Sesión 5 Etapas y herramientas para diseñar un plan de...

C A P A C I T A C I Ó N Y F O R M A C I Ó N D E L C A P I T A L H U M A N O

D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -‐ P Á G I N A 1 D E 2 8

Sesión 5 Etapas y herramientas para diseñar un plan de

capacitación II Objetivos

El alumno:

• Justificará la pertinencia de una adecuada selección de actividades instruccionales y medios didácticos para el logro efectivo del plan de capacitación.

• Enumerará los elementos que debe contener el presupuesto para la capacitación y evaluará la posibilidad de realizar ajustes al plan en determinadas circunstancias.

En esta sesión

Figura 1. Mapa de la sesión



Introducción

Hasta hace algunos años, la idea del docente “excelente” no era más que una persona con grandes habilidades de oratoria, cuya experiencia y conocimientos constituían el eje central sobre el que se desenvolvía la clase o sesión. Dicho en otras palabras, el docente era el principal actor en el proceso enseñanza-aprendizaje.

Recientemente, dicha concepción ha ido cambiando, es así que el papel dominante del profesor ha cedido una participación más activa al alumno. La nueva interacción docente-alumno se apoya en actividades previamente estructuradas, así como el empleo de diferentes medios didácticos que generan un ambiente de aprendizaje más sólido, activo y variado para los diferentes estilos de aprendizaje.



Lección 5.1 Selección de actividades instruccionales y medios didácticos

¿Qué son?

Las actividades instruccionales son aquellas acciones que el docente o en este caso, el capacitador, instructor o facilitador, realiza como parte de la metodología educativa para tener un óptimo proceso de enseñanza-aprendizaje, es decir, para la transmisión de conocimientos, el desarrollo de habilidades y la generación de actitudes, con el fin de alcanzar los objetivos de capacitación previamente establecidos.

Estas actividades son situaciones previamente preparadas por el capacitador, las cuales deben ser congruentes con los objetivos educativos planteados para la capacitación.

¿Qué ventajas otorga su uso?

Algunas ventajas que se obtienen al emplear actividades instruccionales adecuadas son:

• Sistematizar la actuación del instructor frente al grupo.

• Despertar el interés y la motivación, debido a la variación de estímulos.

• Propiciar la participación individual y colectiva.

• Desarrollar el pensamiento creativo.

• Aumentar la capacidad de análisis de los participantes.

• Abordar la enseñanza dirigida a los diferentes estilos de aprendizaje.

• Consolidar el aprendizaje.



Selección de actividades instruccionales

Al momento de seleccionar las actividades instruccionales, es fundamental considerar los siguientes aspectos:

Objetivo educativo Tipo de contenido

Tipo de audiencia (directivos, operativos, nivel educativo,

edades, profesión, etcétera.) Número de participantes

Instructor (dominio de la actividad)

Tipo de capacitación (inducción, actualización,

etcétera.)

Tiempo o duración Fechas en que se impartirá

Lugar o instalaciones Recursos necesarios

Costos



Tipos de actividades instruccionales

A continuación se presentan algunas de las actividades instruccionales que pueden ser aplicables a diferentes temáticas y circunstancias:

Actividad Descripción

Inducción

Son las actividades y explicaciones que el instructor implementa con el fin de relacionar las experiencias de los participantes con los objetivos de la sesión y centrar su atención.

Expositiva

Presentación oral de un tema que el instructor hace al grupo, o bien, que uno de los participantes presenta.

Reproduce la situación típica de las conferencias, en la que el instructor habla, pregunta, muestra, ilustra, etc., y el participante escucha, reflexiona, responde o formula preguntas.

Interrogatorio

El instructor hace preguntas a los participantes a fin de conocer sus deficiencias y logros.

Estimula al participante a aprender, reconociendo sus logros o dificultades.

Demostración

El instructor ejecuta una operación, explicándola detalladamente mientras los participantes observan. Posteriormente, cada participante explica y ejecuta a la vez, ejercitándola hasta realizarla eficientemente.

Enseña principalmente destrezas manuales, aunque también aplica a otro tipo de contenidos.

Investigación

Consiste en buscar conceptos, teorías, criterios en libros, revistas, encuestas o por medio de visitas a lugares, consultas a autoridades, bibliotecas, archivos, entre otros.

Discusión dirigida Consiste en la discusión, por parte de los participantes, de un tema bajo la dirección del instructor, por lo que requiere preparación del grupo.



Debate

Consiste en un intercambio informal de ideas e información sobre un tema estudiado por el grupo bajo la dirección del instructor.

La diferencia con la discusión es que en el debate se presentan posiciones contrarias, y cada participante o equipo debe defender sus puntos de vista.

Philips 66 Consiste en que 6 personas discuten 6 minutos sobre un tema para llegar a una conclusión.

Foro Consiste en una discusión informal de todo el grupo sobre un tema, hecho o problema. La discusión es dirigida por un coordinador.

Lluvia de ideas

Los participantes lanzan ideas alrededor de un tema. Éstas son anotadas por el instructor en el pizarrón, para finalmente organizar la información. Su objetivo es desarrollar la capacidad de elaborar ideas originales, estimular el ingenio y promover la búsqueda de nuevas soluciones.

Rejilla

Se divide al grupo obteniendo su raíz cuadrada. A cada integrante del equipo se le asigna un número que va del uno al de la raíz cuadrada obtenida, formándose así los equipos que trabajarán posteriormente. Los números iguales forman un equipo que trabaja uno de los temas. Después se vuelve a reunir a los equipos originales para que cada miembro exponga el tema que aprendió.

Corrillos

Se forman equipos para que analicen cierta información y obtengan conclusiones. Después, un representante de cada equipo presenta sus conclusiones al resto del grupo.

Lectura comentada

El grupo hace la lectura de un documento, en tanto que el instructor favorece la emisión de opiniones en torno a las ideas centrales, con el fin de llegar a la comprensión del tema.

Discusión en pequeños grupos

Consiste en el intercambio de ideas, opiniones, experiencias y conocimientos acerca de un tema concreto entre los integrantes de un grupo pequeño.

Busca resolver un problema, tomar una decisión o adquirir información.



Análisis o discusión de

videos

Mediante la proyección de videos, se busca afirmar conceptos, procedimientos o actitudes, o analizar casos o problemas específicos, así como estimular el interés por cierto tema.

Construcción de proyectos

Se asigna la elaboración de un proyecto, en equipo o de manera individual, en el que se apliquen los conocimientos, habilidades y actitudes enseñadas en el programa, en una situación real.

Estudio de casos El instructor asigna a los participantes un caso real a fin de que lo estudien y analicen, determinando sus causas, hechos, conclusiones.

Narración

A manera de relato, el instructor comunica en forma ordenada y cronológica, una historia.

Por un lado busca divertir, pero sobre todo busca dejar una enseñanza de tipo moral.

Resumen

Síntesis y abstracción de la información relevante del desarrollo de un tema oral o escrito.

Enfatiza conceptos clave, principios, términos y argumento central.

Organizador previo Información de tipo introductorio y contextual.

Tiende un puente cognitivo entre la información nueva y la previa.

Ilustración Representación visual de los conceptos, objetos o situaciones de una teoría o tema específico (fotografías, dibujos, imágenes, esquemas, gráficas).

Analogías Proposición que indica que una cosa o evento (concreto y familiar) es semejante a otro (desconocido y abstracto o complejo).

Preguntas

Preguntas insertadas en la situación de enseñanza o en un texto.

Mantienen la atención y favorecen la práctica, la retención y la obtención de información relevante.

Pistas tipográficas y discursivas

Señalamientos que se hacen en un texto o en la situación de enseñanza para enfatizar u organizar elementos relevantes del contenido por aprender.



Mapas conceptuales,

redes semánticas y diagramas

Representaciones gráficas de esquemas de conocimiento (indican conceptos, proposiciones y explicaciones).

Cuadro C-Q-A

Se realiza durante todo el proceso de instrucción.

Consta de tres columnas: “Lo que se conoce (C)”, “Lo que se quiere aprender (Q)” y “Lo que se ha aprendido (A)”.

Listas de verificación

Sirven para estimar la presencia o ausencia de una serie de características o atributos relevantes.

Recompensa para los participantes

Se dividen en dos grandes categorías: verbales y no verbales. Promueven el aprendizaje en el participante.

Retroalimentación Consiste en resumir la esencia de lo que el participante dijo o realizó, de esta manera se valida y se corrige la información.

Práctica de laboratorio

Llevar a cabo una práctica específica en un espacio que cuenta con los recursos didácticos para ejercitar ciertas destrezas y habilidades específicas o demostrar teorías o conceptos estudiados que no se encuentran en el aula.

Solución de problemas

De manera individual o en grupo, el instructor asigna un problema a resolver para que el participante, mediante la aplicación de los conocimientos, le dé solución. Posteriormente, el instructor enseña los posibles procedimientos y soluciones.

Simuladores

Ambiente específico que figura cierta realidad, haciéndola parecer lo más real posible, a fin de que el participante se familiarice con ella y ponga en práctica el mayor número de habilidades involucradas.

Sociodrama

Dos o más personas representan libre y espontáneamente una situación de la vida real asumiendo los papeles del caso, con el objeto de que pueda ser mejor comprendida y tratada por el grupo.



Los juegos de empresa

Consisten en un modelo de simulación que se aplica a una solución concurrente, obteniendo a partir de interrelaciones matemáticas una serie de decisiones e informes sobre los puntos conseguidos. Tienen como ventajas, el trabajo en grupo y el conocimiento gracias a la práctica de las funciones y relación de la empresa. Por otro lado, el inconveniente es el costo elevado de la infraestructura y organización.

La rotación de lugares

Consiste en ir trasladando al trabajador por diferentes sectores o departamentos, e incluso otras compañías, con la finalidad de que adquiera conocimiento de los diferentes aspectos que se tratan en cada uno de ellas. Es una técnica bastante utilizada para la capacitación de directivos.

En un inicio, muchas actividades pudieran parecer semejantes, pero su diferencia radica en el objetivo que se quiere lograr, así como en la manera de abordarla y aplicarla. La combinación de dos o más actividades suele dar mejor resultado que una sola.

¿Qué son los medios didácticos?

Los medios didácticos son el material que el capacitador o instructor utiliza para propiciar un aprendizaje significativo.

Cualquier material puede ser utilizado en circunstancias específicas, pero no todos los materiales han sido diseñados con la intención de apoyo didáctico para el aprendizaje. En este sentido, se presentan dos distinciones:

Material didáctico: cualquier material que dentro de un ambiente educativo, puede tener funciones didácticas desarrollando el aprendizaje, dependiendo del uso con que se emplee.

Ejemplo:

Para que los alumnos de preescolar distingan varias texturas, se pueden utilizar diferentes objetos como lijas, terciopelo, madera, entre otros.


D I P L O M A D O E N D E S A R R O L L O D E H A B I L I D A D E S E S T R A T É G I C A S P A R A L A T O M A D E D E C I S I O N E S E N L A S O R G A N I Z A C I O N E S -‐ P Á G I N A 1 0 D E 2 8

Medio didáctico: material elaborado con el propósito de hacer el aprendizaje más fácil.

Ejemplo:

Para que los alumnos de preescolar distingan varias texturas, se les da el libro “¿Cómo se siente?”, que en cada una de sus páginas, tiene una textura diferente que va desde la más suave hasta la más áspera.

Como puede apreciarse, en ambos ejemplos se consigue la demostración de las texturas, sin embargo, el ejemplo del libro incluye un material que fue diseñado especialmente para ejemplificar texturas. En los dos casos se habla de recursos didácticos pues crean un enlace entre el contenido y el alumno.

Funciones de los medios didácticos

Dependiendo del uso que se les dé en la actividad educativa, los medios y recursos poseen las siguientes funciones:

ü Proporcionan información

ü Organizan la información para crear nuevos conceptos

ü Despiertan interés y curiosidad

ü Permiten la experimentación



Clasificación de los medios didácticos

Los medios didácticos se clasifican en:

A. Impreso B. De ejecución

C. Audiovisual D. Tridimensional

E. Tecnología y multimedia

A. Impreso.

Es el referente para la lectura y el estudio. En esta categoría encontramos los libros de lectura, de trabajo, de estudio, recopilaciones, cuadernos de trabajo, de control, y otros más.

Este material representa el principal medio para el aprendizaje, en el que, por medio de la lectura, se ejercita la memoria y la atención.

Cuando se trabaja con este tipo de material y dependiendo del tema que se esté abordando, es recomendable apoyarse con un trabajo posterior para reforzar y comprobar el contenido por medio de resúmenes, mapas conceptuales, ensayos, y algunos más.

Existe material impreso de consulta cuyo fin es obtener datos específicos: diccionarios, enciclopedias, periódicos, etcétera.



B. De ejecución.

Es el que está hecho para producir algo y que por sus características vivenciales apoya la formación de conocimiento sólido por tener más de una entrada de información. Además, permite estimular la memoria sensorial, la atención, la creatividad y diferentes destrezas.

El material de ejecución se divide en dos:

• Productivo. Son los medios que sirven para producir algo, tanto en espacio como en material: laboratorios científicos, talleres mecánicos, imprentas, líneas de producción, cortadoras, invernaderos, equipo médico, equipo de cocina, etcétera.

• De apoyo al pensamiento. Son aquellos que apoyan una operación mental o física de la persona: calculadoras, computadoras (por su magnitud y avance se le considera otro tipo de recurso), telescopio, microscopio, entre otros.

C. Audiovisual.

Es aquel material cuya información está estructurada en contenido visual, auditivo o ambos. Utiliza dos canales de información, uno visual que nos da objetividad a la información que se transmite y otro auditivo que da la ubicación y forma del tema.

Sus ventajas son:

ü Despierta el interés del grupo. Ejemplo: un video motivacional.

ü Acerca una realidad lejana. Ejemplo: fotos o videos históricos, fotografías satelitales.

ü Permite obtener una mayor cantidad de datos. Ejemplo: documental de tiburones.

ü Permite comprobar una teoría. Ejemplo: video del proceso de ebullición.

ü Hace ameno el tema. Ejemplo: pósters alusivos al tema a tratar.

Los principales recursos materiales audiovisuales son: cine, retroproyectores, diapositivas, reproductores de video (dvd, blu-ray, 8 mm, beta, etc.), cine, televisión, pantallas, fotografías, pósters, cassettes, discos, mp3, mp4, programas de radio, documentales, o cualquier otro.



D. Tridimensional.

Se trata del material que la realidad nos ofrece, es decir, los objetos reales que enriquecen las sesiones educativas.

Se clasifican en tres:

• Natural. Aquel que la naturaleza nos ofrece: piedras, metales, minerales, animales, plantas, paisajes.

• Elaborado. Aquel que implica un proceso de manufactura del hombre: hilos, pinturas, telas, plásticos.

• Representativo. Aquel que nos representa una realidad en relación a la cultura como: iglesias, museos, estatuas, pinturas, o cualquier otro.

E. Tecnología y multimedia.

Por los grandes cambios y avances que la tecnología ha tenido en ámbitos como la comunicación, la medicina, las matemáticas y la educación, es que se le considera como un recurso más, pues nos ofrece programas interactivos, búsqueda rápida de información (WEB), videojuegos, tours virtuales, correo electrónico, blogs, enciclopedias multimedia, simulaciones, pizarrones electrónicos, vistas satelitales, etc., así como toda una gama de programas y materiales originales y creativos que facilitan el aprendizaje.

Los medios en la capacitación

Además de los recursos anteriores, enseguida se describen los medios más utilizados para la capacitación:

§ Pizarrones. Actualmente hay de tres tipos: blancos, que se utilizan con plumones; verdes, para usar con gises; e interactivos, que se usan con apuntadores y plumas electrónicas.

Por su tamaño, hacen que la vista del grupo se centre dentro del contorno del pizarrón, la información puede ser vista con facilidad por toda el aula, además, se puede anotar gran cantidad de información y relacionarla con diagramas de flujo, relación de conceptos, etcétera.



Para el uso del pizarrón es necesario considerar los siguientes aspectos:

o Periferia visual desde donde se encontrarán los alumnos.

o Tener suficientes gises, plumones o pilas según sea el caso.

o Verificar (si se usan ilustraciones) que puedan adherirse a la superficie. En el caso del pizarrón interactivo, verificar que se cuente con las láminas o ilustraciones que se van a utilizar.

o Evitar usar el color amarillo ya que es difícil de ver.

o Al término de cada sesión, limpiar toda la información del pizarrón.

§ Diapositivas. Es un medio visual muy útil para asociar y/o ejemplificar conceptos. Se puede utilizar para mostrar diagramas, gráficos, fotografías de diferentes sitios y/o situaciones.

Para su correcto uso se debe considerar:

o El orden en que se presentan.

o Verificar con antelación el buen estado de las diapositivas, proyector y pantallas.

o Probar la periferia visual de la proyección desde el lugar donde los alumnos se encontrarán.

o Si se utilizan fotografías, procurar que sean actualizadas y no estén pixeleadas.

o No abusar en el uso de texto.

o Utilizar pistas tipográficas como viñetas, negrita, recuadros.

§ Videos. Es un medio visual para demostrar usos, procesos, anécdotas, etc. Como ya se mencionó, existen diferentes tipos: documentales, películas, conferencias.

Se pueden utilizar videos hechos por otras personas, siempre y cuando se cuiden los derechos de autor.

Si se quisiera realizar una producción para el plan de capacitación, su elaboración, calidad e información deberá acotarse a cierta temporalidad para no tener que sustituirlo rápidamente, ya que los costos de producción son altos.



Para el empleo del video es recomendable considerar los siguientes aspectos:

o Verificar con antelación el buen funcionamiento del reproductor de video en el formato que se requiera, así como la TV o pantalla.

o Checar las instalaciones eléctricas.

o Comprobar el alcance del audio.

o Revisar la iluminación del aula en donde se reproducirá el video.

o Verificar la calidad del video que se utilizará.

§ Modelos.

En cuanto a las demostraciones manuales y el incremento de destrezas, los modelos son de gran utilidad para la práctica del grupo que toma el curso. Suelen utilizarse para puestos operativos y requieren una explicación y apreciación con gran detalle.

Los modelos se prestan para cursos de adiestramiento y para aquellos en donde el margen de error es mínimo o nulo, tal es el caso del manejo de químicos, alimentos, pruebas médicas, primeros auxilios, o cualquier otro caso.

Los modelos pueden ser de material de laboratorio, equipo de investigación, cortadores, equipo de cocina, dummies de adulto o de niño, etc. Suelen ser caros, pues un modelo de material real tiene características muy realistas como el tamaño, peso, textura, además de estar hechos de tal modo que si hay errores en el momento de la práctica, se puedan corregir sin consecuencias.

Algunas características y aspectos a considerar al utilizar los modelos son:

o Ofrecen práctica hasta alcanzar el dominio de la técnica.

o Corroborar que se encuentren en excelente estado.

o Contar con los modelos suficientes para la demostración y práctica.

o Verificar cada una de las partes de los modelos, haciendo énfasis en la movilidad, nombres, color.

o Probar su uso con anticipación.

o Tomar en cuenta el lugar de almacenamiento.



Inventario de necesidades de formación

El inventario de necesidades de formación, debe efectuarse a nivel de análisis de la organización como un todo, análisis que involucra no sólo un estudio interno de la empresa, sino también el entorno socioeconómico y sociotecnológico que la rodea. El entorno interno se manifiesta básicamente a nivel de los recursos humanos, ya que se intenta verificar si el personal está o no desempeñando sus tareas asignadas y en caso contrario, elevar su eficacia con la capacitación apropiada, y es que el funcionamiento organizacional presupone que la fuerza de trabajo posea las habilidades, conocimientos y actitudes deseadas por la organización; además hay que ponderar si los empleados que ocupan determinadas posiciones son capaces de avanzar, vía formación, o si es necesaria la adquisición de nuevo personal; pero también el entorno interno se manifiesta al nivel de las operaciones y tareas a fin de determinar qué tipos de comportamiento deben seguir los empleados para desempeñar eficazmente las funciones de sus cargos.

Conclusión Todas las actividades y medios con los que cuenta el capacitador son de gran ayuda para llevar a cabo el plan de capacitación exitosamente, sin embargo, es fundamental tener presente que no sustituyen al capacitador o instructor y es importante cuidarse de no emplearlas de más.



Lección 5.2 Presupuesto para la capacitación

Generalidades

Diseñar un plan de capacitación no tiene que ver únicamente con el DNC, la redacción de objetivos educativos o la selección de actividades instruccionales y medios didácticos.

Un factor fundamental que no debe perderse de vista es el presupuesto. Si no se elabora correctamente, todo el trabajo y los esfuerzos realizados hasta el momento podrían verse entorpecidos.

Conocer el presupuesto asignado para la capacitación resulta vital para la correcta toma de decisiones. Sin embargo, su cálculo puede variar de una organización a otra dependiendo de sus parámetros, criterios y enfoque.

Al momento de elaborar el presupuesto, es importante incluir información precisa y relevante, a fin de omitir elementos innecesarios que generen gastos en lugar de inversión.

Ventajas de un presupuesto definido

Las ventajas de contar con un presupuesto definido son las siguientes:

• Se hace una mejor planeación.

• Se cubren las necesidades prioritarias.

• Se establecen marcos de referencia para los planes actuales y futuros.

• Se toman decisiones pertinentes respecto de la situación económica real.

Tipos de presupuesto

Existen dos tipos de presupuesto:

a. Presupuesto de costo fijo b. Presupuesto de costo variable



Presupuesto de costo fijo

En este presupuesto se encuentran los sueldos y salarios del personal, gastos de operación, material con el que se debe contar, servicios (luz, teléfono, agua), mantenimiento de equipo y espacios, etc.

Para su elaboración, deben seguirse cinco pasos:

1. Historial de objetivos. Se revisan y comparan los alcances en materia numérica de los objetivos de dos años anteriores con el actual. Se hace un estimado de los cambios que se esperan para el siguiente año.

2. Cotejo de resultados y objetivos. Se muestran las ganancias y ahorros que se han obtenido, marcando los beneficios que ha recibido la organización.

3. Sumatoria 1 y 2. Con los dos pasos anteriores, se hace una proyección de mediano plazo de los costos próximos.

4. Diferentes caminos para los objetivos. Se elabora una justificación para que la organización apruebe el presupuesto planteado para planes de capacitación, exponiendo los logros esperados. De no ser aprobado, deberá contarse con diversas alternativas denominadas planes de contingencia.

5. Presentación de números. Se separan los números de costos preliminares (lo que se necesita en primera instancia) de los costos totales (monto total). De ser autorizado, ese será el presupuesto asignado.

En el caso de una organización nueva o en la que nunca se haya determinado un presupuesto para la capacitación, como no se cuenta con un punto de comparación ni historial, se realiza la propuesta de administración de Carter llamada “Sistema de presupuestos con base 0”, que consta de 3 pasos:

1. Separación de las actividades en “paquetes de decisión”, conjuntándolas por temas.

2. Calificar cada una de las actividades o “paquetes de decisiones” por su importancia y prioridad, presentándolas de mayor a menor.

3. Calcular los recursos que se requieren según la jerarquía que se evaluó en el paso anterior, haciendo hincapié en que cubrir todos las paquetes será más costoso pero más benéfico.

Este sistema logra clarificar las necesidades prioritarias, que deben ser cubiertas para evitar consecuencias graves.



Presupuesto de costo variable

Una ventaja del presupuesto de costo variable son los planes de contingencia, sin embargo, al tener en cuenta planes alternativos, este tipo de presupuesto suele ser menos preciso que el de costo fijo.

Existen cuatro maneras para crear un presupuesto de costo variable:

1. Cálculos directos. Se hace una aproximación con base en las operaciones de años anteriores. En caso de ser un cálculo nuevo o una organización con base cero, se toman en cuenta los lineamientos de la organización para destinar recursos financieros.

2. Máximo – mínimo. Se manejan dos tipos de variables, una respecto a lo mínimo que se requiere para poner en marcha los programas, atendiendo a lo estrictamente indispensable, limitando los recursos y buscando opciones de bajo costo. Y la segunda, respecto al máximo que permite un mayor desenvolvimiento de lo que se requiere.

Para obtener los gastos operativos por mes, se resta el mínimo necesario al máximo, ese resultado se divide entre los gastos de movilidad (número de días del (los) curso(s), transporte, viáticos, etc.). El presupuesto mínimo es la base y el máximo el límite.

3. Norma de correlación (antecedentes). Es el tipo de costo más empleado. Se lleva a cabo una relación de los costos de los meses de años anteriores y se compara con los mismos meses del año en curso. Su limitante es que depende de la comparación, y mientras no haya cambios significativos es posible hacerlo de esta manera, sin embargo, cuando los hay (como la inflación), es importante tomarlos en cuenta para no caer en números rojos.

4. Costos unitarios. Se deprende de la norma de correlación, pues indica que una vez que se cuenta con los costos de los meses anteriores, deberán clasificarse en unidades, es decir, primero la división por mes y después, en el caso de la capacitación, división por persona capacitada. De esta manera es posible hacer predicciones y tener una constancia de lo que se ha empleado en el pasado.



Aspectos para elaborar el presupuesto

Tiempo de diseño. Cada hora de capacitación es el resultado de 4 horas de planeación y diseño. Para fines económicos, el tiempo que se requiere es dinero para la organización, interpretado como salarios, ya sea del personal interno o de algún consultor externo.

En este sentido, se debe multiplicar cada hora diseño por el sueldo o el valor hora. Después se suman las horas de todas las personas incluidas (mensajeros, secretarias, colaboradores, etc.), obteniendo así, el total del costo del tiempo.

Espacios físicos. De tener el espacio dentro de la organización, se deberá acondicionar para la capacitación y considerar que durante el tiempo que dure, el espacio y el equipo no podrán ser utilizados para algo más.

De solicitar un espacio externo, es importante contar con la renta. Dependiendo de la magnitud de la organización y las necesidades de capacitación, se puede llegar a adquirir un espacio propio.

Medios didácticos. Los diferentes medios o recursos didácticos se pueden rentar o comprar: videos, carteles, proyectores, etc. Dependiendo del presupuesto y de la frecuencia de su uso, se determina si se compran o se rentan.



Apoyos externos. Es importante considerar a las personas externas que apoyarán el desarrollo e implementación del plan de capacitación, tales como consultores externos o personal temporal.

Suministros. Existe material que se necesita en grandes cantidades como son panfletos, cuadernos de trabajo, lápices, marcadores, rotafolios, hojas, credenciales, incluso café y galletas, etc.

Para hacer un cálculo del costo de estos materiales, se usa el costo por año del total de cursos de todos los materiales y se divide entre el número de días que dura la capacitación.

Viáticos. Si la capacitación se implementará fuera de la organización, se deben estimar los gastos de viaje tanto del capacitador como de los alumnos.

Dentro de estos gastos se considera el transporte, el alojamiento, las comidas y los traslados.

Tiempo del capacitador y/o equipo de capacitación. Para obtener este costo, se multiplica el salario del equipo de capacitación por los días u horas que se requieren para aplicar el plan.



Tiempo de los participantes. No es propiamente un recurso económico que se necesite, pero sí debe considerarse en la organización para posteriormente hacer los cálculos de inversión.

Para llegar a este número se debe multiplicar el número de participantes por los días que dura la capacitación, y ese resultado se multiplica por el sueldo del día de la persona.

Evaluaciones. Para corroborar que la enseñanza se concluyó con éxito, es vital aplicar una evaluación para dar seguimiento al plan.

Para esto, se hace un cálculo de los instrumentos y el tiempo que se necesita para su aplicación.

Gastos generales. Son factores de espacio, luz, teléfonos, pizarrones, que son gastos fijos del área de capacitación, mismos que la organización tiene contemplados. Aún así, pueden incluirse dentro del presupuesto para dejar un precedente.



Puntos relevantes para elaborar el presupuesto

El diseñador del plan de capacitación debe tomar en cuenta los siguientes aspectos para la elaboración del presupuesto:

a. Cerciorase a detalle de los gastos conjuntados en logros semanales, mensuales y semestrales, ya que de esta manera, un mes elevado se equilibrará con uno de menor gasto.

b. Utilizar metas planteadas en años y meses anteriores para emplearlas como parámetros de medición con las metas presentes. Aún así, las metas presentes deben encajar en posibles cambios y variaciones.

c. Desglosar las metas prioritarias en reportes preparatorios, con la finalidad de que los gastos mayores se dividan en segmentos para que no impacte en un sólo mes o periodo.

d. Hacer un cuadro comparativo con dos tipos de relación: adquisición vs renta. Identificar qué ventajas trae la adquisición, que se compra una sola vez en un periodo largo, contra la renta, que es un gasto menor pero puede o no ser de una sola ocasión.

Elementos para justificar los costos del presupuesto

Los elementos que sirven para justificar los costos del presupuesto son:

• Logro esperado del desempeño.

• Rasgos a medir para evaluar el logro.

• Tiempo en que la capacitación logrará los objetivos.

• Nivel del desempeño presente.

• Número de personas que recibirán la capacitación.

• Monto del costo de la capacitación.



Lección 5.3 Ajustes al plan de capacitación

Los ajustes al plan de capacitación se realizan por medio de la evaluación, ya que con ella se detectan cambios, mejoras u otras modificaciones.

Existen 2 procesos que con regularidad se confunden:

• Validación. Consiste en revisar detalladamente cada una de las etapas del plan de capacitación y corroborar si el diseño, desarrollo e implementación fueron los óptimos. Implica hacer una comparación entre el ideal y lo real.

• Evaluación. Es el mismo procedimiento, con la diferencia de que los resultados arrojados son en función de los resultados económicos que se espera la capacitación aporte a la organización. Es decir, qué beneficios se han obtenido con relación a los costos que se utilizaron.

¿Cómo llevar a cabo la evaluación?

Para llevar a cabo la evaluación, se debe analizar cada uno de los procesos del plan de capacitación y los resultados que de éste se obtuvieron. A continuación se presentan algunas preguntas que ayudarán a la evaluación y con ello, a las modificaciones pertinentes del plan:

• ¿Los objetivos planteados fueron acordes a la detección de necesidades?

• El contenido educativo implementado, ¿fue acorde a las necesidades educativas de los participantes?

• ¿Los participantes obtuvieron aprendizajes significativos con el apoyo de las actividades instruccionales?

• ¿Se alcanzaron los objetivos educativos?

• La metodología y los recursos didácticos, ¿fueron de la calidad que demandaba el plan?

• ¿Se percibe un cambio de actitud favorable en los participantes que recibieron la capacitación?



Para contestar estas preguntas es necesario saber a quiénes se aplicará la evaluación, es decir, todos los involucrados en el plan de capacitación.

1. Los participantes evalúan el alcance o logro de los objetivos, a los capacitadores y la organización del plan de capacitación.

2. Los capacitadores evalúan los objetivos logrados, a sí mismos y la organización del plan.

3. La organización evalúa el grado de obtención de los objetivos, a los capacitadores y la organización de la capacitación.

Los aspectos que se deben evaluar para realizar ajustes al plan de capacitación y perfeccionarlo son los siguientes:

Con respecto a los objetivos.

• Que los participantes posean un amplio conocimiento de los objetivos.

• Utilidad del contenido educativo expresado en el plan de capacitación.

• Necesidades de formación que se cubrieron durante el curso.

• Necesidades de formación que no se cubrieron durante el curso (razones).

• Manifestación de la utilidad de los conocimientos que se impartieron en el curso.

¿Quién evalúa? ¿Qué evalúa?

Participantes

Instructores

Organización

Alcance de los objetivos de los temas educativos

Capacitadores o instructores

Organización del plan educativo



En relación a los instructores o capacitadores.

• Habilidades docentes dentro del aula: dicción, ademanes, pronunciación, movimientos, presentación, puntualidad, control del tiempo, control del grupo, estructura de las sesiones, tiempos, vocabulario, etc.

• Material de trabajo.

• Material de apoyo visual, auditivo y/o táctil.

• Calidad de los materiales de soporte didáctico.

• Manejo y dominio de los recursos didácticos.

• Claridad del contenido educativo.

• Claridad en la resolución de dudas.

Aspectos hacia la organización.

• Tiempo empleado para el diseño del plan de capacitación.

• Si el horario establecido fue conveniente.

• Si la duración de todo el plan fue la correcta (faltó o sobró tiempo).

• Si los espacios utilizados fueron provechosos.

• El mobiliario con el que se contó para la impartición del plan fue acorde a las necesidades físicas de los alumnos.

• Difusión adecuada hacia las personas interesadas.

• Se clarificaron todos los aspectos para la asistencia al plan o curso.

• Suficientes recursos.

• Recursos de calidad.

• Material innecesario o que no era ideal para el curso.

• Se atendieron las necesidades prioritarias.

• Se atendieron necesidades secundarias y no se contemplaron las vitales.

• La suficiencia del presupuesto.

Una vez evaluados los puntos anteriores, se pueden realizar los ajustes necesarios al plan: en materiales, contenidos, metodología, espacios, recursos económicos, tiempos y horarios, comunicación, calidad del material, etc.



En ocasiones, hay “pequeños” detalles a los que no se presta suficiente atención ni se toman con la seriedad y profesionalismo requeridos, lo que puede impactar de manera significativa en todo el plan y/o área de capacitación, por ejemplo:

Durante la aplicación de un curso de capacitación al personal sindicalizado de una organización cosmética, el salón tenía una acústica deficiente.

El primer día, los trabajadores que estaban en la parte posterior no escucharon el nombre del capacitador ni los objetivos del curso. Por tal motivo, hacían preguntas frecuentes sobre qué era lo que se estaba explicando, y si se podía repetir la última frase, etc. Dicha situación ocasionó que la sesión se extendiera cada vez más, reduciendo el interés del resto de los participantes.

No se debe esperar hasta la evaluación para hacer las correcciones pertinentes. Si se detecta un error, por mínimo que parezca, las habilidades del instructor deberían permitirle solucionar casi cualquier problema.



Referencias consultadas

• Beltrán, J. (1995). Psicología de la educación. España: Marcombo.

• Carrasco, J. (2004). Una didática para hoy. España: Rialp.

• López, J. (2002). Aprender a planificar la formación. España: Paidós.

• Mitchell, G. (1993). Manual del capacitador. México: Iberoamericana.

• Solé, F. (1997). Guía para la formación de la empresa. España: Civitas.

• Uría-Rodríguez, M. (1998). Estrategias didáctico-organizativas para mejorar los centros educativos. España: Castellano.

• Villalobos, M. (2006). Didáctica integrativa y proceso de aprendizaje. México: Trillas.

Sesión 5 Etapas y herramientas para diseñar un plan de...

Documents

Transcript of Sesión 5 Etapas y herramientas para diseñar un plan de...