Sistemas de Informacin Gerencial

Universidad Nacional Federico Villarreal

Facultad de Ciencias Econmicas - Escuela Profesional de Economa

Dedicatoria:

Este trabajo est dedicado a todas aquellas personas que nos apoyan da a da y colaboran a la realizacin de nuestras metas.

Agradecimiento:

A la Sra. Kelly Martnez, madre de nuestra compaera Carol que nos acogi en su clido hogar, otro agradecimiento igual de importante a nuestro querido Jos Hernndez siendo tambin integrante del grupo que nos recibi en su casa para la realizacin pstuma de nuestro trabajo monogrfico, inclusive a todos la personas que aportaron desde lo ms mnimo hasta lo mas extenso le decimos .Gracias por todo.

SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL

Sumario

Objetivo generalQue al final de la exposicin, nuestros compaeros sean conocedores de todos los componentes que hacen posible el buen uso de un sistema de informacin gerencial. MODULO I

Tema 1: Sistema de informacin y clasificacinTema 2: Sistema de informacin gerencial - definicin

Expositor: Hurtado Zuloeta , Ricardo MODULO II

Tema 3: El SIG como un concepto de desarrollo Tema 4: El SIG frente al procesamiento de datos Expositor: Jimnez Rojas, JosMODULO III

Tema 5: El SIG y otras disciplinas acadmicas

Expositor: Llerena Martnez, Carol MODULO IV

Tema 6: Los subsistemas de un SIG

Expositor: Trauco Zuta, Carmen MODULO V Tema 7: Elementos operacionales del SIG

Expositor: Lpez Tiburcio, Ricardo

MODULO VI

Tema 8: Estructura de un SIG

Expositor: Mantilla Chvez, JosMODULO VII

Tema 9: Estructura de un SIG basado en las funciones organizacionales

Expositor: Hernndez Chuchon, Jos

INTRODUCCION

En el capitulo primero se presenta la definicin de un sistemas de informacin gerencial, se explica debidamente su relacin con otros conceptos y sus alcances como disciplina acadmica; tambin se describe el sistema de informacin gerencial desde la perspectiva del usuario. La definicin del sistema que se brinda en este capitulo es amplia y abarca varios sistemas de soporte de informacin que incluyen sistemas de apoyo a las decisiones y a los sistemas de soporte de informacin de oficinas.

El capitulo segundo explica la estructura de un sistema de informacin gerencial y utiliza tres perspectivas diferentes para conformar una sntesis de la estructura conceptual. Estructura tales como las expuestas en esta seccin ayudan al usuario y a los diseadores a entender su sistema de informacin actual en relacin con los conceptos de un sistema de informacin gerencial comprensivo. Los esquemas destacan tambin otros temas pendientes para el diseo de un sistema de informacin mas completo.

CAPITULO ISistema de InformacinConcepto:Conjunto de componentes que interactan recibiendo, intercambiando, almacenando, procesando y emitiendo informacin entre si con el propsito de apoyar las diferentes actividades de un negocio o empresa.

Los sistemas de informacin son parte de la empresa. Pero, en el mbito actual la empresa esta sujeta a cambios polticos, econmicos, tecnolgicos y de mercado. Debido a estos cambios surgen problemas en los Sistemas de Informacin.Por ejemplo, un cambio de gobierno puede afectar a la empresa, ya que este puede ser proteccionista o liberal. El sistema de informacin de la empresa se vera afectado, al adecuarse al cambio.Lo que se espera de los sistemas de informacin:

Mejorar la productividad de la empresa.

Que permitan mejorar la calidad de los productos o servicios que brinda.

Que sean de bajo costo.

Que tengan buena capacidad de respuesta.

Que sean flexibles, o sea que se puedan adaptar fcilmente a los cambios.

Se dice que los sistemas de informacin con buenos:

Cuando se entregan las aplicaciones de negocios anticipadamente.

Cuando protegen la inversin actual.

Cuando se logra consistencia, solidez o estabilidad en los sistemas.SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIAL

Existen diferentes trminos para definir el sistema de informacin gerencial como sistema de procesamiento de informacin,sistema de informacin y de decisiones, sistema de informacin para la organizacin o simplemente sistema de informacin o SIG. Una definicin de un sistema de informacin gerencial, como generalmente se entiende, es un sistema integrado usuario-maquina para proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin, y las funciones de toma de decisiones en una empresa.

El sistema utiliza equipo de computacin y software; procedimientos manuales; modelos para el anlisis, la planeacin, el control y la toma de decisiones y adems una base de datos.

Sistemas de informacin gerencial

Un sistema de informacin gerencial es:

Un sistema integrado usuario-maquina.

Para suministrar informacin.

Para apoyar las operaciones, la administracin, el anlisis y las funciones de toma de decisiones.

Dentro de una organizacin

El sistema utiliza:

Equipos y software de computador

Procedimientos manuales

Modelos para anlisis, planeacin, control y toma de decisiones y una base de datos.

SISTEMA USUARIO MAQUINA BASADO EN EL COMPUTADOR:

Conceptualmente un sistema de informacin gerencial puede existir sin computadores, pero es la potencia del computador lo que hade factible el SIG.

El concepto de un sistema usuario-maquina implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras sin muy bien hechas por la maquina. El usuario de un SIG es una persona responsable por el ingreso de datos, la instruccin al sistema, o por la utilizacin de la informacin producida por el sistema.

En muchos problemas, el usuario y el computador forman un sistema combinado con los resultados que se obtienen a travs de un conjunto de interacciones entre los dos.

La interaccin usuario maquina se facilita por las operaciones en que el dispositivos de entrada y salida del usuario (un Terminal con despliegue visual) se conecta al computador.

El computador puede ser un computador personal que sirve solamente un usuario o un gran computador que sirve a la vez a un cierto numero de usuarios a travs de terminales que se conectan por lneas de comunicacin.

El concepto usuario maquina significa que el diseador de sistemas debera entender tanto las capacidades dl ser humano, como tambin los componentes del sistema (como procesadores de informacin) y el comportamiento del ser humano como usuario de la informacin.

NECESIDAD DE UNA BASE DE DATOS:

Los trminos informacin y datos frecuentemente se utilizan de manera indiscriminada: sin embargo la informacin generalmente se define como los datos que tienen significado o utilidad para el receptor. Por lo tanto los datos elementales son la materia prima para producir la informacin.

El concepto en una base de datos es que estos necesitan manipularse con el fin de estar disponibles para el procesamiento y de tener la calidad apropiada, este manejo de los datos incluye tanto el software como la organizacin. El software para crear y manejar una base de datos se denomina un sistema de administracin de la base de datos.

UTILIZACIN DE LOS MODELOS:

Los datos necesitan procesarse y presentarse de tal manera que el resultado se dirija hacia la decisin que se va a tomar, para lograr esto, el procesamiento de datos elementales se basa en un modelo de decisin.

Los modelos de decisin se pueden usar para apoyar las diferentes etapas en el proceso de toma de decisiones. Los modelos de inteligencia se pueden usar para la bsqueda de oportunidades o investigacin de problemas, los modelos se pueden utilizar para identificar y estudiar posibles soluciones.

EL SIG COMO UN CONCEPTO DE DESARROLLO

Cuando se present el concepto del SIG por primera vez, muchos proponentes visualizaron un sistema nico altamente integrado con el que se lograra el procesamiento conjunto para todas las funciones de la organizacin, adems pusieron en duda el valor de la aplicacin de la tecnologa avanzada de la informacin para los procesos de racionamiento mal definidos. Pero con el paso del tiempo se demostr que el concepto de un sistema nico, altamente integrado era demasiado complejo para poner en marcha. Ahora el concepto del SIG es el de federacin de subsistemas, desarrollado e implementado de acuerdo con las necesidades. As, una empresa puede tener varios sistemas de informacin los cuales estn al servicio de las necesidades administrativas en diferentes formas.

El SIG como concepto contina en evolucin, adems se han considerado como una extensin del concepto del SIG, el sistema de soporte a las decisiones (SSD) y la administracin de recursos de informacin (ARI). Una tendencia que surge consecuente con la evolucin del concepto del SIG, es la computacin del usuario final.

EL SIG FRENTE AL PROCESO DE DATOS

Un sistema de procesamientos de datos maneja transacciones y produce informes. Previo a los computadores, el procesamiento de datos se realiz manualmente o con mquinas sencillas. Un sistema de informacin administrativo es ms amplio, abarca el procesamiento para apoyar un vasto rango de funciones organizacionales y de procesos administrativos. Sin embargo, cada SIG incluir el procesamiento de transacciones como una de las funciones. El SIG es un concepto y una gua hacia la cual se mueve el diseo del sistema de informacin en lugar de permanecer en un estado absoluto. Por lo tanto, el resultado significativo es el alcance con el cual el sistema de informacin adopta la orientacin del SIG y apoya las funciones administrativas de una organizacin, dicha orientacin significa que los usuarios tienen acceso a los modelos de decisin y a los mtodos para interrogacin de la base de datos, esta es tambin por supuesto, una parte esencial del procesamiento rutinario de transacciones y de la elaboracin de informes. Ms an, una orientacin del sistema de informacin quiere decir que los recursos de informacin se utilizan tanto para mejorar el proceso de toma de decisiones, como para una gestin efectiva y mejorada en la empresa. Los recursos de informacin tambin se utilizan como medio de lograr una ventaja competitiva.

EL SIG Y LOS SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DECISIONES

Un SSD es la aplicacin de un sistema de informacin para apoyar el proceso de toma de decisiones, adems tiende a utilizarse en la planeacin, en el anlisis de alternativas, y en el ensayo y error para la bsqueda de soluciones. Generalmente operan a travs de dilogos interactivos con el usuario basado en terminales. Incorporan una variedad de Modelos de Decisin. El SSD representa una clase importante de aplicaciones de los SIG.EL SIG Y LA ADMINISTRACIN DE RECURSOS DE INFORMACIN

La administracin de recursos de informacin (ARI) es un enfoque administrativo basado en el concepto de que la informacin es un recurso de la organizacin. La perspectiva del ARI incluye la comunicacin de datos, el procesamiento de palabras y los computadores personales como tambin el procesamiento de datos tradicional, el concepto ARI tiende a destacar la efectividad del sistema de informacin en la organizacin. El concepto del ARI se aplica a la funcin de administracin del SIG.

CARACTERSTICAS DEL SIG:

Diseo exclusivo para el PROCAL. Aplicacin Microsoft Visual Fox Pro V.6. Aplicacin en un sistema de Red de cableado estructurado de categora 5. Permite sistematizar la informacin. Establece una base de datos. Brinda uso compartido del sistema de manera simultnea. Utiliza un servidor en red con plataforma Windows NT V.4.0. Estaciones de trabajo Windows 95/98. Permite sistematizar la informacin a travs de lectura y reconocimiento de archivos procesados en aplicaciones Microsoft.VENTAJAS DEL SIG:

De fcil operacin. Brinda una amplia y completa gama de informacin. Permite seleccionar, combinar y filtrar informacin que se requiera. Genera reportes y formularios de evaluacin. Genera reportes estadsticos. Permite un control exacto y oportuno de la informacin. Genera un sistema de alertas. Genera documentos de orden legal legales.SIG Y OTRAS DISCIPLINAS ACADEMICASMuchas de las ideas que forman parte de los sistemas de informacin gerencial provienen de otras disciplinas acadmicas. Cuatro reas acadmicas principales son de especial significacin para el concepto del CIG: contabilidad gerencial, investigacin de operaciones, teora de la administracin y de la organizacin y ciencias de la computacin.

1. LA CONTABILIDAD GERENCIAL Es til concebir el campo de la contabilidad como constituido por dos reas fundamentales: la contabilidad financiera y la contabilidad gerencial. La contabilidad financiera se relaciona con la medicin del ingreso para perodos especficos tal como un mes o un ao (informe de ingreso) y el informe del estado financiero al final de un perodo (hoja de balance). Los informes de la contabilidad financiera se orientan hacia los inversionistas. Como resultado, la contabilidad financiera tiene un uso limitado para las decisiones administrativas. La contabilidad gerencial, de otra parte, se refiere a la determinacin de los costos importantes y a la ejecucin de otros anlisis tiles para el control administrativo y para las decisiones gerenciales. Tiende a ser el centro preparacin de presupuesto y anlisis de desempeo basados en presupuestos. Histricamente, el departamento de contabilidad siempre fue responsable por el procesamiento de datos ya que fue stas su primera aplicacin relacionada con las funciones contables.

El concepto del SIG incluye muchos de los contenidos de la contabilidad gerencial; sin embargo, los sistemas de soporte que proveen a los usuarios con acceso a los modelos y datos, van ms all del alcance de la contabilidad gerencial tradicional. Comnmente, la prctica organizacional actual mantiene el anlisis de costos y de presupuestos dentro de las funciones de la contabilidad gerencial y dentro de las funciones del SIG, el suministro de datos y el soporte de modelos.

2. LA INVESTIGACION DE OPERACIONES

La operacin operacional es la aplicacin del mtodo cientfico y de las tcnicas de anlisis cuantitativo a los problemas administrativos. Algunos de sus conceptos claves son:

nfasis en enfoques sistmicos para la resolucin de problemas.

Uso de los modelos matemticos y de procedimientos matemticos y estadsticos en el anlisis.

Propone la bsqueda de decisiones ptimas o polticas de optimizacin.

La investigacin operacional acerca de los sistemas de informacin, en razn de que ha desarrollado los procedimientos para el anlisis y las soluciones basadas en computador de muchas clases de problemas de decisiones. El enfoque de sistemas para la solucin de problemas y el empleo de modelos y algoritmos computacionales para la solucin de problemas, generalmente se incorporan como componentes del sistema de soporte a las decisiones del SIG.

3. LA TEORIA DE LA ADMINISTRACION Y ORGANIZACIN

Puesto que el SIG es sistema de soporte a las funciones organizacionales se basa en los conceptos de organizacin, comportamiento organizacional, administracin y toma de decisiones.

El campo de la administracin y la teora organizacional suministran muchos conceptos importantes que son claves para el entendimiento de las funciones de un SIG en una organizacin. Algunos de estos conceptos son:

Teora del comportamiento de la organizacin y de las personas en la toma de decisiones

Motivacin individual

Procesos en grupo y toma de decisiones en grupo

Tcnicas de liderazgo

Procesos de cambio organizacional

Estructura organizacional y diseo

4. LA CIENCIA DE LA COMPUTACION

Es importante para los sistemas de informacin gerencial, en razn de que cubre temas tales como algoritmos, computacin, software y estructuras de datos. Sin embargo el campo acadmico de los sistemas de informacin no es una extensin de la ciencia de la computacin; por lo contrario, es una extensin de la teora de la administracin y de la organizacin.

Los procesos fundamentales de los sistemas de informacin estn mas relacionados con los procesos organizacionales y la efectividad organizacional que con algoritmos computacionales. El nfasis en el SIG, esta en la aplicacin de las capacidades tcnicas que las ciencias de la computacin han hecho posible.

LOS SUBSISTEMAS DE UN SIG

En todas las aplicaciones, salvo en las ms pequeas, el primer paso para disear un sistema consiste en dividir el sistema en un pequeo nmero de componentes. Cada uno de los componentes principales de un sistema se llama subsistema. Cada subsistema abarca aspectos del sistema que comparten alguna propiedad comn.

El subsistema puede ser definido como una unidad que trabaja con otros subsistemas para lograr un fin especfico. En el sistema debe haber existir un medio de transferencia de informacin entre los subsistemas de manera que cada uno pueda realizar su tarea. La informacin se transmite a los subsistemas a travs de interfaces, los cuales son elementos de interconexin en los lmites de un sistema o subsistema que dan paso a informacin.

Un subsistema no es ni una funcin ni un objeto, sino un paquete de clases, asociaciones, operaciones, sucesos y restricciones interrelacionados, y que tienen una interfaz razonablemente bien definida y pequea con los dems subsistemas. Normalmente, un subsistema se identifica por los servicios que proporciona. Un servicio es un grupo de funciones relacionadas que comparten algn propsito comn, tal como el procesamiento de entrada-salida, dibujar imgenes o efectuar clculos aritmticos. Un subsistema define una forma coherente de examinar un aspecto del problema.

Muchos subsistemas son de gran importancia en sistemas de administracin de informacin basada en computadoras. Estos son: la estructura organizacional, las personas, la tecnologa, mquinas y datos o informacin.

El subsistema de estructura organizacional incluye los planes y actividades de la organizacin. Este subsistema compuesto por las personas indica que se hace y porqu. El subsistema compuesto por las personas indica quin desarrolla, opera y utiliza los sistemas de la organizacin. El subsistema de tecnologa indica como se hace el procesamiento y almacenamiento (en hardware y software). Por tanto la relacin entre los diferentes componentes del subsistema de informacin es necesaria para realizar un trabajo adecuado de anlisis de sistema.

LOS SUBSISTEMAS DE LA FUNCIN ORGANIZACIONALEstn definidas administrativamente como responsabilidades separadas, el SIG puede verse como una federacin de sistemas de informacin; uno para cada funcin principal en la organizacin, tendrn en comn los sistemas de soporte que se utilizan para mas de un subsistema pero cada sistema funcional es nico en sus procedimientos, programas, modelos, etc.

Ejemplos de algunos subsistemas identificados en una organizacin: Subsistemas de Produccin

Planeacin de recursos de manufactura

Sistemas de Ejecucin de manufactura

Control de procesos

Subsistemas de Mercadeo Marketing

Automatizacin de la fuerza de ventas

Publicidad y Promocin

Investigacin de Mercado

Subsistemas de Administracin de Recursos Humanos

Anlisis de remuneracin

Inventario de las habilidades de los empleados

Elaboracin de pronsticos de los requerimientos del personal

Subsistemas de Contabilidad

Procesamiento de pedidos

Control de manufacturas

Cuentas por cobrar

Cuentas por pagar

Nmina

Subsistemas Financiero Manejo de Efectivo

Manejo de Crditos

Manejo de Inversiones

Presupuesto de capital

Elaboracin de pronsticos

SUBSISTEMAS DE ACTIVIDADESOtros enfoques para la comprensin de la estructura de un sistema de informacin esta en trminos de los subsistemas que realizan varias actividades. Algunos de los subsistemas de actividades sern tiles para ms de uno de los subsistemas de las funciones organizacionales; otros sern tiles para una funcin solamente. Como por ejemplo de las actividades principales de los subsistemas estn:Procesamiento de transacciones

Procesamiento de pedidos, envos y recibos.Control operacional

Planeamiento de las actividades e informes de realizaciones.Control administrativo

Elaboracin de presupuesto y asignacin de recursosPlaneacin estratgico

Formulacin de objetivos y planes estratgicos

SUBSISTEMAS QUE FORMAN LA EMPRESA

Subsistema psicosocialEst compuesto por individuos y grupos en interaccin. Dicho subsistema est formado por la conducta individual y la motivacin, las relaciones del status y del papel, dinmica de grupos y los sistemas de influencia. Se ve afectado tambin por los sentimientos, valores, actitudes, expectativas y aspiraciones de la gente dentro de la organizacin. Estas fuerzas crean el clima organizacional, dentro del cual los participantes humanos realizan sus actividades y desempean su funcin. Por lo tanto se prevee que los sistemas psicosociales difieren significativamente entre las diversas organizaciones.

Subsistema tcnicoSe refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de tareas, incluyendo las tcnicas usadas para la transformacin de insumos en productos.

La organizacin no es simplemente un sistema social o tcnico; requiere estructurar las actividades humanas en torno a diversas tecnologas. El sistema tcnico esta determinado por los requerimientos de trabajo de la organizacin y toma forma de la especializacin de actitudes y conocimientos requeridos ;los tipos de maquinaria y los equipos utilizados, los requerimientos de procesamiento de informacin y la disposicin de instalaciones cualquier cambio de los sistemas tcnicos afecta a otros elementos de la organizacin.

El sistema tcnico esta directamente relacionado con el supra sistema ambiente y con las metas y valores de la organizacin; la organizacin utiliza el conocimiento tcnico disponible en sus procesos de transformacin. Sin embargo, la organizacin crea nueva tecnologa y la pone a disposicin como un producto para la sociedad, la naturaleza del sistema tcnico tiene tambin un efecto importante en las metas y valores de la organizacin. El valor de luchar por la "racionalidad tcnica" es claro en la mayora de las organizaciones; las mismas metas de la organizacin intentan frecuentemente determinadas tecnologas disponibles en los supra sistemas existentes.

Las computadoras han tenido un efecto importante en las organizaciones en todos los niveles, el desarrollo de los sistemas de apoyo de decisiones con base en computadoras ofrecen una importante herramienta auxiliar para la toma de decisiones.

Subsistema administrativo

Relaciona a la organizacin con su medio y establece los objetivos, desarrolla planes de integracin, estrategia y operacin, mediante el diseo de la estructura y el establecimiento de los procesos de control.

El sistema administrativo esta relacionado fundamentalmente con la toma de decisiones para planear y controlar los esfuerzos de la organizacin. Los administradores realizan un trabajo mental en le marco de las fuerzan internas y externas que afectan su comportamiento. La administracin es la fuerza primordial dentro de las organizaciones parar coordinar los recursos humanos y materiales; los administradores son responsables del desempeo organizacional como de los resultados actuales y potenciales en el futuro.

Subsistema de EntradaRealiza la captura y transformacin de datos anlogos tales como mapas impresos, registros alfanumricos en papel y observaciones de campo. Del mismo modo, convierte la informacin digital proveniente de sensores remotos u otros sistemas de informacin, a una plataforma compatible con lenguaje computacional del SIG. Subsistema de manejo

Es el subsistema que permite el almacenamiento, ordenacin y recuperacin de datos. Esta organizacin es posible gracias a programas conocidos como Sistemas manejadores de bases de datos (SMBD) que permiten manejar datos espaciales digitales. Mediante las bases de datos y los SMBD se obtiene una administracin de datos que permiten su consulta, tratamiento de datos derivados y su retroalimentacin.

Subsistema de anlisis

Existen muchos anlisis en SIG, desde la sencillez de la comparacin de objetos segn sus atributos hasta complejos anlisis de rutas eficientes en tiempo y distancia. Son tpicos anlisis en los paquetes de SIG el anlisis espacial, anlisis de proximidad, anlisis de redes y anlisis en tercera dimensin, entre otros. El xito de estas operaciones recae en la calidad y preparacin de la informacin a ser analizada. Se requiere de una correcta conceptualizacin de las tareas de anlisis previa a su ejecucin.

Subsistema de salida

Es el subsistema que comprende la presentacin de los datos y despliegue de resultados derivados del subsistema de anlisis. La salida de datos corresponde tanto a un despliegue grfico (mapas, grficas) como alfanumricos (tablas, reportes). A su vez la salida puede generarse tanto en formatos anlogos como digitales que puedan ser exportados mediante diversos medios a otro SIG u otro software similar.

Subsistema de manejo de datosEste subsistema es el encargado de almacenar y recuperar los datos. El sistema que se utilice para realizar estas funciones afecta la eficiencia en tiempo, para realizar operaciones con los datos.

Funciones Bsicas del SMBDSubsistema de salida de datos

La salida y presentacin de los datos se lleva a cabo mediante este subsistema (Ver Figura), el cual tiene la misin de despliegue de los resultados que el usuario realiz durante la fase de anlisis.

CONDICIONES PARA CONVERTIRSE EN EL GERENTE DE UN SIG

Habilidades que necesita el gerente del SIG Conocimiento total de la campaa y de sus objetivos

Capacidad de comunicarse con eficacia, en forma oral y por escrito

Buenas relaciones con los diferentes gerentes

Capacidad de dirigir proyectos

Conocimiento del procesamiento automatizado y la tecnologa de comunicacin de datos.

Capacidad de disear los sistemas y de juzgar el diseo

Como hemos visto para el funcionamiento de los Sistemas de Informacin Gerencial se necesita la interaccin de un conjunto de elementos que abarcan todos los niveles de la empresa, por lo tanto, quien dirija uno de ellos debe tener amplias capacidades, conocimiento suficiente de la empresa y amplia experiencia gerencial, adems de tomar en cuenta y asegurar que se lleven a cabo algunos de los fines que deben satisfacer estos sistemas. Para ello el gerente debe buscar:

Emplear convenientemente las tecnologas de informacin para disear instituciones que sean competitivas y eficaces.

Satisfacer los requerimientos de negocios y de sistemas dentro de un entorno econmico global

Lograr el desarrollo de una arquitectura de informacin que d soporte a sus metas.

Lograr que la organizacin valorice su sistema de informacin.

Garantizar el uso tico y responsable del sistema, lo mismo que vigilar si el sistema es adecuado tanto para la organizacin como para las personas que all laboran. CAPITULO II

ESTRUCTRURA DE UN SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

Elementos Operacionales de un Sistema de Informacin

As mismo se define SIG como: Un sistema integrado usuariomquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la mquina, para prever informacin que apoye las operaciones, la administracin y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computacin y software, procedimientos, manuales, modelos para el anlisis la planeacin el control y la toma de decisiones y adems una base de datos

Si uno solicita que le muestren un sistema de informacin en una empresa, probablemente le mostraran sus componentes fsicos. A la pregunta sobre que hacen estos componentes fsicos, se respondera en trminos de funciones de procesamiento o tal vez de resultados de sistema para los usuarios.

Componentes fsicos

Los componentes fsicos requeridos para un sistema de informacin en la organizacin son: equipos, software, base de datos, procedimientos y personal de operaciones.

Equipos (hadware).- se refiere al sistema de computacin fsico y a los dispositivos asociados. El equipo debe proveer cinco funciones principales:

1) Entrada o acceso

2) Salida

3) Almacenamiento secundario para los datos y programas

4) Procesador central (clculos, control y almacenamiento)

5) Comunicaciones.

Software.- software es un trmino amplio que se da a las instrucciones que dirigen la operacin del equipo. El software se puede clasificar en 2 clases principales: software del sistema y software aplicativo.

Base de Datos.- la base de datos contiene todos los datos que utiliza el software aplicativo. Un conjunto individual de datos almacenados, comnmente se denomina archivo.

Procedimientos.- los procedimientos de operaciones normales son componentes fsicos en razn de que existen en una forma fsica tal como un manual o un libro de instrucciones: se necesitan 3 clases principales de procedimientos:

1) Instrucciones para el usuario (para usuario de las aplicaciones para grabar los datos, para usar un Terminal para entrar o recuperar datos o utilizar el resultado).

2) Instrucciones para la elaboracin de las entradas por parte del personal de preparacin de datos.

3) Instrucciones de operacin para el personal de preparacin de datos del computador.

Personal de Operaciones.- operadores del computador, analistas de sistemas, programadores, personal de preparacin de datos.

Funciones de procesamiento

Una descripcin de un sistema de informacin en trminos de componentes fsicos no explica qu hace el sistema, en la misma medida en que la descripcin de la configuracin del equipo no explica por qu se ha configurado de esa manera. Otra forma de describir un sistema de informacin es en trminos de funciones de procesamiento

Procesar transacciones.- una transaccin es una actividad tal como efectuar una compra, o una venta, o fabricar un producto. Puede ser interna a la organizacin o puede incluir la organizacin y una entidad externa.

Mantener archivos maestros.- muchas actividades de procesamiento requieren la creacin y el mantenimiento de archivos maestros, los cuales guardan datos relativamente permanentes o histricos acerca de las entidades organizacionales. Por ejemplo, el procesamiento para preparar el cheque de pago para un empleado exige sus datos especficos, el salario, las deducciones. Cuando se procesan las transacciones, los datos elementales del archivo maestro se ponen al da para obtener la informacin mas actualizada.

Producir informes.- los informes son productos significativos en un sistema de informacin.

Los reportes programados se producen sobre una base corriente.

Un sistema de informacin debera estar en capacidad de producir rpidamente informes especiales basados en solicitudes no programadas (ad hoc).

Procesar preguntas.- otras salidas del sistema de informacin son respuestas a las preguntas, utilizando la base de datos. Estas pueden ser preguntas corriente en un formato preestablecido o preguntas ad hoc

La funcin esencial del procedimiento de preguntas es lograr que cualquier registro o cualquier elemento sea fcilmente accesible al personal autorizado.

Procesar las aplicaciones interactivas de soporte.-El sistema de informacin contiene aplicaciones diseadas para apoyar las interactivas de soporte sistemas de planeamiento, anlisis y toma de decisiones. El computador realiza el procesamiento basado en un modelo de planeacin, en un modelo de decisin, etc.; el modo de operar es interactivo con el usuario: responde a las preguntas y a las solicitudes de datos y recibe inmediatamente los resultados con el fin de alterar las entradas hasta que encuentre una solucin o los resultados sean satisfactorios.

Resultados para los usuariosEl usuario de un sistema de informacin general suministra las entradas y recibe las salidas. Su contribucin, por lo tanto, depende no solo de que tan fcil sea el ingreso de los datos sino fundamentalmente de la utilidad de los resultados que l ve. Los resultados forman por lo tanto una descripcin de un sistema de informacin y se pueden clasificar en cinco clases principales:

1. transaccin de documentos o despliegues en pantalla.

2. informes planeados

3. preguntas con respuestas planeados

4. informes ad hoc y respuestas a las preguntas.

5. resultados del dialogo usuario- mquina.

Como ejemplos de documentos de transacciones pueden citarse facturas de ventas, cheques de nmina, recibos para los clientes y rdenes de compra. Los documentos de transacciones se refieren directamente a las operaciones en la organizacin, a la vez que otros tipos de salida apoyan la administracin y el control de tales operaciones.

Informativo.- Informes para confirmar que una accin se har o se ha cumplido. Como por ejemplo estn la confirmacin de una orden de venta para verificar el recio del pedido de un cliente y un informe que describe el recibo de mercancas previamente solicitadas. Su propsito es prever retroinformacion a las personas, de alguna manera relacionadas con la actividad, o para una referencia posterior.

De movimiento.- Solicitudes o instrucciones para una operacin de movimiento. Una orden de compra inicia una compra, un cheque instruye al banco para hacer un pago, una orden de produccin instruye sobre operaciones de produccin.

Investigativa.- Informes de excepcin, errores u otras condiciones que pueden requerir investigacin. Se utilizan para controlar y para referencias futuras.

Los informes, las respuestas o consultas y los resultados de dilogos nos suministran cuatro clases de informacin:

1. informacin de seguimiento. Confirma que la accin se ha llevado a cabo e informa sobre el estado financiero o en otros trminos. Tambin suministra al receptor las bases para la comprensin de otros reportes y estudios. La informacin de seguimiento puede suministrar una base para la localizacin de problemas y el diagnostico y puede dirigir la operacin, pero para ella misma no especifica ninguna accin.

2. Informacin para la localizacin de problemas. La informacin se presenta en un formato que promueve la identificacin de problemas. Como ejemplos, estn las comparaciones entre los datos de la empresa y los estndares (normas y ternas, promedios industriales, o datos de la competencia) y las proyecciones del funcionamiento actual al final de un reporte peridico).

3. Informacin de movimiento. La informacin se ofrece con la accin especificada o implicada.

4. Soporte a las decisiones. El informe, la consulta, el resultado, o el dialogo se orientan para la realizacin del anlisis y la toma de una decisin.

Los informes planeados con anticipacin tienen un formato y contenido unificado y corren regularmente sobre la base de un horario. Como ejemplos estn el anlisis de ventas, el estado de inventario y las comunicaciones sobre cambios del presupuesto. Preparados para una fecha determinada, reflejan una de estas tres condiciones con respecto al periodo de tiempo que cubren:

1. Describen el estado o condiciones en un punto del tiempo (tales como el estado de inventario en enero 31 de 1985).

2. Sintetizan lo que ocurri durante un periodo dado, tal como semana, mes o ao (por ejemplo las ventas durante el mes de marzo de 1985).

3. presentan resultados a la fecha y los proyectan al final de un periodo (tal como un ao).

Las consultas planeadas estn generalmente asociadas con informes limitados, casi siempre con respecto a un numero pequeo de artculos y con un resultado tal como el despliegue del inventario disponible del repuesto numero 37518, el sueldo del empleado 51823142, o el saldo del cliente de las industrias ALFA.

Las consultas se manean en lnea, lo cual significa que la consulta ingresa y la respuesta se recibe inmediatamente a travs de la Terminal. Puesto que la consulta ha sido planeada, su formato de entrada es sencillo y, por lo tanto, el Terminal puede ser operado directamente por e usuario que solicitada la informacin.

Los informes ad hoc y las respuestas a las consultas ocurren a intervalos irregulares y requieren datos de anlisis cuyos formatos no estn preestablecidos. Si los datos especificados que se necesitan no estn disponibles, se debe planear el procedimiento de coleccin de los datos y su implementacin. Si el dato ya ha sido almacenado en el sistema de informacin, entonces las solicitudes ad hoc se pueden manejar de dos maneras:

1. Se provee al usuario con los medios para la preparacin y el procesamiento de la solicitud. La pregunta puede ser formulada, por ejemplo, por medio de un lenguaje de consulta, empleando ya sea un Terminal en lnea o un formulario con codificacin especial para que se pueda transcribir en una forma legible por la maquina.

2. Un servicio de informacin (con frecuencia llamado un centro de informacin) puede estar disponible para procesar las solicitudes ad hoc. El servidor de informacin con una planta de especialistas ayuda al usuario a analizar las solicitudes y especificar la recuperacin y el procesamiento necesario para suministrar los datos requeridos o el anlisis.

Sin tener en cuenta como se maneja la solicitud, es crucial, la capacidad del sistema para responder a las consultas dentro de un periodo razonable de tiempo (de un minuto o un da) para apoyar las necesidades del momento y las actividades de la organizacin.

El dialogo usuario-mquina difiere de los informes o de las consultas. Esencialmente, es la forma como el usuario puede interactuar con un modelo para llegar a un anlisis o a una solucin. La interaccin usuario-mquina emplea un Terminal de despliegue visual o un computador personal completo ms el procesamiento de un modelo computacional tal como un modelo de anlisis, de planeamiento o de decisiones. Como ejemplo, estn los modelos para la plantacin de instalaciones, los modelos de anlisis de inversin de capital y los modelos para la administracin de cartera.

Sistemas de Informacin Gerencial para el soporte a La toma de decisiones.

Las decisiones pueden variar con respecto a la estructura que se puede suministrar para tomarlas. Una decisin altamente estructurada puede ser planeada con anticipacin o preespecificada, lo que no puede hacerse con una decisin no estructurada. Una decisin estructurada se puede decir que es programable, en el sentido de que las reglas de decisin no son ambiguas y se puede especificar con antelacin. El trmino no necesariamente significa que la decisin sea automatizada, aunque muchas decisiones programables lo son. Una decisin no estructurada se dice que no es programable. Las decisiones estructuradas programables tienden a ser rutinarias y con frecuencia repetitivas; las decisiones no estructuradas se presentan con menor frecuencia y tienden a no ser rutinarias.

El soporte del sistema de informacin diferir para los 2 tipos de decisiones. Algunas decisiones encajarn dentro de esta clasificacin de una manera fcil, pero otras, por el contrario, solo estn ms o menos estructuradas y tienen algunos elementos programables y otros que no lo son.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL BASADO EN LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS

La estructura de un sistema de informacin se puede clasificar en trminos de una jerarqua de la planeacin gerencial y de las actividades de control.

JERARQUA DE LAS ACTIVIDADES ADMINISTRATIVASNivelComentarios

Planeacin estratgica

Control administrativo y planeacin tctica

Planeamiento operacional y controlDefinicin de objetivos, polticas y criterios generales para planear el curso de la organizacin.

Adquisicin de recursos.

Tcticas para la adquisicin, localizacin de plantas, nuevos productos.

Establecimiento y seguimiento de presupuesto.

Uso efectivo y eficiente de las instalaciones existentes y de los recursos para ejecutar las operaciones con restricciones en el presupuesto.

Los tres niveles de las actividades administrativas se pueden diferenciar sobre la base de un horizonte de planeacin para cada nivel. El planeamiento estratgico trata con consideraciones a largo plazo. Las decisiones que se van a tomar se relacionan con la seleccin de directrices empresariales, estrategias de mercados, incorporacin de productos, etc. El control administrativo y la planeacin tctica tienen un horizonte de planeacin a mediano plazo. Incluyen la adquisicin y la organizacin de los recursos, la estructuracin del trabajo, el reclutamiento y entrenamiento de personal. Se refleja en el presupuesto de gastos de desembolso de capital, la provisin de personal para los prximos tres aos, etc. El planeamiento operacional y el control se relaciona con las decisiones a corto plazo para operaciones actuales. Las tarifas, los niveles de produccin, los niveles de inventario, son el resultado del planeamiento operativo y de las actividades de control.

La tabla 2.1 muestra diferencias en siete caractersticas de la informacin. Dados estos rasgos, el soporte del sistema de informacin para la planeacin estratgica debera ser completamente diferente del soporte del sistema de informacin para el control operacional.

Las decisiones pueden variar con respecto al grado de la estructuracin entre cada nivel de la actividad administrativa, aunque la mayora de las decisiones a nivel de control operacional son relativamente estructuradas y la mayora de las decisiones a nivel de la planeacin estratgica son relativamente no estructuradas. La tabla 2.2. seala ejemplos de decisiones estructuradas y no estructuradas para cada nivel de administracin. La tabla tambin muestra que los sistemas de informacin que apoyan las decisiones estructuradas frente a las no estructuradas, son caractersticamente diferentes. Los sistemas de decisin estructurados proveen reglas de decisin e informes de excepcin pero son inflexibles en lo que respecta al contenido y al formato. Por otra parte los sistemas de soporte a las decisiones (S.S.D.) se caracterizan por el acceso flexible a la base de datos, por una variedad de formatos flexibles de salida, y por un conjunto de modelos de decisin; tales componentes se requieren para apoyar al gerente en el proceso de toma de decisiones, en vez de intentar proveer soluciones, o tomar las decisiones por el usuario.

TABLA 2.1 REQUERIMIENTO DE INFORMACIN POR NIVEL DE ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA

Caractersticas de la Informacin Control operacionalControl administrativoPlaneacin de estrategia

Fuente

Alcance

Nivel de agregacin

Horizonte de planeacin

Actualidad

Exactitud requerida

Frecuencia de usoInterna el alto grado

Bien definida precisa

Detallada

Histrica

Vigente en alto grado

Alta

Muy frecuenteExterna

Muy Amplio

Agregada

Futura

Un poco antigua

Baja

Infrecuente

TABLA 2.2. CLASES DE DECISIN POR ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA

Control operacionalControl administrativoPlaneacin estratgica

Sistemas de decisiones estructuradas

Sistema de Soporte a las decisionesEstructuradas

No EstructuradasDecisiones de nuevos pedidos de inventario

Programacin de la produccin

Seleccin de vendedores

Contratacin de nuevo supervisorAsignacin de precios de las licitaciones

Seleccin de instituciones para lneas de crdito

Colocacin de la publicidad

Organizacin interna de un departamentoAdquisicin de una compaa

Adicin de una nueva lnea de productos

Entrada a un nuevo mercado

Nueva organizacin de la compaa

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA CONTROL OPERACIONAL

El control operacional es el proceso por medio del cual se asegura que las actividades operacionales se llevan a cabo en forma efectiva y eficiente. El control operacional hace uso de procedimientos y reglas de decisiones preestablecidos. Un gran porcentaje de las decisiones son programables. Los procedimientos a seguir son generalmente muy estables. Las decisiones operaciones y las acciones que resultan cubren periodos cortos (un da, una semana). Con frecuencia las transacciones individuales son importantes, as que el sistema operacional debe estar disponible para responder tanto a las transacciones individuales como a los resmenes de transacciones.

El soporte de procesamiento para el control operacional consta de:

1.Procesamiento de transacciones.

2.Procesamiento de informes.

3.Procesamiento de consultas. Procesamiento de las transacciones

Informe central

Procesamiento de consultas

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA CONTROL ADMINISTRATIVO

La informacin para el control administrativo es necesaria a los directivos de los departamentos, los centros de utilidad, etc., para medir el rendimiento, decidir sobre las operaciones de control, formular las nuevas reglas de decisin que van a ser aplicadas por parte del personal de operaciones y, adems, la asignacin de recursos. Se necesita la informacin resumida, sta debe ser procesada de tal manera que se observen las tendencias, se expliquen las variaciones de su funcionamiento en forma razonable, y se sugieran las soluciones. El proceso de control requiere las siguientes clases de informacin:

1.Funcionamiento planeado (normas, expectativas, presupuestado, etc.)

2.variaciones a partir de un funcionamiento planeado.

3.Explicacin de las variaciones.

4.Anlisis de las posibles decisiones o cursos de accin.

La base de datos para el control administrativo consta de dos elementos principales (1) al base de datos provista por las operaciones, y (2) los planes, los estndares, los presupuestos, etc., que definen las expectativas administrativas con relacin a su desempeo. Tambin podra tratarse de algunos datos externos tales como las comparaciones industriales y los ndices de costos.

Los requerimientos de procesamiento para apoyar las actividades de control administrativo son las siguientes:

1. Modelo de planeacin presupuestal para ayudar a los gerentes en el hallazgo de problemas con el de preparar y revisar los planes y los presupuestos. Esto incluye las proyecciones de los efectos de las acciones actuales (movimientos).

2. Programas de informes de variaciones para procesar los informes planeados que muestran el desempeo y las variaciones del funcionamiento planeado o de otros estndares tales como el rendimiento de la competencia.

3. Problemas de modelos de anlisis para estudiar los datos o suministrar las insumos para la toma de decisiones.

4. Los modelos de decisin para analizar la situacin de un problema y proveer posibles soluciones para la evaluacin administrativa.

5. Modelos de consulta para ayudar en la respuesta a las interrogaciones.

Los resultados del sistema de informacin para control administrativo son los planes y los presupuestos, los informes programados, informes especiales, anlisis de situaciones de problemas, decisiones para revisar y respuestas a consultas. Base de datos

Programa de procesamiento

SISTEMAS DE INFORMACIN PARA LA PLANEACIN ESTRATGICA

El propsito de la planeacin estratgica es desarrollar estrategias para que la organizacin est en capacidad de lograr sus objetivos, por lo regular el horizonte de tiempo para la planeacin estratgica tiende a ser grande, de tal manera que se puedan lograr los cambios fundamentales en la organizacin. Por ejemplo:

Un departamento de una cadena de almacenes puede decidir la diversificacin hacia el negocio de pedidos por correo.

Un departamento de una cadena de almacenes con locales en el centro de la ciudad puede resolverse a cambiar el tipo de documentos para operaciones en los suburbios.

Una compaa manufacturera de productos industriales, puede diversificarse hacia lneas de consumo.

Las actividades de planeacin estratgica no tienen que ocurrir en un perodo, con ciclo uniforme, tal como se da en las actividades de control administrativo. Dichas actividades pueden ser algo irregulares, aunque algunos planes estratgicos se programan dentro de la planeacin anual y ciclo de presupuestos. Los requerimientos de datos para la planeacin estratgica son generalmente datos resumidos, para ser procesados a partir de una diversidad de fuentes. Se necesitan muchos datos externos. Algunos ejemplos de la clase de datos que son tiles en la planeacin estratgica ilustran la naturaleza en sus requerimientos:

1. Perspectivas econmicas de la realidad actual de la compaa y reas de prospeccin para las operaciones.

2. Actualidad y perspectiva del medio ambiente poltico.

3. Capacidades actuales y funcionamiento de la organizacin segn mercados, ciudades, etc., (basados en las polticas vigentes).

4. Prospectos industriales en cada ciudad.

5. Capacidades de los competidores y su mercado de acciones.

6. Oportunidades para las nuevas empresas basados en los desarrollos actuales o esperados.

7. Estrategias alternativas.

8. Proyecciones de los requerimientos de recursos para las estrategias alternativas.

Esta base de datos tiene algunos hechos rigurosos, pero muchos estn basados en juicios de valor. Muchos de los datos no pueden ser captados regularmente y otros no se pueden especificar completamente ni con anticipacin. Por esta razn, algunas personas argumentan que es imposible (o ciertamente imprctico) tener sistemas de informacin gerencial para las actividades de planeacin estratgica. Sealan la dificultad de codificar de manera eficiente, almacenar y recuperar, la multitud de rumores, hechos, corazonadas, etc., que intervienen dentro de un conjunto de prospectos para una industria, un mercado, o una economa.

Una alternativa a esta visin es que el sistema de informacin de soporte no puede ser tan complejo para la planeacin estratgica como lo es para el control administrativo y para el control operacional; sin embargo, el sistema es una fuente de informacin que puede ofrecer ayuda sustancial al proceso de la planeacin estratgica. Por ejemplo:

La evaluacin de las capacidades actuales se basa en datos generados internamente con base en los requerimientos del procesamiento operativo, sin embargo, puede necesitarse su resumen, especialmente para usos de planeacin.

Las proyecciones iniciales de las capacidades futuras se desarrollan analizando los datos pasados. Esta primera aproximacin debe ser ajustada por la gerencia, con base en su juicio y experiencia.

Los datos fundamentales de mercado sobre la industria y los competidores, probablemente se pueden almacenar en la base de datos de la organizacin.

Los bancos de datos y la informacin pblica con respecto a la industria y a los competidores se pueden comprar en formas legibles por la mquina, para usos en los modelos de planeacin y de decisin.

ESTRUCTURA DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL BASADO EN LAS FUNCIONES ORGANIZACIONALES

La estructura de un Sistema de informacin se puede describir tambin en relacin con las funciones organizacionales que utilizan la informacin. No hay un concepto generalizado para la clasificacin de funciones sin embargo como ejemplo: un conjunto de funciones tpicas de una compaa manufacturera incluye mercadeo, manufactura, logstica, personal, finanzas y contabilidad, sistema de informacin. La alta gerencia se puede considerar tambin como una funcin separada. Cada una de estas funciones tiene necesita nicas y cada una requiere un sistema de informacin de soporte diseado para ella.

Como se ha explicado antes un Sistema de informacin de informacin gerencial es esencialmente una federacin de sistemas de informacin que esta diseado para apoyar los subsistemas funcionales de la organizacin. Cada subsistema funcional requiere de las aplicaciones para realizar todo el procedimiento de informacin relacionado con dicha funcin, aunque esto exija de una base de datos, una base de modelos y algunos programas de computador que son comunes para todos los sistemas funcionales. Dentro de cada subsistema funcional, habr aplicaciones para el procesamiento de transacciones, control operacional, control gerencial y para la planeacin estratgica.

SUBSISTEMAS DE VENTAS Y DE MERCADEO

Las funciones de ventas y de mercadeo generalmente incluyen todas las actividades relacionadas con la promocin y venta de productos o servicios.

Las transacciones son rdenes de ventas, ordenes de promociones, etc.

Las actividades de control operativo incluyen la contratacin y entrenamiento del equipo de ventas, la programacin diaria de las ventas y de las campaas de promociones, los anlisis peridicos de los volmenes de ventas por regin, producto, cliente, etc.

El control administrativo se interesa por la comparacin del desempeo total contra planes de mercadeo. La informacin para control administrativo puede incluir los datos sobre clientes, competidores, productos de la competencia y los de equipo de ventas. La planeacin estratgica para la funcin de mercadeo comprende la consideracin y estrategias de nuevos mercados. Los requerimientos de informacin para la planeacion estratgica incluyen el anlisis de clientes, el anlisis de nuevos competidores, la informacin sobre encuestas de consumidores, proyecciones de ingreso, proyecciones demogrficas y proyecciones de la tecnologa.SUBSISTEMAS DE PRODUCCIN La responsabilidad de la funcin de produccin o de manufactura abarca la ingeniera del producto, la planeacion de las instalaciones de produccin, su programacin y operacin, el entrenamiento y el empleo del personal de produccin, y la inspeccin y el control de calidad.

Las transacciones tpicas que se procesan son las ordenes de produccin (basadas en el volumen de ordenes de venta y requerimientos de inventarios de los componentes de repuestos), ordenes de ensamblaje, etiquetas de repuestos, desprendibles de tiquetes y tarjeta de registro de tiempo.

El control operacional exige informes detallados para comparar el rendimiento actual de la produccin programada y requiere destacar las reas donde ocurran cuellos de botella.

El control administrativo necesita informes-resumen en los cuales se compare la planeacion global o el funcionamiento estndar con el funcionamiento actual para clasificaciones tales como costo por unidad de trabajo utilizado.

La planeacion estratgica para la manufactura incluye los enfoques alternativos de manufactura y de automatizacin. SUBSISTEMAS DE LOGISTICA La funcin de logstica abarca actividades tales como compras, recibo, control de inventarios y distribucin.

Las transacciones que van a procesarse incluyen requisiciones de compras, ordenes de compra, ordenes de fabricacin, informes de recibo, tarjetas de inventario ordenes de carga y recibos de cargamento.

La funcin de control operacional utiliza la informacin contenida en reportes tales como las compras anteriores, los embarques anteriores para clientes, los elementos que se agotaron, los elementos que se excedieron, los informes de reposicin de inventario , los resmenes de rendimiento por vendedor y los anlisis del funcionamiento del transportador.

La informacin del control gerencial para la logstica consiste en las comparaciones globales entre los niveles de inventario planeados y los actuales, los costos de los artculos comprados, la escasez, la rotacin del inventario, etc.

La planeacion estratgica incluye el anlisis de la estrategia para las nuevas distribuciones, las nuevas polticas con relacin a los vendedores y las estrategias de fabricar versus comprar. Se requiere informacin sobre las nuevas tecnologas las alternativas de distribucin. etc.SUBSISTEMAS DE PERSONAL El subsistema de personal incluye la contratacin, el entrenamiento, la historia, los pagos y la cancelacin de personal.

Las transacciones se reducen a documentos que describen las solicitudes de empleo, la descripcin de puestos, las especificaciones de entrenamiento, los datos del personal,( trayectoria, habilidades, experiencia), cambios en los salarios, horas trabajadas, cheques de pago, beneficios, cartas de cancelacin.

El control operacional para personal requiere de los procedimientos de decisin para actividades tales como contratar, entrenar, terminacin de contratos, cambios en los pagos de salarios y promulgacin de prestaciones sociales.

El control administrativo para la funcin de personal se apoya en informes y anlisis que muestra los cambios que resultan de las diferencias entre el funcionamiento planeado y el actual para clasificaciones tales como numero de empleados contratados, costo de reclutamiento, composicin de inventario de habilidades, costo de entrenamiento (por empleado, por programa) salario pagado, tasas de distribucin de salarios, concordancia con la legislacin gubernamental sobre igualdad de oportunidades.

La planeacion estratgica para personal se relaciona con la evaluacin de estrategias alternativas para el reclutamiento, salarios, entrenamientos, prestaciones y ubicacin de las instalaciones para asegurar que la organizacin consiga y retenga el personal necesario para alcanzar sus objetivos. La informacin estratgica requerida incluye el anlisis de los cambios de los patrones de empleo, educacin, tasas de salarios por rea del pas o mundo.

SUBSISTEMA FINANCIERO Las finanzas y la contabilidad son funciones algo separadas pero suficientemente relacionadas para ser descritas conjuntamente. Las finanzas son funciones responsables se asegurar el financiamiento adecuado de la organizacin a un costo tan bajo como sea posible. Esta funcin cubre el otorgamiento de crditos para los clientes, los procesos de captacin, la administracin de la caja, los arreglos financieros (prstamos, ventas de inventarios, arrendamientos financieros).

La contabilidad cubre la clasificacin de las transacciones financieras y los resmenes en informes financieros estndares (extractos de ingresos y hojas de balances) la preparacin de presupuestos y la clasificacin y el anlisis de los datos sobre costos. Los datos de costos y presupuestos son las entradas para los informes de control administrativo, lo cual significa que la contabilidad provee la entrada para las aplicaciones de control administrativo en todas las funciones.

Entre las transacciones asociadas con las finanzas de la contabilidad estn las solicitudes de crdito, las ventas, la facturacin, los documentos sobre captacin (formularios), comprobantes de pago, de jornales, cheques, libros de contabilidad y transferencias de inventarios.

El control operacional sobre la funcin como tal, requiere informes diarios de error y de excepcin, los registros de las demoras del procesamiento, los informes sobre las transacciones no procesadas, etc.

El nivel de control administrativo para la contabilidad y finanzas utiliza la informacin de los costos presupuestados en contraposicin a los costos actuales de los recursos financieros, el costo de procesamiento de los datos de contabilidad y las proporciones de error.

El nivel de planeacion estratgica para la contabilidad y las finanzas incluye las estrategias de largo plazo para asegurar el financiamiento adecuado, una poltica de contabilidad de impuestos a largo plazo para minimizar el impacto de los impuestos y el planeamiento de los sistemas para la contabilidad de costos y el presupuesto.

SUBSISTEMA DE PROCESAMIENTO DE INFORMACION La informacin del procesamiento es responsable de asegurar que a las otras funciones les sean proporcionados los servicios y recursos de procesamiento de informacin.

Transacciones tpicas de procesamiento son las solicitudes de procesamiento, las solicitudes para correccin o cambios en datos y programas, los informes de funcionamiento de los equipos de computacin y los documentos de los proyectos.

El control de las operaciones del procesamiento de informacin de los trabajos planeados diariamente, la tasa de error y las fallas del equipo, para el desarrollo de nuevos proyectos se hace necesaria la planeacion diaria o semanal de los progresos de los programadores y de los tiempos de prueba.

El control administrativo sobre el procesamiento de informacin requiere de datos acerca de la utilizacin prevista a la utilizacin actual, los costos de equipo, el desempeo de los programadores en forma global y el progreso comparado de los proyectos planeados para desarrollar e implantar las nuevas aplicaciones.

La planeacion estratgica para los sistemas de informacin incluye la organizacin de las funciones (tales como centralizadas o descentralizadas), el plan conjunto de sistemas de informacin, la seleccin de estrategias para utilizar la informacin y en general, la estructura del medio ambiente, el equipo y del software. Por ejemplo una decisin estratgica de importancia podra ser la de implementar estaciones de trabajo con microcomputador para todos los analistas, los planificadores y los administradores.

La automatizacin de oficinas debera definirse como un subsistema separado o incluido dentro del procesamiento de la informacin. La automatizacin de oficinas incluye un rango amplio que apoye las facilidades para el trabajo de conocimiento y las actividades manuales. Como ejemplo puede anotarse el procesamiento de palabras, el correo electrnico, el archivo electrnico y las comunicaciones de datos y de voz.

SUBSISTEMAS DE ALTA GERENCIA La funcin de alta gerencia (funcionarios, ejecutivos adems de los asesores) opera separadamente de las reas funcionales, pero tambin abarca las funciones de los vicepresidentes que se mueven del espacio de la alta gerencia tales como comits gerenciales.

Las transacciones procesadas por la alta gerencia consisten primordialmente en consultas de informacin y de soporte de decisiones. Los documentos de transaccin por lo tanto, son las cartas y memorandos.

Las respuestas a las consultas y a la toma de decisiones hacen necesarios ya sea el acceso a la base de datos y a los modelos de decisin de la organizacin o el traslado de las solicitudes a otras partes de la organizacin.

La informacin para el control operacional de la funcin de la alta gerencia incluye la planeacion de reuniones, los archivos de control de correspondencia y los archivos de relaciones comerciales.

El control administrativo de alta gerencia utiliza la informacin que resume el control administrativo ejercido por las otras funciones con el fin de evaluar si estas se estn ejecutando tal como se planearon. Esto requiere el acceso a los planes y a la ejecucin actual de todas las funciones.

Las actividades de planeacion estratgicas se relacionan con asuntos tales como la direccin de la empresa (en que el negocio debera estar) y los planes para asegurar los recursos necesarios. La estrategia definida por la alta gerencia coloca la estructura para la planeacion estratgica dentro de las funciones y coordina la planeacion para eliminar las inconsistencias principales. La planeacion estratgica a nivel de la alta gerencia necesita una amplia variedad de datos externos o internos resumidos. El sistema de soporte de informacin para ella puede incluir la recuperacin ad hoc de datos, los anlisis ad hoc y los sistemas de soporte a las decisiones.

CONCLUSIONES

Los sistemas de informacin son parte de la empresa, ya que ayuda a la productividad de la empresa y permite mejorar la calidad de los productos, en si el sistema de informacin es muy necesario en la empresa as ayuda a tener mayores ingresos.

Los sistemas de informacin gerencial mas conocido como el SIG, es un sistema usuario-maquina ya que tienen tareas en conjunto y algunas individuales, bueno la persona que utiliza este sistema tiene que ser muy responsable ya que va estar utilizando la informacin y los datos del computador,El SIG es una federacin de subsistemas estrechamente integrados. Los subsistemas funcionales de un SIG se pueden desarrollar en forma separada, dirigidos por un plan maestro de desarrollo integrado a travs de la base de datos. Los subsistemas del SIG se pueden describir en trminos de funciones organizacionales (tales como mercadeo y produccin) o de actividades (tales como el planteamiento y procesamiento de transacciones). Cada subsistema funcional se puede ver como un sistema que contiene actividades relacionados con dicha funcin.

Los sistemas de informacin gerencial es un componente importante en la organizacin de una empresa es por eso que parte importante del mismo sistema es su estructura la cual es la que nos facilitara no solo el procesamiento de informacin si no tambin el acceso rpido y eficaz de informacin, ya que para el usuario del sistema de informacin gerencial el cual suministra las entradas y recibe las salidas de informacin la parte fundamental es los resultados que l ve.

Las diferentes clases de usuarios del SIG lo usaran en forma diferente. Los ofinistas primariamente, suministran el ingreso y control de datos. Los supervisores desean especializarse en sistemas de informacin organizacional basados en el computador.1. Los SIG soportan las actividades administrativas.

2. El soporte de los sistemas de informacin, varan conforme vara el horizonte de planeacion.

3. Los sistemas de planeacion estratgica nos permiten lograr objetivos.

4. Los sistemas de control administrativo, se realizan para la tomo de decisiones a mediano plazo.

5. Los sistemas de control operacional permiten actividades eficientes y efectivas.

Glosario de trminos1. Artificio: Arte, habilidad con que est hecha alguna cosa.

2. Decidor: Conversador agradable.

3. Depurar: Limpiar, rehabilitar, eliminar.

4. Optimizacin: Buscar la mejor manera de ejecutar una actividad.

5. Proponentes: Que propone alguna cosa.

6. Comprensible: Que puede comprenderse.

7. Computador: Ordenador.

8. Descriptivo: Que tiene por objeto describir.

9. Informacin: Accin y efecto de informar.

10. Interfaces: Elementos de interconexin en los lmites de un sistema o subsistema que dan pas a una informacin.

11. Organizacin: Dar a las partes de un todo la organizacin necesaria paran que puedan funcionar.

12. Planeacin: Accin y efecto de planear y trazar el plan de una obra.

13. Sistema: Conjunto de principios verdaderos o falsos reunidos entre si, de modo que formen un cuerpo o un todo.

14. Software: Conjunto de actividades que tienen por objeto la concepcin y el empleo de los ordenadores electrnicos.

BIBLIOGRAFA

CIBERTEC

INTRODUCCIN A LAS TECNOLOGAS DE LA INFORMACIN

CARLOS QUIROZ GOICOCHEA

PAG.153-159

PRIMER CICLO 2005

SISTEMA DE INFORMACIN GERENCIAL

GORDON B DAVIS MARGORETHE H. OLSON UNIVERSITY OF MINESOTA 2 EDICION- ED.MCGRAW- HILL S.A OCTUBRE 1987 PAG. 5-45.

INFORME DE TRABAJO GRUPAL

Se emite el siguiente informe, dejando constancia las actitudes de cada integrante del grupo, las cuales fueron debidamente programas, es decir se le asigno a cada integrante un lugar de posible fuente de informacin.

Fecha de entrega de anlisis de subtemas asignados y diapositivas: 10/11/2007

LOPEZ TIBURCIO, Ricardo Manuel y LLERENA, Carol : trabajaron en la compilacin de informacin referente al tema en la Facultad de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Mayor de San Marcos. Trabajaron de manera completa entregando al coordinador del grupo sus anlisis del subtema asignado y sus diapositivas en la fecha acordada.

JIMENEZ, Jos: trabajo en la compilacin de informacin va Internet, basndose en direcciones confiables tales como www.cibertec.com y www.instittutochaminade.com. Trabajo de manera completa entregando al coordinador del grupo su anlisis del subtema asignado y sus diapositivas en la fecha de acordada.

MANTILLA, Jose y TRAUCO,Carmen : Trabajaron en la compilacin de informacin referente al tema en la Facultad de Informtica de la Universidad Nacional Federico Villarreal. Trabajaron de manera completa entregando al coordinador del grupo sus anlisis del subtema asignado y sus diapositivas en la fecha acordada.

HERNANDEZ CHUCHON, Jose Francisco y HURTADO ZULOETA, Ricardo: trabajaron en la compilacin de informacin referente al tema en la Biblioteca Nacional del Per de la Av. Abancay en el rea de Ciencias Sociales, seccin informtica as como en la Biblioteca de la Facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad Nacional Federico Villarreal. Trabajaron de manera completa entregando al coordinador del grupo sus anlisis del subtema asignado y sus diapositivas en la fecha acordada.El grupo presento ocho reuniones en las cuales fueron suficientes para la conclusin del presente trabajo.

Hernndez Chuchon Jos Francisco

(El coordinador)

(transacciones) Salida de las

transacciones

Archivos

Procesamiento de las transacciones

Archivos

Procesamiento de los informes operacionales

Informes de control operacional

Archivos

Consultas

Respuestas a las consultas

Procesamiento de las consultas

Archivos basados en transacciones

Presupuestos, estndares, planes, etc.

Otros

Modelos de planeacin: presupuesto

Informes de

cambios

Planes y presupuestos, informes programados, anlisis de informes especiales. Decisiones a revisar. Respuestas a consultas.

Solicitudes, consultas, problemas, etc.

Modelos para analizar problemas

Modelo de

decisin

Procesamiento de consultad

Alta gerencia

Procesamiento de informacin

Finanzas y contabilidad

Personal

Logstica

Produccin

Mercadeo

ACTIVIDADES

Base de Datos

Sistema de Administracin de la Base de Datos

Procesamiento de transacciones

Control operacional

Control administrativo

Planeacion estratgica

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