014 Procedimiento Gestion Documentacion Sistema Gestion Calidad
Sistema Integardo de Gestion
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Somos un hospital de Tercer Nivel de atención que presta servicios de alta complejidad dentro de la filosofía de calidad y el mejoramiento continuo; trabajando en redes integradas, basados en la participación social, el desarrollo del talento humano, la relación docencia servicio y en pro de la sostenibilidad financiera, con el fin de satisfacer las necesidades en salud de nuestros usuarios y sus familias.
Para el año 2016 seremos reconocidos a nivel nacional como un hospital universitario, que promueve la gestión del conocimiento, cumpliendo con altos estándares de calidad, liderando los institutos de plan de desarrollo distrital vigente, desarrollando centros de excelencia y proyectados a la prestación de servicios de cuarto nivel de atención
RespetoRectitudResponsabilidadHonestidadLealtad
SolidaridadToleranciaCompromisoEquidadServicio
13 POLITICAS INSTITUCIONALES
POLITICA DE PRESTACION DE SERVICIOS
POLITICA DE SEGURIDAD DEL PACIENTE
POLITICA DE HUMANIZACION DEL
SERVICIO
POLITICA DE RESPONSABILIDAD SOCIAL
POLITICA DE GESTION DEL TALENTO HUMANO Y
TRASFORMACION CULTURAL
POLITICA DE GESTION DE TECNOLOGIA
POLITICA DE GESTION Y ADMINISTRACION DEL
RIESGO
POLITICA DE CALIDAD O MEJORAMIENTO CONTINUO
POLITICA RELACION DOCENCIA - SERVICIO
POLITICA AMBIENTE FISICO SEGURO (no furmador,
silencio, privacidad, Respeto)
POLITICA DE REFERENCIACION
POLITICA DE GESTION DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONESPOLITICA DE GESTION
AMBIENTAL
LINEA DE INTERVENCION
ACCIONES MEDIBLES EN EL TIEMPO
PROGRAMA DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
P H V A94%
HABILITACIÓN / MINIMO Registro Especial de Prestadores Autoevaluaciones cada año
•TALENTO HUMANO•INFRAESTRUCTURA •DOTACIÓN• MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS,
OTROS INSUMOS Y SU GESTIÓN• HISTORIA CLINICA Y REGISTROS ASISTENCIALESHISTORIA CLINICA Y REGISTROS ASISTENCIALES• PROCESOS PRIORITARIOS ASISTENCIALESPROCESOS PRIORITARIOS ASISTENCIALES
((programa de seguridad del paciente, monitorización seguridad paciente, detección, prevención y reducción riesgo de infecciones asociadas a la atención, seguridad uso medicamentos, correcta identificación paciente).
Resolución 1441 de 2013
ISO 9001:2008• Elaboración y Control de
Documentos y Registros
• Acciones de Mejora
• Productos y Servicios No Conformes
• Auditorias Internas de Calidad
• Revisión por la dirección
Un producto es tangible : Medicamentos, dispositivos médicos o insumos, reactivos.
Un servicioUn servicio es es Intangible: No entrega de medicamentosNo entrega oportuna de las historias clínicas, Atención medica, tiempo de espera
PRODUCTOS NO CONFORMES
COMO REPORTARUN PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME?
COMO REPORTARUN PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME?
RADICAR FORMATOENCALIDAD
INCLUIR EN EL CONTROL GESTIONAR
ANÁLISIS DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
DESPUÉS DE SER RADICADO EN CALIDAD, SE CONVOCA REUNIÓN CON LOS RESPONSABLES Y SE REALIZA EL ANÁLISIS RESPECTIVO
ANÁLISIS DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Corrección:Corrección: Acción inmediata tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Acción correctiva:Acción correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable. Su planteamiento y análisis busca conducir a la causa primaria que origina la NO CONFORMIDAD para prevenir que vuelva a producirse.
Acción preventiva:Acción preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situación indeseable. Se toma para prevenir que algo suceda (no ha ocurrido pero podría ocurrir).
PLAN DE MEJORAMIENTO
PLAN DE MEJORAMIENTO
Convenienciay adecuación del
sistema
PAMEC
ACREDITACION
Revisión política de Calidad y objetivos
Seguimiento a revisiones anteriores
Cambios en el Sistema de Gestión de Calidad
REVISION POR LA DIRECCION
Desempeño de los procesos
Resultado de Auditorias
Retroalimentación del Cliente PQRS
Acciones de Mejora
Producto o Servicio no conforme
FODA
No conformidades del ICONTEC
GESTIÓN AMBIENTAL
MECI
S&SO
SISTEMA ÚNICO DE ACREDITACIÓN
Resolución 123 de 2012
• AUTOELAUACION CADA AÑO
• CALIFICACION CUANTITATIVA
• CALIFICACION CUALITATIVA
- FORTALEZAS
- OPORTUNIDADES DE MEJORA
• PRIORIZACION DE OPORTUNIDADES
DE MEJORA
• ELABORACION PLANES DE MEJORA
• SEGUIMIENTO SEMAFORIZDO A
PLANES DE MEJORA
• CIERRES DE CICLOS.
EJES DE LA ACREDITACIÓN
TRANSFORMACIÓN Y MEDICIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONALTRANSFORMACIÓN Y MEDICIÓN DE LA CULTURA ORGANIZACIONAL
RESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIALRESPONSABILIDAD SOCIAL EMPRESARIAL
CICLOS OPERACIONALES
PROGRAMA DE 5S Y SEGREGACIÓN ADECUADA DE RESIDUOS
Gestores. La lista de chequeo
Sistema de Control Interno
SCI
MECI 1000:2005Es el Modelo Estándar de Control Interno que permite el diseño, desarrollo y operación del Sistema de Control Interno en las Entidades del Estado.
QUE ES EL MECI?
ESTRUCTURA DEL MECIESTRUCTURA DEL MECI1.
SUB
SIST
EMA
DE C
ONTR
OL
ESTR
ATÉG
ICO
AMBIENTE DE CONTROL
• Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos.
• Desarrollo del Talento Humano.• Estilo de Dirección.
• Planes y Programas.• Modelo de Operación por
Procesos.• Estructura Organizacional.
• Contexto Estratégico.• Identificación de Riesgos.• Análisis de Riesgos.• Valoración de Riesgos.• Políticas de Administración de
Riesgos.
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
ELEMENTOSELEMENTOSCOMPONENTESCOMPONENTES
ESTRUCTURA DEL MECIESTRUCTURA DEL MECI
COMPONENTESCOMPONENTES ELEMENTOSELEMENTOS
•Políticas de Operación.•Procedimientos.•Controles.•Indicadores.•Manual de Procedimientos.
•Información Primaria.•Información Secundaria.•Sistemas de Información.
•Comunicación Organizacional.•Comunicación Informativa.•Medios de Comunicación.
2. S
UBSI
STEM
A DE
CON
TROL
DE
GES
TIÓN
ACTIVIDADES DE CONTROL
INFORMACIÓN
COMUNICACIÓN PÚBLICA
ESTRUCTURA DEL MECIESTRUCTURA DEL MECI3.
SUB
SIST
EMA
DE C
ONTR
OL
DE E
VALU
ACIÓ
N
•Autoevaluación del Control.•Autoevaluación de Gestión.
•Evaluación del SCI.•Auditoria Interna.
•Institucional.•Por Procesos.•Individual.
COMPONENTESCOMPONENTES ELEMENTOSELEMENTOS
AUTOEVALUACIÓN
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
PLANES DE MEJORAMIENTO
Sistema de Gestión Ambiental
SGA
ISO 14001:2007.
• Gestión Integral de Residuos (PGIRH)
• Uso Eficiente de la Energía
• Uso Eficiente de Agua.
• Criterios Ambientales para las Compras y Gestión contractual
• Extensión de Buenas Prácticas Ambientales
• Gestión de control de plagas y fauna potencial mente nociva
• Condiciones Ambientales Internas .
Sistema de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional
S&SOOHSAS 18001 - 2007
Dentro del programa de Medicina Preventiva, que como su nombre lo indica, realiza actividades antes de la aparición de patologías provenientes de la actividad laboral. Para lo cual se realizan:
•Análisis de Procesos •Análisis de Puestos de Trabajo•Matriz de Reubicaciones y/o Adaptaciones de Puestos de Trabajo.•Evaluaciones Médicas Ocupacionales:•Exámenes médicos de Ingreso•Exámenes médicos de Egresos•Exámenes médicos Periódicos•Valoraciones Ocupacionales.
MEDICINA PREVENTIVA
A través de este Subprograma se adoptan medidas de control en la salud del funcionario, teniendo como base los riesgos presentes en el sitio de trabajo.
MEDICINA DEL TRABAJO
Programas de Vigilancia Epidemiológica para el control de:
• PVE BIOLÓGICO• PVE BIOMECÁNICO• PVE PSICOSOCIAL• PVE INMUNOLÓGICO• PVE RADIACIONES IONIZANTES• PVE CARDIOVASCULAR• PVE RESPIRATORIO – PICO ERA- BROTES E.• PVE PREVENCION CÁNCER DE PRÓSTATA• PVE RUIDO• PVE VISUAL
Tiene por objeto la prevención y el control de factores de riesgo generadores de accidentes de trabajo, y las actividades del Plan Hospitalario de Emergencias.
•AUSENTISMO•IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS Y VALORACIÓN DE RIESGOS•INSPECCIONES DE SEGURIDAD•ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL•COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL - COPASO
SEGURIDAD INDUSTRIAL
HIGIENE INDUSTRIAL
Mediciones ambientales de los factores de riesgos Físicos, Químicos, biomecánicos, psicosociales, entre otros.
•MEDICIONES DE RUIDO, ILUMINACIÓN, CONFORT Y ESTRÉS TÉRMICO, como también mediciones de SUSTANCIAS QUÍMICAS en áreas de Patología y salas de Cirugía donde es mas relevante la presencia de éste factor de Riesgo.
• Documento
• Señalización
• Extinción de Incendios y Primeros Auxilios
• Simulacros
• Comité Hospitalario de Emergencias
• Brigadas
• Capacitaciones
• Dotaciones
PLAN HOSPITALARIO DE EMERGENCIAS
Sistema de Gestión de la Seguridad de la Información
SGSI
ISO 27001:2006
Diseño, implantación, mantenimiento de un conjunto de procesos para gestionar eficientemente la accesibilidad de la información, buscando asegurar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información minimizando a la vez los riesgos de seguridad de la información
Sistema de Gestión Documental y Archivo
SIGA
ISO 15489-1 Decreto 514:2006Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos
COORDINACIÓN DEL SIGASubsistema Interno de Gestión Documental y Archivos
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
GRUPO FUNCIONAL DE GESTIÒN DOCUMENTAL
ARCHIVOS DE GESTIÓN (OFICINAS – H.C.)
ARCHIVO CENTRAL CORRESPONDENCIA
PROCESO GESTIÓN DEL AMBIENTE FISICO Y TECNOLÓGICO
PROCESOS ARCHIVÍSTICOS
1. PRODUCCIÓN 2. RECEPCIÓN 3. DISTRIBUCIÓN4. TRÁMITE5. ORGANIZACIÓN6. CONSULTA 7. CONSERVACIÓN8. DISPOSICIÓN FINAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
DefiniciónConjunto actividades
administrativas y técnicas tendientes a la
planificación, manejo y organización
de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
ARCHIVO
Definición
Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulado en un proceso natural por una persona o entidad, en el transcurso de su gestión, conservados para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce.
Para el desarrollo científico y tecnológico
Importancia de los archivos
Para la administración Para la comunidad y el estado
Para el desarrollo económico y social
Para el fomento de la de la cultura y el desarrollo de la identidad nacional
Para la investigación
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ELABORACION O RECEPCION
UTILIZACION Y
CONSERVACION ELIMINACION
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Nacimiento y elaboración de los documentos
Utilización y mantenimiento
ARCHIVOHISTÓRICO
Archivo Central
Conservación Total
Archivo de Gestión
Valores Primarios
Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico
Valores Secundarios
Cultural Histórico Científico
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
¿QUÉ ES UNA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL?
Instrumento Archivístico, Listado de SERIES con sus
correspondientes
TIPOS DOCUMENTALES, a las cuales se asigna
el tiempo de permanencia en cada etapa del
CICLO VITAL de los documentos.
TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL (TRD)
Importancia
Para la Administración: Facilita el Manejo de la información.• Contribuye a la racionalización de la producción documental•Servicio eficaz y eficiente.
Para los ciudadanos
Para la ciencia la investigacióny la cultura.
Artículos: 8, 15, 20, 23, 70, 71, 72, 74, 95, 112,313
MARCO JURÍDICO
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
Pilares de la normatividad aplicada a los documentos y
fundamento de la política archivística en el país.
NORMAS GENERALES
Resolución 1995 de 1999, en la que se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica, pretendiendo normalizar y unificar los procedimientos que tienen que ver con la administración y con el manejo de las historias clínicas en Colombia.
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos (Art: 24 Obligatoriedad de las T. R.D. y Art. 21 y 23 P. G. D. Y Ciclo vital).
Ley 734 de 2002 Código Disciplinario Único. (Art. 34, numeral 5, Deberes sobre la custodia de la documentación e información a la cual se tenga acceso.
Acuerdo 042 de 2002 Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.
NORMAS GENERALES
Decreto 514/2006 Alcaldía mayor de Bogotá D.C. (SIGA como parte del sistema de información administrativa del sector público)Decreto 545 de 2009 por el cual se adicionan dos parágrafos al artículo 23 del Decreto 514 de 2006 (SIGA).
Resolución 317 de 2011, por la cual se crea e implementa el subsistema interno de gestión documental y archivos (SIGA) en el Hospital Simón Bolívar.
Resolución 205 de 2013 Conforma el Comité Interno de Archivo como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos
Sistema de Responsabilidad Social
SRS
ISO- 26000SA 8000:2007
objetivo es crear conciencia del impacto que nuestras decisiones tienen sobre el resto de la comunidad (seres y ambiente) para alcanzar un desarrollo sostenido.
• Gobernanza (Forma de Gobernar)• Derechos humanos• Prácticas laborales• Ambiente• Prácticas operacionales justas• Compromiso y desarrollo de la comunidad• Acciones y expectativas relacionadas
GRACIAS