1.6 TORMENTA DE IDEAS

DEFINICIÓN:

Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvia de ideas es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado.

Permite el integrar diferentes niveles en grupos de trabajo en una tarea homogénea y dirigida a un objetivo común y específico. Podrán participar indistintamente en la Tormenta de Ideas los gerentes, empleados, miembros de un equipo de trabajo e inclusive los usuarios finales del servicio.

¿PARA QUE SIRVE?

Se utiliza para identificar problemas, analizar sus causas, seleccionar alternativas de solución, llevar a cabo planeación estratégica, generar ideas para cambios en el mercadeo de los servicios y muchas situaciones más.

Características principales

A continuación se comentan una serie de características que ayudan a comprender la naturaleza de la herramienta:

ParticipaciónFavorecen la intervención múltiple de los participantes, enfocándola hacia un tema específico, de forma estructurada y sistemática.

CreatividadLas reglas a seguir para su realización favorecen la obtención de ideas innovadoras. Estas son en general, variaciones, reordenaciones o asociaciones de conceptos e ideas ya existentes.

¿Cómo se elabora?

Las reglas a seguir para su realización favorecen la obtención de ideas innovadoras.

A) Explique el objetivo de la Sesión.- Por ejemplo: selección de problemas a resolver, análisis de causas o generación de ideas sobre algún proyecto. B) Explique la Técnica al Grupo.- Indíqueles que está en la búsqueda de muchas ideas, y que desea que todos sus pensamientos fluyan libremente. La idea de llevar a cabo una tormenta de ideas es el producir la mayor cantidad de ideas innovadoras como sea posible. C) Proceda a una reflexión en silencio.- Invite a los participantes a pensar sobre el objetivo o tema propuesto por algunos minutos en silencio (5min.).

D) Lleve a cabo la Tormenta de Ideas.- Los participantes expondrán sus ideas y agregarán aquellas que les vengan a la mente durante la discusión.

E) Una vez que la lista de ideas esté completa, discútala con el grupo para: • Clarificar el significado de algunas ideas. • Elimine aquellas ideas que no se encuentran relacionadas con el objetivo o tema de la reunión.

F) Ordénelas y agrúpelas por orden de prioridad.

Al finalizar el ejercicio de “Tormenta de Ideas” puede proceder a hacer una “Matriz de Priorización” para determinar cuál(es) serán las más importantes.

1.5.7 PORQUE- PORQUE

DIAGRAMA: PORQUE- PORQUE

Este diagrama tiene por objetivo encontrar las causas de un problema, ordenándolas. Se trata de encontrar la causa de una causa anterior, preguntando varias veces por qué ocurre esto.

El diagrama por qué-por qué puede ser utilizado como complemento de un brainstorming

El procedimiento a seguir consiste, básicamente, en:

•Preparar la sesión con una convocatoria a las personas que pueden ayudar a obtener información sobre el problema.

•Explicar al grupo en qué consiste la herramienta.

•Escribir el problema seleccionado en el cuadrante que origina el gráfico de árbol.

•Preguntar por qué se produjo este problema.

•Registrar las respuestas en el segundo nivel.

•Considerar a estas respuestas como nuevos problemas y repetir para cada una la misma pregunta, hasta agotar las ideas.

Luego de este proceso divergente, se requiere un proceso de análisis convergente para determinar las causas más importantes. Éstas se señalan con un círculo u otra marcación.

Entonces, se plantea la comprobación de las causas encontradas y se analiza cómo solucionarlas, utilizando para ello el diagrama cómo–cómo o integrando las respuestas al método de análisis y solución de problemas.

Dos reglas útiles son:

•Incluir una tormenta de ideas para obtener la mayor cantidad de causas posibles, aunque algunas sean poco creíbles.

•Limitarse, como máximo, a cinco por qué.

Ejemplos

1.5.8 COMO - COMO

Diagrama Cómo-Cómo:

Este diagrama constituye un complemento del por qué-por qué, dado que se combina con éste para encontrar solución a las causas previamente ubicadas, más allá de las estrategias de implementación obvias, al promover modos de pensamiento divergente.

Para concretar un diagrama cómo-cómo:

•El coordinador prepara la sesión convocando a las personas que pueden ayudar a obtener información sobre el problema.

•Explica al grupo el procedimiento.

•El grupo toma una causa y explora posibles formas de eliminarla, preguntando en cada etapa ¿Cómo?

•Frente a cada ¿Cómo?, puede ser recomendable una tormenta de ideas para encontrar las soluciones más creativas.

•En general, el análisis no se extiende más allá de los cinco ¿Cómo?

• Cada etapa es encarada, aquí, como un proceso divergente, por lo que necesita ser complementada por un proceso de tamizado convergente que permita disminuir las alternativas. • El grupo analiza todas las soluciones del diagrama, para determinar la más conveniente.

• Terminada la sesión, el coordinador agradece a los participantes, y encara la organización de nuevas reuniones que permitan evaluar técnica y económicamente las soluciones seleccionadas.

Mejorar ¿Cómo? ¿Cómo?

Calidad del producto

Mejorar la calidad

Crear grupos de trabajo interdisciplinarios

Usar circulos de calidad

Hacerlo más moderno

Hacer estudio de gustos con los consumidores

Comparando con productos similares de la competencia.

Mejorar diseño

Usando programas de cómputo

Contratando especialistas

EJEMPLO:

1.5.9 W UNA H

DEFINICIÓN:

El método 5 W's y 1 H es una herramienta de análisis que apoya la identificación de los factores y condiciones que provocan problemas en los procesos de trabajo o la vida cotidiana.

Son las preguntas lógicas que debe contener todo procedimiento e instructivo de trabajo para desempeñar correctamente cierta actividad.

Cuando identificamos un problema y preguntamos varias veces ¿por qué?, las respuestas nos muestran una jerarquía vertical de problemas, en donde la primera respuesta es "el gran problema" a partir del cual se pueden identificar una serie de condiciones que lo crean, y que se relacionan entre sí. Esta serie de condiciones "problema" muestran un esquema más claro de lo que es el "verdadero problema".

Las 5Wy1H:

What Qué (objeto)

Why Por qué (propósito)

Where Dónde (localización)

When Cuándo (tiempo, secuencia)

Who Quién (persona)

How Cómo (método)

What: Qué  es el problema.

Delimite las características del problema:materialeshumanaslogísticastecnológicasfinancierasRelación e impacto entre característicasEfectos ocasionados por el problema

 Why: Por qué  ocurre el problema, cuál es la ruta.

Por qué ocurre el problema?Respuesta 1):Por qué ocurre el problema de la respuesta 1  Respuesta 2):Por qué ocurre el problema de la respuesta 2?Respuesta 3):Por qué ocurre el problema de la respuesta 3?Respuesta 4):

Where: Dónde  ocurre el problema.  Define "la zona del conflicto" ya sea por su ubicación física en las instalaciones de la organización, o el proceso de trabajo del que se trate.

When:  Cuándo  ocurre el problema 

Identifique el momento, horario o época del año en que ocurre el problema, así como el punto en el diagrama de flujo de actividades en que sucede.

Es importante identificar en el diagrama de flujo el punto en que ocurre el problema.

Who: Quién  participa en el problema.

 Personas de la organización, proveedores, clientes o visitantes que están presentes o forman parte de la situación a resolver.

How:  Cómo  ocurre el problema  Secuencia de sucesos que desencadenan o forman el problema.

MUCHAS GRACIAS