Seminario: Elaboración de Papeles de Trabajo para Auditoría de Obras Públicas
Expositor:
CPC Rolando Pingo Flores
Definición de Auditoría de Obras PúblicasSe define como el conjunto de acciones que
establece el Sistema Nacional de Control a través
de la Auditoría Gubernamental, ejecutadas por
profesionales cuya especialidad esté de acuerdo
al tipo de obra o proyecto, con la colaboración de otros profesionales
en campos específicos, para determinar la adecuada utilización de
los recursos humanos, materiales y financieros, en cuanto se refiere
a los procesos de ejecución de proyectos en cada una de sus fases
(prefactibilidad, factibilidad, estudios de ingeniería de detalle,
ejecución del proyecto – construcción de la obra y, puesta en
servicio o puesta en marcha del proyecto).
OBRAS
Técnicos
Legales
FinancierosTienen componentes:
Orientándose el trabajo del:
JEFE DE COMISIÓN
Evaluación y control de los Estados Financieros
ESPECIALISTA
Las
Evaluación Técnica de
los procesos:
De ejecución de la obra en sus etapas de formulación de expedientes técnicos, procesos licitarios, contratación, ejecución y supervisión de las obras proyecto
contando con el asesoramiento legal en los aspectos pertinentes
significa ello que al realizar la auditoría a proyectos de inversión también se contempla las evaluaciones de cada una de las fases de su ejecución.
Es decir: Pre Inversión, Inversión y Post Inversión
IAOMIAOM
FASES DE LA AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
Las fases para llevar a cabo una auditoría son:
Planeamiento, fase de ejecución (o de campo) y finalmente la fase de la elaboración de informe.
PLANEA-MIENTO
FASE DE EJECUCIÓN
(O DE CAMPO)
ELABORA-CIÓN DEL INFORME
INICIO FIN
IAOMIAOM
FASE DE PLANEAMIENTO
AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
En el se consignan todos los
aspectos importantes de la entidad
y está referida a documentos
legales, normativos y técnicos que
son los que rigen la ejecución de
un proyecto.
Memorándum de Planificación y el Programa de Procedimientos
Se formulan para los aspectos que son competencia de la comisión auditora y aspectos especificos del rubro de Obras
Se plantea el:
AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
FASE DE EJECUCIÓN
Acciones de carácter técnico, por parte de los especialistas
Evaluación de la document. materia del examen
Revisión del sistema de control interno establecido en las diversas áreas de operación
Comuni- cación de hallazgos de auditoría
Evaluación de comentarios y/o aclaraciones
Sustentación en los papeles de trabajo
(o de campo)
IAOMIAOM
Éstas últimas constituyen los
resultados más importantes que
posibilitan mejorar las operaciones
de la entidad u organismo en los
aspectos administrativos,
financieros y de control interno.
FASE DE ELABORACIÓN DEL INFORME
AUDITORÍA DE OBRAS PÚBLICAS
Emisión del Informe de Auditoría
Contiene entre otros:
Observaciones
Conclusiones
Recomendaciones
Surge como resultado del proceso de elaboración de los papeles de trabajo, la comunicación de hallazgos y la correspondiente evaluación de descargos
Cuyo objetivo es promover la mejora en la ejecución de las operaciones de la entidad auditada, adoptando las medidas correctivas para evitar la ocurrencia de las deficiencias en el futuro. (NAGU 4.40) IAOM
IAOM
CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo son la evidencia
documental del trabajo del auditor y están
constituidos por el conjunto de cédulas
y documentos que contienen información obtenida y elaborada por el auditor, desde la etapa de planificación hasta la emisión del informe de auditoría.
En los papeles de trabajo el auditor muestra los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido. Asimismo, dichos papeles contienen la base para su informe, la evidencia del alcance de su examen y la prueba de la responsabilidad profesional correspondiente.
IAOMIAOM
CONCEPTOS GENERALES DE PAPELES DE TRABAJO
Los especialistas, como es el caso de
los ingenieros civiles en la Auditoría de
Obras Públicas, con mayor razón, deben
elaborar los papeles de trabajo de tal forma
que puedan ser entendidos con facilidad tanto por el auditor
encargado, como por el supervisor y los niveles gerenciales
que los revisen; deben detallar minuciosamente cada
procedimiento de auditoría evaluado de una manera
objetiva y clara e incluir suficiente información y sustento
sobre el asunto principal u objetivos de la auditoría.
IAOMIAOM
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para la elaboración de los papeles
de trabajo se deben cumplir los
siguientes objetivos:
1. Contribuir a la planificación y
realización de la auditoría.
2. Constituir la fuente primordial para la redacción del Informe y la evidencia del trabajo realizado, por ende el soporte y respaldo de las observaciones, conclusiones y recomendaciones incluidas en el informe.
OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
3. Facilitar la revisión y supervisión del
trabajo de auditoría.
4. Servir como antecedente para futuras auditorias, por significar una permanente fuente de consulta proporcionando datos específicos para planificar una nueva auditoría.
IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La NAGU 3.50 PAPELES DE
TRABAJO, destaca los propósitos al
precisar que éstos constituyen el
vínculo entre el trabajo de planeamiento,
ejecución y el informe de auditoría. Del mismo modo
precisa que su importancia radica necesariamente en la
observancia del auditor respecto a los requisitos técnicos
que tales papeles de trabajo deben reunir para constituirse
en elementos de indudable valor.
IMPORTANCIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Independientemente de tales consideraciones, el auditor
debe realizar su trabajo con el debido cuidado y esmero
profesional significando la necesidad de contar con
papeles de trabajo técnicamente elaborados, que
contengan la debida información sistemática, así como
estar documentados con evidencias suficientes,
competentes y relevantes.
Los papeles de trabajo deben ser
firmados por el personal encargado
de su preparación, revisión y
supervisión.
REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Los papeles de trabajo deben cumplir con los
siguientes requisitos:
1. Deben ser completos y exactos.- Con el objeto de
que permitan sustentar debidamente los hallazgos,
opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza
y el alcance del trabajo realizado.
REQUISITOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO
2. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados.- Para que de su lectura un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de fundamentar las conclusiones y recomendaciones sin requerir explicaciones adicionales.
3. Deben ser legibles y ordenados.- para demostrar su valor como evidencia.
4. Deben contener información relevante.- Esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado.
ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL
En este archivo se incluirán los papeles de
trabajo y documentos relacionados con la
ejecución de un Examen Especial.
El Archivo de Examen Especial se codificará
con la letra E, habiéndose establecido la
codificación alfanumérica para las diversas áreas
de una entidad, así tenemos:
ARCHIVO DE EXAMEN ESPECIAL
EA Abastecimiento
EB Personal
EC Tesorería
ED Contabilidad
EE Presupuesto
EF Obras y Proyectos
EG Comercialización
EH Seguros
E... (Donaciones, denuncias, etc), así
sucesivamente.
REF. CONTENIDO
E.F.I CONCLUSIÓN
E.F.II RESUMEN DE OBSERVACIONES PARA LA EVAL. DEL
AUDITOR ENCARGADO Y SUPERVISOR.
E.F.III PROGRAMA DE AUDITORÍA
E.F.1 DETERMINACIÓN Y SELECCIÓN DE LA MUESTRA
E.F.2 PRUEBAS DE AUDITORÍA
E.F.100 COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
E.F.200 EVALUACIÓN DE ACLARACIONES
E.F.300 DETERMINACIÓN DEL TIPO DE RESONSABILIDAD.
PARA EFECTOS DE UNA CODIFICACIÓN ADECUADA Y ORGANIZACIÓN LÓGICA DE LOS PAPELES DE TRABAJO EN UNA AUDITORÍA, SE HA ESTABLECIDO EL SIGUIENTE CUADRO:
Instrucciones.- En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que consignan la fuente, los criterios, los procedimientos utilizados para la identificación del universo, así como la determinación y selección de la muestra.
DETERMINACIÓN DE LA MUESTRA
[ E.F.1 ]
SELEC. FECHA FECHA PLAZODE LA A.D NOMBRE DE LA OBRA EMPRESA GANADORA MONTO MODALID. DE MONTO DE FIRMA DE
MUESTRA DE LA BUENA PRO BASE EJECUCIÓN ADJUDIC. ADJUDIC. CONTR. EJEC.POR CONTRATA
001 CONST. 03 AULAS DEPORT. CONSTRUCTORAAA.HH. JUAN PABLO II PIRÁMIDE 182.071,35 SUMA ALZADA 182.000,00 26/03/2001 25/05/2001 60
002 REHAB. BERMA CENTRAL CONSTRUCTORADE LA AV. SANTO TOMÁS RIO DE JANEIRO SRL. 193.189,87 PRECIOS UNITAR. 193.009,00 26/03/2001 25/05/2001 60
003 REMODELACIÓN DEL PQUE. CONSTRUCTORADON JOSÉ EL ARCO S.A.C 57.560,08 SUMA ALZADA 56.704,20 26/03/2001 25/04/2001 30
004 PAVIMENTACIÓN DE LA CONSTRUCTORAAV. PRIMAVERA MELCHORITA S.A. 445.389,89 PRECIOS UNITAR. 45.300,00 26/03/2001 10/05/2001 45
005 CERCO PERIMÉTR. ESTADIO"JOSÉ DE SAN MARTÍN" EL DIAMANTE S.R.L 86.082,95 SUMA ALZADA 86.005,00 05/04/2001 04/06/2001 60
006 REHABILITACIÓN DE LAAV. VERANO LOS INGENIEROS S.A 449.140,25 PRECIOS UNITAR. 448.875,42 14/04/2001 08/08/2001 90
007 PAVIMENTACIÓN DE LAAV. SAN FRANCISCO TRACTORES SAC. 424.416,30 PRECIOS UNITAR. 424.060,30 16/04/2001 08/08/2001 90
008 CONSTRUCCIÓN DE AULASC.E N° A09B82 EL CONSTRUCTOR S.A 298.731,34 PRECIOS UNITAR. 297.400,00 07/06/2001 19/06/2001 40
TOTAL INVERSIÓN - OBRAS EJECUTADAS EN EL PERÍODO 2001 S/.
RELACIÓN DE OBRAS ADJUDICADAS CORRESPONDIENTES AL EJERCICIO 2001
E.F.2.1
Hecho por: Revisado por:
Modelo de una cédula de trabajo para
Selección de la muestra
ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO _______________________________________________________________________________
La habilidad técnica y la destreza
profesional del auditor se reflejan
en el diseño y elaboración de los
papeles de trabajo, dependiendo
de la naturaleza de la auditoría
que realiza. Un auditor, que en
nuestro caso sería el especialista, es competente, cuando
observa en el desarrollo de su trabajo las Normas de Auditoría
Gubernamental, y denota preocupación por el cumplimiento
del programa de Auditoría y debida sustentación del examen,
lo cual se reflejará en los papeles de trabajo.
ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ____________________________________________________________________________
Marcas de auditoría
Las marcas de auditoría son signos elaborados para identificar y explicar los procedimientos de auditoría ejecutados.
Toda cédula de trabajo deberá servir a un propósito, por tanto debe contar con marcas del trabajo efectuado.
Las marcas básicas de auditoría que utilizan en los papeles de trabajo son de dos clases:
a. Con significado uniforme, son aquellas cuyo concepto se emplea frecuentemente en cualquier auditoría.
b. Con leyenda a criterio del auditor, es decir sin significado convencional. Se emplearán describiendo obligatoriamente su significado en las cédulas respectivas.
ELABORACIÓN DE LOS PAPELES DE TRABAJO ____________________________________________________________________________
Marcas de auditoría
En el Manual de Auditoría Gubernamental se detalla la relación de algunas marcas de auditoría de significado uniforme, tales como:
√ : Cotejado, comprobado, correcto
√√ : Verificado y revisado con documentación
sustentatoria.
: Suma correcta horizontal
: Cálculo verificado, entre otras marcas.
Marcas de auditoría Asimismo, se señalan marcas de auditoría utilizadas a
criterio del auditor, como por ejemplo:
: Procedimiento de auditoría conforme
: Procedimiento de auditoría no conforme
N/A : Procedimiento de auditoría No Aplicable
∑ : Sumatoria conforme, correcta, etc.
CLASIFICACIÓN Y CONTENIDO DE LOS PAPELES DE TRABAJO_____________________________________________________________
CLASIFICACIÓN.-
De acuerdo a las características particulares de los papeles de trabajo, se ha establecido una clasificación de los archivos identificándola a través de números romanos y una codificación alfabética para su contenido, siendo esta clasificación la siguiente:
ARCHIVOS:
I. Permanente
• II. De Planificación
• III. Corriente de Auditoría Financiera
• IV. Corriente de Auditoría de Gestión
• V. De Examen Especial
• VI. Comunicación de Hallazgos
• VII. Resumen de Auditoría
• VIII. De correspondencia
• IX. Opcional
• X. Varios
INCLUIDO COD. CONTENIDO
P1 LEY ORGÁNICA DE LA ENTIDAD Y
NORMAS LEGALES QUE REGULAN
SU FUNCIONAMIENTO.
P2 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL APROBADO
P3 REGLAMENTO DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES - ROFP4 MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y
FUNCIONES – MOFP5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
APROBADOP6 FLUJOGRAMAS DE LAS PRINICIPALES
ACTIVIDADES DE LA ENTIDAD
ARCHIVO PERMANENTE
INCLUIDO COD. CONTENIDO
P7 PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
P8 PRESUPUESTO INSTITUCIONAL,
INCLUYENDO MODIFICACIONES Y
EVALUACIONES
P9 ESTADOS FINANCIEROS
P10 INFORMES DE AUDITORÍA
P11 DENUNCIAS
P12 PLAN ANUAL DE AUDITORÍA,
INCLUYENDO REPROGRAMACIONES (OAI)
P13 INFORMES DE EVALUACIÓN DEL PLAN
ANUAL DE AUDITORÍA
ARCHIVO PERMANENTE
INCLUIDO COD. CONTENIDO
P14 RESUMEN DE LAS DECISIONES MÁS
IMPORTANTES ADOPTADAS POR LA
ALTA DIRECCIÓN
P15 RESOLUCIONES Y DIRECTIVAS EMITIDAS
POR LA ENTIDAD
P16 CONVENIOS Y CONTRATOS
TRASCENDENTES
P17 MEMORIA
P18 RELACIÓN DE FUNCIONARIOS DE LA
ENTIDAD
P19 DONACIONES
ARCHIVO PERMANENTE
CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD Y CUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
Para llevar a cabo una auditoría satisfactoria, el auditor deberá tener acceso a toda la información concerniente a las operaciones de la entidad, obligándolo a salvaguardar en todo momento los papeles de trabajo del cliente.
Confidencialidad, los papeles de trabajo son de naturaleza reservada y secreta; debiendo mantener dicha condición durante el transcurso de la auditoría gubernamental e inclusive después de realizada esta. Bajo ningún motivo o circunstancia, el auditor debe divulgar el contenido de los papeles de trabajo.
Su uso no autorizado o pérdida generará la responsabilidad correspondiente.
CONFIDENCIALIDAD, PROPIEDAD YCUSTODIA DE LOS PAPELES DE TRABAJO
La condición de “Confidencialidad” es esencialmente importante debido al hecho que su contenido revela información de la entidad examinada, así como el alcance de la auditoría, la extensión y naturaleza de las pruebas aplicadas.
Propiedad y custodia, los papales de trabajo son de propiedad de los órganos conformados del Sistema Nacional de Control, y de las Sociedades de Auditoría cuyos exámenes practicados contaran con la autorización de la Contraloría General.
El auditor gubernamental cautelará la integridad de los papeles de trabajo, debiendo asegurar en todo momento y bajo cualquier circunstancia, el carácter reservado de la información contenida en las mismas.
Archivo de Examen Especial
Conclusión [ E.F.I ]Esta sección contendrá los papeles de trabajo que sustentan el juicio del auditor respecto a los resultados alcanzados en el área, segmento o sección examinado, como consecuencia de la aplicación del programa de auditoría.
Debe incluir en forma clara y concisa las conclusiones arribadas y relacionadas al trabajo asignado; asimismo, deberá expresar una opinión sobre el grado de solidez y
confiabilidad del sistema de control interno.
Archivo de Examen Especial
Resumen de Observaciones para la Evaluación del Auditor Encargado y Supervisor [ E.F.II ]
En esta sección se incluirán los papeles de trabajo y las
evidencias suficientes que sustenten las observaciones
obtenidas inicialmente, hasta su inclusión en el informe final de
auditoría.
Asimismo, contendrán los comentarios del supervisor y los niveles
gerenciales correspondientes sobre el proceso de selección y
aprobación de las observaciones.
Archivo de Examen Especial
Programa de Auditoría [ E.F.III ]
En esta sección se incluirá el programa de auditoría preparado en la fase de planificación, y como evidencia de su ejecución se anotarán las iniciales del auditor que efectuó el trabajo, la fecha en que se concluyó el procedimiento y la referencia de los papeles de trabajo preparados por el auditor. Asimismo de ser el caso, se adicionarán al programa de auditoría los nuevos procedimientos surgidos de acuerdo a las circunstancias.
Archivo de Examen Especial
Comunicación de Hallazgos de Auditoría [ E.F.100 ]
En esta sección se incluirá un detalle y/o relación de los hallazgos de auditoría aprobados y que serán comunicados a los servidores y ex servidores de la entidad examinada que se encuentran comprendidos en los mismos. Asimismo, se controlarán las fechas de preparación y recepción de los oficios remitidos y de las aclaraciones recibidas.
EXAMEN ESPECIAL
EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITALDE LOS ROSALESPERÍODO ENE.2001 AL 31.DIC.2001
ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS.
FUNCIONARIO CARGO OFICIO FECHA N° DÍAS REF. P/T OFICIO FECHA N° DÍAS N° DÍAS REF. P/T OFICIO FECHA REF. P/T OBSERV.N° OTORGAD. N° SOLICIT. AUTORIZ. N°
OFICIO DE RESPUESTACOMUNICACIÓN DE HALLAZGOS SOLICITA AMPLIACIÓN DE PLAZO
Hecho por: Revisado por:
E.F.100
Modelo cédula de Archivo de Comunicación de Hallazgos
EXAMEN ESPECIAL
Evaluación de las Aclaraciones (Descargos) [ E.F.200 ]
En esta sección se debe incluir un resumen de los descargos recibidos y la evaluación correspondiente. De ser necesario se deberá incluir la opinión o pronunciamiento del asesor legal y especialista del equipo de auditoría.
Asimismo, el Supervisor del equipo de auditoría y los niveles de gerencia correspondientes, dejarán evidencia de sus aprobación o no, mediante un breve comentario de la evaluación realizada por el auditor encargado.
EXAMEN ESPECIAL A LA MUNICIPALIDAD DISTRITALDE LOS ROSALES
PERÍODO ENE.2001 AL 31.DIC.2001
ARCHIVO DE EVALUACIÓN DE ACLARACIONES
HALLAZGO ACLARACIONES EVALUACIÓN
Y/O DESCARGOS
REF. P/T REF. P/T REF. P/T
Hallazgo ........ Aclaración y/o Evaluación ........................... descargo .......... ............................................. ........................ ............................................. ........................ ............................................. ........................ ............................................. ........................ ............................................. ........................ ........................
Hecho por: Revisado por:
E.F.200
EXAMEN ESPECIAL
Modelo de cédula de evaluación de aclaraciones y/o
descargos:
Determinación del Tipo de Responsabilidad [ E.F.300 ]
En esta sección se archivarán los papeles de trabajo producto de la aplicación de la guía de evaluación y determinación de responsabilidades, como resultado de as observaciones evidenciadas documentadamente. Durante el proceso de la auditoría se pueden determinar observaciones que contengan responsabilidades administrativas, civiles o penales.
EXAMEN ESPECIAL
CEDULA DE DETERMINACIÓN DE RESPONSABILIDADES
N° NOMBRE DEL TIPO DE MOTIVO NORMA INCUMPLIDAHALLAZGO FUNCIONARIO CARGO PERÍODO RESPONSABILIDAD O TRANSGREDIDA
EXAMEN ESPECIAL A ...................(Nombre la la Entidad) .....................PERÍODO DEL ..................... AL ..........................
Hecho por: Revisado por:
E.F.300
Modelo de cédula de determinación de responsabilidades
EXAMEN ESPECIAL
VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS _______________________________________________________________________________
En este archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos relacionados con la ejecución de una Auditoría o Examen Especial.
En este archivo se incluirán los oficios remitidos por el equipo de auditoría, respecto a los presuntos hallazgos determinados como consecuencia del trabajo de campo.
Se codificarán estos documentos con las siglas OC.
Asimismo, este archivo contendrá los documentos de los descargos remitidos por los servidores y ex servidores comprendidos en los hallazgos detectados por el equipo de auditoría.
Estos documentos se codificarán con las siglas DR.
VI. ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE
HALLAZGOS_________________________________________________________________________________________________________________________________________
ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALAZGOS
OFICIO N° FECHAN° DE DÍAS OTORGAD.
REF. P/T OFICIO N° FECHAN° DE DÍAS
SOLICIT.REF. P/T OFICIO N° FECHA REF. P/T
OBSERVAC.
O.C.1 D.R.1.1 D.R.1.2
O.C.2 D.R.2.1 D.R.2.2
O.C.3 D.R.3.1 D.R.3.2
O.C.4 D.R.4.1 D.R.4.2
... ...
E.F.100
COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS SOLICITA AMPLIACIÓN DE PLAZO DOCUMENTO DE RESPUESTA
FUNCIONARIO CARGO
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_______________________________________________________________________________________________________________________________________
En este Archivo se incluirán los papeles de trabajo y documentos referidos a los temas claves o aspectos importantes ocurridos durante la ejecución de la auditoría.
El ARCHIVO RESUMEN de Auditoría, se codificará con la letra R.
Puntos Pendientes – Superados (R1)
En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que evidencien la revisión del trabajo por el equipo de auditoría, por parte del encargado y supervisor, inclusive del nivel gerencial, sobre procedimientos o situaciones que no han sido concluidas por algún motivo y que requieren ser completadas.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________
Informe de Auditoría (R2)
Esta sección incluirá copia del informe final de auditoría, emergente de la auditoría gubernamental practicada (Auditoría Financiera, Auditoría de gestión o Examen Especial), cuyo contenido observará la estructura determinada en la NAGU 4.40 Contenido del Informe.
Memorándum de Control Interno (R3)
En esta sección se incluye copia del Memorándum de Control Interno emitido por el auditor al finalizar la evaluación del sistema de control interno, o resumen de los puntos que deben ser considerados para ser incluidos en dicho documento.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Resumen de los acontecimientos significativos durante la ejecución de la auditoría (R4)
En esta sección se incluirán los papeles de trabajo que resumen en forma clara y concisa los acontecimientos mas significativos que surgieron durante la ejecución del trabajo de campo, y que hayan afectado la planificación establecida en cuanto al tiempo y el resultado del examen.
La preparación de esta cédula de trabajo es de responsabilidad del auditor encargado y supervisor del Equipo de Auditoría.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)________________________________________________________________________________________________________________________________________
Comentarios de las modificaciones sobre el alcance y objetivos de la auditoría posterior a la planificación (R5)
Esta situación contendrá los papeles de trabajo y documentos que consignan cualquier hecho significativo que afecta y/o modifica el alcance y los objetivos del examen previamente determinados en la etapa de planificación. Las modificaciones efectuadas a las acciones planificadas deben estar aprobadas por los niveles gerenciales correspondientes.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)________________________________________________________________________________________________________________________________________
Carta de Representación (R6)
En esta sección se incluirá el original de la Carta de Representación, documento que constituye una evidencia de que la gerencia y/o funcionarios de la entidad auditada, se responsabilizaron en la entrega de información requerida, por el auditor, así como cualquier hecho significativo ocurrido durante el período bajo examen y hasta la fecha de terminación del trabajo de campo.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Carta de Abogados (R7)
El Auditor Gubernamental debe obtener evidencia de la existencia (o no) de litigios, demandas y reclamaciones en los cuales pueda estar involucrada la entidad auditada y que podrían generarle pérdidas contingentes.
En tal sentido, ésta sección incluirá las respuestas de las confirmaciones solicitadas a los abogados, a fin de evidenciar la situación real de los juicios a favor o en contra, a la fecha del examen y hasta la fecha del retiro del campo.
De no obtenerse respuesta, el auditor deberá evaluar este hecho, para su correspondiente revelación en el informe de auditoría.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_______________________________________________________________________________________________________________________________________
Puntos de atención (R8)
En esta sección se deben incluir los papeles de trabajo que resuman los hechos o eventos significativos, que a juicio del auditor encargado deben ser puestos en conocimiento del supervisor y de los niveles gerenciales correspondientes, a fin de ser adecuadamente valuados y revelados, si fuera el caso, en el informe de auditoría.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_________________________________________________________________________________________________________________________________________
Comentarios sobre hechos subsecuentes (R9)
En esta sección se deberán incluir los papeles de trabajo que consignen y resuman hechos subsecuentes significativos, comprendidos entre la fecha del período examinado y la finalización del trabajo de campo, a fin de determinar la existencia de situaciones que ameriten ser incluidas en el informe de auditoría.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)__________________________________________________________________________________________________________________________________________
Lista de verificación de Conclusión de Auditoría (R10)
Esta sección incluirá una lista de verificación de conclusión de auditoría a nivel gerencial, como mecanismo de control de calidad; utilizándose para dicho efecto, el modelo del cuestionario que se adjunta al mismo.
Se codificará este documento de acuerdo con el criterio señalado en las instrucciones del Archivo Resumen.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modelo del cuestionario (R10.1)
Esta lista de verificación debe ser completada por el encargado del trabajo al finalizar cada etapa de la auditoría en el campo, antes de ser revisada por el Supervisor y aprobada por el Subgerente. (Si / No / N.A)
1. ¿Se ha elaborado o actualizado la documentación del
Archivo Permanente?
2. ¿Se ha preparado la validez de un Archivo de Planificación que documento la redacción y estudio de la información relativa a la entidad auditada?
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.2)
3. ¿Está documentado en el Archivo Corriente todo el trabajo de Auditoría, incluyendo?
(1) Conclusiones?
(2) Programa de Auditoría iniciados, fechados y
referenciados a los papeles de trabajo?
4. El encargado del examen, ¿ha revisado en detalle el
trabajo de todos los integrantes?
5. ¿Se ha elaborado un Memorándum de control interno
con relación al examen efectuado?
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.3)
6. Se ha tratado con el Subgerente de Auditoría
aquellos cambios significativos en la planificación de
la auditoría y se han preparado los memorandos
sobre cambios en el alcance posteriores a la
planificación para ser aprobados por el Gerente?
7. ¿Se han documentado todos los hallazgos
importantes en el archivo Resumen de Auditoría?
8. ¿Se ha preparado cédulas de “Puntos de Atención” para
el Subgerente o asesor legal?
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.4)
9. ¿Se ha completado todo el trabajo de auditoría planificado, si estuviese incompleto, se ha documentado claramente en el Archivo Resumen de Auditoría el trabajo pendiente a través de cédulas de “Puntos pendientes”?
10. ¿Se ha considerado y referenciado los papeles de trabajo con relación a lo planificado?
11. ¿Se han cotejado y referenciado los papeles de trabajo, con los estados financieros, documentos fuentes o estados presupuestarios u otros documentos relacionados con la auditoría?
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________
Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.5)
12. ¿Se ha preparado el borrador de informe de auditoría
en concordancia con las NAGU y otros
pronunciamientos técnicos de auditoría?
13. ¿Se ha procedido a cursar la comunicación de
hallazgos a cada uno de los presuntos responsables,
de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente?
14. ¿Se ha elaborado una carta de representación?
15. ¿Se ha obtenido la carta de representación solicitada
debidamente firmada?
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________________________
Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.6)
16. ¿Se ha revisado los papeles de trabajo para
asegurarnos que:
(1) Ellos no incluyen comentarios que puedan ser
considerados engañosos o confusos?
(2) Los asuntos pendientes y los puntos de revisión
han sido satisfactoriamente resueltos?
(3) Los resultados documentados del trabajo realizado
justifican nuestro informe?
Modelo del cuestionario (Si / No / N.A) (R10.7)
17. ¿Se han completado todos los formularios pertinentes de
registro de tiempo y explicado las variaciones con el
respectivo presupuesto?
18. ¿Se han preparado y discutido con el personal los
informes de evaluación de personal?
Lista de verificación de conclusión:
PREPARADO _____________________________ ENCARGADO
(iniciales y fecha)
REVISADO ______________________________ SUPERVISOR
(iniciales y fecha)
APROBADO ______________________________ SUBGERENTE
(iniciales y fecha)
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)____________________________________________________________________________________________________________________________
Control de Tiempo.- (R11)
En esta sección se debe incluir el formato diseñado para el control de tiempo real que ha insumido el equipo de auditoría durante la auditoría. Dicho control debe incluir los tiempos insumidos durante la planificación. Ejecución y elaboración del informe, por cada integrante en función a las responsabilidades asignadas.
Este formato debe mostrar las variaciones del tiempo programado con el ejecutado, explicándose las diferencias y justificaciones de las mismas.
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)________________________________________________________________________________________________________________________________________-_
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)__________________________________________________________________________________________________________________________
Relación Total de archivos utilizados.- (R12)
En esta sección se debe incluir una relación de los archivos utilizados para la auditoría.
Sin embargo, es del caso anotar que los archivos implementados y codificados por la Contraloría General de la República son los siguientes:
Referenciación
ARCHIVO Cantidad
P
L
F
G
E
OC
R
C
O
V
ARCHIVO PERMANENTE
ARCHIVO DE PLANIFICACIÓN
ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA FINANCIERA
ARCHIVO CORRIENTE DE AUDITORÍA DE GESTIÓN
ARCHIVO CORRIENTE DE EXAMEN ESPECIAL
ARCHIVO DE COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS
ARCHIVO RESUMEN
ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
ARCHIVO OPCIONAL
ARCHIVO VARIOS
2
1
2
2
3
1
1
2
1
1
TOTAL : 16
VII. ARCHIVO RESUMEN (R)_______________________________________________________________________________________________________________________________________
VIII. ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA________________________________________________________________________________________________________________________________________
En este archivo se incluirán todos los documentos administrativos (oficios, memorandos, etc.) remitidos y recibidos por el equipo de auditoría, durante el proceso de la auditoría.
Al archivo de la Correspondencia se codificará con la letra C, habiéndose establecido la codificación alfanumérica para los diversos documentos.
C1 Correspondencia Remitida
C2 Correspondencia Recibida
Es conveniente preparar un índice de toda la documentación remitida y recibida, consignándose la referencia y breve contenido de los mismos.
IX. ARCHIVO OPCIONAL______________________________________________________________________________________________________________________________________
Este archivo incluirá información o documentación de la
entidad la cual por su naturaleza, cantidad y variedad se
relaciona con los objetivos del examen; cuya implementación
se basa en un manejo práctico y eficiente para la revisión y
supervisión de estos documentos por parte de los
responsables de la auditoría (Listado de Inventario Físico,
Listado de cuentas por Cobrar, Pagar, etc.). En el caso de
Obras, puede ser: Expediente Técnico, Bases, Liquidación
Final, entre otros).
Se codificará con la letra O.
En este archivo se incluirá los papeles de trabajo y
documentos sustentatorios relacionados con temas
complementarios y ampliaciones efectuadas por el auditor en
el examen practicado.
Se codificará este archivo con la letra V.
X. ARCHIVO VARIOS________________________________________________________________________________________________________________________________________
MODELO DE:
ACTA DE INSPECCIÓN FÍSICA DE OBRA
Siendo las ............. horas del día ...... de ...................... de ............., nos reunimos en las instalaciones de la obra ..................................................., los señores ............................(indicando el cargo de los
funcionarios) ................................. en representación de la ................(nombre la
entidad)................................................y el(los) ingeniero(s) ........................... ...........................................................................................................................
en representación de ....(CGR, OAI o SOA) ..................................................., a fin de realizar una inspección física de la obra. Al respecto, luego de hacer un recorrido a la misma cabe indicar lo siguiente:
..........................................................................................................................
.
..........................................................................................................................
.
Siendo las ........ horas del día ........ de .................. de ........... se dio por concluida la inspección física a la obra, firmando los suscritos en señal de conformidad por los comentarios contenidos en la presente acta.
POR LA ENTIDAD
...................................................... ................................................
POR LA (CGR, OAI o SOA)
...................................................... ................................................
Nombre de la Obra :
Partida: Unidad:
N°
ITEM DESCRIPCIÓN UND. Long. Veces
Peso (sub-total) kg. :
Peso Total (kg.) :
3/4" 1"
Longitud total (ml.) :
Peso por ml. :
1/4" 3/8" 1/2" 5/8"
EXAMEN ESPECIAL A ...................(Nombre la la Entidad) .....................PERÍODO DEL ..................... AL ..........................
PLANILLA DE METRADOS DE FIERRO
Diámetro del Fierro
Hecho por: Revisado por:
Nombre de la Obra :
Partida: Unidad:
N°
ITEM DESCRIPCIÓN UND. Veces Largo Ancho Alto Total
Total :
EXAMEN ESPECIAL A ...................(Nombre la la Entidad) .....................PERÍODO DEL ..................... AL ..........................
PLANILLA DE METRADOS
Hecho por: Revisado por:
Nombre de la Obra :
2.00 3.00
de km. a km.
( II )
( III ) ( IV ) ( V )
( I ) : Tipo: enmampostería d epiedra, en concreto ciclópeo, etc.( II ) : Indicar la posición del muro: de sostenimiento, muro de pie, etc.( III ) : Progresiva inicial del trano de muro( IV ) : Progresiva final del tramo de muro( V ) : Longitud del tramo de muro, en mts.
EXAMEN ESPECIAL A ...................(Nombre la la Entidad) .....................
ALTURA ( m )
T O T A L
PLANILLA DE METRADOS PARA MUROS DE SOSTENIMIENTO
PERÍODO DEL ..................... AL ..........................
TIPO ( I )
Hecho por: Revisado por: