Seminario: Elaboración de Papeles de Trabajo para Auditoría de Obras Públicas Expositor: CPC...

Seminario: Elaboración de Papeles de Trabajo para Auditoría de Obras Públicas

Expositor:

CPC Rolando Pingo Flores

Definición de Auditoría de Obras PúblicasSe define como el conjunto de acciones que

establece el Sistema Nacional de Control a través

de la Auditoría Gubernamental, ejecutadas por

profesionales cuya especialidad esté de acuerdo

al tipo de obra o proyecto, con la colaboración de otros profesionales

en campos específicos, para determinar la adecuada utilización de

los recursos humanos, materiales y financieros, en cuanto se refiere

a los procesos de ejecución de proyectos en cada una de sus fases

(prefactibilidad, factibilidad, estudios de ingeniería de detalle,

ejecución del proyecto – construcción de la obra y, puesta en

servicio o puesta en marcha del proyecto).

OBRAS

Técnicos

Legales

FinancierosTienen componentes:

Orientándose el trabajo del:

JEFE DE COMISIÓN

Evaluación y control de los Estados Financieros

ESPECIALISTA

Las

Evaluación Técnica de

los procesos:

De ejecución de la obra en sus etapas de formulación de expedientes técnicos, procesos licitarios, contratación, ejecución y supervisión de las obras proyecto

contando con el asesoramiento legal en los aspectos pertinentes

significa ello que al realizar la auditoría a proyectos de inversión también se contempla las evaluaciones de cada una de las fases de su ejecución.

Es decir: Pre Inversión, Inversión y Post Inversión

IAOMIAOM

FASES DE LA AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS

AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS

Las fases para llevar a cabo una auditoría son:

Planeamiento, fase de ejecución (o de campo) y finalmente la fase de la elaboración de informe.

PLANEA-MIENTO

FASE DE EJECUCIÓN

(O DE CAMPO)

ELABORA-CIÓN DEL INFORME

INICIO FIN

IAOMIAOM

FASE DE PLANEAMIENTO


En el se consignan todos los

aspectos importantes de la entidad

y está referida a documentos

legales, normativos y técnicos que

son los que rigen la ejecución de

un proyecto.

Memorándum de Planificación y el Programa de Procedimientos

Se formulan para los aspectos que son competencia de la comisión auditora y aspectos especificos del rubro de Obras

Se plantea el:


FASE DE EJECUCIÓN

Acciones de carácter técnico, por parte de los especialistas

Evaluación de la document. materia del examen

Revisión del sistema de control interno establecido en las diversas áreas de operación

Comuni- cación de hallazgos de auditoría

Evaluación de comentarios y/o aclaraciones

Sustentación en los papeles de trabajo

(o de campo)

IAOMIAOM

Éstas últimas constituyen los

resultados más importantes que

posibilitan mejorar las operaciones

de la entidad u organismo en los

aspectos administrativos,

financieros y de control interno.

FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME


Emisión del Informe de Auditoría

Contiene entre otros:

Observaciones

Conclusiones

Recomendaciones

Surge como resultado del proceso de elaboración de los papeles de trabajo, la comunicación de hallazgos y la correspondiente evaluación de descargos

Cuyo objetivo es promover la mejora en la ejecución de las operaciones de la entidad auditada, adoptando las medidas correctivas para evitar la ocurrencia de las deficiencias en el futuro. (NAGU 4.40) IAOM

IAOM

CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo son la evidencia

documental del trabajo del auditor y están

constituidos por el conjunto de cédulas

y documentos que contienen información obtenida y elaborada por el auditor, desde la etapa de planificación hasta la emisión del informe de auditoría.

En los papeles de trabajo el auditor muestra los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente.

IAOMIAOM

CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO

Los especialistas, como es el caso de

los ingenieros civiles en la Auditoría de

Obras Públicas, con mayor razón, deben

elaborar los papeles de trabajo de tal forma

que puedan ser entendidos con facilidad tanto por el auditor

encargado, como por el supervisor y los niveles gerenciales

que los revisen; deben detallar minuciosamente cada

procedimiento de auditoría evaluado de una manera

objetiva y clara e incluir suficiente información y sustento

sobre el asunto principal u objetivos de la auditoría.

IAOMIAOM

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para la elaboración de los papeles

de trabajo se deben cumplir los

siguientes objetivos:

1. Contribuir a la planificación y

realización de la auditoría.

2. Constituir la fuente primordial para la redacción del Informe y la evidencia del trabajo realizado, por ende el soporte y respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

3. Facilitar la revisión y supervisión del

trabajo de auditoría.

4. Servir como antecedente para futuras auditorias, por significar una permanente fuente de consulta proporcionando datos específicos para planificar una nueva auditoría.

IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La NAGU 3.50 PAPELES DE

TRABAJO, destaca los propósitos al

precisar que éstos constituyen el

vínculo entre el trabajo de planeamiento,

ejecución y el informe de auditoría. Del mismo modo

precisa que su importancia radica necesariamente en la

observancia del auditor respecto a los requisitos técnicos

que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse

en elementos de indudable valor.

IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Independientemente de tales consideraciones, el auditor

debe realizar su trabajo con el debido cuidado y esmero

profesional significando la necesidad de contar con

papeles de trabajo técnicamente elaborados, que

contengan la debida información sistemática, así como

estar documentados con evidencias suficientes,

competentes y relevantes.

Los papeles de trabajo deben ser

firmados por el personal encargado

de su preparación, revisión y

supervisión.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo deben cumplir con los

siguientes requisitos:

1. Deben ser completos y exactos.- Con el objeto de

que permitan sustentar debidamente los hallazgos,

opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza

y el alcance del trabajo realizado.

REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

2. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.- Para que de su lectura un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales.

3. Deben ser legibles y ordenados.- para demostrar su valor como evidencia.

4. Deben contener información relevante.- Esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.

ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL

En este archivo se incluirán los papeles de

trabajo y documentos relacionados con la

ejecución de un Examen Especial.

El Archivo de Examen Especial se codificará

con la letra E, habiéndose establecido la

codificación alfanumérica para las diversas áreas

de una entidad, así tenemos:

ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL

EA Abastecimiento

EB Personal

EC Tesorería

ED Contabilidad

EE Presupuesto

EF Obras y Proyectos

EG Comercialización

EH Seguros

E... (Donaciones, denuncias, etc), así

sucesivamente.

REF. CONTENIDO

E.F.I CONCLUSIÓN

E.F.II RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVAL. DEL

AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR.

E.F.III PROGRAMA DE AUDITORÍA

E.F.1 DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DE LA MUESTRA

E.F.2 PRUEBAS DE AUDITORÍA

E.F.100 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

E.F.200 EVALUACIÓN DE ACLARACIONES

E.F.300 DETERMINACIÓN DEL TIPO DE RESONSABILIDAD.

PARA EFECTOS DE UNA CODIFICACIÓN ADECUADA Y ORGANIZACIÓN LÓGICA DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN UNA AUDITORÍA, SE HA ESTABLECIDO EL SIGUIENTE CUADRO:

Instrucciones.- En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que consignan la fuente, los criterios, los procedimientos utilizados para la identificación del universo, así como la determinación y selección de la muestra.

DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA

[ E.F.1 ]

SELEC. FECHA FECHA PLAZODE LA A.D NOMBRE DE LA OBRA EMPRESA GANADORA MONTO MODALID. DE MONTO DE FIRMA DE

MUESTRA DE LA BUENA PRO BASE EJECUCIÓN ADJUDIC. ADJUDIC. CONTR. EJEC.POR CONTRATA

001 CONST. 03 AULAS DEPORT. CONSTRUCTORAAA.HH. JUAN PABLO II PIRÁMIDE 182.071,35 SUMA ALZADA 182.000,00 26/03/2001 25/05/2001 60

002 REHAB. BERMA CENTRAL CONSTRUCTORADE LA AV. SANTO TOMÁS RIO DE JANEIRO SRL. 193.189,87 PRECIOS UNITAR. 193.009,00 26/03/2001 25/05/2001 60

003 REMODELACIÓN DEL PQUE. CONSTRUCTORADON JOSÉ EL ARCO S.A.C 57.560,08 SUMA ALZADA 56.704,20 26/03/2001 25/04/2001 30

004 PAVIMENTACIÓN DE LA CONSTRUCTORAAV. PRIMAVERA MELCHORITA S.A. 445.389,89 PRECIOS UNITAR. 45.300,00 26/03/2001 10/05/2001 45

005 CERCO PERIMÉTR. ESTADIO"JOSÉ DE SAN MARTÍN" EL DIAMANTE S.R.L 86.082,95 SUMA ALZADA 86.005,00 05/04/2001 04/06/2001 60

006 REHABILITACIÓN DE LAAV. VERANO LOS INGENIEROS S.A 449.140,25 PRECIOS UNITAR. 448.875,42 14/04/2001 08/08/2001 90

007 PAVIMENTACIÓN DE LAAV. SAN FRANCISCO TRACTORES SAC. 424.416,30 PRECIOS UNITAR. 424.060,30 16/04/2001 08/08/2001 90

008 CONSTRUCCIÓN DE AULASC.E N° A09B82 EL CONSTRUCTOR S.A 298.731,34 PRECIOS UNITAR. 297.400,00 07/06/2001 19/06/2001 40

TOTAL INVERSIÓN - OBRAS EJECUTADAS EN EL PERÍODO 2001 S/.

RELACIÓN DE OBRAS ADJUDICADAS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO 2001

E.F.2.1

Hecho por: Revisado por:

Modelo de una cédula de trabajo para

Selección de la muestra

ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO _______________________________________________________________________________

La habilidad técnica y la destreza

profesional del auditor se reflejan

en el diseño y elaboración de los

papeles de trabajo, dependiendo

de la naturaleza de la auditoría

que realiza. Un auditor, que en

nuestro caso sería el especialista, es competente, cuando

observa en el desarrollo de su trabajo las Normas de Auditoría

Gubernamental, y denota preocupación por el cumplimiento

del programa de Auditoría y debida sustentación del examen,

lo cual se reflejará en los papeles de trabajo.

ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ____________________________________________________________________________

Marcas de auditoría

Las marcas de auditoría son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditoría ejecutados.

Toda cédula de trabajo deberá servir a un propósito, por tanto debe contar con marcas del trabajo efectuado.

Las marcas básicas de auditoría que utilizan en los papeles de trabajo son de dos clases:

a. Con significado uniforme, son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría.

b. Con leyenda a criterio del auditor, es decir sin significado convencional. Se emplearán describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas.

ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ____________________________________________________________________________

Marcas de auditoría

En el Manual de Auditoría Gubernamental se detalla la relación de algunas marcas de auditoría de significado uniforme, tales como:

√ : Cotejado, comprobado, correcto

√√ : Verificado y revisado con documentación

sustentatoria.

: Suma correcta horizontal

: Cálculo verificado, entre otras marcas.

Marcas de auditoría Asimismo, se señalan marcas de auditoría utilizadas a

criterio del auditor, como por ejemplo:

: Procedimiento de auditoría conforme

: Procedimiento de auditoría no conforme

N/A : Procedimiento de auditoría No Aplicable

∑ : Sumatoria conforme, correcta, etc.

CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO_____________________________________________________________

CLASIFICACIÓN.-

De acuerdo a las características particulares de los papeles de trabajo, se ha establecido una clasificación de los archivos identificándola a través de números romanos y una codificación alfabética para su contenido, siendo esta clasificación la siguiente:

ARCHIVOS:

I. Permanente

• II. De Planificación

• III. Corriente de Auditoría Financiera

• IV. Corriente de Auditoría de Gestión

• V. De Examen Especial

• VI. Comunicación de Hallazgos

• VII. Resumen de Auditoría

• VIII. De correspondencia

• IX. Opcional

• X. Varios

INCLUIDO COD. CONTENIDO

P1 LEY ORGÁNICA DE LA ENTIDAD Y

NORMAS LEGALES QUE REGULAN

SU FUNCIONAMIENTO.

P2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL APROBADO

P3 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES - ROFP4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y

FUNCIONES – MOFP5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

APROBADOP6 FLUJOGRAMAS DE LAS PRINICIPALES

ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD

ARCHIVO PERMANENTE


P7 PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL

P8 PRESUPUESTO INSTITUCIONAL,

INCLUYENDO MODIFICACIONES Y

EVALUACIONES

P9 ESTADOS FINANCIEROS

P10 INFORMES DE AUDITORÍA

P11 DENUNCIAS

P12 PLAN ANUAL DE AUDITORÍA,

INCLUYENDO REPROGRAMACIONES (OAI)

P13 INFORMES DE EVALUACIÓN DEL PLAN

ANUAL DE AUDITORÍA

ARCHIVO PERMANENTE


P14 RESUMEN DE LAS DECISIONES MÁS

IMPORTANTES ADOPTADAS POR LA

ALTA DIRECCIÓN

P15 RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS EMITIDAS

POR LA ENTIDAD

P16 CONVENIOS Y CONTRATOS

TRASCENDENTES

P17 MEMORIA

P18 RELACIÓN DE FUNCIONARIOS DE LA

ENTIDAD

P19 DONACIONES

ARCHIVO PERMANENTE

CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria, el auditor deberá tener acceso a toda la información concerniente a las operaciones de la entidad, obligándolo a salvaguardar en todo momento los papeles de trabajo del cliente.

Confidencialidad, los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo mantener dicha condición durante el transcurso de la auditoría gubernamental e inclusive después de realizada esta. Bajo ningún motivo o circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo.

Su uso no autorizado o pérdida generará la responsabilidad correspondiente.

CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD YCUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO

La condición de “Confidencialidad” es esencialmente importante debido al hecho que su contenido revela información de la entidad examinada, así como el alcance de la auditoría, la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas.

Propiedad y custodia, los papales de trabajo son de propiedad de los órganos conformados del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditoría cuyos exámenes practicados contaran con la autorización de la Contraloría General.

El auditor gubernamental cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en las mismas.

Archivo de Examen Especial

Conclusión [ E.F.I ]Esta sección contendrá los papeles de trabajo que sustentan el juicio del auditor respecto a los resultados alcanzados en el área, segmento o sección examinado, como consecuencia de la aplicación del programa de auditoría.

Debe incluir en forma clara y concisa las conclusiones arribadas y relacionadas al trabajo asignado; asimismo, deberá expresar una opinión sobre el grado de solidez y

confiabilidad del sistema de control interno.


Resumen de Observaciones para la Evaluación del Auditor Encargado y Supervisor [ E.F.II ]

En esta sección se incluirán los papeles de trabajo y las

evidencias suficientes que sustenten las observaciones

obtenidas inicialmente, hasta su inclusión en el informe final de

auditoría.

Asimismo, contendrán los comentarios del supervisor y los niveles

gerenciales correspondientes sobre el proceso de selección y

aprobación de las observaciones.


Programa de Auditoría [ E.F.III ]

En esta sección se incluirá el programa de auditoría preparado en la fase de planificación, y como evidencia de su ejecución se anotarán las iniciales del auditor que efectuó el trabajo, la fecha en que se concluyó el procedimiento y la referencia de los papeles de trabajo preparados por el auditor. Asimismo de ser el caso, se adicionarán al programa de auditoría los nuevos procedimientos surgidos de acuerdo a las circunstancias.


Comunicación de Hallazgos de Auditoría [ E.F.100 ]

En esta sección se incluirá un detalle y/o relación de los hallazgos de auditoría aprobados y que serán comunicados a los servidores y ex servidores de la entidad examinada que se encuentran comprendidos en los mismos. Asimismo, se controlarán las fechas de preparación y recepción de los oficios remitidos y de las aclaraciones recibidas.

EXAMEN ESPECIAL

EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITALDE LOS ROSALESPERÍODO ENE.2001 AL 31.DIC.2001

ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS.

FUNCIONARIO CARGO OFICIO FECHA N° DÍAS REF. P/T OFICIO FECHA N° DÍAS N° DÍAS REF. P/T OFICIO FECHA REF. P/T OBSERV.N° OTORGAD. N° SOLICIT. AUTORIZ. N°

OFICIO DE RESPUESTACOMUNICACIÓN DE HALLAZGOS SOLICITA AMPLIACIÓN DE PLAZO


E.F.100

Modelo cédula de Archivo de Comunicación de Hallazgos

EXAMEN ESPECIAL

Evaluación de las Aclaraciones (Descargos) [ E.F.200 ]

En esta sección se debe incluir un resumen de los descargos recibidos y la evaluación correspondiente. De ser necesario se deberá incluir la opinión o pronunciamiento del asesor legal y especialista del equipo de auditoría.

Asimismo, el Supervisor del equipo de auditoría y los niveles de gerencia correspondientes, dejarán evidencia de sus aprobación o no, mediante un breve comentario de la evaluación realizada por el auditor encargado.

EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITALDE LOS ROSALES

PERÍODO ENE.2001 AL 31.DIC.2001

ARCHIVO DE EVALUACIÓN DE ACLARACIONES

HALLAZGO ACLARACIONES EVALUACIÓN

Y/O DESCARGOS

REF. P/T REF. P/T REF. P/T

Hallazgo ........ Aclaración y/o Evaluación ........................... descargo .......... ............................................. ........................ ............................................. ........................ ............................................. ........................ ............................................. ........................ ............................................. ........................ ........................


E.F.200

EXAMEN ESPECIAL

Modelo de cédula de evaluación de aclaraciones y/o

descargos:

Determinación del Tipo de Responsabilidad [ E.F.300 ]

En esta sección se archivarán los papeles de trabajo producto de la aplicación de la guía de evaluación y determinación de responsabilidades, como resultado de as observaciones evidenciadas documentadamente. Durante el proceso de la auditoría se pueden determinar observaciones que contengan responsabilidades administrativas, civiles o penales.

EXAMEN ESPECIAL

CEDULA DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES

N° NOMBRE DEL TIPO DE MOTIVO NORMA INCUMPLIDAHALLAZGO FUNCIONARIO CARGO PERÍODO RESPONSABILIDAD O TRANSGREDIDA

EXAMEN ESPECIAL A ...................(Nombre la la Entidad) .....................PERÍODO DEL ..................... AL ..........................


E.F.300

Modelo de cédula de determinación de responsabilidades

EXAMEN ESPECIAL

VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS _______________________________________________________________________________

En este archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos relacionados con la ejecución de una Auditoría o Examen Especial.

En este archivo se incluirán los oficios remitidos por el equipo de auditoría, respecto a los presuntos hallazgos determinados como consecuencia del trabajo de campo.

Se codificarán estos documentos con las siglas OC.

Asimismo, este archivo contendrá los documentos de los descargos remitidos por los servidores y ex servidores comprendidos en los hallazgos detectados por el equipo de auditoría.

Estos documentos se codificarán con las siglas DR.

VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE

HALLAZGOS_________________________________________________________________________________________________________________________________________

ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALAZGOS

OFICIO N° FECHAN° DE DÍAS OTORGAD.

REF. P/T OFICIO N° FECHAN° DE DÍAS

SOLICIT.REF. P/T OFICIO N° FECHA REF. P/T

OBSERVAC.

O.C.1 D.R.1.1 D.R.1.2

O.C.2 D.R.2.1 D.R.2.2

O.C.3 D.R.3.1 D.R.3.2

O.C.4 D.R.4.1 D.R.4.2

... ...

E.F.100

COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS SOLICITA AMPLIACIÓN DE PLAZO DOCUMENTO DE RESPUESTA

FUNCIONARIO CARGO

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_______________________________________________________________________________________________________________________________________

En este Archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos referidos a los temas claves o aspectos importantes ocurridos durante la ejecución de la auditoría.

El ARCHIVO RESUMEN de Auditoría, se codificará con la letra R.

Puntos Pendientes – Superados (R1)

En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que evidencien la revisión del trabajo por el equipo de auditoría, por parte del encargado y supervisor, inclusive del nivel gerencial, sobre procedimientos o situaciones que no han sido concluidas por algún motivo y que requieren ser completadas.

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________

Informe de Auditoría (R2)

Esta sección incluirá copia del informe final de auditoría, emergente de la auditoría gubernamental practicada (Auditoría Financiera, Auditoría de gestión o Examen Especial), cuyo contenido observará la estructura determinada en la NAGU 4.40 Contenido del Informe.

Memorándum de Control Interno (R3)

En esta sección se incluye copia del Memorándum de Control Interno emitido por el auditor al finalizar la evaluación del sistema de control interno, o resumen de los puntos que deben ser considerados para ser incluidos en dicho documento.

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________________

Resumen de los acontecimientos significativos durante la ejecución de la auditoría (R4)

En esta sección se incluirán los papeles de trabajo que resumen en forma clara y concisa los acontecimientos mas significativos que surgieron durante la ejecución del trabajo de campo, y que hayan afectado la planificación establecida en cuanto al tiempo y el resultado del examen.

La preparación de esta cédula de trabajo es de responsabilidad del auditor encargado y supervisor del Equipo de Auditoría.

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)________________________________________________________________________________________________________________________________________

Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditoría posterior a la planificación (R5)

Esta situación contendrá los papeles de trabajo y documentos que consignan cualquier hecho significativo que afecta y/o modifica el alcance y los objetivos del examen previamente determinados en la etapa de planificación. Las modificaciones efectuadas a las acciones planificadas deben estar aprobadas por los niveles gerenciales correspondientes.


Carta de Representación (R6)

En esta sección se incluirá el original de la Carta de Representación, documento que constituye una evidencia de que la gerencia y/o funcionarios de la entidad auditada, se responsabilizaron en la entrega de información requerida, por el auditor, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.


Carta de Abogados (R7)

El Auditor Gubernamental debe obtener evidencia de la existencia (o no) de litigios, demandas y reclamaciones en los cuales pueda estar involucrada la entidad auditada y que podrían generarle pérdidas contingentes.

En tal sentido, ésta sección incluirá las respuestas de las confirmaciones solicitadas a los abogados, a fin de evidenciar la situación real de los juicios a favor o en contra, a la fecha del examen y hasta la fecha del retiro del campo.

De no obtenerse respuesta, el auditor deberá evaluar este hecho, para su correspondiente revelación en el informe de auditoría.


Puntos de atención (R8)

En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que resuman los hechos o eventos significativos, que a juicio del auditor encargado deben ser puestos en conocimiento del supervisor y de los niveles gerenciales correspondientes, a fin de ser adecuadamente valuados y revelados, si fuera el caso, en el informe de auditoría.

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_________________________________________________________________________________________________________________________________________

Comentarios sobre hechos subsecuentes (R9)

En esta sección se deberán incluir los papeles de trabajo que consignen y resuman hechos subsecuentes significativos, comprendidos entre la fecha del período examinado y la finalización del trabajo de campo, a fin de determinar la existencia de situaciones que ameriten ser incluidas en el informe de auditoría.

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)__________________________________________________________________________________________________________________________________________

Lista de verificación de Conclusión de Auditoría (R10)

Esta sección incluirá una lista de verificación de conclusión de auditoría a nivel gerencial, como mecanismo de control de calidad; utilizándose para dicho efecto, el modelo del cuestionario que se adjunta al mismo.

Se codificará este documento de acuerdo con el criterio señalado en las instrucciones del Archivo Resumen.


Modelo del cuestionario (R10.1)

Esta lista de verificación debe ser completada por el encargado del trabajo al finalizar cada etapa de la auditoría en el campo, antes de ser revisada por el Supervisor y aprobada por el Subgerente. (Si / No / N.A)

1. ¿Se ha elaborado o actualizado la documentación del

Archivo Permanente?

2. ¿Se ha preparado la validez de un Archivo de Planificación que documento la redacción y estudio de la información relativa a la entidad auditada?


Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.2)

3. ¿Está documentado en el Archivo Corriente todo el trabajo de Auditoría, incluyendo?

(1) Conclusiones?

(2) Programa de Auditoría iniciados, fechados y

referenciados a los papeles de trabajo?

4. El encargado del examen, ¿ha revisado en detalle el

trabajo de todos los integrantes?

5. ¿Se ha elaborado un Memorándum de control interno

con relación al examen efectuado?



6. Se ha tratado con el Subgerente de Auditoría

aquellos cambios significativos en la planificación de

la auditoría y se han preparado los memorandos

sobre cambios en el alcance posteriores a la

planificación para ser aprobados por el Gerente?

7. ¿Se han documentado todos los hallazgos

importantes en el archivo Resumen de Auditoría?

8. ¿Se ha preparado cédulas de “Puntos de Atención” para

el Subgerente o asesor legal?



9. ¿Se ha completado todo el trabajo de auditoría planificado, si estuviese incompleto, se ha documentado claramente en el Archivo Resumen de Auditoría el trabajo pendiente a través de cédulas de “Puntos pendientes”?

10. ¿Se ha considerado y referenciado los papeles de trabajo con relación a lo planificado?

11. ¿Se han cotejado y referenciado los papeles de trabajo, con los estados financieros, documentos fuentes o estados presupuestarios u otros documentos relacionados con la auditoría?

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________


12. ¿Se ha preparado el borrador de informe de auditoría

en concordancia con las NAGU y otros

pronunciamientos técnicos de auditoría?

13. ¿Se ha procedido a cursar la comunicación de

hallazgos a cada uno de los presuntos responsables,

de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente?

14. ¿Se ha elaborado una carta de representación?

15. ¿Se ha obtenido la carta de representación solicitada

debidamente firmada?



16. ¿Se ha revisado los papeles de trabajo para

asegurarnos que:

(1) Ellos no incluyen comentarios que puedan ser

considerados engañosos o confusos?

(2) Los asuntos pendientes y los puntos de revisión

han sido satisfactoriamente resueltos?

(3) Los resultados documentados del trabajo realizado

justifican nuestro informe?


17. ¿Se han completado todos los formularios pertinentes de

registro de tiempo y explicado las variaciones con el

respectivo presupuesto?

18. ¿Se han preparado y discutido con el personal los

informes de evaluación de personal?

Lista de verificación de conclusión:

PREPARADO _____________________________ ENCARGADO

(iniciales y fecha)

REVISADO ______________________________ SUPERVISOR

(iniciales y fecha)

APROBADO ______________________________ SUBGERENTE

(iniciales y fecha)

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________

Control de Tiempo.- (R11)

En esta sección se debe incluir el formato diseñado para el control de tiempo real que ha insumido el equipo de auditoría durante la auditoría. Dicho control debe incluir los tiempos insumidos durante la planificación. Ejecución y elaboración del informe, por cada integrante en función a las responsabilidades asignadas.

Este formato debe mostrar las variaciones del tiempo programado con el ejecutado, explicándose las diferencias y justificaciones de las mismas.

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)________________________________________________________________________________________________________________________________________-_

VII. ARCHIVO RESUMEN (R)__________________________________________________________________________________________________________________________

Relación Total de archivos utilizados.- (R12)

En esta sección se debe incluir una relación de los archivos utilizados para la auditoría.

Sin embargo, es del caso anotar que los archivos implementados y codificados por la Contraloría General de la República son los siguientes:

Referenciación

ARCHIVO Cantidad

P

L

F

G

E

OC

R

C

O

V

ARCHIVO PERMANENTE

ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN

ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA

ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN

ARCHIVO CORRIENTE DE EXAMEN ESPECIAL

ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS

ARCHIVO RESUMEN

ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA

ARCHIVO OPCIONAL

ARCHIVO VARIOS

2

1

2

2

3

1

1

2

1

1

TOTAL : 16


VIII. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA________________________________________________________________________________________________________________________________________

En este archivo se incluirán todos los documentos administrativos (oficios, memorandos, etc.) remitidos y recibidos por el equipo de auditoría, durante el proceso de la auditoría.

Al archivo de la Correspondencia se codificará con la letra C, habiéndose establecido la codificación alfanumérica para los diversos documentos.

C1 Correspondencia Remitida

C2 Correspondencia Recibida

Es conveniente preparar un índice de toda la documentación remitida y recibida, consignándose la referencia y breve contenido de los mismos.

IX. ARCHIVO OPCIONAL______________________________________________________________________________________________________________________________________

Este archivo incluirá información o documentación de la

entidad la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se

relaciona con los objetivos del examen; cuya implementación

se basa en un manejo práctico y eficiente para la revisión y

supervisión de estos documentos por parte de los

responsables de la auditoría (Listado de Inventario Físico,

Listado de cuentas por Cobrar, Pagar, etc.). En el caso de

Obras, puede ser: Expediente Técnico, Bases, Liquidación

Final, entre otros).

Se codificará con la letra O.

En este archivo se incluirá los papeles de trabajo y

documentos sustentatorios relacionados con temas

complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en

el examen practicado.

Se codificará este archivo con la letra V.

X. ARCHIVO VARIOS________________________________________________________________________________________________________________________________________

MODELO DE:

ACTA DE INSPECCIÓN FÍSICA DE OBRA

Siendo las ............. horas del día ...... de ...................... de ............., nos reunimos en las instalaciones de la obra ..................................................., los señores ............................(indicando el cargo de los

funcionarios) ................................. en representación de la ................(nombre la

entidad)................................................y el(los) ingeniero(s) ........................... ...........................................................................................................................

en representación de ....(CGR, OAI o SOA) ..................................................., a fin de realizar una inspección física de la obra. Al respecto, luego de hacer un recorrido a la misma cabe indicar lo siguiente:

..........................................................................................................................

.

..........................................................................................................................

.

Siendo las ........ horas del día ........ de .................. de ........... se dio por concluida la inspección física a la obra, firmando los suscritos en señal de conformidad por los comentarios contenidos en la presente acta.

POR LA ENTIDAD

...................................................... ................................................

POR LA (CGR, OAI o SOA)

...................................................... ................................................

Nombre de la Obra :

Partida: Unidad:

N°

ITEM DESCRIPCIÓN UND. Long. Veces

Peso (sub-total) kg. :

Peso Total (kg.) :

3/4" 1"

Longitud total (ml.) :

Peso por ml. :

1/4" 3/8" 1/2" 5/8"


PLANILLA DE METRADOS DE FIERRO

Diámetro del Fierro


Nombre de la Obra :

Partida: Unidad:

N°

ITEM DESCRIPCIÓN UND. Veces Largo Ancho Alto Total

Total :


PLANILLA DE METRADOS


Nombre de la Obra :

2.00 3.00

de km. a km.

( II )

( III ) ( IV ) ( V )

( I ) : Tipo: enmampostería d epiedra, en concreto ciclópeo, etc.( II ) : Indicar la posición del muro: de sostenimiento, muro de pie, etc.( III ) : Progresiva inicial del trano de muro( IV ) : Progresiva final del tramo de muro( V ) : Longitud del tramo de muro, en mts.

EXAMEN ESPECIAL A ...................(Nombre la la Entidad) .....................

ALTURA ( m )

T O T A L

PLANILLA DE METRADOS PARA MUROS DE SOSTENIMIENTO

PERÍODO DEL ..................... AL ..........................

TIPO ( I )


Seminario: Elaboración de Papeles de Trabajo para Auditoría de Obras Públicas Expositor: CPC...

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