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DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO Y EVALUACIÓN DE GESTIÓN Oficina Asesora de Rectoría

Resoluciones de Rectoría Nros. 087 y 303 de 2013

REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍAS I SEMESTRE 2013

NORMATIVIDAD

Plan de

Auditoría

1er Sem_2013 Res. 087 y 303 de

2013

Procedimiento

de Auditoría

Interna Res. 111 de 2006

Presentación y Aprobación del Plan de Auditoría

Preparación de Auditorías

Ejecución

Retroalimentación

Mejoramiento

PROCEDIMIENTO DE

AUDITORÍA INTERNA

1. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DEL

PLAN DE AUDITORÍA INTERNA

Presentación del Plan de Auditoría

Revisión y aprobación del Plan

2. PREPARACIÓN DE

AUDITORÍAS

Planificación de las actividades de la Auditoría

Comunicación de la Apertura

Reunión de Apertura y presentación del Plan de Auditoría.

Ejecución del Plan de Auditoría

Evaluación de Hallazgos

Elaboración del Informe de Auditoría

3. EJECUCIÓN

4. RETROALIMENTACIÓN

Reunión de cierre (Presentación y entrega del informe de auditoría).

Presentación de observaciones a los hallazgos (Jefe o Director de la Unidad – 5 días hábiles).

Evaluación y validación de los soportes.

5. MEJORAMIENTO

Presentación del Plan de Mejoramiento (Jefe o Director de la Unidad)

Observaciones al Plan (10 días hábiles) ¿Ajustes?

Manejo y seguimiento del Plan de Mejoramiento

(1 Año).

MISIONAL

Escuela de Ingeniería Civil

Escuela de Economía y Administración

Tecnología Empresarial y Gestión Empresarial

Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial

Bellas Artes

Especializaciones Médico Quirúrgicas

Escuela de Bacteriología y Laboratorio Clínico

Escuela de Idiomas

GESTIÓN

Escuela de Filosofía

Instituto de Proyección Regional y Educación a Distancia

Escuela de Ingeniería Mecánica

Relaciones Exteriores

Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión

TELEUIS

Dirección de Certificación y Gestión Documental

Instituto de Lenguas

PLAN DE AUDITORÍA

I SEMESTRE DE 2013

FINANCIERO

Escuela de Trabajo Social


Dirección cultural

TELEUIS

Escuela de Derecho y Ciencia Política

División de Publicaciones

INFRAESTRUCTURA

Sede UIS Barbosa

Departamento de Educación Física y Deportes

Sede UIS Barrancabermeja

Decanato Facultad Ingenierías Físicoquímicas

Escuela de Diseño Industrial

Decanato Facultad de Ciencias

Coordinación UIS Guatiguará y Bucarica (obras civiles

licitaciones)

PLAN DE AUDITORÍA

I SEMESTRE DE 2013

RECURSOS HUMANOS

DIVISIÓN FINANCIERA

PLANTA FÍSICA MNTO

TECNOLÓGICO

SERVICIOS DE INFORMACIÓN

ACCIONES INMEDIATAS

CONTRATACIÓN

Se gestiona por

parte de la unidad

auditada y/o

DCIEG ante los

distintos procesos

o UAA, los casos

que requieren

soluciones

inmediatas o a

corto plazo.

ACCIONES INMEDIATAS

METODOLOGÍA

Verificación de Registros

(Sistemas de información y archivo físico)

Observación Directa

Entrevistas al personal de interés

Aplicación de encuestas a grupos de interés

Diana Castellanos Olaya Jose Alonso Caballero Márquez

1. Evaluar el cumplimiento de las actividades misionales, desarrolladas en las Unidades Académicas y los programas de pregrado a distancia auditados, conforme a la normatividad aplicable.

2. Evaluar el cumplimiento de las actividades académicas desarrolladas por los profesores planta, cátedra, tutores planta, cátedra y estudiantes, en articulación con la normatividad establecida y de acuerdo con los criterios y el alcance de la auditoría.

3. Determinar el estado actual de las actividades de investigación y extensión desarrolladas en las Unidades Académicas y los programas de pregrado a distancia auditados, en armonía con lo regulado a nivel institucional en las Políticas de Investigación y Extensión y el Estatuto de Investigación.

4. Evaluar el estado actual de los procesos de gestión de la calidad académica (registro calificado, acreditación, creación y/o reforma de programas académicos), desarrollados en las Unidades Académicas y los programas de pregrado a distancia auditados, de acuerdo con la normatividad aplicable.

5. Identificar oportunidades de mejora en la gestión misional realizada por la

Unidad o el programa auditado.

OBJETIVOS

• Docentes Planta

• Actividad Docente

• Plan de Formación

• Comisiones (Est-Adm)

• Tenencias

• Periodo de prueba

• Registro y publicación de notas

• Docentes Cátedra

• Banco Elegibles

• Cumplimiento de actividades

• Estudiantes

UNIDADES ACADÉMICAS

• Tutores Planta

• Actividad Docente

• Plan de Formación

• Comisiones (Est-Adm)

• Tenencias

• Periodo de prueba

• Registro y publicación de notas

• Tutores Cátedra

• Perfiles

• Proceso de Selección

• Cumplimiento de actividades

• Estudiantes

PROGRAMAS DISTANCIA

DO

CE

NC

IA

ALCANCE

• Actividades, proyectos de Investigación y Extensión desarrollados en la Unidad.

• Grupos de Investigación.


• Actividades, proyectos de Investigación y Extensión desarrollados en el programa.

• Grupos de Investigación.

• Proyección del Programa.

PROGRAMAS DISTANCIA

INV

ES

TIG

AC

IÓN

Y E

XT

EN

SIÓ

N

ALCANCE

• Registro Calificado.

• Acreditación o Renovación de la Acreditación.

• Creación y/o Reforma de Programas Académicos.


• Registro Calificado.

• Acreditación o Renovación de la Acreditación.

• Creación y/o Reforma de Programas Académicos.

PROGRAMAS DISTANCIA C

ALID

AD

AC

AD

ÉM

ICA

ALCANCE

Reglamento del Profesor, A.S. 063 de 1994.

Reglamento Profesor de Cátedra, A.S. 068 de 2008 y A.S. 033 de 2009.

Plan de Formación Docente 2011 – 2015, A.S. 015 de 2011.

Reglamento Académico Estudiantil de Pregrado, A.S 072 de 1982.

Reglamento General de Posgrado, A.S 090 de 2010.

Requisitos y procedimientos para la educación continuada, A.S. 103 de 2010.

Reglamento Bonificaciones, A.S. 065 de 2003, A.S. 30 de 2004 y A.S 067 de 2008.

Normatividad para el periodo de prueba del personal docente, A.S. 059 de 2008.

Estrategia Organizacional para la Evaluación y Mejoramiento de la Calidad de los Procesos Académicos, A.A 100 de 2006.

Lineamientos para la creación, modificación, reforma y extensión de los programas académicos, A.A 225 de 2010.

Plan de Desarrollo Institucional 2008 - 2018.

Políticas de Investigación, A.S. 047 de 2004.

Políticas de Extensión, A.S. 006 de 2005.

Estatuto de Investigación, A.S. 043 de 2011.

Estatuto General, A.S. 166 de 1993.

CRITERIOS

Escuela de Ingeniería Civil


Tecnología Empresarial y Gestión Empresarial

Tecnología Agroindustrial y Producción Agroindustrial

Bellas Artes

Escuela de Bacteriología y Laboratorio Clínico

Escuela de Idiomas

Especializaciones Médico - Quirúrgicas

CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS

• 18 de Febrero de 2013

REUNIÓN DE APERTURA

• 25, 26 y 27 de Febrero de 2013

AUDITORÍA

• 8 de Marzo de 2013

REUNIÓN DE CIERRE




• 8,11 y 12 de Marzo de 2013

AUDITORÍA

• 16 de Abril de 2013

REUNIÓN DE CIERRE




• 16,17 y 18 de Abril de 2013

AUDITORÍA


REUNIÓN DE CIERRE




• 29,30 de Abril – 2 de Mayo de 2013

AUDITORÍA

• 14 de Mayo de 2013

REUNIÓN DE CIERRE




• 14,15 y 16 de Mayo de 2013

AUDITORÍA


REUNIÓN DE CIERRE




• 27,28 y 29 de Mayo de 2013

AUDITORÍA

• 11 de Junio de 2013

REUNIÓN DE CIERRE




• 11,12 y 13 de Junio de 2013

AUDITORÍA


REUNIÓN DE CIERRE




• 24, 25, 26 y 27 de Junio de 2013

AUDITORÍA

• 9 de Julio de 2013

REUNIÓN DE CIERRE


GRUPO 1

•IPRED

•ESCUELA DE FILOSOFÍA

•ESCUELA DE INGENIERÍA MECÁNICA

•RELACIONES

EXTERIORES

GRUPO 2

•TELEUIS

•DIRECCIÓN DE CERTIFICACIÓN Y GESTIÓN DOCUMENTAL

•INSTITUTO DE LENGUAS

•DIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN Y PROYECTOS DE INVERSIÓN

PLAN DE AUDITORÍA

I SEMESTRE DE 2013

Validar el nivel de cumplimiento alcanzado por cada uno de los proyectos registrados en el módulo del Programa de Gestión 2013.

Identificar las estrategias o planes de acción definidos por la Unidad para aquellos proyectos del Programa de Gestión 2012, que no se encontraron en estado finalizado.

Identificar los programas y/o proyectos de gestión adicionales que adelanta la Unidad y no están registrados en el Programa de Gestión 2013.

Verificar la formulación y estado de avance de los proyectos de la unidad, registrados en el Banco de Programas y Proyectos de Inversión para el año 2013.

OBJETIVOS

Revisar las acciones de mejora implementadas o formuladas por la Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión en la actual vigencia, orientadas al cumplimiento de sus funciones misionales.

Establecer la continuidad de las acciones y determinar los aspectos pendientes resultado del proceso de entrega y recibo del Acta de Informe de Gestión.

Determinar el avance del Plan de Mejoramiento de Contraloría bajo responsabilidad de la Unidad.

Verificar sobre la existencia de una propuesta para la formulación de Plan de Gestión 2014

OBJETIVOS

Programa de Gestión 2012 de la Unidad:

Evaluación de Actividades Evaluación de Indicadores Nivel de Cumplimiento Observaciones Ponderación del Programa Continuidad de los proyectos

Programa de Gestión 2013: Formulación del programa Avances a la fecha de auditoría

ALCANCE GRUPO 1

Programa de Gestión 2013 de la Unidad: Formulación y Estado de Avance de Actividades Formulación y Estado de Avance de Indicadores Nivel de Cumplimiento Ponderación del Programa Continuidad de los proyectos no finalizados en el año 2012

Proyectos y/o actividades de la unidad: Formulación de proyectos en el BPPUIS Proyectos Adicionales de Gestión 2013 Cumplimiento Misional de la Unidad frente a la normatividad establecida

ALCANCE GRUPO 2

Revisión aleatoria de acciones contempladas en el Plan de Mejoramiento vigencia 2011 Actividades de seguimiento 2013 correspondientes a la evaluación y seguimiento de la caracterización del proceso de Contratación

Formulación Plan de Gestión 2014 - Avance

Acta de Informe de Gestión 2013 – Presentado por Ing. Mario Humberto Torres

ALCANCE GRUPO 2

Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007 Programa Anual de Gestión 2012 Acuerdo Consejo Superior N°111 de 2011 Programa Anual de Gestión 2013 Acuerdo Consejo Superior N° 092 de 2012 Proyectos registrados en el módulo Programa de Gestión

Años 2012 y 2013 - Página Web Institucional Proyectos registrados en el Banco de Programas y

Proyectos de Inversión de la UIS- Página web Institucional- Intranet

Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005- Subsistema Control de Gestión, componente Comunicación Pública (TELEUIS)

CRITERIOS

Resolución N° 2242 de Diciembre 6 de 2010 (Tablas de Retención Documental (Dirección de Certificación y Gestión Documental)

Ley 594 de Julio 14 de 2000 Ley General de Archivo(Dirección de Certificación y Gestión Documental)

Acuerdo del Consejo Académico N° 107 de Julio 30 de 2004 (Inst. Lenguas)

Acuerdo del Consejo Académico N° 187 de Diciembre 20 de 2005 (Inst. Lenguas)

Acuerdo del Consejo Académico N° 021 de Febrero 12 de 2008 (Inst. Lenguas)

Acuerdo del Consejo Académico N° 236 de Octubre 12 de 2010 (Inst. Lenguas)

CRITERIOS

Documentos soporte Referentes del Proceso de Planificación 2014

Proyecto Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 015 de 2000 Política de Extensión Acuerdo Consejo Superior N° 006 de 2005 Política de Investigación Acuerdo Consejo Superior N° 047 de 2004 Estatuto de Investigación Acuerdo Consejo Superior N° 043 de 2011 Plan de Desarrollo Institucional Acuerdo Consejo Superior N° 080 de 2007 Instructivo 2014

CRITERIOS

Plan de Mejoramiento Contraloría 2013 vigencia 2011

Acta Informe de Gestión presentado por director anterior Ing. Mario Humberto Torres (Acuerdo Consejo Superior N° 059 de 2007)

Caracterización del proceso de Contratación CCO.01 Actividades relacionadas con la evaluación y seguimiento: control de los procesos contractuales realizados por UAA, planes de mejoramiento y acciones de mejora continua al proceso.

CRITERIOS

Eje

Ges

tió

n

Proyectos Evaluados 2012

Logros Adicionales

Continuidad Proyectos

Proyectos Formulados 2013

BPPI

COMPONENTES EJE DE GESTIÓN

Nombre de la Unidad

Información relacionada con el lugar, fecha, hora y persona encargada de atender la Auditoría

Información de contacto

Información Proyectos

AGENDA

CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO I

IPRED

Proyectos 2012:

9

Proyectos 2013:

7

Escuela de Filosofía

Proyectos 2012:

5

Proyectos 2013:

6

Escuela de Ingeniería Mecánica

Proyectos 2012:

5

Proyectos 2013:

5

Relaciones Exteriores

Proyectos 2012:

6

Proyectos 2013:

8



• 25 y 26 de Febrero de 2013

AUDITORÍA

• 18 de Marzo de 2013

REMISIÓN INFORME




• 6 y 7 de Marzo de 2013

AUDITORÍA


REMISIÓN INFORME




• 14 y 15 de Marzo de 2013

AUDITORÍA


REMISIÓN INFORME




• 15 y 16 de Abril de 2013

AUDITORÍA


REMISIÓN INFORME


CRONOGRAMA DE AUDITORÍAS GRUPO 2

TELEUIS

Dirección de Certificación y Gestión Documental

Instituto de Lenguas

Dirección de Contratación y Proyectos de Inversión



• 14 y 15 de Mayo de 2013

AUDITORÍA


REMISIÓN INFORME




• 19 y 20 de Junio de 2013

AUDITORÍA


REMISIÓN INFORME




• 27 y 28 de Junio de 2013

AUDITORÍA


REMISIÓN INFORME


• 8 de Agosto de 2013


• 13 de Agosto de 2013

AUDITORÍA


Gloria Isabel Román Pinilla Profesional Equipo Auditor Financiero

Jolman Leandro Chavarro Martínez Auxiliar Administrativo

OBJETIVOS

Determinar la conformidad de la gestión financiera realizada por la unidad con los criterios y alcance de auditoría.

Evaluar la actividad financiera realizada por la unidad para asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos y la normatividad aplicable y vigente.

Identificar oportunidades de mejora en la gestión financiera realizada por la Unidad auditada.

MOVIMIENTO PRESUPUESTAL Y

DE EFECTIVO

GESTIÓN DE CARTERA

• Presupuesto

• Ingresos

• Egresos

• Cuentas Por Cobrar

• Cartera Vencida

• Seguimiento Cartera

Vencida

CUENTAS POR PAGAR A

PROVEEDORES

AUDITORÍA

FINANCIERA

CONVENIOS Y/O CONTRATOS SUSCRITOS

ALCANCE

CRITERIOS

Proceso Financiero (Presupuesto, Tesorería)

Procedimiento Contratación de Bienes y Servicios Cuantía Menor a 50 SMLMV - PC0.01. Versión 7.

Manual de Actividades Básicas del Proceso Financiero – MFI.01. Versión 8.

Manual Plan de Cuentas Presupuestales – MFI.03. Versión 12.

Manual de Normas y Procedimientos para el Recaudo de Cartera UIS – MFI.04. Versión 2.

Normatividad de Austeridad en el Gasto Público

Sistema de Información Financiero UIS

MAPA DE PROCESOS

SISTEMA GESTIÓN INTEGRADO

Reunión de apertura

Auditoría

Reunión de cierre

ESCUELA DE TRABAJO SOCIAL

Marzo

12

Febrero

25 y 26

Febrero

14


ESCUELA DE ECONOMÍA Y

ADMINISTRACIÓN


Auditoría

Reunión de cierre

Abril

16

Marzo

13 y 14

Febrero

14


DIRECCIÓN CULTURAL


Auditoría

Reunión de cierre

Abril

30

Abril

17 y 18

Febrero

14


TELEUIS


Auditoría

Reunión de cierre

Mayo

31

Mayo

14 y 15

Febrero

14


ESCUELA DE DERECHO Y

CIENCIA POLÍTICA


Auditoría

Reunión de cierre

Junio

28

Junio

4 y 5

Febrero

14


DIVISIÓN DE PUBLICACIONES


Auditoría

Reunión de cierre

Junio

25

Junio

12 y 13

Febrero

14


Eje de Sistemas e Infraestructura

Física y Tecnológica

Jorge Eliécer Vidal Rodríguez Profesional Equipo Auditor Sistemas Leydy Johana Cerón Chaparro Auxiliar

1. Evaluar el estado de la infraestructura física y recursos tecnológicos de apoyo a las actividades misionales de la Universidad por la unidad auditada.

2. Evaluar cumplimiento de Normas en Seguridad y Salud Ocupacional en las áreas auditadas, en las unidades seleccionadas que les aplique.

3. Identificar avances y oportunidades de mejora en la gestión y control de los componentes auditados en la unidad.

OBJETIVOS

• 1. INFRAESTRUCTURA FÍSICA (Muestra Aleatoria)

• Áreas de oficinas

• Laboratorios • Talleres

• Redes eléctrica y de datos.

• Administración y disponibilidad de recursos para el soporte de la infraestructura de la unidad.

• 2. RECURSOS TECNOLÓGICOS

• Equipos de laboratorio

• Computadores

• otros

Está definido para cubrir los siguientes componentes:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA (1)

• 3. CUMPLIMIENTO NORMATIVIDAD EN SYSO

• Áreas administrativas

• Áreas académicas

• Laboratorios

• Talleres

• 4. OBRAS CIVILES (Diferentes a Licitaciones); sólo aplica para la Coordinación de Bucarica y Guatiguará.

Está definido para cubrir los siguientes componentes:

ALCANCE DE LA AUDITORÍA (2)

• Mantenimiento Preventivo y correctivo (Equipos)

• Planta Física (Estado, seguridad física en oficinas y laboratorios)

• Mobiliario (Oficinas y Laboratorios)

• Red de telecomunicaciones (datos, telefónica)

• Red eléctrica

• Documentación (planes de mantenimiento)

INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y TECNOLÓGICA

ELEMENTOS A AUDITAR:

Manual y Reglamento de Contratación de la UIS (AS 019/2005 y Res. 809/2005).

Procedimientos, Normas y Reglamentos establecidos en los procesos del Sistema de Gestión Integrado de la UIS (Procesos Contratación, Planeación Institucional y Subproceso SYSO).

Sistema de Información Financiero UIS

Banco de Programas y Proyectos de Inversión de la Universidad Industrial de Santander BPPIUIS.

Plan de Gestión Institucional.

CRITERIOS DE AUDITORÍA (NORMATIVIDAD)

Sede UIS Barbosa

Departamento de Educación Física y Deportes


Decanato Facultad de Ingenierías Fisicoquímicas



Coordinación UIS Guatiguará y Bucarica

UNIDADES A AUDITAR:

Jueves

Febrero

21

Reunión de

Apertura

Ejecución Auditoría

Jueves, Viernes

Febrero

21 y 22

Viernes

Marzo

8

Reunión de

Cierre

SEDE UIS BARBOSA


Miércoles

Febrero 13

REUNIÓN APERTURA

Marzo

4 y 5

EJECUCIÓN AUDITORÍA

Viernes

Marzo 15

REUNIÓN DE CIERRE

Departamento de Educación Física y

Deportes




Lunes

Abril 15


Abril

16 y 17

REUNIÓN DE CIERRE

Lunes

ABRIL

29


Decanato Facultad de Ingenierías

Fisicoquímicas

•Miércoles Febrero

13


• Mayo 14 y 15


• Lunes

Mayo 20

REUNIÓN DE CIERRE




Miércoles

Febrero 13


Mayo

22 y 23

REUNIÓN DE CIERRE

Jueves

Junio

6




Miércoles

Febrero 13

EJECUCIÓN AUDITORÍA

Mayo 30 y 31

REUNIÓN DE CIERRE

Miércoles

JUNIO 19


Coordinación UIS Guatiguará y

Bucarica


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