Sistema de Tesorería
64
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA CENTRAL El sistema Integrado de Administración Financiera Central está compuesto por los sistemas de: Presupuesto Tesorería Crédito Público Contabilidad SISTEMA DE TESORERIA CAPITULO I DEFINICION Y OBJETIVOS El sistema de tesorería comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos que intervienen directamente en el proceso de administración de los recursos públicos, es decir, la percepción y recaudación, así como su canalización hacia la cancelación de las obligaciones del Estado. La administración de los ingresos públicos, generalmente escasos en relación a las demandas para sus aplicaciones por parte de los Gobiernos, exige un esfuerzo constante de buscar nuevos mecanismos y técnicas más eficientes de gestión de caja, que superen la tradicional función de recaudar y realizar pagos y conviertan a la Tesorería Nacional en una GERENCIA FINANCIERA. 69
-
Upload
cinthya-zarzosa-morales -
Category
Documents
-
view
228 -
download
3
Transcript of Sistema de Tesorería
SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACION FINANCIERA CENTRAL
El sistema Integrado de Administración Financiera Central está compuesto por los sistemas de:
Presupuesto Tesorería Crédito Público Contabilidad
SISTEMA DE TESORERIA
CAPITULO I
DEFINICION Y OBJETIVOS
El sistema de tesorería comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos que intervienen directamente en el proceso de administración de los recursos públicos, es decir, la percepción y recaudación, así como su canalización hacia la cancelación de las obligaciones del Estado.
La administración de los ingresos públicos, generalmente escasos en relación a las demandas para sus aplicaciones por parte de los Gobiernos, exige un esfuerzo constante de buscar nuevos mecanismos y técnicas más eficientes de gestión de caja, que superen la tradicional función de recaudar y realizar pagos y conviertan a la Tesorería Nacional en una GERENCIA FINANCIERA.
Igual importancia se debe otorgar a la existencia de una política monetaria única en el ámbito del sector público, definida por la autoridad máxima del sistema, que asegure la administración armónica y ordenada de los fondos públicos.
La adecuada combinación en la aplicación de la política monetaria con la gestión de caja, ciertamente contribuirá a atenuar el impacto del costo del endeudamiento público, originado por desequilibrios temporales; o, a acentuar la rentabilidad de las inversiones a corto plazo de los excedentes de caja.
Por tal razón, el sistema de tesorería debe abarcar a todos los organismos del Sector Público que ejecutan procesos de percepción y uso de fondos.
69
Los objetivos del Sistema de Tesorería son los siguientes:
Coordinar la programación y gestión de caja con las demás políticas macroeconómicas del gobierno.
Definir una política financiera para el Sector Público que permita la administración de los recursos en la forma más favorable para el gobierno.
Programar la caja de manera de prever, con suficiente anticipación, déficits estacionales de caja y/o colocación de eventuales excedentes.
Articular la gestión de caja con la ejecución del presupuesto, a efectos de minimizar la acumulación de la deuda flotante y posibilitar el establecimiento de fechas ciertas de pago a empleados, proveedores y contratistas.
Disponer de mecanismos modernos de gestión de caja que permitan la administración de los recursos públicos basados en el principio de UNIDAD DE CAJA.
Administrar y manejar en forma eficiente, oportuna y fiable un sistema de administración y gestión en tiempo real, basado en la contabilidad absolutamente integrado a todos los demás sistemas, con conceptos de unicidad de registro y de aplicación a todo el ámbito gubernamental.
En función de los objetivos, se considera que la Tesorería Nacional es el Organo Rector del Sistema de Tesorería y debe operar en tres niveles temáticos básicos:
Normativo, a través de la generación de políticas globales y dictando normas y procedimientos de ejecución y de control a ser observados por los organismos del Sector Público que administran recursos financieros.
Programación Financiera, mediante la elaboración de pronósticos o flujos de caja que articulen la gestión de la caja del Tesoro con las políticas macroeconómicas del gobierno, actuando en forma coordinada con los órganos de planificación, gestión monetaria, de deuda pública y de presupuesto.
Recaudación de Ingresos y administración de pagos, mediante procedimientos de percepción de recursos, realización de pagos y procesamiento de conciliaciones bancarias automáticas, que permitan el registro y control de los fondos recaudados y de la deuda pagada, basados en el principio de unidad de caja o mecanismos tradicionales de recaudación y pagos.
70
CAPITULO II
PROGRAMACION FINANCIERA
La programación financiera comprende un conjunto de acciones relacionadas con la supervisión, gestión, control y evaluación de los flujos de entradas y salidas de fondos del Tesoro.
Su finalidad es optimizar el movimiento de fondos en el corto plazo, asegurando la rentabilidad de las inversiones financieras que deriven de la colocación de excedentes, así como el menor costo posible en las operaciones de endeudamiento estacionales.
El desarrollo de adecuadas técnicas de programación financiera se constituye en una meta propia del proceso de administración de recursos otorgándole la previsibilidad y el poder de anticipación que el mismo requiere.
Dichas técnicas deben contemplar la cobertura de todas las variables que afectan le evolución de las distintas fuentes y aplicaciones financieras del tesoro, en escenarios económicos nacionales e internacionales, alternativos para distintos períodos de tiempo; y servir de marco para coordinar con las autoridades monetarias, el impacto de los flujos monetarios y de divisas que suponga la ejecución financiera esperada.
El ejercicio de la programación es dinámico por su propia naturaleza y debe estar preparado para incorporar modificaciones a los insumos preexistentes, con el objeto de identificar en todo momento la restricción financiera que enfrenta el tesoro, y permitir analizar cursos de acción respecto a eventuales déficits o superávits de liquidez que se presenten.
La programación financiera tiene un horizonte temporal de un año, la que a su vez es desagregada por trimestres, meses y días, en cada trimestre se fija el nivel de gastos mediante la asignación de cuotas de compromiso; y, mensual o diariamente, se determina la cuota de pago de obligaciones del gobierno.
Es conveniente destacar que el proceso de programación financiera se inicia en el momento de disponer la aplicación de los recursos para la ejecución del presupuesto mediante la asignación de cuotas trimestrales de compromiso a los organismos del Sector Público. Es indispensable la participación de la Tesorería Nacional en esta etapa, porque es la oficina responsable de elaborar la proyección de recursos de distinta naturaleza y el estado de la deuda exigible.
Posteriormente, la Tesorería confecciona el programa de caja correspondiente al periodo objeto de programación que servirá de base para la administración de la caja, incorporando la información de cuotas de compromiso autorizadas. Dicho
71
programa o flujo de caja deberá presentar diversos formatos según las necesidades de los usuarios desagregando o consolidando su evolución por cuentas bancarias, estableciendo distintos niveles de apertura tanto en recursos como en gastos y el financiamiento.
La programación financiera constituye una propuesta que debe ser aprobada por las autoridades competentes, se concreta en la asignación de cuotas de pago que otorgaran disponibilidades financieras para realizar pagos contra la Cuenta Unica del Tesoro o procedimientos tradicionales de pagos y, de ser necesaria, en acciones para obtener financiamiento que permitan cumplir con las obligaciones asumidas.
Las Tesorería Nacional es la responsable de elaborar la programación de caja y uno de los instrumentos es el denominado pronóstico de tesorería o flujo de caja.
El pronóstico de tesorería o flujo caja, en primer término tiene el propósito de mantener la liquidez, le permite al tesorero prever los desequilibrios pasajeros del efectivo, planificar las soluciones que podrían incluir al hacer arreglos de financiamiento, demorar el pago de obligaciones, agilizar la recuperación de cartera vencida, etc.
A largo plazo, el pronóstico de caja promueve la liquidez, debido a que prevé los recursos financieros globales e hilvana las operaciones de acuerdo con los mismos.
A corto plazo, el pronóstico de caja le permite al tesorero manipular los saldos bancarios, a fin de evitar una inesperada falta de fondos y, también, mantener un equilibrio entre los ingresos y egresos al prever los egresos futuros de efectivo, el tesorero puede planear la forma más económica de financiar los mismos.
La elaboración y seguimiento de un pronóstico o flujo de caja, puede descomponerse en tres fases:
La primera consiste en obtener información, directamente del Sistema Integrado de Administración Financiera y/o mediante solicitudes expresas a los organismos, con relación a:
Directamente del Sistema:
La política de pagos.
El uso de las cuotas trimestrales de compromiso.
La situación financiera del tesoro producto del proceso de la conciliación bancaria.
Los recursos disponibles por tipo de recurso y su origen.
72
La proyección de los recursos por su origen (tributarios, no tributarios, desembolsos de préstamos, etc.) basados en información de años o periodos anteriores.
La deuda exigible, clasificada por fuente de financiamiento y clase de gastos.
Las fechas de vencimiento de las ordenes de pago.
Las proyecciones del servicio de la deuda pública para el periodo que se programa.
De los Organismos:
Los recursos disponibles por tipo y origen.
La proyección de los recursos por su origen (propios o con afectación específica, financiamiento externo, etc.) basados en información de años o periodos anteriores.
Flujos de caja trimestrales, mensuales y diarios.
El cronograma de pagos trimestrales, mensuales y diarios.
Los compromisos a devengarse y pagarse en el período que se programa.
Una segunda fase es el tratamiento de la información. El sistema preparará automáticamente diversos formatos con alternativas o escenarios, indicará al Tesorero los fondos de que dispondrá mes a mes, semana a semana, etc., los pagos que deben hacerse y el momento de las necesidades de financiamiento interno o externo, a corto o largo plazo. El flujo de caja mostrará los montos establecidos como límites financieros para pagar, que tendrán las entidades en el periodo de que se trate.
Por último, el tesorero debe efectuar un control de la calidad del pronóstico o flujo de caja para su presentación y aprobación de las autoridades, que dará como resultado, la asignación de las cuotas de pago que pueden ser mensuales, semanales o diarias, contra las cuales los organismos y la propia Tesorería emitirá el pago de sus obligaciones.
Procedimiento para efectuar la programación financiera
A continuación se describe el procedimiento para efectuar la Programación Financiera del Tesoro Nacional.
73
1. Programación Financiera – Recursos Tesoro Nacional
La Oficina de Programación será responsable de efectuar la programación financiera del Tesoro Nacional, para lo cual, los usuarios autorizados ingresarán al sistema, al menú “Programación Financiera – Recursos Tesoro Nacional”, la pantalla solicitará anotar rango de fechas y fuente de financiamiento.
Con el rango de fechas, la fuente de financiamiento, estos datos y tomando en cuenta lo siguiente:
La política de pagos.
El uso de las cuotas trimestrales de compromiso.
La situación financiera del tesoro producto del proceso de la conciliación bancaria.
Los recursos disponibles por tipo de recurso y su origen.
La proyección de los recursos por su origen (tributarios, no tributarios, desembolsos de préstamos, etc.) basados en información de años o periodos anteriores.
La deuda exigible, clasificada por fuente de financiamiento y clase de gastos.
Las fechas de vencimiento de las ordenes de pago.
Las proyecciones del servicio de la deuda pública para el periodo que se programa.
El sistema elaborará automáticamente un proyecto de programación financiera anual, trimestral, mensual o diario.
El usuario podrá modificar datos y generar alternativas o escenarios, indicando si la prioridad es de mínima o máxima.
2. Aprobación Programación Financiera – Recursos Tesoro Nacional
El Jefe de la Oficina de Programación será responsable de aprobar el proyecto de programación financiera de los recursos del Tesoro Nacional, para lo cual deberá ingresar al sistema, al menú “Aprobar Programación Financiera – Recursos Tesoro Nacional”; la pantalla mostrará las alternativas o escenarios de Programación Financiera pendientes de aprobación, desagregados por períodos y fuente de financiamiento,
74
El Jefe o responsable deberá verificar y analizar cada una de las alternativas, podrá observar la documentación de respaldo. Si está de acuerdo, aprobará la Programación Financiera de recursos del Tesoro Nacional para el período que se programa; caso contrario, rechazará la misma indicando los errores o cambios de decisión.
Con la marca de aprobación, el sistema elaborará automáticamente la solicitud de cuotas de pago para la propia Tesorería Nacional.
El procedimiento continuará con la recepción de la programación de caja y los cronogramas de pago de los organismos.
3. Recepción solicitudes de cuotas de pago
La Tesorería Nacional recibirá de los organismos, las solicitudes de cuota de pago por fuente de financiamiento y clase de gasto, acompañados de los flujos de caja y el cronograma de pagos, adjuntará su propia solicitud de cuota para pagos determinados bajo su responsabilidad.
Los usuarios autorizados ingresarán al sistema, al menú “Elaborar Programación Financiera”; la pantalla solicitará anotar rango de fechas y efectuará lo siguiente:
Proyección de recursos por organismo y fuente de financiamiento anual, trimestral, mensual y/o diaria.
Indicará la disponibilidad de efectivo por organismo y fuente de financiamiento.
Procesará las Solicitudes de Pago enviadas por los organismos y la propia. Adjuntará la Programación Financiera de Recursos del Tesoro.
Con base en dicha información, el sistema elaborará la Programación Financiera Total, identificará las necesidades de financiamiento a corto, mediano y largo plazo o los excedentes de caja para su colocación como inversiones financieras.
El sistema presentará reportes o salidas de información previamente diseñadas que servirán para exponer la situación, tanto de la programación de caja como el flujo de fondos del Tesoro Nacional y de cada una de las Tesorerías Institucionales.
Concluido el proceso el sistema habilitará la bandeja de firmas para la autorización por el nivel y jerarquía que corresponda.
4. Aprobación de la Programación Financiera
El Tesorero Nacional y las autoridades competentes ingresarán al sistema, al menú “Aprobación del la Programación Financiera”; la pantalla mostrará las
75
programaciones financieras pendientes de aprobación, podrá observar la información detallada y, si está de acuerdo aprobará la misma, caso contrario, indicará los errores o las modificaciones que convengan.
Con la aprobación el sistema preparará la asignación de cuotas de pago por organismo, fuente de financiamiento y clase de gasto y la remitirá automáticamente a cada uno de los organismos y a la Oficina Central de Presupuestos para conocimiento y uso en la programación de la Ejecución de Gastos.
Consultas e Informes
Las consultas e informes de programación financiera constituyen un conjunto de cuadros o formatos predeterminados que podrán observarse en pantalla o mediante reportes impresos.
A continuación se describen algunos de dichos cuadros:
Programación Financiera de Recursos y Gastos Corrientes y no Corrientes, se utilizará la clasificación presupuestaria por rubro de recurso y objeto del gasto y se obtendrá la determinación del resultado financiero o transacciones por encima de la línea.
Programación Financiera total, se utilizará también la clasificación presupuestaria por rubro de recurso y objeto del gasto y abarcará a todas las transacciones de caja, incluyendo el financiamiento, la amortización de la deuda y otros pagos por debajo de la línea. Además, detallará la evolución de los saldos disponibles de fondos al inicio y final de cada período.
Detalle mensual de los servicios de la deuda, desagregado por amortizaciones, intereses y comisiones.
Evolución de la deuda exigible desagregada por organismos.
Conversión de la información de los cuadros anteriores al esquema “Ahorro Inversión Financiamiento”, utilizando la clasificación económica de recursos y gastos y la metodología del Fondo Monetario Internacional para el análisis de la situación fiscal.
76
CAPITULO III
CUENTA UNICA DEL TESORO
El principio de unidad de caja o “CAJA UNICA” se caracteriza básicamente en la administración centralizada de la Tesorería Nacional de todos los recursos públicos, manteniendo la titularidad de los mismos por parte de los diversos organismos responsables de su percepción.
El instrumento operacional central del principio de unidad de caja es la “CUENTA UNICA.
El objetivo de la Cuenta Unica será mantener una sola cuenta bancaria operada exclusivamente por la Tesorería Nacional, como ORGANO RECTOR del sistema de Tesorería, denominada “Cuenta Unica del Tesoro”.
A la Cuenta Unica del Tesoro deberán ingresar los recursos recaudados de todo tipo, tributarios, no tributarios, con afectación específica o especiales, propios, además de los provenientes de créditos externos, aunque conservando internamente la correspondiente titularidad de los mismos. A su vez, mediante esta cuenta, se realizarán todos los pagos de las obligaciones de los organismos del Sector Público, con cargo a los fondos de los respectivos titulares.
Se excluirán solamente los recursos que por normas legales se deben mantener en cuentas bancarias específicas. Lo expresado precedentemente permite asimilar figurativamente la función de la Tesorería Nacional a la de un banco que mantiene relación directa con los clientes, representados por los tesoreros de los diferentes organismos del Sector Público, cuyos ingresos recibirá como depósitos y efectuará los pagos que éstos dispongan.
Para cumplir dicha función, cada tesorería de los organismos y la propia Tesorería Nacional, como una usuaria más, mantendrán dentro de la Cuenta Unica del Tesoro, disponibilidades financieras individuales separadas, provenientes de fondos puestos a disposición de sus titulares y sobre los cuales podrán ordenar pagos, tramitándolos por intermedio del Agente Financiero del Gobierno y la Red bancaria adherida a dicha operatoria.
Estas disponibilidades financieras individuales reemplazarán a las cuentas corrientes bancarias que los organismos mantienen en los bancos autorizados para el giro de sus operaciones financieras y recibirán el nombre de Cuentas de Operación.
77
Los organismos dispondrán en forma diaria, de extractos individuales de cada cuenta de operación, de modo y contenido similar a los que emiten las instituciones bancarias a sus clientes para información y control de las operaciones y saldos.
El ingreso de los fondos se realizará a través de cuentas bancarias recaudadoras asociadas a las mencionadas cuentas de operación o mediante la boleta única de depósito, que permitirán identificar los recursos de distinto origen e imputación presupuestaria y contable.
En caso de utilizarse las cuentas recaudadoras, éstas recibirán depósitos por concepto de percepción de recursos y se debitarán al final del día transfiriendo el total ingresado a la Cuenta Unica del Tesoro, quedando sus saldos iguales a cero. Si por el contrario, se utiliza la boleta única de depósito, los recursos ingresarán directamente a la Cuenta Unica del Tesoro.
Los titulares de las cuentas de operación decidirán los pagos a realizar sobre la base de la deuda exigible y las cuotas de pago, enviarán dicha información al Tesoro Nacional y éste por intermedio del Agente Financiero del Gobierno, transferirá los fondos a los bancos pagadores, adheridos a la operatoria para su acreditación en las cuentas corrientes bancarias de los proveedores o beneficiarios de los pagos.
A través de la Cuenta Unica del Tesoro, deberán realizarse todos los pagos por las obligaciones de los organismos públicos que implica, normalmente, una reingeniería de los procesos tradicionales de pagos, lo cual no significa que en la Tesorería Nacional se van a centralizar las decisiones sobre cada uno de los pagos a realizarse. Dichas decisiones, dentro de los límites financieros establecidos en las cuotas de pago, deben descentralizarse hacia Tesorerías Institucionales, Locales o Regionales de los organismos, quedando en la Tesorería Nacional, la responsabilidad de efectivizar los pagos y llevar acabo la gestión financiera.
Por todas y cada una de las operaciones de la Cuenta Unica del Tesoro, se mantendrá un registro cronológico y analítico que se desagregará simultáneamente en registros auxiliares por cada cuenta de operación. A ese registro se denominará Libro Banco y al registro de las cuentas de operación Libretas.
El libro banco por cuenta corriente bancaria de la Tesorería Nacional será el auxiliar de primer grado del libro mayor de la cuenta “Banco” de la contabilidad general y las libretas serán los auxiliares de segundo grado.
La operatoria de la Cuenta Unica del Tesoro constituye un apoyo fundamental para la gestión de los fondos públicos, permitiendo su manejo unificado y transparente, facilitando además su administración inteligente. Así mismo,
78
producirá una significativa economía al reducir el número de cuentas corrientes bancarias para el movimiento de fondos y sus correspondientes comisiones y gastos bancarios.
Para lograr un eficiente manejo de este mecanismo es fundamental que todas las entidades estén enlazadas con el Tesoro Nacional por medio de líneas de comunicación de datos, a través de las cuales se realizarán todas las transacciones del Sistema. También deberá formar parte de la red de comunicación de datos, el Agente Financiero del Gobierno, en el que estará radicada la Cuenta Unica del Tesoro y los Bancos Pagadores.
Las tesorerías de los organismos podrán operar cuentas corrientes bancarias para manejo exclusivo de los llamados fondos rotatorios o cajas chicas, cuyos fondos estarán destinados a gastos menores y pago directo a los beneficiarios. Se prevé, en el modelo conceptual del sistema, la creación de mecanismos equivalentes para que se opere con una cuenta única en moneda extranjera y otra en moneda nacional, a través de las cuales se realizarán los pagos de acuerdo a la moneda de que se trate.
Elementos Básicos
Los elementos básicos de la operatoria de la Cuenta Unica del Tesoro son:
a) Cuentas Recaudadoras
Se denominan cuentas recaudadoras a las cuentas corrientes bancarias habilitadas exclusivamente para la recepción de fondos, contra estas cuentas no se podrá girar ningún pago y, al final del día, transferirán los fondos a la Cuenta Unica del Tesoro, por lo tanto, sus saldos siempre serán iguales a cero.
Las cuentas recaudadoras podrán clasificarse en:
Cuentas recaudadoras de impuestos, que se acreditarán con los depósitos de la recaudación tributaria y se debitarán con la distribución de ingresos de acuerdo a la normativa vigente en el País de que se trate.
Ejemplo: En Bolivia, se distribuye la recaudación basándose en las leyes de descentralización y participación popular y un porcentaje ingresa directamente al Tesoro. En Argentina, se distribuye la recaudación basándose en la Ley de Coparticipación y otras disposiciones específicas, un porcentaje ingresa directamente a la Cuenta Unica del Tesoro.
Cuentas Recaudadoras de la Tesorería Nacional en moneda nacional, que se acreditarán con los depósitos provenientes de la recaudación especial o propia que por ley perciba directamente el Tesoro y por las devoluciones de
79
gastos. Al final del día, transferirá el total recaudado a la Cuenta Unica del Tesoro.
Cuentas Recaudadoras de la Tesorería Nacional en moneda extranjera, que se acreditarán con los depósitos provenientes de la recaudación especial o propia que por ley perciba directamente el Tesoro o por devoluciones de gastos de operaciones en moneda extranjera. Al final del día, transferirá el total recaudado a la Cuenta Unica del Tesoro en moneda extranjera.
Cuentas de Recaudadoras de Recursos con Afectación Específica o especiales de los organismos, éstas cuentas tienen como titulares a las Direcciones Administrativas de los Organismos o a las Tesorerías Institucionales.
Se acreditarán con los depósitos provenientes de recursos con afectación específica o especiales y las devoluciones de gastos. Se debitarán al final del día con la transferencia a la Cuenta Unica del Tesoro del importe total acreditado. Contra estas cuentas no podrá efectuarse ningún pago.
Cuentas Recaudadoras de Recursos Propios de los Organismos, éstas cuentas tienen como titulares a las Direcciones Administrativas de los Organismos o a las Tesorerías Institucionales.
Se acreditarán con los depósitos provenientes de recursos propios y las devoluciones de gastos. Se debitarán al final del día con la transferencia a la Cuenta Unica del Tesoro del importe total acreditado. Por estas cuentas no podrá efectuarse ningún pago.
b) Cuentas de Gastos o Pagadoras
Se denominan cuentas de gastos o pagadoras, debido a que se acreditarán con las transferencias de las cuentas recaudadoras y se debitarán por los pagos que realiza la Tesorería Nacional y cada Tesorería Institucional, Local o Regional de los Organismos del Sector Público. Las cuentas de gastos o pagadoras se clasifican en:
Cuentas de Gastos o Pagadoras de la Tesorería General de la Nación en moneda nacional, éstas cuentas se acreditarán con las transferencias de todas las cuentas recaudadoras y se debitarán con la emisión de pagos, mediante transferencias u ordenes bancarias, cheques y notas. La Cuenta Unica del Tesoro se encuentra en esta clasificación.
Cuentas de Gastos o Pagadoras de la Tesorería General de la Nación en moneda extranjera, éstas cuentas se acreditarán con las transferencias de todas las cuentas recaudadoras en moneda extranjera y se debitarán con la emisión de pagos mediante, transferencias u ordenes bancarias, cheques y
80
notas de las operaciones en moneda extranjera. La Cuenta Unica del Tesoro en moneda extranjera se encuentra en esta clasificación.
Cuentas de Gastos o Pagadoras de Fondos Rotatorios o Cajas Chicas, éstas cuentas tienen como titulares a las Direcciones Administrativas de los Organismos o Tesorerías Institucionales, Locales o Regionales, se acreditarán por transferencias emitidas de la Cuenta Unica del Tesoro y se debitarán con la emisión de pagos mediante cheques.
Cuentas de Gastos o Pagadoras de las Tesorerías Institucionales, Locales o Regionales, éstas cuentas tienen como titulares a las Direcciones Administrativas de los Organismos o Tesorerías Institucionales, Locales o Regionales, se acreditarán por transferencias de las cuentas recaudadoras y se debitarán con la emisión de pagos mediante cheques.
Estas cuentas serán utilizadas por los organismos que no operen con la Cuenta Unica del Tesoro.
c) Cuentas de Operación
Estas cuentas no tendrán movimiento real en los bancos, serán creadas en el sistema de tesorería para reflejar individualmente las disponibilidades financieras de la Tesorería Nacional y de los Organismos como desagregaciones de la Cuenta Unica del Tesoro.
Se registrarán como créditos, los depósitos recibidos en las Cuentas Recaudadoras y, como débitos, los pagos emitidos contra la Cuenta Unica del Tesoro para determinar la situación financiera de la propia Tesorería y de cada uno de los organismos.
Existirán cuentas de operación por organismo y fuente de financiamiento y se elaborarán resúmenes diarios de movimientos y determinación de saldos, de manera similar a los extractos bancarios que emiten las instituciones financieras.
Las cuentas de operación se asemejan a la cartera de clientes en un banco, si los titulares de las cuentas son organismos descentralizados o empresas, los saldos de estas cuentas constituyen deudas de la Tesorería Nacional y se presentan como pasivos en el Balance General de la Administración Central.
Si los titulares de las cuentas son organismos de la administración central, los saldos de estas cuentas forman parte del activo disponible del Balance General de la Administración Central, con identificación del tipo de cuenta.
Las cuentas de operación siempre se relacionarán con una o varias cuentas corrientes bancarias recaudadoras.
81
d) Cuentas Nominales
Estas cuentas no tienen un movimiento real de fondos en los bancos, tampoco se relacionan con ninguna cuenta corriente bancaria recaudadora; serán creadas en el proceso de pagos de la Cuenta Unica del Tesoro cuando las Direcciones Administrativas de los organismos sean beneficiarios de otras Direcciones Administrativas; o sea, cuando se realicen pagos entre organismos y el organismo beneficiario no tenga una cuenta de operación para la fuente deFinanciamiento de la transacción.
Se acreditarán con la generación automática del registro de recursos como beneficiarios de ordenes de pago, siempre y cuando, no cuenten con la cuenta recaudadora para el origen o fuente de financiamiento de los recursos que perciben. Se debitarán mediante la emisión de ordenes bancarias por pagos de sus obligaciones en la operatoria de la Cuenta Unica del Tesoro.
Para estas cuentas, también se elaborarán resúmenes diarios de movimientos y determinación de saldo, de manera similar a los extractos bancarios que emiten las instituciones financieras y reflejarán la disponibilidad individual de los organismos, pero sin movimiento físico de fondos.
e) Boleta Unica de Depósito
La boleta única de depósito reemplaza a las cuentas recaudadoras, porque permite identificar directamente al titular del recurso, origen e imputación, mediante la lectura electrónica de la información que contiene.
Su formato debe ser sencillo para que el contribuyente pueda operarla sin dificultad y los bancos receptores lean su información en forma automática, uno de estos mecanismos es la lectura de códigos de barras que permite incorporar los datos dentro de la estructura del extracto bancario o mediante reportes electrónicos anexos.
Los fondos depositados acreditarán directamente la Cuenta Unica del Tesoro, y el sistema en el proceso de conciliación bancaria leerá la información e identificará las cuentas de operación que le correspondan a cada boleta única de depósito.
Este sería el mecanismo ideal de la percepción de recursos, pero aún la red bancaria de los países no está preparada para procesos electrónicos de alta tecnología, esperemos que en el futuro llegue a utilizarse una única boleta de depósito para la recaudación de fondos públicos, así como para la vinculación automática con los sistemas de ingresos públicos de impuestos internos y aduaneros.
82
Procedimientos de Registro y Operatoria de Recursos
Los diversos sistemas de recaudación, tanto de impuestos internos como aduaneros con afectación específica o especiales y de recursos propios provenientes de la venta de bienes o servicios, se asemejan en su operatoria, en la mayoría de los países de Latinoamérica.
A continuación presentaremos dos alternativas o etapas del desarrollo de los sistemas de los entes recaudadores y su vinculación con el Sistema Integrado de Administración Financiera.
a) Primera Etapa
Generalmente se inician con los depósitos que efectúan los contribuyentes en la red bancaria privada correspondiente al pago de tributos, aranceles aduaneros, compra de bienes y servicios, etc. Al final del día, los bancos privados transfieren la información de la recaudación al Banco Central para que se efectúe el clering bancario o el proceso de cámara compensadora. Una vez concluido dicho proceso, el Banco Central acredita los recursos en las Cuentas Recaudadoras previamente determinadas en el Agente Financiero del Gobierno, que puede ser el mismo Banco Central u otro banco público o privado.
El Agente Financiero del Gobierno elabora en forma diaria extractos bancarios de las cuentas recaudadoras y los envía por medio magnético a la Tesorería Nacional.
La Tesorería Nacional recibe los extractos bancarios y procesa la Conciliación Bancaria Automática. Este proceso lee la información del extracto bancario de la Cuenta Unica del Tesoro e identifica cada uno de los créditos con su cuenta recaudadora de origen; verifica importes, relaciona al titular y la imputación presupuestaria que le corresponde; genera automáticamente el registro de recursos; y acredita el Libro Banco de la Cuenta Unica y la Libreta de la Cuenta de Operación del titular de los fondos.
Si la cuenta recaudadora recibe depósitos por un solo concepto de ingresos, le corresponde una sola imputación de recursos y el registro se elabora en forma definitiva. Si la cuenta recaudadora de impuestos recibe depósitos por varios conceptos de ingresos le corresponderá una imputación global; el registro no será definitivo, porque deberá desagregarse posteriormente mediante una corrección.
El registro de recursos que se efectúa en forma automática y simultánea corresponde a:
La ejecución presupuestaria de recursos en el momento del percibido.
83
Se genera el asiento de partida doble en la Contabilidad General.
Se acredita el libro banco de la Cuenta Unica del Tesoro.
Se acredita la libreta de la Cuenta de Operación del titular de recurso.
Sin embargo, existen algunas cuentas recaudadoras que reciben depósitos por concepto de recursos con afectación específica o especiales y propios, que no generan el registro de recursos sino solamente, la acreditación en el Libro banco y la libreta correspondiente; debido a que, dicho registro se elaboró con anterioridad directamente en el Sistema de los Organismos. Las cuentas recaudadoras contienen una marca específica en las tablas básicas del sistema que indican si deben generar registro presupuestario y contable.
Segunda etapa
La segunda etapa está considerada como la ideal, aún no existe ningún país latinoamericano que haya logrado su desarrollo.
En esta segunda etapa se presupone que los Entes Recaudadores, como ser: Impuestos Internos o Dirección General Impositiva, Aduana y los restantes Organismos del Sector Público, han logrado el desarrollo completo de sus sistemas integrados de administración y la correspondiente vinculación informática con los sistemas de la red bancaria, a tiempo real.
Por lo tanto, los Entes Recaudadores de Impuestos contarán con información del contribuyente desde la liquidación del tributo y el momento de su depósito en el banco.
La Tesorería Nacional conocerá la recaudación diaria por imputación de recursos de cada banco privado, el importe que ingresa a la cámara compensadora del Banco Central y la acreditación que tendrá a las 24 horas en la Cuenta Unica del Tesoro.
Los organismos del Sector Público que reciben recursos con afectación específica o especiales y propios por la venta de bienes y servicios y otros conceptos, registrarán los mismos desde el momento de su facturación, o sea, el devengado de recursos y todo el proceso de cobro de facturas hasta el depósito del mismo en sus cuentas recaudadoras o mediante la boleta única de depósito o los cobros directos en sus Cajas.
Los Entes Recaudadores de Impuestos podrán llevar la cuenta corriente del Contribuyente y observar todo el proceso de cobro y el traspaso de información de los bancos privados al Banco Central y de éste al Agente Financiero del Gobierno, y conocerán oportunamente los gastos y comisiones bancarias para su registro.
84
La Tesorería Nacional contará con información oportuna sobre la recaudación para la elaboración de la programación financiera y cumplimiento de obligaciones.
La Contabilidad General, registrará oportunamente la ejecución presupuestaria de recursos y generará los asientos de partida doble, no solamente por el percibido, sino también, en algunos casos por el devengado de recursos.
Esta segunda etapa es la culminación del desarrollo del Sistema Integrado Modelo de Administración Financiera SIMAFAL II.
Procedimientos de Registro y Operatoria de Pagos
Son diversos los procedimientos que se efectúan para la operatoria de pagos mediante la Cuenta Unica del Tesoro. Se intentará mostrar los más generales que pueden adaptarse a cualquier país.
La realización de los pagos mediante la Cuenta Unica del Tesoro se realiza por etapas, y son las siguientes:
1. Selección de ordenes de pago
Selección de las ordenes de pagos es el procedimiento inicial que debe cumplir la Tesorería Nacional y cada Tesorería Institucional, Local o Regional de los Organismos que operen con la Cuenta Unica del Tesoro para la cancelación de la deuda que les compete.
Cada orden de pago indica quién es el organismo pagador y la cuota de pago se asigna por organismo pagador y fuente de financiamiento.
Generalmente, la Tesorería Nacional es responsable de gestionar los pagos del servicio de la deuda, sueldos, adquisiciones o contrataciones por montos elevados y apertura y reposición de fondos rotatorios o cajas chicas, retenciones impositivas, etc. Sin embargo, cada país tiene políticas propias para la delegación de responsabilidades del proceso de pagos, por este motivo el sistema deberá permitir la anotación de parámetros de acuerdo a las necesidades de cada país.
Los usuarios autorizados ingresarán al sistema, al menú “Selección de Ordenes de Pago”; la pantalla solicitará anotar los parámetros para el ordenamiento de la deuda, basándose en los criterios de prioridad definidos por las autoridades competentes.
Elegirán todos o algunos de los parámetros que se citan a continuación:
85
Fuente de financiamiento Tipo de documento Clase de gasto Fecha de vencimiento Organismo Tipo de beneficiario Beneficiario Un documento en particular
De acuerdo a los parámetros que se marquen, el sistema organizará las ordenes de pago y permitirá que el usuario establezca la forma de pago a cada una. Entre las formas de pagos tendremos:
Pago total por el monto de la orden de pago. Pago parcial sobre una o varias imputaciones para lo cual se deberá indicar
en cada imputación el monto a pagar. Pago parcial por un porcentaje del total. El sistema aplicará el porcentaje
automáticamente a cada imputación.
A continuación, el sistema mostrará la pantalla de selección de retenciones impagas que vencen ese día, el usuario deberá indicar aquellas que debe pagar.
A medida que el usuario va registrando las formas de pago de cada documento y elige las retenciones que debe pagar, el sistema verificará que exista saldo disponible de cuota de pago y disponibilidad de fondos en la LIBRETA de la cuenta de operación, si utiliza la operatoria de la Cuenta Unida del Tesoro o la disponibilidad de fondos en el Libro Banco de la cuenta bancaria contra la cual se girarán los pagos. Si está correcta la operación, efectuará registros provisorios tanto en control de cuotas de pago y en la Libreta o en el Libro Banco para reservar los saldos; caso contrario, indicará la deficiencia detectada para que se modifiquen los datos.
Concluida la selección, el sistema procesará y elaborará un reporte denominado “Programa de Prioridad de Pagos”.
El usuario podrá observar las ordenes de pago seleccionadas y la documentación que respalda cada una.
Si el usuario está de acuerdo con la selección habilitará la bandeja de firmas por nivel de responsabilidad y jerarquía para la autorización de la misma.
2.- Confirmación de la Selección
86
Diariamente, la autoridad competente en la Tesorería Nacional recibirá el cuadro Prioridad de Pagos para su autorización o confirmación; deberá ingresar al sistema, al menú “Confirmar Selección” y la pantalla mostrará las ordenes de pago y retenciones a pagar seleccionadas pendientes de confirmación.
Podrá observar las ordenes de pago, las retenciones y la documentación que respalda cada una. Si está de acuerdo, marcará la confirmación de la selección una por una o toda la selección en una sola vez; caso contrario, devolverá la información indicando los errores o cambios de decisión.
Con la marca de confirmación de la selección, el sistema automáticamente emitirá el medio de pago que corresponda a cada tipo de operación.
Transferencia, que significa la emisión de una orden bancaria, la misma que deberá tener un formato similar al cheque e indicará el nombre del beneficiario, banco, tipo y número de su cuenta corriente e importe.
Estos datos se obtendrán de la orden de pago seleccionada y se verificarán contra una tabla básica del sistema denominada “Tabla de Beneficiarios”. La actualización de esta tabla es responsabilidad exclusiva de la Tesorería Nacional o de la Contaduría Nacional y es de uso común para todos los componentes del Sistema.
En el momento de la emisión de las ordenes bancarias en la Tesorería Nacional, el sistema simultánea y automáticamente, realizará lo siguiente:
Anotará la fecha y hora de la operación. Asignará número secuencial o correlativo a cada orden bancaria. Disminuirá el saldo disponible de la cuota de pago. Efectuará registro presupuestario del pagado. Generará el asiento de partida doble en la contabilidad general
correspondiente al pagado. Registrará el débito confirmado en la Libreta de la cuenta de operación
que corresponda.
Si las ordenes de pago contienen bonificaciones o retenciones, éstas también se aplican en este momento.
Las bonificaciones son acuerdos con el beneficiario para reducción de costos si las cuentas se pagan antes de una fecha determinada. En este caso, el sistema generará automáticamente un menor gasto, disminuyendo el registro presupuestario del devengado y del compromiso y efectuará contraasientos de partida doble en la contabilidad general por el importe que se deduce.
Las retenciones son obligaciones a pagar por parte del beneficiario, en las cuales la Tesorería Nacional o las Tesorerías Institucionales ofician de agentes
87
de retención; por lo tanto, del importe a pagar a los beneficiarios se deduce el monto de las retenciones y los pagos se emiten por el líquido a pagar. La diferencia constituye una nueva deuda de la Tesorería Nacional o de las Tesorerías Institucionales de los Organismos, que se hará efectiva contra la retención, en su fecha de vencimiento, al beneficiario. El registro tanto presupuestario como de partida doble se genera por el importe total, o sea, líquido más las retenciones.
Cheque, excepcionalmente y a criterio exclusivo la Tesorería Nacional elegirá como medio de pago la emisión de un cheque a favor de los beneficiarios directos de las ordenes de pago.
Los cheques deberán imprimirse y entregarse directamente a los Beneficiarios.
Nota, es un medio de pago para beneficiarios del exterior y consiste en emitir una instrucción exclusiva al Agente Financiero del Gobierno donde radica la Cuenta Unica en moneda extranjera de la Tesorería Nacional para la transferencia de fondos al exterior, apertura de cartas de crédito o pago del servicio de la deuda pública.
De igual manera que los otros medios de pago indicados, la nota se emitirá a nombre del beneficiario de la orden de pago seleccionada y deberá contener los siguientes datos:
Tesorería Nacional o Tesorería Institucional. Fecha. Nombre Agente Financiero del Gobierno. Tipo de operación: Servicio de la Deuda o Apertura de Cartas de Crédito o
Transferencias al Exterior, etc. Cuenta corriente bancaria de débito. Cuenta corriente bancaria de débito para gastos y comisiones de la
transferencia. Beneficiario, Dirección, Banco, Tipo y Numero de Cuenta e Importe en
moneda extranjera. Descripción de la operación solicitada.
En algunos países, la legislación instruye que la Tesorería Nacional o las Tesorería Institucionales, locales o regionales, ordenadores de pagos deben aplicar cesiones o embargos; las cesiones son instrucciones expresas en las cuales los beneficiarios manifiestan el deseo de que sus pagos sean emitidos a nombre de otras personas naturales o jurídicas, y los embargos son instrucciones judiciales para que el pago que debe efectuarse a esos beneficiarios se emita contra las personas naturales o jurídicas que indica el Juez.
Los beneficiarios de las cesiones como de los embargos deben ser dados de alta en la Tabla de Beneficiarios del Sistema para que pueda efectuarse dicho
88
pago. De tal manera, en el momento de la emisión del medio de pago, el sistema automáticamente efectuará un cambio de nombre e indicará la aplicación de una cesión o embargo identificando la misma.
Solamente la Tesorería Nacional tendrá atribuciones de modificación de los medios de pago en circunstancias excepcionales.
3. Recepción de ordenes bancarias y notas
La Tesorería Nacional recibirá las ordenes bancarias y notas emitidas por los organismos que operan con la Cuenta Unica del Tesoro y por la propia Tesorería Nacional para su envío al Agente Financiero del Gobierno.
Los usuarios autorizados ingresarán al sistema, al menú “Recepción Ordenes Bancarias y Notas”; la pantalla solicitará indicar el organismo o mostrará todas las ordenes bancarias y notas recibidas pendientes de remisión al Agente Financiero del Gobierno.
La recepción de ordenes bancarias y notas será un proceso automático que se realizará cada vez que el sistema reciba dicha información. Este proceso validará la corrección de los datos del beneficiario y verificará si el importe a pagar cuenta con saldo disponible de cuota de pago y de la cuenta operativa contra la cual se gira el pago. Si la información está correcta, aceptará la recepción de ordenes bancarias; caso contrario, las devolverá indicando el código de error.
El usuario de la Tesorería Nacional solamente observará las ordenes bancarias y notas recibidas pero no podrá modificar ningún dato.
4. Envío de medios de pago al Agente Financiero del Gobierno
Existirán dos formas de envío de las ordenes bancarias y notas al Agente Financiero del Gobierno:
Envío simultáneo, significa que a medida que se reciben las ordenes bancarias y las notas, se transmiten al banco para el débito en la Cuenta Unica del Tesoro y el crédito en el banco pagador para la cuenta del beneficiario.
Envío mediante lotes, significa que cada cierto espacio de tiempo, cinco, diez, minutos, el sistema clasifica las ordenes bancarias y notas recibidas por el Banco Pagador y transmite al agente financiero del Gobierno por lotes; el débito en el Libro Banco de la Cuenta Unica del Tesoro se efectúa por el importe de cada lote y en las Libretas de las cuentas de operación por el detalle.
EL detalle de las ordenes bancarias emitidas se transmite al Banco Pagador para el crédito en las cuentas de los beneficiarios.
89
5. Respuesta del Agente Financiero del Gobierno
El agente financiero del Gobierno recibirá los lotes o las ordenes bancarias y notas, revisará su consistencia dentro de las medidas de seguridad adoptadas; y, si todo está correcto, efectuará el débito en la Cuenta Unica del Tesoro y enviará la información a cada banco pagador y una respuesta de conformidad a la Tesorería Nacional. En caso de detectar algún error, no debitará la Cuenta Unica del Tesoro, tampoco comunicará a los bancos pagadores y enviará el error detectado a la Tesorería Nacional.
El sistema en la Tesorería Nacional si recibe respuesta confirmada, esperará al final del día la recepción del extracto bancario para efectuar el proceso de Conciliación Bancaria. Si por el contrario, recibe respuesta con error, en forma automática anulará la operación y comunicará a la Tesorería Institucional del Organismo que corresponda.
6. Bancos Pagadores
Por su parte, los Bancos Pagadores recibirán del Agente Financiero del Gobierno o directamente de la Tesorería Nacional, la información conteniendo el detalle de las ordenes bancarias y notas, verificarán su consistencia mediante la aplicación de los procesos de seguridad, comprobarán que el importe a pagar ha sido acreditado en su cuenta bancaria y, si todo está correcto procederán a efectuar el crédito correspondiente en las cuentas corrientes bancarias de cada beneficiario.
Si por el contrario, detectaran algún error, que puede ser de nombre del beneficiario, tipo y número de cuenta corriente, cierre de dicha cuenta, etc., marcarán el error en las ordenes bancarias o notas.
Concluido el proceso informaran el resultado de las operaciones al Agente Financiero del Gobierno y a la Tesorería Nacional.
El Agente Financiero del Gobierno, en caso de existir errores, deberá efectuar un crédito en la Cuenta Unica del Tesoro y un débito en la cuenta bancaria del Banco Pagador por los importes de las ordenes bancarias o notas rechazadas.
El sistema en la Tesorería Nacional recibirá el detalle de ordenes bancarias o notas; si la operación se realizó satisfactoriamente, en forma automática marcará en las ordenes bancarias el cumplimiento de la operación, si existieran rechazos de ordenes bancarias o notas, procederá a anular la operación de pago.
7. Emisión Recibo de Pago
90
Los usuarios autorizados ingresarán al sistema, al menú “Emisión Recibo de Pago”, la pantalla mostrará las siguientes opciones: Ο Ordenes BancariasΟ Notas
El sistema buscará las ordenes bancarias o las notas que cuenten con la marca de operación concluida y elaborará el Recibo de Pago en un formato previamente establecido e indicando los siguientes datos:
Fecha de Pago Código y Nombre del Beneficiario Organismo Número de Orden de Pago Número de Factura Importe Banco y número de Cuenta Bancaria Fecha de acreditación del Banco Pagador
Los recibos de pago se imprimirán, firmarán y entregarán al beneficiario personalmente o se enviarán por correo u otro medio de comunicación.
8. Impresión de Medios de Pago
Confirmada la selección y emitidos los medios de pago, los usuarios autorizados ingresarán al sistema, al menú “Impresión de Medios de Pago”; la pantalla mostrará las siguientes opciones
Ο ChequesΟ Notas
Si marca cheques, el sistema mostrará los cheques emitidos pendientes de impresión. El usuario es responsable de verificar la información, instruir la impresión de los cheques y habilitar la bandeja de firmas por nivel de responsabilidad y jerarquía.
Si marca Nota, el sistema mostrará las notas emitidas, el usuario responsable deberá verificar la información, instruir la impresión de las notas y habilitar la bandeja de firmas por nivel de responsabilidad y jerarquía.
Cuando se imprimen los cheques y notas, el sistema simultánea y automáticamente realizará lo siguiente:
Anotará la fecha y hora de la operación. Asignará número secuencial o correlativo a cada cheque o nota. Disminuirá el saldo disponible de la cuota de pago. Efectuará registro presupuestario del pagado.
91
Generará el asiento de partida doble en la contabilidad general correspondiente al pagado.
Registrará el débito confirmado en el Libro Banco de la cuenta bancaria que corresponda.
Si las ordenes de pago contienen bonificaciones o retenciones, éstas también se aplican en este momento.
Las bonificaciones son acuerdos con el beneficiario de reducción de costos si se pagan antes de una fecha determinada, en este caso el sistema generará automáticamente un menor gasto, disminuyendo el registro presupuestario del devengado y del compromiso, y efectuará contraasientos de partida doble en la contabilidad general por el importe que se deduce.
Las retenciones son obligaciones a pagar por parte del beneficiario, en las cuales la Tesorería Nacional o las Tesorerías Institucionales ofician de agentes de retención; por lo tanto, del importe a pagar a los beneficiarios se deduce el monto de las retenciones y los medios de pago se emiten por el líquido a pagar. La diferencia constituye una nueva deuda de la Tesorería Nacional o de las Tesorerías Institucionales de los Organismos que se hará efectiva con la retención a su fecha de vencimiento, al beneficiario. El registro tanto presupuestario como de partida doble se genera por el importe total, o sea, el líquido más las retenciones.
9. Firma Medios de Pago
Emitidos e impresos los cheques y las notas, deberán firmarse por los responsables autorizados, para lo cual ingresarán al sistema, al menú “Firma de Medios de Pago”; la pantalla mostrará los cheques y notas pendientes de firma.
Los responsables podrán observar la documentación que respalda cada operación y marcarán en el sistema la firma de los medios de pago uno por uno o todos en una sola vez. Simultáneamente, deberán firmar físicamente los cheques y las notas impresas.
Firmados los cheques y las notas se remitirán a la Caja para su entrega a los beneficiarios o envío al Agente Financiero del Gobierno o Banco Comercial para su proceso de pago.
10. Entrega o Envío de Medio de Pago
Los cheques firmados permanecerán en la Caja de la Tesorería Nacional para su entrega al Beneficiario. Cuando éstos se presenten, el usuario autorizado ingresará al sistema, al menú “Entrega de Cheques”; la pantalla solicitará anotar el número de cheque; entonces se podrá observar la documentación que respalda la operación; y, previa carga de la identificación de la persona presente marcará la entrega del cheque.
92
Con esta marca el sistema emitirá el recibo de pago, el cajero imprimirá, firmará y entregará el recibo al beneficiario como constancia de la operación de pago.
Las notas firmadas se enviarán al Agente Financiero del Gobierno para su correspondiente proceso, el usuario autorizado ingresará al sistema, al menú “Envío de Notas”; la pantalla mostrará las notas pendientes de remisión, así podrá observarse la documentación que respaldan las operaciones y marcará el envío de las notas al Agente Financiero del Gobierno.
11. Anulación de la selección de ordenes de pago
El sistema contará con opciones que permitan la anulación de una selección de ordenes de pago, la desconfirmación y la anulación de los medios de pago, siempre y cuando el pago no se hubiere efectivizado, es decir, si no se transmitieron las ordenes bancarias, no se entregaron los cheques o no se enviaron las notas. En caso contrario el sistema no permitirá ninguna modificación al proceso de pago.
La anulación generará de acuerdo a la instancia en la que se produzca, los contraasientos respectivos, dejando otra vez a las ordenes de pago en estado devengado, no se anulará el gasto sino solamente la operación de pago.
El sistema contará con la información detallada de las acciones de los usuarios, tanto de selección, emisión y confirmación de pagos como de anulaciones, de manera que podrá observarse por pantalla la labor realizada por cada uno de los funcionarios autorizados a la operatoria de pagos.
Existirá otra opción de anulación de pago, pero se realizará en forma totalmente automática sin intervención de usuarios, cuando el Agente Financiero del Gobierno informe errores en la transmisión de ordenes de banco o los bancos pagadores indiquen errores de consistencia o de identificación de los beneficiarios.
Estados de los medios de pago
En los procedimientos y operatoria de pagos, los medios de pago adquieren estados que se relacionan con el registro de las operaciones, tales como:
Emisión, éste estado generará el medio de pago y podrá observarse en pantalla. Dicha acción se produce en el momento de la confirmación o aprobación de la selección de ordenes de pago y en forma simultánea se efectúan todos los registros ya mencionados.
Impresión, éste estado se marca en el sistema para conocimiento de la fecha y hora de impresión y el tiempo que demoran las firmas por los responsables.
93
En caja o Cartera, éste estado indica el instante en el cual los cheques se encuentran firmados y en disponibilidad de entregar a los beneficiarios.
Envío o entrega, éste estado marca el instante en el cual se envían las ordenes bancarias y las notas al Agente Financiero del Gobierno y el instante en el cual se entregaron los cheques a los beneficiarios.
Cobro efectivo, éste estado se refleja en el extracto bancario y demuestra la fecha en la cual se acreditaron las ordenes bancarias en las cuentas de los beneficiarios, se transfirieron al exterior las notas y se cobraron los cheques.
La identificación de los estados de los medios de pago son fundamentales para el proceso de Conciliación Bancaria que veremos a continuación.
94
CAPITULO IV
CONCILIACION BANCARIA AUTOMATICA
El proceso diario de la conciliación bancaria automática tiene como objetivo obtener la SITUACION FINANCIERA DISPONIBLE DE LA TESORERIA NACIONAL, que será el resultado del movimiento de fondos, tanto de ingresos como de egresos.
Para lograr este objetivo, el proceso de Conciliación Bancaria, comparará los movimientos de créditos y débitos de cada cuenta corriente bancaria informados en los extractos bancarios que emitirá el Agente Financiero de Gobierno, con los registros de recursos, pagos y transferencias registrados en el Libro Banco, generará la aplicación del registro de recursos y gastos; y establecerá en forma diaria, el saldo disponible de la Tesorería Nacional por cuenta corriente y finalmente la Situación Financiera total.
De igual manera, identificará el detalle de movimientos registrados en el Sistema, que aún no han llegado al Banco o se encuentran en tránsito (depósitos, cheques, ordenes bancarias, notas) y movimientos efectuados por el banco que no cuentan con registro en el Sistema, llamadas INCONSISTENCIAS.
Con base en la información de los extractos bancarios de las cuentas recaudadoras, el proceso de Conciliación Bancaria generará automáticamente el registro de la ejecución presupuestaria de recursos; elaborará los asientos de partida doble en la contabilidad general; y registrará el crédito respectivo en el libro banco de la Cuenta Unica del Tesoro y en la libreta de la cuenta de operación que corresponda.
Así mismo, el proceso de conciliación bancaria leerá en los extractos los códigos de movimientos que correspondan a débitos por comisiones bancarias, aportes a organismos y otros debidamente identificados; verificará que no exista registro para estos movimientos en el libro Banco; buscará en las tablas básicas de vinculación de códigos, la imputación presupuestaria de gastos; registrará la ejecución presupuestaria de gastos en las etapas de compromiso, devengado y pagado; generará los asientos de partida doble en la contabilidad general; registrará los movimientos en el Libro Banco o en la Libreta; y, finalmente, conciliará los movimientos del extracto con los registros en el libro banco o libreta.
La información sobre la disponibilidad financiera es la base para la programación de pagos y el cumplimiento de obligaciones de la Tesorería Nacional. Disponer de la misma en tiempo y forma es imprescindible para poder desarrollar esas tareas con eficiencia.
95
El proceso de conciliación bancaria estará compuesto de los siguientes módulos:
Tablas Básicas
A través de esta función se crearán las tablas básicas que permitirán codificar los atributos de los principales componentes y establecer vinculaciones entre codificaciones básicas.
Las principales tablas básicas serán las siguientes:
Tipo de cuentas corrientes bancarias
Se caracteriza por las operaciones que se efectúan sobre las cuentas y es uno de los atributos que contribuye a determinar su clasificación. Se conoce como tipo de cuentas a las denominadas: recaudadoras, de gastos o pagadoras y mixtas.
Clasificación de Cuentas bancarias
La clasificación se asocia a las cuentas corrientes bancarias para agruparlos según atributos comunes y asociar luego procesos a dichos grupos.
Cuentas corrientes bancarias
En esta tabla básica se registran todas las cuentas corrientes bancarias oficiales, cuyo titular puede ser la Tesorería Nacional o cada uno de los Organismos del Sector Público.
Para cada cuenta se incorporan atributos necesarios para determinar el tipo de operaciones que se registran en la cuenta, el titular y la especificación de la imputación presupuestaria según corresponda aplicar recursos o gastos de operaciones que reflejen los extractos bancarios de dichas cuentas.
Códigos de registro del Libro Banco
Estos códigos se asignarán a los movimientos de créditos y débitos que se registrarán en el libro banco de cada cuenta corriente bancaria y en las libretas de cada cuenta de operación, cuentas nominales y otras propias de la operatoria de la Cuenta Unica del Tesoro.
Códigos de movimiento bancarios internos
Estos códigos caracterizan las operaciones bancarias de débitos y créditos que necesita discriminar el proceso de Conciliación Bancaria. Será una codificación interna o propia que se aplicará para convertir los códigos que utilizan los bancos en sus extractos y que difieren de un banco a otro, pues no existe un estándar de utilización general.
96
Códigos de movimiento bancarios externos
Estos son códigos que cada banco asigna a las operaciones de débitos y créditos que comunica en sus extractos. Estos códigos son propios de cada institución bancaria.
Vinculación de códigos bancarios internos y externos
Para interpretar las operaciones que los bancos remiten en sus extractos será necesario asociar o traducir cada código de movimiento que utilizan los bancos a un código interno y único para cada tipo de operación, definido por el usuario que administre las cuentas bancarias.
Vinculación entre códigos del libro banco y los registros del Sistema Integrado de Administración Financiera
Esta vinculación permite asociar uno o varios tipos de registro del Sistema Integrado de Administración Financiera a un código de registro del libro banco y de las libretas. Si son varios los tipos de registro que se asocian deberán representar el mismo tipo de débito o de crédito. Esto facilita la visualización de operaciones comunes consultando por un único código de movimiento del libro banco o de la libreta, que puede estar respaldado por distintos tipos de registro del Sistema.
También permitirá que el agregado de nuevos tipos de registro a los circuitos del Sistema o la eliminación de alguno existente o su reemplazo por otro se pueda incorporar a través de esta tabla de vinculación sin necesidad de efectuar modificaciones al proceso.
Procesos asociados a un movimiento bancario.
A cada código de movimiento bancario interno se le asociará si corresponde, los procesos que se ejecutan cuando ese movimiento se informe en el extracto y se produzca su conciliación.
Estos procesos se refieren a la generación de registros que aplican ingresos o gastos y a la actualización de las libretas de las cuentas de operación.
Vinculación entre movimientos bancarios internos y códigos del libro banco y de las libretas.
Esta vinculación permitirá determinar qué movimientos bancarios del extracto se relacionan con un código del libro banco o libreta para su conciliación.
El sistema contará con procedimientos de Alta, Baja y Modificaciones de las tablas básicas y sus parámetros asociados.
97
Para registrar Altas, el sistema solicitará la carga de la información necesaria para crear nuevos registros.
Para registrar Bajas, el sistema solicitará indicar la información que a partir de ese momento invalidará su utilización, no borrará los datos porque en algún momento anterior tuvo que relacionarse con operaciones efectuadas.
Para registrar Modificaciones, el sistema solicitará anotar los cambios de parámetros, de igual manera que en el caso anterior, no borrará los datos anteriores, simplemente invalidará su utilización.
Carga de Extractos Bancarios
Esta función será la encargada de recibir los extractos bancarios remitidos por los Bancos o Agentes Financieros del Gobierno y efectuar las validaciones para su aceptación o rechazo.
Cada extracto bancario corresponderá a una cuenta bancaria. La recepción de los extractos deberá efectuarse en forma diaria y de todas las cuentas bancarias de la Tesorería Nacional y de los Entes Recaudadores, aún cuando no registren movimientos.
La remisión de extractos bancarios se podrá efectuar en forma automática mediante el uso del correo electrónico, línea directa u otro medio de comunicación o por disquetes. El sistema deberá efectuar las validaciones para su aceptación o rechazo.
El usuario autorizado ingresará al sistema, al menú “Recepción de Extractos Bancarios”, la pantalla solicitará identificar la procedencia del extracto, banco o Agente Financiero del Gobierno.
Si la recepción de extractos fue automática, el usuario solamente observará en pantalla el resultado de las validaciones de los extractos; si la recepción de extractos fue mediante disquetes, incorporará los mismos al sistema. El proceso de Conciliación Bancaria al recibir los extractos, ya sea en forma automática o mediante disquetes efectuará las siguientes validaciones:
Que la cuenta corriente bancaria o la cuenta de operación esté registrada en el sistema como cuenta activa y que su titular sea el organismo que procesa la conciliación.
Que el saldo inicial informado sea igual al saldo final del día inmediato anterior
Que cada operación informada y el saldo que generan sean válidos.
98
Una vez recepcionados los extractos, el sistema convertirá los códigos de movimiento externo en códigos de movimiento interno que le corresponda, para mantener un estándar interno único.
Conversión no significa reemplazo. El sistema guardará el extracto original exactamente como fuera recibido y asociará los códigos internos solamente para el proceso de conciliación bancaria, los usuarios podrán observar en pantalla los extractos, comparar con el papel impreso de los extractos y observar los códigos internos asociados.
Este mecanismo permitirá utilizar el proceso de conciliación bancaria en cualquier país o incorporar nuevos bancos sin que represente realizar modificaciones al sistema.
Conciliación Automática
Recepcionados los extractos de las cuentas bancarias y convertidos los códigos externos en códigos internos de los movimientos de créditos, débitos y transferencias, el sistema estará en condiciones para efectuar el proceso de conciliación bancaria propiamente dicho.
El usuario autorizado ingresará al sistema, al menú “Procesar Conciliación Bancaria”; la pantalla solicitará marcar la instrucción de realizar el proceso.
Para cada cuenta bancaria se comparan los débitos y créditos informados en el extracto con los registros de ingresos y egresos del libro banco del Sistema para conciliar aquellos que se correspondan y ejecutar la registración automática de recursos y gastos cuando sea pertinente.
La conciliación de movimientos del libro banco con el extracto bancario y viceversa, corresponderán a una instancia de conciliación, para la cual el sistema asignará un número cronológico y secuencial, fecha y hora, de tal forma que, cada conciliación o desconciliación se observe en pantalla en cualquier momento.
Este proceso se efectúa en el siguiente orden:
Conciliar códigos y contracódigos del extracto
El proceso leerá en el extracto los movimientos que representen contracódigos para cada uno de ellos; buscará el movimiento correspondiente al código, cuyo importe y número de comprobante coincidan y que esté sin conciliar. De cumplirse esta condición se conciliarán ambos movimientos.
Conciliar códigos y contracódigos del libro banco
El proceso leerá en el libro banco los movimientos que representen contracódigos para cada uno de ellos; buscará el movimiento correspondiente
99
al código cuyo importe y número de comprobante coincidan y que esté sin conciliar. De cumplirse esta condición se conciliaran ambos movimientos.
Los contracódigos registrados en el libro banco se deberá a anulaciones de operaciones de pago o desconfirmación de registro de recursos.
Conciliar códigos de transferencias entre cuentas
El proceso leerá en el extracto los movimientos cuyos códigos indiquen que son transferencias entre cuentas, buscará el extracto de la cuenta informada como contraparte y, si el número de comprobante y el importe coinciden, registrará el crédito o el débito en el libro banco de ambas cuentas y conciliará la operación.
Conciliar códigos de transferencias de cuentas recaudadoras a la Cuenta Unica del Tesoro
El proceso leerá en el extracto de la Cuenta Unica del Tesoro, los movimientos cuyos códigos indiquen que son transferencias de cuentas recaudadoras, buscará el extracto de la cuenta informada como contraparte y, si el número de comprobante y el importe coinciden, efectuará lo siguiente:
Registrará la ejecución presupuestaria de recursos en el momento del percibido, obteniendo la información de las tablas básicas de vinculación de códigos de movimiento con la imputación de recursos.
Generará los asientos de partida doble que correspondan
Conciliará los movimientos del extracto con el libro banco de la Cuenta Unica del Tesoro y en la libreta de la cuenta de operación que corresponda.
Conciliar códigos de débitos en el extracto con el libro banco o la libreta
El proceso leerá en el extracto de la Cuenta Unica del Tesoro los códigos de movimientos que corresponden a débitos, buscará en el Libro banco el código vinculado; y, si coincide el número de comprobante e importe, conciliará los movimientos.
En caso que el envío de las ordenes bancarias y notas al Agente Financiero del Gobierno se efectúe por lotes, el proceso de conciliación bancaria verificará la relación entre cada débito y el detalle de los medios de pago emitidos y enviados.
Conciliar códigos de débitos por gastos y comisiones bancarias y otros debidamente identificados.
100
Los débitos por gastos y comisiones bancarias, aportes directos a organismos y otros, no tendrán registro en el libro banco porque se realizan directamente en el Banco o Agente Financiero del Gobierno; la Tesorería Nacional los conoce al recibir los respectivos extractos.
El proceso de conciliación bancaria leerá en los extractos, los códigos de movimientos que corresponden a débitos por comisiones bancarias, aportes a organismos y otros debidamente identificados, verificará que no exista registro para estos movimientos en el libro banco de la misma cuenta y efectuará lo siguiente:
Buscará en las tablas básicas de vinculación de códigos, la imputación presupuestaria de gastos.
Registrará la ejecución presupuestaria de gastos en las etapas de compromiso, devengado y pagado.
Generará los asientos de partida doble en la contabilidad general.
Registrará los movimientos en el Libro Banco.
Conciliará los movimientos del extracto con los registros en el libro banco.
Conciliar otros códigos
El proceso leerá en el extracto los movimientos no conciliados; buscará en el libro banco contra cuál se lo debe comparar de acuerdo a la tabla de vinculación de códigos y, si el número de comprobante e importe coincide, se conciliarán los movimientos.
Códigos erróneos.
Si en el proceso de conciliación se detectaran códigos erróneos registrados en el extracto bancario, estos deberán comunicarse al banco o Agente Financiero del Gobierno emisor del extracto para su corrección en los extractos posteriores como movimientos con contracódigos.
Los errores detectados se grabarán en una tabla especial que permitirá auditar la gestión de los bancos y del Agente Financiero del Gobierno respecto de estos movimientos.
Saldo Disponible de la Tesorería Nacional
Concluido el proceso de conciliación bancaria, el sistema generará un cuadro que mostrará el saldo disponible total , desagregado por Banco y cuenta bancaria, las operaciones en tránsito y las inconsistencias o movimientos pendientes de
101
registro en el Sistema, podrá observarse el detalle de las operaciones y los documentos que respaldan cada registro.
Este cuadro representará un estado de situación que podrá ser consultado en cualquier momento con solo citar la fecha. El sistema no permitirá ningún tipo de modificación al cuadro o reporte que presente el Saldo Disponible de la Tesorería Nacional.
Regularización de Inconsistencias
El sistema contará con una función que permita regularizar en forma manual inconsistencias que no puedan conciliarse en el proceso automático, para lo cual el usuario autorizado ingresará al sistema, al menú “Regularización de Inconsistencias”; la pantalla solicitará marcar una de las casillas siguientes:
Libro Banco versus Libro Banco Extracto versus Extracto Libro Banco versus Extracto Transferencias Alta de Registros en el Libro Banco Si marca las casillas de Libro Banco versus Libro Banco y/o Extracto versus Extracto, el sistema solicitar, cargar o elegir la siguiente información:
La Cuenta Bancaria El código de movimiento de efecto crédito, el número de comprobante e
importe El código de movimiento de efecto débito, el número de comprobante e importe
La pantalla mostrará la información elegida, si el usuario está de acuerdo, marcará los movimientos como conciliados.
Si marca la casilla Libro Banco versus Extracto, el sistema solicitará cargar o elegir la siguiente información: La Cuenta Bancaria El registro del libro banco, código de movimiento, el número de comprobante e
importe El registro del extracto bancario, código de movimiento, número de
comprobante e importe
La pantalla mostrará la información elegida, si el usuario está de acuerdo, marcará los movimientos como conciliados.
Si marca la casilla Transferencias, el sistema solicitará cargar o elegir la siguiente información:
102
La Cuenta Bancaria receptora de la transferencia, el registro del extracto bancario, el número de comprobante y el importe.
La Cuenta Bancaria emisora de la transferencia, el registro del extracto bancario, el número de comprobante e importe.
La pantalla mostrará la información elegida, si el usuario está de acuerdo marcará los movimientos como conciliados. La marca de movimientos conciliados producirá el registro correspondiente en el libro banco de la cuenta receptora y de la cuenta emisora, la instancia de conciliación guardará como conciliados los cuatro movimientos.
Si marca la casilla Alta de Registros en el Libro Banco, el sistema solicitará cargar o elegir la siguiente información:
La Cuenta Bancaria El registro del extracto bancario, código de movimiento, el número de
comprobante e importe. Los tipos de registros de recursos o gastos, relacionados con el código de
movimiento del extracto.
La pantalla mostrará los tipos de registro de recursos o gastos relacionados con el código de movimiento del extracto que no tenga registro en el libro banco (Ejemplo, devolución de gastos, débitos por comisiones bancarias, etc.); el usuario deberá elegir el número de registro e importe y marcar la operación como conciliada.
La marca de la conciliación producirá el registro correspondiente en el libro banco de la cuenta indicada y guardará la instancia de conciliación de los movimientos elegidos.
Por cada regularización manual efectuada, el sistema guardará la instancia de conciliación en un archivo que reflejará históricamente la operación por número correlativo o secuencial, fecha y hora y el detalle de los movimientos, de tal manera, que en las consultas se pueda observar cuales movimientos fueron conciliados manualmente y la documentación de respaldo.
Desconciliación
El sistema contará con una función que permita desconciliar movimientos en forma manual, debido a errores que se puedan presentar, para lo cual el usuario requerirá de una clave especial de acceso al sistema, al menú “Desconciliación”; la pantalla solicitará anotar la siguiente información:
La Cuenta Bancaria El registro del extracto bancario, código de movimiento, el número de
comprobante e importe o,
103
El registro del Libro Banco, código de movimiento, número de comprobante e importe.
La pantalla mostrará la instancia de conciliación elegida, si el usuario está de acuerdo, marcará los movimientos como desconciliados, volviendo las operaciones a su estado original. Por cada desconciliación manual efectuada, el sistema guardará un archivo que reflejará históricamente la operación por número correlativo o secuencial, fecha y hora y el detalle de los movimientos, de tal manera que en las consultas se pueda observar cuales movimientos fueron desconciliados manualmente y la documentación de respaldo.
Ajuste de Saldos
El sistema contará con una función que permita efectuar ajustes de saldos bancarios. Esta opción será utilizada para el registro del saldo inicial del libro banco de cada cuenta y para alguna transacción excepcional, para lo cual, el usuario requerirá de una clave especial de acceso al sistema, al menú “Ajuste de Saldos Bancarios”; la pantalla solicitará anotar la siguiente información:
La Cuenta Bancaria Código de movimiento Importe
Con base en el código de movimiento elegido, el sistema elaborará automáticamente un asiento de partida doble y mostrará la transacción en pantalla para que el usuario responsable revise y si está de acuerdo, marque la aceptación de la operación.
La marca de la aceptación de la operación, aprobará el asiento de partida doble para su registro en la contabilidad general y anotará el movimiento en el Libro Banco de la cuenta indicada.
Este tipo de operaciones no modificará bajo ninguna circunstancia los extractos bancarios, solamente afectará a los saldos del libro banco de la cuenta indicada. Por cada ajuste de saldos efectuado, el sistema guardará un archivo que reflejará históricamente la operación por número correlativo o secuencial, fecha y hora y el detalle de los movimientos, de tal manera que en las consultas se pueda observar los ajuste manuales y la documentación de respaldo.
El Libro Banco
El libro Banco es un auxiliar de la Contabilidad General, en el cual se registran las operaciones relacionadas con movimientos de fondos en cuentas corrientes bancarias.
104
El mismo constituye un registro analítico de la cuenta Banco del libro Mayor de la Contabilidad General.
El libro Banco comienza a operar el primer día hábil de cada ejercicio con la carga del saldo inicial que a su vez es el saldo final del ejercicio anterior.
A partir de ese momento, el registro de operaciones es secuencial; es decir, que las operaciones se incorporan a continuación unas de otras sin intercalación, por más que simultáneamente se proceda a registrarlos en otros procesos con diferentes fechas.
Cada operación registrada en el libro Banco incide en el saldo que debe quedar reflejado simultáneamente con cada movimiento.
El cierre de operaciones será diario y su saldo debe ser igual al inicial del día siguiente.
Se utilizará una tabla de códigos de movimiento para identificar las operaciones, que a su vez estará vinculada con los códigos de movimientos bancarios internos.
Todas y cada una de las operaciones de movimiento de fondos se registrarán en el Libro Banco en forma cronológica y secuencial y en la fecha e instante en que se produce el registro.
El Libro Banco que corresponda a la Cuenta Unica del Tesoro se desagregará en Libretas por cada cuenta de operación interna.
El libro banco por cuenta corriente bancaria de la Tesorería Nacional será el auxiliar de primer grado del libro mayor de la cuenta “Banco” de la contabilidad general y las libretas serán los auxiliares de segundo grado.
Las libretas mantendrán la misma estructura y metodología que el Libro Banco con la diferencia que emitirán extractos de movimientos para su conciliación en cada uno de los organismos titulares de las cuentas de operación.
Consultas e Informes Gerenciales
El módulo de conciliación bancaria contará con funciones específicas para la obtención de consultas e informes en pantalla y reportes para impresión, tales como:
Saldo disponible total de la Tesorería Nacional
El estado de conciliación bancaria contará con tres tipos de consulta en pantalla o impresas que contendrán la información que se detalla a continuación:
105
1. - Saldo Disponible por Banco y Cuenta Corriente
El sistema pedirá la anotación del ejercicio y la fecha que se desea consultar.
Buscará la información solicitada y mostrará en pantalla todas las cuentas corrientes bancarias de la Tesorería Nacional ordenadas por banco, la descripción de cada una y el saldo disponible a la fecha solicitada.
Se entiende como saldo disponible al importe obtenido después del último proceso de conciliación.
Dicho saldo se obtiene a partir de los saldos en el extracto bancario más los depósitos en tránsito y menos los cheques, ordenes bancarias y notas aún no debitadas por el Banco; y, los saldos en el libro banco mas créditos y menos débitos del banco inconsistentes o movimientos no registrados en el Sistema. En resumen, esta pantalla reflejará el resultado obtenido a la fecha solicitada o del último proceso de conciliación de cada cuenta corriente.
2. - Conciliación Bancaria
Esta pantalla, que muestra el Estado de Conciliación Bancaria propiamente dicho, se habilita situándose con el cursor en la cuenta corriente que se desea consultar de la pantalla anterior.
Contendrá para un ejercicio, banco y cuenta corriente, a una fecha determinada la siguiente información:
Saldo a la Fecha
En la columna del Sistema se reflejará el saldo final del libro banco, a la fecha de proceso del extracto bancario del día requerido en la consulta o del último proceso de conciliación efectuado.
En la columna del Banco se reflejará el saldo final del extracto bancario correspondiente al día requerido en la consulta o del último proceso de conciliación efectuado.
Créditos o Depósitos en tránsito
En este espacio se reflejará la sumatoria de los registros de recursos, desafectaciones y anulaciones que estuvieran registrados en el libro banco pendientes de conciliar.
106
Cheques, Ordenes Bancarias y Notas - Débitos en tránsito
En este espacio se reflejará la sumatoria de los cheques y ordenes bancarias o notas, registrados en el libro banco, pendientes de conciliar porque aún no han sido informados en el extracto.
Inconsistencias – créditos y débitos varios
En este espacio se reflejará la sumatoria de los créditos y débitos informados en el extracto bancario que se encuentren pendientes de conciliación, porque aún no se han registrado en el Sistema.
3.- Desagregacion de las Operaciones en Transito e Inconsistencias por Tipo de Registro o Código de Movimiento.
Esta pantalla se habilitará situándose con el cursor en la clase de operación en tránsito o inconsistencia que se desea desagregar, mostrará dicha desagregación en forma de ventana superpuesta, de la siguiente manera:
En el caso de créditos o depósitos en tránsito la desagregación permitirá observar por cada movimiento el tipo de registro, el número de comprobante, el importe individual y la sumatoria total que deberá ser igual al importe reflejado en la pantalla anterior.
En el caso de ordenes bancarias, cheques o notas en tránsito la desagregación permitirá observar el número de orden bancaria, cheque o nota, beneficiario e importe y su estado, que puede ser enviado al banco o entregado al beneficiario. La sumatoria total deberá ser igual al importe reflejado en la pantalla anterior.
En el caso de Inconsistencias o movimientos no conciliados por falta de registro en el sistema, se desagregará en primera instancia por código de movimiento y después cada uno de ellos por fecha, número de comprobante e importe.
Las sumatoria por código y la total deberá ser igual al importe reflejado en cada pantalla anterior.
Las ventanas donde se reflejan las desagregaciones explicadas precedentemente, deberán contar con una tecla función que permita su impresión con el mismo detalle que se observa en pantalla.
Consultas e Informes Comunes
1. Extracto bancario por cuenta y fecha
Esta consulta mostrará en pantalla o impresa la estructura del extracto bancario que contendrá:
107
a) Ejercicio, banco, cuenta corriente y fecha.
b) Códigos de movimiento externos e internos, números de comprobantes, importes, saldo anterior, créditos, débitos, saldo actual. Si los movimientos están conciliados mostrará una marca.
c) Totales en las columnas de créditos y débitos.
2. Libro banco por cuenta y fecha
Esta consulta mostrará en pantalla o impresa la estructura del libro banco que contendrá:
a) Ejercicio, banco, cuenta corriente y fecha.
b) Titular, tipo y número de registro, código de movimiento, número de comprobante e importe. Si los movimientos están conciliados mostrará una marca.
c) Totales por columna de créditos y débitos.
2. Créditos y débitos sin conciliar en el extracto bancario.
Esta consulta mostrará en pantalla o impresa información sobre los créditos y débitos pendientes de conciliación en el extracto bancario, debido a que aún no cuentan con registro en el libro banco.
La información se reflejará desagregada por banco y a una fecha dada, contendrá:
a) Ejercicio, fecha, bancos.
b) Cuenta corriente, descripción, importes de créditos y débitos.
c) Totales por banco.
Con el cursor se podrá elegir una cuenta corriente para mayor desagregación de la información por banco, cuenta corriente, códigos de movimiento, número de comprobante, etc.
4. Créditos y débitos sin conciliar en el libro banco
Esta consulta mostrará en pantalla o impresa información sobre los créditos y débitos pendientes de conciliación en el libro banco del Sistema, debido a que aún no se informaron en el extracto bancario.
108
La información se reflejará desagregada por banco y a una fecha dada, contendrá:
a) Ejercicio, fecha, bancos.
b) Cuenta corriente, descripción, importes de créditos y débitos.
c) Totales por banco.
Para mayor desagregación de la información, con el cursor se podrá elegir una cuenta corriente, códigos de movimiento, tipo de registro, número de comprobante, etc.
109
CAPITULO V
ORGANIZACIÓN DEL SISTEMA DE TESORERIA
El SIMAFAL II plantea que cada sistema integrante de la administración financiera debe operar con su propio núcleo gobernante independiente pero interrelacionado con los demás sistemas componentes.
En este sentido, es importante que esta característica se concrete orgánicamente en el caso de tesorería. En la mayoría de los países de América Latina se ha adoptado diversas formas de estructurar la Tesorería Nacional. Un modelo básico adaptable a cualquier realidad consiste en la siguiente organización del sistema:
Un órgano rector que centralice la función normativa de la tesorería.
La administración de la Cuenta Unica del Tesoro, con la centralización de los recursos y la desagregación administrativa de la ordenación de pagos en las tesorerías de los organismos del Sector Público.
Otro elemento importante de la organización del sistema es la elaboración de un cuerpo coherente de normas y procedimientos técnicos para el funcionamiento de la Tesorería Nacional como de las tesorerías de los organismos del Sector Público, compatibilizado con la normativa de los demás componentes del sistema de administración financiera.
Es igualmente pertinente el diseñar e implementar el sistema y normas de control interno de la tesorería como un elemento indispensable para posibilitar una gestión eficaz y un control oportuno.
El diseño de la organización debe incluir los niveles de coordinación, así como, la identificación de otros órganos o entidades que sin ser integrantes del sistema tienen vinculación con la tesorería.
Relación del sistema de tesorería con los demás componentes del sistema integrado de administración financiera
En los anteriores capítulos se ha señalado de manera general, la íntima relación que existe o más bien dicho debe existir entre los componentes del Sistema Integrado de Administración Financiera Central (Sistemas de Presupuestos, Tesorería, Crédito Público y Contabilidad); todos estos elementos tienen su importancia relativa dentro de la operación integrada del sistema. Cada uno de los sistemas desarrolla su actividad a base de insumos que se procesan y generan flujos de información que llegan a las instancias superiores para el análisis, previo a la toma de decisiones.
110
Interrelación con presupuesto
La tesorería tiene íntima relación con el presupuesto, toda vez que para realizar los pronósticos de caja de ingresos y pagos, siempre tendrán que considerar las previsiones que ha realizado la unidad de presupuesto y constan en el Presupuesto aprobado por el órgano legislativo correspondiente. A la inversa, la unidad de presupuesto utiliza la información de los pronósticos de tesorería para reajustar sus estimaciones, considerando las informaciones que reporta el análisis de las variaciones de los pronósticos mensuales de caja. Esta actividad se desarrolla durante el período de ejecución del presupuesto.
Interrelación con Crédito Público
La tesorería tiene relación directa con la unidad de crédito público, toda vez que de ésta toma importante información respecto de la situación coyuntural sobre el estado de los créditos internos y externos; sobre los calendarios de desembolsos y sobre las fechas de pagos del servicio de la deuda pública por concepto de amortización, intereses y otros conceptos. La información que durante el período de ejecución del presupuesto tiene la unidad de crédito público, sobre la renegociación de la deuda pública, es importantísima para considerarla en los pronósticos de tesorería. En otras palabras, las decisiones del gobierno sobre el pago o no de la deuda pública en los plazos o condiciones establecidas contractualmente, incidirán como es lógico, en los pronósticos de tesorería.
Finalmente, debe indicarse que los componentes del Sistema Integrado de Administración Financiera, están ligados unos a otros, por la naturaleza misma de sus funciones que llevan a que la actuación de cada uno de los sistemas esté condicionado a la calidad de la actuación y de la información que desarrolle y proporcione; de tal manera, que la falla de un sistema, afectará a su conjunto; es decir, al sistema de administración financiera.
Interrelación con contabilidad
De otra parte, el sistema de contabilidad está muy ligado al presupuesto y la tesorería. La contabilidad registra las transacciones en forma simultánea al desarrollo de las operaciones a medida que el presupuesto es ejecutado y la obligación es pagada por la tesorería. La contabilidad a su vez, es la base de la cual se origina la información para la preparación de los presupuestos y pronósticos de tesorería futuros.
Interrelación con el sistema de control
El sistema de Tesorería debe proporcionar información sobre su sistema de control interno formalmente establecido así como la demostración de su cumplimiento y aplicación.
111
Por su parte, la auditoría interna y externa, además de evaluar los controles internos y efectuar acciones de control, debe mantener una actitud constructiva y de colaboración orientada a mejorar el funcionamiento del sistema de Tesorería.
Interrelación con otros organismos vinculados al sistema de tesorería
Hemos visto que además de los integrantes del sistema propiamente, existen otros organismos vinculados a la Tesorería, con los cuales es indispensable la interrelación.
Banco Central emisor
Muchas veces la tesorería requiere financiamiento de corto plazo para cubrir desequilibrios temporales. Uno de los organismos que le puede brindar este financiamiento es el Banco Central. Igualmente cuando opta por los mecanismos de encaje para el endeudamiento interno, la Tesorería debe coordinar con Crédito Público y el Banco emisor, para los aspectos de los flujos de fondos a las cuentas del Tesoro o para su devolución en el cumplimiento de obligaciones.
Banca autorizada para la recaudación
Esta interrelación es tácita por la función que cumplen los bancos oficiales y/o privados que actúan como agentes de recaudación de los ingresos públicos. El mecanismo más evidente de esta relación son las conciliaciones bancarias y la información de las cuentas bancarias.
Organos captadores de recursos
Cuando por razones de división de funciones existen organismos especiales para la determinación y administración de la política tributaria, la tesorería tiene a su cargo exclusivamente la administración de fondos y valores. Sin embargo es necesario mantener permanentemente coordinación con estos organismos para fines de conciliación de información y coordinación de operaciones comunes relacionadas con los ingresos públicos. En este aspecto es importante buscar acuerdos para el uso de terminología y conceptualización uniformes sobre las operaciones comunes o relacionadas, de mutuo manejo.
Banca autorizada para constitución de las Cuentas Corrientes de la Tesorería y de los Organismos del Sector Público.
Esta interrelación es imprescindible por la función que cumplen los bancos autorizados donde residen las cuentas corrientes de la Tesorería y de los Organismos del Sector Público, especialmente en la operatoria de la Cuenta Unica del Tesoro y su relación con la red bancaria privada adherida a dicho mecanismo. El resultado de esta interrelación se demuestra en la efectividad del pago de las obligaciones y la conciliación bancaria de dichas cuentas.
112
