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“Diseño e implementación de una base de datos para la automatización del proceso de pagos del Comité de Regantes de

Guadalupe”

PROYECTO

Introducción

La gran demanda de los servicios que existen en el mercado actual requiere un mejoramiento óptimo en la infraestructura de la empresa y automatización de las tareas que este realiza, desde el área de seguridad con equipamiento de última tecnología hasta la de contabilidad con software especial para el proceso contable de la empresa.

Dentro del área administrativa existe el proceso de pagos a los trabajadores de la empresa, este proceso debe ser automatizado con el fin de que la empresa agilice dicho proceso, genere una visión general de los pagos mediante reportes o estadística completa que ayude a la toma de decisiones y ser mucho menos vulnerable a cometer errores que podrían perjudicar tanto al trabajador como a la misma empresa.

Como objetivo general de este proyecto es optimizar el proceso de pago por planilla a los trabajadores de la comisión de regantes de la ciudad de Guadalupe diseñando e implementando una base de datos confiable y segura que ayude a la gestión de los pagos a sus trabajadores.

La realización de este sistema será de gran utilidad para la empresa con ellos pueden organizar mejor el proceso de pagos y ayudar a las diversas áreas a la toma de decisiones que conlleve un mejor rumbo para la empresa que creemos que así será.

Capítulo I

1.1. Problema1.1.1. Realidad Problemática

1.1.1.1. Reseña histórica

Desde hace 20 años el “Comisión de Regantes de la Ciudad de Guadalupe” anteriormente llamado “Administración de Regantes” es una empresa que se dedica a brindar el servicio del agua a los agricultores de esta localidad, De una generación a otra ha ido mejorando ciertos aspectos importantes en la empresa, este compromiso se ha mantenido desde sus inicios en 1992 su fundador Manuel Guevara Pérez de la Administración de regantes, al pasar los año ha ido cambiando la presidencia ocupando actualmente el cargo el Ingeniero Juan Barboza Castañeda.

La comisión de regante de la ciudad de Guadalupe ha ido creciendo con el pasar de los años formándose como una entidad solida al servicio de los agricultores. Su función principal es disponer del recurso más importante para los agricultores que es el agua mediante el sistema de riego que el comité opera. Este sistema de riego es operado por los canaleros del comité ellos vigilan, le dan mantenimiento y protegen este sistema.

Presidente de la comisión de regantes de GuadalupeIng. Juan Barboza Castañeda

Vice-Presidente de la comisión de regantes de GuadalupeIng. Luis Alberto Bazán Cáceres

1.1.1.2. Visión de la institución

Ofrecer un mejor servicio disponiendo de recursos hídricos a los agricultores de la ciudad de Guadalupe.

Mejorar las condiciones medioambientales y la calidad de vida de la población.

Mejorar algunos aspectos como formación, capacitación y desarrollo del equipo que labora en la empresa.

Mantener el compromiso con el desarrollo de la comunidad

1.1.1.3. Misión de la institución

Es una Asociación Civil sin fines de lucro, que tiene por misión realizar la Operación y Mantenimiento de la Infraestructura de Riego y Drenaje del Sistema de Riego para entregar el recurso hídrico en forma oportuna y equitativa a los Usuarios de Riego; asesoramiento a sus asociados para lograr en ellos mejores condiciones de vida; promueve el desarrollo agrario bajo un enfoque de corredor económico, territorial y preservando el medio ambiente y los recursos naturales.

1.1.1.4. Identificación de problemas

En toda empresa legalmente constituida, uno de los primeros y más importantes aspectos es el de manejar eficientemente el pago a sus trabajadores, esto debido a que del esfuerzo de estos es que depende la productividad de la empresa. En tal sentido, resulta una tarea sumamente importante brindar un eficiente servicio para el control de pagos a los trabajadores, con el objetivo de asegurar los índices de productividad.

1.1.2. Realidad Problemática

La comisión de regantes de la ciudad de Guadalupe, es una organización que busca mejorar continuamente su efectividad, para un mejor servicio a los usuarios, No obstante la empresa desea desarrollar más aun el aspecto tecnológico específicamente en lo que se refiere a su sistema actual de control de pagos. Puesto que este proceso se da en la actualidad de forma manual, esto genera déficits que desfavorecen el buen desarrollo organizacional. Una de las fallas que se presenta a la hora de los pagos de los empleados, pues al ser estos realizados manualmente, resulta además de tedioso altamente susceptible a errores de cálculo que ocasionalmente podrían afectar a la empresa y más aun a sus trabajadores.

La búsqueda de documentos es de importancia en esta empresa, al tener un sistema manual es vulnerable a la pérdida de documentos (como recibos de pago, facturas, entre otros) ya que no se ubica fácil y rápidamente, esto debido a un gran número de archivos para una búsqueda manual, lo que ocasiona pérdida de tiempo a los trabajadores al momento de realizar sus labores diarias y como consecuencia gastos en la empresa debido a que el tiempo de respuesta en estas situaciones es mayor.

Otro problema que no debemos pasar por alto es la falta de control de la información de los trabajadores, por no existir una base de datos para esta función lo que ocasiona incomodidades, además de retrasos al momento de ubicar a los empleados y a toda la información detallada de cada uno de ellos que pueda ser útil a la empresa en determinado momento.

Ante estos problemas se ha visto la necesidad de diseñar un sistema para el control de pagos computarizado para el manejo de archivos, proporcionando a la empresa una herramienta útil que mejorara los aspectos más importantes relacionados al procesamiento de la información y control de documentos. De esta forma se creara un ambienta laboral armónico con personal comprometido con la organización para el desarrollo eficaz donde se podrá gozar todos los beneficios de las nuevas tecnologías.

1.1.3. Objetivos1.1.3.1. Objetivos Generales

Diseñar e implementar un sistema con base de datos para automatizar el proceso de pago a los trabajadores de la Comisión de Regantes de la ciudad de Guadalupe, con la finalidad de optimizar las funciones y aumentar la confiabilidad de la compañía para con sus trabajadores y clientes.

1.1.3.2. Objetivos Específicos

Recopilación de información de la empresa y los datos que se maneja al efectuar los pagos mediante una entrevista.

Determinar las especificaciones de la base de datos a realizar en base a los datos obtenidos de la entrevista realizada.

Diseñar un sistema computarizado que facilite el pago de los trabajadores, siendo más confiable y con mayor rapidez que el ya establecido.

Capítulo II (Desarrollo metodológico)

2.1. Análisis

2.1.1. Organización de la empresa

La organización institucional de la empresa es la siguiente:

Gerencia: considerada el área principal de la empresa a mando del presidente de la comisión de regantes siendo elegido democráticamente por la junta de usuarios en un determinado periodo, cumpliendo las funciones más importantes para ello cuenta con todos los resultados de la empresa cada cierto tiempo así tomara las decisiones más importantes por el bien de la institución.

Administración y Contabilidad: El área donde se monitorea los procesos y se ejecutan los pagos formado por dos integrantes el administrador y la contadora, son responsables de verificar los pagos en la empresa con toda la legalidad que viene al caso y los trabajadores que se contratan para establecer la forma de pago que le corresponde.

Secretaria: El objetivo principal es brindar asistencia a las diversas áreas de la empresa, además de recepcionar la información que llega y disponer a las demás áreas, en esta entidad se encuentra la secretaria como personal que labora haciendo dicho trabajo.

Canaleros y Jefatura del Sector: el presente área está compuesta por un conjunto de trabajadores perteneciente a la empresa con el fin de mejorar la calidad y reparto del agua en los sectores donde se dispone de este recurso.

Tarifas o Recaudación: El área encargada de la recaudación de dinero de la junta de usuarios para la inversión en construcción de nuevos canales.

Limpieza: está compuesto por el personal especializado para la

limpieza del comité de regantes de Guadalupe.

2.1.2. Ámbito y Limites

La base de datos a crear será de beneficio para el área de pagos de la comisión de regantes, así mismo la automatización de esta área evitara los problemas con los documentos importantes que conciernen a los pagos de los trabajadores.

Aun así es necesario que se registre a cada trabajador de la empresa en una base de datos (ya sea independiente o dependiente del diseño que será creado), mas aún si la cantidad de trabajadores es superior equivale a un costo del tiempo para registrar todo los datos importantes de la empresa.

Puesto que la empresa aún no cuenta con una base de datos de sus trabajadores, es necesario que se almacenen de una vez permitiendo la integración de los trabajadores con sus respectivos pagos.

2.1.3. Usuarios finales

Los usuarios involucrados en esta aplicación de base de datos de acuerdo al área elegida serán:

Gerente: usuario con privilegios restringidos, con acceso a los datos de la base de datos y a los reportes que dispone el sistema de pagos. No podrá realizar actualizaciones directamente.

Administrador: Usuario con todos los privilegios, con acceso a los datos, es el encargado de obtener los datos de todos los trabajadores para luego elaborar las planillas respectivas para los pagos.

Secretaria: Con acceso a los datos para realizar las operaciones de inserción, eliminación y actualización de nuevos empleados que lleguen a la empresa.

2.1.4. Trabajadores de la empresa

En el comité de regantes existen diferente tipos de empleados que laboran entre ellos tenemos los siguientes:

Gerente Administrador Contador Secretaria Vigilancia Canaleros

Jefe de tarifas Otros trabajadores por campañas

2.1.5. Requerimientos

2.1.5.1. Requerimientos Funcionales

- El ingreso de nuevos trabajadores a la base de datos creada del “Comité de Regantes de Guadalupe”.

- Manipulación de los datos pertenecientes a los trabajadores de la empresa de acuerdo al tipo de usuario que manipule el sistema.

- Realización de reportes semanales o mensuales, según requiera la gerencia.

- Elaboración de las boletas de pago por cada trabajador.

2.1.5.2. Requerimientos No Funcionales

- Computadoras que soporte tanto la base de datos como la aplicación, procesadores Intel Core 2Duo.

- Sistema operativo Windows o Linux- Requisitos como espacio en disco duro 50 GB- Suficiente memoria RAM para el buen desempeño del

sistema de pagos como mínimo 512 MB- Plataforma Java- MySQL

3. Diseño

3.1. Diagrama Entidad-Relación

3.2. Diagrama Físico

Anexos

1. Recopilación de información1.1. Entrevista Presidente del “Comité de Regantes Guadalupe”

1.2. Entrevista Contadora

2. Recopilación de documentos2.1. Boleta de pago

Fecha : 01/05/2012

Entrevistado : Lucrecia Torres Castro

Cargo : Contadora

Entrevistador: Benjamín Hernández Puican Anthony Moncada de la Cruz

Objetivos: Conocer como está conformado la organización de trabajadores de la empresa Conocer como se da el proceso de pagos y los problemas que se ocasionan

Preguntas: