AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Docente:

Dr. Luis Yucra Rodriguez

ORIENTACIONES

• Se recomienda al alumno revisar el

campus virtual y reforzar sus estudios

con el material enviado en Word, enlaces

bibliográficos e interesantes, ingresar al

Foro y realizar las autoevaluaciones.

LA ORGANIZACIÓN DEL FUTURO

GERENCIA Y GESTIÓN

CONTENIDOS TEMÁTICO

• Procesos de trabajo.

• La gerencia del futuro .

• Perfil del gerente del futuro.

• Nuevo enfoque de la organización.

• Los componentes clave de las organizaciones

de alto desempeño.

• Funciones y habilidades gerenciales.

• Competencias administrativas.

• Control gerencial.

Si consideramos a la organización como a un sistema, se advierte con claridad que las personas son el elemento central del mismo, al que los demás le están necesariamente referidos y subordinados. El sistema tiene razón de ser con un entorno con quien se relaciona y a quien debe servir.

person

valores y visión

estructura

procesos

tecnología

entorno

Son las personas quienes

establecen los procesos de

trabajo que hacen posible

cumplir la finalidad de la

organización y quienes los

modifican de acuerdo a las

necesidades del servicio. A

través de ellos logran hacer

de modo eficiente la labor.

PROCESOS DE TRABAJO

NUEVO MILENIO Administración Cibernética

y Modelos de Desarrollo Humano

• Pensamiento Sistémico.

• Organización Inteligente.

• Comunicaciones:

- Celular

- Satelital

- Internet, Intranet y Extranet

• Servicio.

• Gestión del Conocimiento.

LA GERENCIA DEL FUTURO

PERFIL DEL GERENTE DEL FUTURO

• Visión prospectiva.

• Visión sistémica.

• Polivalencia.

• Desarrollista.

• Flexibilidad en sus modelos mentales.

• Inspirador, guía y orientador de equipos.

NUEVO ENFOQUE DE LA ORGANIZACIÓN

Organización tradicional Nueva organización

Estable

Inflexible

Centrada en el trabajo

El trabajo se define por posiciones

Trabajo de individuos

Puestos permanentes

Se mueve por órdenes

Los jefes deciden siempre

Se guía con reglas

Personal homogéneo

Día hábil de nueve a cinco horas

Relaciones jerárquicas

Trabajo en las instalaciones en el

horario establecido

Dinámica

Flexible

Centrada en las habilidades

El trabajo se define por las tareas que

se deben hacer

Trabajo de equipos

Puestos temporales

De participación

Los empleados participan en las

decisiones

Orientación a los clientes

Personal heterogéneo

Días hábiles sin horario fijo

Relaciones laterales y en redes

Trabajo en cualquier parte y en cualquier

momento

CAMBIOS QUE REPERCUTEN EN EL TRABAJO DEL GERENTE

Cambios Efectos de los cambios

Cambios tecnológicos

(digitalización)

Más amenazas a la

seguridad

Mayor énfasis en la ética

de la organización y la

administración

Desplazamiento de los límites de la

organización

Centros de trabajo virtuales

Personal más flexible

Horarios flexibles

Empleados facultados

Administración de riesgos

Equilibrio entre trabajo y vida privada

Trabajo reestructurado

Preocupaciones de discriminación

Preocupaciones de globalización

Ayuda a los empleados

Redefinición de los valores

Cultivo renovado de la confianza

Mayor responsabilidad

Servicio a clientes

Innovación

Globalización

Eficiencia y productividad

Aumento de la

competencia

LOS COMPONENTES CLAVE DE LAS ORGANIZACIONES DE ALTO DESEMPEÑO

Administración

de calidad total

Aprendizaje

organizacional Equipos de trabajo

autodirigidos

Participación

del empleado

Organización de alto

desempeño

Tecnología de producción integrada

ORGANIZACIONES

DE EXITO

ORGANIZACIONES

QUE TRASCIENDEN

Eficiencia Liderazgo

Eficacia Cultura

Estrategia Espiritualidad

Tecnología

Innovación

FUNCIONES GERENCIALES

Alcanzar la

finalidad

declarada de la

ORGANIZACION

Definir metas,

establecer

estrategias y trazar

planes especiales

coordinar las

actividades

Determinar qué

hay que hacer,

cómo hay que

hacerlo y quién va

a hacerlo

Dirigir y motivar

a los

participantes y

resolver

conflictos

ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL

Vigilar las

actividades para

asegurarse de

que se cumplan

conforme a los

planeado

PLANIFICACION

LA GERENCIA BUSCA EFICIENCIA Y EFICACIA

Alto

desperdicio

Medios = Eficiencia

Objetivo: Bajo desperdicio

Altos

logros

Fines = Eficacia

Objetivo: Altos logros

Apro

vecham

iento

de

recurs

os

Logro

s d

e m

eta

s

Bajo

desperdicio

Bajos logros

HABILIDADES NECESARIAS A CIERTOS

NIVELES GERENCIALES

ALTA

GERENCIA

GERENCIA

INTERMEDIA

GERENCIA

DE PRIMER

NIVEL

Habilidades

humanas

Habilidades

técnicas

Habilidades

conceptuales

TIEMPO DEDICADO AL DESEMPEÑO DE

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Adminis-

tradores de

alto nivel

Administrador

es de nivel

intermedio

Supervisores de

primera línea

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

El fundador de Visa Dee Hock les dice

a sus gerentes.

Que inviertan al menos el 40% de su

tiempo en el manejo de sí mismos; su

ética, carácter, principios, propósitos,

motivación y conducta.

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

Dimensiones de la competencia en la comunicación. Comunicación informal.

Comunicación formal.

Negociación.

Dimensiones de la competencia de la planeación y administración. Recopilación de información, análisis y solución de

problemas.

Planificación y organización de proyectos

Administración del tiempo.

Administración de presupuesto y financiera

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

Dimensiones de la competencia en el trabajo en equipo.

Diseño de equipos.

Creación de un ambiente solidario.

Administrar la dinámica del equipo.

Dimensiones de la competencia en la acción estratégica.

Comprensión del entorno.

Comprensión de la organización.

Emprender acciones estratégicas

COMPETENCIAS ADMINISTRATIVAS

Dimensiones de la competencia para la globalización.

Conocimiento y comprensión culturales.

Apertura y sensibilidad culturales.

Dimensiones de la competencia para el manejo personal.

Integridad y conducta ética.

Impulso personal y resistencia.

Equilibrio entre el trabajo y las exigencias de la vida.

• Comunicación defectuosa.

• Desmotivación.

• Bajo nivel de compromiso.

• Carencia o ausencia de sentido de pertenencia.

• Informalidad en el proceso administrativo.

• Falta de empoderamiento.

• Ausencia o deficiencia del trabajo en equipo.

DISFUNCIONES DE LA EMPRESA

CONTROL GERENCIAL

Stephen Robbins define el control como "un

proceso de vigilar las actividades para

cerciorarse de que se desarrollan conforme

se planearon y para corregir cualquier

desviación evidente".

En tanto que James Stoner manifiesta que "el

control administrativo es el proceso que

permite garantizar que las actividades reales

se ajusten a las actividades proyectadas".

Importancia del Control

• Contribuye a medir y corregir la labro ejecutada por

los empleados, a fin de lograr los propósitos.

• Posibilita el análisis de lo realizado con lo

planificado.

• Las técnicas y los sistemas de control son aplicables

a cualquier actividad administrativa.

• Se constituye para los jefes en una herramienta, a

través de la cual se comprueban si los propósitos de

la organización son alcanzados de acuerdo a la

planificación.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO

• Relación con lo planteado.

• Medición.

• Detectar desviaciones.

• Establecer medidas correctivas.

PRINCIPIOS

• Del carácter administrativo del control.

• De los estándares.

• Del carácter medial del control.

• Del principio de excepción.

ESTABLECER

OBJETIVOS Y

ESTANDARES

DE DESEMPEÑO

ADOPTAR LA

ACCION

CORRECTIVA

NECESARIA

EVALUAR EL

DESEMPEÑO

ACTUAL

COMPARAR EL

DESEMPEÑO

ACTUAL CON LOS

OBJETIVOS O

ESTANDARES

El proceso del Control

TIPOS DE ESTANDARES

CANTIDAD

COSTOS

TIEMPO

CALIDAD

NUMERO DE EMPLEADOS

VOLUMEN DE PRODUCCION

VOLUMEN DE VENTAS

PORCENTAJE DE ROTACION DE INVENTARIOS

ROTACION DE CAPITAL

ESTANDARES DE CALIDAD DE PRODUCCION

CALIDAD DEL PRODUCTO O SERVICIO

INDICE DE MANTENIMIENTO DE MAQUINAS Y EQUIPO.

ATENCION AL CLIENTE

ASISTENCIA TECNICA

TIEMPO MEDIO DE PERMANENCIA DE LOS EMP.

TIEMPO ESTANDAR DE PRODUCCION

TIEMPO DE PROCESAMIENTO DE PEDIDOS

CICLO FINANCIERO O CICLO OPERACIONAL

TIEMPO MEDIO DE CREACION DE NUEVOS PRODUCTOS.

COSTO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMAS

COSTO DE PROCESAMIENTO DE CADA PEDIDO

COSTO DE CADA SOLICITUD DE MATERIAL

COSTOS DIRECTOS E INDIRECTOS DE PRODUCCION

RELACION COSTO-BENEFICIO

E

S

T

A

N

D

A

R

E

S

D

E

Áreas estratégicas de Control

• El desempeño clave o las áreas claves de resultados son

aquellos elementos de la unidad o la empresa que deben

funcionar con eficacia para que toda la unidad o empresa

logren el éxito.

• Estas áreas, por regla general, involucran las principales

actividades de la empresa, o grupos de actividades

relacionadas que se presentan a lo largo de toda la empresa.

• En las empresas de hoy, muchas áreas clave de resultado

son interfuncionales.

Control Gerencial y Operativo

El control gerencial es responsabilidad de los altos niveles dentro

de la empresa, generalmente recae en el Gerente General de la

compañía, ya que son éstos los que llevan a cabo este tipo de

control, y consiste en asegurarse de obtener los recursos

necesarios y utilizarlos eficientemente en el logro de los objetivos

de la organización.

Algunas características son:

• Focalizar la acción a los programas o las unidades

organizacionales.

• La información debe comparar lo planeado con lo realizado.

• Se encuentra inmerso en todas las actividades de la empresa.

• Es periódico, programado, rítmico.

• Debe ser íntegro.

Control Gerencial y Operativo

El control operativo es responsabilidad de los Gerentes

de nivel medio como aquellos que realizan funciones de

supervisión en los niveles inferiores o primer nivel. Es el

proceso mediante el cual la organización se asegura de

que las tareas específicas sean realizadas con

efectividad.

Tipos de Control

Atendiendo al momento de su aplicación, tenemos

los siguientes tipos de control organizacional:

1. Los controles preventivos.

2. Los controles concurrentes.

3. Los controles posteriores.

Fuentes de Control

Según Don Hellriegel, las fuentes de control básicas

son cuatro:

1. Grupos interesados.

2. La organización misma.

3. Los grupos.

4. Los individuos.

Técnicas de Control

Los administradores disponen de una serie de

recursos para controlar las operaciones de una

empresa, entre las cuales tenemos:

Las técnicas presupuestales.

Las técnicas no presupuestales.

Técnicas modernas de control.

CATEGORIAS DEL CONTROL

OBJETIVOS Y

ESTANDARES

FINES O

RESULTADOS

MEDIOS O

DESEMPEÑOS

ASEGURAR LA

DIRECCION

ADECUADA Y LOS

RECURSOS E

INSUMOS

NECESARIOS

GARANTIZAR LA

EJECUCION

CORRECTA DE LAS

OPERACIONES DEL

FLUJO DE TRABAJO

GARANTIZAR LOS

RESULTADOS

FINALES DENTRO

DE LOS OBJETIVOS

Y ESTANDARES

ESPERADOS

ANTES DE LA

OPERACION

DURANTE LA

OPERACION

DESPUES DE LA

OPERACION

SECUENCIA DE LA OPERACIÓN O PROCESO

INSUMOS DE

TRABAJO

PROCESOS DE

TRABAJO

RESULTADOS DEL

TRABAJO

CONTROLES

PREVIOS

CONTROLES A

COMPETIDORES

CONTROLES POR

RETROALIMENTACION

DURANTE LA OPERACION ANTES DE LA OPERACION DESPUES DE LA OPERACION

CONTROL POR

RETROALIMENTACION CONTROL SIMULTANEO CONTROL PREVIO

• PLAN ESTRATEGICO.

• PLANES TACTICOS Y

OPERACIONALES.

• PLANES DE ACCION

• PRESUPUESTOS.

• DESCRIPCION DE

CARGOS.

• OBJETIVOS DE

DESEMPEÑO.

• PLANES DE

ENTRENAMIENTO.

• OBSERVACION.

• ACOMPAÑAMIENTO.

• INSPEC Y CORRECCION.

• REVISION DEL PROGRESO.

• REUNIONES DE STAFF.

• SISTEMAS DE DATOS E

INF. INTERNAS.

• PROGRAMAS DE

ENTRENAMIENTO.

• INFORMES MENSUALES.

• INFORMES ANUALES.

• AUDITORIA PERIODICAS.

• INVESTIGACIONES.

• REVISION DEL

DESEMPEÑO.

• EVALUACION DE LOS

RESULTADOS DEL

ENTRENAMIENTO.

ACCION CORRECTIVA

• La acción correctiva es la acción administrativa

que busca mantener el desempeño dentro del

nivel de los estándares establecidos para

garantizar que todo se haga exactamente de

acuerdo a lo planeado.

• El control busca alcanzar dos finalidades

principales:

– CORRECCION DE FALLAS O ERRORES

– PREVENCION DE NUEVAS FALLAS O ERRORES.

SUBSISTEMA DE

CONTROL ENTRADAS: PERSONAS, DINERO,

MATERIA PRIMA, MAQUINAS

SALIDAS

EL TRABAJO

CONTINUA

MEDICION DEL

DESEMPEÑO

SE INICIA NUEVA

SITUACION DE

TRABAJO

EL DESEMPEÑO

DIFIERE MUCHO

DE LOS

ESTANDARES

EL DESEMPEÑO

ESTA DENTRO DE

LOS ESTANDARES

ACCION

CORRECTIVA:

CAMBIAR PLANES,

ORGANIZACIÓN Y

METODOS

COMPARACION DEL

DESEMPEÑO CON

LOS ESTANDARES

NO ES

NECESARIA

NINGUNA ACCION

CORRECTIVA

COMIENZO

DEL

CONTROL

PROCESO DE

CONTROL

"Nos detenemos en el cruce de caminos cada minuto,

cada hora, cada día, haciendo elecciones. Elegimos

los pensamientos que nos permiten pensar, las

pasiones que nos permiten sentir, y las acciones que

nos permiten desempeñarnos. Cada elección nace del

contexto del sistema de valores que elegimos que

gobierne nuestra vida. Al seleccionar ese sistema de

valores estamos, en una forma muy real, haciendo la

elección más importante que haremos jamás.“

Benjamin Franklin

GRACIAS