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Héctor Sanín - Consultor ILPES

Gestión de Proyectos

C U R S O I N T E R N A C I O N A L

Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©

Décima regla

Controle los costos


Novena reglaControle los costos

“En la vida hay que escoger entre ganar dinero o gastarlo. No hay tiempo suficiente para ambas cosas.”

Edouard Bourdet


Control de costos

Fondos

Fuentes

1DISPONIBILIDAD

DE FONDOS

DESEMBOLSOS

2

DESEMPEÑODE COSTOS


Control de Costos

CONTROL DE COSTOS


El presupuesto ejecutado del proyecto hasta la fecha de control es de $8,000

El presupuesto programado hasta la fecha de control es de de $7,000

¿Cómo ha sido el desempeño de costos?

Evolución de costos


Evolución de Costos

Presupuesto ejecutado $8,000Presupuesto programado $7,000

Presupuesto ejecutadoPresupuesto programado

=

= 1.143

¿Qué significa este resultado?


Índice de Avance de Costos

IAC: Presupuesto ejecutadoPresupuesto programado

IAC = PE/PP = 1.143.IAC, también llamado ICC


Índice de Avance Físico

• AFR es la cantidad de obra ejecutada (avance físico realizado) al momento del control

• AFP es la cantidad de obra programada (avance físico programado) hasta el momento del control.

• AFR = 42%• AFP = 48%• Hasta el momento de control estaba previsto realizar

el 48% de la obra, pero sólo se ha ejecutado el 42%

¿Cuál es el Índice de Avance Físico?


Índice de Avance Físico

Índice de Avance Físico = IAF

IAF = AFR / AFP

IAF = 42% / 48% = 0.875

¿Qué significa este resultado?


Índice de Desempeño de Costos

Índice de Avance de Costos: IACIAC = PE/PP = 1.143IAF = AFR/AFP= 0.87.5

IDC = 1.143/0.875 = 1.31



? Si IDC > 1, implica SOBRECOSTO, los costos de lo ejecutado están superando lo presupuestado.

? Si IDC < 1, implica EFICIENCIA EN COSTOS, pues hay economía en relación con lo presupuestado.

? Si IDC ? 1, implica que los costos reales de la obra se están comportando según lo presupuestado.


COSTOS

Escala (%)

Sistema de control semaforizado (sistema de alertas)Índice de Desempeño de Costos (IDC)

100

¡Ojo! ¿Hay riesgo de calidad?

©GERENCIAL LTDA


Control de Costos• Actualización de costos reales• Estimativo de costos por ejecutar

(inercia actual-i.a)• Actualización del presupuesto global (i.a.)• Estimación de la Desviación Presupuestal• Medidas correctivas• Reprogramación presupuestal


Seguimiento gráfico del avance del proyecto

Tiempo

Desempeño

Programado

IAF

IAC = ICC

IDC

Momentodel control Qué significa

cuando el indicador se encuentra:1. ¿En la línea de lo programado? 2. ¿Por encima?3. ¿Por debajo?


Al final del primer trimestre, el seguimiento financiero arroja las siguientes cifras para un proyecto:

Cantidad obra programada: 1,200 m3Cantidad obra realizada: 1,080 m3Costos presupuestados para el trimestre: $43,650Costo real de lo ejecutado: $42,180

? Calcular el IAC? Calcular el IAF? Calcular y analizar el resultado del IDC

EJERCICIO


Diseño del Sistema de Información y Seguimiento Gerencial del Proyecto

SISEG

Pautas de diseño


SISEG - Pautas de diseño 1/3

1. Consideraciones básicas

• EAP (WBS) (Componentes, Macroactividades) y Organización del Proyecto

• Definir un esquema de hitos o de eventos determinantes (Fases, productos parciales, fechas estratégicas)

• ¿Quiénes son los usuarios relevantes que requieren información de avance del proyecto?

• ¿Qué tipo de información requieren?• Sistema de indicadores y rangos de alerta• C4


Defina un Sistema Interno de Información y Seguimiento (Para el equipo gerencial del Proyecto) basado en:

• Objetos de seguimiento y análisis• Un conjunto básico de Indicadores• Tipos de informes y frecuencias• Flujo interno de la información para seguimiento• Instancias de análisis – decisión (reuniones, comités,

grupos)• Fuentes internas y externas de información• Mecanismos y frecuencia de recolección (periódicos

y esporádicos)• Responsables por la gestión de la información• Monitoreo de supuestos y gestión de riesgos


2. Sistema Interno


Piense esencialmente en Indicadores, frecuencias y tipos de informes para los siguientes involucrados– Sistema de información Proyecto-Contratista– Sistema de información Proyecto-Gerencia

Superior (Autoridad Institucional)– Sistema de información Proyecto-Entidad

financiera (Cooperante, banco)– Proyecto-Proveedores de recursos de

contrapartida– Sistema de información Proyecto-Comunidad– Otro(s) involucrado(s) importantes(s)

Sistema de evaluación de Medio TérminoReuniones Externas de análisis de avance de proyectoRelaciones con el supervisor (interventor, auditor)Recomendaciones para el cierre de proyecto y el ITP


3. Sistema Externo y otros


Las 12 Reglas de Orodel Gerente de Proyecto©

Reglas 9 y 10Controle costos y ejecución

TallerSeguimiento a la ejecución

Atención a Menores

©

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