SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

Sistema Académico Integrado - SAI -

Módulo

Sistema de evaluaciones a la docencia y encuestas - SEVEN -

Universidad EAFIT Teléfono: (57) (4) – 2619500

Dirección: Carrera 49 - 7 Sur 50Medellín - Colombia - Suramérica

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

SEVEN Sistema de evaluación a la docencia y encuestas

SEVEN es un sistema que permite la administración, el diligenciamiento y la consulta de

resultados de evaluaciones a la docencia y encuestas. El encuestador cuenta con un

banco de preguntas, donde puede crear nuevas preguntas ó utilizar las creadas por otros

usuarios en otras encuestas y/o evaluaciones a la docencia, y hacer uso de ellas creando

formularios que apunten a un objetivo especifico. El sistema no requiere de ningún tipo de

procesamiento manual (impresión de formularios, diligenciamiento en papel de ellos,

tabulación de respuestas, entre otros) por parte de los administradores.

Los formularios que se pueden crear van desde los básicos donde se despliegan un

conjunto de preguntas al usuario y se pide a este responderlas, o más complejos donde

exista interactividad en el despliegue de preguntas, que dependen, de las respuestas que

el usuario vaya ingresado.

De igual forma existen varios tipos de preguntas, desde aquellas en donde el usuario

ingresa información, otras donde se pide al usuario seleccionar una opción a partir de

valores predeterminados, y por último las que son más inteligentes que traen de la base de

datos la información asociada a la persona que esta diligenciando la encuesta.

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

A continuación se presenta un esquema del módulo:

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

Objetivo General

Administrar encuestas y evaluaciones a la docencia que den soporte a los procesos de

enseñanza-aprendizaje e institucionales.

Objetivos Específicos

• Permitir que las diferentes áreas de la institución, tanto académicas como

administrativas, creen instrumentos (encuestas de satisfacción, estudios de mercadeo,

evaluaciones a la docencia, entre otros) para la evaluación de sus procesos en miras

al mejoramiento.

• Permitir que los coordinadores académicos tengan una visión del desempeño de los

docentes a partir de las evaluaciones realizadas por sus estudiantes.

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

Módulos del Sistema

Administración: Permite la asignación de roles usuarios dentro del sistema. Los roles que

se manejan son: Administrador, Encuestador y Coordinador.

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

Evaluaciones y encuestas: Permite la creación del banco de preguntas y la generación de

formularios utilizando dichas preguntas.

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

Consulta de resultados: Permite visualizar los resultados de las encuestas y/o evaluaciones

a la docencia diligenciadas. El sistema despliega para cada uno de las preguntas el número

de ocurrencias dadas para cada respuesta si estas provienen de una lista de valores, de lo

contrario muestra el texto contenido en ellas.

MANUAL DE USUARIOMANUAL DE USUARIO

Clic en esta opción para ingresar como administradores del sistema y este

ingreso lo validamos con el nombre de usuario y clave asignados por la

institución.

Esta opción nos permite ingresar a las encuestas que se encuentran publicadas en el sistema y poder

responderlas.

Esta opción nos permite ingresar a las evaluaciones a la docencia que

se encuentran publicadas en el sistema y poder realizarlas.

*Usuario: Nombre de usuario asignado por la institución** Clave: Clave asignada por la institución

En estos campos el administrador debe ingresar el nombre de usuario y contraseña para acceder a la aplicación y luego damos

clic en “Entrar”

ADMINISTRACIÓN.Este modulo permite ingresar a la aplicación para crear

usuarios de Diferentes Roles como:

-Administradores.-Encuestadores.-Coordinadores.

Además permite ingresar al sistema simulando un usuario Encuestador y/o Coordinador para dar solución a posibles

problemas que se presenten al crear una Encuesta óEvaluación.

También permite ingresar al sistema simulando un usuario que se encuentra respondiendo una Encuesta ó

Evaluación a la Docencia y poder darle soporte en cualquier inconveniente que se le presente.

Está opción nos permite darle una categoría especifica a las personas que interactúan con las encuestas, además

de poder ingresar, simulando que somos usuarios administradores y encuestados para dar solución a

posibles errores.

Esta es la lista de los Roles de usuario que existen dentro de la aplicación (Administrador, Encuestador, Coordinador).

Clic en este hipervínculo para eliminar ó agregar un usuario

en el rol seleccionado.

Para eliminar un usuario administrador basta con señalarlo y dar clic en

eliminar

Para eliminar un usuario basta con señalarlo y dar clic en eliminar.

En esta pantalla se observa que el usuario fue eliminado de la lista de

administradores.

Dando clic en este botón podemos agregar un nuevo usuario al rol

seleccionado.

En este campo digitamos el número de cédula de la persona

que deseamos agregar a este Rol y damos clic en “Continuar”.

Damos clic en “Guardar” para finalizar el proceso de agregar

un nuevo usuario al rol seleccionado.

En está pantalla observamos que el nuevo usuario se

agregó a lista de usuarios dentro de este rol.

Dando clic en este Botón se regresa a la lista de Roles de

Usuarios que contiene la aplicación.

Dando clic en este hipervínculo podemos ingresar a la aplicación simulando que somos un usuario “Encuestador ó Coordinador” y así poder dar

solución a posibles problemas que se presenten al crear una encuesta y/o evaluación

Dando clic en este hipervínculo podemos ingresar a las encuestas y evaluaciones a la docencia que se

encuentran en el Sistema para dar solución a cualquier problema que se pueda presentar

EVALUACIONES / ENCUESTAS

Este Modulo nos permite ingresar ya sea al Banco de preguntas, para crear una nueva

pregunta de cualquier tipo, o por el contrario eliminarla.

Además permite ingresar a los formularios para crear una nueva encuesta y/o evaluación a la

Docencia y poder publicarla en el sistema con los diferentes parámetros de publicación, como son:

-Titulo.-Descripción.

-Fecha que inicia la publicación y fecha en la que termina.

Está opción nos permite ingresar ya sea al Banco de preguntas, para crear una nueva pregunta de cualquier tipo, o por el contrario eliminarla.

Además permite ingresar a los formularios para crear una nueva encuesta y/o evaluación a la Docencia y poder publicarla en el sistema con los diferentes

parámetros de publicación, como son:-Titulo.

-Descripción.-Fecha que inicia la publicación y fecha en la que termina.

Dando clic en este hipervínculo accedemos a crear todas las preguntas de

diferentes tipos que contendrán las encuesta y/o evaluaciones a la docencia

además de poder modificar y eliminar una pregunta ya creada.

Dando clic en este hipervínculo accedemos a la creación de las encuestas y/o

evaluaciones a la docencia. Además de poder programarles parámetros de

publicación.

Seleccionamos está opción para crear una Nueva carpeta donde se almacenaran las diferentes preguntas de las encuestas y/o

evaluaciones.

Esta carpeta la crea el sistema por defecto por lo tanto no se puede Eliminar

ni Modificar.

Dando clic en este Botón accedemos a crear las preguntas que contendrán las encuestas y/o

evaluaciones.

En este Campo nombramos la Nueva

Carpeta que se va a crear y luego damos Clic en

“Guardar”.

En esta pantalla se puede visualizar que la Nueva Carpeta quedo creada correctamente.

Dando clic en este Botón accedemos a crear y agregar las preguntas que contendrán las encuestas y/o evaluaciones a la docencia.

Cuando usted de clic en este botón encontrará una guía que le enseñarácomo crear y agregar cada uno de los

diferentes tipos de preguntas que existen en el Sistema

Estos son los tipos de preguntas que se encuentran en el Sistema:

*Tipo Texto.

*Tipo Texto Área.

*Tipo Radio Button.

*Tipo Check Box.

*Tipo Lista .

*Tipo Escala Calificación.

*Tipo Lista Preconfigurada.

*Tipo Texto Preconfigurado.

Dando Clic sobre cada uno de los tipos de pregunta se le

enseñará como crear cada uno

de ellos.

Tipo Pregunta * :

En este campo nombramos la

Pregunta.

En este campo se coloca el enunciado

de la pregunta.

En este campo se puede colocar una ayuda o aclaración

para que sea mucho mas fácil para el

usuario responder la pregunta.

Las preguntas que se clasifiquen de este tipo deben involucrar respuestas de máximo

150 caracteres.Luego de llenar todos los campos requeridos

damos Clic en este Botón.

En este campo se puede validar que la

respuesta a esta pregunta no sea

vacía o que sea de algún tipo en especial

como:-Una Fecha.-Numérico.-e-mail..etc.

Clic en este botón para finalizar el proceso de agregar una nueva

pregunta

Para agregar otra pregunta del mismo tipo u otro, damos Clic

en este Botón.

Cuando usted de clic en este botón encontrara una guía

que le enseñara como crear y agregar cada uno de los

diferentes tipos de preguntas que existen en el Sistema

En esta pantalla se puede observar que la pregunta se

agrego correctamente

En este campo nombramos la

Pregunta

En este campo se coloca el enunciado de

la pregunta

En este campo se puede colocar una ayuda o aclaración

para que sea mucho mas fácil para el

usuario responder la pregunta

Las respuesta a este tipo de preguntas pueden contener un

máximo 3.000 caracteres.

Luego de llenar todos los campos requeridos damos Clic en este Botón

Clic en este botón para finalizar el proceso de agregar una nueva

pregunta

En este campo se puede validar que la

respuesta a esta pregunta no sea

vacía o que sea de algún tipo en especial

como:-Una Fecha.-Numérico.-e-mail..etc.

En esta pantalla se puede observar que la pregunta se

agrego correctamente

Para agregar otra pregunta del mismo tipo u otro, damos Clic

en este Botón.

Cuando usted de clic en este botón encontrara una guía

que le enseñara como crear y agregar cada uno de los

diferentes tipos de preguntas que permite el Sistema

En este campo nombramos la

Pregunta

En este campo se coloca el enunciado de

la pregunta

En este campo se puede colocar una ayuda o aclaración

para que sea mucho mas fácil para el

usuario responder la pregunta

Tipo pregunta*:

En este tipo de preguntas el usuario puede elegir una sola respuesta de

las que se creen en la lista de valores .(A continuación se le enseñara a crear una lista de

valores)

Luego de llenar todos los campos requeridos damos Clic en este Botón

Dando Clic en este hipervínculo visualizaremos

como crear un lista de valores. Ver detalle Ver detalle

paginas 37paginas 37--3838

En este campo debemos colocar el número de

respuestas que se quiere que el usuario visualice al

responder la pregunta y dar clic en continuar

En este campo debemos colocarle un código u orden a las

preguntas.Puede ser un Número

ó una letra.

En este campo le se le da un valor a la

respuesta que se desea que el usuario visualice al responder la encuesta

y/o evaluación a la docencia.

Clic en este Botón para finalizar el proceso de

creación de una lista de valores

Ya se puede visualizar que la lista

de valores fue adicionada

correctamente a la pregunta.

Damos Clic en este botón para

finalizar el proceso de crear una pregunta

En este campo nombramos la

Pregunta.

En este campo se coloca el enunciado de

la pregunta

En este campo se puede colocar una ayuda o aclaración

para que sea mucho mas fácil para el

usuario responder la pregunta

Luego de llenar todos los campos requeridos damos Clic en este Botón

En este tipo de preguntas el usuario puede elegir varias opciones de las que existen en la lista de valores .(A continuación se le enseñara a crear una lista de valores para este tipo

de Preguntas).

Si ya tenemos listas de valores creadas damos clic en este hipervínculo para

seleccionar la que deseamos usar. Ver detalle pagina 42Ver detalle pagina 42

En este campo nombramos la

Pregunta

En este campo se coloca el enunciado de

la pregunta

En este campo se puede colocar una ayuda o aclaración

para que sea mucho mas fácil para el

usuario responder la pregunta

En este tipo de preguntas el usuario puede elegir una sola respuesta de

las que se creén en la lista de valores .(A continuación se le enseñara a crear una lista de

valores)

Luego de llenar todos los campos requeridos damos Clic en este Botón

En esta parte de debe seleccionar la lista de valores que se creó para nuestra pregunta o

elegir una de las que ya están creadas

IMPORTANTE

Una lista de valores que ya este creada puede ser

seleccionada para cualquier Nueva pregunta que se

desee crear ya sea para una “Encuesta y/o

Evaluación”. Basta con seleccionarla y dar clic en

“Aceptar

Clic en este Botón para terminar con el proceso de agregar una lista de valores a una pregunta.

Clic en este Botón para regresar a hacerle alguna modificación a la pregunta, o para elegir una

lista de valores diferente.

En esta pantalla se puede visualizar que la lista de valores

para nuestra pregunta se agrego correctamente.

En esta pantalla se observan todas las preguntas con su respectivo Titulo, Enunciado y Tipo, que se han creado para

las encuestas y/o evaluaciones a la Docencia.

En este campo nombramos la

Pregunta.

En este campo se coloca el enunciado de

la pregunta

En este campo se puede colocar una ayuda o aclaración

para que sea mucho mas fácil para el

usuario responder la pregunta

Luego de llenar todos los campos requeridos damos Clic en este Botón

En este tipo de preguntas el usuario puede elegir una sola opcion de las

que tiene la lista de valores del sistema.(A continuación se le enseñara a crear una lista de

valores para este tipo de Preguntas).

Damos clic en “Seleccionar” o “Crear” y

seguimos los pasos según lo descrito en las

paginas 42.

Clic en este Botón para terminar con el proceso de agregar una lista de valores a una pregunta.

Clic en este Botón para regresar a hacerle alguna modificación a la pregunta, o para elegir una

lista de valores diferente.

En esta pantalla se observan todas las preguntas con su respectivo Titulo, Enunciado y Tipo, que se han creado para

las encuestas y/o evaluaciones a la Docencia.

en este tipo de preguntas se deben usar listas de

valores donde el usuario al responder la pregunta pueda calificarla, ya sea en una escala numérica ó escala de conceptos.

Damos clic en “Seleccionar” o “Crear” y

seguimos los pasos según lo descrito en las

paginas 37-38 y 42.

Clic en este Botón para terminar con el proceso de agregar una lista de valores a una pregunta.

Clic en este Botón para regresar a hacerle alguna modificación a la pregunta, o para elegir una

lista de valores diferente.

En esta pantalla se observan todas las preguntas con su respectivo Titulo, Enunciado y Tipo, que se han creado para

las encuestas y/o evaluaciones a la Docencia.

Señor Usuario si esta lista preconfigurada requiere una pregunta origen, la cual el sistema le solicitara que ingrese en el cuestionario donde

haga uso de está pregunta.

Este tipo de preguntas deben formularse teniendo en cuenta que la respuesta se encuentre

en la lista de fuente de Datos, la cual obtiene, la información de

las Bases de Datos institucionales, de acuerdo a la persona que este diligenciando

la encuesta

En esta pantalla se observan todas las preguntas con su respectivo Titulo, Enunciado y Tipo, que se han creado para

las encuestas y/o evaluaciones a la Docencia.

Este tipo de preguntas deben formularse teniendo en cuenta que la respuesta se encuentre

en la lista de fuente de Datos, la cual obtiene, la información de

las Bases de Datos institucionales, de acuerdo a la persona que este diligenciando

la encuesta

Este tipo de preguntas deben

formularse teniendo en cuenta que la

respuesta se encuentre en la lista de fuente de Datos

En esta pantalla se observan todas las preguntas con su respectivo Titulo, Enunciado y Tipo, que se han creado para

las encuestas y/o evaluaciones a la Docencia.

Dando clic en este hipervínculo accedemos a la creación de las encuestas y/o

evaluaciones a la docencia. Además de poder programarles parámetros de

publicación.

Dando clic en este hipervínculo accedemos a crear todas las preguntas de

diferentes tipos que contendrán las encuesta y/o evaluaciones a la docencia

además de poder modificar y eliminar una pregunta ya creada.

Dando Clic en este Botón podremos crear una encuesta con los diferentes parámetros que se requieran.

Para eliminar una encuesta, se deben eliminar las preguntas que están

asociadas a esta, luego se selecciona y se da Clic en

eliminar.

En este campo se define que tipo de formulario se

va a crear.

En este campo se le da un titulo a la encuesta.

Esta Introducción se visualiza solo cuando el

usuario ingresa a responder la encuesta.

Esta Introducción se visualiza antes de que el

usuario ingrese a responder la encuesta. Para tratar de incentivar un poco su interés por

participar en ella.(Opcional)

Dando Clic en este Botón se puede visualizar como observará la encuesta

el usuario al responderla

Continua en la Continua en la siguiente paginasiguiente pagina

Dando Clic en este Botón asignamos permisos como Coordinador de la encuesta

a “X” persona.

.. Continuaci.. Continuacióónn

Dando Clic en este Botón, se puede visualizar como observaría el usuario la encuesta al momento de responderla y poder verificar si existe algo que haya

que corregir. Ver ejemplo Pág. 65

Al dar Clic en este Botón el sistema publica el formulario para que los

usuarios se dispongan a responderlo y a partir de este momento no se puede modificar ni eliminar ningún campo de la encuesta y/o evaluación excepto las

fechas de publicación.Para realizar cualquier modificación se debe crear otra versión de la encuesta y/o evaluación y reemplazar la que esta

publicada.

Clic en este botón para crear una categoría la cual estará asociada a las preguntas del cuestionario. Ver

ejemplo Pág. 61

Ver detalle en la Pág. 63

Para eliminar una categoría primero se deben eliminar todas las

preguntas asociadas a ella, además de las subcategorías que contenga

con sus preguntas asociadas.

En este campo se la da el titulo a la categoría que se

va a crear

En este campo se puede realizar una descripción de los

tipos de preguntas que se asociaran a esta categoría

En esta opción se puede definir si el usuario puede

visualizar ó no el Titulo y la descripción de la Categoría

Si el tipo es una subcategoría, el sistema solicita el ingreso de la

categoría a la cual pertenecerá.

Clic para finalizar el proceso de crear una categoría o

subcategoría.

En esta opción se define si la categoría y todas las

preguntas asociadas a ella sean visualizadas por el

usuario en una sola pagina.

Por esta opción podemos agregar mas preguntas al formulario desde el banco de preguntas. Ver Detalle Ver Detalle

pagina 61pagina 61

Por medio de esta opción eliminamos la pregunta del

formulario mas NO del banco de preguntas.

Si el formulario posee preguntas que dependen de la respuesta dada en otras. Por esta opción podemos asignar

la navegación a dichas preguntas. Ver Detalle pagina Ver Detalle pagina

6262

Luego de tener creadas todas las preguntas en el

banco de preguntas se

deben asociar a la encuesta

En este campo se coloca el numero de

orden en que se quiere que el usuario

visualice las preguntas.

En este campo se debe seleccionar la

categoría o subcategoría a la

que pertenece cada pregunta

Si la pregunta es de texto y queremos que se permita el ingreso de mas de un

valor especificamos cuantas veces deseamos

repetir la pregunta.

Seleccionar la pregunta a la que le

deseamos programar navegación, estas

preguntas solo pueden ser aquellas que contengan lista

de valores (radio button, checkbox, lista valores, lista

valores preconfigurada)

Seleccionamos la opción especifica que

dependerá el despliegue de las preguntas. Si para

cada opción se delegaran preguntas diferentes debemos

programar la navegación para cada una de las opciones.

Por ultimo seleccionamos las preguntas que se

deberán desplegar, si el usuario selecciona esta

opción en esta pregunta y damos clic en el botón

Guardar.

Este es un ejemplo de cómo visualizara una

encuesta el usuario en el sistema luego de ser

publicada.

Está opción nos permite ingresar a consultar los resultados de las encuestas y evaluaciones a la

docencia que se encuentran en el sistema, visualizando la

información general de cada uno de ellos.

CONSULTA RESULTADOS

Está opción nos permite ingresar a consultar los resultados de las encuestas y evaluaciones a la

docencia que se encuentran en el sistema visualizando la

información general de cada uno de ellos. Ver Pág. 69

Dando clic en este hipervínculo ingresamos a consultar los resultados de las encuentras que ya están realizadas

Dando clic en este hipervínculo ingresamos a consultar los resultados de las evaluaciones a la docencia que ya están

realizadas

Ver detalles Pág. 69

De esta manera se visualizaran los resultados de

las encuestas y/o evaluaciones a la docencia.

SAI SEVEN

Copyright © 2006 Universidad EAFIT

Glosario

Formulario: Conjunto de preguntas que pretenden conocer la opinión o la información general de un grupo de personas sobre un aspecto especifico. Este puede ser una encuesta o una evaluación a la docencia. Dentro del sistema la diferencia entre evaluación a la docencia y encuestas es que las evaluaciones tienen asociado un curso y el único fin de estas es evaluar el desempeño el docente. Categoría: Es la agrupación de preguntas con características comunes dentro de un formulario. Por ejemplo una encuesta cuyo objetivo es el estudio del perfil socioeconómico de la población estudiantil esta conformada por preguntas agrupadas en categorías como: Datos Generales, Datos Socioeconómicos, Hábitos y Costumbres Sociales, Información Académica, Hábitos Académicos entro otras. Subcategoría: Es un nivel mas de agrupación que se le da a las preguntas de un formulario, que están asociadas a una categoría. Por ejemplo: para la categoría Datos Generales de la encuesta para el estudio de perfil socioeconómico de la población estudiantil mencionada anteriormente existen dos subcategorías en las cuales se agrupan las preguntas, Datos Familiares y Datos Económicos. Banco de preguntas: Es el conjunto de todas las preguntas creadas y que han sido utilizadas en las encuestas y/o evaluaciones a la docencia, pueden ser organizadas en carpetas. Navegación: Es la forma como se van desplegando las preguntas en los formularios dependiendo de las respuestas que el usuario vaya ingresando. Ejemplo: Para la pregunta: ¿Tiene usted conexión a Internet? El usuario puede escoger entre dos posibles respuestas Si / No. Al escoger SI el sistema desplegara la siguiente pregunta: ¿Qué tipo de conexión tiene? Si el usuario responde NO esta pregunta no se desplegara. Lista preconfigurada: Cuando una pregunta es de este tipo el usuario debe seleccionar una lista de las existen en el sistema, estas listas obtienen la información de la base de datos. Estas listas no pueden ser creadas por el usuario, solo el analista del sistema las puede crear. Ejemplo: Lista de países, Lista de colegios, Lista de programas. Texto preconfigurado: Cuando una pregunta es de este tipo el usuario debe seleccionar la fuente de información de donde proviene el texto deseado. Al igual que las listas preconfiguradas el usuario no puede crear nuevas, solo el analista del sistema lo puede hacer. Algunos posibles textos son: Género, Fecha de Nacimiento. Esta información corresponde a la persona que esta diligenciando la encuesta.