Iniciación y Planeación de un Proyecto

Planeación de las actividades de un Proyecto

La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto,

marcan el inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos

administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y

analizar el riesgo.

Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a

medida que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos.

La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés

WorkbreakdownStructure- presenta en forma gráfica las tareas que deben

desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus características son:

• Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las

actividades del proyecto

• Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo

• Se estructura en diferentes niveles de detalle

• Asegura:

• La identificación de todos los elementos del trabajo

• La integración del proyecto a la organización actual

• El establecimiento de las bases de control

Se representa en forma gráfica y sus elementos se codifican en alguna herramienta para la administración de proyectos, como el MS Project

La diferencia entre la descomposición en este proceso y la realizada durante el alcance

reside en que se describen actividades y en la definición del alcance se describen entregables como elementos tangibles

Iniciación y Planeación de un Proyecto

La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como:

La definición de actividades

La planeación de recursos

La estimación de costos

La presupuestación de costos La planeación de riesgos

Facilita la comunicación entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el

alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeño. Permite hacer reportes de avance y su estado de acuerdo a:

Las fases del ciclo de vida

Los entregables del proyecto

Los paquetes de trabajo que agrupan tareas similares y a los que

se les asigna un presupuesto

Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las

mismas estructuras

Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo, alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto

Entregables del proyecto

Para realizar la descomposición de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de

descomposición, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el

primer nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto.

Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede

descomponerse en nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es

realizada por una sola persona ya que de esta manera se asignarán los recursos. Por ejemplo:

Iniciación y Planeación de un Proyecto

Las cuentas de costos son un nivel adicional de agrupación de paquetes de trabajo por

tipo. El llegar al nivel de descomposición del trabajo realizado por una sola persona, no

quiere decir que así se hará el trabajo ya que durante la elaboración del calendario se

planeará la duración en función del esfuerzo, es decir, si posteriormente se analiza que

una actividad puede realizarse en 10 días, si se asignan dos personas el calendario reflejará un tiempo de 5 días.

El último nivel de la descomposición es llamado actividad o tarea y en cada una de ellas se captura la siguiente información:

Define el trabajo QUE

Identifica el tiempo para terminar el trabajo CUANTOTIEMPO

Identifica el presupuesto para completar el trabajo COSTO

Establece los recursos necesarios CUANTO

Asigna un responsable único QUIEN Asigna puntos de control para medir el avance

La estructura en base a tareas facilita el control de avance del proyecto en cuanto

al trabajo y las responsabilidades ofreciendo la información adecuada a cada nivel,

por lo tanto, permite la evaluación del costo, tiempo y desempeño técnico en todos los niveles de la organización para el ciclo de vida del proyecto

Para asegurar que la descomposición ofrezca los beneficios anteriores, se deben tener las siguientes consideraciones:

Se sugiere que el tiempo estimado para cada actividad no exceda a 10

días

Deben ser independientes tanto como sea posible

Debe identificarse su punto de inicio y terminación

Iniciación y Planeación de un Proyecto

Requieren la asignación de recursos, es decir, responsables de

realizarlas

Representan costos directos relacionados con la mano de obra y los

materiales

Cuando las tareas están correctamente identificadas ofrecerán beneficios adicionales como:

Permiten conocer el presupuesto y los costos reales (roll up) en

diferentes niveles, ya que el costo de un nivel superior está compuesto

por la suma de los costos de sus tareas

Definen canales de comunicación entre los diferentes niveles

Ofrecen conocimiento y coordinación de los elementos del proyecto

Identifican claramente las fuentes de problemas al establecer exactamente en la tarea en que se presentan

Un ejemplo de la descomposición de un proyecto para desarrollar un sitio Web es

el siguiente:

Puede observarse que la descomposición de tareas varía dependiendo del avance del

proyecto y por lo tanto de la solución de la incertidumbre. En este ejemplo, solamente

se ha realizado la descomposición del nivel concepto ya que el proyecto se encuentra

en sus primeras etapas. A medida que se avanza en el desarrollo, la descomposición se refina para mostrar mayor nivel de detalle.

Proyecto sitio Proyecto sitio

Web Web ––conceptoconcepto--

ConceptoConceptoDiseDiseñño o

del sitiodel sitioDesarrolloDesarrollo

del sitiodel sitioColocaciColocacióónn

del sitiodel sitioSoporteSoporte

EvaluaciEvaluacióónn RequerimientosRequerimientos FuncionalidadFuncionalidad RiesgosRiesgos PlanPlanEquipo del Equipo del

proyectoproyecto

SistemaSistema

ServidorServidor

PT1PT1.. .. DiseDiseñño o

PT2..AdquisiciPT2..Adquisicióónn

PT3..PruebaPT3..Prueba

Proyecto sitio Proyecto sitio

Web Web ––conceptoconcepto--

ConceptoConceptoDiseDiseñño o

del sitiodel sitioDesarrolloDesarrollo

del sitiodel sitioColocaciColocacióónn

del sitiodel sitioSoporteSoporte

EvaluaciEvaluacióónn RequerimientosRequerimientos FuncionalidadFuncionalidad RiesgosRiesgos PlanPlanEquipo del Equipo del

proyectoproyecto

SistemaSistema

ServidorServidor

PT1PT1.. .. DiseDiseñño o

PT2..AdquisiciPT2..Adquisicióónn

PT3..PruebaPT3..Prueba

Iniciación y Planeación de un Proyecto

Aunque en este momento de la descomposición no se asignan responsables a las

tareas, si se desconoce el equipo de trabajo que desarrollará el proyecto, pueden

asignarse a funciones desarrolladas por una sola especialidad (Ej. Analistas,

diseñadores).

Codificación de la WBS en un sistema de información

La descomposición gráfica de las tareas del proyecto, constituye un instrumento de

apoyo para hacer su codificación en un instrumento de representación y control como lo sería MS Project. En la codificación se representan:

Los niveles y elementos de la WBS, es decir, las actividades y

puntos de control

La información de costos y presupuestos

Por ejemplo, la representación de las actividades para la creación del sitio Web se

realiza utilizando identificadores que representan niveles y puntos de control:

1.0Concepto

1.1 Evaluar el sistema actual

1.2 Definir requerimientos

1.2.1 Definir los requerimientos del usuario

1.2.2 Definir los requerimientos de contenido

1.2.2.1 Contenido del Sistema

1.2.2.1.1 Diseño

1.2.2.1.2 Producción

1.2.2.1.3 Pruebas

1.2.2.2 Contenido del Servidor

1.2.2.2.1 Diseño

1.2.2.2.2 Adquisición

1.2.2.2.3 Pruebas

1.2.3 Definir los requerimientos del sistema

1.2.4 Definir los requerimientos del servidor

1.3 Definir la funcionalidad específica

1.4 Definir los riesgos y el enfoque de administración de riesgos

1.5 Desarrollar el plan del proyecto

1.6 Equipo del proyecto

2.0 Diseño del Sitio Web

3.0 Desarrollo del sitio Web

4.0 Colocación del site

5.0 Soporte

De esta manera, se presentarán en la aplicación las actividades y posteriormente el

calendario del proyecto:

Iniciación y Planeación de un Proyecto

Integración de la WBS en la organización (OBS)

Cuando se asignan recursos -responsables- a las actividades de un proyecto, este

puede analizarse en la forma de una OBS -OrganizationWorkbreakdownStructure que muestra la definición de las unidades responsables para la realización del trabajo

Esta estructura se utiliza para determinar el desempeño de las unidades organizacionales y controlar los costos por unidades de trabajo

Una representación de la estructura de trabajo utilizando especialidades para la creación del sitio Web, se puede apreciar en la siguiente forma:

Diseño

1.2.2.1.1 Diseño de contenido

1.2.2.2.1 Diseño del servidor

Producción

1.2.2.1.2 Producción de los requerimientos del sistema

Adquisición

1.2.2.2.2 Adquisición del servidor

Prueba

1.2.2.1.3 Prueba de contenido del sistema

1.2.2.2.3 Prueba del servidor