Sesión 03. Gestión Del Alcance JS Rev01

8/19/2019 Sesión 03. Gestión Del Alcance JS Rev01

1/50

Jesús Soto LugoMg. Ing., PMP

[email protected]

Gestión del Alcance

Gerencia de Proyectos


2/50


3/50

Sin una clara definición del alcance, “un pequeñocambio o adición” aparentemente inofensivopuede corromper el alcance hasta agotar eltiempo y el presupuesto.

Cada cambio puede sonar tan simple que seacepta sin revisión. Pero la suma de todos loscambios pequeños tiene un gran impacto.

Corrupción del Alcance


4/50

Comprender la importancia de la Gestión delAlcance.

Entender los procesos clave de la Gestión delAlcance y las buenas prácticas para suaplicación.

1

2

Objetivos de aprendizaje


5/50

Agenda

Recursos

Aspectos Clave

Procesos de la Gestión del Alcance

Importancia de la Gestión del Alcance

Caso Práctico


6/50

Importancia de la Gestión del Alcance

• Garantiza que el proyecto contenga todo el trabajorequerido para complementarlo con éxito.

• Formaliza y documenta las definiciones, acuerdos yaceptaciones del trabajo realizado y de los productosfinales.

• Orienta el trabajo realizado hacia los objetivos yentregables previamente acordados.

• Asegura que se realice solamente el trabajo previsto y seobtenga la aceptación del mismo.


7/50

Gestión del Alcance del Proyecto


8/50

Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del

Producto

ProyectoMeta

• Diseño, implementación y puesta enmarcha de la ampliación de la capacidadde transmisión del INTER.

Objetivo

• Integrar todos los componentes de

proyecto a la actividad principal delnegocio.

• Homologación del equipamiento en cadapaís antes de la implementación.

ProductoMeta

• Infraestructura y equipamiento paraproporcionar las condiciones necesariaspara la ampliación del INTER.

Objetivo

• Obtener velocidades de transmisión hasta70 Gb/s.

• Porcentaje de inoperatividad del sistemamáxima de 0.4% (5 min 11 seg. por día.)

• Utilizar equipamiento de transmisiónestandarizado según norma ITU-T.

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable SubmarinoInteramericano (INTER)”


9/50

Ejemplo: Alcance del Proyecto Vs. Alcance del

Producto

Alcance del Proyecto• Realizar el diseño del sistema

• Realizar la instalación, integración,configuración y pruebas del sistema degestión remoto.

• Ejecutar pruebas en fábrica delequipamiento de telecomunicaciones.

• Integrar el sistema de transmisiónexistente al nuevo sistema.

• Capacitar al personal de cada una de lasestaciones.

Exclusión: No se realizarán trabajos en laplanta submarina (planta seca y planta

húmeda)

Alcance del Producto• Cable Submarino Interamericano

funcionando a las siguientes capacidades:Anillo 1 a 40 Gb/s y Anillo 2 a 70 Gb/s

• Estaciones terminales implementadas consistema de redes de datos de categoría 6,energía eléctrica de -48 V dc y 220 Vac .

• Equipamiento debe cumplir con las

recomendaciones de la ITU-T y losestándares.

• Personal capacitado en el mantenimientooperativo el sistema de cable marino.

Exclusión: No se contempla la distribución

de la capacidad de transmisión a cadaoperadora.

Proyecto: “Ampliación de la Capacidad de Transmisión del Sistema de Cable SubmarinoInteramericano (INTER)”


10/50

Planificar la Gestión del

Alcance


11/50

Planificar la Gestión del Alcance


12/50

NOMBRE DE LA EMPRESA

Versión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

Plan de Gestión del AlcanceCódigo

Página

Procesos de Definición del Alcance

Proceso para la Elaboración de la EDT

Proceso para la Elaboración del Diccionario EDT

Proceso para la Verificación del Alcance

Proceso para Control del Alcance

Plan de Gestión del AlcanceExplicación del

proceso detallado paraelaborar el enunciado

del alcance elproyecto.

Explicación del procesoque establece como semantendrá y aprobará

la EDT.Explicación del

procesos cómo seprocesarán las

solicitudes de cambiorelativas al enunciado

del alcance proyecto.

Explicación delproceso que permite lacreación de la EDT a

partir del enunciadodetallado del alcance

del proyecto. Explicación del procesocómo se aceptarán

formalmente losentregables.


13/50



Nombre del proyecto

Plan de Gestión de RequisitosCódigo

Página

Actividades para la Identificación de losRequisitos

Actividades de Gestión de Configuración

Proceso de Priorización de Requisitos

Métricas de Producto

Estructura de Trazabilidad

Plan de Gestión de Requisitos

Explicación de cómo

serán planificadas,monitoreadas yreportadas lasactividades.

Explicación de laestructura de

trazabilidad parareflejar qué atributosde los requisitos se

presentarán.

Explicación del procesopara priorizar

requisitos.

Explicación de cómo

se iniciarán loscambios del producto,cómo se analizará el

impacto, cómo será elmonitoreo y reporte.

Explicación de lasmétricas del productoque se utilizarán y el

fundamento de su uso.


14/50

Recopilar Requisitos


15/50


16/50

Recopilar Requisitos


17/50

Requisitos de negocio, describen las necesidades de alto nivel de laorganización en su conjunto.

Requisitos de los interesados, describen las necesidades de uninteresado o grupo de interesados.

Requisitos de transición, describen capacidades temporales, tales comoconversión de datos y requisitos de capacitación.

Requisitos de las soluciones, describen las prestaciones, funciones ycaracterísticas del producto, servicio o resultado.

Requisitos del proyecto, describen las acciones, los procesos u otrascondiciones que el proyecto debe cumplir.

Requisitos de calidad, recogen las condiciones o criterios necesarios paravalidar la finalización exitosa de un entregable del proyecto.

Clasificación de Requisitos


18/50

ObjetivoObtener una retroalimentación rápida en relación con los requisitos, a travésde la creación de maquetas o modelos.

Desafío: ¿Cómo construir algo tan rápido?

Utilizando un desarrollo rápido, de bajo desempeño, que servirá de

base para el desarrollo del producto final, pero cumple el objetivo deprototipo (En sistemas se conoce como 4GL).

Reducir la funcionalidad (por ejemplo un sistema sin posibilidad deeditar los datos, sólo para ilustrar las interfaces y funcionalidad)

Crear sólo los componentes o módulos clave

Tipos Prototipos no operacionales Prototipos operacionales

Prototipos


19/50



Nombre del Proyecto

DOCUMENTACIÓN DE REQUISITOSCódigo

Página

Requisitos de la Empresa

ObjetivosEmpresa Proyecto

Requisitos FuncionalesInteresado Prioridad Impacto Id Detalle

Requisitos No FuncionalesInteresado Prioridad Impacto Id Detalle

Requisitos de CalidadInteresado Prioridad Impacto Id Detalle

Criterios de AceptaciónÍtem Criterio

Criterios de Restricciones de Requisitos

Ítem Restricción

Documentación de Requisitos

Para los requisitos

debe documentarse:los interesados,

prioridad, impacto ydescripción

Los requisitos nofuncionales pueden

ser rendimiento,seguridad,usabilidad,

operatividad, entreotros.

Los requisitos de la

empresa incluyenobjetivos, reglas yprincipios rectores


20/50



Nombre del Proyecto

Matriz de Trazabilidad de Requisitos

IDDescripción deRequerimientos

Necesidadesdel Negocio

Objetivosdel

Proyecto

EntregablesEDT

Diseño delProducto

Desarrollodel

Producto

Caso dePrueba

Matriz de Trazabilidad

• Vincula los requisitos de producto desde su origen hasta losentregables.

• Ayuda a verificar que cada requisito agrega valor al vincularlo con losobjetivos del proyecto.

• Medio para realizar seguimiento.

• Proporciona una estructura para gestionar los cambios relacionados

con el alcance del producto.


21/50

Definir el Alcance


22/50


23/50

Definir el Alcance


24/50

Enunciado del AlcanceNOMBRE DE LA EMPRESAVersión Realizó Aprobó Fecha Descripción

Nombre del Proyecto

ENUNCIADO DEL ALCANCE

Código

Página

Descripción del Alcance del Producto

Criterios de Aceptación del Producto

Ítem Criterios de Aceptación

Entregables del Proyecto

Fase Entregable

Exclusiones del Proyecto

Restricciones

Supuestos

Factor Impacto Descripción

Condiciones que

deben cumplirse antesde que se acepten los

entregables.

Cualquier producto,

resultado o capacidadque resulta del

proyecto (único yverificable).

Características delproducto, servicio o

resultado.

Factores limitantes

que afectan laejecución delproyecto.

Identificaexplícitamente loque está fuera del

alcance delproyecto.

Son factores de laplanificación que son

consideradosverdaderos.


25/50

Descripción del Enunciado del Alcance del ProductoDesarrollo e implementación de Software Logístico SX que gestione la integración del áreade compras brindando información en tiempo real.

Se desarrollarán las interfaces necesarias para la transferencia de datos hacia y desde

dispositivos portátiles (PDA’s).

El sistema contará con una interfaz que permita al usuario consultar dinámicamente lainformación del estatus de las compras ordenadas, en proceso y realizadas.

Criterios de Aceptación del ProductoDiseño: Arte gráfico y layout consistente con manual de identidad visual de la empresa.

Usabilidad: Uso intuitivo y personalización de dashboard.

Interoperabilidad: integración con sistemas de la empresa. De igual forma exportación dereportes y datos en formatos estándar,

Desempeño: Acepta 100 sesiones de usuarios simultáneos sin disminuir mas del 70% derendimiento respecto a un usuario único.

Compatibilidad: Soporta Firefox y Chrome en Windows 8, Fedora 20 y Android 4.3.

SupuestosLos usuarios dispondrán de tiempo suficiente para participar activamente en el análisis,diseño, pruebas y capacitación.

Ejemplo: Enunciado del Alcance


26/50

Entregables del ProyectoDocumentación del desarrollo e implementación.

Manuales de uso

Manuales de operación y administraciónCapacitación del personal

Garantía escrita para corrección de errores ocultos, sin cargo y durante un año.

ExclusionesLicencias de Software

No incluye los equipos de cómputo, ni los PDA's en donde se instalará el sistema,.

Una vez implementada la aplicación se tendrá un periodo de 60 días de soporte técnico,vía telefónica; después de este tiempo, el soporte técnico solicitado será cubierto por partedel Cliente.

No se incluye mantenimiento a la aplicación una vez implementada.

RestriccionesEl presupuesto del proyecto no puede exceder los S./180.000.

El plazo de implementación no puede exceder 10 meses.

Ejemplo: Enunciado del Alcance


27/50

Buenas Prácticas en la Definición del

Alcance

Mantener unalcancerealista

Involucrara los usuarios

finales

Tecnologíaestable yprobada

1 2 3


28/50

Crear la EDT


29/50

Crear la EDT


30/50

Determinar la estrategia para la actividad de descomposición¿Quiénes participan?, ¿Cuánto tiempo?

Identificar el nivel mas alto de componentesEjemplo: Productos, fases, funciones.

Descomponer los niveles¿Cómo nombrar los componentes?, ¿Cuántos niveles?, ¿Cuánto detalle? ¿Hastaqué nivel descomponer?

Revisar y asegurarSe debe revisar y asegurar que se logren los niveles de detalle deseados acordecon los requerimientos del proyecto.

Descomposición


31/50

Actividades EDT

Identificar y analizar los entregables yel trabajo relacionado

Actividades de la Descomposición

1

3

2

4

5

Estructurar y organizar la EDT

Descomponer los niveles superioresde la EDT en componentes detallados

Desarrollar y asignar códigos deidentificación a los componentes de la

EDTVerificar que el grado dedescomposición de los entregablessea el adecuado

Paquete de trabajo: Es el trabajodefinido a nivel más bajo del EDT, sepuede estimar y gestionar el costo yduración.


32/50

Ejemplo: Estructura de Desglose de Trabajo

1. Bicicleta

1.2Cadena

1.1Conjuntode marcos

1.3Ruedas

1.4Sistema de

frenos

1.1.1 Marco

1.5Integración

1.1.2 Manillar

1.1.3 Tenedor

1.1.4 Asiento

1.3.1 Rueda delantera

1.3.2 Rueda trasera

1.5.1 Concepto

1.5.2 Diseño

1.5.3 Montaje

1.5.4 Pruebas

1.5.4.1 Componentes

1.5.4.2 Producto

1.5.4.3 Cliente

1.6Gestión deproyecto


33/50

Enunciado del alcance del proyecto

El enunciado del alcance del proyecto incluye la descripción del alcance, losentregables principales, los supuestos y las restricciones del proyecto.

EDT/WBSEs una descripción jerárquica del alcance total del trabajo a realizar por elequipo del proyecto para cumplir con los objetivos del proyecto y crear losentregables requeridos.

Diccionario de la EDT/WBS

Es un documento que proporciona información detallada sobre los entregables,actividades y planificación de cada uno de los componentes de la EDT/WBS.

Componentes de la Línea Base del

Alcance


34/50

Diccionario de la EDT



Nombre del Proyecto

DICCIONARIO WBS

Código

Página

Código de Cuenta (EDT)Nombre del Paquete

de Trabajo (EDT)

Descripción

Supuestos y restriccionesResponsables

Hitos del cronograma

Actividades

Recursos

Estimaciones de costo

Criterios de aceptación

Referencias técnicas

Acuerdos

Dependencias EDT

Qué es, cómo es,características, entre

otros.El equipo que

interviene y el rol quedesempeñan

Quién, y cómo seobtendrá la validación

y aceptación delpaquete de trabajo

Qué relacionesprecedentes y

subsecuentes tiene elpaquete de trabajo


35/50

Diccionario EDT (Simplificado)



Nombre del Proyecto:

DICCIONARIO EDT (Simplificado)

Nivel Código EDT Nombre Descripción Entregables Presupuesto Recursos


36/50

Ejemplo: Diccionario de la EDT

Nivel

CódigoEDT

Nombredel

elementoDefinición

Númerode

controlde costo

Organizaciónresponsable

1 1EDTBicicleta

Todos los componentes ysubconjuntos necesarios paraespecificar el diseño, montaje ypruebas de una bicicletapersonalizada

30512Ventas cliente ysoporte

2 1.1Conjuntode marcos

los componentes individuales que juntos constituyen el marco una vezse reúnen


3 1.1.1 MarcoLa estructura de acero tubular unidada la que se unen otros componentes.Proporciona diseño básico y la fuerza

30513Departamento deingeniería

3 1.1.2 Manillar

Utilizado por el piloto para dirigir labicicleta. También sirve como puntode unión para los frenos, la luz y otrosaccesorios. Estilo para serseleccionado por el cliente



37/50

WBS Chart Pro

Facilita la comunicación ydocumentación de la EDTy del diccionario de laEDT

Información de lasactividades

Información de laEDT


38/50

WBS Chart Pro

Ejemplo: Diagrama EDT

Se integra fácilmente conMS Project.

Una vez desarrollada laEDT, se puede exportar aMS Project.

La información ingresadaen el MS Project se reflejará

en el WBS Chart Pro.


39/50

WBS Chart Pro

Permite personalizar la presentación de la EDT, con información adicionalcomo porcentaje de avance, responsables, alertas, etc.


40/50

Validar el Alcance


41/50

Validar el Alcance


42/50

Controlar la Calidad Se ocupa principalmente de corroborar

la corrección de los entregables y sucumplimiento con los requisitos decalidad.

Validar el Alcance Validar el Alcance es el proceso de

formalizar la aceptación de losentregables del proyecto que se hayancompletado.

Se ocupa de la aceptación de losentregables.

Generalmente, el proceso de Controlar la Calidad se lleva a cabo antes del proceso de Validarel Alcance, aunque ambos procesos pueden efectuarse en paralelo

Controlar la Calidad Vs. Validar el

Alcance


43/50

El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar elproceso con el objetivo de validar el alcance de acuerdo al entregable.

Ejemplo: Proceso de Validar el Alcance


44/50

Controlar el Alcance


45/50



46/50


• Permite monitorear el estado del alcance del proyecto y delproducto, y la gestión de cambios a la línea base del alcance.

• Asegura que las acciones preventivas o correctivas seprocesen a través del proceso de Realizar el Control Integradode Cambios.

• Se utiliza para gestionar los cambios reales cuando suceden yse integran con los otros procesos de control.


47/50

El jefe de proyecto o un miembro del equipo encargado, debe iniciar elproceso, con el fin de identificar variaciones entre el alcance y el trabajorealizado.

Ejemplo: Proceso de Controlar el Alcance


48/50

Aspectos Clave


49/50

¿Por qué es importante la Gestión delAlcance?

¿Qué procesos clave y buenas prácticas serecomiendan para la Gestión del Alcance?

1

2

Aspectos clave


50/50

Una adecuada gestión del alcance permite realizar el sólo eltrabajo necesario para cumplir con el objetivo del proyecto.

El alcance debe definirse y aprobarse formalmente, antes deque inicie el trabajo.

La participación de los interesados en la definición delalcance es importante y necesaria.

Luego de cada fase o al completar un entregable se debevalidar el trabajo realizado. Como resultado se tendrá laaceptación formal del cliente o sponsor.

Controlar el alcance implica comparar el trabajo completadocon la línea base del alcance. Las variaciones puedenindicar que no se está realizando el trabajo planeado o quese desarrollan actividades fuera del alcance.

Aspectos Clave

Sesión 03. Gestión Del Alcance JS Rev01

Documents

Transcript of Sesión 03. Gestión Del Alcance JS Rev01