8/11/2019 Semana 1 Administracion Documental

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SOLUCION FORO SEMANA 1

a. Cul es la importancia de la Administracin documental? y cmo se

refleja su finalidad en las empresas actualmente?

IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En la antigedad se utilizaba el papel como medio para mantener un

orden en la informacin de los pueblos y las entidades, pero con el paso

del tiempo esto fue evolucionando hasta llagar a las conocidas redes de

informacin; La sustitucin del papel por un documento digital trajo

consigo grandes beneficios para la administracin de documentos como

la reduccin de espacio fsico de archivo, eliminacin de fotocopias y

una gran eficiencia en la consulta documental, entre otros. Pero que es

administracin documental? y como se refleja actualmente en las

empresas?. Son las preguntas que se escuchan con mayor frecuencia

en las personas cuando del tema se habla; a continuacin vamos a

darles una explicacin sobre el tema y a demostrarles que la

administracin documental es algo muy importante para alcanzar un

buen desarrollo en las empresas.

En el mbito cultural, social, econmico, poltico encontramos la

informacin, y encontramos algo llamado administracin documental quees todo aquello que nos permite la planificacin, organizacin y control

de actividades y se realiza en las llamadas oficinas o unidades de

administracin de documentos, las cuales son reconocidas como

reservas de memorias para la organizacin de empresas y otras

entidades; algunas de las principales funciones de la administracin

documental como lo son la preparacin de registros e informes, la

archivacin de los registros y dems documentacin y el procesamiento

de la informacin para su utilizacin y comunicacin.

Actualmente la administracin documental atreves de las oficinas

recogen informacin para procesarla, registrarla y utilizarla, ya que en

cada uno de los actos diarios existe un componente informativo que es

transmitido a las entidades o empresas; luego de haber sido procesada

la informacin en dicha entidad ser utilizada a nivel jerrquico para

poder planificar, organizar y controlar las actividades como fuente de

informacin para la toma de decisiones.

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La Administracin Documental ensea el tratamiento administrativo que

se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de

facilitar su utilizacin y conservacin. Es decir, es el conjunto de

actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organizacin de

documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de

acelerar su bsquela, facilitacin y conservacin.

b. Mencione 5 aspectos de la Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del acuerdo

027 de 2006 que haya identificado en la empresa que labora o que

conoce.

LEY 594 DE 2000 ACUERDO 027 DE 2006

Los fines de los archivos: cuyoobjetivo es el de disponer de ladocumentacin organizada,fomentar esta cultura garantiza larecuperacin de la informacin yse facilita la posibilidad de laconsulta para el ciudadano,cumpliendo as con un servicio alque tiene derecho la comunidad.Todos los involucrados en estemedio de la organizacin de

archivos, debemos sermultiplicadores y promotores de labuena costumbre de organizar losarchivos, solo si somospersistentes.

Leyendo el material comoprimera medid encontr queel objetivo es establecerreglas con el fin de que lasorganizaciones tenganestablecidos ciertosparmetros en cuanto a lamanera de mantener losarchivos y papeleraimportante.

La importancia de losarchivos: conocer el valor dela informacin tanto para laadministracin de cualquierempresa, como para lacultura, est incluido dentrode los planes propuestos enesta ley para la organizacinde un archivo. Ya no sedesechan los documentosporque son viejos, ahoradebemos utilizar lastcnicas sugeridas para esteproceso, con el fin deproteger y perpetuar nuestrahistoria, adems de

respaldar cualquier gestin.En la empresa que laboro

Frente a estos aspectospuedo decir que encuentromuchos donde laboro como

*Los archivos electrnicos,archivos histricos, carpetasentre otros

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encuentro un comit dearchivo los cuales son losque definen el tipo de labor,programas y las decisionesen cuanto a los procesos

que tienen el reaadministrativa

En esta parte veo que setrata de la forma en la cualcomo se utilizan lasdiferentes maneras de

archivar o guardar lapapelera.De la organizacin, en esteacuerdo veo que se hizo conel fin de reorganizar lasempresas en cuanto a la ...

El principio de responsabilidad:para los servidores pblicos conrespecto a la organizacin,conservacin, el uso y manejo de

los documentos. Esto quiere decirque tanto las entidades pblicascomo las privadas con funcionespblicas, deben cumplir con esteprincipio de acuerdo a la ley paraafianzar la eficiencia de su gestin.

proteccin del crdito y larecuperacin y conservacin de laorganizacin como unidad deexplotacin econmica y fuente

generadora de empleo el procesode reorganizacin pretende atravs de este acuerdo, preservarempresas viables y normalizar susrelaciones comerciales.

Llegar a la Sensibilizacin totalhacia los archivos y suorganizacin.

Se hace necesario que haya unprograma de capacitacinestablecido que incluya: procesosarchivsticos desde que se produceo recibe el documento hasta sudestino final, para ello es muyimportante que el personal sefamiliarice con el ciclo vital deldocumento, este se cumple en lastres fases de archivo: se inicia enel archivo de gestin, pasa alarchivo central y posteriormente al

archivo histrico, siempre teniendoen cuenta para que en estas dosltimas etapas los documentos sevaloren, el resultado de estavaloracin determina si debenconservarse por un tiempo, enforma permanente o si por elcontrario pueden eliminarse en elmismo archivo de gestin.

Elaboracin de inventarios paraasegurar el control de los

documentos. En mi empresa serealizan cada ao estos inventarios

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y en cuanto al archivo de lasoficinas de campo el archivohistrico que manejan se debecambiar su orden cada vez que seterminan los proyectos, adems de

realizarle un mantenimientoperidico por la luz y la humedadde la zona.