Teoras de sistemas Administrativos

Un sistema es un grupo de componentes que pueden funcionar recprocamente para lograr un propsito comn. Son capaces de reaccionar juntos al ser estimulados por influencias externas. El sistema no est afectado por sus propios egresos y tiene lmites especficos en base de todos los mecanismos de retroalimentacin significativos (Spedding 1979).

Sistema: Segn Alfonso Tamayo 2002: Es un conjunto organizado de cosas o partes interactuantes e interdependientes, que se relacionan formando un todo unitario y complejo. Las partes que componen al sistema son funcionales. De este modo las cosas o partes pasan a ser funciones bsicas realizadas por el sistema.

Segn el autor Fernando G. Magdalena un sistema administrativo est integrado por personas que trabajan en la organizacin captando, procesando, trasmitiendo o conservando informacin; un conjunto de soportes donde se sustentan los datos y, una red de canales que vincula a las personas y por donde fluye la informacin. Los sistemas administrativos son utiles para empresarios, analistas y especialmente para estudiantes de Administracin. Estos procesos contienen tres partes, el primero est dedicado a caracterizar los problemas de la empresa, el segundo se refiere a la metodologa y el tercero se refiere a conocer la organizacin. El anlisis de sistemas no es una panacea, pero es una "ayuda a la Direccin para conseguir un aparato administrativo fluido y econmico", para lograrlo hay que institucionalizar una rea que asuma estas funciones, que el responsable sume conocimientos tcnicos con poder, para no aceptar compromisos, que se definan los objetivos, que se midan los resultados que se logran y, especialmente, que la direccin respalde los programas que se ponen en marcha. La metodologa y las herramientas que el analista tiene para enfrentar estas situaciones es el enfoque o teora de sistemas, que en sntesis se refiere a la integracin y al anlisis parcializado, las que son especialmente aptas en los casos de operaciones repetitivas que justifica econmicamente su sistematizacin. Conocer la organizacin.: El tema tratado es el de las normas substantivas en el diseo de sistemas. El autor sostiene que no basta con el dominio de la metodologa, es necesario un conocimiento especfico de las organizaciones. Para lograr este conocimiento se deben seguir pautas que se explican detalladamente y que se refieren a control interno; los procedimientos, la informacin operativa y gerencial; y, las pautas de intervencin externa de los sistemas.

Los sistemas en el nivel de administracin: Sistemas de informacin que apoyan las actividades de seguimiento, control, toma de decisiones y administracin de los administradores de nivel medio. Los sistemas en el nivel de la administracin o direccin por lo regular proporcionan informes peridicos, en lugar de informacin instantnea acerca de las operaciones.Los Procesos Administrativos

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad. La administracin comprende varias fases, etapas o funciones, cuyo conocimiento exhaustivo es indispensable a fin de aplicar el mtodo, los principios y las tcnicas de esta disciplina, correctamente. El proceso administrativo es un conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la admn. Mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral.

Fases del Proceso Administrativo

Se compone por dos fases que son: La mecnica y la dinmica.

La fase mecnica, es la parte terica de la admn., en la que se establece lo que debe de hacerse, es decir, se dirige siempre hacia el futuro. Y se divide en: Planeacin y Organizacin.

La fase dinmica, se refiere a cmo manejar de hecho el organismo social. Y se divide en: Direccin y Control.

En resumen, estas etapas abarcan lo siguiente:

PlaneacinOrganizacinDireccinControl

- Qu es lo que se quiere hacer?

- Qu se va a hacer?- Cmo se va a hacer?- Verificar que se haga- Cmo se ha hecho?

Los Mtodos

Representan una forma de consulta ideada para proveer asesoramiento sobre como dividir las actividades, como agrupar las tareas, como disponer procedimientos y como llevar trabajos administrativos mecnicos con la mayor economa de esfuerzo y con el mximo de eficacia en los resultados.Las Polticas

Son enunciados o criterios generales que orientan o encausan el pensamiento durante la toma de decisiones en la empresa. La esencia de las polticas es la existencia de cierto grado de discrecionalidad (libertad) para guiar las decisiones. Pueden ser escritas o verbales. Ejemplo: poltica salarial.

Son guas para orientar las acciones; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organizacin. Las polticas son flexibles.

Importancia de las Polticas:

Las polticas son imprescindibles para el xito de los planes, dado que:

Facilitan la delegacin de autoridades.

Motivan y estimulan al personal, al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

Evitan prdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias que pueden hacer sus subordinados.

Indican al personal cmo debe actuar en sus operaciones.

Facilitan la induccin del nuevo personal.

Clasificacin de las polticas por su nivel

Estratgicas: Si abarcan a toda la organizacin. Ejemplo: El aguinaldo podr pagarse dentro de los primeros veinte das del mes de enero.

Tcticas: Si abarcan una rea o funcin. Ejemplo: En caso de solicitar un permiso para salir, de preferencia ser autorizado por el gerente del rea correspondiente.

Operacionales: Si abarca una seccin. Ejemplo: Las compras se podrn realizar cuando se tengan por lo menos tres cotizaciones.

Las Metas

Nos muestran lo que podra ser, lo que debera ser y lo que pueda ser. La meta en su acepcin ms conocida y utilizada, sirve para que cualquier persona la utilice en orden a denominar la finalidad o el objetivo que se ha trazado a cumplir en esta vida. A nivel administrativo, son generales y expresan deseos que la alta direccin busca satisfacer. Son fines a los que se quiere llegar. Es el grado cuantitativo de alcanzar objetivos de largo plazo. Surgen de los objetivos.

Las metas se fijan basados en el desempeo pasado con adaptacin de acuerdo a las fuerzas futuras de la empresa, las tendencias del mercado, los recursos. El punto de jerarqua para articular una meta es definir su visin, esta declaracin determina donde queremos llegar en el futuro. Pero para tener xito depender de las estrategias y procedimientos se realizan de acuerdo a lo planificado.

Las metas estratgicas incluyen objetivos grandes a los que se desean llegar mediante las estrategias. stas pueden incluir tener una mayor porcin del mercado, lograr una tasa de productividad del 90% de la capacidad o ser dueo de tus instalaciones en lugar de alquilarlas. Estos grandes objetivos toman tiempo y ubicarn al negocio en una buena posicin para que pueda mantener su crecimiento y rentabilidad. Los objetivos estratgicos detallan pasos pequeos hacia las metas.Procedimiento de Planificacin de Objetivos y Metas: Este punto se definir, de acuerdo con la organizacin de la empresa. Para explicar este procedimiento debemos dejar claro qu se entiende por objetivo (fin comn a toda la organizacin) y por meta (fin exclusivo de un rea o nivel de la organizacin). Lo que se debe tomar en cuenta es lo siguiente: Cmo deben definirse y establecerse.

Qu niveles deben participar en la propuesta.

Estudio y definicin de objetivos y metas.

Qu niveles toman decisin sobre los mismos.

Cundo debe realizarse tal planificacin y decisin.

Este procedimiento establecer tambin la forma de asignacin de recursos, de acuerdo a lo que se haya establecido en la Poltica de Prevencin y en las Responsabilidades. Los Procedimientos

Son aquellos que establecen mtodos para el manejo de actividades cotidianas. A diferencia de las polticas son guas de accin y no de pensamiento.

Los procedimientos pueden definirse como series cronolgicas, pautas a seguir, que indican la forma exacta en que se debe de realizar una actividad.

Caractersticas de los procedimientos

Establecen el orden cronolgico y la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. Determina el orden en que debe realizarse un conjunto de actividades; no indica la manera en que deben realizarse, pues de eso se encargan los mtodos, mismos que van implcitos en el procedimiento.

Utilizan diversas tcnicas entre ellos: Diagrama de Flujo y el Diagrama de Proceso y la Tcnica del libreto para la narracin.Importancia de los Procedimientos:

Los procedimientos son fundamentales para planear adecuadamente, dado que:

Determinan el orden lgico que deben seguir las actividades.

Promueven la eficiencia y especializacin. Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades. Determinan cmo deben ejecutarse las actividades, y tambin cundo y quin debe realizarlas. Son aplicables en actividades que se presentan repetitivamente.

Los Planes

"La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo, y la determinacin de tiempos y nmeros necesarios para su realizacin ".A. Reyes Ponce.

"La planeacin es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define un problema, se analizan las experiencias pasadas y se embozan planes y programas" J. A. Fernndez Arenas.

Todos los planes tienen un propsito en comn; la previsin, programacin y coordinacin de una secuencia lgica de eventos que, si se aplica con xito, deberan conducir a la consecuencia de los objetivos que lo rigen.

Un plan es un curso predeterminado de accin durante determinado periodo, que representa una respuesta anticipada en el tiempo para conseguir respuestas a las preguntas qu, cmo, cundo y por quin.

Existen cuatro tipos distintos de planes relacionados con:

Los mtodos, se denominan procedimientos.

El dinero, se denomina presupuestos.

El tiempo, se denomina programas o programaciones.

Los comportamientos, se denominan normas o reglamentos.

Procedimientos: planes relacionados con los mtodos de trabajo o la ejecucin de stos. Casi siempre, los procedimientos son planes operacionales. En general, se representan por diagramas denominados flujogramas.

Presupuestos: planes relacionados con dinero, sea por ingresos o gastos en determinado periodo. Segn sus dimensiones y efectos, los presupuestos se consideran estratgicos cuando incluyen la empresa como totalidad y abarca un largo periodo, como en el caso de la planeacin financiera estratgica; tcticos, cuando cubren determinada unidad o departamento de la empresa a mediano plazo, como en el caso de los presupuestos departamentales de gastos que abarcan el ejercicio anual o los presupuestos anuales para publicidad; operacionales, cuando su dimensin es local y se establecen a corto plazo, como en el caso del flujo de caja o los presupuestos de reparacin y mantenimiento, etc.

Programas o programacin: planes relacionados con el tiempo. Los mtodos de programacin pueden variar ampliamente desde programas simples hasta programas complejos.

El cronograma es el programa ms sencillo; consiste en un diagrama de doble entrada donde las filas representan las tareas o actividades, y donde las columnas definen el tiempo. Los programas ms complejos se elaboran mediante tcnicas complicadas, como el PERT.

Normas o reglamentos: Planes relacionados con el comportamiento solicitado a las personas. Especifican cmo deben comportarse las personas en determinadas situaciones, y buscan sustituir el proceso decisorio individual, restringiendo el grado de libertad de las personas en algunas situaciones previstas de antemano.

Estos cuatro tipos de planes pueden ser estratgicos, tcticos u operacionales, de acuerdo con el grado de amplitud que puedan cubrir. As pues tenemos:

Planes por su mbito de influencia

ESTRATGICOS.

Son los que establecen los lineamientos generales de la planeacin, sirviendo de base a los dems planes (tctico y operativos), son diseados por los miembros de mayor jerarqua de la empresa y su funcin consiste en regir la obtencin, uso y disposicin de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organizacin, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa.

TCTICOS O FUNCIONALES.

Estos determinan planes ms especficos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratgicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en prctica los recursos de la empresa. Estos planes por su establecimiento y ejecucin se dan a mediano plazo y abarcan un rea de actividad especfica.

OPERATIVOS.

Se rigen de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Planeacin Tctica y su funcin consiste en la formulacin y asignacin de actividades ms desarrolladas que deben ejecutar los ltimos niveles jerrquicos de la empresa. Los planes operativos son a corto plazo y se refieren a cada una de las unidades en que se divide un rea de actividad.

Planes por su horizonte temporal Planes a corto plazo. Cubren periodo menores a un ao.

Planes a mediano plazo. Cubren periodos entre uno y tres aos.

Planes a largo plazo. Abarcan periodos mayores de tres aos.

La planeacin consiste en la toma anticipada de decisiones sobre qu hacer antes de emprender la accin. Desde el punto de vista formal, planear es simular el futuro deseado y establecer previamente los cursos de accin necesarios y los medios adecuados para alcanzar los objetivos.

En conclusin, la planeacin es el proceso de establecer lo que la organizacin quiere lograr en el futuro, por medio de la misin y los objetivos organizacionales, definiendo resultados claves y las estrategias, polticas, programas y procedimientos para alcanzarlos.