SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD OFICINA … · GESTION DE ATENCION AL USUARIO DEL SGSSS ......

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SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

OFICINA DE CONTROL INTERNO

INFORME FINAL

AUDITORA INTEGRAL AL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

SUBSISTEMAS DE:

Seguridad y Salud en el Trabajo

Gestin Ambiental

Seguridad de la Informacin

Gestin de la Calidad

BOGOTA D.C.

MAYO DE 2017


CONTENIDO

1. OBJETIVO ............................................................................................................................................................. 3

2. CRITERIOS ........................................................................................................................................................... 3

3. METODOLOGA ................................................................................................................................................... 3

4. ALCANCE .............................................................................................................................................................. 3

5. INFORME ............................................................................................................................................................... 3

A. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO .......................................................................... 4

B. SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL ........................................................................................................ 17

C. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION ................................................................................ 25

1. GESTIN DE SERVICIOS TECNOLGICOS .......................................................................................... 25

2. PROVISIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS .................................................................................. 26

3. GESTIN DE LA PARTICIPACIN CIUDADANA EN LAS INSTITUCIONES DEL SGSSS ............. 27

4. GESTIN DE ATENCIN AL USUARIO DEL SGSSS ............................................................................ 27

D. SUBSISTEMA GESTION DE LA CALIDAD ....................................................................................................... 28

1. AUDITORAS A LOS SUJETOS VIGILADOS............................................................................................ 28

2. GESTIN DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO. ......................................................................... 37

3. GESTIN CONTRACTUAL Y PRE CONTRACTUAL .............................................................................. 38

4. ADOPCIN Y SEGUIMIENTO DE ACCIONES Y MEDIDAS ESPECIALES........................................ 41

5. ADMINISTRACIN DE JUSTICIA EN EL SGSSS ................................................................................... 44

6. FORTALECIMIENTO DE COMPETENCIAS ............................................................................................. 50

7. PROVISION DE SOLUCIONES TECNOLOGICAS .................................................................................. 50

8. EVALUACIN DE LA GESTIN INTEGRAL DEL RIESGO PARA LAS EMPRESAS SOCIALES

DEL ESTADO .......................................................................................................................................................... 51

9. ACTUACIONES DISCIPLINARIAS ............................................................................................................. 53

10. RESOLUCIN DE CONFLICTOS DERIVADOS ENTRE ACTORES DEL SGSSS ........................ 55

11. GESTIN PRESUPUESTAL ................................................................................................................... 56

12. COMUNICACIN INFORMATIVA .......................................................................................................... 58

13. ADMINISTRACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN ...................................................... 63

14. GESTION DE ATENCION AL USUARIO DEL SGSSS ....................................................................... 64

15. PRESTACIN DE LOS SERVICIOS GENERALES ............................................................................. 74

16. DISEO Y SOCIALIZACIN DE POLTICAS, METODOLOGAS, E INSTRUMENTOS DE IVC 76

17. ADMINISTRACIN DE PERSONAL ...................................................................................................... 83

18. ADMINISTRACIN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y DEVOLUTIVOS ....................................... 84

19. ADMINISTRACIN DE LA GESTION DOCUMENTAL - PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION

DE ARCHIVO .......................................................................................................................................................... 85

6. CONCLUSIONES ............................................................................................................................................... 89


1. OBJETIVO

Determinar si se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva el sistema

Integrado de Gestin y si ste es conforme con las disposiciones y requisitos de la NTCGP

1000:2009, ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2015, e ISO 27001:2013, y con los

requisitos establecidos por la Entidad.

2. CRITERIOS

Manual de Operaciones

Manual de procesos y procedimientos

Registros del Sistema de Gestin de Calidad, bajo las normas: NTCGP 1000:2009, ISO

9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2013.

3. METODOLOGA

La metodologa a seguir es la siguiente:

Anuncio y presentacin del Plan de Auditora.

Apertura de la Auditora

Solicitud de informacin

Trabajo de campo (verificacin in situ)

Presentacin del Informe Preliminar de Auditora. (Traslado)

Mesas de Trabajo con Auditores Lderes

Reunin de Cierre

Presentacin del Informe Final de Auditora al Despacho del Seor Superintendente Nacional

de Salud, luego de haber analizado las posibles observaciones de los auditados.

4. ALCANCE

Esta AUDITORA es aplicable a los procesos del sistema Integrado de Gestin que se relacionan

en el Plan de Auditora anunciado mediante NURC 3-2017-005393 del 7 de Abril de 2017, y los

requisitos de las Normas: Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009,

ISO 9001:2015, OSHAS 18001:2007, ISO 14001:2015 e ISO 27001:2013 y los requisitos

establecidos por la Entidad.

5. INFORME

El Informe se encuentra estructurado de la siguiente manera:

1. Se incorpora lo sealado en el Informe Preliminar

2. Las Observaciones del Lder del proceso o Subsistema, las cuales se transcribieron y

3. El Anlisis Final del equipo auditor, aparte en el cual se transcribieron los comentarios

realizados por los Auditores Lderes oportunamente designados, con los cuales

adicionalmente se sostuvo Mesas de Trabajo en la Oficina de Control Interno, con el nimo de

llegar a conclusiones que aporten al Mejoramiento de los Procesos de la Institucin, as como

del Sistema Integrado de Gestin (SIG).


En este punto es preciso aclarar lo siguiente:

1. En las Regionales y Puntos de Atencin al Usuario se audit el Proceso Gestin de Atencin

al Usuario del SGSSS-Procedimiento Trmite PQRDs y los Subsistemas de Gestin

Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. Las No Conformidades detectadas en las auditoras realizadas en las Regionales y Puntos de

Atencin, se trasladaron a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el Trabajo, Gestin

Ambiental, Proceso de Administracin de Bienes de Consumo y Devolutivos, Proceso de

Administracin de Personal y Proceso de Gestin de Atencin al Usuario.

A. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

CONFORMIDADES:

Al Subsistema:

1. Se denota que, en el tiempo trascurrido entre las dos auditoras realizadas, se presenta un

gran avance y compromiso por parte de los funcionarios del grupo de Talento Humano y la

Secretara General en la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, especficamente

en el Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. Durante el desarrollo de la AUDITORA el Grupo demostr conocimiento del Sistema

Integrado de Gestin, especialmente en el Subsistema de Seguridad y Salud en el trabajo, lo

que se pudo corroborar a travs de preguntas realizadas a la Coordinadora del Grupo de

Gestin de Talento Humano, y dos (2) funcionarias que atendieron la visita. As mismo cabe

resaltar la buena actitud para recibir la Auditoria.

3. En el desarrollo de la auditoria, el equipo auditor realiz inspeccin a las instalaciones fsicas

de la Entidad que funcionan en el piso 6 y 7, verificando el cumplimiento de los requisitos del

Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo establecido por la Superintendencia Nacional de

Salud.

4. Las preguntas que se realizaron establecen el conocimiento y la implementacin en la Entidad

de los requisitos establecidos en la Norma Tcnica OSHAS 18001:2007, Decreto 1072 de -

2015 y Resolucin 1111 de 2017.

En las Regionales:

Si bien la Auditora al Sistema Integrado de Gestin (SIG), se gener bajo un enfoque basado en

procesos, tambin lo es que se realizaron visitas a las Regionales (6) y Puntos de Atencin al

Usuario (6), evidenciando Conformidades, correspondientes al Subsistema de Seguridad y Salud

en el Trabajo, as:

Regional Choc:

1. Los miembros del equipo saben cmo actuar ante una emergencia, tanto en SYSO como en

Ambiental y reconocen a su brigadista.

2. Conocen el trmite de reporte de accidentes e incidentes de trabajo.


Regional Sur (Neiva)

En la entrevista sostenida con la Viga de la Regional Sur, en cuanto a los temas relacionados con

Seguridad y Salud en el Trabajo, se pudo evidenciar el conocimiento y empoderamiento que se

tienen sobre estos temas, y el dominio en la pgina web institucional, para identificar y consultar

los micro-sitios y la documentacin all relacionada, cumpliendo lo establecido en el numeral 4.4.2-

Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la norma OHSAS 18001:2007.

Casa del Consumidor Neiva

En la entrevista sostenida Agente de la Casa del Consumidor, en cuanto a los temas relacionados

con los Subsistemas Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental, se pudo evidenciar el

conocimiento que tiene sobre estos temas y las actividades que los involucran, as como el dominio

en la Pgina Web institucional, para identificar y consultar los micro-sitios y la documentacin all

relacionada; adems, este Agente permiti consultar las capacitaciones que ha recibido por parte

de su empresa, e inform que ha participado en los simulacros y en las actividades relacionadas

con los subsistemas revisados, y que son programadas por los administradores del Centro

Comercial Popular Los Comuneros y el Coordinador de la Casa del Consumidor Neiva, cumpliendo

lo establecido en el numeral 4.4.2-Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la norma

OHSAS 18001:2007, y numeral 7.2-Competencia y 7.3-Toma de Conciencia, de la norma ISO

14001:2015.

Regional Occidental (Cali)

La Regional Occidental conoce el Plan de Emergencias del Edificio Empresarial Torre Centenario

en el cual funciona, puntos de encuentro y Viga.

Regional Nororiental (Bucaramanga)

Se destaca el compromiso de los funcionarios de la Regional Nororiental - Bucaramanga, en

relacin con la Poltica de Seguridad y Salud Ocupacional, ya que, se encuentran definidos los

roles del Viga (Brigadista), se tiene conformada la Brigada, y el Lder de la evacuacin y se tiene

articulacin con el rea de Gestin del Riesgo de la Alcalda de Bucaramanga para participar en

los simulacros.

En este orden de ideas, atendiendo la evaluacin realizada por el Auditor asignado para auditar la

Regional Nororiental - Bucaramanga, relacionados con la norma OSHAS 18001:2007, conforme a

las evidencias y papeles de trabajo de la auditora que ahora se reporta, encuentra conforme el

Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Regional Caribe (Barranquilla)

Se evidencia conocimiento, respeto del Sistema Integrado de Gestin (Subsistema de Gestin de

Calidad, Subsistema de Gestin Ambiental y Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo) de

la Superintendencia Nacional de Salud por parte de los funcionarios que conforman la Regional

Caribe.


OBSERVACIONES:

Al Subsistema:

Al solicitar las acciones encaminadas para atender la NO CONFORMIDAD decretada en

AUDITORA interna realizada en el ao 2016 referente a: Al solicitar los informes de los

simulacros de evacuacin realizados por la Entidad, especficamente en el simulacro realizado el

28 de Octubre de 2015, se establece como recomendacin el cumplimiento de la Ley 9, Ttulo III,

Enero 24 de 1979 Artculo 234. En todos los lugares de trabajo se tendrn en cuenta las

siguientes consideraciones respecto a las salidas de escape o de emergencia:

Ninguna parte o zona del edificio deber estar alejada de una salida al exterior y la distancia

deber estar en funcin del grado de riesgo existente.

Cada piso deber tener por lo menos dos salidas, suficientemente amplias, protegidas contra

las llamas y el humo y bien separadas entre s.

Las escaleras de madera, las de caracol, los ascensores y escaleras de mano no debern

considerarse como salidas de emergencia.

Las salidas debern estar marcadas y bien iluminadas.

El acceso a las salidas de emergencia siempre deber mantenerse sin obstrucciones. Las

escaleras exteriores y de escape para el caso de incendios no debern dar a patios internos

o pasajes sin salidas.

El lder del proceso informa que se suscribi un plan de mejoramiento en el que se contempla el

cambio de sede y tiene como fecha de cumplimiento el ao 2019, aunque las condiciones descritas

en el hallazgo del ao 2016 persisten, se est adelantando un plan de mejoramiento, por lo que

se deja a ttulo de Observacin.

En las Regionales:



Usuario (6), evidenciando observaciones, correspondientes al Subsistema de Seguridad y Salud

en el Trabajo, as:

Regional Choc

Se evidenci oportunidad de mejoramiento ante la necesidad de fortalecer el conocimiento que

tiene los funcionarios de la Regional Choc y el Funcionario que Opera en la Unidad de Victimas

con relacin al Sistema Integrado de Gestin, contribuyendo a la eficacia del sistema, en

cumplimiento de los establecido en el numeral 7.3 literal d, de la norma ISO 9001:2015.


Se evidenci oportunidad de mejoramiento ante la necesidad de revisar el cuarto que contiene el

equipo del aire acondicionado, al cual se le desmontaron las puertas y al pasar cerca a este equipo

se percibe el calor que emana de all (lo cual representa una situacin de riesgo); en cumplimiento

de los establecido en el numeral 4.3.1-identificacin de peligros, evaluacin de riesgos y anlisis

final de controles, de la norma OHSAS 18001:2007.


Punto de Atencin Gobernacin del Valle del Cauca

Como Oportunidad de Mejora, se evidencia la ubicacin del Punto de Atencin, no es el ms

adecuado para desarrollar una apropiada atencin de los usuarios, toda vez que no cuenta con

silletera; tanto para la espera como para la consulta, as mismo, se observ que la altura del

puesto de trabajo no resulta ser la ms adecuada tanto para el usuario como para el funcionario;

situaciones que deben ser tenidas en cuenta a la luz del Subsistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo. Aunado a lo anterior no se cuenta con privacidad para que los Usuarios expongan temas

delicados y sensibles de salud, que son de competencia de la Superintendencia Nacional de Salud.

Regional Nororiental (Bucaramanga)

De acuerdo a la auditora realizada al proceso de Gestin de Atencin al Usuario del Sistema

General de Seguridad Social en Salud en la Regional Nororiental - Bucaramanga, se encontr

que, si bien es cierto, se conocen las posibles condiciones de inseguridad en el puesto de trabajo,

que ocasionan cansancio y dolor en las articulaciones, tambin lo es, que no se estn haciendo

las pausas activas, por falta de tiempo, aunado a la alta cantidad de usuarios en los mdulos de

atencin.

NO CONFORMIDADES:

No conformidad 1: En inspeccin realizada a la Sede Principal de la Superintendencia Nacional

de Salud en la ciudad de Bogot, se informa que la edificacin cuenta con 38 bateras de baos a

disposicin de los funcionarios, contratistas y visitantes de la Entidad. Al preguntar el nmero de

funcionarios y contratistas que permanecen en el edificio se respondi que son 608 funcionarios y

aproximadamente 30 contratistas, calculando un total de 638 usuarios de los servicios sanitarios,

incumpliendo lo establecido en la Resolucin 2400 de 1979 emanada del Ministerio de Trabajo y

Seguridad Social, Por la cual se establecen algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y

seguridad en los establecimientos de trabajo, en su TITULO II. DE LOS INMUEBLES

DESTINADOS A ESTABLECIMIENTOS DE TRABAJO. Capitulo II. Servicios de Higiene, Artculo

17.

Todos los establecimientos de trabajo (a excepcin de las empresas mineras, canteras y dems

actividades extractivas) en donde exista alcantarillado pblico, que funcionen o se establezcan en

el territorio nacional, deben tener o instalar un inodoro, un lavamanos, un orinal y una ducha, en

proporcin de un (1) por cada quince (15) trabajadores, separados por sexos, y dotados de todos

los elementos indispensables para su servicios, consistentes en papel higinico, recipientes de

recoleccin, toallas de papel, jabn, desinfectantes y desodorantes, en este orden de ideas se

requieren 43 bateras de baos para atender la poblacin que labora en la Entidad,

constituyndose en una NO CONFORMIDAD al incumplir el numeral 4.3.2 Requisitos legales y de

otro tipo, de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica La organizacin debe asegurar

que estos requisitos aplicables, legales y de otro tipo, a los que cuales la organizacin suscribe,

sean tomados en cuenta al establecer, implementar y mantener un sistema de gestin S&SO.

PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA

La Coordinadora del Grupo de Talento Humano, mediante correo electrnico del 19 de Mayo de

2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe de Auditora al


Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de Mayo de 2017, en

los siguientes trminos:

Respuesta: Se realizar un trabajo conjunto con el Ministerio Salud, el Ministerio de Hacienda y otras

entidades estatales para analizar las opciones jurdicas y presupuestales que permitan la formulacin y

ejecucin de un proyecto orientado a la reubicacin de la Superintendencia Nacional de Salud.

No conformidad 2: El equipo auditor evidenci un incidente en el bao de mujeres ubicado en el

piso sexto, que pudo causar la cada de una funcionaria, evento que no cuenta con el soporte de

reporte ante la ARL, situacin que constituye una No Conformidad, toda vez que se evidencia

incumplimiento al numeral 4.4.2 Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la Norma

Tcnica OHSAS 18000:2007, que indica:

Competencia, formacin y toma de conciencia, la organizacin debe asegurar que cualquier

persona bajo su control y que realiza tareas que pueden impactar sobre SySO, sea competente

tomando como base una educacin, formacin o experiencia adecuadas y debe mantener los

registros asociados. La organizacin debe identificar las necesidades de formacin asociadas con

sus riesgos de SySO y su sistema de gestin de SySO. Debe proporcionar formacin o emprender

otras acciones para cubrir estas necesidades, evaluar la eficacia de la formacin u las acciones

tomadas y debe mantener los registros asociados. La organizacin debe establecer, implementar

y mantener uno o varios procedimientos para asegurar que las personas que trabajan bajo su

control tomen conciencia de: a) las consecuencias reales o potenciales en materia de SySO, de

sus actividades laborales, su comportamiento, y los beneficios en materia de SySO de un mejor

desempeo personal.

Y el numeral 4.4.4 Documentacin: La documentacin del sistema de gestin de SySO de la

Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica que se debe incluir: d) los documentos,

incluyendo los registros, requeridos por esta Norma, y e) los documentos, incluyendo los registros,

determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la planificacin,

operacin y control de los procesos relacionados con la gestin de sus riesgos de SySO.

PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA

La Coordinadora del Grupo de Talento Humano, mediante correo electrnico del 19 de Mayo de




Respuesta: Socializaremos nuevamente el uso de la tarjeta cuntame, como mecanismo de participacin

y comunicacin de los incidentes y accidentes de trabajo.

No conformidad 3: Se evidenci que en la Casa del Consumidor ubicado en la Calle 38 N. 45-

53 2do piso (Antigua alcalda de la Ciudad de Barranquilla) en donde se dispone de un Punto de

Atencin de la Superintendencia Nacional de Salud, incumpliendo del numeral 7.1.3

Infraestructura el cual seala La organizacin debe determinar, proporcionar y mantener la

infraestructura necesaria para que la operacin de sus procesos logre la conformidad de los

productos y servicios, de la norma ISO 9001:2015 y la norma NTCGP 1000:2009, numeral 6.3,

literal a) edificios, espacio de trabajo y servicios asociados (por ejemplo: redes internas de

suministros de servicios pblicos o cableado estructural, entre otros) Los requisitos legales y

reglamentarios aplicables al producto y/o servicio; aunado al incumplimiento del Decreto 1081 del

26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario nico del Sector


Presidencia de la Repblica, artculo 2.1.1.2.2.3. Accesibilidad a espacios fsicos para poblacin

en situacin de discapacidad. Los sujetos obligados deben cumplir con los criterios y requisitos

generales de accesibilidad y sealizacin de todos los espacios fsicos destinados para la atencin

de solicitudes de informacin pblica y/o divulgacin de la misma, conforme a los lineamientos de

la Norma Tcnica Colombiana 6047, Accesibilidad al medio fsico. Espacios de servicio al

ciudadano en la Administracin Pblica. Requisitos, o la que la modifique o sustituya, atendiendo

al principio de ajustes razonables establecido en dicha norma; toda vez que la locacin en la que

se encuentra el mencionado punto, carece de la infraestructura necesaria para garantizar el

acceso pleno a los usuarios del SGSSS.

Aspecto que fue detectado en Unidad de Vctimas de Choc, Casa del Consumidor de Neiva,

Punto de Atencin al Ciudadano de Pereira y Casa del Consumidor de Barranquilla.

PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCIN AL

USUARIO

El Superintendente Delegado para la Proteccin al Usuario, mediante NURC 3-2017-007860 del

19 de Mayo de 2017, en ejercicio del derecho de defensa y contradiccin, dio respuesta al informe

de Auditora al Sistema Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de

Mayo de 2017, en los siguientes trminos:

Es importante desde este punto mencionar que la metodologa en la que se presenta el informe genera

confusiones, en el entendido que, a las regionales y puntos de atencin, no les fueron discriminadas las no

conformidades por subsistemas como lo muestra en contenido del informe; sino que las rene todas en el

acpite D. Regionales y puntos de atencin al Usuario, situacin que en su primera lectura no separa los

subsistemas del Sistema Integrado de Gestin tal como lo establecen las resoluciones 2116 y 678 del 2014.

Manifestado lo anterior, es necesario mencionar que revisadas todas y cada una de las NO

CONFORMIDADES a las regionales, se presentan las siguientes observaciones;

Es importante resaltar que la infraestructura donde operan los puntos de atencin de unidad de vctimas,

casas del consumidor y gobernaciones y/o alcaldas NO SON DE PROPIEDAD, ni son arrendadas por parte

de la Superintendencia Nacional de Salud.

PUNTOS FSICOS DE ATENCIN AL USUARIO

En relacin con la contratacin de personal para la atencin en los puntos de atencin ubicados en Unidad

de Vctimas, Red Nacional de Proteccin al Consumidor y gobernaciones y/o alcaldas, resulta necesario

reiterar lo siguiente:

Para dar cumplimiento al artculo 73 de la Ley 1474 de 20111, relacionado con la estrategia para el plan

anticorrupcin y atencin al ciudadano, se requiere que todas las entidades de orden nacional centren sus

esfuerzos en garantizar el acceso de los ciudadanos, a los trmites y servicios de la Administracin Pblica

a travs de informacin completa, clara, eficiente, transparente, consistente y brindando calidad y

oportunidad en el servicio, garantizando el acceso en todo el territorio nacional a travs de distintos canales,

ajustndose a las necesidades, realidades y expectativas del ciudadano; en este sentido las entidades de

orden nacional han incorporado dentro de su ejercicio de planeacin, estrategias encaminadas a fomentar

la participacin ciudadana, brindar transparencia y eficiencia en el uso de los recursos fsicos, financieros,

tecnolgicos y de talento humano, con el fin de visibilizar el accionar de la administracin pblica.

1 Ley 1474 de 2011, Artculo 73. Plan Anticorrupcin y de Atencin al Ciudadano. Reglamentado por el Decreto Nacional 2641 de 2012. Cada Entidad del orden nacional, departamental y municipal deber elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupcin y de atencin al ciudadano. Dicha estrategia contemplar, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupcin en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias anti trmites y los mecanismos para mejorar la atencin al ciudadano.


Es as que, para fortalecer el canal personalizado, la SUPERSALUD suscribi los siguientes convenios:

Convenio Interadministrativo No. 107 de 2014, suscrito el 23 de octubre de 2014 con la Superintendencia

de Industria y Comercio (SIC), el cual se encuentra prorrogado hasta el mes de octubre del ao 2016 y por

medio del cual la SUPERSALUD, en aras de cumplir con sus objetivos estratgicos, principalmente la

promocin de mayores niveles de satisfaccin de los usuarios y de una eficiente prestacin de los servicios

de salud, se cohesion con la SIC a fin de garantizar su participacin en las estrategias implementadas por

la Red Nacional de Proteccin al Consumidor, quin ha dispuesto para el efecto las Rutas de

Consumidor y las Casas del Consumidor, cuya supervisin se encuentra actualmente en cabeza de

la Direccin de Atencin al Usuario.

Convenio Interadministrativo No. 163 de 2015 suscrito el 21 de octubre de 2015, decidi aunar esfuerzos

con la Unidad Administrativa Especial para la Atencin y Reparacin Integral a las Victimas para lograr la

participacin activa de la Entidad en los Centros Regionales de Atencin y Reparacin a Vctimas como

parte de la estrategia de articulacin interinstitucional en la implementacin de las medidas establecidas en

la atencin, asistencia y reparacin integral a las vctimas del conflicto armado interno, cuya supervisin se

encuentra actualmente en cabeza de la Direccin de Atencin al Usuario.

En consecuencia, ante la falta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud, con el fin de disponer

de personal que se ubique en las Casas del Consumidor, Rutas del Consumidor, Unidades de

Atencin y Reparacin de Vctimas, y prestar una operacin integral de la estrategia de atencin al usuario

de la Superintendencia Nacional de Salud, en diferentes regiones del territorio nacional con la provisin del

personal y los elementos y materiales necesarios para atender las necesidades e inquietudes de los usuarios

del SGSSS, se suscribi la orden de compra No. 131 de 2016 con AMRICAS BUSINES PROCESS

SERVICES S.A., el cual inici ejecucin el 31 de mayo de 2016 y finaliz el 31 de diciembre de 2016, cuya

supervisin se encontraba en cabeza de la Delegada para la Proteccin al Usuario.

El personal asignado para tender el Convenio Interadministrativo No. 163 de 2015, suscrito con la Unidad

Administrativa Especial para la Atencin y Reparacin Integral a las Victimas, la Red Nacional de Proteccin

al Consumidor SIC y Gobernaciones y Alcaldas, son agentes Front Office que hacen parte de los servicios

de centro de contacto adquiridos mediante orden de compra en virtud del Acuerdo Marco de Colombia

Compra Eficiente para este tipo de servicio. Para el ao 2016 la orden de compra No. 131 se suscribi el 6

de mayo con Amricas BPS, firma ganadora segn las normas de Colombia Compra Eficiente, y su

ejecucin termin el 31 de diciembre del mismo ao.

Para el ao 2017, una vez adelantado el trmite administrativo previo a la contratacin, la Orden de Compra

No. 092 del citado centro de contacto fue suscrita el 8 de febrero, con la firma Amricas BPS, ganadora

segn las normas de Colombia Compra Eficiente.

ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR

Una vez verificada la observacin presentada por la Superintendencia Delegada Para la

Proteccin al usuario en el sentido de: Es importante resaltar que la infraestructura donde operan los puntos de atencin de unidad de vctimas, casas del consumidor y gobernaciones y/o alcaldas NO SON

DE PROPIEDAD, ni son arrendadas por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, se debe

sealar que si bien es cierto lo afirmado por esta dependencia, tambin lo es que el

Alcance definido en el Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin

(ASMN02), Numeral 3.1 Alcance Subsistemas, establece: Seguridad y Salud en el Trabajo: Aplica al personal de planta, contratistas, subcontratistas, usuarios, visitantes y partes interesadas de la

Superintendencia Nacional de Salud.


Igualmente, la Poltica de Salud y Seguridad en el Trabajo de la Entidad seala:

La Superintendencia Nacional de Salud, Entidad del Estado encargada de proteger los derechos en salud

de los habitantes del territorio colombiano; busca la satisfaccin de sus servidores (personal de planta,

contratistas y subcontratistas), usuarios, visitantes y partes interesadas dando cumplimiento a los requisitos

legales y de otra ndole y consciente que, el Talento Humano es su recurso ms importante (Subrayado

nuestro).

As mismo, la Poltica de Salud y Seguridad en el Trabajo de la Entidad seala:

La Superintendencia Nacional de Salud se compromete a:

1. Planear, organizar, ejecutar, evaluar y mejorar continuamente el Sistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo.

2. Preservar el bienestar de sus servidores y contratistas.

3. Prevenir accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

4. Promover y garantizar un ambiente seguro y saludable a los funcionarios de la Entidad.

5. Revisar peridicamente los objetivos establecidos.

6. Adoptar medidas que contribuyan a la prevencin del consumo de sustancias psicoactivas, alcohol y

tabaco y, el porte de armas dentro de las instalaciones de la entidad.

7. Adoptar medidas orientadas a la prevencin, control y correccin de eventos de acoso laboral que se

presenten dentro de la Entidad.

8. Identificar y actualizar los peligros, valoracin de los riesgos y la ANLISIS FINAL de controles.

La Alta Direccin apoyar el desarrollo de las competencias en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo,

con el propsito de consolidar una cultura de prevencin que fortalezca la eficiencia de los trabajadores, la

competitividad y buena imagen de la Superintendencia Nacional de Salud.

Esta Poltica aplica a todas las sedes o centros de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud

(Subrayado nuestro).

Por lo anteriormente referido y de conformidad al sustento que se presenta, se mantiene el

hallazgo en mencin.

No conformidad 4: Se evidenci en la Regional Choc, el vencimiento de la recarga de los

equipos de Extincin de Incendios (Extintores), incumpliendo el numeral 4.4.7 Preparacin y

Respuesta ante Emergencia de la Norma OSHAS 18001:2007.

PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL

TRABAJO

A travs del Grupo de Recursos Fsicos se solicitar la recarga de los extintores de incendios en la Regional

Choc.


USUARIO

Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en el A. ni en el B. del

Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES transcritas

corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental, atendiendo lo


dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria General: d)

La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (S&ST), e)

La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).


La no conformidad se mantiene, debido a que a le fecha de la AUDITORA an se encontraban

con fecha vencida los extintores de la Regional Choc.

No conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de la Unidad de Victimas, tenga

establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestin de Seguridad y Salud en el

Trabajo, Incumpliendo el Numeral 4.1 Requisitos Generales de la OSHAS 18001:2007.

Aspecto que fue detectado en la Unidad de Vctimas de Choc, Gobernacin del Valle del Cauca,

Casa del Consumidor Bucaramanga, Punto de Atencin de Pereira y Casa del Consumidor de

Barranquilla.


TRABAJO

El personal presente en la Unidad de Vctimas en Quibd, no es funcionario ni empleado ni contratista

directo de la Superintendencia Nacional de Salud; por ende, de acuerdo con la legislacin vigente, este

personal debe estar bajo el control de su empleador u organizacin contratante. En consecuencia, el

personal de Atencin al Usuario no pude estar incluido dentro del alcance directo del subsistema de Gestin

de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, puesto que cualquier

indicacin, recomendacin o instruccin que la Entidad le d directamente a este personal, implicara

responsabilidades legales y/o penales en caso de un accidente o de la aparicin de una enfermedad laboral.

Por ltimo, para el manejo de este personal, se estn implementando controles a la empresa contratista que

incluyen el suministro de la informacin de seguridad y salud que se le debe otorgar a los Agentes, el

estndar mnimo de puestos de trabajo y la necesidad de establecer inspecciones (as sea por muestreo)

para que retroalimenten a esta Entidad en trminos de cualquier tema que se deba gestionar con las

entidades donde se ubican los puestos de este personal.

La respuesta emitida por el Grupo de Talento Humano, es la misma para las no conformidades

establecidas en: Unidad de Vctimas de Choc, Gobernacin del Valle del Cauca, Casa del

Consumidor Bucaramanga, Punto de Atencin de Pereira y Casa del Consumidor de Barranquilla.

PRONUNCIAMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA PROTECCINAL

USUARIO

Una vez verificada la observacin presentada por la Direccin de Atencin al Usuario del SGSSS,

en el sentido de: Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en

el A. ni en el B. del Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES

transcritas corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental,

atendiendo lo dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria

General: d) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

(S&ST), e) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).


La No Conformidad antes descrita e incorporada en el Informe Preliminar para la Regional Caribe,

se elimina en el presente Informe Final.


Respecto de la observacin formulada por el Grupo Talento Humano, y una vez verificada la

misma, se debe sealar que, si bien el personal que labora en el Punto de Atencin, no es personal

directo de la Superintendencia Nacional de Salud, tambin lo es que el Alcance definido en el

Manual de Operaciones del Sistema Integrado de Gestin (ASMN02), Numeral 3.1 Alcance

Subsistemas, establece: Seguridad y Salud en el Trabajo: Aplica al personal de planta, contratistas,

subcontratistas, usuarios, visitantes y partes interesadas de la Superintendencia Nacional de Salud.

Del anlisis de las respuestas emitidas por el Grupo de Talento Humano y la Superintendencia

Delegada Para la Proteccin al Usuario, respecto del Proceso Gestin de Atencin al Usuario del

Sistema General de Seguridad Social en Salud Procedimiento Tramites de PQRD, la No

Conformidad se mantiene y corresponde al Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, (tal y

como se manifest en el informe preliminar); por ende, en el Informe Final de Auditora la misma

se ver reflejada dentro del Subsistema referido.

En relacin con el funcionario que atiende El Punto de Atencin de Pereira, el Grupo de Talento

Humano inform que: El personal presente en el Punto de Atencin ubicado en la Calle 14 No. 5-20

piso 3 de la ciudad de Pereira (RIS), no es funcionario ni empleado ni contratista directo de la

Superintendencia Nacional de Salud; por ende, de acuerdo con la legislacin vigente, este personal debe

estar bajo el control de su empleador u organizacin contratante. En consecuencia, el personal de Atencin

al Usuario no pude estar incluido dentro del alcance directo del subsistema de Gestin de Seguridad y Salud

en el Trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, puesto que cualquier indicacin, recomendacin o

instruccin que la Entidad le d directamente a este personal, implicara responsabilidades legales y/o

penales en caso de un accidente o de la aparicin de una enfermedad laboral.

Por ltimo, para el manejo de este personal, se estn implementando controles a la empresa contratista que

incluyen el suministro de la informacin de seguridad y salud que se le debe otorgar a los Agentes, el

estndar mnimo de puestos de trabajo y la necesidad de establecer inspecciones (as sea por muestreo)

para que retroalimenten a esta Entidad en trminos de cualquier tema que se deba gestionar con las

entidades donde se ubican los puestos de este personal.

Sobre el particular el Auditor Lder de esta visita, seala, que el Punto de Atencin al Ciudadano

en la Ciudad de Pereira, es operado por profesional Especializado de la Superintendencia

Nacional de Salud, Doctor Alberto Rojas Mayorqun, quien ostenta grado 24 en la nomenclatura

de empleos de la institucin, desde hace ms de tres (3) aos; lo cual desvirta de tajo, la

observacin presentada por el Grupo de Talento Humano adscrito a la Secretara General, en lo

que refiere a este punto de atencin, manteniendo la No Conformidad.

No conformidad 6: En la matriz de identificacin de peligros, evaluacin y valoracin de riesgos

del Sub Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo, no se identifica como rea la Regional Sur

(Neiva), por lo tanto, no se discriminan los peligros y riesgos de este tipo, as como los controles

operacionales a los que se exponen los funcionarios de esta dependencia; incumpliendo lo

establecido en el numeral 4.3.1-Identificacin de Peligro, Evaluacin del Riesgo y ANLISIS FINAL

de Controles, de la norma OHSAS:18001:2007.

Aspecto que igualmente fue detectado en las Regionales Sur (Neiva), Occidental (Cali), Andina

(Medelln).



TRABAJO

Se encuentra en proceso de levantamiento las matrices especficas de las regionales dentro de las cuales

se encuentra la regional sur con sede en Neiva.


USUARIO


















ANLISIS FINAL EQUIPO AUDITOR

Una vez verificada la observacin presentada por el Grupo de Talento Humano y la

Superintendencia Delegada Para la Proteccin al Usuario, se debe sealar, que si bien es cierto

el hecho que el enfoque que debe drsele a la No Conformidad generada, debe ser por proceso y

no por dependencia como aconteci (precisando, que fue encomendada la realizacin de auditora

a las regionales donde se instruy generar el correspondiente informe), la No Conformidad en

comento, fue detectada en la ejecucin del proceso Gestin de Atencin al Usuario en varias

regionales.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, la No Conformidad se mantiene para el Subsistema

Seguridad y Salud en el Trabajo.

No conformidad 7: En la Vigencia 2016, se realiz cambio de Viga en la Regional Occidental,

sin embargo, a la fecha no se evidencia capacitacin a la nueva funcionaria encargada de esa

labor, incumpliendo el numeral 4.4.2. OHSAS 18001:2007 Competencia, Formacin y Toma de

Conciencia.



TRABAJO

En la visita realizada el da 9 de mayo de 2017, se entreg la informacin relativa al COPASST y vigas de

la salud a la funcionaria designada en la regional (se entreg folleto de la ARL Positiva). Adems, se est

coordinando con la Administradora de Riesgos Laborales la capacitacin correspondiente.


USUARIO








De acuerdo a la Respuesta al Informe Preliminar, remitido por el Grupo de Talento Humano y la

Superintendencia Delegada para la Proteccin al Usuario, la No Conformidad se mantiene, toda

vez que no se presentaron las evidencias por parte del Grupo antes mencionado, y que a la fecha

de presentacin del Informe Preliminar, la Capacitacin a la Viga de la Regional Occidental no se

haba realizado.

CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES PARA EL SUBSISTEMA SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO

Atendiendo todo lo anteriormente expuesto y luego de evaluadas las respuestas de los auditados,

las que fueron presentadas dentro del plazo de traslado del informe preliminar, y la evaluacin

realizada por los Auditores designados oportunamente, de lo cual existe la correspondiente

trazabilidad, las No Conformidades del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo quedan

como se expone a continuacin:


NO CONFORMIDAD DETECTADA EN:No conformidad 1: En inspeccin real izada a la Sede Principa l de la Superintendencia Nacional de Salud en la ciudad

de Bogot, se informa que la edi ficacin cuenta con 38 bateras de baos a dispos icin de los funcionarios ,

contratis tas y vis i tantes de la Entidad. Al preguntar el nmero de funcionarios y contratis tas que permanecen en el

edi ficio se respondi que son 608 funcionarios y aproximadamente 30 contratis tas , ca lculando un tota l de 638

usuarios de los servicios sanitarios , incumpl iendo lo establecido en la Resolucin 2400 de 1979 emanada del

Minis terio de Trabajo y Seguridad Socia l , Por la cual se establecen algunas dispos iciones sobre vivienda, higiene y

seguridad en los establecimientos de trabajo, en su TITULO II. DE LOS INMUEBLES DESTINADOS A ESTABLECIMIENTOS

DE TRABAJO. Capitulo II . Servicios de Higiene, Artculo 17.

Todos los establecimientos de trabajo (a excepcin de las empresas mineras , canteras y dems actividades

extractivas ) en donde exis ta a lcantari l lado pbl ico, que funcionen o se establezcan en el terri torio nacional , deben

tener o insta lar un inodoro, un lavamanos , un orina l y una ducha, en proporcin de un (1) por cada quince (15)

trabajadores , separados por sexos , y dotados de todos los elementos indispensables para su servicios , cons is tentes

en papel higinico, recipientes de recoleccin, toal las de papel , jabn, des infectantes y desodorantes , en este

orden de ideas se requieren 43 bateras de baos para atender la poblacin que labora en la Entidad,

consti tuyndose en una NO CONFORMIDAD al incumpl i r el numeral 4.3.2 Requis i tos legales y de otro tipo, de la

Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica La organizacin debe asegurar que estos requis i tos apl icables ,

lega les y de otro tipo, a los que cuales la organizacin suscribe, sean tomados en cuenta a l establecer, implementar

y mantener un s is tema de gestin S&SO.

Subs is tema de Seguridad y Salud en el

Trabajo

No conformidad 2: El equipo auditor evidenci un incidente en el bao de mujeres ubicado en el piso sexto, que pudo

causar la ca da de una funcionaria , evento que no cuenta con el soporte de reporte ante la ARL, s i tuacin que

consti tuye una No Conformidad, toda vez que se evidencia incumpl imiento al numeral 4.4.2 Competencia , Formacin

y Toma de Conciencia , de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007; y el numeral 4.4.4 Documentacin: La documentacin

del s is tema de gestin de SySO de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica que se debe inclui r: d) los

documentos , incluyendo los regis tros , requeridos por esta Norma, y e) los documentos , incluyendo los regis tros ,

determinados por la organizacin como necesarios para asegurar la eficacia de la plani ficacin, operacin y control

de los procesos relacionados con la gestin de sus riesgos de SySO.

Subs is tema de Seguridad y Salud en el

Trabajo

No conformidad 3: Se evidenci que en la Casa del Consumidor ubicado en la Cal le 38 N. 45-53 2do piso (Antigua

alca lda de la Ciudad de Barranqui l la ) en donde se dispone de un Punto de Atencin de la Superintendencia

Nacional de Salud, incumpl iendo del numeral 7.1.3 Infraestructura el cual seala La organizacin debe determinar,

proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para que la operacin de sus procesos logre la conformidad de los productos

y servicios , de la norma ISO 9001:2015 y la norma NTCGP 1000:2009, numeral 6.3 , l i tera l a ) edi ficios , espacio de

trabajo y servicios asociados (por ejemplo: redes internas de suminis tros de servicios pbl icos o cableado

estructura l , entre otros) Los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio ; aunado al

incumpl imiento del Decreto 1081 del 26 de mayo de 2015 Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario nico del

Sector Presidencia de la Repblica , artculo 2.1.1.2.2.3. Accesibilidad a espacios fsicos para stablezcan en el territorio nacional,

deben tener o instalar un inodoro, un lavamanos, un orinal y una ducha, en proporcin de un (1) por cada quince (15) trabajadores,

separados por sexos, y dotados de todos los elementos indispensables para su servicios, consistentes en papel higinico,

recipientes de recoleccin, toallas de papel, jabn, desinfectantes y desodorantes, en este orden de ideas se requieren 43 bateras

de baos para atender la poblacin que labora en la Entidad, constituyndose en una NO CONFORMIDAD al incumplir el numeral

4.3.2 Requ isi tos legales y de otro tipo, de la Norma Tcnica OHSAS 18000:2007 que indica La organizacin debe

asegurar que estos requis i tos apl icables , lega les y de otro tipo,

Unidad de Vctimas de Choc, Casa del

Consumidor de Neiva, Punto de Atencin al

Ciudadano de Pereira y Casa del Consumidor

de Barranqui l la .

No conformidad 4: Se evidenci en la Regional Choc, el vencimiento de la recarga de los equipos de Extincin de

Incendios (Extintores), incumpl iendo el numeral 4.4.7 Preparacin y Respuesta ante Emergencia de la Norma OSHAS

18001:2007.

Regional Choc

No conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de la Unidad de Victimas , tenga establecido,

documentado e implementado un Sis tema de Gestin de Seguridad y Salud en el Trabajo, Incumpl iendo el Numeral

4.1 Requis i tos Genera les de la OSHAS 18001:2007.

Unidad de Vctimas de Choc, Gobernacin

del Val le del Cauca, Casa del Consumidor

Bucaramanga, Punto de Atencin de Pereira

y Casa del Consumidor de Barranqui l la .

No conformidad 6: En la matriz de identi ficacin de pel igros , eva luacin y valoracin de riesgos del Sub Sis tema de

Salud y Seguridad en el Trabajo, no se identi fica como rea la Regional Sur (Neiva), por lo tanto, no se discriminan

los pel igros y riesgos de este tipo, as como los controles operacionales a los que se exponen los funcionarios de

esta dependencia ; incumpl iendo lo establecido en el numeral 4.3.1-Identi ficacin de Pel igro, Evaluacin del Riesgo

y ANLISIS FINAL de Controles , de la norma OHSAS:18001:2007.

Regionales Sur (Neiva), Occidenta l (Ca l i ),

Andina (Medel l n).

No conformidad 7: En la Vigencia 2016, se real iz cambio de Viga en la Regional Occidenta l , s in embargo, a la fecha

no se evidencia capaci tacin a la nueva funcionaria encargada de esa labor, incumpl iendo el numeral 4.4.2. OHSAS

18001:2007 Competencia , Formacin y Toma de Conciencia .

Regional Occidenta l (Ca l i )

SUBSISTEMA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


B. SUBSISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL

CONFORMIDADES:

Del Subsistema:

1. Disposicin para recibir la AUDITORA al Sistema Integrado de Gestin y la retroalimentacin

efectuada por el Auditor.

2. Se evidenci Listas de Asistencia socializacin del Subsistema de Gestin Ambiental, al

interior de la Superintendencia Nacional de Salud, incluidas Regionales. Numeral 7.3 Toma

de Conciencia de la ISO 140001:2015.

3. Se tiene definido las Responsabilidades y Autoridades del Sistema de Gestin Ambiental, se

evidenci Matriz de Roles y Responsabilidades Cdigo ASFT14. Numeral 5.3. Roles,

responsabilidades y autoridades en la organizacin.

4. Se evidenci Medicin y Seguimiento al Sistema de Gestin Ambiental mediante Indicadores

de seguimiento mensual, con los cuales se miden los Residuos, Agua, Energa, (estos se

encuentran en la pgina Web de la Entidad) no se encuentran actualizados porque en el 2017

se deban incorporar al Aplicativo Sistema Integrado de Planeacin y Gestin - ITS, sin

embargo a la fecha no ha entrado en funcionamiento; sin embargo, se viene realizado la

medicin de los Indicadores por parte del Responsable, de lo cual se evidenci Formato

Generacin de Residuos Cdigo ASFT23, del mes de Marzo de la Sede Central Piso 2, 6 , 7

y local primer piso. 6.1.4. Planificacin de Acciones y 9.1.1. Generalidades de la ISO

140001:2015

5. Se evidenci Lista De Asistencia de Capacitaciones realizadas a Contratistas. Numeral 8.1.

Planificacin y Control Operacional de la ISO 140001:2015

6. Se tiene Identificado por la Entidad, los requisitos ambientales para la compra de productos y

servicios, para lo cual existe formato cdigo ASFT24 Criterio de Seleccin de Proveedores y

Productos Crticos para el Sistema Integrado de Gestin. Numeral 8.1. Planificacin y Control

Operacional.

En las Regionales:



Usuario (6), evidenciando Conformidades, correspondientes al Subsistema de Gestin Ambiental,

as:

Regional Choc

Los miembros del equipo saben cmo actuar ante una emergencia, tanto en SYSO como en

Ambiental y reconocen a su brigadista.



En relacin con Gestin Ambiental, se hizo entrevista en la Regional Sur con la seora encargada

de Aseo y Cafetera a quien se le dio la capacitacin para el manejo de residuos, manejo de tner

y en temas como el manejo del agua, la luz, las conexiones elctricas, entre otros; quien demostr

tener pleno conocimiento de las actividades que se deben desarrollar para ayudar a medio

ambiente y cumplir con los objetivos de este subsistema; adems, la mencionada funcionaria

incentiva y motiva en los dems funcionarios, el compromiso por ayudar al planeta; cumpliendo lo

establecido en el numeral 7.2-Competencia y 7.3-Toma de Conciencia, de la norma ISO

14001:2015.

Casa del Consumidor Neiva

En la entrevista sostenida Agente de la Casa del Consumidor, en cuanto a los temas relacionados

con los Subsistemas Seguridad y Salud en el Trabajo y Gestin Ambiental, se pudo evidenciar el

conocimiento que tiene sobre estos temas y las actividades que los involucran, as como el dominio

en la Pgina Web institucional, para identificar y consultar los micro-sitios y la documentacin all

relacionada; adems, este Agente permiti consultar las capacitaciones que ha recibido por parte

de su empresa, e inform que ha participado en los simulacros y en las actividades relacionadas

con los subsistemas revisados, y que son programadas por los administradores del Centro

Comercial Popular Los Comuneros y el Coordinador de la Casa del Consumidor Neiva, cumpliendo

lo establecido en el numeral 4.4.2-Competencia, Formacin y Toma de Conciencia, de la norma

OHSAS 18001:2007, y numeral 7.2-Competencia y 7.3-Toma de Conciencia, de la norma ISO

14001:2015.

Regional Occidental (Cali)

1. La Regional Occidental conoce el Plan de Emergencias del Edificio Empresarial Torre

Centenario en el cual funciona, puntos de encuentro y Viga.

2. Se observa compromiso por parte de la Regional Occidental, con el Sistema de Gestin

Ambiental.

Regional Caribe (Barranquilla)

1. Tanto la Coordinadora, como los miembros del equipo que fueron auditados; conocen y ubican

dentro del Sistema Integrado de Gestin (SIG), las polticas de los Subsistemas de Calidad,

Ambiental y Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. Conocen los controles respecto de los principales aspectos ambientales identificados en la

Entidad (consumo de agua, energa, papel y generacin de residuos), contribuyendo a su

control mediante el reciclaje de papel, apagado de luz y monitores en horas no laborales,

mayor uso del correo electrnico, disminucin en la impresin de documentos.

3. Se evidencia conocimiento, respeto del Sistema Integrado de Gestin (Subsistema de Gestin

de Calidad, Subsistema de Gestin Ambiental y Subsistema de Seguridad y Salud en el

Trabajo) de la Superintendencia Nacional de Salud por parte de los funcionarios que

conforman la Regional Caribe.


OBSERVACIONES AL SUBSISTEMA:

En la revisin efectuada al Procedimiento Verificacin, Registro y Evaluacin de las Obligaciones

de Cumplimiento ASPD06- se observa ambigedad en la designacin del responsable de la

actividad 6 la cual en el procedimiento figura a cargo de la Oficina de Control Interno y en el Punto

de Control de dicha actividad se registra como responsable al Lder Operativo de cada Subsistema.

NO CONFORMIDADES:

No conformidad 1: La comunicacin del Desempeo Ambiental, tanto al interior de la Entidad

como fuera de ella, no se evidenci, cumpliendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin, Anlisis

y Evaluacin 9.1.1. Generalidades. La Organizacin debe comunicar externa e internamente la

informacin pertinente a su desempeo ambiental y la eficacia del sistema de gestin ambiental

No conformidad 2: Al verificar las papeleras dispuestas para el almacenamiento de Residuos, se

evidenci que en Tres (3) de ellas, los residuos no se encontraban almacenados en forma correcta.

Incumplimiento del numeral 7.3. Toma de Conciencia literal c y d.

No conformidad 3: Durante el desarrollo de la AUDITORA no se evidenci registros

documentados relacionados con los resultados de la evaluacin de cumplimiento de las

obligaciones de cumplimiento establecidas en la actividad 6 del Procedimiento Verificacin,

Registro y Evaluacin de las Obligaciones de Cumplimiento ASPD06. Lo anterior incumple con el

numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumplimiento: La organizacin debe establecer, implementar y

mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus obligaciones de

cumplimiento y otras obligaciones.

La organizacin debe:

a. Determinar la Frecuencia con que se evaluara el cumplimiento;

b. Evaluar el cumplimiento y emprender las acciones que sean necesarias;

c. Mantener el conocimiento y la comprensin de su estado de cumplimiento

La organizacin debe conservar informacin documentada como evidencia de los resultados de la

evaluacin del cumplimiento

PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA:

La Coordinadora del Grupo de Recursos Fsicos, mediante correo electrnico del 19 de Mayo de




Primero quiero manifestar mi sincera conformidad con la AUDITORA llevada a cabo al proceso de

Prestacin de Servicios Generales y al Sistema de Gestin Ambiental, puesto que fueron dos sesiones

bastante proactivas y se evidencia conocimiento y compromiso de parte de los auditores.

Todas las observaciones plasmadas en el informe fueron trabajadas con los auditores y reflejan lo hallado

en el momento de la auditora, razn por la cual estamos de acuerdo con las mismas.


Queremos poner en consideracin las siguientes No Conformidades, para llevarlas a nivel de observacin,

puesto que son temas que se estn interviniendo por el Subsistema de Gestin Ambiental dentro de los

planes de trabajo para 2017.

NO CONFORMIDADES:

No conformidad 1: La comunicacin del Desempeo Ambiental, tanto al interior de la Entidad como fuera

de ella, no se evidenci, incumpliendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin 9.1.1.

Generalidades. La Organizacin debe comunicar externa e internamente la informacin pertinente a su

desempeo ambiental y la eficacia del sistema de gestin ambiental

RESPUESTA:

Se solicita llevar esta No conformidad a nivel de observaciones, debido a que en el ao 2016 se hizo un

levantamiento de la lnea base del comportamiento ambiental, por tal motivo no se hizo despliegue de

informacin del desempeo ambiental. Para 2017 dentro de los planes de trabajo se encuentra la

programacin de la divulgacin del comportamiento de los indicadores ambientales, haciendo la

comparacin por cuatrimestres de 2016 vs 2017. Teniendo en cuenta que el lder operativo tiene esta tarea

dentro de sus cronogramas de trabajo, solicitamos que esta no conformidad sea llevada a nivel de

observacin.

No conformidad 3: Durante el desarrollo de la AUDITORA no se evidenci registros documentados

relacionados con los resultados de la evaluacin de cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento

establecidas en la actividad 6 del Procedimiento Verificacin, Registro y Evaluacin de las Obligaciones de

Cumplimiento ASPD06. Lo anterior incumple con el numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumplimiento: La

organizacin debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el

cumplimiento de sus obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones.







RESPUESTA:

Frente a la No Conformidad No.3 solicitamos sea llevada a nivel de observacin, toda vez que el Sistema

cuenta con la matriz de obligaciones de cumplimiento y segn el procedimiento esta matriz debe evaluarse

cada ao y dicha matriz tiene como fecha de actualizacin el 14 de octubre de 2016, razn por la cual la

evaluacin para 2017 deber ejecutarse en el segundo semestre del presente ao.


La Auditora Lder que audit este subsistema, mediante correo electrnico del 22 de Mayo de

2017, informa que:


NO CONFORMIDAD No. 1

La comunicacin del Desempeo Ambiental, tanto al interior de la Entidad como fuera de ella, no

se evidenci, incumpliendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin, Anlisis y Evaluacin 9.1.1.

Generalidades. La Organizacin debe comunicar externa e internamente la informacin pertinente

a su desempeo ambiental y la eficacia del sistema de gestin ambiental

Respuesta del Responsable del Sistema de Gestin Ambiental

Mediante correo electrnico del 19 de Mayo de 2017, la dependencia Responsable del Sistema

de Gestin Ambiental, se refiri al hallazgo antes mencionado as: Se solicita llevar esta No

conformidad a nivel de observaciones, debido a que en el ao 2016 se hizo un levantamiento de

la lnea base del comportamiento ambiental, por tal motivo no se hizo despliegue de informacin

del desempeo ambiental. Para 2017 dentro de los planes de trabajo se encuentra la programacin

de la divulgacin del comportamiento de los indicadores ambientales, haciendo la comparacin

por cuatrimestres de 20165 vs 2017. Teniendo en cuenta que el lder operativo tiene esta tarea

dentro de sus cronogramas de trabajo, solicitamos que esta no conformidad sea llevada a nivel de

observacin.

Anlisis Final del Equipo Auditor

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, y teniendo en cuenta que no se remiti por parte del

Responsable del Subsistema de Gestin Ambiental, el Cronograma de Trabajo establecido, que

evidencie que la Actividad se realizar durante la vigencia 2017, la No Conformidad se mantiene.

No conformidad 2: Al verificar las papeleras dispuestas para el almacenamiento de Residuos, se

evidenci que en Tres (3) de ellas, los residuos no se encontraban almacenados en forma correcta.

Incumplimiento del numeral 7.3. Toma de Conciencia literal c y d.


No se realiz pronunciamiento, por parte del Responsable del Sistema de Gestin Ambiental.


Teniendo en cuenta que, el Responsable del Subsistema de Gestin Ambiental no se pronunci

respecto de la No Conformidad No. 2, esta se mantiene.

NO CONFORMIDAD No. 3

Durante el desarrollo de la AUDITORA no se evidenci registros documentados relacionados con

los resultados de la evaluacin de cumplimiento de las obligaciones de cumplimiento establecidas

en la actividad 6 del Procedimiento Verificacin, Registro y Evaluacin de las Obligaciones de

Cumplimiento ASPD06. Lo anterior incumple con el numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumplimiento:

La organizacin debe establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el

cumplimiento de sus obligaciones de cumplimiento y otras obligaciones.









Mediante correo electrnico del 19 de Mayo de 2017, la dependencia Responsable del Sistema

de Gestin Ambiental, se refiri al hallazgo antes mencionado as: Frente a la No Conformidad No.3

Solicitamos sea llevada a nivel de observacin, toda vez que el Sistema cuenta con la matriz de obligaciones

de cumplimiento y segn el procedimiento esta matriz debe evaluarse cada ao y dicha matriz tiene como

fecha de actualizacin el 14 de octubre de 2016, razn por la cual la evaluacin para 2017 deber ejecutarse

en el segundo semestre del presente ao.


Teniendo en cuenta que no se aportaron evidencias sobre la evaluacin del cumplimiento de las

obligaciones de cumplimiento, por parte del Lder Operativo; y As mismo, se evidenci que la

Matriz de Obligaciones de Cumplimiento ASFT20, seala en la columna Evaluacin del

cumplimiento Legal que sta se realizara el 9 de Agosto de 2016, situacin que se evidenci

durante el proceso auditor, la No Conformidad se mantiene.

No Conformidad 4: En la matriz de Aspectos e Impactos Ambientales, no se identifica como rea

las Regionales, consecuentemente, no discriminando los aspectos e impactos ambientales, as

como los controles operacionales que debe gestionar esta regional, con el fin de mitigar sus causas

teniendo en cuenta el contexto de la misma; incumpliendo lo establecido en los numerales 6.1.1 y

6.1.2 de la norma ISO 14001:2015.

Esta No Conformidad fue detectada en las Regionales: Choc, Sur (Neiva), Occidental (Cali),

Andina (Medelln), Nororiental (Bucaramanga), Unidad de Vctimas de Choc.


USUARIO













Dado que las no conformidades fueron ubicadas en el literal D. y no en el A. ni en el B. del Informe preliminar

presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES transcritas corresponden a los

Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental, atendiendo lo dispuesto en la

Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria General:


Una vez verificada la observacin presentada por la Direccin de Atencin al Usuario, se debe

sealar, que si bien es cierto el hecho que el enfoque que debe drsele a la No Conformidad

generada, debe ser por proceso y no por dependencia como aconteci (precisando, que fue

encomendada la realizacin de auditora a las regionales donde se instruy generar el

correspondiente informe), la No Conformidad en comento, fue detectada en la ejecucin del

proceso Gestin de Atencin al Usuario en varias regionales.

De acuerdo a lo anteriormente expuesto, la No Conformidad se mantiene y en el Informe Final se

ver reflejada como una sola, para el Subsistema de Gestin Ambiental.

No Conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de Unidad de Victimas, tenga

establecido, documentado e implementado un Sistema de Gestin Ambiental, Incumpliendo el

Numeral 4.4 Sistema de Gestin Ambiental de la ISO 14001:2015.

Esta No Conformidad fue determinada en los siguientes puntos de atencin: Unidad de Vctimas

Choc, Punto de Atencin Gobernacin del Valle del Cauca (Cali), Punto de Atencin Pereira

(Regional Andina), Regional Caribe (Barranquilla) y Casa del Consumidor Barranquilla.


Una vez verificada la observacin presentada por la Direccin de Atencin al Usuario del SGSSS,

en el sentido de: Dado que las no conformidades y observacin, fueron ubicadas en el literal D. y no en

el A. ni en el B. del Informe preliminar presentado, es importante aclarar que las NO CONFORMIDADES

transcritas corresponden a los Subsistemas de Seguridad y Salud en el trabajo y de Gestin Ambiental,

atendiendo lo dispuesto en la Resolucin 2116 del 2014 art. 2 que define como lder operativo a la Secretaria

General: d) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

(S&ST), e) La Secretara General ser el lder operativo del Subsistema de Gestin Ambiental (SGA) , se

debe sealar, que en efecto la No Conformidad anteriormente sealada, se mantiene y

corresponde al Subsistema de Gestin Ambiental.

No conformidad 6: En la Regional Choc, no se evidenci control en la impresin de papel, por

lo tanto, no hay trazabilidad en los funcionarios de la Regional al imprimir documentos,

incumpliendo la Poltica del Subsistema de Gestin Ambiental (ASPO04) numeral 3, y la norma

ISO 14001:2015 Sistema de Gestin Ambiental numeral 6.1.3 Obligaciones de cumplimiento literal

(c).


ANLISIS FINAL DEL EQUIPO AUDITOR:

Ante la omisin de emitirse pronunciamiento por parte del lder del proceso, aunado a la evidencia

objetiva recaudada, se mantiene la no conformidad.

CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES PARA EL SUBSISTEMA DE GESTION AMBIENTAL

Atendiendo todo lo anteriormente expuesto y luego de evaluadas las respuestas de los auditados,

las que fueron presentadas dentro del plazo de traslado del informe preliminar, y la evaluacin

realizada por los Auditores designados oportunamente, de lo cual existe la correspondiente

trazabilidad, las No Conformidades del Subsistema de Gestin Ambiental, quedan como se

expone a continuacin:

NO CONFORMIDAD DETECTADA EN:

No conformidad 1: La comunicacin del Desempeo Ambiental , tanto al interior de la Entidad

como fuera de el la , no se evidenci, cumpl iendo el numeral 9.1. Seguimiento, Medicin,

Anl is is y Evaluacin 9.1.1. General idades . La Organizacin debe comunicar externa e

internamente la informacin pertinente a su desempeo ambiental y la eficacia del sistema de

gestin ambiental

Subs is tema Gestin Ambiental

No conformidad 2: Al veri ficar las papeleras dispuestas para el a lmacenamiento de Res iduos ,

se evidenci que en Tres (3) de el las , los res iduos no se encontraban almacenados en

forma correcta. Incumpl imiento del numeral 7.3. Toma de Conciencia l i tera l c y d.


No conformidad 3: Durante el desarrol lo de la auditoria no se evidenci regis tros

documentados relacionados con los resultados de la evaluacin de cumpl imiento de las

obl igaciones de cumpl imiento establecidas en la actividad 6 del Procedimiento

Veri ficacin, Regis tro y Evaluacin de las Obl igaciones de Cumpl imiento ASPD06. Lo anterior

incumple con el numeral 9.1.2. Evaluacin del Cumpl imiento: La organizacin debe establecer,

implementar y mantener los procesos necesarios para evaluar el cumplimiento de sus obligaciones de

cumplimiento y otras obligaciones.


No Conformidad 4: En la matriz de Aspectos e Impactos Ambientales , no se identi fica como

rea las Regionales , consecuentemente, no discriminando los aspectos e impactos

ambientales , as como los controles operacionales que debe gestionar esta regional , con el

fin de mitigar sus causas teniendo en cuenta el contexto de la misma; incumpl iendo lo

establecido en los numerales 6.1.1 y 6.1.2 de la norma ISO 14001:2015.

Regionales : Choc, Sur (Neiva), Occidental

(Ca l i ), Andina (Medel l n), Nororiental

(Bucaramanga), Unidad de Vctimas de

Choc.

No Conformidad 5: No se evidencia que el Punto de Atencin de Unidad de Victimas , tenga

establecido, documentado e implementado un Sis tema de Gestin Ambiental ,

Incumpl iendo el Numeral 4.4 Sis tema de Gestin Ambiental de la ISO 14001:2015.

Puntos de atencin: Unidad de Vctimas

Choc, Punto de Atencin Gobernacin del

Val le del Cauca (Cal i ), Punto de Atencin

Pereira (Regional Andina), Regional Caribe

(Barranqui l la ) y Casa del Consumidor

Barranqui l la .

No conformidad 6: En la Regional Choc, no se evidenci control en la impres in de papel , por

lo tanto, no hay trazabi l idad en los funcionarios de la Regional a l imprimir documentos ,

incumpl iendo la Pol tica del Subs is tema de Gestin Ambiental (ASPO04) numeral 3, y la

norma ISO 14001:2015 Sis tema de Gestin Ambiental numeral 6.1.3 Obl igaciones de

cumpl imiento l i tera l (c).

Regional Choc

SUBSISTEMA GESTION AMBIENTAL


C. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

1. GESTIN DE SERVICIOS TECNOLGICOS

CONFORMIDADES:

Se evidenci compromiso por parte de los funcionarios que hacen parte del proceso Gestin de

Servicios Tecnolgicos (Lderes del Subsistema de Seguridad de la Informacin, Coordinadores y

funcionarios asistentes) de la Oficina de Tecnologas de la Informacin, en relacin con el

conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e interpretacin de los documentos que hacen

parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se cuenta con un recurso humano competente

y comprometido con la implementacin y mantenimiento de la certificacin obtenida durante la

vigencia 2016, ya que este proceso fue parte del alcance de dicha certificacin; y mxime que la

Oficina de Tecnologas de la Informacin es el lder operativo del Subsistema de Seguridad de la

Informacin, en cumplimiento de los numerales 4.4 - Sistema de Gestin de la Seguridad de la

Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso de la Norma ISO 27001:2013.

NO CONFORMIDAD

Se evidenci desactualizacin en la versin de la Matriz de Valoracin de Activos y Anlisis de

Riesgos de Seguridad y Privacidad de la Informacin, toda vez que el registro que se encuentra

publicado en la Pgina Web de la Entidad, en la matriz de mapa de riesgos, seala el cdigo del

formato ASFT22 VERSIN 2, y el formato igualmente publicado en la Pgina Web de la Entidad,

se encuentra en VERSIN 3 (fecha ltima actualizacin Febrero 28 de 2017), incumpliendo lo

establecido en el numeral 7.5 Informacin Documentada de la norma ISO 27001:2013.

OBSERVACIONES

1. Se evidenci debilidad en el conocimiento exacto de algunos temas, como por ejemplo el

manejo de contraseas, tema relacionado en la gua GSGU09, numeral 6.6 y Control A.9.2 del

Anexo A del a norma ISO 27001:2013.

2. Se evidenci una oportunidad de mejora, respecto de la realizacin de reuniones peridicas

entre el Oficial de Seguridad de la Informacin con la Mesa de Servicios, para evaluar las

incidencias de seguridad de la informacin, en cumplimiento del Control A.16.1.6 de la norma

ISO 27001:2013 y lo establecido en la gua GSGU08-Gestin de Incidentes de Seguridad de

la Informacin.

3. Se hizo revisin de los documentos que aparecen publicados en el portal web, en el micro-sitio

del Subsistema de Seguridad de la Informacin, encontrando que algunos de ellos no se

encuentran activos o generan error al tratar de consultarlos, como por ejemplo: FPFT02-

FPFT03-Plan Gerencial y Despliegue de Objetivos del Subsistema de Seguridad de la

Informacin.

PRONUNCIAMIENTO DEL LDER DEL SUBSISTEMA:

Mediante NURC 3-2017-007638 del 18 de Mayo de 2017, en ejercicio del derecho de defensa y

contradiccin, el lder del subsistema auditado, dio respuesta al informe de Auditora al Sistema

Integrado de Gestin, presentado con NURC 3-2017-007223 del 12 de Mayo de 2017, en los

siguientes trminos:


En relacin del memorando de referencia y ejercicio el derecho a la defensa y contradiccin (Debido

Proceso); de manera atenta remitimos respuesta a los hallazgos del informe preliminar de auditora referente

al Subsistema de Seguridad de la Informacin, los cuales se relacionan a continuacin:

C. SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACION

NO CONFORMIDAD

Se evidenci desactualizacin de la versin de la Matriz de Valoracin de Activos y Anlisis de Riesgos de

Seguridad y Privacidad de la Informacin, toda vez que el registro que se encuentra publicado en la Pgina

Web de la Entidad, en la matriz de mapa de riesgos, seala el cdigo del formato ASFT22 VERSIN 2, y el

formato igualmente publicado en la Pgina Web se encuentra en VERSIN 3 (fecha ltima actualizacin

Febrero 28 de 2017) de la Entidad, incumpliendo lo establecido en el numeral 7.5 Informacin Documentada

de la norma ISO 27001:2013.

Respuesta: La Matriz de Valoracin de Activos y Anlisis de Riesgos de Seguridad y Privacidad de la

Informacin publicada en la Pgina Web tiene como fecha de actualizacin el 23 de Diciembre de 2016

como se evidencia en la siguiente imagen, es decir cuando se realiz el registro de la matriz mencionada

estaba vigente la versin 2, conforme se vayan generando nuevas matrices de los dems procesos o

actualizando de acuerdo al mejoramiento continuo se usar la versin 3 del mencionado formato.

OBSERVACIONES

Se hizo revisin de los documentos que aparecen publicados en el portal web, en el micro-sitio del

Subsistema de Seguridad de la Informacin, encontrando que algunos de ellos no se encuentran activos o

generan error al tratar de consultarlos, como, por ejemplo: FPFT02-FPFT03-Plan Gerencial y Despliegue de

Objetivos del Subsistema de Seguridad de la Informacin.

Respuesta: Se realiza la prueba de descargar el documento mencionado desde la ubicacin especificada

y se encuentra disponible., lo que sucede es que la plataforma SharePoint, sobre la cual estn montados

estos documentos genera errores de compatibilidad con el navegador Internet Explorer.


El lder de la auditora efectuada a este subsistema, en correo electrnico del 22 de Mayo de 2017,

informa que:

Una vez analizada la informacin remitida por la Oficina de Tecnologas de la Informacin, se observa que

la NO CONFORMIDAD ser atendida una vez se produzca la modificacin a la Matriz de Riesgos

Institucional, por lo cual, se debe suscribir el correspondiente Plan de Mejoramiento; por lo anterior, la NO

CONFORMIDAD se mantiene.

2. PROVISIN DE SOLUCIONES TECNOLGICAS

CONFORMIDAD

Se evidenci compromiso por parte de los funcionarios que hacen parte del proceso Provisin de

Soluciones Tecnolgicas (Coordinadores y funcionarios asistentes) de la Oficina de Tecnologas

de la Informacin, en relacin con el conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e

interpretacin de los documentos que hacen parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se

cuenta con un recurso humano competente y comprometido con la implementacin y

mantenimiento de la certificacin obtenida durante la vigencia 2016, ya que este proceso fue parte

del alcance de dicha certificacin; y mxime que la Oficina de Tecnologas de la Informacin es el


lder operativo del Subsistema de Seguridad de la Informacin, en cumplimiento de los numerales

4.4 - Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso

de la Norma ISO 27001:2013.

NO CONFORMIDADES

No se evidencian No Conformidades para este proceso

OBSERVACIONES

No se evidencian Observaciones para este proceso

3. GESTIN DE LA PARTICIPACIN CIUDADANA EN LAS INSTITUCIONES DEL SGSSS

CONFORMIDADES

En las entrevistas sostenidas con los funcionarios que hacen parte del proceso: Gestin de la

Participacin Ciudadana en el SGSSS, a cargo de la Superintendencia Delegada para la

Proteccin al Usuario, en relacin con el conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e

interpretacin de los documentos que hacen parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se

cuenta con un recurso humano competente y comprometido con la implementacin y

mantenimiento de la certificacin obtenida durante la vigencia 2016, ya que este proceso fue parte

del alcance de dicha certificacin; en cumplimiento de los numerales 4.4 - Sistema de Gestin de

la Seguridad de la Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso de la Norma ISO

27001:2013.

NO CONFORMIDADES


OBSERVACIONES

No se evidencian Observaciones para este proceso

4. GESTIN DE ATENCIN AL USUARIO DEL SGSSS

CONFORMIDADES

En las entrevistas sostenidas con los funcionarios que hacen parte del proceso: Gestin de

Atencin al Usuario del SGSSS, a cargo de la Superintendencia Delegada para la Proteccin al

Usuario, en relacin con el conocimiento y dominio en cuanto a la consulta e interpretacin de los

documentos que hacen parte de este subsistema; se pudo evidenciar que se cuenta con un

recurso humano competente y comprometido con la implementacin y mantenimiento de la

certificacin obtenida durante la vigencia 2016, ya que este proceso fue parte del alcance de dicha

certificacin; en cumplimiento de los numerales 4.4 - Sistema de Gestin de la Seguridad de la

Informacin, numeral 5.1-Liderazgo y Compromiso de la Norma ISO 27001:2013.

NO CONFORMIDADES



OBSERVACIONES

No se evidencian Observaciones para este proceso.

CONSOLIDADO NO CONFORMIDADES PARA EL SUBSISTEMA DE SEGURIDAD DE LA

INFORMACION

Atendiendo todo lo anteriormente expuesto y luego de evaluadas las respuestas del lder operativo

del Subsistema, las que fueron presentadas dentro del plazo de traslado del informe preliminar, y

la evaluacin realizada por los Auditores designados oportunamente, de lo cual existe la

correspondiente trazabilidad, las No Conformidades del Subsistema de Seguridad de la

Informacin, quedan como se expone a continuacin:

D. SUBSISTEMA GES

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