SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP POR SUS SIGLAS EN INGLÉS ... y... · de fax. Copiadora – se refiere...

SOLICITUD DE PROPUESTAS ("RFP" POR SUS SIGLAS EN INGLÉS) | 19-193-C

PARA ESTABLECER CONTRATO(S) POR EL ARRENDAMIENTO DE FOTOCOPIADORAS MULTIUSO PARA TODAS LAS INSTRUMENTALIDADES DEL GOBIERNO DE PUERTO RICO (GPR)

Fecha inicial de publicación del RFP: [19 de junio, 2019]

Fecha de vencimiento de propuestas: [16 de julio, 2019] a [1:00 p.m.] AST

Emitido por: Administración de Servicios Generales (ASG)

Request for Proposals for Copiers RFP 19-193-C

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Tabla de Contenido

1.0 Introducción ........................................................................................................................... 1 1.1 Definiciones/acrónimos ................................................................................................ 1 1.2 Antecedentes/Trasfondo ............................................................................................... 4 1.3 Administración de Servicios Generales (ASG) ............................................................ 4 1.4 Término del contrato..................................................................................................... 5 1.5 Cronología de eventos del RFP .................................................................................... 5 1.6 Solicitudes de Aclaraciones (RFCs) ............................................................................. 6

1.6.1 Solicitudes de aclaración ................................................................................... 6 1.6.2 Conferencia Pre-Subasta (Pre-Bid Conference) ............................................... 6

1.7 Entrega de propuestas ................................................................................................... 6 1.8 Registración en el “Registro Único de Licitadores (RUL)”Registro Único de

Licitadores (RUL)” ....................................................................................................... 7 1.9 Persona contacto del proponente y firma de proponentes ............................................ 8

2.0 Alcance .................................................................................................................................. 8 2.1 Precios de arrendamiento (No hay límite de páginas. Someta la hoja de precios) ....... 9 2.2 Acuerdos claves de niveles de servicio (SLA) ........................................................... 10 2.3 Capacidad Técnica (máximo de siete (7) páginas) ..................................................... 13 2.4 Pasado Desempeño (máximo de tres (3) páginas) ...................................................... 15

3.0 Requisitos de formato para las propuestas del RFP ............................................................. 16 3.1 Documento I & II: Documento de respuesta al RFP (original y censurado) ............. 16

3.1.1 Carta de presentación (una (1) página) ........................................................... 16 3.1.2 Capacidad técnica (máximo de siete (7) páginas) ........................................... 16 3.1.3 Pasado desempeño (máximo de tres (3) páginas) ........................................... 16

3.2 Documento III: Hoja de precios de arrendamiento..................................................... 16 3.2.1 Precios de arrendamiento (No hay límite de páginas. Someter la hoja de

precios de arrendamiento) ............................................................................... 16 4.0 Evaluación, selección, y adjudicación ................................................................................. 17

4.1 Ronda 1: Evaluación Inicial ....................................................................................... 17 4.1.1 Evaluación de propuesta de precios ................................................................ 17 4.1.2 Evaluación de capacidad técnica .................................................................... 19 4.1.3 Puntuación Combinada de Evaluación ........................................................... 25

4.2 Ronda 2: Oferta Final Evaluación .............................................................................. 26 4.3 Selección ..................................................................................................................... 26 4.4 Adjudicación ............................................................................................................... 26

5.0 Otros términos y condiciones .............................................................................................. 26 5.1 Periodo de revisión ..................................................................................................... 26 5.2 Rechazo de propuestas; Cancelación del RFP ............................................................ 27 5.3 Pasar por alto informalidades ..................................................................................... 27 5.4 Errores y omisiones en la propuesta ........................................................................... 27 5.5 Costo de preparación de propuestas ........................................................................... 27 5.6 Comunicaciones prohibidas ........................................................................................ 27 5.7 Anuncios públicos ...................................................................................................... 28 5.8 Depósitos y garantías .................................................................................................. 28

6.0 Certificaciones del proponente ............................................................................................ 28


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7.0 Confidencialidad de respuestas e información propietaria .................................................. 28 7.1 Copia redactada .......................................................................................................... 29 7.2 Titularidad de la propuesta sometida .......................................................................... 29

8.0 Términos y condiciones generales ....................................................................................... 29 8.1 Distribución ................................................................................................................ 29 8.2 Precios de arrendamiento ............................................................................................ 29 8.3 Almacenaje ................................................................................................................. 29 8.4 Cantidad de comprar ................................................................................................... 30 8.5 Facturación ................................................................................................................. 30 8.6 Pagos ........................................................................................................................... 30 8.7 Certificaciones ............................................................................................................ 30 8.8 Reemplazo de equipo .................................................................................................. 30 8.9 Garantía....................................................................................................................... 31 8.10 Coordinación de mantenimiento ................................................................................. 31 8.11 Estipulaciones para fin del contrato ............................................................................ 31 8.12 Incumplimiento ........................................................................................................... 32 8.13 Código de ética ........................................................................................................... 32 8.14 Cláusula de no discrimen ............................................................................................ 32

9.0 Preferencia local .................................................................................................................. 32 10.0 Revisión de contrato por la JSF (Junta de Supervisión Fiscal) ........................................... 33

Lista de Tablas

La cronología de eventos para este RFP se representa abajo, en la Tabla 1.5-1. Todos los elementos deben ser recibidos en o antes de la fecha límite. .......................................................... 5 Tabla 1.5-1. Cronología general del RFP. ...................................................................................... 5 El envío por correo electrónico debe contener tres (3) archivos adjuntos con los contenidos que se enumeran a continuación en la Tabla 1.7-1: ............................................................................... 7 Tabla 1.7-1. Formato de Presentación. ........................................................................................... 7 Tabla 2.1-1. Penalidades mínimas por niveles de severidad y “Key SLA”. ................................. 10 Tabla 2.3-1. Requerimiento de capacidad técnica. ....................................................................... 13 Tabla 2.4-1. Requerimientos de Pasado Desempeño. ................................................................... 15 Tabla 4.1-1. Peso de cada área de requerimiento. ......................................................................... 17 Table 4.1.1-1. Peso por precio de equipo y precio de servicio ..................................................... 18 Tabla 4.1.1-2. Fórmula para calcular la Puntuación de Precio de Arrendamiento Equipos ......... 18 Tabla 4.1.1-3. Fórmula para calcular La puntuación de la evaluación del precio de servicio ...... 18 Tabla 4.1.2-1. Guía de evaluación de áreas de desempeño. ......................................................... 19 Tabla 4.1.2-2. Escala de evaluación de áreas de desempeño. ...................................................... 19 Tabla 4.1.2-3. Fórmula para calcular la puntuación de la evaluación técnica. ............................. 25


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1.0 Introducción 1.1 Definiciones/acrónimos

Acuerdo de nivel de servicio (“SLA”) – se refiere al estándar de ejecución que el Proponente tiene que cumplir.

Arrendamiento al Valor Justo en el Mercado – se refiere al arrendamiento de equipo donde el Gobierno tiene la opción de continuar con ese arrendamiento o cambiar a una tarifa de renovación al valor justo en el mercado, o comprar el equipo en su valor justo en el mercado al finalizar el término del arrendamiento.

ASG – se refiere a la Administración de Servicios Generales.

Copia o Click o Página - se refiere a una sola página impresa, de cualquier tamaño hasta tamaño legal, sin importar si fue generado por una impresora de “network”, “walk-up copying” o recibo de fax. Copiadora – se refiere a cualquier modelo o tamaño de red, copiadora digital o impresora con capacidad de escanear y fax, incluyendo todos los componentes necesarios para instalación, operación, y accesorios opcionales.

Entidad gubernamental – se refiere a cualquier departamento, agencia, junta, comisión, organismo, oficina, oficina pública o institución del Poder Ejecutivo, ya sea existente o por crearse en el futuro.

Firma electrónica – se refiere a una imagen digital de una firma escrita a mano, que sirve como una firma oficial en documentos legales.

Gobierno o Gobierno de Puerto Rico (GPR) – se refiere al Gobierno de Puerto Rico. Incluye pero no se limita a las demás ramas de gobierno, agencias, corporaciones públicas y municipios.

Hoja de cálculo de precios de arrendamiento (“Lease Pricing Worksheet”) u hoja de precios (“Worksheet”) – es el archivo de Excel que se utiliza para proporcionar propuestas de precios de arrendamiento para este RFP. Este archivo también incluye las especificaciones de las copiadoras que se solicitan en la propuesta.

Horas laborables – se refiere a las horas entre 8:00am AST (“Atlantic Standard Time”) y 5:00pm AST de lunes a viernes en días que no son feriados para el Gobierno. Mantenimiento preventivo agendado, actualizaciones agendadas, tiempo antes de iniciar una instalación, la falta de disponibilidad por pérdida de servicio de energía eléctrica o de la red de internet y eventos de Fuerza mayor están excluidos de la disponibilidad de horas laborales.

Incumplimiento de alta severidad – se refiere a la suma de todas las horas laborables que las copiadoras no están disponibles para su uso, en exceso a lo permitido en el SLA, que es cuando es mayor al 2.00% de las horas laborables disponibles.

Incumplimiento de baja severidad – se refiere a la suma de todas las horas laborables de las copiadoras de todo el GPR que no están disponibles para su uso, en exceso a las horas disponibles por el SLA en menos de o igual de 1.00% de las horas laborables disponibles.


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Incumplimiento de mediana severidad – se refiere a la suma de todas las horas laborables que las copiadoras de todo el GPR que no se encuentran disponibles para su uso, en exceso a las permitidas por el SLA, es mayor de 1.00% y menor o igual que el 2.00% de las horas laborables disponibles.

Instrumentalidad – se refiere a cualquier entidad, agencia o corporación pública del Gobierno de Puerto Rico (GPR).

Junta de Subastas – se refiere a la Junta de Subastas de la Administración de Servicios Generales del Gobierno de Puerto Rico.

Junta de Supervisión Fiscal (JSF) – se refiere a la Junta creada bajo la Ley Federal de Supervisión, Gerencia y Estabilidad Económica de 2016 (“PROMESA”).

Mantenimiento Correctivo – se refiere a la tarea de mantenimiento realizada para identificar, aislar y rectificar un problema técnico que ocurrió en un equipo para que el equipo fallido pueda restaurarse al estado operacional.

Mantenimiento Preventivo – se refiere a mantenimiento regular y rutinario que ayuda a mantener el equipo corriendo, previniendo cualquier tiempo muerto (“downtime”) sin planificar.

Metas de los acuerdos de nivel de servicio – se refiere a la habilidad con que el Proponente debe cumplir con los acuerdos de nivel de servicio (SLA), calculado como porcentaje mensualmente en cada instrumentalidad. El no poder cumplir con las metas de los acuerdos de nivel de servicio resultará en penalidades a la próxima factura mensual de la instrumentalidad o de la factura final (como sea pertinente).

Penalidad – se refiere al descuento en la factura mensual de una instrumentalidad (o su última factura, como sea pertinente) por no poder cumplir con los acuerdos de nivel de servicios (“SLA”).

Precio cotizado de arrendamiento – se refiere al precio mensual de arrendamiento del equipo cotizado por cada Proponente para esa configuración específica sometida en la hoja de precios de arrendamiento (“worksheet”).Precio de servicio cotizado – se refiere al precio por click para todo servicio esencial cotizado por cada Proponente para esa configuración específica en la hoja de cálculo de precio de arrendamiento (“worksheet”) sometida. Todos los precios cotizados por click por el Proponente en la hoja de precios (“worksheet”) serán añadidos para llegar al precio del servicio cotizado. Precio Justo y Razonable – se refiere a una evaluación por parte del Gobierno a cualquier precio propuesto por un Proponente por los tipos de configuraciones diferentes de copiadoras. Los precios serán evaluados para ver cuán justo y razonable son al aplicar técnicas de análisis estadísticos de precios que identifiquen precios de valor atípico (“outliers”).

Proponente – se refiere a una (1) persona natural, (2) persona jurídica, (3) empresa conjunta, (4) sociedad o (5) consorcio de personas y/o sociedades y/o compañías u otras entidades que envían una respuesta a este RFP que no está excluida actualmente en ninguna jurisdicción federal, estatal o local.

Puntuación de Área de Desempeño - se refiere a la suma de las puntuaciones dadas a cada área de Desempeño que se encuentran en la Capacidad Técnica: Reporte, Administración de cuentas,


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Garantía y Tiempo Operable (“Uptime”), Mantenimiento Preventivo, Apoyo técnico y mantenimiento correctivo, entrega, instalación y servicios relacionados y requerimientos de seguridad. El método para calcular la puntuación de área de desempeño mediante la escala de evaluación y la guía de evaluación es explicado en la sección 4.1.2.1. La máxima puntuación alcanzable en área de desempeño que puede ser alcanzable por cualquier Proponente es de cien (100) puntos.

Puntuación de evaluación del precio del equipo – se refiere a la puntuación calculada en cada propuesta basado en la cotización de precio por mes para el arrendamiento del equipo y el peso de la evaluación asignado. El método y fórmula para calcular la puntuación de evaluación del precio del equipo es explicado en la sección 4.1.1.2.1. La puntuación máxima de evaluación del precio del equipo que cualquier Proponente puede alcanzar es de quinientos sesenta (560) puntos.

Puntuaciones de evaluación combinada – se refiere a la puntuación total calculada por cada propuesta que será utilizada al evaluar cuál propuesta provee el mejor valor para el GPR. El método y la fórmula para calcular la puntuación de evaluación combinada es explicado en la Sección 4.1.3. La puntuación máxima de evaluación combinada que puede ser alcanzada por cualquier Proponente es de mil (1,000) puntos.

Puntuación de evaluación técnica – se refiere a la puntuación otorgada a cada propuesta basada en la puntuación de Área de Desempeño y el peso asignado a la sección técnica. El método y fórmula para calcular la puntuación de la evaluación técnica es explicada en detalle en la sección 4.1.2.2. La puntuación máxima de la evaluación técnica que puede ser alcanzada por cualquier Proponente es de doscientos (200) puntos. Puntuación de la evaluación de precios – Se refiere a la puntuación otorgada en cada propuesta a base de la puntuación del precio del equipo, la puntuación del precio del servicio y el peso asignado a cada uno en la sección de precios. El método y formula para calcular la puntuación de evaluación de precio está explicado en detalle en la sección 4.1.1.2. La máxima puntuación de la evaluación de precios que puede ser alcanzada por un Proponente es ochocientos (800) puntos.

Puntuación de la evaluación del precio del servicio – se refiere a la puntuación calculada de cada propuesta basado en la cotización de precios por servicio por cada click de los servicios esenciales y su peso asignado. El método y fórmula para calcular la puntuación de la evaluación del precio del servicio está explicado en la sección 4.1.1.2.2. La puntuación máxima de la evaluación del precio del servicio que puede ser alcanzada por cualquier Proponente es de doscientos cuarenta (240) puntos.

Reembolso (“Rebates”) – son pagos negociados por suplidores que se otorgan a los clientes como incentivos para que éstos utilicen más de sus productos o servicios. Los reembolsos generalmente se calculan a base del volumen o gasto total del cliente con el suplidor. Los reembolsos generalmente se pagan de forma periódica (por ejemplo: por factura, trimestral, etc.)

RFP (“Request for Proposal”) – significa esta Solicitud de Propuestas y anejos emitidas por la ASG.


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Selección de mejor valor de compensación o mejor valor – se refiere al resultado esperado de una adquisición que, según los estimados del Gobierno, provee el mayor beneficio global al Gobierno en respuesta a sus requerimientos.

Suplidor (“Supplier”) o Proponente adjudicado (“Awarded Proposer”) o Proponente seleccionado (“Selected Proposer”) – significa un proponente que recibió un contrato resultante de este RFP.

Tiempo operacional – definido como las horas de trabajo disponibles durante un día laborable normal por el cual la copiadora debe funcionar como requerida, operar satisfactoriamente y producir copias/impresos aceptables en términos de calidad. Tipo de configuración – se refiere al tipo de configuración para copiadoras blanco y negro, copiadoras a color y copiadoras especiales (por ejemplo: configuración C1, configuración C2, configuración C3).

Volumen máximo mensual o Máxima páginas contractadas por mes – se refiere al máximo número de páginas que pueden ser impresas, fax o copiadas de una maquina copiadora arrendada a cualquier instrumentalidad del Gobierno. Esto será contado para toda copiadora arrendada.

1.2 Antecedentes/Trasfondo

El Gobierno de Puerto Rico ("Gobierno", GPR) es responsable de administrar los recursos públicos y de brindar todos los servicios necesarios a la ciudadanía de Puerto Rico, que consta aproximadamente de 3.3 millones de personas. El Poder Ejecutivo es el mayor empleador en Puerto Rico con más de 150,000 trabajadores.

El actual Plan Fiscal del Gobierno requiere "Reformas de Control Financiero" para mejorar el reporte de información financiera general de presupuesto y de efectivo, así como sus controles. La reforma de adquisiciones ha sido identificada como uno de los facilitadores clave para hacer realidad esta reforma financiera. Para llevar a cabo esta reforma de adquisiciones, el Gobierno está implementando prácticas modernas para mejorar la eficiencia y la eficacia de las operaciones de adquisiciones. Actualmente, el gobierno está atravesando una reforma de compras que incluye el estrategia de compras (“strategic sourcing”) de categorías de bienes y servicios identificados como esenciales para lograr ahorros en todo el gobierno al reducir significativamente el costo de los bienes y servicios adquiridos.

La ASG está emitiendo esta Solicitud de Propuestas ("RFP") para invitar a los proveedores interesados ("Proponentes") a presentar propuestas para proveer servicios de Copiadoras a todas las instrumentalidades del GPR. El gasto actual anual estimado en arrendamiento de Copiadoras es aproximadamente $16.1 millones de dólares. Este RFP está abierto a cualquier y todas las partes interesadas, incluyendo líderes globales en Copiadoras y participantes del mercado local.

1.3 Administración de Servicios Generales (ASG) En 2011, se promulgó el Plan de Reorganización Número 3 (Plan de Reorganización) para reestructurar el proceso de adquisiciones del Gobierno de Puerto Rico y establecer la Administración de Servicios Generales como la entidad gubernamental a cargo de la


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implementación de la política de adquisiciones del Gobierno de Puerto Rico. La ASG cubre el proceso de compra y adquisición de bienes y servicios no profesionales para el Gobierno.

Bajo el Plan de Reorganización, la ASG tiene la autoridad de actuar como la entidad contratante y negociadora para todas las entidades gubernamentales. Esto incluye la autoridad para procurar la compra y adquisición de bienes y servicios en nombre de todas las entidades gubernamentales.

1.4 Término del contrato

La ASG puede adjudicar el contrato a un Proponente o a varios Proponentes.

El término del contrato o contratos que esperan ser adjudicados al finalizar este proceso de RFP comenzará luego de la ejecución del contrato como establecido en las guías de contratación del GPR y estará en efecto por un año luego de la ejecución, con cuatro opciones de renovación anual, a discreción del Gobierno. La ASG se reserva el derecho de cancelar el contrato antes de la expiración bajo incumplimiento de alguna o varias cláusulas del contrato por parte del Proponente, cancelar el contrato por finalización de las tareas bajo el alcance del contrato, o no extender el término del contrato y re-subastar el alcance del trabajo luego de que culmine el término. El Secretario de la Gobernación tiene el poder de culminar este contrato en cualquier momento, como es provisto por el Memorándum Núm. 2017-001; Carta circular 141-17 de la oficina del Secretario de la Gobernación y la oficina de Gerencia y Presupuesto.

El propósito principal del RFP y el contrato resultante es alcanzar ahorros a través de todo el GPR en el arrendamiento de copiadoras.

1.5 Cronología de eventos del RFP

La cronología de eventos para este RFP se representa abajo, en la Tabla 1.5-1. Todos los elementos deben ser recibidos en o antes de la fecha límite. Tabla 1.5-1. Cronología general del RFP.

Fecha esperada Evento

19 de junio, 2019 Publicación del RFP

27 de junio, 2019 Último día para enviar preguntas (solicitud de aclaraciones) – 1:00 p.m. (AST): [email protected]

02 de julio, 2019 Emisión de respuestas a las preguntas por la ASG – 1:00 pm (AST)

09 de julio, 2019 Conferencia pre-subasta – 1:00 p.m. a 3:00 p.m. (AST)

16 de julio, 2019 Ultimo día para entregar propuestas – 1:00 p.m. (AST): [email protected]

07 de agosto, 2019 Anuncio de adjudicación

Hay que tener en cuenta que hay fechas que pueden cambiar de la Tabla 1.5-1. Es responsabilidad de los Proponentes revisar periódicamente sus correos electrónicos y la página web de la ASG (www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx) para toda la información y actualizaciones relacionadas con este RFP.


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1.6 Solicitudes de Aclaraciones (RFCs)

1.6.1 Solicitudes de aclaración

Las solicitudes de aclaraciones y preguntas relacionadas con este RFP deben enviarse por correo electrónico a [email protected] no más tarde de la 1:00 pm el 27 de junio de 2019. Las preguntas enviadas deben hacer referencia al número del RFP y mencionar la información de contacto del posible Proponente.

La ASG compilará todas las preguntas e inquietudes, y emitirá respuestas a todas las preguntas a los posibles Proponentes el 02 de julio de 2019 en su página web (www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Páginas/default.aspx). La expectativa es que los Proponentes bajen de la página de ASG el documento conteniendo todas las contestaciones al RFC (solicitud de aclaración). Los Proponentes deben reconocer que leyeron todas las contestaciones a las preguntas al incluir algún lenguaje en la carta de presentación como es identificado en la sección 3.1.1.

Entre el tiempo que el RFP es publicado y el tiempo en que se otorgue la adjudicación, los proponentes no pueden contactar a la ASG directamente. Preguntas relacionadas al RFP sólo podrán ser comunicadas a través de correo electrónico. Preguntas enviadas por email sólo serán contestadas si se reciben al correo oficial del RFP durante el periodo determinado para preguntas y sólo se contestarán si son enviadas durante el periodo permitido para solicitar clarificaciones.

Los proponentes no pueden contactar a la ASG por ningún otro medio. Esto incluye visitas en persona, llamadas telefónicas, mensajes de texto, correo electrónico o cualquier otro método de comunicación.

1.6.2 Conferencia Pre-Subasta (Pre-Bid Conference)

La ASG aclarará las respuestas publicadas en la página web de la ASG a través de una conferencia pre-subasta que se realizará el 09 de julio de 2019 desde las 1:00pm hasta las 3:00pm AST en la oficina de la ASG (211 Avenida Quisqueya, San Juan, 00917, Puerto Rico). La información de cómo conectarse a la llamada de conferencia se publicará en la página web de la ASG junto con las respuestas según el proceso detallado en la sección 1.6.1.

El propósito de la conferencia pre-subasta es para proveer instrucciones de cómo completar las secciones técnicas del RFP y la Hoja de Precios (“worksheet”), al igual para clarificar cualquier duda sobre preguntas enviadas vía correo electrónico.

1.7 Entrega de propuestas

Las propuestas deberán enviarse mediante correo electrónico a la dirección [email protected] y deben ser recibidas en o antes de la 1:00 PM AST del 16 de julio de 2019. No se aceptarán las respuestas al RFP recibidas después de la fecha y hora límite prescrita.

Las propuestas no se evaluarán antes de la 1:00 pm del 16 de julio del 2019 (fecha de vencimiento de la propuesta).


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El Proponente deberá enviar la respuesta por correo electrónico al Secretario de la Junta de Subastas. La línea de asunto del correo electrónico debe contener lo siguiente:

Atención: Secretario de la Junta de Subastas: Respuesta al RFP 19-193-C de <Nombre del Proponente>

El envío por correo electrónico debe contener tres (3) archivos adjuntos con los contenidos que se enumeran a continuación en la Tabla 1.7-1: Tabla 1.7-1. Formato de Presentación.

Número de documento

Formato de documento

Tipo de documento

Formato de nombre de documento

Contenido de documento

I

PDF

Copia Original

<Nombre del Proponente>_19-193-C

Respuesta Original_<MMDDAAA

A>.pdf

1. Carta de Presentación

2. Respuestas a las preguntas de Capacidad Técnica

3. Respuestas a las preguntas de Pasado Desempeño

II

PDF

Copia Redactada

<Nombre del Proponente >_19-193-C Respuesta

Redactada_<MMDDAAAA>.pdf

1. Carta de Presentación

2. Respuestas a las preguntas de Capacidad Técnica

3. Respuestas a las preguntas de Pasado Desempeño

III

XLS

Original Copy (filled out as per template

provided)

< Nombre del Proponente>_19-193-C

Lease Pricing Worksheet_<MMDDAA

AA>.xls

1. Hoja de precios

2. Especificaciones alternas y modelo de precio

3. Descuentos e incentivos

4. Penalidades

El Documento Número II se refiere al requisito que los proponentes presenten una copia electrónica redactada de su propuesta como se describe en la Sección 7.0 (Confidencialidad de las respuestas e información propietaria). Si no se incluye una copia redactada identificable de la propuesta con la presentación, la ASG considerará la copia presentada como copia redactada y no redactada de la propuesta.

Si la propuesta se envía varias veces, la ASG solo aceptará la última versión enviada antes de la fecha límite.

1.8 Registro en el “Registro Único de Licitadores (RUL)” Registro Único de Licitadores (RUL)”

Cualquier Proponente interesado en contratar con el Gobierno deberá estar registrado en el "Registro Único de Licitadores" (RUL). Los proponentes pueden acceder al RUL a través del siguiente enlace: https://rul.asg.pr.gov/.

El registro en el RUL es un requisito mandatorio a todo persona legal o natural interesado en participar en el proceso de adquisiciones de bienes y servicios del GPR. Al momento de someter


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su propuesta, todos los proponentes tienen que tener la Certificación de Elegibilidad activa, incluyendo todos los documentos necesarios para estar certificados. Este requisito se le atribuye a lo descrito en el Artículo 4.2(e) del Reglamento del RUL del GPR.

El registro en el RUL tiene que estar activa y todos los documentos requeridos para el registro deben estar al día.

1.9 Persona contacto del proponente y firma de proponentes

Todas las propuestas enviadas deben proveer una persona contacto. Deben incluir:

Nombre de la persona

Dirección

Dirección de correo electrónico del punto de contacto

Las propuestas que no identifiquen un punto de contacto y la información de contacto pueden ser rechazadas.

Esta información será provista en la carta de presentación (ver sección 3.1.1). La misma debe ser firmada con tinta permanente negra o azul por un agente autorizado del proponente. Este agente autorizado debe ser el mismo punto de contacto registrado en el RUL.

Las firmas electrónicas que cumplan con este requisito serán aceptadas.

2.0 Alcance Este RFP busca recibir propuestas de Proponentes que deseen ser considerados para proveer un servicio de arrendamiento y mantenimiento para las copiadoras de todas las instrumentalidades del Gobierno de Puerto Rico bajo el contrato con ASG que resulte de este RFP. El Gobierno de Puerto Rico tiene requisitos en las tres (3) áreas a continuación:

Precio de arrendamiento

Capacidad técnica

Pasado desempeño (esta sección es requisito pero no se le asignara puntuación)

Las propuestas deben ser claras, concisas e incluir suficiente detalle para una evaluación efectiva y para justificar la validez de lo estipulado en las mismas. Las propuestas no deben parafrasear o reformular los requisitos del Gobierno; deben proveer un raciocinio convincente que justifique cómo el Proponente atenderá los requisitos del Gobierno. Los proponentes deben asumir que el Gobierno no tiene conocimiento previo de su experiencia o mejores prácticas y que sus calificaciones y revisiones de pasado desempeño serán basadas sólo en la información presentada en su propuesta.


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2.1 Precios de arrendamiento (No hay límite de páginas. Someta la hoja de precios)

La hoja de precios debe enviarse en un documento separado de manera electrónica a través de correo electrónico. La hoja de precios tiene instrucciones de cómo proveer la información de precios.

La hoja de precios contiene los detalles de las especificaciones para cada tipo de configuración de Copiadoras que será necesario para proveer propuestas de precio de arrendamiento en la pestaña separada para especificaciones – Especs. Copiadora B&N, Especs. Copiadora color, y Especs. Copiadora especial. La hoja de precios está compuesta de diferentes tipos de configuraciones de copiadoras las cuales son utilizadas a través de todo el GPR y representan un gasto anual de $16.1 millones.

Los Proponentes deben completar la hoja de precios para proveer el precio mensual del arrendamiento de cada copiadora, basado en un valor justo en el mercado de sesenta (60) meses por cada tipo de configuración. El precio de arrendamiento por mes debe incluir todo lo siguientes:

Copiadoras, con todos los componentes/equipo necesario para la instalación y operación Reemplazo de tinta (“Toner”/“cartridge”) y desecho de la unidad reemplazada “Firmware/Software”, incluyendo actualizaciones, y ayuda técnica Servicios de mantenimiento correctivo Entrega, instalación y pruebas Manual de usuario y referencias rápidas de guías de usuario Costo de devolver las copiadoras al suplidor al finalizar el contrato Costo de remover/cambiar los discos duros al finalizar el contrato, antes de que las

copiadoras se regresen al suplidor. Costo de cualquier otro servicio, acceso a sistema en línea, y reportes identificados en la

tabla 2.3-1.

Los Proponentes deben proveer el precio por click en la hoja de precios de arrendamiento (“worksheet”) para otros servicios relacionados. Estos servicios están listados en el Worksheet en filas separadas, el Proponente debe proveer precios separados para cada una de ellas. Los servicios requeridos son:

Precio de click adicional en blanco y negro y en color: costo por la página impresa extra, copia, y recibo de fax que exceda la máxima cantidad de páginas por mes establecidas en el contrato.

Crédito por utilizar menos de la cantidad máxima de páginas por mes establecidas en el contrato. Este crédito puede ser aplicado como descuento en la próxima factura mensual o en la factura final, como sea pertinente.

Servicios de mantenimiento preventivo: cargos por click por mantenimiento preventivo como sea definido en el documento del RFP para el término completo de los sesenta (60) meses de arrendamiento.


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Si el Proponente deja cualquier propuesta de precio para cualquier otro servicio relacionado para cualquier tipo de configuración en blanco, la ASG asumirá que el costo de esos servicios se encuentra incluido en el precio de arrendamiento del equipo de esa configuración. Si el Proponente deja el precio de arrendamiento del equipo de algún tipo de configuración en blanco, la ASG asumirá que el Proponente a elegido el no dar una oferta en ese tipo de configuración.

Los Proponentes pueden ofrecer alternativas comparables en especificaciones y precios de arrendamiento de modelos que hayan visto otras corporaciones utilizar que puedan ser más costo-efectivas, a base de las especificaciones dadas para cada tipo de configuración en la pestaña “Especs. Alter. Y modelo precios”. Los Proponentes pueden completar la pestaña de “Descuentos e incentivos” que enumeravarias estructuras de incentivos que están dispuestos a proveer al Gobierno para alquilar copiadoras.

El Proponente debe sugerir penalidades si falla en proveer cualquier meta de acuerdo de nivel de servicios (SLA) definido en la sección 2.2 como “Key SLA”. Los niveles de severidad de los incumplimientos serán calculados en la factura mensual para cada instrumentalidad del GPR a base del desempeño del pasado mes para ese SLA, y compararlo con la meta de SLA. Las penalidades por cada SLA no alcanzado en un mes deberá ser sumado. Si el proponente no cumple con una meta SLA por más de 0.00% y menos de o igual a 1.00%, el incumplimiento es de severidad baja. Si es mayor de 1.00% pero menor o igual a 2.00%, el incumplimiento es de severidad mediana. Si es mayor de 2.00%, es una violación de severidad alta. Las penalidades mínimas que deben aplicar están definidas en la tabla 2.1-1. Los Proponentes pueden proponer penalidades adicionales a las de la pestaña de “Sanciones” de la hoja de precios (“worksheet”). Si los Proponentes dejan esta sección de la hoja de cálculo de precio (“worksheet”) en blanco, las penalidades mínimas en la tabla 2.1-1 aplicarán.

Estas penalidades/sanciones aplicarán como descuento en la próxima factura mensual o en la última factura como sea pertinente.

Tabla 2.1-1. Penalidades mínimas por niveles de severidad y “Key SLA”.

Nivel de severidad

Key SLA #1: Tiempo Operacional

Meta: TBP*%

Key SLA #2: Llamada de vuelta

Meta: 95%

Key SLA #3: Respuesta

Meta: 95%

Key SLA #4: Funcional

Meta: 95%

Key SLA #5: Instalación

Meta: 95%

Bajo 0.50% 0.10% 0.10% 0.15% 0.50%

Mediano 0.75% 0.15% 0.15% 0.25% 0.75%

Alto 1.00% 0.25% 0.25% 0.5% 1.00%

*A ser propuesto

2.2 Acuerdos claves de niveles de servicio (SLA)

Key SLA #1: El Proponente debe proponer una meta mínima de tiempo operacional (por ejemplo: 95%). El tiempo operacional es calculado mensualmente al dividir el número total de horas que todas las copiadoras en una instrumentalidad del Gobierno están ejecutando como es requerido en horas laborables desde las 8:00am hasta las 5:00pm (AST) en cada día laborable entre el total del número de horas laborables en un mes para todas las copiadoras (sumatoria de las horas de todas


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las copiadoras en la instrumentalidad del Gobierno desde las 8:00am hasta las 5:00pm [AST] / sumatoria de las horas laborables en un mes para todas las copiadoras en la instrumentalidad del Gobierno). Las excepciones para este cálculo para “Key SLA #1” incluye el mantenimiento preventivo agendado, actualizaciones agendadas, tiempo antes de la instalación inicial, e indisponibilidad por un apagón, indisponibilidad de “network”, o eventos Fuerza mayor. Por ejemplo: Asuma que el Proponente propuso un tiempo operacional meta de 95.00%. Hay 21 días laborables en el mes de marzo 2019. Si el Proponente provee 3,000 copiadoras ese mes al departamento de Educación, y hay una (1) hora agendada para mantenimiento preventivo por cada copiadora, el total de horas de disponibilidad/operables será de 564,000 (21dias * 9horas * 3,000 copiadoras – 3,000 horas de mantenimiento preventivo). Si esas 3,000 copiadoras están disponibles por 500,000 horas, el tiempo operacional de marzo seria de 500,000 / 564,000 = 88.65%. Esto es 6.34% menos de la meta de SLA para tiempo operacional de 95.00%. Ya que 6.34% es más del 2.00%, esto es un incumplimiento de severidad alto. De acuerdo a la tabla 2.1.1, la penalidad mínima que se le debería al Departamento de Educación por un incumplimiento de severidad alta para el “Key SLA #1” es 1.00%.

Key SLA #2: El Proponente debe proponer un máximo de tiempo, en horas laborables (por ejemplo: dos [2] horas laborables), para regresar la llamada (“call back”) para contestar una pregunta o establecer un estimado de tiempo para llegar a la localidad a dar el servicio. La meta de SLA es de 95%. El tiempo de llamada de vuelta comienza desde que un empleado del GPR llama al servicio al cliente del Proponente o envía un correo electrónico al correo electrónico de servicio al cliente del Proponente (u otro método de comunicación electrónico), y culmina con el momento en que el representante de servicio al cliente regresa la llamada o envía un correo electrónico y resuelve el problema, o provee el tiempo estimado que llegarán a dar servicio en horas laborables. Las excepciones a este cálculo de “Key SLA #2” son el tiempo fuera de horas laborables, fines de semana, días festivos/feriados del Gobierno, o eventos Fuerza mayor. Por ejemplo: Asuma que el Proponente propuso un SLA de dos (2) horas laborables para el “Key SLA #2”. En marzo 2019 hubo 203 email y 327 llamadas telefónicas del Departamento de Educación al servicio al cliente para reportar problemas de las copiadoras. Por ende, hubo un total de 530 situaciones. El servicio al cliente del Proponente contestó 501 en menos de dos (2) horas laborables, cumpliendo con el requisito de dos (2) horas el 94.52% del tiempo. Esto es 0.47% menos que el 95% SLA del tiempo para devolver las llamadas. Como 0.47% es más que 0.00% y menos de 1.00%, esto es un incumplimiento de baja severidad. De acuerdo con la tabla 2.2-1, la penalidad mínima al Departamento de Educación por incumplimiento de baja severidad en el “Key SLA #2 es de 0.10%. Key SLA #3: El Proponente deberá proponer un tiempo máximo, en horas laborables, para que un técnico llegue al local luego de la llamada inicial a servicio al cliente para cumplir con la meta SLA de 95%. El tiempo de respuesta es medido desde el momento que el empleado del GPR llama o envía un correo electrónico al servicio del cliente del Proponente, hasta el momento que un técnico llega al local donde se reportó el problema a investigar en horas laborables (si el problema no se puede resolver de manera remota). Las excepciones a este cálculo para “Key SLA #3” son


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el tiempo fuera de las horas laborables, fines de semanas, días festivos/feriados del Gobierno o eventos de Fuerza mayor. Por ejemplo: Asuma que el Proponente propone un SLA de seis (6) días laborables para el “Key SLA #3”. De las 530 preguntas reportadas por el Departamento de Educación durante el mes de marzo 2019, 27 fueron resueltas remoto. Para las otras 503, el Proponente envió un técnico a las localidades en seis (6) horas laborables o menos 471 veces, cumpliendo con las seis horas meta del SLA el 93.63% de las veces. Esto es 1.36% menos que la meta de SLA que es de 95.00%. Como 1.36% es mayor que 1.00% y menos que 2.00%, esto es un incumplimiento de severidad mediana. De acuerdo a la tabla 2.1-1, la penalidad mínima debida al Departamento de Educación por un incumplimiento de severidad mediana para el “Key SLA #3” es de 0.15%. Key SLA #4: El Proponente deberá proponer un tiempo máximo, en horas laborables, para que la(s) copiadora(s) se encuentre en estado funcional, ya sea arreglada o reemplazada. Esto se calcularía desde el momento que un empleado del GPR realiza la llamada o envía un correo electrónico al servicio al cliente del Proponente hasta que se tenga la copiadora en estado funcional o se reemplace por un producto equivalente o mejor que se encuentre funcional. La meta de SLA es de 95.00%. Las excepciones a este cálculo para “Key SLA #4” son el tiempo fuera de las horas laborables, fines de semanas, días festivos/feriados del Gobierno o eventos de Fuerza mayor. Por ejemplo: Asuma que el Proponente propone un SLA de 18 horas laborables para el “Key SLA #4”. De las 530 copiadoras reportadas defectuosas en marzo 2019 en el Departamento de Educación, el Proponente pudo reparar 278 y remplazar satisfactoriamente otras 243 con un producto equivalente o mejor en menos de las 18 horas requeridas en la meta del SLA. El proponente cumplió con el requisito del SLA el 98.30% de las veces, excediendo la meta mínima de 95.00%. De acuerdo con la tabla 2.1-1, el Proponente no debe ninguna penalidad por desempeño al Departamento de Educación por el “Key SLA #4” para el mes de marzo 2019.

Key SLA #5: El Proponente deberá proponer un tiempo máximo, en horas laborables, para que se instale la nueva copiadora. La meta de SLA es de 95%. El tiempo de instalación comienza desde que una Orden de Compra es llevada a cabo hasta que la copiadora sea instalada y esté funcionando como requiere el trabajo que debe hacer. Las excepciones a este cálculo para “Key SLA #5” son el tiempo fuera de las horas laborables, fines de semanas, días festivos/feriados del Gobierno o eventos de Fuerza mayor. Por ejemplo: Asuma que el Proponente propuso un SLA de 18 horas laborables para el “Key SLA #5”. En marzo 2019, el Proponente recibió 727 órdenes de compra para nuevas copiadoras por parte del Departamento de Educación. El Proponente instaló 713 copiadoras en menos de las 18 horas requisito en el SLA para cada una. El Proponente cumplió con un 98.07% del SLA, excediendo la meta mínima de 95.00%. De acuerdo con la tabla 2.1-1, el Proponente no debe ninguna penalidad por desempeño al Departamento de Educación por el “Key SLA #5” para el mes de marzo 2019.


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2.3 Capacidad Técnica (máximo de siete (7) páginas)

La capacidad técnica debe detallar la forma que el Proponente atenderá los requerimientos técnicos, y debe reflejar métodos prácticos y factibles para alcanzarlos. Los requisitos técnicos son los siguientes:

Tabla 2.3-1. Requerimiento de capacidad técnica.

Áreas de Desempeño

Nombre Requerimientos

I Reporte

1. El Proponente debe proveer un reporte de factura detallada por mes en formato electrónico (Excel, CSV) a cada instrumentalidad con copia a ASG con los siguientes campos: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5 (incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura, y cantidad en factura. El Proponente deberá describir cómo cumplirá este requerimiento.

II Administración de Cuentas

1. El Proponente deberá esbozar brevemente su propuesta de cómo manejará las cuentas y cómo le dará apoyo a múltiples instrumentalidades del Gobierno que se encuentran descentralizadas. Esto incluyen localidades remotas alrededor de todo Puerto Rico.

2. El Proponente debe describir cómo asignará administradores de cuentas y cómo trabajarán con ASG y las instrumentalidades del Gobierno durante la duración del contrato para ayudarlos en cualquier entrega, situación de calidad, contrato, orden y cualquier otra necesidad no técnica.

3. El Proponente debe describir cómo proveerá el mismo nivel de servicio de manejo de cuentas en todas las regiones de Puerto Rico (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación, y Servicios Relacionados – pregunta 1).

III Tiempo Operacional

1. “Key SLA #1”: El Proponente propondrá un tiempo operacional mínimo mensual (por ejemplo: 95%) y describirá cómo cumplirá con la meta cada mes.

IV Mantenimiento Preventivo

1. El Proponente debe describir su propuesta de calendario para los trabajos de mantenimiento preventivo de las copiadoras. (i.e., luego de cuantos clicks agendaría el mantenimiento preventivo de la copiadora). El Proponente debe proponer un porcentaje de horas laborables en un mes que no debe excederse ninguna copiadora sin recibir su mantenimiento preventivo (por ejemplo: 5.00%). No debe haber ninguna diferencia entre el mantenimiento preventivo en San Juan (o el área metropolitana) y otras regiones de la isla (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación, y Servicios Relacionados – pregunta 1).

2. El Proponente debe proveer su calendario propuesto para actualizaciones de software/firmware o partes/componentes luego de instalado. No debe haber ninguna diferencia entre la frecuencia de actualizaciones en San Juan (o el área metropolitana) y otras regiones de la isla (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación, y Servicios Relacionados – pregunta 1).

V

Apoyo técnico & Mantenimiento Correctivo

1. El proponente deberá proveer servicio al cliente en español e inglés durante las siguientes horas: 8:00am a 5:00pm AST

2. El Proponente deberá describir cómo cumplirá con los siguientes requisitos de mantenimiento correctivo y apoyo técnico en todas las regiones de la isla:

a. “Key SLA #2”: El Proponente debe proponer un máximo de tiempo, en horas laborables (por ejemplo: dos [2] horas laborables), para regresar la llamada (“call back”) para contestar una pregunta o establecer un estimado de tiempo para llegar a la localidad a dar el servicio. La meta de SLA es de 95%. El Proponente deberá de proponer el cómo dará el mismo nivel de servicio para este SLA en todas las regiones de la isla (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación y Servicios Relacionados – pregunta 1).


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b. “Key SLA #3”: El Proponente deberá proponer un tiempo máximo, en horas laborables, para que un técnico llegue al local luego de la llamada inicial a servicio al cliente para cumplir con la meta SLA de 95%. El Proponente deberá de proponer el cómo dará el mismo nivel de servicio para este SLA en todas las regiones de la isla (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación y Servicios Relacionados – pregunta 1).

c. “Key SLA #4”: El Proponente deberá proponer un tiempo máximo, en horas laborables, para que la(s) copiadora(s) se encuentre en estado funcional, ya sea arreglada o reemplazada. Esto se calcularía desde el momento que un empleado del GPR realiza la llamada o envía un correo electrónico al servicio al cliente del Proponente hasta que se tenga la copiadora en estado funcional o se reemplace por un producto equivalente o mejor que se encuentre funcional. La meta de SLA es de 95.00%. El Proponente deberá de proponer el cómo dará el mismo nivel de servicio para este SLA en todas las regiones de la isla (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación y Servicios Relacionados – pregunta 1).

VI

Entrega, Instalación & Servicios Relacionados

1. La mayoría de las ordenes esperan ser entregadas en San Juan, o el área metropolitana (vea la Zona #3 en rojo en el mapa a continuación). Sin embargo, habrá algunas ordenes fuera de esta área. El Proponente deberá describir cómo dará servicio de entrega, instalación, configuración y pruebas para las copiadoras en todo Puerto Rico.

2. El Proponente debe proveer una plataforma para permitirle al GPR ordenar a través del internet utilizando una página de internet provista por el Proponente que contenga un catálogo específico para el Gobierno y que contenga los precios de arrendamiento que el Proponente proveyó en la hoja de precios – luego de ejecutar el RFP. El Proponente deberá describir el cómo cumplirá este requisito. La ASG aprobará qué personas del GPR tiene acceso a esta página y el tiempo que esta página estará disponible.

3. “Key SLA #5”: El Proponente deberá proponer un tiempo máximo, en horas laborables, para que se instale la nueva copiadora. La meta de SLA es de 95%. El tiempo de instalación comienza desde que una Orden de Compra es llevada a cabo hasta que la copiadora sea instalada y esté funcionando como requiere el trabajo que debe hacer. El Proponente deberá de proponer el cómo dará el mismo nivel de servicio para este SLA en todas las regiones de la isla (refiérase al mapa de la isla en la sección de Entrega, Instalación y Servicios Relacionados – pregunta 1).

4. El Proponente debe describir el cómo manejará el riesgo de que suficiente inventario de copiadoras no estén disponibles para cumplir con la demanda en este contrato con respecto a los requerimientos de entrega.


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VII Requerimientos de Seguridad

1. El Proponente debe trabajar con los distintos requisitos en niveles de seguridad de las distintas instrumentalidades del Gobierno para asegurar la confidencialidad y seguridad de los documentos e información que pasa por la copiadora. El Proponente deberá describir cómo cumplirá con este requisito.

2. Al finalizar el término del contrato, el Gobierno retendrá posesión de cada uno de los discos duros de las copiadoras. El Proponente deberá describir cómo piensa cumplir con este requisito.

2.4 Pasado Desempeño (máximo de tres (3) páginas) Los Proponentes deben proveer la información de contacto (nombre, título, compañía, dirección, número de teléfono y correo electrónico) por lo menos de tres (3) referencias, preferiblemente en el sector público, donde los Proponentes hayan trabajado en algo similar a los que se requiere en este RFP. Las referencias no deben pasar de más de cinco (5) años de la fecha de cierre de este RFP. Los Proponentes deben contestar las preguntas en la tabla 2.4-1 por cada una de las referencias (una página por referencia). Los Proponentes deben hacer referencia a la Categoría de Desempeño y el número de la pregunta al contestar.

Tabla 2.4-1. Requerimientos de Pasado Desempeño.

Desempeño de Categoría

Preguntas

Alcance 1. ¿Cuál fue el alcance del trabajo realizado en su pasado proyecto?

Cantidad de dinero

1. ¿Cuál fue la cantidad de contratos/compras que tuvo con este cliente que excedieron de un año?

Reporte

1. ¿Alguna vez proveyó algún reporte electrónico a sus clientes sobre los equipos que le rentó?

2. ¿Tuvo algún acuerdo de nivel de servicio (SLA) con el cliente? ¿Qué consecuencias tenía su entidad de no cumplir con los mismos?

Entrega 1. ¿Cómo era su calendario de entregas con este cliente? ¿Cuál era la frecuencia de

entregas?

Disponibilidad

1. ¿Alguna vez tuvo el problema de no poder cumplir con alguna orden ya que el producto no estaba disponible durante el tiempo que estuvo bajo contrato con este cliente? ¿De ser así, cómo le comunicó esto al cliente? ¿Qué acciones fueron llevadas a cabo para reducir el impacto?

Administración de cuentas

1. ¿Tenían una sola persona contacto con sus clientes? ¿Cómo trabajaban la administración de cuentas?

La ASG puede contactar estas referencias para verificar la información provista.

Las respuestas a Pasado Desempeño serán tomadas en consideración para entender las capacidades del suplidor, pero no se evaluarán ni se le adjudicará puntuación.


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3.0 Requisitos de formato para las propuestas del RFP La propuesta debe contener las secciones a continuación y los límites de páginas estipuladas para cada sección. Páginas en exceso a lo estipulado no serán consideradas y no serán evaluadas. Las páginas deben de ser a espacio sencillo en un papel 8½ por 11 pulgadas, con un mínimo de una (1) pulgada de margen en todas las direcciones. Las páginas tienen que ser enumeradas consecutivamente con un “Font” de 12 en “Times New Roman”.

Las propuestas de los proponentes deben de seguir el siguiente formato:

3.1 Documento I & II: Documento de respuesta al RFP (original y redactado)

3.1.1 Carta de presentación (una (1) página)

Los proponentes deben completar y enviar una (1) carta de presentación como parte de sus documentos I y II. La carta de presentación contiene información de cómo proveer información del Proponente.

3.1.2 Capacidad técnica (máximo de siete (7) páginas)

En un máximo de siete (7) páginas, los Proponentes deben proveer respuestas para cumplir los requisitos de los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) enumerados en la sección 2.2 y las preguntas en la Tabla 2.3-1 para cada Área de Desempeño de la sección de Capacidad Técnica: Reportaje, Administración de Cuentas, Tiempo Operacional, Mantenimiento Preventivo, Apoyo Técnico & Mantenimiento Correctivo, Entrega, Instalación & Servicios Relacionados y Requerimientos de Seguridad.

3.1.3 Pasado desempeño (máximo de tres (3) páginas)

En un máximo de seis (6) páginas, el Proponente responderá con la información solicitada en la Sección 2.3 (Pasado Desempeño (Máximo de tres (3) páginas)). Las respuestas de Pasado Desempeño serán tomadas en consideración para entender las capacidades del Proponente pero no serán evaluadas ni calificadas.

3.2 Documento III: Hoja de precios de arrendamiento

3.2.1 Precios de arrendamiento (No hay límite de páginas. Someter la hoja de precios de arrendamiento)

Proponentes deben proveer el precio mensual de arrendamiento por equipo y el precio por clic para otros servicios relacionados para las Copiadoras enumeradas en la hoja de precios de arrendamiento. Ésta debe someterse por separado en formato electrónico por correo electrónico.

Proponentes deben usar el formato provisto y seguir las Instrucciones de la Hoja para rellenarla. Si algún Proponente hace omisiones sustanciales o cambios al formato de la Hoja, la ASG se reserva el derecho de deducir puntos de la puntuación del Proponente o rechazar por completo la propuesta.


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4.0 Evaluación, selección, y adjudicación 4.1 Ronda 1: Evaluación Inicial

El Gobierno espera adjudicar uno o múltiples contratos para los requisitos expuestos en este RFP a los Proponentes que en sus propuestas representen el mejor valor para el GPR. La Junta de Subastas evaluará la propuesta de precios de arrendamiento y la capacidad técnica y decidirá en un escenario de adjudicación con las puntuaciones combinadas.

La ASG se reserva el derecho de contactar Proponentes para clarificaciones sobre su propuesta en cualquier momento durante el periodo de evaluación. El propósito de estas clarificaciones no es obtener información adicional no subministrada inicialmente en la propuesta, sin obtener un mejor entendimiento sobre el contenido en la propuesta provista.

Para calcular la puntuación de la evaluación combinada en cada propuesta, el GPR ha establecido los siguientes valores ponderados para las áreas de requisitos en la sección 2 de los precios de arrendamiento y la capacidad técnica.

Tabla 4.1-1. Valor ponderado de cada área de requerimiento.

Requerimientos Valor ponderado

Puntuación máxima (de 1,000)

Precio de arrendamiento 80% 800

Capacidad Técnica 20% 200

El método para calcular la puntuación combinada se explica con detalle a continuación.

4.1.1 Evaluación de propuesta de precios

Cuando se calcula la puntuación de la evaluación combinada, el peso asignado al precio es un 80%. Los criterios a continuación se utilizarán para evaluar los precios de arrendamiento provistos por los Proponentes por los distintos tipos de configuraciones en la hoja de precios (“worksheet”).

4.1.1.1 Evaluación de precio justo

Los precios de arrendamiento cotizados por mes por el equipo y los precios de servicio cotizados por click propuestos por cada Proponente para cada tipo de configuración diferente será evaluado primero por que sea un precio justo al aplicar varias técnicas de análisis estadístico de precios que identifican precios fuera de la norma. 4.1.1.2 Puntuación de evaluación de precio

Luego de la evaluación de precio justo, el Gobierno calculará la puntuación de la evaluación de precios por cada propuesta basado en un peso asignado de 80%. Como hay dos precios asociados al arrendamiento de copiadoras aquí - precios de arrendamiento cotizados por mes por el equipo y los precios de servicio cotizados por click, ese 80% estará distribuido entre ellos de la siguiente manera:


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Tabla 4.1.1-1. Valor ponderado por precio de equipo y precio de servicio

Tipo de precio Valor ponderado

Puntuación máxima (de 800)

Precio de arrendamiento de equipo

70% 560

Servicio 30% 240

Por ende, la puntuación de la evaluación de precios será sumado a lo obtenido por cada proponente por los dos precios cotizados.

El método para calcular la puntuación de la evaluación del arrendamiento del equipo y la puntuación de la evaluación del precio por el servicio se explica a continuación:

4.1.1.2.1 Evaluación de precio de arrendamiento de equipos

Un Proponente que provee el menor Precio Mensual Cotizado de Arrendamiento de Equipos obtendrá la cantidad máxima de puntos para los criterios del Precio de Arrendamiento de Equipos de quinientos sesenta (560). Otros Proponentes obtendrán puntos proporcionadamente relacionados a su Precio Cotizado de Arrendamiento de Equipos en comparación con el menor Precio Cotizado de Arrendamiento de Equipos. La Puntuación de Precio de Arrendamiento de Equipos para cada propuesta se calcula de la siguiente forma:

Tabla 4.1.1-2. Fórmula para calcular la Puntuación de Precio de Arrendamiento Equipos

Tipo de Puntuación Fórmula usada para calcular las puntuaciones respectivas (de 560)

Puntuación de evaluación de precio de arrendamiento de equipos

Puntuación máxima que se puede asignar a una propuesta para el menor Precio Cotizado de Arrendamiento de Equipos * (menor Precio Cotizado de Arrendamiento de Equipos entre todas las propuestas ÷ Precio Cotizado de Arrendamiento de Equipos de la propuesta siendo evaluada)

4.1.1.2.2 Evaluación del precio de servicio

Un Proponente que provee el menor Precio Cotizado por clic para todos los servicios relacionados obtendrá la cantidad máxima de puntos para los criterios de la evaluación del precio de servicio de doscientos cuarenta (240). Otros Proponentes obtendrán puntos proporcionadamente relacionados a su Precio Cotizado por clic en comparación con el menor Precio Cotizado por clic. La puntuación de la evaluación del precio de servicio para cada propuesta puede calcularse de la siguiente forma:

Tabla 4.1.1-3. Fórmula para calcular La puntuación de la evaluación del precio de servicio

Tipo de Puntuación Fórmula usada para calcular las puntuaciones respectivas (de 240)

La puntuación de la evaluación del precio de servicio

Puntuación máxima que se puede asignar a una propuesta para el menor Precio Cotizado por clic * (menor Precio Cotizado por clic entre todas las propuestas ÷ Precio Cotizado por clic de la propuesta siendo evaluada)

Puntuación de la evaluación de precios = Puntuación de la evaluación del precio de arrendamiento de equipos + Puntuación de la evaluación del precio por servicio


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4.1.2 Evaluación de capacidad técnica

La respuesta de Capacidad Técnica será evaluada para determinar el grado de la habilidad del proponente de cumplir con los requerimientos técnicos. Una ponderación de 20% ha sido asignado a la Capacidad Técnica para calcular la Puntuación Combinada de Evaluación de cada propuesta. Si el Proponente no provee una respuesta de Capacidad Técnica completa, la propuesta no será elegible de más consideración. Los siguientes criterios se usarán para evaluar las respuestas de Capacidad Técnica provistas por cada Proponente:

4.1.2.1 Puntuación de área de desempeño

Para calcular la puntuación de la evaluación técnica, las áreas enumeradas a continuación serán evaluadas con la puntuación correspondiente en la tabla 4.1.2-1. El Proponente que logre obtener la puntuación más alta para las siete (7) áreas obtendrá una puntuación máxima de cien (100) puntos.

Tabla 4.1.2-1. Guía de evaluación de áreas de desempeño.

Área de Desempeño Puntuación máxima

Reporte 20

Administración de cuentas

20

Tiempo operacional 40

Mantenimiento preventivo

20

Ayuda técnica & mantenimiento correctivo

40

Entrega, instalación, & servicios relacionados

40

Requerimiento de seguridad

20

La puntuación obtenida por las distintas áreas está dictada por la habilidad del Proponente de cumplir satisfactoriamente los requerimientos de cada área de desempeño en particular. Las respuestas a las preguntas en cada área de desempeño serán evaluadas a base de la escala detallada en la tabla 4.1.2-2 a continuación.

Tabla 4.1.2-2. Escala de evaluación de áreas de desempeño.

Área de desempeño

Inaceptable (0% de la puntuación máxima en el área de

desempeño)

Aceptable (50% de la

puntuación máxima en el área de desempeño)

Bien (75% de la puntuación máxima en el área de

desempeño)

Excepcional (100% de la


Reporte

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP; contiene una o múltiples deficiencias y por lo tanto no es elegible para ser

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos sin deficiencias.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos sin deficiencias, en adición de cumplir con

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos sin deficiencias, en adición a cumplir con los


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Área de desempeño


desempeño)




desempeño)



considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) No proveer el reporte de factura en formato electrónico; 2) No proveer alguna de las siguientes en el reporte electrónico de factura: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5 (incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura y cantidad en factura.

El Proponente propuso una forma adecuada de proveer reportes de facturas detalladas en formato digital, Excel o CSV. El reporte de la factura incluye todas las siguientes: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5 (incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura y cantidad en factura.

los criterios mínimos “aceptables”. El Proponente propone una manera realista, con evidencia para sustentar su habilidad de proveer reportes de facturas detalladas en formato electrónico, Excel o CSV. El reporte de la factura incluye todas las siguientes: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5 (incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura y cantidad en factura.

criterios mínimos “aceptables”. El Proponente propone una manera excepcional, basado en una evidencia fuerte para sustentar su habilidad de proveer reportes de facturas detalladas en formato electrónico, Excel o CSV. El reporte de la factura incluye todas las siguientes: Nombre de la entidad gubernamental, lugar, tipo de copiadora, OEM y nombre de modelo, tipo de configuración, precio de arrendamiento por mes, orden, cantidad, volumen máximo de páginas por mes, número de páginas utilizadas por mes, cálculos de “Key SLAs” #1, #2, #3, #4, #5 (incluir data de apoyo y sus excepciones), fecha de orden, fecha de factura y cantidad en factura.

Administración de Cuentas

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP; contiene una o múltiples deficiencias y por lo tanto no es elegible para ser considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) El Proponente no propuso una manera de cómo manejar las cuentas para apoyar a todas las instrumentalidades del GPR; 2) El Proponente no proveyó el cómo asignará el/los administrador(es) de cuentas y no describió cómo trabajaría con la

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos. El Proponente proveyó una descripción adecuada de cómo manejaría las cuentas para ayudar a las instrumentalidades del GPR en todas las regiones de la isla. También describe el cómo nombrarán a los administradores de cuentas que ayudarán a la ASG y a las instrumentalidades del GPR con cualquier entrega, situación de calidad, contrato, orden

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. El área de fortaleza puede incluir, pero no necesariamente tiene que incluir, una de las siguientes: 1) El Proponente propone una manera detallada y realista de manejar las cuentas con evidencia que sustente su habilidad de ayudar a todas las instrumentalidades del

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. Las área de fortaleza pueden incluir múltiples de las siguientes (pero no se limita a estas): 1) El Proponente propone una manera detallada, realista y excepcional de manejar las cuentas con fuerte evidencia que sustenta su habilidad de ayudar a todas las instrumentalidades del


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Área de desempeño


desempeño)




desempeño)



ASG y las instrumentalidades del GPR durante el término del contrato para ayudarlos con cualquier entrega, situación de calidad, contrato, orden y cualquier otra necesidad no técnica; 3) El Proponente no pudo describir el cómo realísticamente iba a manejar las cuentas en todas las regiones de Puerto Rico.

y cualquier otra necesidad no técnica. Finalmente, describe adecuadamente cómo van a proveer un servicio equivalente de manejo de cuentas en todas las regiones de la isla.

GPR de la manera sugerida; 2) Describe de manera detallada, realista y con evidencia, la habilidad de nombrar administradores de cuentas para que trabajen con la ASG y las instrumentalidades del GPR mientras dure el término del contrato. El administrador de cuentas asistirá con las entregas, situaciones de calidad, contrato(s), órdenes y cualquier otra necesidad no técnica; 3) El Proponente describe en detalle, y de manera realista, con evidencia que lo sustenta, su habilidad de proveer servicios de manejos de cuentas equivalente en todas las regiones de PR.

GPR de la manera sugerida; 2) Describe de manera detallada, realista, y con fuerte evidencia, la habilidad de nombrar administradores de cuentas para que trabajen con la ASG y las instrumentalidades del GPR mientras dure el término del contrato. El administrador de cuentas asistirá con las entregas, situaciones de calidad, contrato(s), órdenes y cualquier otra necesidad no técnica; 3) El Proponente describe en detalle, y de manera realista, con fuerte evidencia que lo sustenta, su excepcional habilidad de proveer servicios de manejos de cuentas equivalente en todas las regiones de PR.

Tiempo Operacional

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP; contiene una o múltiples deficiencias y por lo tanto no es elegible para ser considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) El Proponente no propuso una meta de SLA mínima para tiempo operacional; 2) La meta de SLA del Proponente es tan bajo, que no puede apoyar los intereses del GPR; 3) El Proponente no describió una manera realista de cumplir con la meta de SLA mensual.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos. El Proponente provee una meta de SLA de tiempo operacional que apoya el interés del Gobierno Y propone una manera adecuada para alcanzar esa meta SLA.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos de “aceptable”. El área de fortaleza puede incluir, pero no necesariamente tiene que incluir, una de las siguientes: 1) El Proponente propone un SLA de tiempo operacional que es mayor o igual a 96%; 2) El Proponente propone una manera realista y detallada para cumplir con la meta SLA con evidencia que lo sustenta.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. Las áreas de fortaleza pueden incluir múltiples de las siguientes (pero no se limita a estas): 1) El Proponente propone un SLA de tiempo operacional que es mayor o igual a 96%; 2) El Proponente propone una manera realista y detallada para cumplir excepcionalmente con la meta SLA con fuerte


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evidencia que lo sustenta.

Mantenimiento Preventivo

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP, contiene una o múltiples deficiencias, y por lo tanto no es elegible para ser considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) El Proponente no proveyó un calendario de mantenimiento preventivo adecuado para apoyar la operación de las copiadoras de manera confiable; 2) El Proponente propuso un calendario de mantenimiento preventivo muy excesivo e interrumpe la operación de la entidad; 3) El Proponente propuso un calendario de mantenimiento preventivo no apoya todas las regiones de Puerto Rico por igual (incluyendo actualizaciones de “software” y “firmware”.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos. El mantenimiento preventivo agendado será adecuado para apoyar las operaciones de las copiadoras. El mismo no es excesivo, y apoyará a todas las regiones de PR por igual (incluyendo actualizaciones de “software” y “firmware”). El Proponente proveyó una descripción adecuada de cómo calendarizaría el mantenimiento preventivo.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. El área de fortaleza puede incluir, pero no necesariamente tiene que incluir, una de las siguientes: 1) El Proponente propone de manera clara y descriptiva el cómo desarrolló su calendario de mantenimiento preventivo y el análisis del porque su agenda propuesta es adecuada para apoyar las operaciones de las copiadoras sin ser excesivas; 2) El Proponente provee una descripción de cómo dará el mantenimiento preventivo a todas las regiones de la isla y evidencia de su habilidad de hacerlo como él mismo propone.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. Las áreas de fortaleza pueden incluir múltiples de las siguientes (pero no se limita a estas): 1) El Proponente propone de manera clara y descriptiva el cómo desarrolló su calendario de mantenimiento preventivo y el análisis del porque su agenda propuesta es adecuada para apoyar las operaciones de las copiadoras sin ser excesivas; 2) El Proponente provee una descripción de cómo dará el mantenimiento preventivo a todas las regiones de la isla y fuerte evidencia de su habilidad de hacerlo como él mismo propone.

Apoyo Técnico & Mantenimiento Correctivo

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP, contiene una o múltiples deficiencias, y por lo tanto no es elegible para ser considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) El Proponente no puede proveer servicio al cliente entre 8:00am a 5:00pm AST; 2) El Proponente no propuso un tiempo

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos. El mantenimiento correctivo es adecuado para resolver los problemas técnicos con las copiadoras con pocas intervenciones a las operaciones regulares y el apoyo a todas las regiones de PR se da por igual. El Proponente propuso un

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. El área de fortaleza puede incluir, pero no necesariamente tiene que incluir, una de las siguientes: 1) El Proponente propuso un

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. Las áreas de fortaleza pueden incluir múltiples de las siguientes (pero no se limita a estas): 1) El Proponente propuso un


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máximo de devolver la llamada, o un tiempo máximo de respuesta o un tiempo máximo para hacer funcional el equipo o los tiempos propuestos son inadecuados para las necesidades del GPR; 3) El Proponente no puede proveer el mismo nivel de servicios en todas las regiones de Puerto Rico.

servicio al cliente entre las 8:00am y las 5:00pm AST, y un tiempo máximo de devolver la llamada, o un tiempo máximo de respuesta o un tiempo máximo para hacer funcional el equipo fue adecuado para cumplir con las necesidades del GPR con el mismo nivel de servicio en todas las regiones de PR.

tiempo máximo de devolver la llamada, un tiempo máximo de respuesta y un tiempo máximo para hacer funcional el equipo que claramente apoya las necesidades del GPR; 2) El Proponente propuso una detallada y realista forma de cumplir un tiempo máximo de devolver la llamada, un tiempo máximo de respuesta, y un tiempo máximo para hacer funcional el equipo. También sometió evidencia de su habilidad para cumplir.

tiempo máximo de devolver la llamada, un tiempo máximo de respuesta y un tiempo máximo para hacer funcional el equipo que claramente apoya las necesidades del GPR; 2) El Proponente propuso una detallada y realista forma de cumplir un tiempo máximo de devolver la llamada, un tiempo máximo de respuesta, y un tiempo máximo para hacer funcional el equipo. También sometió evidencia de su habilidad para cumplir.

Entrega, Instalación, & Servicios Relacionados

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP; contiene una o múltiples deficiencias y por lo tanto no es elegible para ser considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) El Proponente no puede proveer servicio de entrega, instalación, configuración y/o pruebas para las copiadoras para todas las regiones de la isla. 2) El Proponente no pudo proveer un catálogo para solo el GPR donde se puedan tomar órdenes por internet; 3) El Proponente no propuso un tiempo mínimo para instalar las copiadoras; 4) El Proponente no describió el cómo iba a mantener suficiente inventario para cumplir la demanda en todas las

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos. El Proponente propone 1) Una manera adecuada de proveer servicio de entrega, instalación, configuración y/o pruebas para las copiadoras para todas las regiones de la isla. 2) Una manera adecuada de proveer un catálogo específico para el Gobierno a través de la internet; 3) Un tiempo mínimo para instalar copiadoras; 4) Una manera adecuada de mantener suficiente inventario para cumplir con la demanda de todas las instrumentalidades del GPR.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. El área de fortaleza puede incluir, pero no necesariamente tiene que incluir, una de las siguientes: 1) El Proponente propone detalladamente y con evidencia de su habilidad, una manera de proveer servicio de entrega, instalación, configuración y/o pruebas para las copiadoras para todas las regiones de la isla. 2) El Proponente propone con detalles y evidencia de su habilidad, su manera de proveer una página de internet con un catálogo específico para el GPR; 3) El Proponente propone un tiempo mínimo para

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. Las áreas de fortaleza pueden incluir múltiples de las siguientes (pero no se limita a estas): 1) El Proponente propone detalladamente y con fuerte evidencia de su habilidad, una manera excepcional de proveer servicio de entrega, instalación, configuración y/o pruebas para las copiadoras para todas las regiones de la isla. 2) El Proponente propone con detalles y fuerte evidencia de su habilidad, su manera excepcional de proveer una página de internet con un catálogo específico para el GPR.


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instrumentalidades del GPR.

instalar nuevas copiadoras que claramente asistan a la necesidad del GPR y provee una descripción de cómo lo haría con evidencia que sustente su habilidad para cumplir con este requerimiento de SLA. 4) El Proponente provee una descripción de su manera de mantener suficiente inventario para cumplir a tiempo con la demanda del GPR y evidencia que sustenta su habilidad para cumplir.

3) El Proponente propone un tiempo mínimo para instalar nuevas copiadoras que claramente asistan a la necesidad del GPR y provee una descripción de cómo lo haría con fuerte evidencia que sustente su habilidad para cumplir con este requerimiento de SLA. 4) El Proponente provee una descripción de su manera de mantener suficiente inventario para cumplir a tiempo con la demanda del GPR y evidencia que sustenta su habilidad para cumplir.

Requerimientos de Seguridad

La respuesta no cumple con los requisitos del RFP, contiene una o múltiples deficiencias, y por lo tanto no es elegible para ser considerada. Las deficiencias pueden incluir: 1) El Proponente no pudo cumplir con los requisitos de seguridad para proteger la confidencialidad de los documentos que pasan por las copiadoras; 2) El Proponente no pudo describir el cómo iba a asegurarse de que el GPR se mantuviese como dueño de los discos duros de las copiadoras.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento adecuado de los requerimientos. 1) El proponente propone una manera adecuada de trabajar con las instrumentalidades del GPR para asegurar la confidencialidad y seguridad de los documentos e información que pasa por las copiadoras; 2) El Proponente describe adecuadamente el cómo el GPR puede mantenerse como propietarios de los discos duros de las copiadoras.

La respuesta indica una propuesta y entendimiento completo de los requerimientos y contiene por lo menos un área de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. El área de fortaleza puede incluir, pero no necesariamente tiene que incluir, una de las siguientes: 1) El Proponente propone de una manera detallada, y con evidencia que sustente su habilidad, la manera de trabajar con las distintas instrumentalidades del GPR para asegurar la confidencialidad y seguridad de los documentos que pasen por la copiadora. 2) El Proponente propone de manera detallada el cómo se le dará el disco duro de cada copiadora al GPR y proporciona evidencia de su

La respuesta indica una propuesta y entendimiento excepcional de los requerimientos y contiene múltiples áreas de fortaleza, en adición a cumplir con los criterios mínimos “aceptables”. Las área de fortaleza pueden incluir múltiples de las siguientes (pero no se limita a estas): 1) El Proponente propone de una manera detallada, y con fuerte evidencia que sustente su habilidad, la manera excepcional de trabajar con las distintas instrumentalidades del GPR para asegurar la confidencialidad y seguridad de los documentos que pasen por la copiadora; 2) El Proponente propone de manera excepcional y detallada el cómo se le dará el disco duro de cada copiadora al GPR y


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habilidad para hacerlo. 3) El Proponente propone una descripción de los métodos actuales utilizados por el Proponente para proteger la seguridad de los documentos en otros contratos similares.

proporciona evidencia de su habilidad para hacerlo. 3) El Proponente propone una descripción clara de los métodos actuales utilizados por el Proponente para proteger la seguridad de los documentos en otros contratos similares.

4.1.2.2 Puntuación de la evaluación técnica

La puntuación total de las áreas de desempeño será utilizado para calcular la puntuación de la evaluación técnica para cada Proponente basada en la ponderación de 20% asignado por el Gobierno a la Capacidad Técnica. Un Proponente que obtiene todos los doscientos (200) puntos en la puntuación de las áreas de desempeño recibirá la cantidad máxima de puntos para la evaluación técnica. Otros Proponentes obtendrán puntos proporcionadamente relacionados a su puntuación de las áreas de desempeño. La puntuación de la evaluación técnica será calculada de la siguiente forma: Tabla 4.1.2-3. Fórmula para calcular la puntuación de la evaluación técnica.

Tipo de puntuación Fórmula usada para calcular las respectivas puntuaciones (de 200)

Puntuación de la evaluación técnica

Puntuación máxima posible del área de desempeño siendo evaluada * Puntuación en el área de desempeño del Proponente siendo evaluado ÷ Puntuación máxima posible del área de desempeño siendo evaluada)

4.1.3 Puntuación Combinada de Evaluación

Las puntuaciones combinadas de evaluación para cada propuesta se calcularán usando la siguiente fórmula:

Las puntuaciones combinadas de evaluación para cada propuesta son utilizadas para identificar las propuestas que representan el Mejor Valor para el Gobierno. Por lo tanto, es posible que algún producto no sea adjudicado al Proponente con el precio más bajo si, en la opinión del Gobierno, Proponentes con precios más altos ofrecieron el mejor valor en general para el Gobierno.

Puntuación Combinada de Evaluación = Puntuación de Evaluación de Precios + Puntuación de Evaluación Técnica


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4.2 Ronda 2: Evaluación de la Oferta Mejor y Final

Dependiendo de las respuestas de la Ronda 1, si los objetivos del RFP no son satisfechos, una Oferta Mejor y Final se solicitará a los Proponentes para darles la oportunidad de someter su última y más atractiva oferta de precios.

4.3 Selección

Los Precios de Arrendamiento recibidos en la Oferta Mejor y Final serán re-evaluados para encontrar el escenario óptimo que llene las expectativas de los objetivos del RFP. La Junta de Subastas examinará todas las propuestas sometidas antes de adjudicar.

4.4 Adjudicación

Luego de la adjudicación realizada por la Junta de Subastas, el secretario de la junta notificará a todos los proponentes. La notificación de la adjudicación de la subasta no va a constituir un acuerdo formal entre las partes. Será necesario ejecutar el contrato correspondiente.

a. Compromiso de la adjudicación: Ningún Proponente está autorizado a entregar mercancía u ofrecer servicios sin un contrato adjudicado; por lo tanto, ninguna Instrumentalidad gubernamental garantizará pago sin un contrato. Después de que se ejecute un contrato, el Gobierno puede colocar una orden de compra por mercancía o servicios.

Luego de la adjudicación, el Proponente seleccionado debe procurar las garantías requeridas bajo los términos y condiciones generales del contrato, satisfacer todos los requerimientos expuestos en los términos y condiciones generales, y proveer evidencia de dichas garantías a la ASG para establecer el contrato. Si el Proponente seleccionado se niega a aceptar entrar en dicho contrato, o no firma dicho contrato en el tiempo establecido en la Notificación de Adjudicación o especificado por la unidad de adjudicación de contratos y no ha sometido justificación razonable previamente, no se considerará que el Proponente haya entrado en contrato con ASG. En dicha situación, el Administrador de la ASG puede aplicar las provisiones del Artículo 76 de la Regulación 5 (3380) “Reglamento de Subastas”.

5.0 Otros términos y condiciones 5.1 Periodo de revisión

Cualquier parte adversamente afectada por una decisión de la Junta de Subastas con relación al proceso de selección y adjudicación provisto en este RFP puede someterle una solicitud de reconsideración a la Junta de Subastas dentro de veinte (20) días a partir del depósito en el correo federal notificando la adjudicación de la subasta, de acuerdo con la sección 3.19 de la Ley de Procedimiento Administrativo Uniforme del Gobierno de Puerto Rico (LPAU), Ley núm.. 38 de 30 de junio de 2017, según enmendada. La Junta Revisora de Subastas considerará cualquier solicitud de reconsideración dentro de un periodo de treinta (30) días de haberse presentado, lo que puede ser extendido por 15 días adicionales. A partir de entonces según la sección 4.2 de la LPAU, la revisión judicial puede ser declarado ante la Corte de Apelación de Puerto Rico dentro de veinte (20) días de la notificación de la decisión de la Junta de Subastas, o de la expiración del periodo para consideración establecido en la sección 3.19 de la ley 38 de 2017. Alternativamente, una parte adversamente afectada puede buscar revisión judicial directamente


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de la Corte de Apelaciones de acuerdo a la sección 4.2 de la LPAU veinte (20) días a partir del depósito en el correo federal notificando la adjudicación de la subasta. Una solicitud de reconsideración u otra petición de revisión que no cumpla con las leyes y/o reglamentos aplicables puede ser descartada o rechazada sin más consideración. La declaración de solicitud de reconsideración o de revisión judicial no tendrá el efecto de paralizar la adjudicación del RFP o la ejecución del contrato.

5.2 Rechazo de propuestas; Cancelación del RFP

El someter este RFP no constituye un compromiso de adjudicarle el contrato. La ASG se reserva el derecho de aceptar o rechazar, completamente o en parte sin explicación adicional cualquier o todas las propuestas sometidas en respuesta a este RFP. También, puede cancelar este RFP y emitirlo nuevamente u otra versión del mismo si la ASG estima que está en el mejor interés del Gobierno.

Adicionalmente, el Gobierno se reserva el derecho de investigar como estime necesario las cualificaciones o conflictos de interés percibidos de cualquier o todos los Proponentes que sometan propuestas en respuesta a este RFP. Cualquier apariencia de un conflicto de interés constituye suficiente causa del rechazo de la propuesta. En el evento de que cualquier o todas las propuestas sean rechazadas, el Gobierno se reserva el derecho de re-solicitar propuestas.

5.3 Pasar por alto informalidades El Gobierno se reserva el derecho de renunciar a cualquier incumplimiento menor en formato y/o informalidades de las propuestas sometidas si el hacerlo está en el mejor interés del Gobierno.

5.4 Errores y omisiones en la propuesta

La ASG se reserva el derecho de rechazar cualquier propuesta que contenga un error u omisión substancial. La ASG también se reserva el derecho de solicitar corregir cualquier error u omisión y/o requerir cualquier clarificación o información adicional de cualquier Proponente, sin abrir a clarificaciones de todos los Proponentes.

5.5 Costo de preparación de propuestas

Todos los costos asociados con la respuesta a esta propuesta son responsabilidad única del Proponente.

5.6 Comunicaciones prohibidas

Comunicaciones con otros representantes del Gobierno respecto a cualquier asunto relacionado al contenido de este RFP está prohibido durante el proceso de selección y de someter las propuestas. El incumplir con dicha restricción puede resultar en el rechazo de su propuesta. Los Proponentes solo deben confiar en representaciones, declaraciones, o explicaciones contenidas en este RFP, en documentos otorgados a los Proponentes por parte de la ASG y cualquier otra información formalmente escrita que haya sido escrita por la ASG durante el tiempo del proceso de este RFP.


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5.7 Anuncios públicos

Cualquier información o anuncio público relacionado con este RFP lo hará la ASG mediante su página web (www.asg.pr.gov/ReformaCompras/Pages/default.aspx). Cualquier información o anuncio público relacionado a este RFP no puede hacerse a otra entidad, incluyendo Proponentes, sin el consentimiento de aprobación por escrito de la ASG.

5.8 Depósitos y garantías

“Performance Bond”: Este depósito, pagable luego de la notificación de adjudicación, será respaldado por el Proponente y sirve para asegurarle al Gobierno que el Proponente va a cumplir sus obligaciones de acuerdo a los términos y condiciones del contrato que surge de este RFP. Esta garantía debe ser original. Para este RFP, será requerido un “Performance Bond” de un 25% del valor de la propuesta del Proponente.

6.0 Certificaciones del proponente Por el acto de someter una propuesta, la persona que firme en nombre de los Proponentes certifica, bajo la penalidad de perjurio, que bajo el mejor conocimiento y creencia del Proponente y de la persona que firma:

El precio y Capacidad Técnica en la propuesta fueron estipulados independientemente sin confabulación, consulta, comunicación o acuerdo, con el propósito de restringir competencia en asuntos relacionados a los precios y enfoque técnico, con cualquier otro Proponente o cualquier otro competidor que no es un Proponente.

A menos que sea requerido por ley, los precios y Capacidad Técnica que han sido propuesto no han sido divulgado por el Proponente antes de la fecha límite de someterlos, directa o indirectamente, a ninguno de los Proponentes o a ningún competidor que no sea un Proponente.

Ningún intento se ha hecho o se hará por el Proponente para inducir a otra persona, sociedad, corporación o entidad gubernamental de someter o no someter una propuesta con el propósito de afectar la competencia.

El proponente no se encuentra en atrasos con el Gobierno de ninguna deuda o contrato, no ha fallado en (“defaulted”) ninguna obligación con el Gobierno, y no ha sido declarado “no responsable” o descalificado para hacer negocios con el Gobierno, cualquier otro estado de la unión o del Gobierno Federal. Tampoco hay un trámite pendiente relacionado a la responsabilidad o calificación del Proponente de recibir contratos públicos.

El Proponente está consciente, y de acuerdo en acatar todos los términos y condiciones de este RFP.

7.0 Confidencialidad de respuestas e información propietaria Luego de completar el proceso del RFP y luego de que la adjudicación ha sido anunciada, la ASG hará público su reporte respecto al proceso de selección que debe contener información específica incluida en la propuesta y relacionada al proceso. La ASG no divulgará información designada por el Proponente en la propuesta como confidencial, propietaria o privilegiada ya que está relacionada a secretos comerciales, precios e información propietaria o privilegiada. Toda información


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considerada por el Proponente como confidencial, propietaria y privilegiada necesita ser designada como tal en la propuesta.

La ASG puede rechazar propuestas conteniendo suficiente información marcada como confidencial, propietaria o privilegiada. Estas provisiones de información marcadas como confidencial o propietaria no deben prevenir a la ASG de revelar la información si es requerido por ley. El contrato o contratos finalmente adjudicado(s) y sus precios no serán considerados confidencial o propietario, y dicha información será disponible al público.

7.1 Copia redactada

Todo Proponente está obligado a hacer una copia redactada de su propuesta que excluya toda información confidencial que no se haga público. La ASG se reserva el derecho de hacer público las copias redactadas de las propuestas al finalizar el proceso del RFP. Si un proponente no desea someter una copia redactada, la ASG asumirá que la copia original de la propuesta puede ser pública.

Por lo tanto, la copia no redactada de la propuesta debe identificar toda información confidencial y la copia redactada debe excluir toda información confidencial que no debe hacerse pública como estipulado en la sección 7.0 de este documento. Cualquier información no identificada como confidencial en la propuesta no redactada va a ser considerada no confidencial.

7.2 Titularidad de la propuesta sometida

Todo material sometido en respuesta a este RFP se convertirá en propiedad de la ASG. La selección o rechazo de una propuesta no afecta esta provisión.

8.0 Términos y condiciones generales 8.1 Distribución

Los precios de arrendamiento propuestos incluyen costos del transporte hasta la entrega final de los productos, designado por la Instrumentalidad del Gobierno de Puerto Rico solicitante, sin ninguna partida aparte para transporte o entrega en la factura.

Una vez que se reciba la orden de compras, el suplidor debe coordinar con la Instrumentalidad del Gobierno para designar la fecha, hora, y lugar de entrega del equipo.

8.2 Precios de arrendamiento

Los precios mensuales de arrendamiento para cada equipo así como los precios por clic para servicios relacionados ofrecidos se mantendrán fijos durante la vigencia del contrato, a menos que haya un acuerdo mutuo entre el suplidor y la ASG.

8.3 Almacenaje

Ni el Gobierno, ni sus entidades, ni la ASG será responsable de cualquier costos asociados con el almacenaje de existencias que guardan los suplidores para cumplir con los requerimientos de este RFP o de obligaciones contractuales subsecuentes.


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8.4 Cantidad de comprar

Un contrato resultante de este RFP no garantiza ninguna cantidad de compras de los productos bajo dicho contrato. La orden de compras indicará cantidades exactas.

8.5 Facturación

Cualquier factura presentada al Gobierno debe contener la siguiente certificación:

“Bajo pena de nulidad absoluta certifico que ningún servidor público de la entidad gubernamental es parte o tiene algún interés en las ganancias o beneficios producto del contrato objeto de esta factura y de ser parte o tener interés en las ganancias o beneficios productos del contrato ha mediado una dispensa previa. La única consideración para suministrar los bienes o servicios objeto del contrato ha sido el pago acordado con el representante autorizado de la entidad gubernamental. El importe de esta factura es justo y correcto. Los trabajos han sido realizados, los productos han sido entregados y los servicios han sido prestados, y no se ha recibido pago por ellos.”

8.6 Pagos

Las instrumentalidades van a procesar los pagos de acuerdo con las provisiones de la Carta Circular 1300-02-10 del Departamento del Hacienda que dice: "Será responsabilidad de las agencias exigirle al Suplidor entregar la factura en no más de diez (10) días luego de terminado el periodo o fecha de entrega del bien o servicio."

8.7 Certificaciones El proveedor incluirá todas las certificaciones obligatorias, incluso cualquier certificaciones especiales necesarias para entregar productos enumerados en el RFP. El proveedor también se verá obligado a emitir un certificado de instalación una vez que el equipo esté disponible.

8.8 Reemplazo de equipo

Todo reemplazo de equipo debe ser aprobado por la ASG, siempre que el cambio no conlleve un aumento en el costo del arrendamiento.

Por el Proponente:

o El Proponente puede pedir aprobación para reemplazar equipo bajo arrendamiento con otro de igual o mejor calidad con autorización previa escrita de la ASG: 1) cuando la Instrumentalidad del Gobierno lo solicita y el licitador concuerda, 2) cuando el Proponente no tiene modelos similares al modelo solicitado en existencias debido a la demanda, 3) cuando el manufacturero ha retirado la marca o el modelo del mercado sin previo aviso al distribuidor.

Por el gobierno (agencias, corporaciones públicas, y municipios):

o Al recibir autorización previa de la ASG, la Instrumentalidad del Gobierno que utiliza cualquier equipo solicitado en este RFP puede cancelar el suministro de un producto por razones fiscales al final del primer año o años subsecuentes si los fondos no son asignados para el pago del arrendamiento, o si surge una reducción


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de presupuesto documentada, dicho equipo no puede ser reemplazado por otro que realice las mismas funciones o funciones similares.

o Si el equipo arrendado sufre daño que lo deje imposible de usar repetidamente durante el término del contrato y dicho daño no ocurre a causa de mal uso del equipo, la Instrumentalidad del Gobierno puede pedir el reemplazo del equipo por otro de la misma categoría. Dicho cambio se realizará sin costo a la Instrumentalidad del Gobierno.

o Si en cualquier momento el equipo no satisface las necesidades por las que fue adquirido (a base del estudio de necesidad que condujo el Proponente), la Instrumentalidad puede cambiar la categoría con previa autorización de la ASG, lo cual determinará si la discrepancia fue debida a un error por parte de la Instrumentalidad o el Proponente. Si la ASG autoriza el cambio concluyendo que el Proponente ha cometido un error al incluir el equipo en esa categoría, el Proponente entregaría el equipo a la Instrumentalidad gratuitamente.

o Si la ASG autoriza el reemplazo de copiadoras debido a un aumento o una reducción de la cantidad de páginas mensuales, la Instrumentalidad se verá obligada a coordinar el cambio para otro tipo de copiadora con el Proponente, cubriendo los costos que esto pueda conllevar.

Para reparación:

o Si la reparación de un equipo de bajo volumen dura más de lo propuesto en el requerimiento para el acuerdo de nivel de servicio (“Service Level Agreement (SLA)”) #4, el Proponente proveerá un reemplazo de la misma categoría durante el periodo en que el equipo arrendado no aporta servicio. Si no es posible proveer una máquina, el pago será acreditado para el periodo en que el equipo estaba fuera de servicio y será deducido de la factura mensual.

8.9 Garantía

Los equipos arrendados serán garantizados durante el término del acuerdo de arrendamiento empezando la fecha de la orden. El Proponente realizará todas las reparaciones necesarias sin costo a la instrumentalidad mientras el equipo esté arrendado. Si el daño es resultado de mal manejo o negligencia de la instrumentalidad, el Proponente podría facturar el costo de la reparación correspondiente.

8.10 Coordinación de mantenimiento

El Proponente proveerá la ubicación física de la oficina, el número de teléfono y el nombre del encargado de la coordinación de servicios mantenimiento y reparación.

8.11 Estipulaciones para fin del contrato

Al final de los 60 meses del arrendamiento al valor justo de mercado, el Gobierno de Puerto Rico tendrá los siguientes opciones:

1. Devolverle las copiadoras al suplidor.


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2. Comprar todas o algunas de las copiadoras al valor justo de mercado actual.

3. Re-arrendar todas o algunas de las copiadoras por un término adicional de 12 meses, a un precio de arrendamiento basado en el valor justo de mercado actual, pero bajo los mismos términos y condiciones del arrendamiento original.

Si el gobierno ejerce la tercera opción, tendrá la oportunidad de re-arrendar todas o algunas de las copiadoras por un segundo término de 12 meses al final del primer término renovado de 12 meses, bajo los mismos términos y condiciones de arriba mencionados.

8.12 Incumplimiento Si un suplidor falla en aceptar o cumplir una orden de compra, una orden de servicio, un aviso para proceder o un cambio de orden que sea emitido, o que el suplidor no cumpla con alguna de las especificaciones, términos y condiciones, luego de que un contrato sea firmado, la ASG va a cancelar el contrato inmediatamente. Con esto, va a realizar el “performance bond” y puede excluir al suplidor del RUL por un término no menor de un (1) año y no mayor de tres (3) años, como estipula el Reglamento 8182 "Reglamento del Registro Único de Licitadores (RUL) del Gobierno de Puerto Rico". Adicionalmente, la ASG se reserva el derecho de aplicar cualquier sanción provista por las regulaciones existentes o acordadas en el contrato.

Las medidas tomadas en caso de incumplimiento serán impuestas solo por la ASG luego de investigar los hechos, comunicar el estado de los incumplimientos del suplidor, y haberle dado la oportunidad de escuchar al suplidor.

8.13 Código de ética

Todo suplidor y sus empleados deben tener los más altos principios de excelencia, integridad, y honestidad, ambos en relación a los competidores y al Gobierno de Puerto Rico. El código de Anticorrupción está disponible en:

http://www2.pr.gov/ogp/Bvirtual/leyesreferencia/PDF/Corrupci%C3%B3n/2-2018.pdf

8.14 Cláusula de no discrimen

La ASG no discrimina por raza, color, genero, origen o estatus social, político o creencia religiosa, edad, origen nacional, por ser víctima o ser percibido como víctima de violencia doméstica o acoso sexual, estado de veterano, identidad u orientación sexual (real o percibida), impedimento físico, mental o sensorial.

9.0 Preferencia local De conformidad con el Artículo 34 del Plan de Reorganización de la Administración de Servicios Generales de Puerto Rico, Núm. 3-2011, la Administración deberá condicionar la aprobación y validación de cualquier orden de compra, licitación pública, adquisición de bienes o servicios no profesionales al cumplimiento con la política de adquisición preferencial establecida en la Ley 14-2004, según enmendada, conocida como "Ley de inversión en la industria puertorriqueña", Ley 129-2005, según enmendada, conocida como "Ley de Reserva de Adquisiciones del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico" y Ley 253-2006, así como el cumplimiento con aquellas medidas que aseguran el cumplimiento de dicha política.


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10.0 Revisión de contrato por la JSF (Junta de Supervisión Fiscal) Todo contrato que resulte de este RFP está sujeto a revisión por la Junta de Supervisión Fiscal (JSF) de acuerdo con la política de revisión de contrato y sus enmiendas relacionadas. Favor de referirse a la Política de Revisión de Contratos de la JSF en: https://juntasupervision.pr.gov/documents/

SOLICITUD DE PROPUESTAS (RFP POR SUS SIGLAS EN INGLÉS ... y... · de fax. Copiadora – se refiere...

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