IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

LIDA CONSUELO HERNÁNDEZ ALBARRÁN

Docente:LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIDBA

GESTIÓN DOCUMENTAL II-G3BOGOTÁ

2015

1. INVESTIGUE Y DEFINA QUE ES UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y QUE REQUISITOS SE DEBEN DE TENER EN CUENTA PARA SU IMPLEMENTACIÓN.

Se le conoce con el nombre de software o programa para conservar la documentación electrónica a largo plazo.

No. Requisito Descripción

1. Soportar el CCD El SGDEA tiene que soportar el CCD de la organización y ser compatible con él.

2. CCD Jerárquico El SGDEA permitirá la ubicación de un CCD en el que los expedientes se pueden organizar como mínimo una jerarquía de tres niveles.

3. Enunciar. Cuando se configure el sistema se deberían definir los mecanismos para nombrar los distintos elementos del CCD.

4. Creación previa del CCD

Crear un cuadro de clasificación en el momento de la configuración de forma que sea posible proceder a la captura o importación de documentos electrónicos de archivo.

5. Creación de elementos

Creación de nuevas clases en cualquier posición del CCD (cuando no están previamente expedientes).

6. Interfax gráfica Navegación y elaboración de los expedientes y de la estructura del CCD así como la selección, la recuperación y la presentación de los expedientes electrónicos y su contenido por medio de tal mecanismo.

7. Reubicar Permitir la reubicación de un expediente en un lugar distinto del cuadro de clasificación, garantizando que todos los documentos electrónicos de archivo sigan vinculados con el expediente.

8. Soportar Metadatos Soportar los metadatos de expedientes y los de los documentos que contiene. Una vez se ha capturado un documento de archivo, el sistema debe permitir únicamente a los administrativos la capacidad de añadir o modificar sus metadatos, en el caso que sean erróneos.

9 Editar identificador y título

Asignar un identificador único a cada expediente. Poder editar el título del expediente, en el caso que sea erróneo.

2. INDAGUE Y EXPLIQUE CADA UNA DE LAS GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL DECRETO 2609 DE 2012.

A. ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS FÍSICOS Y ELECTRÓNICOS INCLUYENDO METADATOS DE CUADROS DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: que la documentación como tal ya sea en físico como digital incluya metadatos.

B. ESTABLECER PLAZOS DE CONSERVACIÓN Y ELIMINACIÓN PARA LA INFORMACIÓN Y LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO EN LA TRD Y EN LA TVD: tener de antemano presente los tiempos que se estipulan en las TRD y en las TRV tanto para los documentos físicos como para los documentos electrónicos.

C. EJECUTAR PROCESOS DE ELIMINACIÓN PARCIAL O COMPLETA DE ACUERDO CON LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS EN LAS TRD O TVD: basarse tanto en la TRD .

D. GARANTIZAR LA AUTENTICIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y LA INFORMACIÓN CONEXA (METADATOS) A LO LARGO DEL CICLO DE VIDA DEL DOCUMENTO : que por más que se utilicen estos documentos se garantiza de una u otra forma la autenticidad o sea que no se puedan alterar.

F. PERMITIR Y FACILITAR EL ACCESO Y DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y DE LA PROPIA ENTIDAD, CUANDO SEAN REQUERIDOS: que el sistema facilite el acceso y que los documentos estén disponibles cuando los necesitamos.

G. PRESERVAR LOS DOCUMENTOS Y SUS AGRUPACIONES DOCUMENTALES, EN SERIES Y SUBSERIES A LARGO PLAZO, INDEPENDIENTEMENTE DE LOS PROCEDIMIENTOS TECNOLÓGICOS UTILIZADOS PARA SU CREACIÓN: que a través del sistema se pueda preservar la documentación de acuerdo a los plazos establecidos en las TRD y TVD.

3. USTED ESTÁ EN UNA ENTIDAD EN LA CUAL SE VA A IMPLEMENTAR UN SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL, Y ES LLAMADO (A) A DAR SU OPINIÓN SOBRE CUÁLES SON LAS

CARACTERÍSTICAS QUE DEBE REUNIR DICHO SISTEMA. INDAGUE Y ELABORE UNA TABLA EN LA CUAL INCLUYA LAS CARACTERÍSTICAS MÍNIMAS QUE DEBE REUNIR EL SISTEMA Y EXPLIQUE EN

QUÉ CONSISTE CADA UNA DE ELLAS.

CARACTERÍSTICA EXPLICACIÓN

CONFORMIDAD: A través de procesos administrativos respaldar la documentación.

INTEROPERABILIDAD Que puedan ser usados en otros sistemas y se puedan integrar sin ningún problema.

SEGURIDAD: Que la documentación cuente con la seguridad respectiva para evitar que sea alterada.

METADESCRIPCIÓN Que cuente con metadatos para que pueda respaldar la información en su momento.

ADICIÓN DE CONTENIDOS

Que en cualquier momento se le pueda adicionar o eliminar información.

DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO

Qué sea dinámico, funcional, que se pueda operar con facilidad.

GESTIÓN DISTRIBUIDA: Dicha información se debe importar o exportar a cualquier sistema.

DISPONIBILIDAD Y ACCESO:

Que sea de fácil recuperación y acceso a la información cuando se requiera.

NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA:

No hay problema de utilizar cualquier proveedor de software.

4. VISITE UNA ENTIDAD QUE TENGA IMPLEMENTADO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL E INVESTIGUE TODO LO RELACIONADO CON DICHO SISTEMA, SI ES POSIBLE ALGUNOS ASPECTOS IMPORTANTES DESDE SU PROYECTO HASTA LA FASE FINAL DE IMPLANTACIÓN DEL MISMO.

Visité el área de archivo de la empresa donde trabajo, INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORENSES, quienes implementaron este software hace dos años el cual ha sido de gran ayuda para todos los usuarios que lo trabajamos.

5. INDAGUE EN LA MISMA ENTIDAD LO SIGUIENTE: - ¿CUÁLES SON LOS CRITERIOS QUE SE HAN TENIDO EN CUENTA PARA LA SELECCIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS?

Los principales criterios por los que se selecciono este software son velocidad en los procesos de búsqueda, al ser un programa con una estructura modular, permite depurar la información haciendo que la administración de los datos almacenados sean de mas accesibles, lo que hace que para el instituto sea un programa robusto y eficiente.

- ¿DE QUÉ MANERA LOGRAN GARANTIZAR LA INTEGRIDAD DE LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA?

Debido al nivel de privacidad y de importancia del contenido de la información que maneja el instituto, la persona encargada de administrar el software esta monitoreando constantemente los procesos de ejecución del software, verificando que no sea atacado, al mismo tiempo de que es la persona que contiene todas las claves de acceso a los niveles mas profundo de protección de software.

6. ELABORE UN TRABAJO EN POWERPOINT INDIQUE EN ÉL, EL NOMBRE DE LA ENTIDAD VISITADA Y PERSONA QUE ATENDIÓ LA VISITA. DICHO TRABAJO DEBE CONTENER FOTOGRAFÍAS PROPIAS PRODUCTO DE LA VISITA O IMÁGENES LIBRES DE DERECHOS DE AUTOR, ACORDES CON LO INVESTIGADO.

Visité el área de archivo de la empresa donde trabajo, INSTITUTO NACIONAL DE MEDICINA LEGAL Y CIENCIAS FORESSES, aquí en la ciudad de Bogotá.

La funcionaria que me atendió se llama LUZ NELLY LADINO (Bibliotecóloga).

EVIDENCIA DE FOTOGRAFÍAS

EVIDENCIA DE FOTOGRAFÍAS

BIBLIOGRAFÍA

Decreto 2609 de 2012. Capítulo III.

Metodología para implantar un Sistema de Gestión Documental en una Organización.

Tema 4.

VÍDEO: Las 5 pautas de un proyecto integral de gestión documental.Los Sistemas de Gestión Documental.

http://programa.gobiernoenlinea.gov.co/apc-aa-files/Cero_papel/guia-6-sistemas-de-gestion-de-documentos-v1.pdf