Texto Procesado por el Doctorando Jos Morales

REGLAS PARA UNA BUENA PRESENTACIN EN POWER POINT Presento algunas sugerencias para hacer de las presentaciones en PowerPoint, presentaciones que cumplan las especificaciones mnimas de calidad y excelencia, a la vez que permitan al que expone libertad de accin y pensamiento.

El programa PowerPoint est especialmente diseado para confeccionar las transparencias que se utilizan, estas transparencias, sirven de ayuda para la exposicin verbal, en otras palabras utilice el PowerPoint para seguir un orden lgico en su exposicin y no para leer la exposicin.

Antes de iniciar la confeccin o preparacin de las transparencias, es recomendable ordenar las ideas que deseamos transmitir y preguntarnos:

Qu queremos explicar? A quin le vamos a explicar ? (qu nivel de auditorio) Cul es el modo ms efectivo de explicar teniendo en cuenta las circunstancias? Recomendamos realizar una planificacin previa de la presentacin estableciendo el orden en el que vamos a exponer las ideas y el tiempo que se emplear en exponer cada transparencia, vista o slide. Esto le tomar unos minutos, pero la garantiza el xito de su presentacin. Por lo general, una exposicin est compuesta de tres partes:

1. La Introduccin. Aqu debemos plantear la situacin o problema actual o el temario a desarrollar. Es importante captar la atencin del pblico desde el inicio. Es aconsejable comunicar el esquema que vamos a seguir en la exposicin. Plantear la cuestin o los problemas a tratar y transmitir el orden a seguir para que el auditorio tenga un esquema mental claro desde el principio.

2. El desarrollo. Es la parte de la exposicin en donde se analizan los temas de modo ordenado. Comience con los aspectos ms generales para pasar a los ms concretos. Agrupe los aspectos a tratar por temas.

3. La Conclusin. Es la parte de la exposicin en la que muchos obvian. Muchos conferencistas parecen que no saben cuando terminar, ni en que parte de su exposicin. Debemos tener previsto como terminamos la exposicin. Es muy recomendable exponer las conclusiones finales. Personalmente recomiendo un cierre motivador resaltando lo fundamental de lo expuesto.

La elaboracin de las transparencias que acompaan la exposicin verbal sirve de ayudas visuales (no son para leerlas), y facilitan la comunicacin. El seguir unas reglas simples facilitar el xito de nuestras presentaciones. 1. El tiempo: Alguna vez alguien dijo "lo que no puedas decir en cinco minutos, no vale la pena escuchar". Lo mismo

pasa con las presentaciones, trata que el tiempo mximo de tu presentacin sea de 20 minutos y no ms de 15 transparencias. Si eres docente y ests realizando una explicacin, igual, no hagas de t tema, un tema aburrido, en todo caso, termina un tema con un formato e inicia otro, con otro formato. Tus estudiantes te lo agradecern.

2. Piense siempre en su pblico. La transparencia debe poder leerla el miope de la ltima fila. Un poco de consideracin con los que somos cortos de vista o llegamos los ltimos o los que se sientan en la ltima fila. No utilice letras cuyo carcter sea menor de 28 puntos para lo que respecta a texto, se recomienda letra tipo Arial o Verdana. En los ttulos o encabezados no use menos de 32 puntos de carcter. Muchas personas utilizan Times New Roman, en estos casos debers utilizar 36 para texto y 48 para los ttulos, sino, solo t podrs leer la transparencia.

3. No sobrecargue la transparencia con excesivo texto e imgenes. Normalmente la transparencia es un guin y no todo debe ir en la misma. Algunas de mis transparencias de las que estoy ms satisfecho tienen una sola palabra.

4. Pensar desde el principio que combinacin de colores y esttica voy a utilizar. La esttica seleccionada tomar en consideracin el tema, el pblico y otras circunstancias como la hora, el da y el entorno de la presentacin. El programa trae consigo sus propias combinaciones, porqu cambiarlas. Considere el tema y asimismo la combinacin de colores. El PowerPoint ya trae combinaciones estudiadas, no insista en cambiarlas, mejo trabaje con las que ya vienen con el programa.

5. No seleccionar un nmero excesivo de colores ni de combinaciones de colores. No es carnaval ni demostracin del abanico de colores, lo que de repente lograr ser distraer al pblico y hacer que se pierda el inters por su exposicin.

6. Mantener la coherencia formal y la esttica elegida a lo largo del conjunto de transparencias que vamos a utilizar en una presentacin. Esto es elemental. Si cambia constantemente la esttica de las transparencias, le puedo

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garantizar que el pblico en vez de escucharlo estar pendiente de la transparencia anterior y de la que viene.

7. Es aconsejable mantener la unidad lgica de la presentacin. Poner un solo color a todos los ttulos de las transparencias, otro color para los subttulos, es lo ms recomendable. Igual si va a utilizar vietas, no abuse utilizando ms de un espacio corrido.

8. Tener presente que cada color transmite un cierto significado. El rojo no es recomendable utilizarlo salvo para resaltar aspectos sumamente importantes, ahora bien asegrese que se podr apreciar en la transparencia. Insisto en que utilice los colores que ya vienen en el formato.

9. Trate de comunicar visualmente. Incorpore elementos de comunicacin visual como grficos, diagramas o fotografas. Esto ayuda enormemente a que el auditorio logre una mejor comprensin del tema, recuerde que muchas letras y palabras pueden llegar a cansar, una grfica rompe la monotona y lo hace interesante. Igual, asegrese que el tamao sea al apropiado. Yo me he levantado muchas veces de mi asiento y caminado hasta el frente del auditorio para poder ver la grfica que presentan ya que de otra manera sera imposible.

10. La comunicacin debe tener una cierta dinmica y la secuencia de proyecciones debe contribuir a mejorar la fluidez de la presentacin de los datos e ideas. La velocidad de su exposicin verbal debe ir cnsona con sus filminas, y Usted mejor que nadie debe saber lo que explica y lo que presenta. No explique algo que no ve nadie, y tampoco exponga una transparencia que no explique.

11. Compruebe el resultado final en el lugar, con las condiciones de luz y con el mismo proyector que utilizar en su presentacin. El resultado final se puede ver distinto en el proyector que en su monitor. Es sumamente importante, que no te pase que...cuando vas a presentar... la pantalla o el lugar te cambia toda la presentacin del trabajo que te tom horas. Un dato, lleva siempre la misma presentacin en dos combinaciones diferentes, as si no tuviste la oportunidad de ensayar en el mismo lugar, podrs utilizar una o la otra.

12. No es lectura: Aunque es difcil, trata de limitar el texto que escribas en una presentacin, o mejor aun, sustityelo por imgenes y animaciones. Las presentaciones ms aburridas de la historia consisten solamente de texto. Recomiendo como mximo 8 lneas. Igualmente un mximo de 40 palabras. Ms es abusar y corres el riesgo de que se pierda inters.

13. No leas la presentacin: Una presentacin es una gran ayuda para comunicar algunas ideas, pero si en lugar de platicar una historia y apoyarte en algunas graficas e ideas de las transparencias, le das la espalda a tu audiencia y lees toda la presentacin, no tiene caso que tengas auditorio. Dars la impresin que no sabe nada y que lo que ests haciendo, tambin lo pueden hacer los dems. Para qu trabajaste?

14. Cuando no sabes se nota: Nadie espera que te acuerdes de todos los nmeros, graficas y detalles de una idea o proyecto, pero si que tengas una idea general de lo que estas hablando. Ensaya un par de veces tu presentacin en tu casa con hojas de papel o en tu computadora, habla solo aunque te sientas tonto(a), hasta que creas poder presentar tus ideas sin la ayuda de las transparencias.

15. T eres el rey: Una presentacin por lo general no es una mesa abierta donde todos pueden aportar sus ideas, pero nunca falta el preguntn que te interrumpe, o el que te pide le des todos los detalles de memoria. Para evitar este tipo de individuos, lleva algunas hojas aparte con mayor informacin y detalles, y al preguntn ese que te pregunt, le dices que al final le proporcionars mayor informacin gustosamente. Si es necesario, cambia abruptamente de transparencia para callar a alguien y seguir con la presentacin, despus de toda tu presentacin.

16. Divirtete: Una presentacin es a fin de cuentas un pequeo escenario, platica historias pequeas, cuenta chistes relacionados a lo que estas presentando, sonre, muvete y divirtete, aunque es un poco un arte, las mejores presentaciones son aquellas en que adems de aprender algo, saliste con un sonrisa de la sala de juntas, del aula de clases o de la sala de presentacin.

Dos finales y fundamentales... 17. NUNCA LEAS FICHAS O MATERIAL MIENTRAS EXPONES. Para qu te esforzaste? para qu trabajaste ? Se supone que

eres el que domina el tema, verdad? 18. JAMS, PRESENTES UNA TRANSPARENCIA CON FALTAS DE ORTOGRAFA. Es imperdonable hacerlo y te dejar muy

mal ante el pblico que asiste a t exposicin. Si eres docente envas un psimo mensaje. Si eres estudiante, demuestras ante tus compaeros que no sabes escribir y ojo si es ante un pblico, dejar muy mal a t persona, a t familia, a t empresa, a tu universidad.

Un detalle ms... Si t presentacin es una charla magistral, debes recordar que comienzas con la ropa que te pones, no importa si la das en un saln de clases a tus compaeros, una charla magistral requiere de que t presentacin personal sea impecable y que t postura sea la adecuada, jams te recostaras a la pared, o meteras las manos en los bolsillos, o masticaras chicle, o te

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presentara en jeans con barriga afuera ante una Junta Directiva, verdad? Entonces porqu hacerlo ahora si tienes la oportunidad de demostrar tu sentido y calidad profesional?