Sistemas de Informacion Administrativa (SIA)

SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA (SIA)

INDICE

1. INTRODUCCIÓN

2. PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

3. TÉCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS

4. FORMAS E INFORMES

6. DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SIA

7. TENDENCIAS FUTURAS

8. HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

9. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

10. PLANEACION Y DESARROLLO

11. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

12. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

13. IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

14. PROCESOS

15. IMPLEMENTACIÓN

16. SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS

17. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

18. CONCLUSIÓN

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Lic. ADM. Héctor Camacho Abanto Mrh.


1. INTRODUCCIÓN

1. Definición de un Sistema de Información:

Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin

de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturalezas diversas

y normalmente incluyen:

● El equipo computacional, (Hardware)

● El recurso humano que interactúa con el sistema de información.

● Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.

● Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)

2. Actividades Básicas de un Sistema de Información:

1. Entradas de información. Que es proceso mediante el

cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la

información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.

2. Almacenamiento de Información. A través de esta

propiedad el sistema puede reconocer la información guardada en la sesión o

proceso anterior.

3. Procesamiento de Información. Es la capacidad del

Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de

operaciones prestablecida. Estas características de los sistemas permiten la

transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma

de decisiones.

4. Salida de Información. La salida es la capacidad de un

Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada,

al exterior.

3. El Administrador y los Modernos Sistemas de Información:

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Los modernos sistemas de información están cambiando la forma en que operan las

organizaciones actuales. A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los

procesos operativos de las empresas, proporcionan información de apoyo al proceso de toma de

decisiones y, lo que es más importante, facilitan el logro de ventajas competitivas a través de su

implementación en las empresas.

4. Tipos y Usos de los Sistemas de Información

● Sistemas Transaccionales Automatización de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y

de Recursos Humanos.

● Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan información que sirve de apoyo al

proceso de toma de decisiones.

● Sistemas Estratégicos: Para lograr ventajas competitivas a través de su implementación

y uso.

2. PLANEACIÓN DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño

eficiente de las actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que

debe hacerse, cómo ha de hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un

puente entre el punto de donde nos encontramos y dónde queremos estar en el futuro.

Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es

bien definida. Los gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las

organizaciones; los no gerentes no planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo

sus propias actividades.

El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2 enfoques

para incorporar el SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:

a. Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que

satisface las necesidades resultantes.

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b. Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva

más amplia, una planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor

utilización de los recursos humanos y financieros. Desde este punto de vista, la

estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global de la empresa.

1. Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.

1. Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que

será elaborado.

2. Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén

en los futuros SIA.

3. Estudiar la posición estratégica de la compañía.

4. Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.

5. Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la

instalación del SIA.

6. Establecer los objetivos estratégicos del SIA.

7. Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que

necesitan revisión con mayor urgencia.

8. Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes

beneficios.

9. Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.

10. Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.

11. Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los

recursos que se requieren.

2. Necesidad de la Planeación de Sistemas

El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo,

personal e instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la

compañía en su conjunto.

Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos

mediante proyectos de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se

cuentan: la automatización de nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas,

el control de inventarios y la introducción incontrolada de computadoras personales.

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Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de

realizar el sistema tiene algunas desventajas como son: La creación de barreras de la

comunicación entre sistemas, ya que debido a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con

frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con sistemas individualistas que prescinden de

la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la organización.

El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información

referente al personal. Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que

tienen puntos comunes con otros archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.

El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan

maestro, más caras resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el

modo de aplicar el método al diseño de sistemas integrados.

Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las

primeras etapas de desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y

de su información. Ni tampoco han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que

tiene sobre las operaciones de la empresa.

En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración

realizando un plan maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información

Administrativa. Es por lo tanto evidente que para lograr esta integración es necesario definir las

políticas de la empresa sobre la información y preparar planes estratégicos y a corto plazo.

Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Información:

● Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto

plazo.

● Concentrarse en los objetivos del SIA.

● Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de

información administrativa.

● Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información.

● Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.

● Equilibrar los costos y beneficios del SIA.

● Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cuales se

evita una resistencia al cambio.

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Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la

compañía para asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las

operaciones. Más aun, al incluir los planes del sistema de información administrativa en los

estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir los objetivos de los sistemas futuros de

información.

Al planear la instalación del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con

ello se asegura mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.

El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por

consiguiente, son indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y

los presupuestos que sirven de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores

que los costos, sin importar si se invierte mucho o poco en la instalación del sistema.

3. Objetivos de la planeación de SIA.

La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones

necesarios para alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando

los objetivos hayan sido escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos

que los objetivos globales estén bien detallados y se conozcan bien.

La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas

propuestos en función de los criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de

sistemas, ampliar su alcance y colocarlos en el orden debido de desarrollo. Algunos de los

objetivos de la planeación de sistemas son:

● Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran

aplicación en las líneas organizacionales.

● Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en

términos del potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.

● Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.

● Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar

y darles mantenimiento.

● Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.

● Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes,

generales, ínter organizacionales y que abarquen toda la empresa.

● Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.

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Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:

● Que el SIA. forme parte del plan estratégico de la compañía

● Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.

3. TÉCNICAS DE INSTRUMENTOS DE DESARROLLO DE SISTEMAS

1. Búsqueda de la Información

Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en

su trabajo con los sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe

trabajar sin una investigación exhaustiva.

La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en

formular preguntas y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en

aplicar varias técnicas, ser muy tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los

sistemas.

● Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:

● Qué se está haciendo

● Por qué se está haciendo.

● Cómo se está haciendo.

● Quién lo está haciendo.

En la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:

● Ambiente de la industria y de la compañía.

● La industria

● La compañía y la alta gerencia.

● La gerencia media.

● Gerencia de primera línea y sistemas de operación.

Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles

inferiores de la compañía.

Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de

implantación. Bajo esos encabezados buscamos información que les ayude a:

● Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.

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● Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.

● Evaluar las metas y estrategias.

● Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas

dentro de la compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de

operaciones.

● Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre

actividades a largo plazo y operacionales.

● Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).

● Prevenir desastres.

2. Métodos de búsqueda de datos

Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los

datos iniciales deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad.

He aquí los métodos.

● Buscar organigramas, misiones de la organización.

● Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.

● Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.

● Realizar un análisis en la estación de trabajo.

● Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con

el proyecto en cuestión.

● Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de

cada tipo que interviene en el sistema de información administrativa.

● Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados)

sus necesidades de información, los problemas que advierten y las decisiones que

toman. Una adecuada preparación de tales cuestionarios requiere considerable

conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden presentar una estructura poco

rígida.

3. Elaboración de técnicas de entrevista

El diseñador del sistema de información administrativa (SIA) entrevistará a los gerentes y a

otras personas de rango más alto que el suyo en la organización.

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Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el

mayor tiempo posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.

Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente.

Aprovechará al máximo el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá

imaginar mentalmente la posición del gerente para saber cuál será la reacción de éste ante la

entrevista.

El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas,

durante el proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de

presentar la propuesta del proyecto.

1. Programa.

El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas

para cumplir con los honorarios de los gerentes.

2. Aprobación

El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de

éste o buscar información aplicando técnicas.

3. Venta de un servicio.

Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con

recelo y desconfianza. En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del

entrevistado. No debe dar la apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un

sincero deseo de descubrir problemas en cuya solución puede colaborar mediante el sistema de

información administrativa.

4. Realización de la entrevista.

El Analista de Sistemas procurará:

● Encontrar un lugar donde no haya distracciones.

● Realizar la entrevista para aprender.

● Tener y mostrar interés por lo que dice el entrevistado.

● Escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.

● No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista

penetrar más a fondo en los problemas.

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● Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. Pero

nunca finalizará de modo abrupto.

5. Análisis en la estación de trabajo.

Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la

salida de trabajo y examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos"

del sistema de información.

6. Título y la descripción del puesto.

Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción.

Una buena descripción contiene tres elementos:

1. El título del puesto y la relación jerárquica,

2. Un resumen de objetivos y funciones,

3. Una lista completa de responsabilidades.

7. Entradas y salidas.

Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y

las salidas de la estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido,

formato, frecuencia, fuente y control de todo esto.

8. Equipo utilizado.

El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por

computadoras personales, terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos

especiales, máquinas reproductoras y estampadoras.

9. Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.

Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las

estaciones son una importante consideración en la distribución de las oficinas.

10. Medición del trabajo.

Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo,

puede servirse del análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio

revelará el tiempo normal que se requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede

compararse con el tiempo real para medir la eficiencia.

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4. Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por

segmentos de líneas que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de

materiales, flujo de materiales, flujo de datos / información o flujo de autoridad en las

organizaciones.

Los diagramas de flujo son útiles para él porque le ayudan en

1. la definición del problema,

2. la formulación y análisis del problema,

3. la solución del problema

4. la documentación del diseño de sistemas.

1. Tipos de diagramas de flujo.

No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los

suyos en una forma particular que corresponda a sus exigencias.

4. FORMAS E INFORMES

Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y

otros sirven como entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa

computarizado, constituyen la interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las

personas. Por una parte, hacen posibles las operaciones de las empresas modernas.

El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e

informes formales. La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el

contenido son críticos en dichos sistemas.

Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará

produciendo información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.

Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las

empresas desde hace tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.

1. Objetivos de las formas:

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Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar

transacciones o eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese

momento, su recaptura posterior costará mucho más y aumentará de manera considerable la

posibilidad de cometer errores y de que haya inexactitudes.

Otros objetivos son

● Lograr el control de las operaciones.

● Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:

● La organización de los datos.

● La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.

La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su

verificación. El uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información

variable y permite una introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la

comprobación o poner los elementos dentro de un círculo.

Las formas como parte integral del diseño de sistemas. La relación entre un procedimiento

particular de un sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas

cosas resultan inseparables.

Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las

formas pueden ser diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como

salidas de él o como registros intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y

las necesidades del usuario en estos tres casos tienen sin duda un efecto importante sobre el

diseño.

En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de

información y con las operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso

integrado.

2. Establecimiento de un programa de administración de formas.

Necesidades de la administración de formas:

La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La

responsabilidad de esa actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido

delimitada claramente la responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible

"proliferación de formas" en su compañía.

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3. Políticas y procedimientos:

Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual)

que definan claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa

una forma también se preparará y se distribuirá entre todos los gerentes.

También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de

formas, su obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento

de archivos de formas.

4. Control del inventario de formas:

No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas

cantidades de cada una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados

largo tiempo. Y otra cosa igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto

y habrá necesidad de destruirlas. En el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades

pequeñas será excesivo y se requerirá mucho tiempo de espera.

5. Archivos y clasificaciones de formas:

El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo

documento impreso y de todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la

computadora. Por lo regular se necesitan varias copias: una para el archivo numérico, otra para el

archivo de títulos de formas y otro para un archivo de temas, departamentos o funciones en

algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios. Estos archivos son de gran

utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el número de

identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el

orden en que lleguen las formas al control.

6. Análisis de formas:

El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:

● Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de

ser analizadas para precisar si son apropiados datos diferentes, un menor o mayor

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número de ellos. Los únicos datos referentes a la forma serán los que resulten

absolutamente necesarios.

● Preparar la información: El análisis de la preparación del material

se propone encontrar el modo más fácil y económico de recabar datos. Para ello se

requiere estudiar el sistema entero de operación e información. Los datos pueden

obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las transacciones, o en

ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.

● Presentar la información: Los datos se convierten en información

cuando alguien se sirve de ellos para tomar decisiones o medidas. La información se

presentará en una forma que sea fácil de entender y oportuna para el que toma las

decisiones.

● Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros

también es parte del análisis de formas. ¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto

tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas en otros medios de

comunicación, como “microfilm” o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál es

la condición de los datos almacenados?

7. Diseño de Formas:

El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales

que deben ser tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el

diseño serán de gran ayuda a quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseño de formas.

Con el análisis de formas se ha probado la necesidad de contar con datos específicos en los

sistemas contables y de información administrativa. Es decir, primero hay que investigar:

● La función de una forma

● Cuándo se empleará la forma

● Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y

almacenamiento.

● Quien llena la forma y quién la utiliza

● Cuántas unidades de la forma se requieren al año.

● Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información

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Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes

certificados de auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará

para los sistemas de información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los

sistemas de información son registros planeados y formales de la información transmitida a los

individuos para que la apliquen a la planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los

informes son transmitidos a los gerentes y a los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos.

Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo

de operaciones contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario.

Pero no todos los informes son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los

encabezados estandarizados de muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser

estandarizada, y los encabezados del informe también pueden estarlo. Y es precisamente esta

característica de información fija la que hace la mayor parte de los informes sean formas.

En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de

un supervisor sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija.

También el informe del costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija,

como los encabezados de columna y un listado de los códigos contables en la columna de la

izquierda.

Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de

las formas o ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición

del gerente.

Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de

manera irregular (los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una

pregunta particular)

Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la

cantidad de información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo

contenga, mas pronto se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.

5. ESTRUCTURACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMES PARA EL SISTEMA DE

INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

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Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se

trata más bien del resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta

deficiencias como una excesiva diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los

informes; tampoco tiene en cuenta la multitud de listas de distribución, los retrasos, la resistencia a

anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el hecho de reconocer los que se necesitan.

Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de los informes.

En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuración de los informes, no basta una sola

orientación en el análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder

sintetizar el sistema.

1. Conceptos de Diseño

Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes:

1. Necesidades de información de los gerentes: La creación

de una estructura de los informes deberá comenzar con la investigación de las

exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las obligaciones

de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que

realiza el analista de sistemas.

2. Necesidades de información para administrar subsistemas

organizacionales: La organización puede verse desde cinco perspectivas distintas.

En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco perspectivas

(o dimensiones) de la empresa son:

● Unidades estratégicas de negocios

● Fases

● Centros de costos

● Sistemas de recursos y

● Sistema de la zona geográfica

En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comité o un

equipo especial de trabajo que se encargue de ella.

2. Estructuras de Informes

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Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema.

1. Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes

son los que se presentan al jefe de cada unidad organizacional. Son periódicos,

abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes. En lo

fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y

presupuestos.

2. Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una

característica mensual de los proyectos y programas a largo plazo. Un informe casi

siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe señalando el

objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del

avance.

3. Informes orientados al futuro: planeación y toma de

decisiones: Esta clase de informes se ocupa del resultado de la investigación, del

juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los planes a

largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos,

tecnológicos y de venta.

4. Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo

informe especial de investigación que soliciten los gerentes puede identificarse de

antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser proyectada. El

diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura

organizacional para llevar a cabo tal investigación.

5. Sistemas computarizados de consulta: Los informes

escritos pueden reducirse a la estructura de informe mediante el diseño de sistemas

computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios gerentes

necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles

informes mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El

almacenamiento de ella y el programa para recuperarla en un formato útil se

considerará parte de la estructura del informe.

6. Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el

desempeño constituyen una jerarquía, esa estructura se centra en el rendimiento,

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costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de interpretar la

organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías.

7. Necesidades externas de los informes: los organismos

públicos de la legislación estatal requieren muchos informes externos. El tipo de

informe, su frecuencia, el contenido específico, los receptores y los registros de

respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (pública o privada), del número

de empleados y de la naturaleza del negocio o industria donde realiza sus

operaciones.

8. Distribución y restricciones: La estructura del sistema de

informes y la distribución interna son interdependientes. Cuanto más grande sea el

alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que sirva a más gerentes. A

mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá

una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.

6. DISEÑO CONCEPTUAL DE UN SIA

El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un

proceso. Es un esbozo del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por

esquemas y listas. Es un marco de referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado.

Por tanto nos permite examinar varios diseños posibles antes de escoger uno para precisarlo.

El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentación de todas las

consideraciones es compleja y larga, consta de cuatro fases:

1. Desarrollo de las especificaciones del desempeño:

Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un

sistema. No les interesa cómo se satisfacen sus deseos, si no más bien lo que obtienen.

2. Análisis de los sistemas:

Se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su

proceso de decisión, el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está

empleándose actualmente.

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3. Análisis de factibilidad:

Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos

factibles para el nuevo sistema de información administrativa.

4. Selección del diseño conceptual:

El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación

detallada del diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y

detallado del sistema para someterlo a revisión y aprobación.

Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del

negocio u organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y

finalmente diseñar en forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el

desempeño, y los programas de proyecto limitan el diseño definitivo.

Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza el siguiente proceso:

1. Preparación de los miembros de una organización para el cambio:

El primer paso en el diseño no es de índole técnico, sino conductual. La introducción de un

sistema de información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los

individuos. Los gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del

cambio exitoso dentro de una organización.

2. Estudio de las características de la compañía y de la industria:

El diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El

hecho de que se trate de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales

de transacciones. El sistema de información administrativa deberá proporcionar por lo menos

información sobre estas transacciones para facilitar su control.

3. Estudio de la organización de la compañía y de la estructura de la decisión:

La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de

decisiones; por ello el diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar

sus funciones. Casi siempre el diseñador debe aceptar la organización y la estructura de

decisiones tal como son y luego planear el SIA para ambas.

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4. Identificación de los problemas de la compañía:

Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen

para alcanzarlos, queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y

conseguirlos. Aunque muchos problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que

son crónicos o peculiares en determinadas empresas.

5. Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:

Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar

las metas de su compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento,

el analista aplicará parte de su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los

puntos de decisión y estudiar los informes destinados a la gerencia.

6. Determinación de las necesidades de información:

Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de

información de cada gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware

y software y lo que realmente necesitan es disponer de información que mejore las percepciones

de los gerentes en áreas tan importantes como la identificación de problemas, las soluciones

alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y control.

7. Determinación de las fuentes de información:

Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y

definidas la organización y estructura de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la

información recabada.

8. Documentación del diseño conceptual:

Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del

sistema, no son suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.

7. TENDENCIAS FUTURAS

El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado

considerablemente y en un futuro será aún mayor. Las principales tendencias respectos a los

Sistemas de Información son las siguientes.

20



● La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa. Las

empresas de más éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar

aplicaciones estratégicas que proporcionen ventajas competitivas.

● La tecnología será parte del trabajo en equipo de las empresas. Los trabajadores usaran

las computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología para

el diseño y control de la producción.

● El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como

ejemplo de ello puede verse el uso del correo electrónico.

● La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que

requieren estar en diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y las

conferencias por computadoras.

● La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos

de negocios. Las técnicas de reingeniería de proceso continuarán apoyándose en los

sistemas de información.

A continuación se presentan los orígenes y evolución de las ideas que sustentan al enfoque de

sistemas y su aplicación al ver las organizaciones como sistemas, describiendo el papel que

desempeñan dentro de éstas los sistemas de información, así como la planeación en general.

8. HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Todos los cambios que se suceden a nuestro alrededor en esta época contemporánea, Rusell L.

Ackoff, los explica en términos de una transición de una era a otra, la cual involucra dejar una era

cultural y tecnológica y entrar en otra. Se viven las primeras etapas de un cambio en la concepción

del mundo y la manera en que pensamos al respecto, así como un cambio científico y tecnológico

con el que tratamos de alcanzar nuestros propósitos.

La época que estamos dejando se le llama la era de las máquinas y la que estamos iniciando es la

era de los sistemas.

1. Era de las máquinas:

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Dos ideas dan la fundamentación intelectual a la era de las máquinas, estas dos ideas son

respecto a la naturaleza del mundo y la manera en que se busca entenderlo.

A la primera idea se le llama reduccionismo y consiste en creer que todo en el mundo y toda

experiencia al respecto, puede reducirse, descomponerse o partirse en elementos últimos simples,

en partes indivisibles. En física estas partes indivisibles últimas fueron los átomos, en psicología el

id, ego y superego.

El reduccionismo hizo surgir un modo de pensar analítico que guió el modo de buscar

explicaciones y entender el mundo. Para muchos "analizar" era equivalente a "pensar". Analizar

consiste en partir aquello que se desea explicar, descomponer, separar en sus componentes, en

sus partes, de ser posible, hasta sus partes independientes e indivisibles para así explicar el

comportamiento de esas partes y finalmente agregar esas explicaciones parciales para obtener la

explicación del todo.

Entender el mundo fue considerado como el obtener la suma o resultante del entendimiento de sus

partes, las cuales se conceptualizaron tan independientes, las unas de las otras, como fuera

posible. Esto permitió la división del trabajo en la búsqueda del entendimiento del mundo en

disciplinas virtualmente independientes.

La segunda idea básica de la era de las máquinas es el mecanicismo. Se creyó que todo

fenómeno era explicable usando la relación última simple de causa-efecto. Una cosa o evento se

consideró la causa de otro (su efecto) si era necesario y suficiente para que sucediera el último.

Ya que una causa se tomaba como suficiente para sus efectos, ninguna otra cosa, con excepción

de la causa, se requería para explicar los efectos, por lo tanto, la búsqueda de causas se hizo en

contextos "libres del ambiente". Las leyes, como la de la caída libre de los cuerpos, se formulaban

excluyendo los efectos del ambiente. Se diseñaron .ambientes especiales, llamados "laboratorios"

para usarse, que excluyeron los efectos del ambiente sobre el fenómeno en estudio.

Las leyes causales obtenidas en esos contextos libres de ambiente no aceptaban

excepciones. Los efectos estaban completamente determinados por las causas. La visión que

prevalecía del mundo era determinística y mecanicista ya que la ciencia no necesitó de conceptos

teleológicos (tales como función, fines, propósito) para explicar ningún fenómeno natural. Los

conceptos teleológicos se consideraron innecesarios, ilusorios, o sin significado.

El compromiso con estas ideas produjo una concepción del mundo como una máquina. El

mundo se tomó como un reloj herméticamente cerrado, un mecanismo auto-contenido cuyo

comportamiento estaba completamente determinado por su estructura propia. La pregunta principal

que surgió de esta concepción fue: ¿el mundo es un reloj que se da cuerda a si mismo o requiere

de que alguien le de cuerda? La mayoría consideró al mundo como una máquina creada por Dios

para sus propósitos, una máquina para hacer el trabajo de Dios y como se creyó que el hombre

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había sido creado a la imagen de Dios, fue muy natural para el hombre tratar de desarrollar

máquinas que sirvieran a sus propósitos, que hicieran su trabajo.

La conceptualización de trabajo se obtuvo de la conceptualización del mundo consistente,

de manera última, de partículas de materia con dos propiedades intrínsecas: masa y energía, y una

propiedad extrínseca: localización en el espacio y tiempo.

El trabajo se tomó como el movimiento de la masa por el espacio o la aplicación de energía a la

materia para transformar la materia o la energía. El trabajo se mecanizó y analizó, tal análisis se

llamó "estudio del trabajo"; para ello se descompuso en elementos del trabajo, tareas indivisibles.

Se energetizaron las máquinas elementales y la energetización se hacia por otras máquinas. Se

desarrollaron máquinas para ejecutar cada vez más tareas elementales. Hombres y máquinas,

ejecutando repetitivamente una o pocas tareas elementales, se organizaron en redes de

procesamiento, llegaron a hacer la producción en masa y la línea de ensamble.

La revolución industrial con la mecanización trajo la sustitución del hombre, como fuente

del trabajo físico, por las máquinas. Este proceso afectó la naturaleza del trabajo que quedaba para

el hombre. Ya no tuvieron que hacer todas las cosas necesarias para producir algo, más bien

tuvieron que ejecutar operaciones simples en el proceso de producción. Como consecuencia,

mientras más máquinas se usaban para sustituir al hombre en su trabajo, se hizo que los

trabajadores se comportaran como máquinas. Se puede entonces decir que lo irónico de la

revolución industrial es que produjo la deshumanización del hombre en el trabajo.

2. Era de los sistemas:

A pesar de que las eras no tienen un principio o fin preciso, se puede decir que en los anos

40's comienza el fin de la era de las máquinas y el principio de la era de los sistemas. Esta nueva

era es el producto de un nuevo marco intelectual en el cual las doctrinas del reduccionismo, el

mecanicisrno y el modo de pensar analítico se suplen y/o complementan por las doctrinas del

expansionismo de lo teleológico y por un nuevo modo de pensar sintético (de sistemas).

El expansionismo es una doctrina que sostiene que todos los objetos y eventos, así como

todas las experiencias al respecto, son partes de "todos mayores", todos más grandes. No se niega

que tengan partes más bien se cambia la visión enfocándose al "todo" al que pertenecen. El

expansionismo nos da un nuevo modo de ver las cosas que difiere, pero es compatible con el

reduccionismo. Hace que nuestra visión vuelva su atención de elementos últimos a un "todo"

mayor con partes interrelacionadas, a sistemas. La preocupación sobre los sistemas surgió en los

anos 40's y sólo una revisión rápida de los acontecimientos principales se verán aquí.

En 1941 la filósofa Suzzanne Langer argumentó que en las pasadas dos décadas la filosofía

había cambiado su atención de partículas y eventos elementales y sus propiedades, a fijarse en

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otra clase de elementos: el símbolo. Un símbolo es un elemento cuyas propiedades físicas no

tienen esencialmente importancia.

En 1940 Charles W. Morris, otro filósofo, con el trabajo de Langer construyó un marco de

referencia para el estudio científico de los símbolos y los todos a los que pertenecen los primeros:

los lenguajes. Así, Morris expandió el centro de atención.

En 1949, Claude Shannon, un matemático, desarrolló una teoría matemática volviendo la

atención a fenómenos aún mayores: la comunicación.

Otro matemático famoso, Norbert Wiener en su libro "Cibernética" publicado en 1948, puso la

comunicación en otro contexto más amplio: el control.

A principios de los anos 50'5 se reconoció que el interés en la comunicación y el control eran sólo

aspectos de interés en fenómenos más grandes los sistemas, para los que el biólogo Ludwing von

Bertalanffy predijo que el concepto de sistemas llegaría a ser un punto de apoyo en el pensamiento

científico moderno. Vió al concepto de sistemas como un ariete que podría abrir la vista de la

ciencia reduccionista y mecanicista para tratar más efectivamente los problemas de la biología, el

comportamiento y el fenómeno social. Desde entonces, el concepto de sistemas ha desempeñado

un papel cada vez más importante organizando tanto nuestra visión científica del mundo, como la

no científica. El concepto de sistemas, no es nuevo, pero su papel organizador, si lo es.

Un sistema es un conjunto de elementos, de cualquier clase, interrelacionados. Por

ejemplo, los elementos pueden ser conceptos (como el caso de un sistema numérico), pueden ser

objetos (como el caso de un sistema telefónico o el cuerpo humano), o pueden ser personas (como

una sociedad) El conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes:

1.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un efecto en

las propiedades o comportamiento del conjunto como un todo. Por ejemplo, todo órgano en el

cuerpo de un animal afecta el funcionamiento del cuerpo como un todo

2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento y la manera en que afectan al

todo, depende de las propiedades o comportamiento de al menos otro elemento del conjunto. Por

lo tanto, ningún elemento tiene un efecto independiente en el todo. Por ejemplo, el efecto del

corazón sobre el cuerpo depende del comportamiento de los pulmones

3.- Todo subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras propiedades.

Todo agrupamiento de elementos, tiene cada una un efecto en el todo y ninguno es independiente.

Por lo tanto, los elementos no se pueden organizar en subgrupos independientes. Por ejemplo,

todos los subsistemas en el cuerpo de un animal, como el subsistema nervioso, respiratorio,

digestivo y motor, interactúan y cada uno afecta el funcionamiento del todo.

Por estas tres propiedades, un conjunto que forma un sistema tiene siempre algunas

características, o puede mostrar o realizar algún comportamiento, que no pueden tener algunos de

sus elementos o subgrupos. Además, pertenecer al conjunto incrementa o decrementa las

24



capacidades de cada elemento, no se quedan inafectadas, pero un sistema es más que la suma de

sus partes, por ejemplo, un ser humano puede caminar, escribir y ninguna de sus partes puede

hacerlo.

Desde el punto de vista estructural, un sistema es un todo divisible, pero visto funcionalmente es

un todo indivisible, en el sentido de que algunas de sus propiedades esenciales se pierden al partir

el sistema.

El expansionismo produce al concepto de sistemas y estos hacen surgir un modo de

pensar sintético (sistémico). Sintetizar es poner las cosas juntas, proceso contrario al analizar que

fue poner las cosas separadas. Síntesis y análisis no son procesos nuevos pero toman un nuevo

significado en estas eras. Son procesos que se complementan, no pueden separarse.

La diferencia en el modo de pensar entre la era de las máquinas y la de los sistemas no es que en

una se analiza y en otra se sintetiza, sino que el modo de pensar sistémico (sintético) combina los

dos de una nueva manera.

En el modo de pensar o enfocar sistémico (sintético) se parte de identificar el "todo" (el

sistema) que contiene a la cosa que se quiere explicar, se pasa entonces a explicar el

comportamiento o propiedades del "todo" y después a explicar el comportamiento o propiedades

de la cosa por explicar en términos de su papel o funciones dentro del todo que lo contiene.

En este proceso la síntesis precede al análisis. La síntesis mira hacia afuera y el análisis hacia

adentro. Ninguno niega el valor del otro, pero con el pensamiento sintético ganamos entendimiento

que no podemos obtener a través del análisis, particularmente en fenómenos colectivos.

En el modo de pensar o enfocar sistémico se cree entonces, que se incrementará la

obtención de entendimiento expandiendo el sistema que se quiere entender. El entendimiento

procede del todo y no de sus partes.

Si el comportamiento de un sistema se explica refiriéndose al supra sistema que lo

contiene ¿cómo se explica el comportamiento de un supra sistema? La contestación es simple:

haciendo referencia a otro sistema mayor que lo contiene. Ahora, la pregunta fundamental es si

este proceso de expansión tiene un fin. Este dilema ahora lo podemos resolver con los conceptos

de ideales de EA Singer Jr. El entendimiento completo de cualquier cosa es un ideal al que nos

podemos aproximar de manera continua, pero nunca alcanzarlo. Con esto, no se necesita suponer

la existencia de un todo último al cual si entendemos, nos dará la última respuesta. Se libera uno

entonces de creer o no en un todo amplísimo unificador, contenedor de todo, por los que si creen,

llamado Dios, un Dios holístico.

Hay que recordar que en la era de las máquinas la relación central en términos de la cual se

buscaban todas las explicaciones fue la relación causa-efecto. A principios de este siglo Singer

distinguió que esa relación no sólo era utilizada en los términos determinísticos de necesidad y

suficiencia, sino que también se usaba como necesaria pero no suficiente, a este sentido de

25



relación le llamó productor-producto, que se puede pensar como una relación causa-efecto

probabilística o no determinística.

Como un productor sólo es necesario y no suficiente para el producto, él no puede proporcionar

una explicación completa del producto. Siempre hay otras condiciones necesarias, coproductores

del producto. La relación productor-producto requiere del ambiente, el contexto para explicar todo,

mientras que en causa-efecto no requería del ambiente para explicar algo. La ciencia basándose

en la relación productor-producto está orientada a considerar un ambiente lleno, pleno y no

situaciones libres del ambiente.

Singer mostró que el estudio del fenómeno usando la relación productor-producto era

compatible pero más rico que estudios restringidos al uso de la casualidad determinística.

Mostró además, que es posible desarrollar una teoría de la explicación, en términos de productor-

producto, del estudio objetivo y científico del comportamiento con el propósito, funcional o buscador

de fines, no necesitaban más conceptos inapropiados y sin significado para un estudio científico.

El biólogo G. Sommerhoff llegó a esa misma conclusión y Wiener y Bigelow mostraron el gran valor

de conceptualizar las máquinas y los sistemas hombres-máquinas como entidades funcionales,

buscadores de fines, con propósito.

Así en los anos 50's la teleología, el estudio del comportamiento con propósito, buscador

de fines, se introdujo en la ciencia y comenzó a dominar nuestra conceptualización del mundo.

Por ejemplo, con el pensamiento mecanicista el comportamiento se explica identificando lo que lo

causa y no sus efectos, mientras que con el pensamiento teleológico el comportamiento se puede

explicar tanto por lo que lo produce, como por lo que intenta producir.

Los fines de un sistema, metas, objetivos, ideales, se pueden ahora estudiar y esos

sistemas teleológicos son el interés de los investigadores de sistemas. En la era de las máquinas

los mismos hombres fueron considerados corno máquinas, en la era de los sistemas las máquinas

mismas se consideran corno partes de sistemas con propósitos, se cree que una máquina no se

puede entender, sino refiriéndola al propósito para el que se usa dentro del propósito del sistema

del cual forma parte.

3. Revolución postindustrial:

Para completar la descripción de este cambio de eras en que estamos, se deben considerar

los efectos del pensamiento sistémico en la revolución industrial.

La conversión de la revolución industrial en lo que se llama la revolución postindustrial tiene sus

orígenes en tres desarrollos tecnológicos

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Uno de estos surgió con el telégrafo, el teléfono, la radio, la televisión. Estos avances tecnológicos

mecanizaron la comunicación, la transmisión de símbolos. Como los símbolos no tienen materia su

movimiento por el espacio no constituye un trabajo físico.

El segundo desarrollo tecnológico surgió con los instrumentos que pueden observar y registrar las

propiedades de objetos y eventos. Estos instrumentos generan símbolos que llamamos datos y los

registran. Odómetros, velocímetros son algunos ejemplos de estos Instrumentos a los que

podemos agregar el radar y el sonar.

Estos instrumentos que pueden observar y registrar, como las máquinas anteriores de

comunicación, tampoco realizan trabajos fiscos.

El tercer desarrollo tecnológico emergió en los anos 40’s, la computadora digital electrónica. Lo que

esta máquina puede hacer es la manipulación lógica de símbolos

La computadora electrónica apareció cuando se comenzó a poner las cosas juntas (con

enfoque de sistemas) y como la tecnología de observación, comunicación, y computación

comprendía el manejo de símbolos, la gente comenzó a considerar los sistemas que contengan

esas tres funciones y que tales sistemas podían usarse para controlar otros sistemas, para

automatizar. Automatizar es fundamentalmente diferente que mecanizar; mecanizar tiene que ver

con el reemplazo del trabajo físico y automatizar, el remplazo del trabajo mental. La automatización

es para la revolución postindustrial lo que la mecanización fue para revolución industrial. La

tecnología de la revolución postindustrial no es ni panacea, ni una plaga; es lo que hagamos de

ella; genera un sin fin de posibilidades y de problemas que el pensamiento sistémico puede

enfocar.

4. Enfoque de sistemas:

La idea básica de la era de los sistemas, es aceptada generalmente por la mayoría de los

profesionales, administradores e investigadores, pero muy pocos la consideran en la práctica;

recordemos que dicha idea consiste en que la actividad o comportamiento de cualquier parte de

un sistema tiene algún efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo.

Por lo tanto, para evaluar determinada decisión, acción o comportamiento en alguna parte del

sistema con propósito es necesario identificar todas las interacciones importantes (significativas) y

evaluar también su impacto "combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un

todo y no solamente en la parte originalmente involucrada.

Este enfoque es contrario a la inclinación "natural" de algunos investigadores,

administradores o profesionales, en el sentido de reducir la magnitud de los problemas y de

aislarlos de su medio ambiente o contexto, o bien de eliminar los aspectos que dificultan su

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solución, efectuando tales reducciones hasta el punto en el que el manejo de los problemas es

posible a través de técnicas estándar o juicios basados en la experiencia.

El enfoque de sistemas va deliberadamente en la dirección opuesta: extiende y complica el

planteamiento del problema hasta que todas las interacciones importantes quedan incluidas.

El término “importante" o "significativo" es capital porque no todas las interacciones en un sistema

son significativas ni medibles. Así, al estudiarse un sistema, sus componentes deben seleccionarse

considerando su grado de significación y susceptibilidad de medición.

El problema en una organización, vista como sistema, este enfoque trata de cubrir el área entera

bajo el control del administrador o del ejecutivo, sin concentrarse en alguna de sus partes; la

investigación tampoco se Iimita a dicha área y generalmente se examinan los efectos de las

políticas tomadas fuera de ella. Esto permite al administrador, en muchos casos, formar las bases

para investigaciones a más altos niveles, involucrando políticas que muchas veces afectan el

funcionamiento de su área de manera adversa.

Al expandirse y complicarse el establecimiento de un problema se podría cree que la investigación

nunca va a terminar. Sin embargo, la investigación llega a un fin, ya, sea porque (1) se alcancen

los límites del control responsable del sistema, (2) se alcance el punto en el cual una mayor

profundidad en la investigación no promete suficientes beneficios o porque (3) otra área de

investigación más importante requiere la atención de los investigadores.

5. Problemas organizacionales en la era de los sistemas:

Como la era de los sistemas tiene una orientación teleológica, se preocupa de sistemas que

tienen propósito, es decir, con sistemas que pueden escoger su comportamiento en lo que

respecta a medios, fines o ambos. Se interesa en sistemas mecánicos solamente en tanto que se

usan como instrumentos de sistemas con propósitos. El hombre de la era de los sistemas se

preocupa de aquellos sistemas con propósitos en los que algunas de sus partes son elementos con

propósitos, con grupos sociales, y de esto, el tipo de grupo que considera más importante, es aquel

que contiene partes que ejecutan diferentes funciones, que tienen una división del trabajo, las

organizaciones.

Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas mayores con propósito.

Todos ellos son sistemas con propósito cuyas partes son sistemas con propósitos y que

pertenecen a todos mayores con propósito.

Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra sociedad misma, son parte de

los sistemas de interés de esta era.

En el manejo, administración y control de sistemas con propósito, surgen tres problemas centrales:

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• Autocontrol: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de sus propios

propósitos?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósitos de manera que puedan enfrentarse eficazmente

a conjuntos interactuantes de problemas, que crecen con complejidad y surgen rápidamente y cuyo

ambiente también crece en complejidad y dinamismo?

• Humanización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de los propósitos de

sus partes?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan alcanzar más

efectivamente los propósitos de sus elementos y se continúe persiguiendo, de manera efectiva, el

propósito del sistema mismo?

• Ambientalización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de los propósitos de

los sistemas de los que forma parte?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan alcanzar más

efectivamente los propósitos de los sistemas contextuales, ambientales, de los que forman parte y

se continúe persiguiendo de manera efectiva, el propósito del sistema mismo?

Ver una organización como sistema es tratar de resolver de manera integral los problemas

organizacionales.

Ver una organización como sistema difiere radicalmente del modo de verla que la mayoría de las

teorías organizacionales clásicas han propuesto.

Ver una organización como sistema enfatiza verla corno un sistema de problemas a resolver, el

cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de un proceso de toma de decisión para

resolver el sistema de problemas.

Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus fundamentos el conocimiento

de la situación, del conocimiento de lo que sucede que se plasma en datos y transforma en

información útil para la toma de decisiones.

Así al ver a una organización como sistemas cobran especial importancia los sistemas para

el manejo de datos e información sean estos o no computarizados, sin embargo, por las tendencias

actuales nos enfocaremos aquí a los sistemas computarizados para el manejo de datos e

información y los relacionaremos con la evolución que se está dando en la construcción de

sistemas de administración que enfocan la organización como sistema.

9. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

1. Procesamiento de datos:

La primera aplicación de la computadora envolvió la manipulación más simple de símbolos,

la conversión de datos en información. Los datos consisten de símbolos que representan

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propiedades de objetos y eventos. Los datos se convierten en información cuando los símbolos son

transformados a una forma usable. La utilización de la computadora en esta transformación de

datos e información es la mecanización de dicho proceso, se produjeron así los sistemas de

procesamiento de datos. (Fig.1).

En organizaciones productoras de bienes o servicios, la aplicación de estos sistema mecanizados

de procesamiento de datos Incluyó la preparación de nómina órdenes de compra, facturación,

contabilidad, etc.

Las operaciones lógicas y matemáticas utilizadas en esas aplicaciones son relativamente simples.

La complejidad de estos procesos generalmente se relaciona a la gran cantidad de datos y la

variedad de tratamientos a hacer.

2. Sistemas de información:

Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han remplazado empleados que

antes hacían eso. Los empleados comenzaron a hacer algo que dichos sistemas no hacían. Esos

empleados estaban ocupados respondiendo preguntas, las cuales se habían incrementado con la

introducción de los sistemas de procesamiento de datos.

Un empleado no solo procesa datos, sino también contesta preguntas de las personas que reciben

la información. Quien la recibe puede encontrar errores, inconsistencias deficiencias de algún tipo y

cuando esto sucede pregunta a quienes generaron la información para aclarar, corregir o

complementar.

Quienes diseñaban los sistemas mecanizados para la manipulación de símbolos, enfocaron

entonces su atención a ese proceso de preguntar y contestar. Observaron que la mayoría de las

preguntas eran contestadas por los empleados Ilendo a los archivos de datos de donde la

información había sido obtenida, recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir la

información deseada. En algunos casos tengan que obtener datos adicionales.

Se desarrollaron así sistemas computarizados que generaban, recolectaban, almacenaban,

recuperaban y procesaban datos de tal modo de responder preguntas específicas. Estos se

llamaron sistemas computarizados de información, cuyos archivos, también computarizados,

juegan un papel principal y se les conoce como bancos de datos. (Fig. 2).

3. Sistemas de información para la administración:

Especial atención comenzó a darse a un tipo de usuario de la información, los

administradores de organizaciones. Los administradores afectan el comportamiento del sistema

que genera los datos procesados por el sistema de procesamiento de datos e información Lo

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afectan transformando la información recibida en instrucciones. Así, el administrador, el sistema de

procesamiento de datos y el de información y el sistema que el administra forman un todo que

constituye al sistema de información para la administración. (Fig. 3).

Un buen sistema de información para la administración no reemplaza al administrador ni realiza

ninguna de sus funciones como la toma de decisiones.

4. Sistemas de decisión:

El siguiente paso en el proceso de mecanización fue poner la toma de decisiones en la

computadora. Sin embargo, hacer esto requiere de entender como se toman las decisiones o de

preferencia como deberían tomarse. Esto fue lo que ciertos especialistas habían estado haciendo

desde antes de que las computadoras existieran y con su trabajo fue posible comenzar la

mecanización de la toma de decisiones y además corno la toma de decisiones nos orienta hacia el

control, la mecanización de estos aspectos del trabajo de administrar se le nombra como

automatizar.

Para mecanizar la toma de decisiones es necesario construir una representación de la situación, un

modelo de decisión en el que se representa el problema, el sistema, el contexto, los medios

disponibles y los resultados, así corno la preferencia de lo que deseamos obtener; para mecanizar

la toma de decisiones también debe de existir un procedimiento para encontrar la mejor solución a

la situación. Cuando todo esto es posible obtener, es posible mecanizar la toma de decisión, sólo

así la computadora reemplaza la toma de decisiones del administrador. (Fig.4).

Pero las decisiones que pueden modelarse y resolverse son relativamente simples. Tienden a ser

comunes, rutinarias, repetitivas, decisiones tácticas. En tanto se mecanizan estas decisiones los

administradores se van liberando de ellas y pueden dedicar más tiempo a decisiones no rutinarias

y más estratégicas.

Además, se presentan las situaciones en que es posible construir un modelo de decisión pero sin

embargo, no se cuenta con procedimientos para obtener soluciones al problema, no pudiéndose

obtener la mejor solución.

En estos casos el modelo de decisión computarizado puede utilizarse para determinar la

factibilidad y estimar los resultados que se obtendrían de soluciones que se propongan y comparar

alternativas.

En estos casos, es posible usar los modelos en forma de un diálogo administrador-computadora.

(Fig. 5).

5. Sistemas de decisión y apoyo:

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Para poder diseñar, implantar y operar un sistema con las características anteriores se

requiere la realización de dos funciones de apoyo que interactúan con los elementos anteriores,

una relativa a sistemas de información y otra a modelación para la toma de decisiones. (Fig. 6).

6. Sistema de administración:

Para tener un sistema integral de administración es necesario incorporar otros elementos que

permitan al sistema mejorar el mismo, a través del aprendizaje y el ser capaz de adaptarse a

cambios internos y externos. Esto involucra tener posibilidades de predicción y memoria, así como

elementos para identificar síntomas. (Fig. 7, 8, 9 y 10).

Diseñarla, implantar y operar un sistema de administración con las características anteriores

permite a los administradores tener bases sólidas para enfrentar problemas estratégicos de las

organizaciones.

10. PLANEACION Y DESARROLLO

Para comenzar a caracterizar la planeación, se puede decir que se trata de un proceso de toma de

decisiones, pero no todos estos son planeación debido esencialmente a tres características:

La planeación es algo que se hace antes de llevar a cabo la acción: es toma de decisión

anticipatoria. Es el proceso de decidir que hacer y como hacerlo antes de la acción si se desea

que, para algún tiempo futuro, un cierto estado ocurra, toma tiempo decidir qué y como hacerlo,

tomar las decisiones antes de la acción. Si las decisiones se pudieran tomar rápidamente sin

pérdida de eficiencia, la planeación no sería necesaria.

La planeación es necesaria cuando el estado futuro deseado involucra un conjunto

interdependiente de decisiones, un sistema de problemas. La principal dificultad de la planeación

se deriva de esta interrelación entre las decisiones.

El conjunto de decisiones que requieren de planeación tienen las siguientes características:

a) Es un conjunto de numerosas decisiones como para manejarla todas simultáneamente. Por lo

que la planeación debe dividirse en etapas 0 fases que se lleven a cabo secuencialmente por un

solo grupo decisor, o simultáneamente por diferentes grupos o combinación de esfuerzos. La

planeación debe planearse.

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b) El conjunto de decisiones necesarias no se puede dividir en subconjuntos independientes ya que

forman un sistema. Esfuerzos secuenciales, simultáneos o combinados. Deben considerar la

relación sistémica. Por ejemplo, decisiones que se tomen al principio del proceso de planeación

debe considerarse en la toma de decisiones posterior y las primeras revisarse a la luz de las

últimas. Esto muestra porque la planeación debe hacerse antes de la acción.

Estas dos propiedades muestran el porque la planeación no es un acto sino debe ser un proceso,

un proceso que no tiene un punto natural de conclusión o terminación. Es un proceso que se

espera lo acerque a uno a la "solución", la cual no se alcanzará por dos razones. Primero, porque

no hay un límite a la posible revisión de las decisiones previas, sin embargo, hay un punto en el

tiempo en que hay que tomar acciones yeso detiene la revisión con una cierta aproximación.

Segunda, porque tanto el sistema y su ambiente cambian durante el proceso de planeación y

nunca se pueden tomar en consideración todos esos cambios. La necesidad de actualización

permanente y mantenimiento del plan se deriva en parte de esta razón.

c) La planeación es un proceso dirigido a producir uno o más estados de futuros deseados que no

se espera que ocurran a menos que se haga algo. La planeación se preocupa tanto con evitar

acciones incorrectas, como con fallar en utilizar oportunidades. La planeación tiene una

componente pesimista y otra optimista. La pesimista cree que a menos que hagamos algo, el

estado futuro deseado no ocurrirá. La optimista cree que se puede hacer algo para incrementar las

oportunidades de alcanzar el futuro deseado.

A pesar de que se han hecho un sinnúmero de esfuerzos para desarrollar métodos para la solución

de problemas, solo recientemente se han comenzado esfuerzos para desarrollar métodos para la

planeación de sistemas.

La efectividad en la resolución del problema organizacional de la era de los sistemas del auto-

control y de los otros dos, depende de manera crítica en utilizar el mejor proceso de planeación

disponible y mejorarlo.

1. Actitudes sobre la planeación:

Existen muchos profesionales, investigadores, ejecutivos y administradores que no creen en

la planeación.

De la amplia variedad de actitudes aquí sólo describiremos la de mayor potencialidad: la actitud

interactiva hacia la planeación.

Los interactivos están insatisfechos tanto en el estado actual de las cosas, como en cómo se están

desarrollando. Su actitud respecto al futuro es de tratar de construirlo. Creen que se es capaz de al

menos influir, sino controlar, en muchos cambios del futuro de manera tal de mejorar la calidad de

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vida. Tratan de cambiar la naturaleza de los sistemas para prevenir problemas y no solo estar

preparados para ellos, tratan de crear oportunidades y no sólo de aprovechar las que aparecen.

Los interactivos creen que no hay que gastar mucho tiempo tratando de predecir el futuro.

Argumentan que el futuro depende mas de lo que hagamos entre el ahora y el entonces, que lo

que ha sucedido entre el pasado y el ahora. No solo hay que predecir el futuro, hay que crearlo.

Los interactivos no se conforman con la sobre vivencia o el crecimiento, buscan un propio

desarrollo y realización: incrementar su habilidad para controlar su destino. No buscan la

satisfacción y la optimización, buscan ideales. Para ellos, la formulación de ideales no es un

ejercicio hueco o vacío de utopías, sino es un paso necesario para establecer rumbos de largo

plazo para el desarrollo continuo. No manejan los ideales corno conceptos absolutos, sino como

relativos a conocimiento y entendimiento, que se tiene de uno mismo y del ambiente. Los ideales

están sujetos a constantes reformulaciones en tanto se expande el conocimiento y el

entendimiento.

Los interactivos continuamente rediseñan el sistema que controlan para incrementar su habilidad

para cambiar ellos mismos. En estos cambios no excluyen parte alguna del sistema, manipulan la

estructura del sistema, su funcionamiento, organización y recursos.

Dado las tasas aceleradas de cambio tecnológico y social, los interactivos sostienen que la

experiencia ya no es la mejor maestra, ahora es

lenta, ambigua e imprecisa. Por lo tanto trata de remplazar experiencia con experimentación.

Tratan de disertar la implantación de cada decisión como un experimento que prueba su

efectividad, la validez de la información usada, las suposiciones y el procedimiento de toma de

decisiones, así como la habilidad de la organización para implementar la decisión.

Los interactivos tratan de influir o presionar al contexto del sistema (sobre el que no tienen control

directo) con cambios que consideran tan fundamentales como los que prescribe dentro del sistema.

Los interactivos consideran que la tecnología no es ni buena ni mala, sino que tiene potencial para

ambos casos. Cree que sus efectos dependen de como la usa la gente. Consideran que la

sociedad y la tecnología son aspectos inseparables de los sistemas sociotécnicos. Piensan que la

ciencia y las humanidades son aspectos inseparables de una cultura. Buscan llevar a cabo la

planeación considerando aspectos que van más allá de las disciplinas, de manera

metadisciplinario.

Los interactivos son radicales revolucionarios, tratan de cambiar las bases y superestructuras de

los sistemas. Ni buscan resistir, ni llevarse por la corriente, ni navegar frente a la corriente, sino

tratan de controlar la situación.

A pesar de considerar la actitud interactivista la más completa y rica en posibilidades, es necesario

reconocer que hay situaciones en las cuales otra actitud puede ser más apropiada. Por ejemplo, si

34



la dinámica interna y externa del sistema lo está llevando a donde se quiere ir y esto sucede con la

rapidez necesaria, entonces una actitud inactiva es la más efectiva.

La manera en que la planeación interactiva se lleve a cabo depende de tres principios operativos:

participación, continuación y holismo.

2. Principio de participación:

Los beneficios de la planeación no se derivan del uso de su producto, un plan, el proceso

que es el producto más importante de la planeación. El beneficio principal se deriva de participar en

el proceso. Participando en la planeación interactiva los miembros de una organización pueden

desarrollarse. La participación les permite entender la organización y los posibilita servir los fines

organizacionales de manera más efectiva y facilita el desarrollo organizacional. La planeación

eficaz no puede hacerse para un sistema, debe hacerse por el sistema. No se puede hacer

planeación eficaz para otro, hay que planear para uno mismo (no importa que tan mala sea), en

vez de que planeen otros lo de nosotros (no importa que tan bien 10 hagan). Esto resulta del

concepto de desarrollo como el incremento de los deseos y habilidades propias para satisfacer

nuestros deseos y los de otros. Así, el papel que debe desempeñar un planeador profesional no es

el planear él mismo, sino facilitar la planeación de otros, proporcionando la motivación, la

información, el conocimiento, el entendimiento, la sabiduría y la imaginación que otros requieren

para que ellos planeen por si mismos.

3. Principios de continuidad:

Como el sistema y su ambiente cambian continuamente ningún plan mantiene su calidad al paso

del tiempo. Los planes deben actualizarse, extenderse, corregirse continuamente. La planeación no

es una cosa que se hace una sola vez, ningún plan funciona como se prevé o esperaba. De

manera contínua se debe seguir, evaluar y modificar un plan. También hay cambios porque cuando

perseguimos algo valioso, el valor que le damos a menudo cambia conforme nos acercamos a lo

que queremos. Este principio hace necesario el desarrollo de un sistema con capacidad de

adaptarse y aprender, de un sistema que puede planear y controlar los resultados del proceso de

manera continua. Al planear se busca un control, pero el proceso de planeación debe ser

controlado él mismo.

4. Principio holístico:

35



Este principio consta de dos partes: el principio de coordinación y el principio de integración. Cada

uno tiene que ver con una dimensión diferente de las organizaciones. Las organizaciones se

dividen en niveles y los niveles en unidades que se diferencian por función, producto o mercado. La

coordinación tiene que ver con la interacción entre las diferentes unidades al mismo nivel e

integración con la interacción entre unidades de diferentes niveles.

El principio de coordinación enuncia que ninguna parte de una organización puede planear

efectivamente silo hace independiente de las unidades a su mismo nivel. La planeación debe

hacerse en las unidades del mismo nivel, simultánea e interdependientemente ya que el reto o la

oportunidad que puede aparecer en una unidad puede ser tratado mejor por otra u otras unidades

del mismo nivel simultáneamente.

Los problemas de una unidad se derivan más de las interacciones con otras, que por sus propias

acciones que no afectan o son afectadas por otra unidad. Los problemas que surgen deben

enfrentarse simultáneamente y cooperativa mente desde diferentes puntos de vista.

El principio de integración enuncia la necesidad de efectuar la planeación de manera

interdependiente entre los diferentes niveles. En organizaciones cuyos fines dominan a los fines de

sus miembros, como una corporación, las estrategias fluyen de arriba hacia abajo y los aspectos

tácticos fluyen de abajo hacia arriba. En sistemas cuyos fines principales son servir a sus

miembros, como las ciudades, las estrategias y las tácticas fluyen al contrario del caso anterior.

Estas situaciones en muchos sistemas se dan en forma combinada causando conflicto que se trata

de eliminar con el principio de integración.

El conflicto entonces puede aparecer tanto en el mismo nivel como en diferentes y sólo se puede

remover con el principio holístico.

36



DATOS INFORMACIÓN

Figura 1

37



DATOS INDAGACIONES

Figura 2

38



INSTRUCCIÓN

DATOS

INDAGACIONES Figura 3

39



40



INFORMACIÓN

Figura 5

41



INFO. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIÓN

42



Figura 6

43



PREDICCIÓN DE FUNCIONAMIENTO REPORTE DE DESVIACIONES

REPORTE DEL FUNCIONAMIENTO ACTUAL

Figura 7

44



DATOS DEL FUNCIONAMIENTO Y AMBIENTE

45



Figura 8

46



INFO. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIÓN

PREDICCIÓN DE FUNCIONAMIENTO INFO. HACIA ARRIBA

REPORTE DE DESVIACIONES

INFORMACIÓN

47



Figura 9

48



(6) REGISTRO DE DECISIONES: EXPECTTIVAS, SUPOSICIONE, INFORMACIÓN Y PROCESO USADO

49



50



SUPOSICIONES-INFORMACIÓN RELEVANTE Y FUNCIONAMIENTO ACTUAL

Figura 10

51



11. SISTEMAS DE INFORMACIÓN PARA LA ADMINISTRACIÓN

Todos los negocios, ya sean de productos o servicios, involucran transacciones a lo largo de la

cadena de abastecimiento: productores con industriales, industriales con mayoristas, mayoristas

con detallistas, con consumidores. Todo esto genera grandes volúmenes de transacciones

basadas en papel en cada etapa: órdenes de compra, facturas, catálogos, notas de entrega,

balances bancarios, documentos legales, etc.

El reto para toda dirección de negocios consiste en administrar este flujo de información de una

manera eficiente, costeable y productiva. El dato apropiado en cada etapa debe ser extraído,

procesado, comunicado y almacenado en forma rápida, precisa y barata.

Históricamente, el papel ha sido el único medio de comunicación de información para la

administración, transacciones y comercio. Un comercio basado en papel requiere de manejo

manual, lo cual da como resultado: retrasos, costos y gastos. La computación y las

telecomunicaciones constituyen una alternativa que agiliza el flujo de información y mejora su

precisión y eficiencia.

Hoy en día, no se puede concebir una buena administración empresarial, sin hacer uso de la

herramienta fundamental como lo es la Informática; podemos afirmar que en un futuro inmediato, a

todo administrador, cualquiera que sea su sector económico, que pretenda competir de manera

eficaz e imaginativa, le será absolutamente imposible hacerlo sin contar con los recursos que, hoy

ya tiene a su disposición con la imagen, la informática y las tecnologías modernas de la

comunicación.

La información es uno de los recursos más importantes de una empresa y es utilizada como

materia prima por todos los departamentos de la misma para efectuar su toma de decisiones.

Desde el departamento de mercadotecnia, hasta el de producción requieren de información

oportuna, confiable y especializada que les permita desarrollar con efectividad su trabajo. Día a día

se desarrollan métodos más eficientes y rápidos que puedan proveer a la empresa de información

con calidad, lo que hace que los sistemas de información computarizados tengan cada vez mayor

demanda.

En muchas ocasiones para alcanzar el nivel óptimo de competitividad deseado por la alta dirección

de las organizaciones donde la computación es un factor decisivo para obtener ese nivel, es

necesario rediseñar todos o algunos de los procesos administrativos críticos, ya que no basta con

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simplemente computarizar los ya existentes, es decir deberá aplicarse en la organización la

reingeniería de procesos.

1.Objetivo:

Examinar la forma en que actúan la información y el proceso en la computadora como

procesadora de información, y explicar dónde se ubican estos conceptos en las empresas. Al

mismo tiempo proporcionar consejos sobre dónde y cuándo es apropiado el uso de las

computadoras. Lograr la integración de la planeación del negocio y la planeación de los sistemas

de información dentro de una planeación estratégica global.

Incrementar el entendimiento del uso de las Tecnologías de Información (TI) en las organizaciones.

Identificar las áreas de mayor potencial de aplicación de las TI´s. Adaptar las TI a las nuevas

circunstancias de las organizaciones, y así competir más efectivamente en su segmento industrial.

Comprender las habilidades requeridas por la dirección corporativa para asegurar que la

organización use y controle adecuadamente la TI. Analizar varios conceptos de la administración

de la TI a la realidad de las empresas.

Los sistemas de información se centran en el diseño y desarrollo de sistemas

computacionales de apoyo al proceso de toma de decisiones, y de cómo combinarlos con los

diferentes enfoques administrativos. Se utilizan técnicas y herramientas adecuadas para

estructurar y entrelazar en forma efectiva: los modelos cuantitativos, cualitativos y de información

con las interfaces apropiadas al usuario, y con las bases de información para que el usuario

fundamente y realice decisiones eficaces a altos niveles estratégicos de la organización. Se

combinan los conceptos de sistemas expertos a los convencionales para un apoyo integrado e

inteligente a los procesos administrativos.

Se realiza la planeación a largo plazo de la inversión en sistemas de información y de su

aplicación al desarrollo empresarial. Se analiza cómo la tecnología de información ha modificado

las estructuras y sistemas organizacionales modernos. Se presentan modelos gerenciales de

sistemas de información y su interconexión con las actividades de origen estratégico que se

realizan en la empresa. Se analizan diferentes esquemas de uso de la información como

herramienta estratégica dentro de la organización.

Proporcionar las bases técnicas necesarias y hacer del conocimiento general que: La

herramienta más importante de los últimos años, la computadora, permite crear una estructura de

información completa para las áreas administrativas de una organización con las siguientes

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características: que sea correcta, que esté disponible en el momento en que se necesite y que

pueda ser accesada desde cualquier lugar.

12. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.Modos de utilización:

Cómo deben comportarse los sistemas de información en la vida diaria de un administrador. En

casa, en una pequeña empresa, hasta una gran organización. El modelo de lo que debería ser un

sistema de información, como las recetas de cocina, para llegar a un objetivo en particular: el

organizar una cena para determinado grupo de amistades. ¿Qué es un sistema de información

(menús, recetas, ingredientes, invitados)? y ¿cómo un administrador, director o personal operativo

se convierte en usuario de un sistema, ya sea, para recuperar elementos específicos de

información o para ayudarse a tomar decisiones o para llevar un registro de sucesos? Lo cual

comprende la utilización principal de los sistemas de información: recuperación de información,

apoyo a toma de decisiones y el proceso de las operaciones.

2.Visión de sistemas de información:

La posibilidad de utilizar un equipo de cómputo en apoyo al manejo de un sistema de

información deberá determinarse de acuerdo con el volumen de datos, rapidez con que se quieran

recuperar, los cálculos repetitivos, la impresión de presentaciones, la posibilidad de comunicarse

con otros equipos, etc. Debemos tomar en cuenta que el equipo hace lo que se le ordena, no

puede anticipar necesidades, tiene limitaciones de comunicación, y es completamente literal en la

interpretación de órdenes que se le proporciona, pero tiene sus aplicaciones. Los equipos de

cómputo son buenos para almacenar y manipular una gran cantidad de datos. Un sistema de

información debe configurarse de modo que sería posible realizar cosas como localizar un dato en

especial o un conjunto de datos utilizando ciertos criterios más complejos de selección. Podría

usarse en la recuperación de información o ayudar en la selección de información que reúna los

criterios que uno ha decidido.

3.Tecnología de información:

Después de la Segunda Guerra Mundial, EEUU se encontró en una situación favorable para

que sus grandes corporaciones crecieran y desarrollaran sistemas de operación en donde se

conjugaban la existencia de múltiples plantas y empresas, así, cuando sale al mercado mundial, lo

hace sobre otras bases de funcionamiento y respaldada por un sistema financiero sólido basado en

el “patrón dólar”. Los rasgos comunes de las empresas transnacionales parecen predominar

respecto a las características diferenciales. Su carácter de empresas privadas, líderes en los

países capitalistas avanzados, que se expanden fundamentalmente en sectores con estructura

54



oligopólica y que se ofertan principalmente hacia los mercados de países de mayor tamaño y nivel

de ingreso, condicionan los elementos fundamentales de su comportamiento.

La participación creciente de las empresas transnacionales en el comercio internacional

conduce a que una proporción cada vez mayor de los flujos de bienes se canalicen al interior de

éstas empresas y se sustraigan a la competencia del mercado internacional. La función de

liderazgo que desempeñaban las empresas transnacionales se atribuye en gran parte a la

magnitud de los recursos que canalizan a las actividades de investigación tecnológica. La

concentración del flujo de bienes de capital, en los cuales se incorpora una proporción importante

del progreso técnico, entre el grupo de países proveedores de tecnología, conduce a prever que

cada vez en mayor medida serán las condiciones técnico-económicas que prevalecen en esos

mercados, las que orienten y estimulen el esfuerzo de innovaciones y progreso técnico. El alto

grado de concentración de la oferta es la característica básica del mercado internacional de

tecnología. Un reducido número de empresas transnacionales generan, con base en las

actividades de investigación y desarrollo, una proporción elevada de la oferta tecnológica

disponible. La valoración de los flujos “cautivos” de tecnología sugiere la conveniencia de analizar

las tendencias en el mercado internacional que son el vehículo a través de las cuales se incorpora

una porción importante del progreso técnico.

Lo fundamental es destacar la importancia decisiva que sobre la importación de tecnología, ejercen

las opciones que se efectúan en el ámbito de la política industrial. Analizar el destino de la

tecnología que se importa, distinguiendo entre las empresas y las filiales de empresas

transnacionales, que es la procedencia de la tecnología que importa la industria bajo la forma de

bienes de capital y de contratos de transferencia tecnológica.

La computación, con su habilidad de manejar grandes volúmenes de información, ha creado, más

que otro aspecto de la revolución tecnológica, administradores competentes y profesionales

capaces de analizar la información de una organización, diseñar sistemas de información que

ayuden a estas necesidades, proveer servicios de información y coordinar las diversas funciones

de los diferentes especialistas de la empresa, dirigiéndolos siempre hacia los objetivos de la

corporación.

4.Concepto de sistemas:

El sistema es la idea de ver a la organización como un todo y no como una serie de partes que

pueden o no estar relacionadas. Este concepto tiene un gran potencial para integrar y coordinar

todas las actividades de la empresa, afinando en mayor grado los métodos y procedimientos y

55



simplificando ampliamente el trabajo de la administración, La necesidad de extender el uso de

sistemas de información se acentúa por la existencia de grandes y complejas organizaciones, la

competencia y una reducción considerable para los errores en la toma de decisiones de la

dirección.

Toda persona, en las áreas de administración necesita estar familiarizada con las capacidades

de la computación para usar inteligentemente sus servicios aún sin tener conocimientos técnicos.

Los costos para realizar las actividades administrativas son altos, lo cual hace necesario el

establecer estándares para hacer estas actividades y llenar controles para asegurar un máximo

rendimiento al medir: tiempo, calidad, cantidad y costos.

La organización de la función del proceso de datos debe basarse en un solo criterio: el servicio

que proporciona a los elementos de la empresa. La administración de sistemas de información

debe contribuir generalmente a la dirección de la corporación para la planeación y control, y debe

servir a todos los departamentos funcionales. Por otro lado, sin una buena planeación,

organización, sistemas eficientes y toda la cooperación del personal afectado, la computadora es

un poder frustrado. El objetivo de toda administración es ver que todo el trabajo necesario sea

llevado a cabo con eficiencia.

13. IDEAS SOBRE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.¿Qué es un sistema de información?

Un sistema es un grupo interactivo de cosas que queremos tratar como un conjunto para un

propósito particular. Cuando un sistema es ideado y creado para un uso en particular se dice que

es un sistema personal; alguien más que quisiera hacer lo mismo podría configurarlo de distinta

manera. En una organización encontramos sistemas que son utilizados por diferentes personas,

generalmente para realizar tareas rutinarias; en estos sistemas se supone que todos efectúan las

mismas tareas, y se les conoce como sistemas institucionales.

“Un sistema es un conjunto de componentes, conectados conjuntamente en una forma organizada.

Los componentes están afectados al estar en el sistema y el comportamiento de éste cambia si lo

abandonan. Este conjunto organizado hace algo y ha sido identificado como de particular interés.”

Vemos a los sistemas como aceptando entradas desde el entorno, y emitiendo salidas hacia él. Un

sistema cerrado es uno que no tenga entradas ni salidas, es decir, que esté completamente aislado

de su entorno. Un sistema abierto es uno con entradas y salidas. Una subclase importante de

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sistemas es la que se refiere a los sistemas significativos, o los sistemas que tienen un objetivo

bien definido.

Muchos sistemas son extremadamente complejos, y es muy útil dividirlos en sistemas más

pequeños interconectados llamados subsistemas; son sistemas y también pueden subdividirse en

subsistemas menores hasta que se alcance un nivel conceptual conveniente de subdivisión. La

elección de los subsistemas se determina en al análisis final por la visión global que queremos

adoptar sobre dicho sistema. Lo que queremos es que las interacciones dentro de cada subsistema

sean más fuertes de las existentes en el entorno (en los otros subsistemas). Al nivel de interacción

entre subsistemas se conoce como acoplamiento. Es bueno hacer notar que el desacoplamiento

de subsistemas puede tener un efecto negativo, o contraproducente: cada uno de los subsistemas

trabaja correctamente, pero el sistema en su totalidad no funciona bien porque los subsistemas

operan sin tener en cuenta al sistema como un todo.

Los sistemas llevan consigo mecanismos de control que se emplean para comprobar el

comportamiento y para irse adaptando a circunstancias variables, ya sea en el entorno o dentro del

sistema. Donde no se puedan prevenir los problemas es necesario detectar y corregir los

potenciales antes de que pasen a ser graves. Mediante las salidas de los sistemas se pueden

tomar acciones correctoras, en la forma de cambiar o renovar las entradas, pueden realizarse

ajustes a las máquinas, o pueden tomarse importantes decisiones de negocios.

Es más productivo analizar un sistema en términos de las funciones que realiza, o que se

presume efectúa (visión funcional) que de una manera estructural (visión estructural), porque en

muchas ocasiones es una visión muy estática. Debería ser posible derivar una visión general de las

organizaciones que ponga un mayor énfasis en sus características comunes y que nos permita

aplicar nuestra experiencia particular en un tipo de organización a los problemas que se

encuentran en otras.

2.Características de los sistemas de información:

La característica esencial de un sistema de información es el uso de registro de datos para

representar el movimiento, el estado o la existencia de objetos en algún otro sistema, los cuales

pueden ser físicos o abstractos. Ej. Un almacén formado por bienes: llegan, se guardan y se

venden. Se empieza confeccionando registros de lo que hay. El conjunto de registros y los medios

que se utilizan para conservarlos, constituyen un sistema de información. El sistema de información

57



es un modelo o representación de un sistema físico, con el cual también interactúa, y los dos

pueden contemplarse como subsistemas de un sistema organizativo más amplio. Las entradas al

sistema de información desde el sistema físico son observaciones, mientras que las salidas son

reglas para actuar; aunque también conlleva entradas y salidas que son puramente información y

no van acompañadas de movimiento alguno.

Los sistemas de información no están restringidos a representar objetos físicos, también

pueden representar abstracciones.

Tipos de modelos de un sistema de información: “tal como es” corresponde a los sistemas

tradicionales de procesos de datos; “tal como debería ser” implica el uso del sistema en forma de

normativa, y “como debería ser” es un modelo predictivo, se utiliza para modernizar consecuencias

de posibles decisiones y permite la selección del curso más apropiado de la acción. Dentro de una

organización, los sistemas de información más grandes son los que realizan las principales

funciones; por ejemplo, la nómina. Son sistemas institucionales que tienden a ser descriptivos con

algún componente de normativa, mientras que los sistemas personales se usan con más

frecuencia en una predictiva.

La materia prima de un sistema de información son los datos: nombres, números,

descripciones y muchas otras cosas. Debemos ser selectivos al recoger datos, despiadados al

escogerlos, y capaces de organizarlos de tal forma que sean comprensibles y útiles para que

puedan usarse. Existen dos aspectos interrelacionados en cualquier sistema de información: los

mismos datos, su estructura inherente y sus propiedades; y, la forma en que van a usarse los datos

y por quién. Una información útil en el sistema puede obtenerse a partir de los datos:

seleccionando datos relevantes de objetos o grupo de ellos, agregando datos, y transformando

datos. Es útil distinguir entre datos actuales y datos históricos, con lo cual se puede decir que los

datos se guardan en un sistema para dos propósitos: guardar un registro de lo que ha ocurrido, y

como una base para tomar decisiones. También hay distintos niveles de información necesarios:

nivel operacional, que hace cosas, y un nivel de dirección, que supervisa y planifica. La información

requerida en un nivel operacional necesita estar bien detallada y ser actual y válida minuto a

minuto, mientras que la información de la dirección generalmente está resumida y puede ser

antigua. Los requisitos de la información de una parte de la organización son que esta sea:

conveniente, precisa, relevante y, accesible, lo cual está implícito en un sistema de información.

3.Representación de los sistemas de información:

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La representación de sistemas es a través de diagramas, los que son más fáciles de

comprender, y comprobar en precisión. Son aproximaciones estructuradas que dan una visión

funcional (qué se hace) del sistema de información y están basadas en uso de diagramas de flujo

de datos. Mediante el uso de modelos de datos como el modelo Relación-Identidad se obtiene una

visión global de los datos. También se debe representar la forma en que se está implementando

(cómo se hace) un sistema. Los diagramas de flujo de datos contienen cuatro elementos: archivos,

procesos, movimientos de datos y objetos externos al sistema; y son una herramienta de

modelización con tres restricciones clave: son una representación del sistema de información, no

del sistema físico; no contienen información sobre la secuencia o la temporización de los procesos;

y, representan una abstracción del sistema en términos de sus funciones.

Para completar la representación se deben proporcionar especificaciones de los procesos y un

diccionario de datos, el cual tiene más detalle sobre el contenido de los archivos y flujo de datos.

Las partes principales para dibujar un diagrama de flujo de datos son: descomposición funcional,

seguimiento de los flujos de datos y el uso de un diagrama físico de flujo de datos.

Los modelos de datos sirven para analizar los datos en el sistema como un todo, y mostrando

cómo pueden organizarse para eliminar duplicados y redundancias, y de esa manera, alcanzar

mejores implementaciones. El modelo entidad-relación pertenece a una clase de modelos conocida

como nivel objeto, la cual describe a los datos en términos de objetos en el sistema; también se les

conoce como modelos conceptuales. Para llevar esto a una representación gráfica, se deben

identificar muy bien los objetos de datos, que se denominan entidades, los cuales tienen ciertas

propiedades o atributos. Un atributo se convierte en un identificador cuando se utiliza para

encontrar una información en particular y puede ser que algún atributo o más se conviertan en

identificadores para ser más específicos en las búsquedas. En alguna implementación en

particular, estos identificadores pasan a ser clave primaria o clave principal y es el orden en que

está almacenada la información. Existe una segunda clase de modelos llamados de nivel

implementación, los cuales tienden a trabajar en un nivel más detallado; incluyen los modelos

relacionales, de redes y jerárquicos.

14. PROCESOS

1.Captura de datos y codificación:

Los procesos básicos que tienen lugar en todo sistema de información, como la captura de

datos, se les llama procesos primitivos y pueden ocurrir como un flujo de información dentro del

sistema, o como información generada dentro del sistema. Al proceso de convertir información real

a otra que se englobe en categorías se le conoce como codificación y a la conversión de datos de

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una forma física a otra se le llama transcripción. Para que en un sistema de información se tengan

datos precisos y dignos de confianza se deben realizar las comprobaciones en diferentes niveles:

comprobar la cumplimentación de los datos, comprobaciones de datos individuales, la consistencia

interna, la consistencia con los datos existentes, y la comprobación de la fiabilidad de los mismos

datos. La transformación de datos está a la cabeza de cualquier sistema de información, algunos

son simples (clasificar los datos), y otros más complejos (preparar informes de pérdidas en ventas).

La parte esencial de los sistemas de información en alguna clase de sistema de archivo, es el

proceso de colocar la información relativa a objetos particulares en su lugar correcto y configurar

las referencias necesarias para la recuperación de la información de un objeto en particular o una

clase de objetos relacionados dando algún criterio.

2.Transformación:

Los procesos de nivel superior se dividen en transacciones, que son una secuencia de

procesos primitivos, o una combinación de varios de ellos; significan cualquier proceso rutinario,

con pequeñas variaciones, que suceden con frecuencia. Las áreas críticas son las de captación de

datos y la entrada de datos. La siguiente subdivisión es la edición de datos, la cual implica la

recuperación, la modificación y el almacenamiento, normalmente se le conoce como actualización.

También los procesos se dividen en toma de decisiones, lo cual ocurre cuando hay alternativas de

acción en una situación particular, y es necesario efectuar una elección. Existen cuatro etapas:

organizar la información, determinar alternativas, modelizar las consecuencias y, elegir la acción

apropiada. La siguiente división son los procesos de soporte de una decisión, que es el que lleva a

cabo la rutina importante necesaria para tomar una decisión, las cuales realizan dos funciones

distintas: dictaminar, que es el proceso de organizar la información, y, modelizar, se diseña un

modelo para predecir el efecto de algunos cambios en ciertos parámetros del sistema. Y, por

último, los procesos de nivel superior se dividen en recuperación de información, lo cual es

esencialmente el proceso de recuperación primitivo considerado a un nivel de usuario.

15. IMPLEMENTACIÓN

1.¿Qué es una implementación?

La implementación de un sistema de información es la manera en que se hacen las tareas; una

cosa es lo que un sistema de información hace, lo que son las funciones, y otra cómo lo hace, es

decir su implementación, lo que requiere de cuatro componentes: personal, hardware, software y

almacenamiento de datos.

2.Componentes:

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Los componentes personales son fuentes de entrada y receptores de salidas, son los

realizadores de los procesos, son los que desarrollan y mantienen el sistema, y como proveedores

de soporte administrativo y técnico para la operación del sistema.

Hardware son los equipos en donde se instala el sistema de información, ya sean PC o

equipos más grandes, llamados mainframes; la medida más útil del tamaño de un equipo es sobre

la base del volumen de información y a los datos que mantendrá en memoria para su proceso, y

quiénes van a compartir los datos, la necesidad de una respuesta rápida y consistente, la

protección de la información y la responsabilidad en el manejo de la máquina y los datos de una

persona o personas en particular.

Software, es la habilidad de aceptar e interpretar conjuntos de instrucciones suministradas por

el usuario; a los conjuntos de instrucciones se les llaman programas; existen cuatro tipos de

software, primero, el sistema operativo, que es la interface entre el software de aplicación y el

hardware, los sistemas de aplicación, que son los utilizados por los usuarios para realizar sus

tareas y pueden ser de aplicación específica o de uso general; las utilerías de desarrollo del

sistema, los cuales son los lenguajes de programación, los lenguajes de cuarta generación o de

usuario, y los paquetes de uso general y los medios útiles de mantenimiento del sistema, que son

unos conjuntos de instrucciones para copiar archivos, crear, monitorear, etc.

Almacenamiento de datos, es generalmente la decisión más crucial que debe tomarse, lo cual

implica la manera de guardar los datos (centralizados o en subdivisiones y el medio en el que se

deben guardar).

3.Implementación de procesos:

La implementación de procesos puede ser manual o automática, y se tiene una tercera opción:

los procesos interactivos, que son llevados a cabo por una persona y una máquina conjuntamente.

Un sistema informático es tan bueno como la persona que la ha configurado; en un sistema

completo se tienen procesos manuales, automáticos e interactivos.

Cualquier implementación debe satisfacer los requisitos básicos de funcionamiento del

sistema; es decir, la información suministrada debe ser oportuna, precisa e importante, y además,

debe ser confiable y flexible. Una implementación es mala si cambios, aparentemente triviales, son

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difíciles o imposibles de implementar. La información necesaria debe ser accesible en la forma

correcta sin que se requiera mucho esfuerzo.

16. SISTEMAS DE INFORMACIÓN TÍPICOS

1.Clasificación:

La clasificación de los sistemas de información se puede dar de diferentes formas, por ejemplo,

por Área funcional, la cual es de acuerdo con el subsistema funcional de la organización en el que

va a usarse. Por tipo de función, es decir, por procesos de transacciones, para dar soporte a

decisiones o por recuperación de información. También los sistemas pueden ser Institucionales o

Personales, y también se pueden clasificar por su implementación: Manual, interactivo o en línea, y

por procesos batch. Los sistemas de transacciones pueden ser: un sistema de nómina, un sistema

de reserva de boleto o un sistema de contabilidad.

2.Diseño:

Para el diseño de sistemas se pueden utilizar diferentes metodologías; un diseño es siempre

nuevo y diferente en algo, además que existe una gran cantidad de experiencias disponibles sobre

qué cosas funcionan y cuáles no, y sobre las formas de abordar los problemas de diseño. El

diagrama de flujo de datos es un intento de describir los procesos implicados en diseñar algo. Los

procesos de operación de diseño son de tres tipos: formulación de ideas, análisis funcional de las

ideas, y la selección de una solución.

En la formulación de ideas el diseñador lo que hace es reunir su conocimiento técnico, su

experiencia en otros proyectos y el sentido estético. Para llevar a cabo el análisis de las posibles

soluciones, debemos tomar en cuenta: ¿Funcionará, satisface otros requisitos, cuáles son los

requisitos en materia de tiempo y dinero (costo-beneficio), y si es estéticamente satisfactorio? El

análisis revela imperfecciones en un diseño inicial, también en qué áreas se requieren cambios. El

criterio que se utilice para la selección de la solución: cumple el diseño correctamente con la

especificación funcional de lo que se requiere, los costos comparativos de los distintos diseños, y

las preferencias estéticas. Una vez seleccionado el diseño, se da inicio a las especificaciones.

3.Programación:

El problema de la programación consiste en disponer de tiempos determinados para realizar un

conjunto de actividades, sujetas a restricciones. Existen tres tipos principales de operaciones de

programación: programación de un proyecto, programación de un trabajo y la confección de

horarios. La restricción principal está en los recursos para llevar a cabo una tarea; en los proyectos,

los tiempos en una tarea deben esperar a que otra se termine. Las implementaciones de los

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sistemas de programación van desde unos totalmente manuales, a otros totalmente

automatizadas. Para la programación de un proyecto, el cual es un trabajo preciso: tiene un inicio,

un punto intermedio y un final, y que normalmente se divide en tareas realizadas por grupos

distintos de gente, es necesario decidir sobre las tareas, estimar el tiempo y los recursos a utilizar.

El valor real de los sistemas de proyecto reside en su monitorización. La programación de un

trabajo, como programar las entregas de mercancía a clientes, debe configurarse diariamente; la

aproximación empleada es heurística, es decir, no siempre es la más óptima, pero sí la más

razonable. Y, la confección de horarios implica la configuración de un programa que se repite

muchas veces: diario, semanal, mensual o anual.

Un sistema experto es un sistema que intenta emular el comportamiento de un experto

humano en un área en particular. Las técnicas empleadas en sistemas expertos han sido

desarrolladas como parte de investigación en la inteligencia artificial y su objetivo es crear sistemas

computacionales que se comporten de forma prerrogativa de los seres inteligentes, como:

interpretación de lenguaje, interpretación de imágenes, juegos, resolver problemas matemáticos o

diagnosticar enfermedades. Los sistemas expertos tienen un mecanismo explicativo: dan una lista

de las reglas empleadas, y donde se han utilizado, para alcanzar la conclusión; esto puede ser

usado para adaptar los resultados o adaptar al sistema para alcanzar un resultado distinto. Aunque

debe señalarse que el computador no actúa de forma inteligente, simplemente hace lo que se le

indica, pero mediante un análisis más complicado del problema y un conjunto de instrucciones más

complejo.

17. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

1.¿Quién hace la planificación estratégica?

La planificación estratégica está relacionada con la toma de decisiones a largo plazo; es una

función de alta dirección dentro de una organización. En compañías particulares, a estos sistemas

de soporte a decisiones, se les da el término de sistemas de información de dirección. En el sector

público, la planificación estratégica juega un papel más significativo, ya que los gobiernos están

interesados en la planificación económica, de infraestructura, a largo plazo en sectores particulares

(agricultura, industria, educación). Los requerimientos de información de dirección se encuentran

en la acumulación o fuente de información, la formulación de posibles soluciones, la modelización

de las consecuencias y la selección de la mejor solución. El resultado final de un ejercicio de

planificación estratégica es un informe: tablas, gráficas y mucho texto.

2.Procesos de planificación estratégica:

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Cualquier organización tiene un gran número de sistemas de información. Abarcan desde los

grandes sistemas institucionales, que sirven a la organización como un todo (Ej. Sistema de

nómina), pasando por los sistemas institucionales al servicio de partes específicas de la

organización (Ej. Compras, ventas, inventario), hasta los sistemas personales desarrollados y

usados por directivos y profesionales individuales (Ej. Presupuestos). Existe una necesidad, en el

ámbito organizativo, de mover información entre los sistemas, y en traer información a partir de los

distintos sistemas en conjunto. Los sistemas integrales son extremadamente difíciles de

implementar y de operar con eficacia, ya que el área responsable del sistema ha de pensar en todo

y ha de ser capaz de responder con flexibilidad a muchas peticiones conflictivas. Las técnicas de

modelización de datos ayudaron en la integración de sistemas y es una forma de asegurar que el

contenido en una base de datos estuviera debidamente especificado, eliminando duplicidad y

ambigüedad en los datos y darle un uso efectivo.

Desarrollar un sistema informático para un usuario es una forma de ingeniería: se aplican ideas

teóricas, experiencias pasadas y sentido estético para dar una solución a un problema particular. El

sentido estético es el más difícil de obtener. La prueba principal: un sistema sencillo, elegante y

fácil de usar, o uno enredado y complicado. Los elementos de solución son: hardware, software,

personal y almacenamiento de datos. Se deben considerar también los problemas de encontrar la

solución y ponerla en práctica, y el tiempo y forma de transición al nuevo sistema. Existen dos tipos

de problemas: los técnicos de llevar a cabo el diseño de un sistema que funcione, y los problemas

administrativos de asegurarse que es el sistema correcto.

3.Etapas de desarrollo:

Una descripción sencilla del desarrollo de un sistema informático se muestra en tres etapas;

una fase de investigación para determinar los requisitos del sistema, una etapa de diseño, y una

etapa de implementación. El punto de partida es la expresión de una necesidad y representa un

estado sobre los síntomas de un problema de base, no un estado del problema en sí mismo. Con

los sistemas de información, las necesidades normalmente hacen meditar sobre la incapacidad

para obtener la información requerida, son una carga para mantener o conservar información, o

dan lugar a problemas para realizar cambios. La fase de investigación identifica los problemas

reales subyacentes a los síntomas, especifica los requisitos para una solución, e identifica

cualquier restricción en las soluciones posibles. La especificación funcional va en la fase de diseño,

que implica decidir cómo han de realizarse estas funciones. Primero se debe reunir una serie de

ideas generales sobre cómo funcionan distintos tipos de sistemas para una solución o soluciones

que son aplicables al problema, enseguida, se deben llevar a cabo análisis sobre las ideas

aportadas, y por último, decidir sobre la solución más apropiada. La fase de construcción toma los

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planos preparados durante la fase de diseño y los implementa. Se debe mantener una visión global

de la solución y no encallar en los detalles.

Los sistemas de información nunca son perfectos, por lo que, después de la implementación,

se evalúa su operación, y esto lleva casi inevitablemente a una nueva serie de cambios. Las fases

primarias de investigación deben ser utilizadas por personas con experiencia en el campo donde

se va a usar el sistema de información, mientras que el diseño detallado y la implementación,

deben ser hechos por profesionales. Las estrategias empleadas para el desarrollo de sistemas son:

prototipos y desarrollos evolutivos. En los prototipos las funciones requeridas pueden ser

claramente definidas, mientras que los desarrollos evolutivos son desarrollos pilotos que realizan

algunas funciones que pueden ir cambiando o adicionando hasta que el sistema alcanza una forma

estable y no requiere cambios.

En la fase de investigación del desarrollo de sistemas se intenta especificar lo que hace el

sistema. Hay dos situaciones distintas con las que se tienen que enfrentar: cuando no hay un

sistema de información y debe crearse uno nuevo, y cuando hay un sistema existente que de

alguna manera no es satisfactorio. Para la primera situación se debe: definir los objetivos del

sistema y definir las funciones a realizar para alcanzar éstos. Los objetivos principales de un

sistema de información conciernen a la entrega de información: qué información debe estar

disponible, para quién, en qué escala de tiempo debe actualizarse y cuántos objetivos secundarios

se incluyen: requisitos para la captura y entrada de datos, los entornos de trabajo de las personas y

tipos de trabajo, restricciones financieras y límites de tiempo. Las herramientas para especificar las

funciones de los sistemas de información son: diagramas de flujo de datos y modelo de datos.

4.Especificación funcional:

Cuando ya se tiene un sistema de información hay cinco etapas al derivar una especificación

funcional: definir un objetivo global para el cambio, modelizar el sistema existente, analizar el

modelo, definir los objetivos específicos de los cambios que deben hacerse y definir los cambios

funcionales necesarios para dar efecto a estos objetivos. Dando la descripción del sistema

existente, normalmente es posible determinar las causas básicas de los síntomas y una vez

identificados los problemas, se debe decidir cuál de ellos se tratará de resolver y en qué extensión.

Sólo han de aparecer los cambios que son funcionalmente necesarios.

Al diseñar el nuevo sistema se está decidiendo cómo han de implementarse las funciones

detalladas en la especificación funcional, se está pasando desde lo que se requiere hasta cómo

conseguirlo. Cada situación de diseño es única. Existe un gran número de implementaciones

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posibles para un sistema. En la identificación de cómo debe hacerse cada proceso, se debe incluir:

una identificación de los procesos, las escalas de tiempo (frecuencia) y los tipos de entrada y salida

de datos y la forma de los procesos manuales que lo complementan, una arquitectura del sistema,

que cubre requisitos de la forma de organización de los datos, la localización de los procesos y la

configuración del sistema, así como una identificación de los subsistemas (tareas o programas)

que pueden tratarse por separado. Se debe dar una visión global de cómo funcionará el nuevo

sistema.

La evaluación de las propuestas de diseño, una vez reunidas, se deben analizar para ver si

van a funcionar o no, los factores a considerar son: viabilidad técnica, viabilidad organizativa y

viabilidad económica. La viabilidad técnica tiene que ver con los avances tecnológicos y de cuánto

dinero se tiene para gastar. En la viabilidad organizativa tienen que ver el valor del sistema para las

personas que hacen un trabajo en particular, la complejidad técnica de las personas que se supone

van a usar el sistema, las condiciones de trabajo, las interfaces y compatibilidad con otros

sistemas, la organización del desarrollo de grandes sistemas y los eventos relacionados

globalmente con la sociedad. Y la viabilidad económica está relacionada con: los costos del

sistema y los beneficios esperados.

La técnica y documentación estadística en la administración de empresas son aplicaciones

prácticas. Es el conjunto de los métodos que tienen por fin el estudio numérico de las

colectividades, Se aplica a los conjuntos para distinguir, clasificar y contar. La estadística es

considerada como la recolección de datos y documentos para administrar mejor. Uno de los

factores más importantes de la estabilidad y el buen rendimiento de los negocios es, sin discusión,

el establecimiento de estadísticas más completas y su más amplia utilización.

El diseño detallado y la codificación de un sistema informático es tal que requiere experiencia

técnica, y es de interés para los usuarios sólo en el sentido de que necesitan monitorear el

progreso del desarrollo y revisar a la vez el diseño y la implementación para asegurar que el

sistema satisfaga sus requisitos. En el proceso de conversión tienden a presentarse tres

problemas: resistencia al cambio, no familiaridad con el nuevo sistema y la transferencia de datos

del sistema anterior al nuevo. Las estrategias empleadas para la conversión son: puesta en

servicio inmediato, operación en paralelo y la implementación por fases.

El plan de sistemas de información corporativos significa que se debe distinguir muy bien entre

la forma con que las responsabilidades son llevadas a cabo en relación con los principales

sistemas institucionales, y con respecto a los sistemas personales y a pequeños sistemas

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institucionales. El desarrollo de grandes sistemas institucionales implica el compromiso de recursos

significativos (personal calificado, hardware y dinero) durante un largo período de tiempo, así, la

planificación de grandes sistemas de información es una responsabilidad corporativa. Sistemas

muy pequeños pueden desarrollarse dentro de los recursos del grupo o sección que los necesitan,

y es donde surge la necesidad de coordinar la compra de software y hardware siempre que sea

posible, para asegurar un nivel de compatibilidad entre las secciones.

Una necesidad posterior es el coordinar el uso de la información dentro de la organización en

el sentido de que debe estar disponible dónde y cuándo se necesite, pero al mismo tiempo deberá

minimizarse la duplicación de esfuerzos al capturar y conservar los datos. Esto requiere que la

organización tenga un proceso de planificación corporativa en el que se discutan las necesidades

de sistemas de información, se desarrollen prioridades y se asuman compromisos. Esto da como

resultado un Plan de Sistemas de Información, el cual contendría una planificación de desarrollo

para sistemas grandes y una estrategia para el desarrollo de sistemas pequeños, o subsistemas,

teniendo en cuenta el nivel de apoyo de los servicios a prestar a los usuarios.

18. CONCLUSIÓN

Como primer punto, debemos comprender lo que es un computador o un equipo computacional, y

medir sus posibilidades. Los hay desde muy pequeños, de hogar, personales, donde se puede

llevar fácilmente una pequeña administración personal, hasta grandes equipos, donde las

empresas grandes pueden llevar procesos simultáneos de finanzas, ventas, compras, etc., e

integrar estos sistemas para una posterior explotación de la información desde niveles

operacionales hasta la alta dirección.

Un administrador actual debe ampliar sus conocimientos sobre conceptos, metodologías y

estrategias para la administración de proyectos basándose en las nuevas tecnologías de la

información. Bajo el concepto de información multidimensional y su relación con el proceso de

manejo y administración, debe desarrollar habilidades de los requerimientos de información

necesarios por la organización para apoyar la toma de decisiones; capaz de crear el modelo de

información que soporte el análisis de la información y se familiarice con diferentes productos que

permitan la creación y explotación de modelos de información, analizando su aplicación a una

organización en el entorno en que se encuentre.

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En una organización, al proponer soluciones a un problema, generalmente no hay una mejor

opción o es difícil apuntar a una razón específica que haya causado un problema. Se deben

presentar los diferentes puntos de vista, ideas o posibles soluciones y se analiza cómo es que lo

que se conoce de la disciplina de Administración de Sistemas de Información puede resultar de

utilidad para resolver o prevenir este tipo de problemas en el futuro. El administrador, o staff de

administración, es considerado como factor clave para el éxito y evolución de la organización, y

debe estar en constante aprendizaje. Un nuevo enfoque de la tecnología de información, es

utilizarla para apoyar la formación y diseminación de conocimiento dentro de la organización y

estudiar el impacto de la aplicación en un contexto organizacional y entender cómo la tecnología

adecuadamente seleccionada y utilizada puede apoyar el aprendizaje. Las áreas relacionadas con

estas teorías de aprendizaje: organización aprehendiente (knowledge-based business), distribución

de información/conocimiento, trabajo en equipo o colaborativo, desarrollo personal y organizacional

y técnicas de aprendizaje en el trabajo.

Un sistema de información es un conjunto de personas, recursos, métodos de trabajo, procesos e

información que interactúan entre sí para ayudar a la toma de decisiones en función de los

objetivos institucionales.

ANEXOS

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GLOSARIO

Sistema

Un sistema es un conjunto de partes o elementos, organizadas y relacionadas que interactúan

entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos y proveen (salida)

información.

Subsistema

Un subsistema es un sistema que es parte de otro sistema mayor. En otras palabras, un

subsistema es un conjunto de elemento interrelacionados que, en sí mismo, es un sistema, pero a

la vez es parte de un sistema superior.

Elementos

Son las partes, componentes de un subsistema que tienen diferentes formas y tamaños y son los

responsables del nacimiento, desarrollo y muerte de un sistema.

Sinergia

La sinergia es la integración de elementos que da como resultado algo más grande que la simple

suma de éstos, es decir, cuando dos o más elementos se unen sinérgicamente crean un resultado

que aprovecha y maximiza las cualidades de cada uno de los elementos.

Sistema Abierto

Son los que interactúan con todo tipo de sistemas y subsistemas, reciben, procesan y arrojan

información.

Sistema Semicerrado

Son los que se abren por momentos y en casos específicos.

Sistema Cerrado

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http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php

http://www.alegsa.com.ar/Dic/elemento%20de%20un%20sistema.php


Muestran muy poca o nada interactividad con otros sistemas.

Datos

Son informaciones primitivas o que falta procesar para obtener una información.

Información

Es el resultado del procesamiento de los datos.

Comunicación

Es la forma de comunicarse que tienen los seres vivos, existen muchas formas de comunicación

que utilizan los seres humanos, como ser: oral, escrita, señalética, simbología, gráficos, etc.

Flujograma

Es una gráfica o dibujo que representa procesos y procedimientos en un sistema comunicacional.

FUENTES DE INFORMACION

BIBLIOGRAFIA

CHIAVENATO IDALBERTO Administración, Edit. McGraw-hill, México, 2007

PAGINAS WEB

www.monografias.com

http :// html . rincondelvago . com / sistema - de - informacion - administrativa . html

http :// www . centrogeo . org . mx / curriculum / germanmonroy / pdf /

sistema _ de _ informacion _ adminitrat _1989. pdf

http://www.eduardoleyton.com/apuntes/Udpsia01.pdf

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http://sergiomerino.files.wordpress.com/2009/03/sist_de_informacion_audit_rrhh_parte_11.pdf























http://www.centrogeo.org.mx/curriculum/germanmonroy/pdf/sistema_de_informacion_adminitrat_1989.pdf

























http://html.rincondelvago.com/sistema-de-informacion-administrativa.html

















Sistemas de Informacion Administrativa (SIA)

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