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2SUMARIO

INTRODUCCIN 03QU CARACTERSTICAS DEBEN TENER LOS ORADORES DE UN EVENTO TECH04CMO SELECCIONO LOS ORADORES Y CMO LES PRESENTO LA PROPUESTA07

09 MODELO DE INVITACIN PARA ORADORES

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ACUERDO CON ORADORES: QU LES PUEDO OFRECER Y QU OFRECERN ELLOS

COMUNICACIN FLUIDA AN DESPUS DEL EVENTO

CONCLUSIN18

3INTRODUCCIN Los oradores son la carta fuerte en cualquier conferencia o congreso tech. Son esas perso-nas a las cuales les confis tu audiencia y les das el ttulo de protagonistas totales cuando suben al escenario. De los tambin llama-dos speakers dependern las sensaciones y vivencias que tenga la audiencia y su re-greso o no a prximas ediciones del evento. Entonces mucha atencin y afin la vista para dar con los correctos!

En esta gua te contaremos cmo tener a los oradores indicados para tu evento tech, cmo negociar con ellos y qu hacer para mantener una productiva relacin antes, du-rante y despus del evento en cuestin.

Me acompaan?

Natalia Vasca Content Manager de Eventbrite Argentina

QU CARACTERSTICAS DEBEN TENER

LOS ORADORES DE UN EVENTO TECH

Buena predisposicin, aportar valor y enseanzas accionables, saber explicar

claramente los conceptos

Medialab Prado-Visualizar11-Pecha Kucha de desarrolladores

5QU CARACTERSTICAS DEBEN TENER LOS ORADORES DE UN EVENTO TECH

En el da a da, en Eventioz estamos en permanente contacto con organi-zadores de todo tipo de eventos y comprendemos que cada uno de ellos busca determinadas caractersticas en sus speakers. En el caso de los eventos tecnolgicos, la mayora de los planners consultados destacan que las caractersticas principales que debe tener un orador son:

Actitud

Pasin por lo que hace

Buena comunicacin

Capacidad de compartir experiencias y de colaborar

Predisposicin

"Hacemos foco en las ganas que tiene la persona de colaborar. Siempre buscamos a ese speaker al que le apasiona emprender y compartir experiencias".

Natalia Tamayo, She Entrepreneur.

Seguramente oirs que Juan (usamos este nombre a modo de ejem-plo) la rompi, hace pocos das, disertando en una conferencia Ahora bien, es necesario ir corriendo a contratarlo o es mejor tomarse las co-sas con calma y analizar si realmente Juan da con el perfil de tu evento. La respuesta es simple, no te dejs llevar por los nervios y la ansiedad. Nadie mejor que vos sabe qu tipo de orador necesita tu audiencia.

6Las caractersticas que detallamos anteriormente son muy certeras pero debe haber muchas ms, as como miles de personas con cualidades excelentes dispuestas a divertirse, informar y debatir con la audiencia de tu evento tech.

En resumen, vos sos la persona indicada para saber qu necesita la audiencia (justamente porque hace tiempo planifics este evento) y quines seran los exponentes a los cules ese pblico quisiera escuchar. Pods guiarte con la experiencia de otros organizadores pero a los speakers debs descubrirlos poco a poco. Ya vers que tu sexto sentido no fallar y dars con los correctos.

Ministerio TIC Colombia-Desayunos de Consolidacin Apps

7CMO SELECCIONO LOS ORADORES

Y CMO LES PRESENTO

LA PROPUESTALos Speakes son el corazn del evento

Hac que se sientan nicos!

Silicon Prairie News-BigOmaha11_6305.jpg

+ =

8Te recomiendo investigar los nombres que re-suenan segn el tema de tu evento tech. Por qu esas personas son tan nombradas? Qu pueden brindarle a tu evento?

Otra manera de reclutar posibles speakers es asistiendo a otros eventos. Quizs te quede dando vueltas algn nombre o en un net-working alguien te deslumbr explicando un tema En fin, si te pas esto, te dars cuenta que en realidad, el reclutamiento comenz hace tiempo, ahora es solo cuestin de de-firnirlo, de darle forma, de encastrar las piezas.

Cre una lista con estos posibles oradores. Coloc la informacin principal de ellos (su LinkedIn, notas de diversos medios, videos, fotos, etc). Conoc sus discursos, sus en-seanzas y lo que ms puedas.

Analiz cada caso y preguntate: Cul/cules de ellos son verdaderamente los indicados para tu evento tech? Con toda la informacin que capturaste y conociendo cul es tu p-blico objetivo los nombres resaltarn por s solos!

Una vez definidos los perfiles que ms te inte-resan, viene la parte con ms adrenalina es hora de hacerles llegar la propuesta para que participen del evento!

A continuacin, te presento un modelo de in-vitacin para oradores.

CMO SELECCIONO LOS ORADORES Y CMO LES PRESENTO LA PROPUESTA

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9(Logo del evento)

Fecha

Estimado Nombre del orador,

Tenemos el agrado de dirigirnos a usted para invitarlo a participar como orador del evento Nombre del evento, que se realizar el da Fecha a las Hora en Lugar.

Nos gustara que exponga sobre Tema.

El tiempo aproximado de la charla ser de Tiempo estimado.

Le informamos que en caso de aceptar nuestra invitacin, la organi-zacin se har cargo de los siguientes gastos: Detalle (Por ej: trasla-dos, comidas y alojamiento).

Por favor, enve la confirmacin antes del da Fecha lmite.

Esperamos contar con usted!

Ante cualquier duda o peticin, no dude en escribirnos, le contesta-remos a la brevedad.

Saludos cordiales, Nombre del organizador / Empresa organizadora

Modelo de invitacin para oradores:

Descargar ahora!

Descargala y editala las veces que quieras!

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ACUERDO CON ORADORES:

QU LES PUEDO OFRECER Y QU

OFRECERN ELLOS Las propuestas ms tentadoras

para obtener los mejores acuerdos.

Thos Ballantyne-Shaking Hands with Conference Speaker Avinash

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ACUERDO CON ORADORES: QU LES PUEDO OFRECER Y QU OFRECERN ELLOS

Una vez que el speaker te da el ok para par-ticipar de tu evento, debers asesorarlo y ponerlo en tema.

Contale detalles sobre el tipo de audiencia para la que hablar (seguramente tienes un perfil formado de los participantes) qu ob-jetivos te propusiste con el evento, comen-tale por qu lo elegiste y sobre qu tema te gustara que hable. Escuchalo y dej que pro-ponga otros temas.

Tip efectivo: Si gestions tu evento por medio de una

plataforma online, podrs ir viendo constantemente

quines son los participantes que se inscriben y obteniendo

datos sobre ellos que te permitirn conocerlos mejor.

Dej por sentado todo lo que la organizacin le proveer (alojamiento, traslados, etc). Es bueno que ambos sean claros y dejen todo bien definido para que la relacin se for-talezca desde el comienzo. Asimismo comen-tale novedades, cambios de ltimo momento, qu tipo de presentacin puede hacer el da del evento, qu tipo de tecnologa tendr a su disposicin, etc.

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Algo que seguro es mal visto por un orador es que indagus mucho en su presentacin u opins sobre ella. Te recomiendo no revisar sus slides, si la charla que has tenido con l desde el comienzo ha sido clara y lo que has visto o conocido de l te ha llamado la atencin... no debs preocuparte!

Tampoco es necesario que le records constantemente que publique en sus redes sociales el evento. Lo har por s solo, por el hecho de ser reconocido y estar comprometido con el evento, lo compartir con sus seguidores (amigos, alumnos, conocidos, etc) y los incentivar a asistir.

Te invitamos a descargar nuestro ebook gratuito:

"Base de datos y eventos".

Conoc la mejor forma de utilizar los datos de tus participantes

y enterate de cmo lo hacen reconocidos organizadores

de todo tipo de eventos.

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Importantsimo: Enviales cada tanto material del evento: Grficas, notas de prensa y el link de venta de entradas online.

"Invitamos a los oradores a participar y esperamos que vean el valor que tenemos para ofrecerles: Nuestros eventos son una vidriera para venderse como profesionales o promocionar su empresa. Tambin les damos la posibilidad de que escriban artculos relevantes en nuestro medio online". Pablo Larguia, Red Innova.

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FUNDAMENTAL

Trat a todos los oradores por igual, no hags diferencias.

Invitalos a una comida o cocktail para que se conozcan entre ellos, enviales un regalo, demostrales

con alguna accin que ellos son realmente el corazn del evento. Ya vers que las cosas funcionarn

mucho mejor.

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Una vez en el evento: Cumpl el tiempo que le prometiste para su charla o presentacin, dej que interacte libremente con la gente (ya sea en el networking o durante la charla) Areng al feed-back entre el pblico y tu orador estrella (aqul que en ese momento est sobre el escenario).

Si el orador desea hablar sobre su trabajo o in-cluir en la presentacin algo que a l lo benefi-ciar Hacelo! Como afirmamos anteriormente, si todo se charla con anticipacin y no hay sor-presas todos ganan!

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Conoc cmo la utilizacin de una herramienta tecnolgica te ayudar a a facilitar la organizacin de tu prximo evento gracias a las diversas soluciones que aporta.

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COMUNICACIN FLUIDA AN

DESPUS DEL EVENTO

El evento termina pero... la relacin sigue!

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COMUNICACIN FLUIDA AN DESPUS DEL EVENTO

Creo que si personalizs la relacin con cada uno de tus oradores, podrs conseguir grandes logros.

Dej pasar unos das para medir resultados y chequear datos y enviale un resumen general a cada orador con opiniones de participantes, fotos, etc. y un resumen particular de su ac-tuacin (con el video de la misma, tuits sobre l y su desempeo, fotos en donde aparezca, etc) Esto es un gran detalle que a los spea-kers les encantar. Sin dudas, te dirn que S cuando los contacts nuevamente para algn evento o reunin.

Mario Antonio Pena Zapaterias-cristobal cobo applause

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"Siempre promocionamos los emprendimientos, productos y servicios de los oradores en nuestros canales sociales. La idea es estar siempre en contacto". Gonzalo Martinez Luchinetti, Startup Buenos Aires.

Asimismo, si el speaker te pide a modo de favor que difundas algo en tu sitio web o redes sociales, no est de ms cooperar. Vos no perds nada y los lazos se mantienen.

Record que las buenas relaciones deben mantenerse. Ser atento, saber escuchar y cumplir lo pactado no es una tarea difcil y es algo que te ser muy beneficioso.

Un speaker que la pas bien en un evento es un promotor asegurado de futuras ediciones!

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CONCLUSIN

Los oradores son el ncleo de una conferen-cia o congreso tech. Tu deber como organiza-dor de eventos es seleccionarlos cuidadosa-mente y apoyarlos constantemente.

Cuid los detalles y no promets cosas que no vas a cumplir. Dej en claro desde el comienzo cmo se llevar a cabo la presentacin y qu cosas son las que corren por tu cuenta. Con esta manera de actuar tuya, el orador se sen-tir libre de disentir, negociar y aceptar; para luego comprometerse a cumplir su parte.

Los participantes de tu evento tech perci-birn tu trato con los speakers y reacciona-rn en consecuencia. No es conveniente que noten roces o malos tratos de las partes. El evento sera un caos!

Realizar todo este proceso hasta dar con los oradores correctos para tu evento, es provechoso tanto para vos como para ellos.

Manten la relacin post evento. Una buena experiencia de tus oradores te garantizar su compromiso y ayuda de por vida!

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EVENTIOZ

Eventioz es un producto de Eventbrite que per-mite gestionar inscripciones online, promocionar eventos, vender entradas y controlar el ingreso de los participantes a cualquier tipo de evento. Ofrece herramientas tiles para crear un sitio web exclusivo del evento, armar el formulario de inscripcin a medida, enviar campaas de in-vitacin y mensajes, compartir el evento en redes sociales, crear encuestas y muchas funcionali-dades ms. En el caso de eventos pagos, ofrece medios de pago online para que los participantes puedan pagar de forma fcil y segura. Tambin, desde la plataforma es posible crear promociones por cantidad de compra, descuentos por pago an-ticipado e invitaciones vip o premium.

Contactanos por mail: info@eventioz.com o por chat desde nuestro sitio web.

Conocenos: https://eventioz.com.ar/

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