Con esto se espera ofrecer al lector una ayuda que contribuya a su organización para un manejo excelente y adecuado de todo lo que en su organización hace referencia para el manejo de la misma.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

El jardín infantil mis primeros trazos aeiou está dedicado al cuidado y educación de niños de 0 a 5 años, a su vez maneja un sistema integro en el área administrativa con falencias en cuanto a la gestión documental y el servicio al cliente, ya que la administración del jardín no cuenta con un manejo adecuado para los de archivos ni existe una buena atención de servicio al cliente enfocada en resolver quejas de los padres de familia.Debido a los problemas mencionados resaltamos aquellas situaciones en el que los documentos están expuestos a malas condiciones de almacenamiento y de manejo por parte del personal, que por este motivo pueden tener daños en los documentos.

3. DESCRIPCION DEL PROBLEMA En un mundo cambiante, donde el ritmo de vida cada vez es más acelerado y competitivo, es importante y necesario contar con personal idóneo que se sienta parte de la empresa, que busque el crecimiento en cada una de las áreas, por esta razón es indispensable que la empresa cuente con una persona que conozca muy bien el manejo de la misma, de una manera exhaustiva y que se sienta parte de ella. Como en el jardín infantil mis primeros trazos aeiou no existe esta persona, se hace difícil el proceso y manejo de algunas actividades que se realizan en ella, tales como: el servicio al cliente, que es fundamental ya que a medida que la competencia es cada vez mayor, los clientes se vuelven más exigentes, ya que no solo buscan calidad, sino también una buena y rápida atención, un ambiente agradable y un trato personalizado. Al no haber una persona que se encargue del correcto manejo del archivo se genera desorganización, los documentos se pueden traspapelar o deteriorar al no ser tratados correctamente creando demora en diferentes procesos. Es importante manejar tanto de maneras tecnológica como física los diferentes documentos que llegan a la empresa para que haya orden.

4. FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ¿Cómo plantear soluciones para el mejoramiento de la gestión

organizacional de las áreas de apoyo administrativas, servicio al cliente, archivo y gestión documental en la empresa objeto de estudio?

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5. OBJETIVOS5.1. OBJETIVO GENERAL

Diseñar soluciones para el mejoramiento de la gestión organizacional de los procesos de apoyo administrativos, servicio al cliente, archivo y gestión documental en la empresa jardín infantil mis primeros trazos aeiou

5.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS Determinar las teorías administrativas que se identifican en la

empresa objeto de estudio. Identificar las teorías modernas de la administración del jardín. Reconocer el debido proceso administrativo. Caracterización de la organización objeto de estudio. Identificar las áreas funcionales de la organización. Identificar la empresa como sistema abierto. Identificar de los modelos administrativos aplicados en la gestión

de la organización. Analizar el proceso de investigación de acuerdo a las

necesidades de la organización. Reconocer los elementos que componen el direccionamiento

estratégico de la empresa. Identificar las variables internas y externas que inciden positiva o

negativamente en las operaciones del “JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAXOS AEIOU”.

Realizar las matrices EFE, EFI y DOFA. Identificar los conceptos básicos de metodología de la

investigación, tipos de investigación. Recopilar y emplear la información primaria y secundaria. Dar a conocer la estructura organizacional de la empresa. Plantear un diseño de la planeación estratégica y los elementos

que la constituyen considerando las áreas funcionales de la empresa.

Analizar y fortalecer manual de funciones. Elaborar estrategias para la mejora del servicio al cliente. Elaborar de guías, instructivos o talleres para la manipulación de

documentos. Orientación para el uso adecuado de la contabilización de los

recursos que se proporcionan.

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6. JUSTIFICACION

Mediante el análisis que se ha llevado a cabo con esta investigación se ha determinado que la organización además de ofrecer un buen servicio de educación y aprendizaje, ofrece la oportunidad de estar en un lugar limpio, con una buena presentación, y con ello inspira tranquilidad para los padres de familia los cuales no viven con la preocupación de descuidar a sus hijos mientras van a laborar.

Por lo tanto, se escoge esta empresa como objeto de estudio para proponer nuevas alternativas que contribuyan al mejoramiento de la organización, porque EL EDUCAR como tal, es una palabra que bajo un cargo requiere de mucha colaboración. Por consiguiente requiere de mucha responsabilidad, estrategia, y compromiso. Esto se logra recibiendo un apoyo continuo y eficaz en las áreas que más lo requieran. EL JARDIN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU, es una empresa que presta servicios de guardería y jardín infantil; es decir servicios del cuidado de los niños, por ello este proyecto, está encaminado a sugerir soluciones administrativas para la empresa, y que ayuden con el mejoramiento en las áreas de gestión documental y servicio al cliente ya que a medida de la observación se han notado unas leves fallas en el desarrollo de estas actividades

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7. CARACTERIZACION

RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA: Jardín infantil mis primeros trazos aeiou.

RUT: 52373410-4. REPRESENTANTE LEGAL: Sandra Ávila. DIRECCION: carrera 87 I N° 41 s-1 A 41 sur. CODIGO CIIU: 8511. LOCALIDAD: Kennedy, Barrió Ciudad de Cali. TIPO DE EMPRESA: Jardín Infantil. SERVICIOS QUE PRESTA: guardería y jardín infantil. AÑOS DE CONSTITUIDA ESTA ORGANIZACIÓN: 3 años. NUMERO DE EMPLEADOS: 4 personas ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Funcional SECTOR ECONOMICO: Sector Terciario

GRAFICA N° 1: UBICACIÓN GEOGRAFICA

FUENTE: GOOGLE MAPS

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DESCRIPCIÓN: Sector terciario o de servicios: Incluye todas aquellas actividades

que no producen una mercancía en sí, pero que son necesarias para el

funcionamiento de la economía. Como ejemplos de ello tenemos los servicios de

educación; de igual forma este se encuentra bajo la orientación de sector de

comunicaciones, en este sector se encuentran todas aquellas organizaciones

relacionadas con los medio de comunicación como lo son (, de telefonía fija o

móvil, editoriales, entre otras)...

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CONCLUSIÓN

Es una empresa que presta servicios de guardería respondiendo a las necesidades de los padres.

En el estudio realizado se encontró que la empresa objeto de estudio cuenta con las siguientes áreas funcionales como lo son Junta de directiva o de los padres., Gerente, Auditora o revisor a fiscal, Área sub-alterna.

Se identifica la empresa como un sistema abierto ya que depende de 4 elementos primordiales para su funcionamiento los cuales son:ENTRADAS O INSUMOS: Estos son generados por los proveedores.PROCESAMIENTO U OPERACIÓN: Este caso se genera a raíz de los servicios prestados por la empresa de vigilancia, de aseo, de jardinería, y por supuesto el servicio de administración.SALIDAS O RESULTADOS: Este caso se ve, cuando los PADRES del jardín y casas residenciales muestran su agrado con los servicios recibidos, anteriormente nombrados.RETROALIMENTACIÓN: Se genera mediante los buenos servicios que brinda la administración, es decir que al existir buena administración, se genera un buen entorno laboral para los integrantes de la organización JARDÍN INFANTIL MIS PRIMEROS TRAZOS AEIOU.

Nuestro objeto de estudio no cumple a cabalidad con todos los modelos administrativos porque son insuficientes al aplicarlos dentro de la organización administrativa

Lo que se encontró dentro del objeto de estudio es crear un manual de objetivos para mejorar el proceso de administración y de operación de las tareas específicas de la organización con el fin de dar solución a las necesidades específicas del cliente y con esto demostrar la calidad del servicio prestado.

Se reconoce que el representante legal cumple las funciones de gerente administrativo y delega funciones en los cargos operativos que se encuentran en el organigrama de la empresa.Los cargos operativos son específicos dentro de los requerimientos de la administración de la propiedad tales como: Celadores, aseadoras, jardineros y operarios de mantenimiento logístico.

En la empresa objeto de estudio se encuentran manuales de funciones específicos para el área operativa y se presenta en este proyecto un manual de funciones para la administración ya que no cuenta con dicha herramienta se hace énfasis en la necesidad de la organización de dichos manuales y de prestación del servicio de asistencia administrativa.

La organización cuenta con objetivos y proyecciones claras especificadas en la misión, visión y objetivos que fueron planeadas en la estructura de creación de la empresa.

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BIBLIOGRAFIA

CONSTITUCION POLITICA DE COLOMBIA, 1991. Ley 30 de 1992. Ley 60 de 1993, de Competencias y Recursos. Ley 115 de 1994, General de Educación. MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. DEPARTAMENTO NACIONAL DE

PLANEACION. Un Plan Educativo para la Paz, Santafé de Bogotá, julio de 1999. MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. COLOMBIA. Acreditación de calidad y

desarrollo de las Escuelas Normales Superiores. Documento marco. Serie documentos formación de maestros. Santafé de Bogotá, junio de 2000.

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. COLOMBIA. Informe al Congreso 1998 – 1999. Imprenta nacional, Santafé de Bogotá, julio de 1999. MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. COLOMBIA. Informe de gestión 1999

– 2000. Imprenta nacional, Santafé de Bogotá, julio de 2000.

MINISTERIO DE EDUCACION NACIONAL. COLOMBIA. Estadísticas de Educación. 1995 – 2000. MINISTERIO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO. Ley de Presupuesto General

De la Nación. Años 2000 y 2001. DANE. Proyecciones de población. Año 2000.

Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior, ICFES. Proyecciones de matrícula. 1999.

(Chiavenato, pág. Introducción a la Teoría General de la Administración )

CIBERGRAFIA

http://es.thefreedictionary.com/carencia http://es.wikipedia.org/wiki/Cliente_(econom%C3%ADa) http://www.investorguide.com/definicion/direccionamiento.html www.jvtel.com.co http://www.talentsi.com/portal/index.php?

option=com_content&view=article&id=109:mejoramiento-continuo-y-kaizen&catid=1:latest-news&Itemid=187

http://www.bogotaemprende.com http://camara.ccb.org.co http://biblioteca.sena.edu.co/ http://www.profesorenlinea.cl/matematica/Graficos.html http://www.bicgalicia.es/procedimientos/pdf/PG32_MapadeProcesos_castellano.pdf http://www.queryx.com/queryx7_descripcion.html http://www.sqlsoftware.com.co/solucion_admin_descripcion.html

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