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SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Referencia P-SIG-004 Versión 3 Fecha 05 Agosto 2009

No Conformidades, Acciones Correctivas y/o Preventivas Página 2 de 5

1 ALCANCE Este procedimiento se aplica en todas las áreas, actividades y procesos cubiertos por el Sistema Integrado de Gestión de SK SI S.A.

2 PROPÓSITO

Se emite este procedimiento para establecer las responsabilidades, la autoridad, oportunidad y metodología que se aplica en el control de las No Conformidades y de aplicación de las Acciones Correctivas y Preventivas del Sistema Integrado de Gestión.

3 RESPONSABILIDAD El Gerente General es responsable por asegurar la asignación de recursos adecuados para la aplicación de este procedimiento. El Representante de la Gerencia es responsable por asegurar y revisar la correcta y permanente aplicación de este procedimiento. El Coordinador del SIG es responsable por controlar la correcta aplicación de este procedimiento. El Ingeniero Encargado de Calidad o Experto en Prevención de Riesgo (en su defecto), es responsable por controlar la correcta aplicación de este procedimiento en las oficinas zonales.

4 DEFINICIONES 4.1 Acción Correctiva

Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad detectada u otra situación indeseable. 4.2 Acción Preventiva

Acción tomada para eliminar la causa de una No conformidad potencial u otra situación potencialmente indeseable.

4.3 No Conformidad No cumplimiento de un requisito establecido en el Sistema Integrado de Gestión.

5 PROCEDIMIENTO 5.1 Gestión de No Conformidades

5.1.1 Cualquier miembro de la organización puede detectar desviaciones que puedan dar lugar a una no conformidad independiente del área o división a la que pertenece, informando al Coordinador SIG o Ingeniero Encargado de Calidad (Prevencionista de Riesgo).

5.1.2 Para el caso de la detección de No conformidad encontradas en las diversas actividades, el Coordinador del SIG o

el Ingeniero Encargado de Calidad (Prevención de Riesgo), emite un informe de No conformidad, Acciones Correctivas y/o preventivas, F-SIG-004. En este registro se definen responsabilidades, plazos, descripciones de la no conformidad y su tratamiento. Este debe completarse hasta el cierre satisfactorio y verificado de la no conformidad.

5.1.3 El informe es enviado al Dueño del Proceso o al Jefe de Departamento correspondiente donde se detecto la no

conformidad (real o potencial), de modo de dar respuesta al análisis de causa raíz, y sugerencia para la corrección, definiendo plazos.

5.1.4 El Coordinador del SIG o Ingeniero Encargado de calidad (Experto en prevención de Riesgo), informa al

Representante de la Gerencia dicha solicitud para que este al tanto de la No conformidad y de la gestión que se está realizando para su respectivo control.



5.1.5 El Coordinador del SIG mantiene el control de las No Conformidades para evaluar y estadística de ocurrencia de no conformidades y analiza estos datos a través de un Informe Semestral de Gestión el cuál es revisado por el Representante de la Gerencia quién lo utiliza para decidir el inicio de una acción correctiva/preventiva.

5.1.6 El Ingeniero Encargado de Calidad, mantienen el control de las no conformidades de las oficinas zonales y de

obras. Entregando dicha información al Coordinador de SIG, con el fin de evaluar la ocurrencia de No conformidades en la organización.

5.2 Identificación de No Conformidad

5.2.1 El Coordinador del SIG o Ingeniero Encargado de Calidad (Prevencionista de Riesgo), asigna un número correlativo a cada Informe de No Conformidad y lo envía al área de SK SI o cargo donde se haya detectado la No conformidad, quien la resuelve e informa su resolución en el propio Informe. El número correlativo tendrá relación con la oficina zonal donde se haya detectado la no conformidad.

5.2.2 Cuando las No Conformidades están asociadas a tangibles, los caminos de acción pueden ser:

Reprocesar, es decir volver a ejecutar la actividad que la produjo. Reparar, es decir corregir el defecto y dejarlo apto para uso. Obtener una concesión por la autoridad pertinente. (Cliente o interna a SK SI). Desechar el producto.

5.2.3 Cuando las No Conformidades están asociadas con intangibles (servicios ejecutados), los caminos de acción pueden

ser: Reprocesar, es decir volver a ejecutar la actividad. Obtener una concesión por la autoridad pertinente. (Cliente o interna a SK SI).

5.2.4 Cuando se decide reparar, en caso de tangibles, el área o cargo que ha decido su reparación establece en el propio

Informe de No Conformidad los mecanismos de control de la reparación efectuada. 5.2.5 El Dueño del Proceso o el Jefe del Área asigna a una persona con el objetivo de investigar la no conformidad

(real o potencial), determinar las causas de la no conformidad y proponer su solución. El Dueño del Proceso o el Jefe del Área establece el plazo para estas actividades. Este plazo es informado al Coordinador de SIG o Ingeniero Encargado de calidad (Experto en prevención de Riesgo) y al Representante de la Gerencia quien controla su cumplimiento.

5.2.6 Cuando fueran No Conformidades con impacto directo en la capacidad de lograr objetivos del SIG o por la frecuencia

de ocurrencia – así establecidos por el Representante de la Gerencia- se inicia una Acción Correctiva, en conformidad con el respectivo procedimiento, para evitar su recurrencia.

5.3 Generación de la Solicitud de Acción Correctiva o de la Solicitud Acción Preventiva

5.3.1 El Coordinador del SIG o Ingeniero Encargado de calidad (Experto en prevención de Riesgo), analiza la frecuencia de ocurrencia de las No conformidades, así como la severidad de cada una de ellas, en función al impacto que tienen en la Calidad, el Ambiente, la SSO y sobre los clientes. A partir de esta información, se decide, si se inicia una Acción Correctiva o Preventiva.

5.3.2 El Representante de Gerencia, a partir de las observaciones planteadas en los informes de auditoría, de

resultados de auditorias específicas conducidas con el objetivo de detectar oportunidades de mejora de



procesos, de sugerencias recibidas por el personal o a partir de sus propias observaciones, decide iniciar una Acción Preventiva destinada a evitar la ocurrencia de una no conformidad potencial.

5.3.3 Ante toda No conformidad planteada en una Auditoría de tercera parte al SIG el Representante de la Gerencia

inicia una acción Correctiva. 5.4 Determinación de la Acción Correctiva

5.4.1 Al término de la investigación el Dueño del Proceso o el Jefe del Área analiza y determina la factibilidad de aplicar la acción correctiva determinada en función de los beneficios y los costos asociados, y la evaluación del impacto en la SSO (Identificación de peligros, evaluación y control de riesgos). Cuando los costos superan los beneficios, el Dueño del Proceso o el Jefe del Área determina los mecanismos de detección que se aplicarán de forma que, al repetirse el problema, este no se propague y los riesgos se conserven en niveles tolerables.

5.4.2 En ambos casos (la aplicación de la acción correctiva o el mecanismo de detección) el Dueño del Proceso o el

Jefe del Área determina y documenta en el punto de Acciones Correctiva, el responsable por su aplicación, el plazo para ello y asigna los debidos recursos. Este plazo es informado al Coordinador del SIG o Ingeniero Encargado de Calidad quien controla su cumplimiento, dependiendo del lugar de la detección de no conformidad y resolución de acción correctiva.

5.5 Determinación de la Acción Preventiva

5.5.1 Al término de la investigación el Representante de la Gerencia analiza y determina la factibilidad de aplicar la

acción preventiva determinada en función de los beneficios y los costos asociados y la evaluación del impacto en la SSO (identificación de peligros, evaluación y control de riesgos). Cuando los costos superan los beneficios, el Gerente de Desarrollo determina los mecanismos de detección que se aplicarán de forma que, al ocurrir el problema, este no se propague y los riesgos se conserven en niveles tolerables.

5.5.2 En ambos casos (la aplicación de la acción preventiva o el mecanismo de detección) el Dueño del Proceso o el

Jefe del Área determina y documenta en la Solicitud de Acción Preventiva el responsable por su aplicación y el plazo para ello. Este plazo es informado al Coordinador del SIG o Ingeniero Encargado de Calidad quien controla su cumplimiento, dependiendo del lugar de la detección de no conformidad y resolución de acción correctiva.

5.6 Seguimiento y Cierre de la Acción Correctiva y Preventiva

5.6.1 El Coordinador del SIG realiza el seguimiento de la Acción Correctiva o Preventiva para verificar si fue implementada y si ésta fue eficaz en prevenir la recurrencia u ocurrencia (respectivamente) de la No conformidad, programando una auditoría interna u otra actividad de verificación con esta finalidad.

5.6.2 El Ingenieros Encargado de Calidad o Prevencionista de Riesgo (zonales) realiza el seguimiento de la

Acción Correctiva o Preventiva para verificar si fue implementada y si ésta fue eficaz en prevenir la recurrencia u ocurrencia (respectivamente) de la No conformidad, programando una auditoría interna u otra actividad de verificación con esta finalidad, realizada en las oficinas zonales u Obras.

5.6.3 El Verificador asignado evalúa la aplicación y la eficacia de la acción implementada e informa en el propio

Informe de No conformidades, Acciones Correctivas y/o preventivas.

5.6.4 Cuando la acción resulta ineficaz o no ha sido implantada, el Verificador plantea la respectiva no conformidad.



5.7 Control de las acciones correctivas y preventivas

5.7.1 El Coordinador del SIG mantiene un Control de Status de las acciones correctivas y/o preventivas generadas por auditorias internas realizadas en las oficinas centrales, zonales, generadas por no conformidades internas y/o producto de auditorias de tercera parte. 5.7.2 El Ingeniero Encargado de Calidad o Prevencionista de Riesgo (en su defecto), mantienen el control del status de las acciones correctivas y/o preventivas generadas por auditorias realizadas en las oficinas zonales y en las obras en las cuales estén a cargo. Quienes deberán entregar dicha información al coordinador del SIG.

6 REGISTROS F-SIG-004 Informe de No Conformidad, Acciones Correctivas y Preventivas F-SIG-006 Control de Status de Acción Correctivas y Preventivas F-SIG-009 Control Status de No Conformidades. 7 REFERENCIAS No hay 8 CONTROL DE CAMBIOS

NÚMERO DE

VERSIÓN

FECHA DE

VERSIÓN DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

01 09-02-2009 • Actualiza y complementa el procedimiento de Control de No Conformidades. • Punto 6, se incluye código para la identificación de Registros. • Modifica formato del documento en encabezado y pie de página.

02 24-07-2009 • Se unifica el procedimiento de No conformidades con el procedimiento de acciones correctivas (F-SIG-005).

03 05-08-2009

• Se modifican y actualizan las responsabilidades del Ingeniero Encargado de Calidad, para las oficinas zonales y obras

• Se incluye punto 5.1.6. Se complementa el punto 5.2.1, indicando que “el número correlativo tendrá relación con la oficina zonal donde se haya detectado la no conformidad”.

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