Análisis del Problema y Toma de Decisiones

En las organizaciones y en la vida cotidiana, el hombre

suele enfrentar varianzas en los resultados esperados,

lo cual comúnmente es denominado un problema.

Ahora bien, se suele atacar en oportunidades de forma

errónea las consecuencias del problema debido al poco

conocimiento, mas en la vida laboral, academica y

científica, existen pasos y metodologías que ayudan a

conocer a fondo las características, causas efectos y

consecuencias del mismo.

Para el análisis de un problema y lograr concebir una toma de decisiones eficiente y

eficaz, que realmente de solución al problema en cuestión, es necesario que el

administrador se enfoque en Cinco Factores fundamentales para analizar el problema

e identificar el por qué? Para Qué? Cuando? Dónde? Y determinar a través de

herramientas un plan de acción elocuente.

Las técnicas de análisis de problemas debe enfocarse en:

Definir del problema

Describir del problema en cuatro dimensiones: Identificación, ubicación,

tiempo y magnitud

Extradición de la información clave en las cuatro dimensiones para

descubrir las posibles causas

Probar para producir la causa más probable

Verificar de la causa real

El análisis de problemas se centra directamente en la observación

directa de la problemática planteada, sin embargo, aunado a ello,

existen factores convergentes que ayudan a la resolución de los

mismos a través de técnicas y herramientas que van a facilitar la

Objetividad y no la subjetividad en el análisis de los problemas.

Entre estas técnicas o Herramientas se pueden desarrollar

Método de las 5 M.

A sabiendas de que los márgenes de errores son visibles en el ámbito

persona, laboral, es necesario estar consciente de que No todo

siempre sale bien y hay ocasiones en las que aparecen los problemas

y no queda más remedio que entrar en faena y ponerse aplicar planes

de acción para combatir el problema. A veces, encontrar la solución

es evidente y se logra sin apenas esfuerzo, en otras ocasiones, no lo

es tanto, llegando incluso a parecer misión imposible encontrar la

causa raíz del problema.

En estos casos se debe saber:

1. ¿Por dónde se debe empezar? 2. ¿En qué debo fijarme? 3. ¿Cómo puedo afrontar el problema de una forma metódica y

estructurada?

Para responder a estas preguntas y poder localizar la causa raíz de

un problema, existen diversos métodos de análisis que se usan

frecuentemente en muchas empresas. Esta técnica es principalmente

usada por la Toyota, la empresa madre de la filosofía de la mejora

continua.

El método de las “5 M” es un sistema de análisis estructurado que se fija cinco

pilares fundamentales alrededor de los cuales giran las posibles causas de un

problema. Estas cinco “M” son las siguientes:

Máquina:Un análisis de las entradas y salidas de cada

máquina que interviene en el proceso, así como de su

funcionamiento de principio a fin y los parámetros de configuración,

permitirán saber si la causa raíz de un problema está en ellas. A

veces no es fácil, sobre todo cuando intervienen máquinas

complejas y no se puede “acceder fácilmente a las tripas” o no se

tiene un conocimiento profundo de sus mecanismos, pero siempre

se puede hacer algo, por ejemplo, aislar partes o componentes

hasta localizar el foco del problema.

Método:Se trata de cuestionarse la forma de hacer las cosas.

Cuando se diseña un proceso, existen una serie de circunstancias y

condicionantes (conocimiento, tecnología, materiales,…) que

pueden variar a lo largo del tiempo y no ser válidos a partir de un

momento dado. Un sistema que antes funcionaba, puede que ahora

no sea válido. Un cambio en otro proceso, puede afectar a algún

“input” del que está fallando.

Mano de obra: El personal puede ser el origen de un fallo.

Existe el fallo humano, que todos conocemos y si no no se informa

y forma a la gente en el momento adecuado, pueden surgir los

problemas. Cambios de turno en los que el personalsaliente no informa al entrante de incidencias

relevantes, es un ejemplo.

Medio ambiente:Las condiciones ambientales pueden

afectar al resultado obtenido y provocar problemas. Valorar

las condiciones en las que se ha producido un fallo, nunca

está de más, ya que puede que no funcione igual una

máquina con el frio de la primera hora de la mañana que con

el calor del mediodía, por ejemplo.

Materia prima:Los materiales empleados como entrada son

otro de los posibles focos en los que puede surgir la causa raíz de

un problema. Contar con un buen sistema de trazabilidad a lo largo

de toda la cadena de suministro y durante el proceso de almacenaje

permitirá tirar del hilo e identificar materias primas que pudieran no

cumplir ciertas especificaciones o ser defectuosas.

Seguir una metodología de análisis estructurado como la anterior, permite ir visualizando y

estudiando áreas precisas y específicas para detectar la causa raíz de un problema y erradicarlo sin

demasiado sufrimiento.

Para concluir, se puede decir que hay ocasiones

en las que las fronteras entre algunas de las “M”

pueden ser difusas. Por ejemplo, un problema con

una impresora que muestra un valor erróneo del

nivel de tóner, puede venir originado por la

Máquina (impresora) o por la Materia prima

(cartucho de tóner).

Hay quien combina esta técnica con

otras de representación gráfica como,

por ejemplo, el Diagrama de

Ishikawa. La cuestión fundamental es

que sirva para aportar un camino a la

hora de identificar un problema y que

la metodología empleada permita

hacerlo de manera eficaz, sin

despilfarrar recursos.

El Diagrama de causa y Efecto es una técnica gráfica

ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las

relaciones entre un tema o problema y las posibles causas

que pueden estar contribuyendo para que él ocurra.

El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama

de "Ishikawa" porque fue creado por Kaoru Ishikawa,

experto en dirección de empresas interesado en mejorar el

control de la calidad; también es llamado "Diagrama Espina

de Pescado" porque su forma es similar al esqueleto de un

pez:

Está compuesto por un recuadro (cabeza),

una línea principal (columna vertebral), y

4 o más líneas que apuntan a la línea principal

formando un ángulo aproximado de 70º (espinas

principales).

Poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas),

y así sucesivamente (espinas menores), según sea

necesario.

Qu

e E

s?

Diagrama Causa Efecto

Método “Los Cinco (5) Por Qué?”

• La técnica de los 5 Porqué es un método basado en

realizar preguntas para explorar las relaciones de

causa-efecto que generan un problema en

particular. El objetivo final de los 5 Porqué es

determinar la causa raíz de un defecto o problema.

• Esta técnica se utilizó por primera vez en Toyota

durante la evolución de sus metodologías de

fabricación, que luego culminarían en el Toyota

ProductionSystem (TPS). Esta técnica se usa

actualmente en muchos ámbitos, y también se utiliza

dentro de Six Sigma.

Ejemplo básico de su aplicación en

Industrias Toyota

El siguiente ejemplo sencillo nos muestra el uso de este método. Partimos de un postulado:

1. ¿Por qué no arranca? Porque la batería está muerta.

2. ¿Por qué la batería está muerta? Porque el alternador no funciona.

3. ¿Por qué el alternador no funciona? Porque se rompió la cinta.

4. ¿Por qué se rompió la cinta? Porque el alternador está fuera de su tiempo útil de vida y no fue

reemplazado.

5. ¿Por qué no fue reemplazado? Porque no estoy manteniendo mi auto de acuerdo a las

recomendaciones del fabricante.

Evidentemente, este ejemplo se podría generar aun más preguntas consecuentes, ya que el

"cinco" en la técnica de los "Cinco Porqué" no es fijo, sino más bien una incitación a hacer varias

iteraciones para encontrar la causa raíz del problema donde se ejecuta el estudio.

EL PROBLEMA Mi automóvil NO arranca.

Se utiliza para saber

las causas del

problema y se le

asignan prioridad

para mejorar.

Se basa en la técnica

de 80/20, según la

cual el 80% de los

problemas se puede

atribuir al 20% de las

causas

Diagrama de Pareto

El Diagrama de Pareto es una gráfica en donde se organizan

diversas clasificaciones de datos por orden descendente, de

izquierda a derecha por medio de barras sencillas después de haber

reunido los datos para calificar las causas. De modo que se pueda

asignar un orden de prioridades.

El Diagrama de Pareto es una forma especial de gráfico

de barras verticales que separa los problemas muy

importantes de los menos importantes,

estableciendo un orden de prioridades.

El nombre de Pareto fue dado por el Dr. Joseph

Juran en honor del economista italiano Vilfredo

Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre

la distribución de la riqueza.

Usando el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen

más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales,

muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin importancia frente

a solo unos graves.

A través de este método de análisis grafico, se puede visualizar varios aspectos que pueden generar una visión amplia para aplicación de planes de acción. Entre los factores que facilitan esta tarea se puede apreciar que el árbol del problema ayuda a:

Identificar el Problema.

Examinar los Efectos que provocan el problema.

Visualizar e identificar las causas.

Establecer un Objetivo.

Identificar medios de solución.

Definir acciones.

Construir un informe narrativo final.

Su forma de utilización se pude apreciar en el orden donde sea más cómodo su entendimiento guardando su estructura y su finalidad, sin embargo el mas común se puede visualizar a través del siguiente ejemplo:

El árbol del problema es también conocido como el árbol de objetivos. Es esta una

herramienta metodológica que se utiliza en el estudio de un problema o formulación de

programas o proyectos que ameritan un estudio científico objetivo. El árbol del problema

ayuda al ejecutante a estructurar de una manera grafica aplicando la lógica a través de una

estructura vertical que sugiere el desglose de causas, efectos y consecuencias, facilitando la

ejecución de un análisis o informe narrativo final que ayude a definir indicadores o un plan de

acción oportuno para el programa, proyecto o problema.

Lozada, H. “Diagrama de Pareto” Planificación Estratégica. Junio

2010. Disponible:

http://goyoplan701.blogspot.com/2010/06/diagrama-de-

pareto.html [Consulta: 2013, Julio 09].

Díaz C. “Método de las 5 M”, Ingeniería y Gerencia XXI, Junio

2012. Disponible:

http://ingenieriaygerenciaxxi.blogspot.com/2012/07/metodo-de-

las-5-m.html [Consulta: 2013, Julio 8].

Solis, C. “Los 5 ¿por qué?, método para encontrar la razón de

las fallas técnicas (y solucionarlo)”, Gerencia, Informática,

Organizaciones. Marzo 2012. Disponible:

http://www.solis.com.ve/los-5-por-que-metodo-para-encontrar-la-

razon-de-las-fallas-tecnicas-y-solucionarlo/ [Consulta: 2013,

Julio 10].

Adulante E. “Diagrama de Pareto, Analisis de Problemas”

Metodología del Marco Lógico. Mayo 2013. Disponible:

http://www.indetec.gob.mx/Eventos/Cepal2013/IX/materiales/Jue

16_Arboles_y_MML.pdf [Consulta: 2013, Julio 09].

CONCLUSIONES El análisis de problemas es un

proceso que evidentemente

necesita de una observación

directa que facilite su

entendimiento.

Su característica principal es

que cuenta con herramientas

básicas para la definición de las

variables que ocasionan el

problema y traen consigo

consecuencias a nivel

organizacional, personal y

laboral.

Sus herramientas ayudan a

reconocer de raíz la causa del

problema ayudando a atacar el

nacimiento del mismo a través

de planes estratégicos o planes

de acción que aseguren el

establecimiento de una meta a

raíz de la varianza en los

resultados esperados.

La aplicación de herramientas

como el diagrama Causa Efecto,

es uno de los instrumentos mas

comunes utilizado en las

organizaciones motivado a su

forma grafica didáctica que

ayuda a reconocer los

causantes del problema macro.

El Diagrama de Pareto, ayuda de

forma significativa a reconocer

de forma cuantitativa o

cualitativa las consecuencias o

el nivel que lleva consigo el

problema facilitando una

estructura básica para

reconocer el mismo y atacar su

causabilidad y corregir las

consecuencias.