Sistemas de Información Gerencial

Laudon & Laudon

CAP I. REVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE INFORMATICA

Tanto las empresas grandes como pequeñas usan sistemas de información y redes para realizar sus actividadeselectrónicamente, con el fin de hacerlas más eficientes y competitivas.

Los sistemas de información ayudan a las Cías a:

Extender su alcance a lugares lejanos,• Ofrecer nuevos productos y servicios,• Modificar los puestos de flujo de trabajo,• Tal vez alterar profundamente la forma en que se hacen los negocios.•

1.1−¿Por qué Sistemas de Información?

Hasta hace poco, la información misma no se consideraba un activo importante de una Cía. , en cambio hoy,para los administradores es indispensable entender los sistemas de información, porque casi todas lasorganizaciones necesitan éste tipo de sistemas para sobrevivir y prosperar.

Qué es un sistema de información?

Un sistema de información es un conjunto de componentes interrelacionados que permiten reunir, procesar,almacena y distribuir información para apoyar la toma de decisiones y el control de una organización.

Además los sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores:

a analizar problemas,• visualizar aspectos complejos,• crear productos nuevos.•

Los sistemas de información contienen información acerca de personas, lugares y cosas importantes dentro desu organización o en su entorno.

INFORMACIÓN: Este término se refiere a datos a los que se les ha dado una forma que tiene sentido y esútil para los humanos.

DATOS: Son flujos de hechos en bruto que representan sucesos ocurridos en la organización o en el entorno,antes de ser organizados y acomodados de tal forma que las personas los puedan entender y usar.

Tres actividades de un sistema de información producen la información que las organizaciones necesitan para:

− tomar decisiones,

− controlar operaciones,

− analizar problemas,

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− crear y producir y/o servicios nuevos.

Estas actividades son: entrada, procesamiento y salida. La entrada captura o recolecta datos del interior de laorganización o de su entorno para ser procesados en un sistema de información. El procesamiento conviertelas entradas brutas en una forma que tiene más sentido para los humanos. La salida transfiera la informaciónprocesada a las personas que la usarán o las actividades en las que será usada.

Los sistemas de información también requieren retroalimentación que consiste en salidas que se devuelven alos miembros apropiados de la organización para ayudarles a evaluar o corregir la etapa de entrada.

Los sistemas formales son aquellos que se basan en definiciones aceptadas y fijas de datos y procedimientospara obtener, almacenar, procesar, diseminar y usar esos datos. Operan según reglas predefinidas que sonrelativamente fijas y no se modifican con facilidad.

En cambio los sistemas de información informales, se basan en reglas de conductas no expresas. No existeun acuerdo en cuanto a qué es información ni cómo se almacenará o procesará.

Los sistemas de información formales pueden ser manuales o computarizados. Los manuales utilizantecnología de lápiz y papel. Los sistemas de información computarizados, en cambio se apoyan en latecnología de hardware y software para procesar y diseminar información (CBIS: sistemas de informaciónbasados en computadoras).

Los sistemas de información computarizados usan tecnología de computación para procesar datos en bruto yproducir información con significado aunque hay una distinción entre:

una computadora y un programa de computadora,• y un sistema de información.•

Las computadoras electrónicas y sus programas de software son los cimientos técnicos, las herramientas y losmateriales de los sistemas de información modernos.

Las computadoras son el equipo para almacenar y procesar información.

Los programas de computación, o software, son conjuntos de instrucciones operativas que dirigen y controlanel procesamiento por computación.

Es importante saber cómo funcionan las computadoras y sus programas para diseñar soluciones o problemasde las organizaciones, pero las computadoras son sólo una parte de un sistema de información.

Para entender los sistemas de información es necesario comprender los problemas que pretenden resolver, suselementos y diseño y los procesos de organización que dan pie a las soluciones.

Los sistemas de información desde la perspectiva de los negocios

Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es una solución organizacional yadministrativa, basada en tecnología de la información a un reto que se presenta en el entorno.

Para usar eficazmente sistemas de información, es necesario entender la organización, la administración y latecnología de información más amplia de los sistemas y la capacidad de éstos para solucionar los retos yproblemas del entorno.

ORGANIZACIONES

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Los sistemas de información forman parte de las organizaciones.

Los elementos claves de una organización son: su personal, la estructura, los procedimientos.

Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y especialidades, sus estructuras reflejan unadivisión muy clara del trabajo. Se contratan y capacitan expertos para diversas funciones como:

Ventas y marketing: cuyo propósito es vender los productos y servicios de las organizaciones;• Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios.• Finanzas: su propósito es administrar los activos financieros de las organizaciones,• Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las organizaciones y de llevar elregistro de flujo fondos;

•

Recursos Humanos: su propósito es atraer, desarrollar y mantener la fuerza laboral de laorganización y de mantener los expediente la organización.

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La organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada y procedimientos operativos estándarformales. La jerarquía acomoda el personal en una estructura de pirámide en la que la autoridad yresponsabilidad aumenta con la altura.

Los procedimiento operativos estándar (SOP): son reglas formales desarrolladas para efectuar tareas, lascuales guían a los empleados en la realización de diferentes procedimientos. La mayor parte de losprocedimientos se formalizan y se ponen por escrito.

Muchos de los SOP se incorporan en los sistemas de información como por ejemplo la forma de pagar a unproveedor o corregir una factura errónea.

Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas: los administradores, los trabajadoresde conocimientos (ingenieros, arquitectos) quienes diseñan productos o servicios y crean conocimientosnuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan de procesar el papeleo de lainformación; los trabajadores de producción o servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienesde la organización.

Cada organización tiene una cultura única, es decir, un conjunto fundamental de supuestos, valores y formasde hacer las cosas. Es posible encontrar partes de la cultura de la organización en un sistema de información:sistema de rastreo de paquetes porque la Cía. tiene como prioridad el servicio al cliente.

Los sistemas de información emergen de perspectivas diversas, conflictos, sacrificios y acuerdos que son unaparte natural de todas las organizaciones.

ADMINISTRACIÓN

Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen la estrategia de la organización pararesponder a ellos y asignan los recursos humanos y financieros necesarios para poner en práctica la estrategiay coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo responsable. La administración dehacer comprensibles las múltiples situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de accionespara resolver sus problemas.

También deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a crear la organización de vez en cuando.

Una parte sustancial de la administración es la labor creativa impulsada por conocimientos e informaciónnuevos. La tecnología de la información puede desempeñar un rol crucial en la redirección y rediseño de unaorganización.

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Las decisiones y los papeles administrativos varían en los distintos niveles de la organización:

Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones estratégicas de largo plazorelacionadas con los bienes y servicios que se producirán.

Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en práctica los programas y planes delos directivos.

Los administradores operativos: (supervisores) se encargan de monitorear las actividades diarias de la Cía.

Cada nivel administrativo tiene diferentes necesidades de información y requisitos en cuanto a sistemas deinformación.

TECNOLOGÍA

La tecnología de información es una de las muchas herramientas con que cuentan los administradores paraenfrenta el cambio.

El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en un sistema de información para actividadesde entrada, procesamiento y salida, consta de lo siguiente: la unidad de procesamiento, diversos dispositivosde entrada, salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan esos dispositivos.

El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas y preprogramadas que controlan ycoordinan los componentes del hardware de la computadora en un sistema de información.

La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para almacenar datos, ejemplo: discosmagnéticos u ópticos, cintas magnéticas y también el software que rige la organización de los datos en esosmedios físicos.

La tecnología de comunicaciones consiste en dispositivos físicos y software. Enlaza los diversoscomponentes del hardware y transfiere datos de un lugar físico a otro.

Una red vincula a dos o más computadoras para compartir datos o recursos como una impresora.

1.2−Enfoques contemporáneos de los sistemas de información.

Las múltiples perspectivas de los sistemas de información demuestran que el estudio de esos sistemas es uncampo multidisciplinario; no domina una sola teoría o punto de vista. En Gral., el campo se puede dividir enenfoque técnico y enfoque del comportamiento. Los sistemas de información son sistemas sociotécnicos;aunque se componen de máquinas, dispositivos y tecnología física dura, requieren sustanciales inversionessociales, de organización e intelectuales, para funcionar debidamente.

ENFOQUE TÉCNICO

El enfoque técnico de los sistemas de información hace hincapié en modelos normativos con basesmatemáticas para estudiar éstos sistemas, así como en su tecnología física y sus capacidades formales. Lasdisciplinas que contribuyen a éste enfoque son: las ciencias de la computación, de la administración y lainvestigación de operaciones.

Cs. de la computación: se ocupan de establecer teorías de computabilidad, método de cómputo y métodopara almacenar y acceder a los datos de forma eficiente.

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Cs. de la administración: se ocupan del desarrollo de modelos para la toma de decisiones y las prácticasgerenciales.

Investigación de operaciones: se concentra en técnicas matemáticas para optimizar parámetros selectos delas organizaciones (transporte, control de inventarios y costos de transacción).

ENFOQUE DEL COMPORTAMIENTO

Se ocupa de cuestiones de conducta que surgen durante el desarrollo y mantenimiento a largo plazo de lossistemas de información, Ej.: cuestiones como integración, diseño, implementación, utilización yadministración estratégica de los negocios. Otras disciplinas del comportamiento aportan conceptos y métodosimportantes como por Ej.: los sociólogos, estudian los sistemas de información pensando en cómo lossistemas afectan a individuos, en cómo los grupos y organizaciones moldean el desarrollo de los sistemas; lospsicólogos, estudian los sistemas de información para ver cómo las personas que toman las decisionesperciben y usan la información formal; los economistas, estudian los sistemas de información teniendo encuenta el impacto que tienen sobre el control, los costos dentro de la Cía. y en los mercados.

El centro de éste enfoque generalmente no son soluciones técnicas más bien se concentra en los cambios deactitud, las políticas de administración y organización y la conducta. Este enfoque no hace caso omiso a latecnología, de hecho la misma a menudo es el estímulo de un problema o aspecto conductual.

ENFOQUE SISTEMAS SOCIOTECNICOS

El estudio de los sistemas de información gerencial (MIS) surgió para concentrarse en los sistemas deinformación computarizados dirigido a los administradores. Los MIS combinan los trabajos teóricos de las cs.de la computación, las cs. de la administración y la investigación de operaciones con una orientación prácticahacia la construcción de sistemas y aplicaciones. También prestan atención a los aspectos del comportamientoque tienen su origen en la sociología, la economía y la psicología.

Ninguna de las dos perspectivas por sí solas captura la realidad de los sistemas de información ya que losproblemas de los sistemas rara vez son exclusivamente técnicos o están exclusivamente relacionados con elcomportamiento.

El reto y el interés del campo de los sistemas de información radican en que requieren la apreciación y latolerancia de muchos enfoques diferentes.

Una perspectiva sociotécnica de los sistemas de información ayuda a evitar un enfoque puramente tecnológicode ellos. Es importante optimizar siempre el desempeño del sistema en su totalidad.

Se debe poner atención en los componentes tanto técnicos como de comportamiento. Esto implica que latecnología se debe modifica y diseñar de forma tal que encaje con las necesidades de la organización y de losindividuos. A su vez las organizaciones y los individuos también deben cambiar mediante capacitación,aprendizaje y cambios de organización planificados a fin de que la tecnología pueda operar y prosperar; esdecir para que puedan aprovechar la nueva tecnología de información.

En una perspectiva sociotécnica el desempeño de un sistema se optimiza cuando la tecnología y laorganización se ajustan recíprocamente hasta encajar de forma satisfactoria.

1.3−El nuevo rol de los sistemas de información en las organizaciones

Los administradores no pueden ignorar los sistemas de información porque éstos desempeñan un rol crucialen las organizaciones. Los sistemas actuales afectan directamente la forma en que los administradores

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deciden, la forma en que los directivos planifican y a veces qué bienes y servicios se producen. Estos sistemasdesempeñan un rol estratégico en la vida de la Cía. La responsabilidad por los sistemas d información nopuede delegarse a quienes toman las decisiones técnicas.

El alcance cada vez más amplio de los sistemas de información

Nueva relación entre las organizaciones y los sistemas de información.

Existe una interdependencia creciente de la estrategia de negocios, las reglas, los procedimientos y lossistemas de información de la organización (hardware, software, base de datos) cada vez es más común queun cambio en estrategia, reglas y procedimientos requieran cambios en los sistemas de información. Lossistemas existentes pueden actuar como limitantes sobre las organizaciones. A menudo, lo que a laorganización le gustaría hacer depende de lo que sus sistemas le permitan hacer. Por ej, incrementar laparticipación en el mercado, desarrollar nuevos productos, depende cada vez más de los tipos y de la calidadde los sistemas de información.

El alcance cada vez más extenso de los sistemas de información: con el tiempo los sistemas de informaciónhan comenzado a desempeñar un rol más importante en la vida de las organizaciones. Los primeros sistemasdieron pie a cambios principalmente técnicos que eran fáciles de lograr. Los sistemas posteriores afectaron elcontrol y el comportamiento Gral. Influyeron en las actividades centrales de la institución relacionadas conproductos, mercados, proveedores y clientes.

Es capaz de implicar a las principales divisiones corporativas, tal vez cientos de usuarios finales de laorganización. Los datos ahora están disponibles para cientos de empleados a través de computadoraspersonales. Este sistema contemporáneo encarna cambios tanto administrativos como institucionales.

La revolución de las redes e Internet

La creciente potencia y la disminución en el costo de la tecnología de la computación es una de las razonespor la que los sistemas de información desempeñan un rol tan importante en las organizaciones y afectan atantas personas.

La creciente potencia de la tecnología de computación ha dado origen a poderosas redes de comunicación quelas organizaciones pueden usar para acceder a grandes depósitos de información de todo el mundo y coordinarsus actividades en el espacio y en el tiempo. Estas redes están transformando la forma y el aspecto de lasempresas de negocio e incluso de la sociedad.

La red más grande y más usada es INTERNET que es una red internacional de propiedad tanto pública comoprivada. Millones de personas usan Internet para intercambiar información o efectuar transaccionescomerciales con otras organizaciones del todo el plantea.

Internet es elástica, si se añaden o quitan redes, o se presentan fallos en el resto del sistema, Internet siguefuncionando. Gracias a estándares de comunicación y tecnología especiales, cualquier computadora se puedeconectar con cualquier otra que esté conectada a Internet mediante líneas telefónicas ordinarias.

Las Cías y las personas privadas pueden usar Internet para intercambiar transacciones comerciales, mensajesde texto, imágenes gráficas, e incluso video y sonido.

Internet está creando una nueva plataforma de tecnología universal en la que se puede construir todo tipo deproductos, servicios, estrategias y organizaciones nuevos. Esta modificando la forma en que los sistemas deinformación se usan en los negocios y en la vida cotidiana. Internet está acelerando la revolución de lainformación, inspirando nuevos usos de los sistemas de información y nuevos modelos de negocios.

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Es de interés para las organizaciones y los administradores la función de Internet llamada World Wide Websistema con estándares universalmente aceptados para almacenar, recuperar, formatear y exhibir informaciónen un ambiente de red. La información se almacena y exhibe en páginas electrónicas que pueden contenertextos, gráficos, animaciones, sonido y video. Estas páginas Web se puede vincular con otras páginas Web sinimportar dónde se encuentren. Uno se puede conectar a páginas relacionadas para encontrar informaciónadicional, programas de software o, más vínculos con otros puntos de la Web. La Web puede servir comocimiento para nuevos tipos de sistemas de información.

Todas las páginas de la WWW reciben el nombre de sitio Web (mantenidos por una organización oindividuo).

Nuevas opciones para el diseño de las organizaciones: La empresa conectada en red

El crecimiento explosivo del poder del cómputo y las redes, incluida Internet, está convirtiendo a lasorganizaciones en empresas conectadas en red. Esto permite la distribución instantánea de información dentroy fuera de la organización. Esta capacidad puede servir para rediseñar y dar nueva forma a las organizaciones,transformando su estructura, alcance de operaciones, mecanismos de informes y control, etc.

Aplanamiento de las organizaciones

Las organizaciones más planas tienen menos niveles de administración, y los empleados de más bajo nivelreciben una mayor autoridad para tomar decisiones. Esos empleados están facultados para tomar másdecisiones que en el pasado, ya no trabajan con horario estándar ni lo hacen en una misma oficina. Estosempleados, además pueden estar dispersos geográficamente.

La tecnología de la información contemporánea ha hecho posible éstos cambios además de proporcionar a losadministradores información que les permite supervisar a más trabajadores.

Las computadoras conectadas en red han hecho posible que los empleados trabajen juntos como un equipo.Los miembros de los equipos pueden colaborar desde lugares diferentes. Estos cambios hicieron que elalcance del control de la gerencia también se amplíe, permitiendo a los administradores de alto nivel manejary controlar más trabajadores.

Separar el trabajo de la ubicación geográfica

Las tecnologías de información (mail, Internet, videoconferencias) permiten una coordinación estricta detrabajadores dispersos geográficamente en distintos horarios y culturas. Ahora es posible organizarseglobalmente y trabajar a nivel local. Partes enteras de las organizaciones pueden desaparecer, como por ej.Los inventarios y las bodegas en los que se almacenan, si los proveedores se vinculan con los sistemas decomputación de la Cía. y entregan sólo lo que necesitan y justo a tiempo.

La tecnología de la información ha eliminado la DISTANCIA, como factor importante para muchos tipos detrabajo y situaciones.

Las Cías no están limitadas por los lugares físicos o por sus propias fronteras para suministrar productos yservicios. Los sistemas de información en red permiten a las Cías coordinar sus capacidades distribuidasgeográficamente e incluso coordinarse con otras organizaciones como organizaciones virtuales. Estasorganizaciones utilizan redes que vinculan a personas, activos e ideas, para crear y distribuir productos yservicios, in estar limitada por las fronteras tradicionales de las organizaciones ni por la ubicación física. UnaCía. puede aprovechar las capacidades de otra sin tener que establecer realmente un vínculo físico con ellas.Cada una aporta las capacidades que desempeña mejor. Estas organizaciones virtuales duran en tanto laoportunidad es rentable (los Sist. de información en red permiten a diferentes Cías unirse para suministrar

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bienes y servicios).

Una organización que no es plenamente virtual puede tener algunas de sus actividades de negocios concaracterísticas virtuales Ej. Uso de Internet para obtener productos, aprovechar cocimientos dentro y fuera dela Cía., etc.

Reorganización de flujos de trabajo

Los sistemas de información han ido sustituyendo gradualmente los procedimientos de trabajos manuales porprocedimientos, flujos y procesos automatizados. Las mejoras en los flujos de trabajo han permitido a lasorganizaciones recortar sus costos y mejorar el servicio a los clientes de manera simultánea. Los flujos detrabajo rediseñados pueden tener un impacto profundo en la eficiencia de las organizaciones e incluso dar piea nuevas estructura de organizaciones, productos y servicios.

Creciente flexibilidad de las organizaciones

Las Cías usan la tecnología para organizarse de forma más flexible, lo que incrementa su capacidad pararesponder a cambios en el mercado y aprovechar nuevas oportunidades. Los sistemas de informaciónconfieren a las organizaciones tanto grandes como pequeña una flexibilidad adicional para superar algunas delas limitaciones debidas a su tamaño.

Las organizaciones pequeñas suelen utilizar sistemas de información para adquirir un poco de la fuerza y elalcance de las organizaciones mayores: puede realizar actividades de coordinación y muchas tareas defabricación con muy pocos administradores, oficinistas y obreros.

Las organizaciones grandes pueden usar tecnología para lograr un poco de la agilidad y responsabilidad de lasorganizaciones pequeñas. Un aspecto de esto es la personalización masiva en la que se usan software y redespara controlar con gran precisión a producción, de modo que los productos puedan personalizarse fácilmentesin el costo adicional de que implican las series de productos de producción pequeñas.

El cambiante proceso de administración

La tecnología de la información está transformando el proceso de administración, al proporcionar a losadministradores nuevas y potentes capacidades que les ayudan a planificar, organizar, dirigir y controlar.

Muchas Cías están usando la tecnología de la información para la planificación de recursos de empresa. Laplanificación de recursos de empresa (ERP) es un sistema de administración de negocios que integra todaslas facetas del negocio, incluidas planificaciones, manufacturas, ventas y finanzas, de modo que se coordinenmás estrechamente compartiendo información entre sí. El software de ERP modela y automatiza muchosprocesos básicos con la meta de integrar información de toda la Cía. y eliminar vínculos complejos y costososentre los sistemas de información de distintas áreas del negocio.

Redefinición de las fronteras de la organización

Los sistemas de información en red permiten intercambiar electrónicamente, entre diferentes Cías,transacciones como pagos y órdenes de compra, reduciendo así el costo de obtener productos y serviciosexternos. Las organizaciones comparten datos de negocios, catálogos o mensajes de correo a través de talesSist. Estos sistemas de información en red pueden crear nuevas eficiencias y nuevas relaciones entre unaorganización, sus clientes y proveedores, que redefinen las fronteras de las organizaciones. Los sistemas quevinculan a una Cía. con sus clientes, distribuidores o proveedores se llaman sistemas interoganizacionales:son sistemas de información que automatizan el flujo de la información a través de las fronteras de lasorganizaciones. Tales Sist. Permiten que la información o las capacidades de procesamiento de una

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organización mejoren el desempeño de otra, o mejoren las relaciones entre ellas.

Comercio electrónico y negocios electrónicos

Cada vez es más común que la tecnología en la que se apoyan los cambios descriptos, sea Internet, que escapaz de vincular a miles de organizaciones en una sola red, creando los cimientos de un enorme mercadoelectrónico.

Un mercado electrónico es un Sist. de información que enlaza a muchos compradores y vendedores paraintercambiar información, productos y servicios y pagos. Gracias a las computadoras y las redes éstos Sist.funcionan como intermediarios electrónicos y disminuyen los costos de las transacciones de mercados típicos,como seleccionar proveedores, establecer precios, etc. Los compradores y vendedores pueden cerrartransacciones digitalmente, sin importar la distancia.

Una inmensa gama de bienes y servicios se anuncian, se compran y se intercambian en todo el mundoutilizando Internet como mercado global.

La disponibilidad global de Internet para el intercambio de transacciones entre compradores y vendedores estáfomentando el crecimiento del comercio electrónico.

El comercio electrónico es el proceso de comprar y vender bienes y servicios electrónicamente, mediantetransacciones de negocios a través de Internet, redes y otras tecnologías digitales. El concepto abarcaactividades como publicidad, marketing, soporte a clientes, entrega y pago. El comercio electrónico puedeacelerar los pedidos, la entrega y l pago de bienes y servicios, al tiempo que reduce los costos operativos y deinventario de las Cías.

Internet también se está aplicando para facilitar el manejo del resto del negocio: publicar políticas de empleo,revisar saldos de cuenta, programar reparaciones por mantenimiento de planta. Internet está surgiendo comoplataforma para el comercio electrónico.

Las Cías están aprovechando la conectividad y facilidad de uso de Internet para crear redes corporativasinternas llamadas intrarredes (intranets) basadas en la misma tecnología.

Negocio electrónico: el uso de Internet y otras tecnologías digitales para la comunicación y coordinaciónentre organizaciones, así como para la administración de la Cía.

Al distribuir información a través de redes electrónicas, los negocios electrónicos extienden el alcance de laadministración existente. Los administradores pueden usar mail, documentos de web y software de trabajo engrupo, para comunicarse de forma eficaz y frecuente entre empleados.

Comercio electrónico y negocio electrónico. El comercio electrónico usa la tecnología de Internet y ladigital para realizar transacciones con sus clientes y proveedores, en tanto que los negocios electrónicos usanesas tecnologías para manejar el resto del negocio. En una empresa que utiliza Internet y tecnología digitalpara comercio electrónico y negocios electrónicos la información puede fluir sin interrupción entre distintaspartes de la Cía. y entre la Cía. y entidades externas.

Tanto el comercio electrónico como los negocios electrónicos pueden alterar la forma en que se efectúan losnegocios. Si las organizaciones quieren utilizar Internet y otras tecnologías para negocios electrónicos ycomercio electrónico, tal vez tengan que redefinir sus modelos de negocios, reinventar procesos de negocios,modificar sus culturas corporativas y crear relaciones más estrechas entre sus clientes y proveedores.

1.4−Cómo usar los Sist. De información: Nuevas oportunidades con tecnología

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El reto de los Sist. de información: aspectos de administración claves.

Los administradores enfrentan 5 retos claves para la construcción y el uso de los Sist. de información.

1−El reto estratégico de los negocios: cómo pueden los negocios usar tecnología de información paradiseñar organizaciones que sean competitivas y eficaces?. Al aplicar la tecnología de información muchasorganizaciones deben rediseñarse: como hacer cambios fundamentales en el comportamiento de laorganización, desarrollar nuevos modelos de negocio y eliminar las ineficiencias de la estructura de laorganización. Las organizaciones si quieren beneficiarse con la tecnología de información necesitan repensary rediseñar la forma en que diseñan, producen, entregan y mantiene y los bienes y servicios. Deben diseñarSist. competitivos y eficaces.

2−El reto de la globalización: cómo pueden las Cías. Entender las necesidades de negocios y de Sist. deinformación de un entorno económico global? Si las empresas buscan desarrollar Sist. de informaciónmultinacionales integrales, los negocios deben desarrollar hardware, software y estándares de comunicaciónglobales, y crear estructuras de contabilidad e informaciones multiculturales. Deben entender las necesidadesde Sist. en un entorno de negocio global.

3−El reto de la arquitectura de información: com. Pueden las organizaciones desarrollar unaarquitectura de información y una infraestructura de tecnología de información que apoye sus metas denegocio? Los Sist. nuevos, a menudo requieren rediseñar la organización y desarrollar una nueva arquitecturade información: es el diseño que la tecnología de información adapta en una organización determinada paralograr metas o realizar funciones selectas. Los administradores actuales deben saber cómo acomodar ycoordinar las diversas tecnologías de computación y aplicaciones del Sist. de negocios, para satisfacer lasnecesidades de información de cada nivel de su organización, así como las necesidades de la organización ensu totalidad.

La plataforma tecnológica para ésta arquitectura se denomina infraestructura de tecnología de informaciónque consiste en el hardware y software, tecnología de datos y almacenamiento, redes y recursos humanosnecesarios para operar el equipo. Éstos constituyen una plataforma de recursos de tecnología de informacióncompartido por la organización y están disponibles para todas sus aplicaciones.. se debe crear una arquitecturade información que apoye las metas de la organización.

4−El reto de la inversión en sistemas de información: cómo pueden las organizaciones determinar elvalor de negocios de los sistemas de información?. Se debe determinar el valor de negocios de los Sist. deinformación.

5−El reto de responsabilidad y control: cómo pueden las organizaciones diseñar sistemas que la gentesea capaz de controlar y vender?. Los sistemas de información se deben diseñar de modo que funcionencomo deben y de modo que los seres humanos puedan controlar el proceso. Al construir y usar Sist. deinformación las organizaciones deben tomar en cuenta la salud, la seguridad, la permanencia en el empleo y elbienestar social.

CAPITULO 2: EL ROL ESTRATÉGICO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

RETOS GERENCIALES.

Orchids Paper Products usó sistemas de información para lograr una ventaja de mercado temporal sobre suscompetidores: ofreció sus productos a un precio bajo y proporcionó un nivel alto de servicio. Sin embargo, serequiere algo más que un solo salto tecnológico para sostener esta ventaja competitiva. Los administradoresnecesitan descubrir formas de mantener dicha ventaja durante muchos años. En términos específicos, losadministradores necesitan superar los siguientes retos:

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INTEGRACIÓN: cada vez es mayor el número de empresas que encuentra ventajas en la integración desus sistemas. La integración de sistemas para diferentes niveles y funciones de una organización, a fin deintercambiar información libremente, puede ser tecnológicamente difícil y costoso.

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MANTENIMIENTO DE LA VENTAJA COMPETITIVA: la ventaja competitiva no siempre essostenible. Las condiciones del mercado cambian. La tecnología y las expectativas de los clientes cambian.Los sistemas de información estratégicos clásicos se beneficiaron por ser los primeros en sus respectivasindustrias, pero luego surgieron sistemas rivales. Los sistemas de información por sí solos no puedenproporcionar una ventaja duradera en los negocios.

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APLICACIONES DE SISTEMAS CLAVE EN LA ORGANIZACIÓN.

Hay diferentes clases de sistemas. Se crean sistemas para atender los diferentes intereses de la organización.

DIFERENTES CLASES DE SISTEMAS.

Cuatro tipos principales de sistemas de información sirven a los diferentes niveles de organización: sistemasen el nivel operativo, en el nivel de conocimiento, en el nivel de administración y en el nivel estratégico.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL OPERATIVO. Sistemas de información que monitorean las actividades ytransacciones elementales de la organización. El propósito principal de los sistemas en este nivel es contestara preguntas de rutina y rastrear el flujo de transacciones a través de la organización.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DEL CONOCIMIENTO. Sistemas de información que apoyan a lostrabajadores de conocimientos y datos de una organización. El propósito de los sistemas en el nivel deconocimiento es ayudar a la organización a controlar el flujo de documentos.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL DE ADMINISTRACIÓN. Sistemas de información que apoyan lasactividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administración de los administradores de nivelmedio. Los sistemas en el nivel de la administración o dirección por lo regular proporcionan informesperiódicos, en lugar de información instantánea acerca de las operaciones.

LOS SISTEMAS EN EL NIVEL ESTRATÉGICO. Sistemas de información que apoyan las actividades deplanificación a largo plazo de los administradores de nivel superior. Una organización típica cuenta consistemas en los niveles operativos, de administración, de conocimientos y estratégico, para cada áreafuncional. Las distintas organizaciones tienen diferentes sistemas de información para las mismas áreasfuncionales. Los sistemas de información deben crearse a la medida de las necesidades únicas de cada una. Noexiste un sistema de información universal que encaje en todas las organizaciones.

SEIS TIPOS PRINCIPALES DE SISTEMAS.

1) SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES (TPS). Sistemas computarizados queefectúan y registran las transacciones diarias rutinarias, necesarias para la marcha del negocio; estos sistemassirven al nivel operativo de la organización.

TPS de nómina es un sistema típico de procesamiento de transacciones contables que se encuentran en casitodas las compañías. Rastrea el dinero que se paga a los empleados. Los elementos del archivo maestro secombinan de diversas formas para preparar informes de interés para la gerencia y dependencias del gobierno,o para generar cheques de nómina que se envían a los empleados.

Estos TPS son capaces de generar otros informes combinando los elementos de datos existentes. Todas lasorganizaciones tienen estos cinco tipos de TPS.

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SISTEMAS DE TRABAJO DE CONOCIMIENTOS DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS.

2) SISTEMA DE TRABAJO DE CONOCIMIENTO (KWS). Sistema de información que ayuda a lostrabajadores de conocimientos en la creación e integración de nuevos conocimientos en la organización.

3) SISTEMA DE AUTOMATIZACIÓN DE OFICINAS. Sistema de computación, por ejemplo,procesador de textos, correo electrónico y calendarización, diseñado para aumentar la productividad de lostrabajadores de datos en la oficina.

Tanto los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) como los sistemas de automatización de oficinas (OAS)satisfacen las necesidades de información en el nivel de conocimientos de la organización.

En general, los trabajadores de conocimientos son personas que poseen grados universitarios.

Un sistema de automatización de oficinas (OAS) es una aplicación de tecnología de información diseñadapara aumentar la productividad de los trabajadores de datos en la oficina, apoyando las actividades decoordinación y comunicación de la oficina típica.

Los sistemas típicos de automatización de oficinas manejas y controlan documentos, programan actividades ycomunican.

PROCESAMIENTOS DE TEXTO. Tecnología de la automatización de la oficina que facilita la creación dedocumentos mediante la edición, el formateo, el almacenamiento y la impresión computarizada de textos. Serefiere al software y hardware que crea, edita, formatea, almacena e imprime documentos.

LA AUTOEDICIÓN. Tecnología que produce documentos con calidad profesional, combinando las salidasde procesadores de texto con diseño, gráficos y funciones especiales de formación. Produce documentos concalidad profesional.

SISTEMAS DE IMÁGENES DE DOCUMENTOS. Sistemas que convierten documentos e imágenes a unaforma digital para poder almacenar y acceder a ellos en una computadora. Los sistemas de imágenes dedocumentos convierten documentos e imágenes a una forma digital para poder almacenarlos y acceder a ellosen computadora.

4) SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL (MIS). Sistema de información en el nivel deadministración de una organización que sirve a las funciones de planificación, control y toma de decisiones,proporcionando informes rutinarios resumidos y excepciones. Los MIS resumen y preparan informes acercade las operaciones básicas de la compañía.

Los MIS sirven a los administradores interesados en resultados semanales, mensuales y anuales y suelencontestar a preguntas estructuradas que se conocen con mucha antelación. Estos sistemas son poco flexibles ytienen una capacidad analítica reducida.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL.

Los MIS apoyan decisiones estructuradas en los niveles de control operativo y administrativo, pero tambiénson útiles para las actividades de planificación de los administradores de nivel superior.

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Los MIS generalmente están orientados hacia los informes y el control; están diseñados para informaracerca de las operaciones existentes y, por tanto, para coadyudar al control cotidiano de las operaciones.

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Los MIS se apoyan en datos y flujos de datos que ya existen en la organización.• Los MIS tienen poca capacidad analítica.• Los MIS generalmente ayudan a tomar decisiones empleando datos del pasado y el presente.•

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Los MIS son relativamente inflexibles.• Los MIS tienen una orientación interna, más que externa.•

5) SISTEMAS DE APOYO A DECISIONES (DSS). Sistema de información en el nivel de administraciónde una organización que combina datos y modelos analíticos avanzados o herramientas de análisis de datos,para apoyar la toma de decisiones semiestructurada y no estructurada.

Los DSS ayudan a los administradores a tomar decisiones que cambian rápidamente. Los DSS tienen queresponder con la suficiente rapidez como para ejecutarse varias veces al día, cadA vez que cambian lascondiciones.

Están construidos explícitamente con diversos modelos para analizar datos, o condensan grandes cantidadesde datos en una forma que pueden analizar los encargados de tomar decisiones.

Los DSS se diseñan de modo que los usuarios puedan trabajar con ellos directamente. Los DSS son iterativos:el usuario puede modificar supuestos, hacer nuevas preguntas e incluir datos nuevos.

6) SISTEMAS DE APOYO A EJECUTIVOS (ESS). Sistemas de información en el nivel estratégico de unaorganización, diseñado para apoyar la toma de decisiones no estructuradas, mediante gráficos ycomunicaciones avanzados.

Los ESS se diseñan de modo que puedan incorporar datos de sucesos externos, como nuevas leyes fiscales onuevos competidores, y también obtienen información resumida de los MIS y DSS internos. Estos sistemasfiltran, comprimen y rastrean datos cruciales.

CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE APOYO DE DECISIONES.

Los DSS ofrecen a los usuarios flexibilidad, adaptabilidad y respuesta rápida.• Los DSS operan con poca o ninguna ayuda de programadores profesionales.• Los DSS apoyan decisiones y problemas cuyas soluciones no se pueden especificar por adelantado.• Los DSS emplean análisis de datos y herramientas de modelado avanzado.•

RELACIONES ENTRE LOS SISTEMAS: INTEGRACIÓN.

Un TPS es una fuente de datos importante para otros sistemas, en tanto que el ESS es primordialemente unreceptor de datos de sistemas de más bjo nivel. Además, es posible intercambiar datos entre sistemas quesirven a diferentes áras funcionales.

En definitiva, es ventajoso tener cierto grado de integración, a fin de que la información fluya con facilidadentre las diferentes partes de la organización.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y ESTRATEGIA DE NEGOCIOS.

¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICO?.

SISTEMAS DE INFORMACIÓN ESTRATÉGICOS. Sistemas de computación en cualquier nivel de unaorganización, que modifican las metas, los procesos, los productos, los servicios o las relaciones con elentorno, para ayudar a la organización a adquirir una ventaja competitiva.

Los sistemas de información estratégicos no son los mismos que los sistemas en el nivel estratégico para losadministradores de nivel superior que se concentran en los problemas de toma de decisiones a largo plazo. Lossistemas de información estratégicos se pueden usar en todos los niveles de las organizaciones y tienen mayor

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alcance y raíces más profundas que los otros tipos de sistemas que se han descrito.

ESTRATEGIAS EN EL NIVEL DE NEGOCIO Y EL MODELO DE CADENA DE VALOR.

COMO APROVECHAR LA TECNOLOGÍA EN LA CADENA DE VALOR.

EL MODELO DE LA CADENA DE VALOR. Modelo que destaca las actividades primarias o de apoyo queañaden un margen de valor a los productos o servicios de una compañía y en las que se pueden ampliaróptimamente los sistemas de información para lograr una ventaja competitiva.

El modelo de cadena de valor identifica puntos de apalancamiento cruciales específicos en los que unacompañía puede utilizar la tecnología de información de la forma más eficaz posible para mejorar su posicióncompetitiva.

LAS ACTIVIDADES PRIMARIAS. Las actividades relacionadas más directamente con la producción ydistribución de los productos o servicios de una compañía.

Las operaciones transforman los insumos en productos terminados.

LAS ACTIVIDADES DE APOYO. Las actividades que hacen posible la realización de las actividadesprimarias de una compañía; consisten en la infraestructura, los recursos humanos, la tecnología y las comprasde la organización.

El sistema de Orchids Paper Products, crea valor al bajar los costos operativos. Los negocios deben tratar decrear sistemas de información estratégicos para las actividades de valor que añadan más valor a su compañía.

Un análisis estratégico podría identificar la actividad de ventas y marketing como un área en la que lossitemas de información darían el mayor impulso a la productividad. El sistema también podría proporcionarinformación que permita a la compañía desarrollar productos más afines a su mercado meta. Podríanrequerirse muchos proyectos distintos, o una serie de sistemas vinculados, para crear una ventaja competitiva.

El rol de la tecnología de la información en el nivel de negocios es ayudar a la compañía a reducir costos,diferenciar sus productos y servir a mercados nuevos.

PRODUCTOS Y SERVICIOS CON SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

DIFERENCIACIÓN DE PRODUCTOS. Estrategia competitiva para crear lealtad a la marca, mediante eldesarrollo de productos y servicios nuevos y exclusivos que los competidores no puedan copiar fácilmente.

SISTEMAS PARA CONCENTRARSE EN UN NICHO DE MERCADO.

DIFERENCIACIÓN ENFOCADA. Estrategia competitiva para desarrollar nuevos nichos de mercado paraproductos o servicios especializados, de modo que el negocio pueda competir en el área meta mejor que suscompetidores.

Los sistemas de información permiten a las compañías analizar finamente los patrones de compra, gustos ypreferencias de sus clientes, a fin de dirigir sus campañas publicitarias y de marketing de forma eficiente amercados meta cada vez más pequeños.

EXTRACCIÓN DE DATOS. Análisis de grandes cantidades de datos para encontrar patrones y reglas quepueden guiar la toma de decisiones y predecir un comportamiento futuro.

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Esta información ayuda a las compañías a diseñar mejores promociones de venta o exhibiciones de productos.

La extracción de datos también sirve para localizar a clientes individuales con intereses específicos, o paradeterminar los intereses de un grupo dado de clientes.

Las dos metas son incrementar el uso de la tarjeta por parte del cliente y expandir la presencia de la misma.

APLICACIONES DE LA EXTRACCIÓN DE DATOS.

Identificar a los individuos u organizaciones que con más probabilidad responderán a un envío por correodirecto.

•

Determinar qué productos y servicios suelen comprarse juntos, como cerveza y cigarrillos.• Predecir qué clientes son los más probables que cambien a competidores.• Identificar las transacciones que podrían ser fraudulentas.• Identificar características comunes de los clientes que compran el mismo producto.• Predecir lo que más interesa ver a cada visitante de un sitio Web.•

La compañía puede utilizar estos datos para manejar y crear perfiles de los visitantes del sitio Web y dirigirsea individuos y grupos con intereses comunes.

Las compañías obtienen algunos de esos datos internamente, y otros los compran a organizaciones externas.Al analizar detenidamente los patrones de compra previos a las personas, pueden forjar relaciones con esosclientes y ofrecerles productos y servicios más personalizados.

Se ha estimado que el costo de adquirir un cliente nuevo es cinco veces mayor que el de retener a un clienteexistente.

La extracción de datos es una herramienta potente y rentable, pero pone en peligro la intimidad de losindividuos.

Muchos críticos han puesto en duda si se debe permitir o no a las compañías recabar información tan detalladaacerca de los individuos.

ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTO Y DE LOS SITEMAS DE RESPUESTASEFICIENTE A CLIENTES.

Se emplea un legendario sistema de reabastecimiento de inventarios controlado por la información de puntode venta. El sistema de reabastecimiento contínuo envía pedidos de mercancía nueva directamente a losproveedores tan pronto como los consumidores pagan sus compras en la caja registradora. Las terminales depunto de venta registran el código de barras de cada artículo que pasa por la caja y envían una transacción decompra directamente a una computadora central. La computadora reúne los pedidos y los transmite a losproveedores. El sistema también permite ajustar las compras de artículos de tiendas a modo de satisfacer lasdemandas de los clientes.

LA ADMINISTRACIÓN DE LA CADENA DE ABASTO. Integración de las necesidades de logística deproveedores, distribuidores y clientes en un solo proceso cohesivo.

Para manejar la cadena de abasto, la compañía trata de eliminar retrasos y reducir la cantidad de recursos quese ocupan en el trayecto.

Los sistemas de información hacen posible una administración eficiente de la cadena de abasto, integrandoplanificación de demanda, pronóstico, requisición de materiales, procesamiento de pedidos, asignación de

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inventarios, surtido de pedidos, servicios de transporte, recepción, facturación y pago.

Los sistemas de administración de la cadena de abasto no sólo reducen los costos de inventarios, sino quetambién suelen entregar el producto o servicios más rápidamente al cliente.

La administración de la cadena de abasto puede servir para crear eficientes sistemas de respuestas a clientesque atienden con mayor eficiencia sus demandas. La comodidad y facilidad de uso de estos sistemas deinformación elevan los costos de cambio.

CADENA DE ABASTO. Conjunto de entidades físicas como plantas de producción, centros de distribución,transportes, expendios de ventas al detalle, personas e información, que se vinculan a través de procesos quesuministran bienes o servicios desde su origen hasta el consumidor final.

COSTOS DE CAMBIO. El gasto en que incurre un cliente o una compañía por concepto de pérdida de tiempoy gasto de recursos, cuando cambia de un proveedor o sistema, a un proveedor o sistema competidor.

El sistema de inventarios sin existencia y pedidos utiliza administración de la cadena de abasto para crear unsistema eficiente de respuesta a clientes.

Terminales enlazadas a las computadoras propias, se instalan en por ejemplo hospitales. Cuando un hospitalquiere hacer un pedido, no necesita llamar a un vendedor ni enviar una orden de compra; simplemente usa unaterminal de computadora para ordenar de su catálogo de suministros completo.

El sistema genera información de embarque, facturación e inventarios, y las terminales en el hospitalproporcionan al cliente una fecha de entrega estimada.

Este sistema es similar a los sistemas de entrega justo a tiempo. La entrega se hace directamente en lospasillos.

Esto ha creado efectivamente un inventario sin existencias, en el que la computadora actúa como bodega delos hospitales. Los inventarios sin existencia reducen sustancialmente la necesidad de espacio y personal dealmacenamiento en los hospitales, y los costos de mantenimiento y manejo.

Todas las responsabilidades relacionadas con inventarios recaen sobre el distribuidor, quien maneja el flujo desuministro.

Estos sistemas de información también ofrecen beneficios para los proveedores, quienes pueden monitorearcontinuamente las necesidades de productos, la candelarización de las fábricas y los compromisos de susclientes y compaginarlos con sus propios programas para asegurar que siempre esté disponible suficienteinventario.

ESTRATEGIA EN EL NIVEL MEDIO DE COMPAÑÍA Y TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN.

MEJORAMIENTO DE LAS APTITUDES CENTRALES.

APTITUD CENTRAL. El argumento es que el desempeño de todas las unidades de negocios sólo puedemejorar en la medida en que dichas unidades desarrollen, o creen, un núcleo central de aptitudes. Una aptitudcentral es una actividad en la que una compañía es líder de clase mundial.

Las aptitudes centrales podrían consistir en ser el mejor fabricante de fibras ópticas del mundo, el mejordiseñador de componentes miniatura, el mejor servicio de entrega de paquetes, o el mejor fabricante depelículas delgadas. Una aptitud central se basa en conocimientos que se adquieren a lo largo de muchos años

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de experiencia.

Tales sistemas podrían fomentar o ampliar aptitudes existentes y ayudar a los empleados a adquirir concienciade nuevos conocimientos externos, o también podrían ayudar al negocio a aplicar aptitudes existentes.

La extracción de datos es un promotor de aptitudes el nivel de la compañía, no sólo en el nievel del negocio.

SOCIEDADES DE INFORMACIÓN: alianza cooperativa formada entre dos corporaciones con el fin decompartir información para obtener una ventaja estratégica. Ambas compañías unen sus fuerzas, sinfusionarse realmente, compartiendo información.

Tales sociedades ayudan a las compañías a tener acceso a nuevos clientes, al crear nuevas oportunidades paraefectuar ventas cruzadas y dirigir sus productos.

Se usan dos tipos, dos modelos analíticos en el nivel de la industria: el modelo de fuerzas competitivas y laeconomía de redes.

MODELO DE FUERZAS COMPETITIVAS. Modelo empleado para describir la interacción de influenciasexternas, específicamente amenazas y oportunidades, que afectan la estrategia y capacidad para competir deuna organización.

Se puede lograr una ventaja competitiva mejorando la capacidad de la compañía para tratar con los clientes yproveedores. Esto aumenta la eficiencia de la industria.

Los clientes podrían recibir un mejor servicio e incurrirían en costos de cambio si usaran productos de otrasindustrias. Además, los miembros de una industria pueden construir consorcios, simposios y redes decomunicaciones apoyados por IT que abarquen toda la industria y coordinen las actividades frente a lasdependencias del gobierno.

ECONOMÍA DE REDES. Modelo basado en el concepto de una red en la que la adición de un participantemás implica cero costos marginales, pero puede crear una ganancia marginal mucho mayor; se usa comomodelo para los sistemas estratégicos en el nivel de la industria.

Cuanto mayor sea el número de suscriptores de un sistema telefónico, o de Internet, mayor será el valor paratodos los participantes. Es posible que las redes no experimenten rendimientos decrecientes a corto plazo.

Desde el punto de vista de la economía de redes, la tecnología de información suele ser estratégicamente útil.Para depurar su sistema operativo, proporcionar nuevas ideas de explicación y extensiones, proporcionar a losclientes consejos y nuevas aplicaciones y en general participar en una red potente y útil.

USO DE LOS SISTEMAS PARA OBTENER VENTAJA COMPETITIVA: ASPECTOS DEADMINISTRACION.

Los sistemas de información estratégicos a menudo modifican a la organización, haciendo que adopte nuevospatrones de conducta.

MANEJO DE TRANSICIONES ESTRATÉGICAS.

TRANSICIONES ESTRATÉGICAS: movimiento de un nivel de sistema sociotécnico a otro. Suelen sernecesarias cuando se adoptan sistemas estratégicos que exigen cambios en los elementos social y técnico deuna organización.

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A medida que las compañías tratan de convertir los sistemas de información en parte integral de la estrategiacorporativa total, su estructura interna también debe cambiar de modo que refleje estos nuevos sucesos.

Tales cambios a menudo implican un desvanecimiento de las fronteras tanto externas como internas de lasorganizaciones.

INVENTARIOS CONTROLADOS POR EL PROVEEDOR. Estrategia de control de inventarios queasigna al proveedor la responsabilidad de tomar decisiones de reabastecimiento de inventarios, con base endatos de pedidos, puntos de venta o bodegas, proporcionados por el cliente.

Se basa en la teoría de que los proveedores son los expertos en el producto o categoríay, por lo tanto, son losmás indicados para asegurarse de que el abasto coincida con la demanda. Los administradores necesitaránidear nuevos mecanismos para coordinar las actividades de sus compañías con las de sus clientes, proveedoresy otras organizaciones.

Capítulo 4

Información, Administración y Toma de decisiones

Retos Gerenciales

En grandes y pequeñas compañías, los administradores se enfrentan a preguntas como ¿hacia donde va laindustria?, ¿Se debe modificar el modelo de negocios?, ¿Cómo se puede ampliar la participación en elmercado?, ¿Cuál debe ser la estrategia? Entre otras.

En algunos casos, los administradores encuentran soluciones empleando sistemas de información, en otrassituaciones las computadoras podrían servir de poco o de nada.

La aplicación de sistemas de información al proceso de administración hace que surjan estos retos gerenciales:

Naturaleza no estructurada de las decisiones importantes•

Muchas decisiones importantes no están estructuradas y requieren el juicio y el estudio de muchos factorescomplejos. Los sistemas de información por sí solos no ofrecen soluciones, los constructores de los mismo sdeben determinar con exactitud si hay algún aspecto que puede computarizarse y cómo pueden los sistemasapoyar el proceso de tomar una decisión.

Diversidad de los roles gerenciales•

Además de ayudar a los administradores a planificar, organizar y coordinar, es vital que los sistemas ayuden alograr que las cosas se lleven a cabo mediante comunicación interpersonal, implementación de programaspersonales y establecimiento de redes en toda la organización. Estos sistemas requieren de una visióndiferente de los sistemas de información que son menos formales, ofrecen más capacidades de comunicación,son susceptibles de ajustarse a las situaciones particulares de los administradores.

Lo que hacen los administradores

Los sistemas de información y de dirección en su contexto

El estudio formal de la administración comenzó en la década de 1880 como una rama de la ingeniería. Ladirección como disciplina comenzó a surgir cuando el tamaño de las organizaciones industriales creció dealrededor de 100 empleados a miles de trabajadores en un mismo sitio. Desde entonces han surgido tres

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escuelas de administración, cada una con literatura distinta, un tema en particular y un punto de vista únicoacerca de cómo se deben comportar los administradores para asegurar el éxito de la organización.

El éxito de las organizaciones tiene algo que ver con la competencia técnica, la adaptabilidad de lasorganizaciones a los entornos y con la pericia y el conocimiento de fondo del producto y del proceso deproducción. Se han organizado escuelas teóricas y literaturas alrededor de estas tres observaciones:

Escuela Técnico−racional•

Hace hincapié en la precisión con que puede efectuarse la tarea, la organización de tareas en trabajos y lostrabajos en sistemas de producción.

Escuela Conductual•

Hace hincapié en lo bien que una organización se puede adaptar a su entorno externo e interno.

Escuela Cognoscitiva•

Hace hincapié en lo bien que la organización aprende y aplica la pericia y los conocimientos, y en qué tanbien los administradores explican las situaciones nuevas.

Cada una de estas teorías se utilizan para explicar por qué es necesario construir sistemas de información ycómo los administradores deben usar la tecnología de la información.

Estas tres escuelas son complementarias y cada una representa una dimensión importante tanto de la direccióncomo de las organizaciones.

Tres escuelas de administración

El período clásico inicia en 1880 (1880−1927) , durante este periodo la perspectiva técnico−racionalpredominaba que solía ser la de los ingenieros y los pensadores racionalistas en la administración científica.El período contemporáneo inicia a fines de la década de 1920 (1930−1962), estuvo dominado por lospsicólogos sociales, sociólogos y expertos en el comportamiento de las organizaciones, quienes hacenhincapié en la conducta individual y colectiva.

El período posmodero inicia a principio de los años sesenta (1965−presente) con lo que nació la perspectivacognoscitiva, está dominado por los economistas, sociólogos, teóricos gerenciales y otros que hacen hincapiéen los conocimientos en que se basan las organizaciones.

Cada teoría describe un elemento importante para ser o convertirse en una organización eficiente y eficaz.

La perspectiva técnico−racional o Clásica

Aquí la organización se ve como un sistema mecánico cerrado parecido a una máquina. La eficacia y laeficiencia de la organización dependen de la precisión con que se diseñan las partes y del ingenio deldiseñador al integrarlas.

El rol del administrador es diseñar un mecanismo más perfecto, estudiando con detenimiento las piezas(trabajos, tareas, personas y maquinaria) rediseñando las piezas y construyendo una administración eficaz quepueda monitorear de cerca toda la operación.

Hay dos variaciones de esta perspectiva:

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Escuela de administración científica (se concentra en fabricas)• Escuela administrativo−burocrática (se concentra en las organizaciones administrativas de cuelloblanco

•

Las cinco funciones de los administradores son:

1− Planificar

2− Organizar

3− Coordinar

4− Decidir

5− Controlar

Sin embargo como descripción de los que los administradores realmente hacen estos cinco términos no sonsatisfactorios lo que se necesita en una descripción es un entendimiento detallado de cómo se comportanrealmente los administradores.

La perspectiva conductual

Es una reacción ante las limitaciones de la escuela técnica que omitia considerar a las personas que trabajan enlas organizaciones como seres humanos, el rol de los grupos pequeños, las normas de grupo y no tomar encuenta el entorno externo en el que la organización opera.

Aquí la organización se ve como un organismo biológico abierto, donde la eficiencia y la eficacia de laorganización dependen de su capacidad para adaptarse a su entorno y acomodarse internamente de modo quetodos sus componentes estén apoyados y alimentados. El rol del administrador es ayudar a la organización ensu lucha por sobrevivir, rediseñándola continuamente para que pueda encajar en su entorno y adaptarse a élasegurando también que los empleados estén satisfechos y trabajen bien.

Hay dos escuelas principales dentro de esta perspectiva:

Escuela de relaciones humanas (se concentra en las necesidades psicológicas y sociopsicológicas delos empleados)

•

Escuela de estructura de sistemas (se concentra en la estructura de la organización y las necesidadesde ésta para adaptarse a un entorno que cambia continuamente).

•

Los científicos del comportamiento contemporáneos han descubierto por observación que los administradoresno se comportan como hace creer el modelo clásico de la administración, el comportamiento real de losadministradores parece ser menos sistemático, más informal, menos meditativo, mas reactivo, menosorganizado de lo que los estudiosos de los sistemas de información y la toma de decisiones generalmenteesperan.

Un estudio de la conducta gerencial real realizado por Mintzberg (1971) indica que la conducta real de losadministradores a menudo contrasta con la definición clásica:

Trabajo de alto volumen y alta velocidad•

Gran cantidad de trabajo a un ritmo incesante y con alto nivel de intensidad. Los administradores al parecertienen muy poco tiempo libre.

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Variedad, fragmentación, brevedad•

Las actividades gerenciales están fragmentadas y son breves. Los administradores desplazan su atenciónrápidamente de un problema a otro casi sin seguir patrones. Cuando se presenta un problema hay que dejar dehacer todas las demás cosas hasta que la cuestión se resuelva.

Preferencia por problemas actuales, ad hoc, específicos•

Los administradores cuentan con información actual pero incierta (prefieren chismes, rumores yespeculaciones)

Red compleja de interacciones y contactos•

Los administradores mantienen una red diversa y compleja de contactos que actúa como un sistema deinformación informal (conversan con clientes, secretaria, asociados, etc.)

Marcada preferencia por los medios verbales•

Prefieren los medios verbales de comunicación por ser más flexibles, por requerir menor esfuerzo y porproducir una respuesta más rápida.

Control de la orden del día•

A pesar de tener gran volumen de trabajo los administradores son capaces de controlar sus propios asuntos. Aldesarrollar sus propios compromisos a largo plazo, sus propios canales de información y sus propias redes, losadministradores de nivel superior pueden controlas su programa personal, en cambio los administradores conmenor éxito suelen sentirse abrumados por los problemas que le llevan sus subordinados.

Roles Gerenciales: Mintzberg

Los roles gerenciales son expectativas acerca de las actividades que los administradores deben desempeñar enuna organización. Mintzberg clasifica las actividades gerenciales en 10 roles que pertenecen a tres categorías:

Interpersonales•

Los administradores actúan como figuras decorativas (cuando representan a sus compañías en el exterior ocuando realizan tareas simbólicas como entregar premios a los empleados), como líderes (tratando de motivaraconsejar y apoyar a sus subordinados) o como enlaces entre diversos niveles de la organización (dentro decada nivel actúan como enlaces entre los miembros del equipo gerencial).

De información•

Los administradores actúan como centro nervioso de su organización recibiendo información más concreta yactualizada y redistribuyéndola a quienes necesitan tener conocimiento de ella. Así se convierten endiseminadores y voceros de su organización.

De decisión•

Los administradores inician actividades, manejan perturbaciones, reparten recursos y negocian conflictos yactúan como mediadores entre grupos en conflicto dentro de la organización.

Los sistemas de información, si se construyen debidamente, pueden apoyar estos diversos roles gerenciales de

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varias maneras.

La siguiente tabla permite ver donde pueden ayudar los sistemas a los administradores y donde no.

Rol Conducta Sistema de Apoyo

Roles Interpersonales

− Figura Decorativa No Existe

− Líder Interpersonal No Existe

− Enlace Sistemas de comunicación electrónicos.

Roles de Información

− Centro Nervioso Sistema de información gerencial

− Diseminador Procesamiento de información Sistema de correo y de oficina

− Vocero Procesamiento de informaciónSistema de oficina y profesionales, estacionesde trabajo

Roles de Decisión

− Empresario No Existe

− Manejador deperturbaciones

Toma de Decisiones No Existe

− Repartidor de recursosToma de Decisiones Sistema DSS

− Negociador No Existe

Cómo logran los administradores que se hagan las cosas: Kotter

Kotter (1982) usa en enfoque conductal para describir la forma en que trabajan los administradores y se apoyaen los trabajos de Mintzberg. Afirma que los administradores eficaces participan en tres actividades críticas:

1. Los administradores generales dedican un tiempo considerable a establecer programas y metas personalestanto a largo como a corto plazo.

2. Los administradores eficaces dedican mucho tiempo a construir una red interpersonal (utilizandoherramientas formales e informales), integrada por personas de prácticamente todos los niveles de laorganización, estas redes suelen ser congruentes con los planes y redes formales de la organización perodiferentes y están aparte.

3. Los administradores usan sus redes para poner en práctica sus programas personales, según sus hallazgos,los administradores generales recurren a otros administradores de su mismo nivel, a personal de apoyocorporativo, a subordinados e incluso a competidores para que les ayuden a alcanzar sus metas.

Lo que los administradores deciden: Wrapp

Wrapp (1984) descubrió que los buenos administradores dan a la organización un sentido de dirección generaly se vuelven hábiles para desarrollar oportunidades, rara vez hacen declaraciones de política directas y casinunca tratan de imponer soluciones o programas totales para problemas específicos.

Dedican mucho tiempo y energía a involucrarse en las decisiones y los problemas operativos, a fin demantenerse bien informados. Estos administradores concentran su tiempo y energía en un subconjunto

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pequeño de problemas de la organización en el que pueden intervenir con éxito de forma directa. Losadministradores mantienen su visibilidad pero evitan quedar atados a políticas rígidas.

La perspectiva cognoscitiva y la era posmoderna

Aquí la organización es un organismo que conoce y piensa, al igual que los seres humanos tratan de entendersu entorno y pueden aprender y conocer las cosas. El rol del administrador es utilizar su capacidad deentendimiento para definir correctamente la situación de la organización a fin de poder actuar (percibirproblemas y definir soluciones) y construir la infraestructura para el procesamiento de información yconocimientos de la organización. La eficiencia y eficacia de la organización dependerá de cómo eladministrador lo haga.

Hay dos escuelas dentro de esta perspectiva:

Escuela de entendimiento gerencial•

Hace hincapié en el rol clave del administrador en cuanto a percibir e interpretar correctamente los sucesos delentorno, comprender y conceptualizar los problemas que la organización enfrenta, definir el conjunto desoluciones y tomar la decisión de solución.

Perspectiva de la compañía basada en conocimientos•

Hace hincapié en la recolección, almacenamiento, diseminación y uso de los conocimientos y la información.

Entendimiento Gerencial

Su premisa básica es que los administradores definen la situación tanto para los empleados como para lacompañía, incrementan el valor, la eficacia y la eficiencia de la compañía en la medida en que entienden lascosas correctamente. Algunas otras premisas:

Los administradores crean estructuras de conocimiento (o mapas mentales) que transforman el flujocaótico y ambiguo de sucesos del entorno en problemas manejables y se convierten en los cimientosde los programas y las políticas de la organización para salir adelante y sobrevivir.

•

Los administradores son los encargados de resolver problemas y tomar decisiones, ellos definen losproblemas que la organización enfrenta y el éxito es en gran medida el resultado de lo bien que susadministradores resuelvan problemas y tomen decisiones.

•

Los administradores son los encargados de procesar la información de los entornos externos e internode la compañía. Cada vez es más común que las herramientas y los sistemas de tecnología de lainformación coadyuven a este procesamiento de la información.

•

El administrador obtiene la información con base en su definición de la situación. Crean estructuras,programas y rutinas de procesamiento de información que estudian los entornos externo e interno deacuerdo con las estructuras de conocimiento que ellos tienen.

•

Perspectiva de la compañía basada en conocimientos

Se concentra menos en el administrador que en la organización en su totalidad. Su premisa básica es que eléxito de la organización, su supervivencia y eficiencia, dependen de la capacidad de la organización parareunir, producir, mantener, diseminar conocimientos, los cuales sirven para producir bienes y servicios.Algunas otras premisas:

Los conocimientos son el activo productivo y estratégico central de la compañía.• Los conocimientos son un atributo tanto de los individuos como de las organizaciones, estas pueden•

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apropiarse de los conocimientos personales y codificarlos en forma de manuales, software yprocedimientos operativos.Los conocimientos pueden ser explícitos o tácitos. Los explícitos se codifican en libros, manuales,imágenes, videos, etc. Los tácitos se han creado a lo largo de años de experiencia, incluyen destreza,valores, culturas, etc. Y están incorporados en los individuos y las organizaciones.

•

Las organizaciones y las personales pueden aprender ya que pueden modificar su conducta en base eninformación y conocimientos nuevos.

•

Los conocimientos pueden estar incorporados en maquinas, todo capital físico es un ejemplo deconocimientos.

•

La función de la compañía es crear valor, sobrevivir y ser eficiente mediante la integración deconocimientos especializados.

•

La estrategia de la compañía es desarrollar aptitudes centrales que otras compañías no puedan copiarfácilmente ni puedan ser objeto de marketing.

•

En esta perspectiva, dado que las actividades intelectuales y basadas en conocimientos son el corazón de laorganización, los administradores deben concentrarse mas en la forma de dirigir a los trabajadores deconocimientos (reunir, adquirir, almacenar y diseminar información y conocimientos) y cómo incorporarconocimientos nuevos en la organización.

Las aplicaciones de la tecnología de información se deberán concentrar en los trabajadores de conocimientosy en el manejo de dichos conocimientos. Los equipos y grupos se vuelven mas importantes en esta perspectivaporque la resolución de problemas a menudo requiere la contribución de muchas personas que trabajan en elárea problema.

Introducción a la toma de decisiones (Niveles, tipos y etapas de la toma de decisiones).

La toma de decisiones es una de las funciones más difíciles de los administradores. Los sistemas deinformación han ayudado a los administradores a comunicar y distribuir información aunque solo los hanapoyado de forma limitada en la toma de decisiones.

Niveles de toma de decisiones

Las diferencias en la toma de decisiones se pueden clasificar según su nivel en la organización:

Nivel estratégico•

La toma de decisiones estratégica determina los objetivos, los recursos y las políticas de la organización. Unproblema importante en este nivel es predecir el futuro de la organización y de su entorno, en este procesogeneralmente interviene un grupo pequeño de administradores de nivel superior que manejan problemascomplejos, no rutinarios.

Nivel de administración•

Se ocupa principalmente de la eficiencia y eficacia con que se utilizan los recursos y del desempeño de lasunidades operativas. Requiere una interacción estrecha con quienes están llevando a cabo las tareas de laorganización, requiere un conocimiento intimo de la toma de decisiones operativas y de la realización de lastareas.

Nivel de conocimiento•

Se ocupa de evaluar ideas nuevas de productos y servicios, formas de comunicar conocimientos nuevos yformas de distribuir información en toda la organización.

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Nivel operativo•

Determina la forma de llevar a cabo las tareas especificas propuestas por quienes toman decisionesestratégicas y por los administradores de nivel medio y establecer criterios para determinarlas y repartirrecursos.

Tipos de decisiones: Estructuradas y no Estructuradas

Dentro de cada uno de estos niveles de toma de decisiones, Simon (1960) clasifico las decisiones comoprogramadas y no programadas (o estructuradas y no estructuradas).

Decisiones programadas o estructuradas•

Son repetitivas y rutinarias e implican un procedimiento definido para manejarlas.

Decisiones no programadas o no estructuradas•

Son aquellas en las que el encargado de tomarlas debe aportar juicio, evaluación y entendimiento de ladefinición del problema. Estas decisiones son novedosas, importantes y no rutinarias y no existe unprocedimiento convenido para tomarlas.

Decisiones semiprogramadas o semiestructuradas•

Solo una parte del problema tiene una respuesta bien definida provista por un procedimiento aceptado.

Tipos de decisiones y tipos de sistemas

La combinación de estas dos perspectivas de la toma de decisiones produce una matriz:

Nivel de la Organización

Operativo De conocimiento De administración Estratégico

Tipo deDecisiónEstructurada

Cuentas por cobrar

CalendarizacionElectrónica

Excedentes encostos deproducción

Semi−estructurada

Calendarizacion deproyectos

Ubicación deinstalacionesde producción

NoEstructurada

Diseño deProductos

Nuevosproductos,nuevos mercados

TPS = Sistema de procesamiento de transacciones

OAS = Sistema de automatización de oficinas

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MIS = Sistema de trabajo de conocimiento

DSS = Sistema de información gerencial

KWS= Sistema de apoyo a decisiones

ESS = Sistema de apoyo a ejecutivos

En general es nivel operativo enfrenta problemas bien estructurados, en cambio el nivel estratégico atacaproblemas poco estructurados al igual que el nivel de conocimiento.

Sin embargo en todos los niveles de organización existen tanto los problemas estructurados como los noestructurados.

Etapa de la toma de decisiones

La toma de decisiones consta de varias actividades que se efectúan en diferentes momentos. El encargado detomar las decisiones debe percibir y entender los problemas, luego diseñar soluciones, seleccionar unasolución especifica y por ultimo implementarla.

Simon (1960) describe 4 etapas distintas de la toma de decisiones:

1. Obtención de la a información estratégica

Consiste en identificar los problemas que se presentan en la organización. Esta informacion indica por que,donde y con qué efectos ocurre una situación. Esto sirve para que los administradores sepan que tan bien seesta desempeñado la organización y en que áreas hay problemas. Aquí los Sistemas de informacion gerencial(MIS) pueden ayudar a identificar problemas.

2. Diseño

El individuo diseña posibles soluciones a los problemas, esta actividad tal vez requiera mayor informacionestratégica para que el administrador pueda decidir si una solución es apropiada o no. Los Sistema de apoyo adecisiones pequeños (DSS) son ideales porque operan con base en modelos sencillos.

3. Selección

Consiste en elegir entre las alternativas. El encargado de tomar decisiones quizás necesite un Sistema deapoyo a decisiones más grande (DSS) para desarrollar datos más extensos acerca de diversas alternativas.

4. implementación

Aquí los administradores pueden usar un sistema que genere informes de rutina sobre el avance de unasolución especifica. Los sistemas de apoyo pueden ir desde MIS completos hasta sistemas mucho maspequeños.

En general las etapas de la toma de decisiones no necesariamente siguen un trayecto lineal de obtención deinformacion estratégica, diseño, selección e implementación, en cualquier punto del proceso de toma dedecisiones podría ser necesario regresar a una etapa anterior.

¿Hay algún problema?

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¿Que alternativas hay?

¿Cuál se debe elegir?

¿Esta funcionando la solución

seleccionada?

Es posible llegar a una decisión después de una serie de evaluaciones en cada etapa del proceso. Elencargado de la toma de decisiones a menudo debe repetir una o más de las etapas antes de terminar elproceso.

Modelos individuales de toma de decisiones

Existen varios modelos que intentan describir la forma en que las personas toman decisiones:

Modelo Racional•

Se basa en la idea de que las personas, organizaciones, naciones realizan cálculos o adaptaciones básicamenteconsistentes que maximizan el valor dentro de ciertas restricciones. Es decir, el actor tiene ante sí alternativasde acción que entiende, cada alternativa tiene un conjunto de consecuencias. El actor elige la alternativa y lasconsecuencias que están mas alto en la clasificación, que más contribuyen a la meta final. El actor tieneracionalidad exhaustiva, puede clasificar con exactitud todas las alternativas y consecuencias y es capaz depercibirlas todas.

Hay varias criticas a este modelo. Primero, que las personas no pueden especificar todas las alternativasexistentes, en segundo lugar la mayoría de las personas no tiene metas singulares ni tampoco puede clasificartodas las alternativas y consecuencias. La tercera es que la idea de un numero finito de alternativas yconsecuencias no tiene sentido. A pesar de estas criticas, este modelo sigue siendo un modelo atractivo y útilde la toma de decisiones humana

Modelo de satisfacción•

March y Simon propusieron algunos ajustes al modelo racional riguroso, argumentan que las personas tratande satisfacer, es decir elegir la primera alternativa disponible que los acerca a su meta final en vez de buscartodas las alternativas y consecuencias (racionalidad ilimitada) proponen una racionalidad acotada es decirlimitar el proceso de búsqueda a alternativas ordenadas.

Arreglárselas como se pueda•

Lindblom (1959) describe este método como una serie de comparaciones limitadas sucesivas. En primer lugarlos individuos y las organizaciones tienen metas en conflicto, las personas tienen que elegir entre políticas quecontienen diversas combinaciones de metas en conflicto.

Propone una toma de decisiones incremental, examinar alternativas para establecer una combinación de metasy consecuencias, elegir políticas que sean marginalmente diferentes de las del pasado.

Modelo psicológico•

Los psicólogos han comprobado que los encargados de tomar decisiones eligen metas, pero difieren entérminos de reunir y evaluar la información.

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Existen dos estilos cognoscitivos que se tienen que ver directamente a los sistemas de informacion. Lostomadores de decisiones sistemáticos abordan un problema estructurándolo con algún método formal, evalúany reúnen informacion en términos de su método estructurado. Los tomadores de decisiones intuitivos encambio abordan un problema con múltiples métodos utilizando prueba y error para encontrar una solución yno suelen estructura la obtención ni la evaluación de la informacion.

La existencia de estos estilos no contradice el modelo racional sino que simplemente dice que hay diferentesformas de ser racional.

Modelo de la toma de decisiones de organizaciones

Por lo general la toma de decisiones no corre por cuenta de un solo individuo, sino de un grupo u organizaciónentera. Los modelos de toma de decisiones de organizaciones toman en cuenta las características estructuralesy políticas de la organización. Se han propuesto varios modelos para describir como se toman decisiones enlas organizaciones:

Modelo Burocrático•

La idea dominante es que lo hecho por las organizaciones es el resultado de procedimientos operativosestándar afinados a lo largo de años de uso activo. Las acciones específicas que realiza una organización sonproducto de una o varias subunidades de ésta. Los problemas se dividen en sus componentes los cuales sereparten entre grupos especializados. Cada subunidad de la organización tiene varios procedimientosoperativos estándar (SOP) que invoca para resolver un problema, las organizaciones raras veces modificanestos SOP porque ello podría requerir cambios en el personal e incurrir en riesgos. Aunque se contratan aadministradores de nivel superior y a líderes para coordina y dirigir la organización, en la práctica estaspersonas están limitadas por subunidades que solo saben de su área, las cuales informan a los nivelessuperiores y proporcionan soluciones estándar. La alta gerencia no puede tomar decisiones que lassubunidades no sean capaces de apoyar.

Modelo Político•

El poder en las organizaciones se comparte, hasta los trabajadores del nivel más bajo tienen cierto poder. Eneste modelo lo que la organización hace, es resultado de negociaciones políticas efectuadas entre dirigentes ygrupos de interés clave. Las políticas y acciones de la organización son una mezcla de tendencias en conflictoque reflejan los distintos intereses, la desigualdad del poder y la confusión.

Modelo de Basurero•

Afirma que las organizaciones no son racionales. La toma de decisiones es en gran medida accidental y esproducto de que las soluciones se vinculen con los problemas por razones accidentales.

Cómo la tecnología de información ha modificado el proceso de administración

Existe una diferencia enorme entre la forma en que los administradores resolvían los problemas en el pasado ycómo cada vez mas administradores, lo hacen hoy.

Administración tradicional y contemporánea

Los puntos de vista contemporáneos se apoyan mucho más en la participación y facultación de losadministradores de nivel medio y los obreros. La tarea de la gerencia es hacer posible que los empleadosalcancen sus metas y las de la compañía. Según el punto de vista contemporáneo una parte muy importantedel éxito de las organizaciones es entender correctamente el entorno, abrir la organización a influencias

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externas y en general ajustar a la organización a las corrientes sociales y éticas contemporáneas.

En las perspectivas más tradicionales, es preciso decir a los trabajadores qué deben hacer y no conocen o noles importa las metas de la compañía. En estas circunstancias se requieren extensos y costosos sistemas decontrol.

En las organizaciones mas viejas y grandes prevalecen los estilos de administración tradicional, en cambio enlas más jóvenes, emprendedoras y más pequeñas son comunes los estilos gerenciales más contemporáneosaunque no son universales.

La tecnología de la información ha tenido que ver en el cambio gerencial, al proporcionar una herramientamás potente con que los administradores desempeñan sus roles tanto tradicionales como modernos. Lossistemas de información contemporáneos permiten a los administradores obtener, analizar y obtener conrapidez montañas de datos, como así también responder con mayor rapidez al entorno de negocios tan variableLos administradores monitorean, planifican y pronostican con más precisión y rapidez. Sin embargo, lossistemas de información no apoyan fácilmente algunos roles gerenciales y los administradores necesitaránsuperar predisposiciones psicosociales y la resistencia al cambio para encontrar formas útiles de aprovecharInternet y otras tecnologías en la transformación del proceso de administración.

Es evidente que hay nuevas formas de organizar el trabajo, habilitadas en parte por la nueva tecnología. Lacuestión central de organización es si las organizaciones tradicionales pueden modificar o no su estructurainterna para lograr que surjan nuevas formas de organizarse y dirigir.

Cada una de las tres escuelas de administración puede aprovechar la tecnología de la información paramejorar la eficacia de sus administradores. Las redes y las herramientas de comunicación y colaboración sonespecialmente útiles para apoyar la labor de los administradores en la nueva organización en la que mástrabajo se distribuye entre grupos pequeños y equipos de tarea en la que se asigna más responsabilidad a losempleados.

Escuela de Administración Tradicional ContemporáneaRol de la tecnología deinformación

Escuela técnico−racional

Análisis del trabajo

Estudios de tiempos ymovimientos paraaumentar la eficienciade los trabajadoresindividuales

Analizar grupos detrabajadores yprocesos de negociosenteros

Usar IT para someter areingeniería los procesos denegocios en busca deincrementos rápidos, perodrásticos, de laproductividad.

Administración

Desarrollarintrincadas estructurasjerárquicas deproducción deinformes

Analizar el flujo deinformación

Usar IT como software deflujo de trabajo, haciendomás eficiente el movimientode documentos en lasorganizaciones del sectorservicio que hacen usointensivo de información.

Escuela Conductual

Planificar

Planificacióndescendentecentralizada de la altagerencia

Descentralizada,participan todas lasunidades y losempleados con apoyogerencial

Usar IT (Ej. Internet) paraincluir a más personas en elproceso de planificación.

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OrganizarLa gerencia define unadivisión del trabajoestable

Permitir a losempleadosautoorganizar equiposde proyecto.

Usar redes para facilitar laautoorganización de equipos

Dirigir

La gerencia inspira alos empleados o losamenaza para quetengan un buendesempeño

Permitir a losempleados hacer sutrabajo lo mejor quepuedan y sepan,construir y activarredes, todos losempleados dirigen.

Usar redes para mantener elcontacto con lossubordinados y supervisar eltrabajo

ControlarCrear sistemas decontrol microgerencialprecisos.

Bajar los controleshasta los equipos deproyecto, usarcontroles de grupos deiguales, concentrarseen los resultadosgenerales con sistemascomputarizados.

Usar IT para desarrollarcontroles de organización entiempo real.

Innovar

Unidades deinvestigación y diseñode productoscentralizadas yespecializadas

Las innovacionesprovienen de clientes,empleados yadministradores entodos los niveles.

Usar conferenciaselectrónicas y otras técnicaspara generar nuevas ideasde negocios; lasherramientas de apoyo adecisiones de grupos sonútiles.

Entornos

Hostiles y competitivosrequieren fronterasfuertes y actituddefensiva.

Competitivo pero conpotencial paraalianzas, recursos ycoaliciones, requiereajuste proactivo y eldebido entendimientopara tener éxito.

Usar IT para monitorearcontinuamente cambiosclave en el entorno,fomentar el uso de fuentesno rutinarias de informaciónpara superar laspredisposiciones de laorganización.

Escuela cognoscitiva

Entendimiento

Los administradoresindividualmenteentienden a fondo lasituación de lacompañía.

Los sistemas deinformación formales einformales afectan alas actividades deentendimientocolectivas.

Construir sistemas deinformación comoverificadores de la realidad,con mucha información queno pueda se depurada porindividuos y grupospredispuestos.

Aprendizaje de laorganización

Los conocimientos dela organización soncapturados por lasrutinas, losprocedimientos y losprocesos de negociosde la compañía.

Los conocimientos dela organización soncapturados por lossistemas deinformación queoperan en laorganización.

Usar IT explícitamente paracrear, almacenar ydiseminar los conocimientosde la organización,empleando extracción dedatos, multimedios eInternet.

Base de conocimientos Los activos financierosLas aptitudes Usar IT para capturar las

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y físicos son loscimientos de lacompañía

centrales, losconocimientos y lostrabajadores sonactivos claves

aptitudes centrales ensoftware si es posible asícomo para coordina ydirigir la labor de lostrabajadores deconocimientos a fin deaumentar su productividad.

Implicaciones para el diseño de sistemas

Los sistemas de información tienen múltiples usos y cabe la posibilidad de que los sistemas se usen, en larealidad, de formas no contempladas por los diseñadores.

Los administradores modernos aprecian muchos los sistemas de información ad hoc (menos formales) quepueden construir rápidamente, que utilizan información más actual y se pueden ajustar a las situaciones únicasde un grupo gerencial específico. Los diseñadores y constructores de sistemas deben apreciar la importanciade crear sistemas capaces de procesar información en el nivel más general, comunicarse con otras fuentes deinformación tanto dentro como fuera de la organización y ofrecer un medio de comunicación eficaz entre losadministradores y los empleados. Los sistemas deben construirse pensando en apoyar la toma de decisiones degrupo y organización.

Las investigaciones sobre toma de decisiones indican que los diseñadores de sistemas de información debendiseñarlos con las siguientes características:

Que sean flexibles, con muchas opciones para manejar datos, evaluar información y dar cabida acambios en el aprendizaje y el crecimiento tanto de los individuos como de la organización

•

Que puedan apoyar diversos estilos, habilidades y conocimientos.• Que cuenten con varios modelos analíticos e intuitivos para la evaluación de datos.• Que reflejen las necesidades burocráticas y políticas de los sistemas con características para darcabida a intereses diversos.

•

Que reflejen un entendimiento de los límites de los cambios en las políticas y procedimientos de laorganización y una conciencia de lo que pueden y no pueden hacer los sistemas de información.

•

Sistema de información Gerencial

Laudon & Laudon

Capítulo 6

Computadoras y procesamiento de información

¿Qué es un sistema de computación?

Los sistemas de computación actuales se pueden dividir en 6 componentes principales:

Unidad de procesamiento central (CPU)•

Manipula los datos en bruto para darles una forma más útil y controla las otras partes del sistema decomputación. Es una unidad aritmética y lógica y unidad de control.

Almacenamiento primario•

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Guarda temporalmente los datos y las instrucciones de programa durante el procesamiento

Almacenamiento secundario•

Almacena datos y programas cuando no se están usando en el procesamiento (discos magnéticos y ópticos,cinta magnética)

Dispositivos de entrada•

Convierten datos e instrucciones a una forma electrónica para introducirlos en la computadora (mousse,teclado)

Dispositivos de salida•

Convierten los datos electrónicos que el sistema de computación produce y los exhiben en una forma que laspersonas puedan entender (impresoras, terminales de vídeo y salida de audio).

Dispositivos de comunicación•

Crean conexiones entre la computadora y las redes de comunicación.

Los buses son canales para transmitir datos y señales entre las partes del sistema de computación.

Cómo las computadoras representan los datos

Para que la información fluya a través de un sistema de computación y tenga en una forma susceptible deprocesarse, todos los símbolos, imágenes y palabras se deben reducir a una cadena de dígitos binarios.

Un dígito binario se llama bit y representa un cero o bien un uno.

BIT 0 o 1

1 Presencia de una señal electrónica o magnética

0 Ausencia de una señal electrónica o magnética

BYTECadena de 8 bits. Empleada para almacenar un número oun carácter. Los caracteres se representan con un byte paracada letra.

Las computadoras digitales operan directamente con dígitos binarios ya sea individualmente o encadenadospara formar bytes. Una cadena de 8 bits que la computadora almacena como una unidad se llama byte. Cadabytes puede servir para almacenar un número digital, un símbolo, un carácter o una parte de una imagen.

Cualquier número del sistema decimal (base 10) se puede reducir a un número binario. El sistema númerobinario (base 2) es capaz de expresar cualquier número como una potencia del número dos. Al usar un sistemabinario la computadora puede expresar todos los números como grupos de ceros y unos.

Posición 5 4 3 2 1

Potencia de 2 25 24 2³ 2¹ 2º

Valor decimal 16 8 4 2 1

La computadora no puede usar el sistema binario verdadero porque además de representar números debenrepresentar caracteres alfabéticos y muchos otros símbolos que se usan en el lenguaje natural como $ y &.

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Este requisito obligó a los fabricantes de hardware de computación a crear códigos binarios estándar.

Dos códigos comunes son el EBCDIC (Código extendido de caracteres decimales codificados binario para elintercambio de información) que fue creado por IBM en los años cincuenta y representa cada número, carácteralfabético o carácter especial con ocho bits y el ASCII(Código estándar estadounidense para el intercambio deinformación) que fue desarrollado para contar con un código estándar que pudieran usar muchos fabricantesdistintos para hacer compatibles sus máquinas. Se diseño originalmente con siete bits pero casi todas lascomputadoras usan versiones de ocho bits.

EBCDIC se usa en las macrocomputadoras IBM y de otras marcas y ASCII se usa en la transmisión de datos,computadoras personales y algunas computadoras más grandes.

¿Cómo puede una computadora representar una imagen?, lo hace superponiendo una especie de cuadrícula omatriz a la imagen, la computadora mide la luz o el color en cada cuadrito o celda llamada píxel. Lacomputadora almacena entonces esta información acerca de cada píxel.

Tiempo y tamaño en el mundo de las computadoras

Tiempo

Milisegundo 1/1000 de segundo

Microsegundo 1/1.000.000 de segundo

Nanosegundo 1/1.000.000.000 de segundo

Picosegundo 1/1.000.000.000.000 de segundo

Capacidad de almacenamiento

Byte Cadena de ocho bits

Kilobyte 1000 bytesª

Megabyte 1.000.000 bytes

Gigabyte 1.000.000.000 bytes

Terabyte 1.000.000.000.000 bytes

Las computadoras o dispositivos de hardware muy lentos, ya viejos miden los tiempos de ciclo de máquina enmilisengundos (milésimas de segundos), Las maquinas más potentes emplean medidas en microsegundos(millonésimas de segundos) o nanosegundos (milmillonésimas de segundos). Las computadoras muy potentesmiden los ciclos de máquina en picosegundos (billonésimas de segundo).

Generaciones de computadoras

Ha habido cuatro generaciones de computadoras en la evolución del hardware de computación. Cadageneración ha expandido drásticamente la potencia de cómputo y la capacidad de almacenamiento de lascomputadoras y simultáneamente su costo. Estos cambios de generación en el hardware de computación hanido acompañados por cambios de generaciones en el software.

1. Primera generación: Tecnología de tubos al vacío, 1946−1956

Utilizó tubos al vacío para almacenar y procesar información, los cuales consumían gran cantidad deelectricidad, tenían una vida corta y generaban intenso calor. Tenían una capacidad de memoria y deprocesamiento en extremo limitada. Se usaban tambores magnéticos giratorios para almacenamiento interno ytarjetas perforadas para almacenamiento externo. Los trabajos como ejecutar programas e imprimir salidastenían que coordinarse manualmente.

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Memoria: El tamaño máximo era aproximadamente 2000 bytes (dos kilobytes)

Velocidad: 10 Kiloinstrucciones por segundo.

2. Segunda generación: Transistores, 1957−1963

Los tubos de vacío fueron sustituidos por transistores como dispositivos para almacenar y procesarinformación. Los transistores eran más pequeños y más confiables que los tubos de vacío, generaban menoscalor y consumían menos electricidad. La memoria de núcleos magnéticos era la tecnología dealmacenamiento primario y estaba integrada por pequeños anillos magnéticos.

Memoria: Tenían hasta 32 kilobytes de memoria RAM.

Velocidad: Alcanzaban los 200.000 a 300.000 instrucciones por segundo.

Tercera generación: Circuitos integrados, 1964−1979•

Se basaban en circuitos integrados que se producían imprimiendo cientos y luego miles de diminutostransistores en pequeños trozos de silicio (chips). Estos dispositivos se llamaban semiconductores. Latecnología de computación de la tercera generación introdujo software que podía ser utilizado por personasaún sin capacitación técnica extensa y esto hizo que se ampliara el rol de las computadoras en los negocios.

Memoria: se expandió a dos megabytes de memoria RAM.

Velocidad: Aumentaron hasta cinco millones de instrucciones por segundo.

Cuarta generación: Circuitos integrados a gran escala, 1980 al presente.•

Usan circuitos integrados a gran escala que contienen cientos de miles o millones de circuitos por chips, conesta tecnología la memoria, la lógica y el control de la computadora se pueden integrar en un solo chip, de ahíel nombre de microprocesador. La tecnología de microprocesador ha puesto la potencia de una computadoraque antes ocupaba un cuarto grande en una pequeña computadora de escritorio o portátil y ha hecho que casitodo el mundo pueda comprar y usar computadoras en los negocios y la vida cotidiana.

Memoria: en el orden del gigabytes en las máquinas de negocios grandes.

Velocidad de procesamiento: supera los mil millones de instrucciones por segundo.

La CPU y el almacenamiento primario

La unidad de procesamiento central (CPU) es la parte del sistema de computación en la que se manipulan lossímbolos, números y las letras y se controlan las demás partes del sistema de computación. Consiste en unaunidad de control y una unidad de aritmética y lógica.

Cerca de la CPU está el almacenamiento primario (también llamado memoria primaria o principal) en el quese guardan temporalmente los datos y las instrucciones de programa durante el procesamiento.

Tres tipos de buses vinculan a la CPU, al almacenamiento primario y a los demás dispositivos del sistema decomputación:

1. Bus de datos

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Transfiere éstos desde y hacia la memoria principal.

2. Bus de direcciones

Transmite señales para localizar una dirección dada en el almacenamiento primario.

3. Bus de control

Transmite señales que especifican si se debe leer o escribir datos en una dirección de almacenamientoprimario dada, un dispositivo de entrada o un dispositivo de salida.

Las características de la CPU y el almacenamiento primario son muy importantes para determinar la rapidez ylas capacidades de una computadora.

Almacenamiento primario

Tiene tres funciones:

1. Guardar todo o una parte del programa que se está ejecutando

2. También se guardan los programas de sistema operativo que controlan el funcionamiento de lacomputadora.

3. Esta área contiene los datos que el programa está usando.

Los datos y programas se colocan en almacenamiento primario antes de ser procesados, entre los pasos delprocesamiento y después de terminarlo, antes de ser devueltos al almacenamiento secundario o enviarse a losdispositivos de salida.

El almacenamiento primario interno se conoce como RAM o memoria de acceso aleatorio (se llama asíporque puede acceder a ella directamente de cualquier posición elegida aleatoriamente en el mismo lapso).

Unidad de procesamiento

Central (CPU)

Unidad de aritmética y lógica

22 + 11 = 33

9 > 10

Almacenamiento primario

Bus de datos

Bus de direcciones

Bus de control

Dispositivos

De entrada

Dispositivos desalida

Almacena−mientosecundario

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El almacenamiento primario se divide en posiciones de almacenamiento llamada bytes, cada posición contieneun conjunto de ocho dispositivos binarios, cada uno de los cuales puede almacenar un bit de información. Elconjunto de ocho bits contenidos en cada posición de almacenamiento alcanza para almacenar una letra, undígito o un símbolo especial utilizando EBCDIC o ASCII. Cada byte tiene una dirección única, similar a unbuzón que indica dónde se encuentra dentro de la RAM. La computadora puede recordar dónde están los datosde todos los bytes con sólo conocer las direcciones.

1 2 3 4 5 6 7 8 9

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