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Taller Básico Online
Primeros pasos para
ser tu propia jefa
¿Qué veremos en este Taller?
● Qué es y qué no es una Asistente Virtual (AV)
● Tipos de contratación
● Qué se necesita para ser una AV
● La base para todo negocio
● Las 5 Fases de un negocio online de AV
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¿Qué es y qué no es una AV?
LO QUE NO ES LO QUE SI ES
● Un Bot (como los del Banco)
● Una operadora de call center
● Un programa virtual o app para el teléfono
● Una profesional que ofrece servicios y/o realiza tareas de forma remota. Puede trabajar como miembro externo de un equipo o como una prestadora de servicio.
Tipos de Contratación
● Modalidad “empleada” cumpliendo horarios pero desde casa.
● El cliente/empleador ahorra en gastos de mobiliario, viáticos. Debe pagar impuestos + sueldo + gastos del servicio.
● No es muy frecuente. Debes presentar registro de horas.
Freelance o Nómada Digital
● Trabajas por proyectos. No suelen ser clientes fijos.
● Plataformas de trabajo freelance cono Upwork o Workana
● No necesitas emitir factura.
● El valor por del proyecto suele ser más bajo (modalidad "subasta")
Tu propio negocio online
● Ofreces servicios a clientes.
● Tú decides horarios de trabajo, precios y servicios.
● Puedes tener clientes nacionales como extranjeros y cobrar en moneda extranjera.
● Debes ser monotributista y emitir factura.
“Secretaria Homeoffice”
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¿Qué se necesita para ser una AV?
Habilidades blandas
● Empatía
● Compromiso
● Responsabilidad
● Confidencialidad
● Respeto
“Capacidades”
● Expresarnos adecuadamente
● Correcta redacción
● Organización
● Excelente trato con el cliente
Manejo de Herramientas
● Correo electrónico
● Teléfono y Whatsapp
● Lo demás, se aprende!!!
La base de todo negocio
Saber quién eres
para poder definir Tu Propuesta de Valor
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Tu Propuesta de Valor● MISIÓN
¿Cuál es mi propósito en la vida?
● VISIÓN
¿Dónde quisiera estar en 5 o 10 años?
● OBJETIVOS
¿Cuáles son las metas que quiero y debo cumplir?
● VALORES
Marcan nuestros límites. Los Si y los No para cada decisión.
● TALENTOS Y HABILIDADES
Lo que nos diferencia. Aquello en lo que somos buenas.
● CONOCIMIENTOS Y EXPERIENCIAS
Nuestros estudios y empleos hasta el momento.
Las 5 Fases en la creación de tu negocio
1LO
IMPRESCINDIBLE
● Computadora (Ordenador) & Celular (Smartphone)
● Conexión a Internet
● Impuestos y Formalidades
DECISIONES QUE TOMAR
● Servicios
● Clientes
● Precios
ABRIENDO CAMINOS
● Colaboraciones
● Prácticas profesionales
● Propuestas atractivas
TU VENTANAAL MUNDO
● Redes Sociales
● Página Web
● Identidad de Marca
TU DÍA A DÍA COMO AV
● Organización
● Planificación
● Formación
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Fase #1: Lo Imprescindible
● COMPUTADORA & CELULAR
● CONEXIÓN A INTERNET
● IMPUESTOS Y FORMALIDADES
A. MONOTRIBUTO
B. INGRESOS BRUTOS
C. FACTURACIÓN
D. ACUERDOS/CONTRATOS
Fase #1: Lo ImprescindibleA. MONOTRIBUTO
ALTA: desde la página web de AFIPSe puede comenzar con la categoría más baja
B. INGRESOS BRUTOSSe debe abonar o no, dependiendo de nuestro domicilio
C. FACTURACIÓNFactura C para clientes con domicilio en ArgentinaFactura E para clientes extranjeros (y en moneda extranjera)
D. ACUERDOS/CONTRATOSPor duplicado, con la firma de ambas partes / Formato digital1. Acuerdo de Contratación de Servicio2. Acuerdo de Confidencialidad
CONSEJO: Cobrar el 100% o al menos el 50% por adelantado
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Fase #2: Decisiones que tomar
1. SERVICIOSSegún tu Propuesta de Valor
2. CLIENTESCon quiénes quieres trabajar - Definir Avatar
3. PRECIOSSegún tu situación actual y lo que quieres ganar al año
1. SERVICIOS
● Atención al cliente por Whatsapp/RRSS
● Creación de contenido para RRSS en Canva
● Gestión de agenda
● Gestión de RRSS
● Gestión de correos
● Brandeado o Maquetado con Canva
● Soporte contable
● Edición de video
● Email Marketing y Automatizaciones
● Redacción
● Diseño web - Soporte con WordPress
Fase #2: Decisiones que tomar
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1. Atención al cliente por WhatsappEres la "cara visible" o el primer contacto del cliente
Suele ofrecerse junto a la Gestión de agenda.
¿Qué tareas realizas ofreciendo este servicio?
● Responder consultas sobre, precios, formas de pago o características de un servicio/producto/tratamiento/curso
● Agendar turnos o reservas● Enviar mensajes recordatorios o de promociones a clientes
Ejemplos de posibles clientes
● Profesionales independientes (médicos, abogados, arquitectos, psicólogos, etc.)
● Restaurantes, gimnasios, peluquerías, inmobiliarias
1. Atención al cliente por WhatsappPUNTOS A TENER EN CUENTA:
● Es necesario tener línea exclusiva y activa (Máx 2 líneas/teléfono)
● Whatsapp Business permite:
Agregar información de nuestro cliente al perfilUtilizar EtiquetasUtilizar Respuestas Predefinidas
● Listas de Difusión
El cliente debe agendar el número para recibir los mensajes
● El 2020 comenzará la publicidad por Whatsapp
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1. Atención al cliente por WhatsappCOMO AV DEBEMOS:
● Solicitar al cliente toda la información posible antes de empezar
● Informar al cliente que necesitamos que responda rápido nuestras consultas para ofrecer un excelente servicio a SUS clientes
● Establecer horarios de atención y configurarlo en WBUtilizar saludos de "fuera del horario de atención"
● Definir Etiquetas para adelantar trabajo(Ej: "Producto A", "Consulta general", "Interesa Zumba")
● Redactar completas las Respuestas Predefinidas:Bienvenida + Presentación + Info + Despedida
Puedes dejar hasta 3 chats anclados para tenerlos al principio de la lista siempre
Whatsapp versión para escritorio, Windows
1. Atención al cliente por Whatsapp
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1. Atención al cliente por Whatsapp
En Perfil de la Empresa se puede configurar (además del Nombre y el Número):● Una breve descripción● Horarios de atención por cada
día● Dirección● Sitio Web● Correo Electrónico
Whatsapp versión para IPhone, IOS
Para utilizar las respuestas predefinidas hay que colocar una barra lateral “/” y aparecen todas las respuestas. Luego colocar la palabra clave y “Enter”
2. Gestión de agenda con Google CalendarAyudas a tu cliente con su organización y su tiempo.
¿Qué tareas realizas ofreciendo este servicio?
● Otorgar turnos, clases, sesiones, etc. a nuevos clientes● Gestionar confirmaciones, cancelaciones, reprogramación de citas de
los clientes/alumnos/pacientes actuales● Hacer reservas hoteleras, de restaurantes, de vuelos● Manejar su agenda personal, compromisos, cumpleaños, recordatorios
Ejemplos de posibles clientes
● Profesionales independientes● Institutos, organizaciones, academias● Consultorios, gimnasios, restaurantes, peluquerías, inmobiliarias
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2. Gestión de agenda con Google CalendarPUNTOS A TENER EN CUENTA:
● Necesitamos que nuestro cliente utilice Google Calendar
● Calendarios compartidosCambios instantáneos (sin “molestar” a nuestro cliente)
● Otra opción (NO RECOMENDABLE)1. Recibir una solicitud de turno/sesión2. Consultarle la disponibilidad y otorgarlo3. Enviar un email al finalizar el día con los turnos actualizados
● Se pueden crear muchos calendarios diferentes
● Recordatorios - Campos para agregar información (vínculos, adjuntos, direcciones, etc.)
2. Gestión de agenda con Google CalendarCOMO AV DEBEMOS:
● SIEMPRE respetar la privacidad y la información de nuestro cliente.
● Solicitar desde el momento cero:La información que necesita que recolectemos del solicitante y dónde anotarloCómo quiere que lo agendemos
● Acordar con el cliente cuándo necesita la confirmación de las citas y cómo debemos informarle la agenda confirmada
● Reuniones, viajes, compromisos, aniversarios:Siempre recordarle con anticipación (de 3 a 5 días mínimo)Agendar en nuestra agenda todas esas fechas importantes
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2. Gestión de agenda con Google Calendar
Mi Cliente
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Se pueden crear todos los calendarios que quieras, colocarles colores diferentes y activarlos o desactivarlos.
Se puede configurar diferentes husos horarios si nuestro cliente es extranjero
Así se ve la vista diaria en los calendarios compartidos
Al crear una nueva “cita”, se puede agregar mucha información e incluso compartir esa cita con otro contacto
3. Brandeado o Maquetado con CanvaEditar documentos según el manual de marca del cliente.
¿Qué tareas realizas ofreciendo este servicio?● Diseños para publicaciones en las redes sociales● Presentaciones de diapositivas para talleres/cursos/masterclass● Ebooks, workbooks en PDF, infografías● Presupuestos, tarjetas de presentación, folletos, etiquetas....
Ejemplos de posibles clientes● Profesionales independientes● Comercios locales (Restaurantes, peluquerías, inmobiliarias, gimnasios)● Institutos, organizaciones, academias.● Consultorios médicos, buffets de abogados o arquitectos
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3. Brandeado o Maquetado con CanvaPUNTOS A TENER EN CUENTA:
● Canva permite compartir diseños y agregar comentarios y notas
● Posee plantillas prediseñadas que podemos editar
● Versión gratuita y versión de pago (con elementos pagos)Puedes dejar preestablecidos tus Elementos de MarcaPuedes redimensionar diseños ya creadosBanco de imágenes libres de derechos disponible
● Se pueden crear equipos de trabajo
3. Brandeado o Maquetado con CanvaCOMO AV DEBEMOS:
● Solicitar el Manual de Marca
● Solicitar toda la información necesaria para diseñar:Textos Imágenes (propias o extraer de bancos de imágenes)Dimensiones del diseñoLogo, datos de contacto
● Entregar siempre opciones de diseño para que el cliente pueda elegir (máximo 3)
● Acordar plazos de entrega y cantidad de revisiones (por anticipado)
● Utilizar imágenes libres de derechos: Unsplash/Freepik/Pixabay
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3. Brandeado o Maquetado con CanvaTiene dimensiones ya establecidas según el diseño o se puede personalizar
En la barra lateral izquierda están las
plantillas prediseñadas, los
elementos, fondos y textos para agregar y
también se pueden subir imágenes
Con la versión Pro (paga) se pueden subir los colores, las tipografías y los logos de la marca.
2. CLIENTES
● Definir el Avatar o Cliente Ideal > PERFIL
Opc. 1: Investigar: RRSS, Entrevista directa, Encuesta, Google...
Opc. 2: Un antiguo cliente, con quien nos gustó trabajar
Opc. 3: Definirlo desde cero > Inventar
1. Características físicas/entorno/familia/dónde vive
2. Un día de su vida
3. Lo que le gusta/interesa/sigue en RRSS/quiere lograr
4. Lo que teme/angustia/preocupa
Debemos conocerlo como si viviéramos con él/ella/ellos. Deben sentir que “les hemos leído la mente”.
Fase #2: Decisiones que tomar
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3. PRECIOS
A. Saber cuánto necesitas y/o quieres facturar al año
C. Crear paquetes de horas y colocar precio
● Mínimo Pack por 30 horas/mes (serían 1:30hs de lunes a viernes)● Es una decisión
Horas al día
Días a la semana
4.2 (Sem/mes)
Meses al año Horas/año
gastos fijos y variables + gustos + ahorro + extras
12 (meses) $/año
B. Determinar el valor de “tu hora”
Horas/año $/hora$/año
Fase #2: Decisiones que tomar
Fase #3: Abriendo caminosA. COLABORACIONES
● Hacer aportes al negocio de otras profesionales● Canje de servicios● Participar en proyectos en conjunto con otras AV
B. PRÁCTICAS PROFESIONALES
● Trabajar temporalmente y de forma gratuita para posibles clientes > ganar experiencia y conseguir testimonios (máx. 3 meses)
C. PROPUESTAS ATRACTIVAS
● Google Drive o Canva (opción “presentaciones”) o PowerPoint y descárgalo como PDF
● Documentos de Word o tipo Currículum INACEPTABLE● Partes: Portada > Quién eres > Tu servicio + precio > Condiciones de
contratación y de pago > Despedida con tus datos de contacto
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Fase #4: Tu ventana al mundoA. REDES SOCIALES
● Crear perfiles en las RRSS donde se encuentra tu cliente ideal● Definir Calendario Editorial● Estrategia: Marketing de Contenidos
B. PÁGINA WEB
● Es nuestra vidriera en el mundo online. Nuestra “casa”● Evitar subdominios (ej: “miweb.wordpress.com”)● Opciones gratuitas: Wix, Weebly
C. IDENTIDAD DE MARCA
● Definir nuestro Mensaje (Personal Brand Story)● Definir colores, tipografías, plantillas: Email, RRSS, Propuestas…● Ideas: Canva - SlidesCarnival (presentaciones) - Iconfinder (iconos) -
Visme (infografías)
Fase #5: Tu día a día como AVA. ORGANIZACIÓN
1. En lo personal
● Prioriza tu salud, tus descansos y tu vida● Establece horarios de trabajo y de no trabajo● Anota todo, no abuses de tu memoria● Cumple contigo misma
2. En tu negocio y con clientes
● Hazte amiga de las agendas y herramientas digitalesLO QUE NO ESTÁ AGENDADO, NO EXISTE
● Agrupa las tareas y organízalas en bloques de horarios● Anticípate (noche anterior, viernes anterior, lunes a primera hora)● Mantén los archivos organizados (por cliente, por proyecto)● Controla tus tiempos: Toggl, Pomodoro● Define horarios de atención y medios de comunicación con tus
clientes● Busca ayuda de compañeras cuando lo necesites
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B. PLANIFICACIÓN
● Mirada estratégica y visión global● Objetivos anuales, trimestrales y semanales● Prioriza tu planificación y cumple tus fechas● Decide decir SI o NO según tus objetivos● Piensa en grande, no te limites
C. FORMACIÓN
● Nunca dejes de hacerlo > mejoras profesionalmente● Agenda horarios● Enfócate en aquello que te acerque a tus objetivos
ES SABER NO OCUPA LUGAR, PERO OCUPA TIEMPO
Fase #5: Tu día a día como AV
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