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Sistemas de Información

Tema 2: Sistemas de Información y las

Organizaciones

16/02/2011 Sistemas de Información 2

Bibliografía

� Principios de Sistemas de Información. R.M. Stair, G.W. Reynolds. Editorial Thomson, 4º Edición, 1999.

� Sistemas de Información Gerencial. K.C. Laudon, J.P. Laudon. Ed. Prentice Hall, 8º edición, 2004.

� Análisis y Diseño de Aplicaciones Informáticas de Gestión: Una Perspectiva de Ingeniería del Software.M. Piattini, J.A. Calvo-Manzano, J. Cervera, L. Fernández. Editorial Rama, 2003.

� Fundamentos de Sistemas de Información. C. Edwards, J. Ward, A. Bytheway. Prentice Hall, 2º Edición, 2001.


Contenido

2.1. Concepto y objetivos de las Organizaciones

2.1.1. Concepto de organización

2.1.2. Características y objetivos de las organizaciones

2.1.3 La estructura organizacional

2.1.4. Cultura y cambios organizacionales

2.2. El enfoque sistémico aplicado a la organización

2.3. Subsistemas centrales de la organización

2.4. Sistemas de Información basados en el desempeño

2.5. Profesionales en Sistemas de Información


Concepto y Objetivos de las Organizaciones


Introducción

� Los sistemas de información y las organizaciones se influyen entre sí:

� Los SI deben proveer la información que la organización necesita.

� Las organizaciones deben tomar una actitud abierta hacia los SI si desean beneficiarse de sus nuevas tecnologías.

Factores MediadoresEntornoCulturaEstructuraProcedimientos estandarizadosProcesos de negociosPolíticas Decisiones administración Casualidad

OrganizacionesTecnologías de la Información


Introducción

� Los SI pueden alterar la vida de la organización.

� No se pueden diseñar SI nuevos si no se entienden las organizaciones.


Concepto de Organización

Definición técnica:

� Una organización es una estructura social formal, estable, que toma recursos del entorno y los procesa para producir bienes y servicios.

Proceso de Producción

Organización Formal

Bienes y servicios para el entorno

Insumos provenientes del entorno



Definición conductual:

� Una organización es un conjunto de derechos, privilegios, obligaciones y responsabilidades que con el tiempo llegan a un equilibrio delicado a través de los conflictos y la resolución de los mismos.

Estructura:JerarquíaDivisión de trabajoReglas, procedimientosProcesos de negocios

Proceso:Derechos y obligacionesPrivilegios y responsabilidadesValoresNormasPersonas

Organización Formal

Bienes y servicios para el entorno

Recursos del entorno



� Relación entre la definiciones técnica y conductual de organización:

Se centra en las personas y en la forma en que se desempeñan las actividades.

Es una visión más realista de la organización.

Se centra en la manera en que los insumos se transforman en bienes y servicios.

Foco

Derechos

Privilegios

Obligaciones

Responsabilidades

Sentimientos

Insumos

Capital

Trabajo

Materia prima

Procesos

Bienes y Servicios

Conceptos claves

Definición conductualDefinición técnica


Características de las Organizaciones


Características de las organizaciones

� Características comunes de las organizaciones:� Compartidas por la mayoría de las

organizaciones.

� Características únicas de las organizaciones:� Aquellas que son propias de cada una de

las organizaciones. No hay dos organizaciones que sean idénticas.



Características comunes:

� Características estructurales� División de trabajo (especialización)

� Jerarquía

� Reglas y procedimientos explícitos

� Juicios imparciales

� Requisitos técnicos para asignar puestos

� Eficiencia organizacional (maximizar resultados utilizando insumos limitados)

� Procedimientos operativos estandarizados

� Políticas organizacionales

� Cultura organizacional



Características únicas:

� Tipos de organización

� Entornos

� Metas

� Poder

� Grupos de interés

� Función

� Liderazgo

� Tareas

� Tecnología

� Procesos de negocios


Características de las organizaciones: Tipos de Organización

Empresa pequeña de nueva creación.

-Empresa joven, pequeña, en un entorno de cambios rápidos.

-Estructura sencilla.

-Administra el empresario que funge como director general único.

Estructura de empresario emprendedor

Empresa tipo General Motors.

-Combinación de varias burocracias mecánicas en la que cada uno produce un bien o servicio distinto.

-Todos están bajo el mando de una oficina central.

Burocracia con divisiones

Empresas consultoras.

-Opuesto a burocracia

-Organización de “fuerza de tarea” que debe responder a entornos rápidamente cambiantes.

-Consta de grupos grandes de especialistas organizados en equipos multidisciplinarios de vida corta.

-Administración central débil.

Adhocracia

Bufetes de abogados, sistemas escolares.

-Organización basada en el conocimiento.

-Los bienes y servicios dependen de los conocimientos de los profesionales.

-La dominan jefes de departamento con autoridad centrada débil.

Burocracia profesional

Empresa de manufactura de tamaño mediano.

-Burocracia grande en un entorno que cambia con lentitud y elabora productos estándar.

-Domina un equipo administrativo centralizado.

-Toma de decisiones centralizadas.

Burocracia mecánica

EjemploDescripciónTipo de

Organización



Ejercicio de análisis 6: Comercio

Electrónico. El estilo de Corea del Sur y el

Medio Oriente.


Objetivos de las organizaciones

� Elevar al máximo sus utilidades mediante el incremento de sus ingresos, o la reducción de sus costos.

� Existen además otras organizaciones no lucrativas, cuya meta principal no es la obtención de ganancias.

� Brindar valor a quienes participan en sus actividades (clientes, proveedores, administradores o empleados).


Estructura Organizacional


Estructura organizacional

� La estructura organizacional se refiere a las subunidades organizacionales y a la relación de éstas con la organización general.

� Dependiendo de las metas de la organización y de su método administrativo, podemos identificar diversos tipos de estructuras:

� Tradicional (o jerárquica)

� De proyectos

� De equipos

� Multidimencional



Estructura organizacional tradicional: � Estructura organizacional en la que directores de

grandes departamentos rinden informes a un presidente o administrador de alto nivel.

� Los departamentos responden a criterios de división de trabajos acordes con sus funciones. (ej. marketing, producción, sistemas de información, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.)

� Se concibe como una serie de niveles:� Capas mas altas: mayor poder y autoridad

� En la actualidad, estructura organizacional plana:� Cesión de autoridad: acciones más ágiles y con más rápida

resolución de problemas.

� Los SI hacen posible la cesión de autoridad, proporcionando información agregada a los niveles inferiores de la jerarquía.



Estructura organizacional tradicional:

� Ejemplo:Presidente

Asesor Legal

VP de Producción

Supervisor 1 Supervisor 2

VP de RRHHVP de ContabilidadVP de Sistemas

de InformaciónVP de Marketing



Estructura organizacional por proyectos:

� Este tipo de estructura se centra en grandes productos o servicios.

� Una unidad por cada producto, o por cada servicio que proporciona.

� Cada unidad ejerce por sí misma las funciones tradicionales (ej. marketing, producción, sistemas de información, finanzas y contabilidad, desarrollo, etc.)

� Muchos equipos de proyectos son de carácter provisional.



Estructura organizacional por proyectos:� Ejemplo:

Presidente, Compañía de productos

para bebé

VP Ejecutivo, División de alimentos

para bebé

VP de

Finanzas

VP de

Marketing

VP Ejecutivo, División de pañales

VP Ejecutivo, División de productos

OutDoor

VP de

Ventas

VP de

Producción

VP de

Finanzas

VP de

Marketing

VP de

Ventas

VP de

Producción

VP de

Finanzas

VP de

Marketing

VP de

Ventas

VP de Producción



Estructura organizacional por equipos:

� Está centrada en equipos o grupos de trabajo.

� Se agrupa a los individuos de distinta áreas funcionales (forman equipos especiales de trabajo y proyectos, alcanzar determinados objetivos).

� Los equipos pueden ser pequeños o grandes.

� Cada equipo cuenta con un líder.



Estructura organizacional multidimensional:

� Integra varias estructuras al mismo tiempo (ej.Estructura tradicional con unidades a cargo de proyectos).

� Ejemplo:

VP de Marketing VP de Producción VP de Finanzas

Director editorial, División Universitaria

Grupo de Marketing Grupo de Producción Grupo de Finanzas

Director editorial, División Comercial


Director editorial, División Preparatoria




Estructura organizacional multidimensional:

� Posibilidad de atender tanto a áreas corporativascomo a importantes líneas de productos.

� Problema: existencia de múltiples líneas de autoridad.

� Solución: conceder prioridades.


Cultura y cambios de las Organizaciones


Cultura y cambios organizacionales

� La cultura organizacional se compone del conocimiento y supuestos básicos de una empresa, compañía u organización.

� No suelen articularse ni documentarse.

� El cambio organizacional alude a la manera en que las organizaciones lucrativas y no lucrativas planean, ejecutan y manejan el cambio.

� El cambio puede ser producto de factores externos o internos.

� El modelo de cambio consta de tres etapas: descongelamiento, movimiento y congelamiento.

Proceso para abandonar

viejos hábitos y crear un

ambiente receptivo al

cambio

Proceso de aprendizaje

de nuevos métodos de

trabajo, conductas y sistemas

Proceso de reforzar los

cambios para que sean

aceptados y formen parte

de tareas habituales


Cultura y cambios organizacionales

� La implantación de sistemas de información producen cambios en las organizaciones.

� El cambio provoca un aprendizaje organizacional.

� Cambios en los procesos de toma de decisiones: una compañía podría enriquecerse con una mayor cantidad de datos una vez que los empleados sepan que pueden obtener datos exactos, completos y pertinentes para la toma de decisiones.

� Cambios en las actividades laborales: un administrador podría descubrir, por ejemplo, que una base de datos es más eficiente que un formulario impreso para el registro de contactos con clientes.


El enfoque sistémico aplicado a la organización



� A partir del enfoque de sistemas, podemos analizar a la organización como un sistema entrada-proceso-salida:� Las entradas: capital, recursos humanos,

tecnologías, energía, información, materias primas y otros.

� Los procesos: tareas, relaciones interpersonales, cultura y otros.

� Las salidas: productos, servicios y otras.

� Los procesos están influenciados por la retroalimentación de las salidas.



� La organización es un sistema socio-técnico (y abierto) incluido en otro más amplio: la sociedad, con la que interactúa, influyéndose mutuamente.

� Finalidad: la transformación de recursos que provienen de su entorno y que debe devolverlos en forma de bienes, de servicios o productos. � Para ello emplea dos tipos diferentes de tecnología:

� de transformación de los recursos.

� de la administración.

� En el sistema organización, están incluidos otros subsistemas de rango menor (subsistemas) que conforman una jerarquía de actividades.


Subsistemas centrales de la organización



� Ideas claves:� La organización es un sistema socio-

técnico.

� La organización está incluida en un sistema más amplio: la sociedad.

� La organización es un sistema abierto.

� La organización incluye un subsistema social, un subsistema técnico y un subsistema administrativo.



Subsistema social:

� Se refiere a las dimensiones concernientes a las personas y a su comportamiento individual y social.

� Elementos: Individuos, grupos, cultura organizacional, clima organizacional, valores, normas, metas, creencias

� Las personas, a través de dos tipos de relaciones, conforman dos tipos de agrupamientos diferentes:� Los grupos previstos son el resultado del agrupamiento de

funciones y tareas, o sea, la llamada organización formal.� Las relaciones entre los diferentes grupos informales

conforman una red de relaciones denominada organización informal.

� El subsistema social está influido por el subsistema administrativo y el técnico, los que lo modelan, conforman e influyen en su funcionamiento.



Subsistema técnico:

� Se refiere a las variables tecnológicas que actúan dentro de la organización y hace que los insumos se conviertan en bienes terminados. Su objetivo es la eficiencia tecnológica.

� Elementos: equipos, máquinas, instalaciones, procesos, métodos, conocimientos técnicos, tareas.

� El subsistema administrativo establece el subsistema técnico y mantiene las relaciones entre sus unidades y lo coordina con el subsistema social.

� El aspecto dominante de este subsistema es cómo se realizan las tareas.



Subsistema administrativo:

� Se refiere a las variables que afectan a la administración de la organización.

� Este subsistema se extiende por toda la organización relacionándola con su medio, estableciendo los objetivos, desarrollando planes estratégicos, tácticos y operativos, diseñando la estructura y estableciendo procesos de control.

� Elementos: Fines, misión, objetivos, políticas, estrategias, funciones, jerarquía, proceso administrativo (planificación, organización, dirección ycontrol), estructura formal.


Sistemas de Información basados en el desempeño



� En el uso de los SI por parte de las empresas pueden distinguirse al menos tres grandes etapas:� Etapa 1: Reducción de costos y

productividad

� Etapa 2: Ventaja competitiva

� Etapa 3: Administración basada en el desempeño



� Etapa 1: Reducción de costos y productividad� Se inicia en la década de 1960

� Se ignoró en general el aspecto de los ingresos, no se buscaron oportunidades de elevar las ventas mediante SI.

� Etapa 2: Ventaja competitiva� Comienza en la década del 1980.

� Se orientó a la adquisición de ventajas competitivas.

� Se invirtieron grandes cantidades en SI y se ignoraron los costos.



� Etapa 3: Administración basada en el desempeño. � En la actualidad se tiene especial consideración

tanto por la ventaja estratégica como por los costos.

� Medidas:� Rendimiento de la inversión (ROI, Return of

Investment):� Medida del valor de los SI que investiga las utilidades o

beneficios adicionales generados como porcentaje de la inversión en tecnologías de SI.

� Crecimiento de las ganancias

� Participación de mercado

� Atención y satisfacción del cliente.



� Muchas organizaciones utilizan SI para medir y controlar la productividad: � Medida de los productos (salidas) generados

divididos entre los insumos (entradas) requeridos.

Productividad= (Productos/Insumos) * 100%

� Factores que podrían tenerse en cuenta:

� Cantidad de materias primas utilizadas, calidad resultante, tiempo necesario para producir un bien o servicio.

� Mas importante que la cifra es la comparación entre períodos, situaciones y organizaciones, para tomar medidas correctivas.



� Un SI puede servir además para elevar la productividad� La capacidad para aplicar las tecnologías de la

información logrando un aumento de la productividad es lo que distingue a las empresas de éxitos de las que fracasan.

� La tecnología de la información no es productiva en sí misma.

� Se precisa de individuos sabiamente dirigidos, excelentemente capacitados y motivados.



Justificación de los SI:� Las organizaciones deben asegurarse la conveniencia de mejorar o

renovar sus SI.� Necesidad de una justificación de la necesidad de cambio y de que con

ello se obtendrán ganancias.

� Cada proyecto de SI debe ser objeto de una revisión:� asegurar que es compatible con la estrategia corporativa y que

favorecerá el cumplimiento de metas y objetivos específicos.

� evaluar el grado de riesgo e incertidumbre asociado al proyecto.� ¿Qué tan claramente se conocen los requisitos del SI?, ¿demanda el

proyecto un esfuerzo precursor antes desconocido para la empresa, en cuanto a TI? ¿Existe riesgo de repercusiones administrativas en caso de que el proyecto sea implementado de forma deficiente?...

� identificar beneficios fundamentales de los SI� Ahorros tangibles, ahorros intangibles, requisito legal, modernización o

proyecto piloto.


Profesionales en Sistemas de Información



Responsabilidades primarias de los profesionales en Sistemas de Información:

Director GeneralDirector General

Gerente de InformaciónGerente de Información

OperacionesOperaciones Desarrollo de SistemasDesarrollo de Sistemas Asistencia TécnicaAsistencia Técnica

Operaciones del

centro de cómputos

Operaciones del

centro de cómputos

Entrada de datosEntrada de datos

Operaciones de la

red de área local

Operaciones de la

red de área local

Análisis y Diseño de

sistemas

Análisis y Diseño de

sistemas

ProgramaciónProgramación

Administración de datosAdministración de datos

Centro de formaciónCentro de formación

Tecnología de InformaciónTecnología de Información

Unidad de Servicios

de Información

Unidad de Servicios

de Información

Otras áreas funcionales



Otras responsabilidades:

� Consultorías

� Desarrollo y ventas de productos en empresas proveedores de hardware y software.


Sistemas de Información y las Organizaciones

Ejercicio de análisis 7: Caso Boscov

Sistemas de Información

Tema 2: Sistemas de Información y las

Organizaciones

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